SOSIALISASIANALISIS

BEBAN KERJA

PKP2A III LANPEMKAB PPU

Penajam Paser Utara. 5 Juli 2010

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PENAJAM PASER UTARA

Analisis Jabatan

Informasi / Uraian Jabatan

Standar Kompetens

i Jabatan

Analisis Beban Kerja

TPP PNS

KELENGKAPAN ANALISIS JABATAN YANG KOMPREHENSIF

Kelembagaan Ketatalaksanaan Kepegawaian

LATAR BELAKANG...... (1)

Permasalahan

1. Komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional

2. Pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata organisasi

3. Pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata

Paradigma Peningkatan Daya Saing

Pemerintahan Yang Efisien Dan Efektif

Permendagri 12/ 2008 Tentang Analisis Beban Kerja

Efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada setiap instansi

LATAR BELAKANG...... (2)

UU 43/ 1999 Unsur Aparatur Negara Pegawai Negeri Sipil Harus Memberikan Pelayanan Kepada Masyarakat Secara Profesional

LATAR BELAKANG...... (3)

Standar norma waktu kerja

Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit

Jumlah kebutuhan pegawai/ pejabat

Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit kerja

Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit

Hasil Pelaksanaan ABK

Penataan dan penyempurnaan struktur organisasi

Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit

Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja

Standar peningkatan kinerja kelembagaan

Penyusunan standar beban kerja jabatan/ kelembagaan

Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil

Program mutasi pegawai dari unit yang berlebihan ke unit yang kekurangan

Program promosi pegawai

Reward and punishment terhadap unit atau pejabat

Bahan penyempurnaan program diklat

Bahan penetapan kebijakan lainnya bagi pimpinan

Manfaat Analisis Beban Kerja (ABK)

PKP2A III LAN Samarinda, 2009

TAHAPAN PELAKSANAAN ABK... (1)

Es IV

Es III

Es IIEs I

1. Penumpukan tugas berada di level Eselon IV

2. Secara umum pada level Eselon IV terdapat staff

3. Beban kerja Eselon IV menunjukkan beban kerja Eselon III, dan beban kerja Eselon IV kolektif menunjukkan beban unit kerja

Dilakukan pada level Eselon IV karena :

TAHAPAN PELAKSANAAN ABK... (2)

1. Sekretariat Daerah = 292. Sekretariat DPRD = 93. DISPENDA = 94. Dinas DIKPORA = 125. Dinas PU = 146. DISHUBBUDPAR = 127. BKD = 118. BAPEMAS & PEMDES = 99. KLH = 410.Kantor KB & PP = 4

1. Dinas Lainnya2. Badan Lainnya3. Kantor Lainnya

Prioritas 1 Prioritas 2

Total Es. IV yang di Analisis = 113 Jabatan

1 •Pengumpulan data

2 •Pengolahan data

3 •Penelaahan hasil olahan data

4 •Penyusunan draft awal hasil analisis beban kerja

5 •Verifikasi draft awal hasil analisis beban kerja

6 •Penetapan hasil analisis beban kerja

TAHAPAN PELAKSANAAN ABK... (3)

Norma waktu Volume kerja Jam kerja efektif

TAHAPAN PELAKSANAAN ABK... (4)

Analisis beban kerja dilakukan terhadap aspek-aspek, yaitu :

Contoh Volume Kerja :

• Salah satu tugas Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan adalah membuat laporan kegiatan Seksi Inventarisasi Jabatan. Tugas ini adanya seminggu sekali. Misal Hari Kerja Efektif dalam 1 tahun untuk 5 hari kerja = 235 hari. Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan kegiatan dalam 1 tahun adalah 235 : 5 = 47, satuannya frekuensi.

• Tugas membuat laporan bulanan, tugas ini adanya 1 bulan sekali. Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan bulanan dalam 1 tahun adalah 235 : 20 = 11,75 dibulatkan menjadi 12, satuannya frekuensi.

PKP2A III LAN Samarinda, 2009

No Interval Kerja Volume Kerja (Satuan Frekuensi)

1 Harian 235

2 Mingguan 47

3 Bulanan 12

4 Dwi Bulanan 6

5 3 Bulanan 4

6 Semester/ 6 Bulan 2

7 Tahunan 1

Variasi Volume Kerja (Satuan Frekuensi)

ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA.. (1)

• Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6 (enam) hari kerja sesuai dengan yang ditetapkan Kepala Daerah masing-masing.

• Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja.

PKP2A III LAN Samarinda, 2009

• Jam Kerja Formal per Minggu = 37 Jam 30 Menit.• Jam Kerja Efektif per Minggu (dikurangi waktu luang 25%)

= 75/100 x 37 Jam 30 Menit = 28 Jam

Jam Kerja Efektif per hari :• 5 hari kerja = 28 jam/5 hari = 5 jam 36 menit/hari• 6 hari kerja = 28 jam/6 hari = 4 jam 23 menit/hari

Jam Kerja Efektif per Tahun :• 5 hari kerja = 235 hr x 5 jam 36 mnt/hr = 1.324 jam =

1.300 jam• 6 hari kerja = 287 hr x 4 jam 23 mnt/hr = 1.339 jam =

1.300 jamPKP2A III LAN Samarinda, 2009

ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA.. (2)

Untuk perhitungan beban kerja masing-masing jabatan menggunakan pehitungan :

Jumlah Beban Kerja Jabatan = Volume Kerja x Norma Waktu

Untuk perhitungan jumlah kebutuhan aparatur menggunakan pehitungan :

Untuk perhitungan efektivitas dan efisiensi jabatan/ unit menggunakan pehitungan

ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA.. (3)

Untuk penilaian Prestasi Kerja Jabatan (PJ) dan Prestasi Kerja Unit (PU) jumlah kebutuhan aparatur menggunakan pedoman:

a. EJ/ EU > 1 : A (Sangat Baik)b. EJ/ EU 0,90 – 1,00 : B (Baik)c. EJ/ EU 0,70 – 0,89 : C (Cukup)d. EJ/ EU 0,50 – 0,69 : D (Sedang)e. EJ/ EU < 0,50 : E (Kurang)

ASPEK-ASPEK DALAM ANALISIS BEBAN KERJA.. (4)

No Uraian Tugas Rincian Tugas/ Kegiatan Satuan Jumlah

Volume KerjaNorma Waktu

Beban Kerja (4 x 5) Peralatan Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 91    

2

             

3

           

4

         

FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA (Setiap “Jabatan” dibuatkan Form A.)

1. NAMA JABATAN : (diisi dengan nama jabatan dari responden (ESELON IV))2. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit eselon III)3. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama unit eselon II induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 2)

FORM B INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN PADA ESELON IV

1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit eselon III)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama unit eselon II, induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 1)

NO NAMA JABATAN GOLONGAN JUMLAH KET

1 2 3 4 5

diisi dengan nama-nama jabatan baik struktural maupun non struktural yang ada di lingkungan Eselon IV

diisi dengan golongan-golongan atas jabatan yang disebutkan dalam kolom (2)

diisi dengan jumlah pejabat per golongan yang disebutkan dalam kolom (3) dan jabatan tersebut dalam kolom (2)

diisi dengan penjelasan untuk menerangkan hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) sampai dengan (4)

PKP2A III LAN Samarinda, 2009

FORM C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN (Setiap ”Unit Eselon III” dibuatkan formulir C)

1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit organisasi eselon III sesuai dengan yang tersebut pada Form A)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan kerja sesuai dengan yang tersebut pada Form A)

jumlah seluruh beban kerja (bagian bawah) yang merupakan beban kerja unit secara keseluruhan diperoleh dengan menjumlahkan beban kerja pada kolom 3.

JUMLAH:

diisi dengan angka saja sebagai hasil perkalian antara Volume Kerja x Norma Waktu dari data Form A, berdasarkan hasil analisis para Analis;

diisi dengan nama-nama jabatan Eselon IV yang ada dalam unit organisasi

321

JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN(VOLUME KERJA X NORMA

WAKTU)

NAMAJABATAN ESELON IV

NO

PKP2A III LAN Samarinda, 2009

No Nama Jabatan Eselon IV

Jumlah Beban Kerja Jabatan

Perhitungan Jumlah

Kebutuhan Pegawai

Jumlah Pegawai Yang Ada

(5) - (4) EJ PJ Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1(diisi dengan nama jabatan eselon IV dari responden)

2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12

JUMLAH

FORM D PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)

1. UNIT ORGANISASI : (diisi dengan nama unit organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Form A)2. SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Form A)

No Nama Unit Organisasi

Jumlah Beban Kerja Unit

Perhitungan Jumlah

Kebutuhan Pegawai

Jumlah Pegawai Yang Ada

(5) - (4) EU PU Keterangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9

(diisi dengan nama unit eselon III)

Jumlah

FORM E REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)

(Setiap satuan kerja dibuatkan formulir E)

SATUAN KERJA : (diisi dengan nama satuan kerja sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A)

Tahapan Waktu PelaksanaanPelaksana /

PenanggungjawabPenyebaran dan pengisian kuesioner

5 – 20 Juli SKPD ybs, dimonitor oleh Bagian Organisasi

Pengumpulan kuesioner ABK

21 – 23 Juli SKPD ybs, diserahkan kepada Bagian Organisasi

Pemeriksaan kuesioner & melengkapi kembali jika masih kurang / kosong

26– 30 Juli Bagian Organisasi, dibantu LAN

TAHAPAN DAN PENJADWALAN PENGUMPULAN KUISIONER ABK

*) Data Pendukung yang dibutuhkan:

1. Jumlah Pegawai di setiap instansi/ SKPD & Persebarannya disetiap level eselon IV2. Jumlah pagu anggaran (APBD) per-SKPD

Terima Kasih…Semoga

Bermanfaat

Kabupaten Penajam Paser Utara

PKP2A III LAN Samarinda