analisa sistem pengolahan data pembayaran pajak kendaraan bermotor pada samsat kota cimahi
TRANSCRIPT
ANALISA SISTEM PENGOLAHAN DATA PEMBAYARAN PAJAK
KENDARAAN BERMOTOR PADA SAMSAT
KOTA TASIKMALAYA
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk Memenuhi Salah satu Syarat
Dalam Menempuh Mata Kuliah Kerja Praktek
Jenjang Studi Diploma III
Program Studi Manajemen Informatika
Oleh :
1. Siti Astuti Artiyani NIM : 180931712. Endang Hermaya NIM : 180931843. Angga Prayoga Putra NIM : 18093200
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKAAKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
BINA SARANA INFORMATIKATASIKMALAYA
2011
KATA PENGANTAR
Syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan YME, yang telah melimpahkan
rahmat, karunia dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan
kerja praktek ini dengan judul “Sistem Pengolahan Data Pembayaran
Kendaraan bermotor pada SAMSAT cabang kota Cimahi”
Penulis menyadari bahwa laporan kerja praktek ini masih jauh dari kesem-
purnaan, dengan segala keterbatasan dari penulis, maka segala saran dan kritik
yang sifatnya membangun untuk perbaikan serta penambahan pengetahuan akan
sangat bermanfaat bagi penulis.
Selama penyusunan laporan ini, penuli banyak menerima bimbingan, ara-
han, bantuan dan dorongan yang berarti, Sehubungan itu maka pada kesempatan
ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih pada semua pihak atas bantuan
dan kerja samanya, diantaranya kepada:
Ir. Eddy Suryanto Soegoto,MSc. Selaku rektor UniversitasKomputer
Indoneia.
Prof. Dr. Umi. Narimawati, Dra., SE., M.Si Selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
Sri Dewi Anggadini, SE.,M.Si..,Selaku Ketua Jurusan Akuntansi
Universitas Komputer Indonesia.
Dian Dwinita K.,SE.,M,Si., Selaku dosen wali dan dosen pembimbing
yang telah membimbing penulis dalam penyelesaian laporan kuliah kerja
praktek ini.
i
Seluruh dosen-dosen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia
yang telah membekali ilmu pengetahuan.
Dan tak lupa yang paling terpenting dan terutama mengucapkan terima
kasih pada Tuhan Yang Maha Esa. Karena tanpa kehendak-Nya, penulis
tidak akan bisa menyelesaikan laporan kerja praktek ini dengan sebaik-
baiknya.
Kepada orang tua yang telah memberikan bekal, segala kemampuan, doa
restu serta dorongan baik moril maupun materil.
Untuk semua teman-teman terdekatku Askar, Andri, Andika, Ganjar,
Rahmat dan khusus untuk Wahyu. Kalian pembawa semangatku.
Adikku tersayang Lewi Martha Fury yang memberi dukungan, perhatian,
dan menunggu kelulusanku, semoga Tuhan selalu memberikan berkat-Nya
pada mu.
Teman-teman seperjuangan AK-6 angkatan 2007, yang tidak bisa di sebut
satu persatu, terima kasih atas bantuannya semoga kalian semua sukses.
Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan laporan kerja
praktek ini yang penulis tidak bisa sebutkan satu persatu, terima kasih dan
semoga bantuan uang telah diberikan mendapat imbalan yang berlipat
ganda dari Tuhan Yang Maha Esa
Akhir kata penulis panjatkan doa dan rasa syukur kepada Tuhan Yang
Maha Esa semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan manfaat bagi
ii
khalayak pada umumnya. Dan semoga rahmat, karunia serta hidayah Tuhan Yang
Maha Esa menyelimuti hidup kita amin
Bandung, Desember 2009
Penulis,
Lewi Frans Setiawan
NIM.21307066
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGASAHAN
KATA PENGANTAR……………………………….................…………..i
DAFTAR ISI……………………………………………............…………iv
DAFTAR LAMPIRAN……………….................……………..…………vi
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Kerja Praktek.................................................................1
1.2 Maksud dan Tujuan.................................................................................3
1.2.1 Maksud Kerja Praktek...............................................................3
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek.................................................................3
1.3 Kegunaan Kerja Praktek.........................................................................4
1.4 Metode Kerja Praktek.............................................................................4
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek............................................................6
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan...................................................................7
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan............................................................13
2.3 Uraian Tugas dan Jabatan.....................................................................16
2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan.................................................................20
BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KULIAH KERJA
PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek.........................................................21
3.1.1 Sistem…………………………………………………………..21
iv
3.1.2 Pengolahan……………………………………………………..24
3.1.3 Pajak……………………………………………………………24
3.1.4 Pajak Kendaraan Bermotor.................………………………….25
3.1.5 Objek Pajak…………………………………………………….27
3.1.6 Subjek Pajak……………………………………………………28
3.1.7 Wajib Pajak..................................................................................28
3.2 Teknis Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek...........................................28
3.3. Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek………....…….38
3.3.1 Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan.............38
3.3.2 Pihak yang Terkait Dalam Proses Sistem Pengolahan Data
Pembayaran Kendaraan Bermotor.............................................40
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan............................................................................................41
4.2 Saran......................................................................................................42
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................43
DAFTAR RIWAYAT HIDUP....................................................................44
LAMPIRAN-LAMPIRAN........................................................................45
v
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Keterangan Kuliah Praktek......................................................46
Lampiran 2 Surat Permohonan Kuliah Praktek....................................................47
Lampiran 3 Surat Keterangan Hasil Kuliah Praktek
(dari dosen Pembimbing)..................................................................48
Lampiran 4 Surat Keterangan Hasil Kuliah Praktek
(dari Perusahaan/instansi).................................................................49
Lampiran 5 Daftar Kehadiran Mahasiswa/i UNIKOM
selama Kerja Praktek........................................................................50
Lampiran 6 Struktur Oragnisasi UPPD Provini Wilayah XXXI Cimahi.............51
Lampiran 7 SPPKB Pengesahan..........................................................................52
Lampiran 8 Surat Tanda Kendaraan.....................................................................53
Lampiran 9 Hasil Cek Fisik Kendaraan Bermotor...............................................54
Lampiran 10 Surat Ketetapan Pajak Daerah PKB/BBN-KB.................................55
Lampiran 11 Surat Ketetapan Pajak Daerah PKB/BBN-KB.................................56
Lampiran 12 Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor .......................................57
Lampiran 13 Surat Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bermotor (SPPKB)...58
Lampiran 14 Surat Tanda Periksa Kendaraan........................................................59
Lampiran 15 Pendapatan UPPD Provinsi Wilayah XXXI Cimahi........................60
vi
BAB I
PENDAHULUAN
4.2 Latar Belakang Kerja Praktek
Perkembangan teknologi informasi yang sangat terasa dalam kehidupan
sangat bermanfaat membantu permasalahan dalam proses suatu kegiatan.
Kegiatan yang pada umumnya menggunakan peranan teknologi informasi yaitu
adalah sistem informasi pengolahan data keuangan, sistem pengolahan data jual
beli, sistem pengolahan data kepegawaian, sistem pengolahan data persediaan
barang dan lain-lain. Perkembangan teknologi informasi pada saat ini menun-
jukkan bahwa kecepatan, keamanan dan kemudahan menjadi pertimbangan utama
pengembangan sebuah sistem. Diharapkan sebuah sistem informasi bisa semakin
mengefektifkan dan mengefisiensikan rangkaian proses aliran data dan informasi
demi peningkatan produktivitas dan kepuasan pelanggan atau kosumen.
Instansi seperti SAMSAT cabang kota Tasikmalaya, merupakan salah satu
contoh yang menerapkan prinsip diatas. Pembayaran pajak kendaraan pada
sekarang ini semakin dituntut untuk memberikan kemudahan bagi para wajib
pajak kendaraan. Hal ini juga terlihat dari pihak SAMSAT sendiri memberikan
berbagai fitur dan kemudahan baru dalam setiap pembayaran pajak kendaraan.
Bila kita lihat beberapa tahun terakhir ini kebutuhan masyarakat khususnya di
Jawa Barat akan kendaraan sebagai sarana tranportasi sangatlah meningkat. Bila
kita lihat secara fakta hampir setiap warga atau penduduk memiliki kendaraan
pribadi dan jumlah volume kendaraan yang melintas di jalan terlihat sangat
banyak. Berdasarkan hal tersebut pihak kantor bersama SAMSAT harus
1
2
mengembangkan sistem pengolahan data pembayaran demi kinerja yang lebih
baik.
Sistem informasi akan bekerja secara sinergis untuk membangun
keseluruhan sistem yang merupakan kesatuan terpadu, terdiri dari berbagai
elemen yang saling berinteraksi. Dimana sebuah instansi keuangan akan memiliki
tingkat keamanan yang tinggi, dan jaringan yang luas pada berbagai kota atau
tempat. Khususnya dalam pengolahan data pembayaran kendaraan, sistem
informasi sangatlah bermanfaat dalam hal ketepatan dan kecepatan prosesnya. Di
SAMSAT cabang kota Tasikmalaya proses pengolahan data pembayaran
kendaraan tersebut masih menggunakan proses manual yaitu tanpa
terkomputerisasi meskipun ada sebagian yang terkomputerisasi sehingga
menimbulkan beberapa masalah, diantaranya ketidaktepatan dalam pengarsipan,
pencarian data yang masih menggunakan proses manual, pencatatan laporan
masih relatif lama karena masih menggunakan proses manual yaitu dengan mesin
ketik. Melihat permasalahan tersebut, maka penulis sangatlah tertarik untuk
membahas mengenai “Analisa Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak
Kendaraan pada SAMSAT Cabang Kota Tasikmalaya”.
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek
1.2.1 Maksud Kerja Praktek
Adapun maksud dilaksanakan kerja praktek ini antara lain :
1. Untuk memenuhi beban satuan kredit semester (SKS) yang harus
ditempuh sebagai persyaratan akademis di Akademi Bina Sarana
Informatika Jurusan Manajemen Informatika.
3
2. Agar dapat menerapkan ilmu-ilmu khususnya dibidang sistem informasi
manajemen yang telah diperoleh dikuliah sehingga dapat meningkatkan
pemahaman ilmu-ilmu tersebut.
3. Guna menumbuhkan kesiapan mental mahasiswa untuk memasuki dunia
kerja yang sebenarnya.
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek
1. Untuk mengetahui Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak
kendaraan bermotor pada SAMSAT cabang kota Tasikmalaya
khususnya dalam perpanjangan STNK.
2. Untuk mengetahui bagian-bagian yang terlibat dalam sistem
pengolahan data pembayaran kendaraan bermotor.
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Kegunaan dari pelaksanaan Kerja Praktek yang berjudul Sistem Pengolahan Data
Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor adalah :
1. Bagi Penulis:
a. Untuk analisis kinerja pengelolaan data pembayaran pajak kendaraan
yang ada pada SAMSAT cabang kota Tasikmalaya.
b. Analisis masalah-masalah serta kekurangan-kekurangan yang timbul
dari Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor
pada kantor bersama SAMSAT cabang kota Tasikmalaya.
c. Agar dapat dijadikan referensi bagi penulis yang berminat pada tema
yang serupa.
4
Bagi Perusahaan:
a. Agar dapat menjadi masukan bagi SAMSAT dalam mengolah sistem
data pembayaran kendaraan bermotor
b. Agar dapat menjadi keputusan yang diambil oleh pihak SAMSAT
untuk menangani kekurangan-kekurangan atau masalah-masalah
yang timbul dari sistem pengolahan data pembayaran pajak
kendaraan bermotor.
1.4 Metode Kerja Praktek
Dalam menyusun laopran kerja praktek ini, penulis menggunakan beberapa
metode yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu :
Penelitian secara langsung (Field Reseach)
5. Mengobservasi untuk mengumpulkan data-data yang diperlukan
dilapangan dengan mengamati secara langsung ke Kantor Bersama
SAMSAT cabang kota Tasikmalaya melalui kegiatan Kuliah Kerja
Praktek.
6. Wawancara yaitu mengumpulkan data-data melalui tanya jawab dengan
pihak-pihak yang bersangkutan baik pihak SAMSAT sebagai pihak yang
mengolah data pembayaran pajak kendaraan ataupun pihak DISPENDA
sebagai pihak yang menerima pemasukan pajak kendaraan mengenai
sistem pengolahan data keuangan tersebut.
7. Ikut terlibat langsung dalam kegiatan, seperti ikut dalam pengarsipan
notice STNK.
5
8. Dokumentasi yaitu mencatat data-data yang diperlukan seperti sejarah
singkat perusahaan, aktivitas perusahaan, serta data-data lainnya yang
berhubungan dengan kegiatan kerja praktek.
Studi Pustaka (Library Reseach)
Yaitu teknik pengumpulan data-data yang dilakukan dengan cara memilih
dan membaca berbagai bahan pustaka, buku, artikel maupun sumber-
sumber lainnya yang relevan dan sekiranya mampu memberikan informasi
dan data yang dibutuhkan secara lengkap pada Kantor SAMSAT cabang
Tasikmalaya.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Dalam penulisan kerja praktek ini, penulis melakukan penelitian kerja
praktek di Kantor Bersama SAMSAT cabang kota Tasikmalaya yang berlokasi di
jalan Ir. H. Juanda (By Pass) No.331A Tasikmalaya yang berketepatan 1 lokasi
dengan kantor DISPENDA Wilayah XXVII (Tasikmalaya).
Adapun waktu penelitian yang dimulai dari tgl 11 Juli – 11 Agustus,
kegiatan kerja praktek dimulai pukul 07.30-15.00 WIB pada hari senin s.d jumat.
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Sistem Administrasi Manunggal di bawah Satu Atap, atau disingkat
dengan SAMSAT adalah suatu sistem kerjasama secara terpadu antara Polri,
Dinas Pendapatan Provinsi, dan PT Jasa Raharja (Persero) dalam pelayanan untuk
menerbitkan STNK dan Tanda Nomor Kendaraan Bermotor yang dikaitkan
dengan pemasukan uang ke Kas Negara baik melalui Pajak Kendaraan Bermotor
(PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, dan Sumbangan Wajib Dana
Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLJJ), dan dilaksanakan pada satu kantor
yang dinamakan Kantor Bersama Samsat.
Dalam hal ini, Polri memiliki fungsi penerbitan STNK, Dinas Pendapatan
Provinsi menetapkan besarnya Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) dan Bea Balik
Nama Kendaraan Bermotor (BBN-KB), sedangkan PT Jasa Raharja mengelola
Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan(SWDKLLJ).
Sejarah Kantor Bersama SAMSAT sendiri tak lepas dari berdirinya Dinas
Pendapatan provinsi Jawa Barat yang secara historis dimulai dengan unit kerja
yang bertugas melakukan pengurusan Perpajakan dan Pendapatan Daerah. Hal ini
dikarenakan DISPENDA atau Dinas Pendapatan Daerah sebagai kantor pusat
yang menaungi segala penerimaan pendapatan daerah. Berdasarkan
perkembangan kota Cimahi mulai dikenal sejak tahun 1811, pada saat Gurbenur
Jendral Wiliem Deanles membuat jalan Anyer-Panarukan, dengan dibuatnya pos
penjagaan (Loji) di alun-alun Cimahi sekarang. Perkembangan ini kemudian
7
8
berlanjut pada tahun 1874-1893 ketika dilaksanakan pembuatan kereta api
Bandung-Cianjur sekaligus pembuatan stasiun kereta api Cimahi dan pada tahun
1886 dimulai pembangunan Pusat Pendidikan Militer dan Fasilitas lainnya. Pada
tahun 1935 Cimahi menjadi kecamatan. Sejak kemerdekaan kota Cimahi
berkembang terus, pada tahun 1962dibentuk setingkat kedewanan yang meliputi 4
kecamatan yaitu : Cimahi, Padalarang, Batujajar dan Cipatat. Dengan
perkembangan kota Cimahi pada tahun 1975 ditingkatkan statusnya menjadi kota
Administratif melalui peraturan Pemerintah no. 29 tahun 1975, yang diresmikan
pada tanggal 29 januari 1976. Kota Cimahi merupakan kotip pertama di jawa
barat dan ketiga di Indonesia. Sesuai dengan kondisi kota Cimahi yang semakin
berkembang, kota Cimahi ditingkatkan statusnya menjadi otonom seiring dengan
ditetapkannya UU No. 9 tahun 2001 tanggal 21 juni 2001 tentang pembentukan
kota Cimahi dan diresmikan pada tanggal 21 juni 2001.
Berdasarkan SK Gubenur Provinsi Jawa Barat Nomor
210/PO/V/OM/SK71 tanggal 25 September 1971 dibentuk sebuah Jawatan
Perpajakan dan Pendapatan Provinsi Jawa Barat. Jawatan ini secara efektif
dimulai tahun anggaran 1972/1973, dengan dikeluarkannya Surat Keputusan
Gurbernur tersebut, untuk pertama kalinya pengurusan Perpajakan dan
Pendapatan Daerah ditandatangani secara terpisah dari lingkungan Keuangan.
Dengan dikeluarkan Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-
pokok Pemerintahan di daerah, Nomenklatur Jawatan Perpajakan dan Pendapatan
Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat, diganti menjadi Dinas Perpajakan dan
Pendapatam Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat
9
Sejak dibentuknya Dinas Pendapatan Daerah Tingkat I Jawa Barat,
berdasarkan Peraturan Daerah Nomor : 7/DP040/1978 Tanggal 30 agustus 1978
Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Pendapatan Provinsi Daerah
Tingkat I Jawa Barat, mendapat pengesahan Menteri Dalam Negeri dengan Surat
Keputusan No. :Pem.10/69/40.655 tanggal 16 oktober 1979, nomenklatur Dinas
Perpajakan dan Pendapatan Provinsi daerah Tingkat I Jawa Barat tidak digunakan
lagi.
Pembentukan Dinas Pendapatan Daerah berpedoman pada Surat
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 363 Tahun 1977 tanggal 4 November
1977 tentang Pedoman Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Daerah serta Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri No. KUPD 7/7/39126
Tanggal 31 Maret 1978 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Pendapatan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat didasarkan pada Peraturan
Daerah Nomor 7/PD-010/1978 tanggal 30 agustus yang kemudian diubah untuk
pertama kali dengan Peraturan Daerah Nomor I Tahun 1990 tanggal 24 Januari
Lokasi Kantor bersama SAMSAT umumnya berada di lingkungan Kantor
Polri setempat, atau di lingkungan Satlantas/Ditlanta Polda setempat. SAMSAT
ada di masing-masing provinsi, serta memiliki unit pelayanan di setiap
kabupaten/kota. Untuk SAMSAT cabang kota Cimahi terletak di jalan Raya
Cibabat No.331A Cimahi. Kantor bersama SAMSAT adalah kantor atau instansi
pemerintahan yang bergerak dalam bidang pembayaran pajak kendaraan bermotor
yang berdomisili di kota Cimahi.
Dengan perkembangan pemerintah Kotip Cimahi menjadi Kota Cimahi
dan sektor pajak merupakan salah satu Pendapatan Asli Daerah dalam
10
pelaksanaan pembangunan maka dengan Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2002,
tanggal 12 april 2002 maka terbentuklah Kantor Bersama SAMSAT cabang Kota
Cimahi.
Adapun Visi dan Misi berserta tugas pokok dan fungsi dari Kantor
Bersama Samsat cabang Kota Cimahi yang diantaranya :
a. Visi
Terdepan dalam pengelolaan pendapatan daerah dan dibanggakan dalam pelayanan publik
b. Misi
Bidang Pendapatan Daerah:
Mengembangkan kebijakan pendapatan daerah yang dapat diterima
masyarakat, partisipatif, bertanggungjawab dan berkelanjutan.
BidangPelayanan Publik:
Mewujudkan pelayanan publik yang baik (excellent service), terpercaya
dan transparan.
Bidang Kelembagaan:
Mewujudkan Sumber Daya Manusia Aparatur yang potensial, integritas
tinggi dan profesional serta membangun sistem kelembagaan yang
berbasis kompentensi.
c. Tugas
Melaksanakan sebagian fungsi Dinas di bidang pembayaran pajak
kendaraan
d. Fungsi
Pelaksanaan administrasi di bidang pendapatan daerah
11
penyelenggaraan pelayanan umum di bidang Pendapatan Daerah
e. Dasar Hukum Kelembagaan
Berikut merupakan dasar hukum dari SAMSAT :
1. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 15 Tahun 2000 tanggal 12
Desember 2003 tentang Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat jo. Peraturan
Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 5 tahun 2002 tanggal 12 april 2002
tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 15
tahun 2000 tentang Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat.
2. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 53 Tahun 2002 tanggal 2
Desember 2002 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Unit
Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Barat.
3. Keputusan Gubernur Jawa Barat Nomor 65 Tahun 2002 tanggal 2
Desember 2002 tentang Tugas Pokok, Fugsi dan Rincian Tugas pada Unit
Pelaksana Teknis Dinas di lingkungan Dinas Pendapatan Provinsi Jawa
Barat.
f. Dasar Hukum Pemungutan
Adapun dasar-dasar hukum pemungutan pajak kendaraan bermotor antara
lain:
1. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 7 Tahun 2001 tanggal 18
Juli 2001 tentang Pajak Kendaraan Bermotor.
12
2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 8 Tahun 2001 tanggal 18
Juli 2001 tentang Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor.
5 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 9 Tahun 2001 tanggal 18 Juli
2001 tentang Pajak Bahan Bakar Kendaraan Bermotor.
6 Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 5 Tahun 2004 tanggal 4 Maret
2004 tentang Retribusi Pemakaian Kekayaan Daerah(RPKD).
7 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 11 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002
tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 6
tahun 2001
8 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 12 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002
tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 7
tahun 2001
9 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 13 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002
tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 8
tahun 2001
10 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 14 Tahun 2002 tanggal 13 Mei 2002
tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 9
tahun 2001
11 Keputusan Gurbenur Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2002 tanggal 2 Juli 2002
tentang Petunjuk Pelaksana Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 6
tahun 2001
2.2 Struktur Organisasi
13
Struktur organisasi merupakan bagian dari suatu manajemen perusahaan.
Dengan adanya struktur organisasi, menggambarkan hubungan wewenang dan
tanggung jawab bagi setiap jenjang yang berada pada suatu perusahaan.
Suatu instansi pemerintah untuk mencapai tujuannya diperlukan struktur
oragnisasi agar terjadi keterpaduan atau kerjasama yang dapat dilaksanakan
dengan baik dan memberikan kejelasan dalam memberikan tugas yang telah
ditetapkan dengan baik.
Secara umum struktur organisasi Kantor Bersama SAMSAT adalah terdiri
dari :
1. Kepala DINAS, membawahi seluruh divisi antara lainadalah sebagai
berikut: Sub Bag Tata Usaha, Sub Dinas Bina Program, Seksi Pajak Non
PKB/BBNKB, Seksi Non Pajak, Kelompok Jabatan Fungsional dan instalasi
2. Sub Bag Tata Usaha, membawahi :
Sub bagian kepegawaian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan
pengelolaan administrasi kepegawaian, kelembagan dan ketatalaksanaan.
Sub bagian keuangan yang mempunyai tugas pokok melaksanakan
pengelolaan administrasi keuangan.
12 Sub Dinas Bina Program, membawahi:
13 Seksi data dan informasi yang bertugas melaksanakan pengumpulan dan
pengelolaan data serta penyajian informasi bidang pendapatan.
14 Seksi penyusunan program yang bertugas melaksanakan penyusunan progran
kerja dinas
14
15 Seksi evaluasi dan pelaporan mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program kerja dinas
4. Sub Dinas Pajak
Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penyusunan rumusan
kebijakan teknis, koordinasi dan pentatausahaan di bidang pajak daerah.
Tugas lain dari sub dinas pajak adalah:
Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan pungutan dan teknis
operasional pungutan di bidang pajak daerah
Menyelenggarakan perumusan bahan pedoman dasar perhitungan pajak
dan pentatausahaan tunggakan pajak
Menyelenggarakan pengendalian pentatausahaan pembukuan pajak
Menyelenggarakan perumusan pengelolaan administrasi keberatan pajak
Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait
9. Sub Dinas Non Pajak
Sub Dinas Non Pajak mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
perumusan kebijakan operasional pendapatan daerah bidang non pajak
Tugas lain dari sub dinas non pajak adalah:
Menyelenggarakan perumusan bahan kebijakan operasional non pajak
15
Menyelenggarakan perumusan bahan petunjuk teknis pengelolaan tata
usaha pendapatan daerah di bidang non pajak
Menyelenggarakan perumusan bahan fasilitas pendapatan daerah di bidang
non pajak
Menyelenggarakan perumusan koordinasi dengan unit kerja terkait
6. Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan
Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan mempunyai tugas pokok
menyeleggarakan perumusan bahan kebijakan operasional bidang pengendalian
dan pembinaan pendapatan daerah.
Sub Dinas Pengendalian dan Pembinaan membawahi:
Seksi pengendalian operasional, mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan kebijakan operasional pengendalian keuangan,
kepegawaian dan ketatalaksanaan
Seksi pengendalian pendapatan, bertugas melaksanakan penyusunan bahan
kebijakan operasional bidang pengendalian pelaksanaan sistem dan
tatacara pemungutan pajak, retibusi dan lain-lain pendapatan daerah yang
sah
Seksi evaluasi mempunyai tugas pokok melaksanakan perumusan bahan
kebijakan operasional dan pendapatan
7. Instalasi
Tugasnya ialah melaksanakan sebagian kegiatan operasional di bidang
pelayanan pendapatan daerah di wilayah kerja atau wilayah pelayanan tertentu.
16
Untuk menyelengarakan tugas pokoknya, adapun fungsi instalasi adalah:
Pelaksanaan penyusunan rencana kerja instalasi
Pelaksanaan administrasi pendaftaran dan pendataan, penelitian
perhitungan dan penetapan, pengalihan, pembayaran dan penyetoran di
bidang pungutan Pajak PKB/BBNKB, Pajak Non PKB/BBNKB dan Non
Pajak.
Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan instalasi
2.3 Uraian Tugas dan Jabatan
1. Kepala Dinas
Tugasnya adalah memimpin, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
pelaksanaan kegiatan dinas, sedangkan tugas lainnya adalah:
Menyusun dan menetapkan rencana kerja strategis dan program kerja
dinas sesuai dengan kebijakan pemerintah dan pemerintah daerah
Merumuskan dan menetapkan kebijakan operasiaonal dibidang pendapatan
pendapatan daerah yang berkaitan dengan program dinas, pajak, dan non
pajak, pengendalian dan pembinaan pendapatan daerah
Menyelenggarakan fasilitas yang berkaitan dengan pelaksanaan program
pajak dan non pajak, ketatausahan serta pengendalian dan pembinaan
pendapatan daerah
Menyelenggarakan pelayanan perizinan bidang pendapatan daerah sesuai
dengan keuangan provinsi
Menyelenggarakan pelayanan umum bidang pendapatan daerah ,eliputi
pajak dan non pajak
17
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Gubernur
2. SubBag Tata Usaha
Tugasnya adalah Melaksanakan penyusunan rencana kerja, pengelolaan
administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, umum dan pelaporan.
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Subbagian Tata Usaha mempunyai fungsi:
Pelaksanaan Penyusunan rencana kerja UPP
Pelaksanaan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan
perlengkapan dan umum.
Rincian tugas subbagian Tata Usaha antara lain :
Melaksanakan kegiatan dalam bidang ketatausahaan
Menyiapkan dan menyusun rencana anggaran
Melaksanakan pengelolaan dibidang kepegawaian, keuangan,
perlengkapan dan umum di lingkungan UPP
Memberikan saran ayau pertimbangan pada kepala UPP mengenai hal-hal
berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas kedinasan
Mengumpulkan dan mengolah bahan/laporan di bidang administrasi serta
mengajukan pemecahan masalah dan pertimbangannya kepada Kepala
UPP untuk dijadikan pertimbangan lebih lanjut
Melaksanakan pengurusan rumah tangga UPP
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait
3. Seksi PKB/BBNKB
Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB
18
Dalam menyelenggarakan tugas pokoknya, seksi PKB/BBNKB
mempunyai fungsi:
Pelaksanan pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB melalui proses
pemungutan yang didaarkan pada ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku
Pelaksanaan koordinasi tugas pelayanan di bidang pungutan PKB/BBNKB
Adapun rincian tugas seksi PKB/BBNKB antara lain:
Melaksanakan administrasi pendaftaran dan pendataan, penelitian,
perhitungan dan penetapan, penagihan, pembayaran, dan penyetoran di
bidang pungutan PKB/BBNKB
Menyusun rumusan guna penyelesaian lebih lanjut terhadap tunggakan
PKB?BBNKB dan atas keberatan yang diajukan oleh para wajib bayar
sebagaimana dimaksud di atas
Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait
4. Seksi Pajak Non PKB/BBNKB
Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan pajak non PKB/BBNKB. Untuk
melaksanakan tugasnya seksi pajak non PKB/BBNKB mempunyai fungsi:
Pelaksanan pelayanan dibidang pajak non PKB/BBNKB melalui proses
pemungutan yang didasarkan kepada ketentuan peraturan perundangan-
undangan yang berlaku
Pengkoordinasian pelaksanaan tugas pelayanan di bidang pajak non
PKB/BBNKB
Pengendalian tugas pelayanan di bidang pajak non PKB/BBNKB
19
5. Seksi Non Pajak
Tugasnya adalah melaksanakan pelayanan di bidang pungutan non pajak. Untuk
melaksanakan tugas pokoknya, seksi non pajak mempunyai fungsi:
Pelaksanaan administrasi pelayanan di bidang pungutan daerah melalui
proses pemungutan yang didasarkan pada peraturan perundang undangan
yang berlaku
Pelaksanaan monitoring dalam bidang penerimaan pendapatan lain-lain
yang di kelola oleh dinas/Instansi penghasilan di lingkungan Provinsi
maupun hasil penerimaan dari Pemerintah pusat
Pengendalian pelayanan di bidang pungutan retribusi daerah dan pungutan
non pajak
2.5 Aspek Kegiatan Perusahaan
Kantor bersama SAMSAT cabang Kota Cimahi yang bergerak dalam
bidang pemungutan pajak maupun non pajak memiliki banyak aktivitas yang
diantaranya:
Bagian Administrasi
a. Surat Pendataan dan Pendaftaran Kendaraan Bermotor(SPPKB)
b. Surat Ketetapan Pajak Daerah(SKPD)
c. Surat Tanda Kendaraan Bermotor(STNK)
d. Surat Tanda Coba Kendaraan Bermotor(STCKB)
e. Buku Pemilik Kendaraan Bermotor(BPKB)
20
f. Tanda Nomor Kendaraan Bermotor(TNKB)
g. Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan(SWDKLLD)
h. Peneng Pajak
i. Surat Keterangan Pindah Pengganti STNK dan surat Keterangan fisikal antar
Daerah
j. Jenis pungutan di Kantor Bersama SAMSAT
Bagian Persyaratan Pendaftaran Kendaraan Bermotor
a. Pendaftaran Pertama Kendaraan Bermotor
b. Pengesahan STNK setiap tahun
c. Perpanjang STNK setelah 5 tahun
d. Pendaftaran kendaraan Mutasi
e. Pendaftaran kendaraan bermotor dengan persyaratan khusus
f. Pendaftaran STNK khusus atau rahasia
BAB III
PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KULIAH KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
Bidang pelaksanaan kuliah kerja praktek ini penulis ditempatkan pada
bagian divisi administrasi yaitu bagian pengarsipan, dalam pelaksanaan tersebut
penulis diberikan pengarahan dan bimbingan mengenai kegiatan perusahaan
khususnya dibagian administrasi yang salah satu tugasnya mengarsip Notice
STNK sehingga penulis dapat mengetahui prosedur perngarsipan notice STNK
dan prosedur melakukan perpanjangan STNK
3.1.1 Pengertian Sistem
Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Jerry FithGerald yang diterjemahkan oleh Mulyadi :
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
(2001;89)
Sujana Ismaya mengatakan bahwa:
“Sistem merupakan suatu susunan secara teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung pada prosedur-prosedur yang berhubungan yang melengkapi dan memudahkan pelakanaan pekerjaan dari suatu kegiatan organisasi yang penting”.
(2005;521)
21
22
Jadi berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem
memiliki karakteristik yaitu:
Memiliki komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bek-
erja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat
berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak
perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem
untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang
lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat
disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang
lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri
sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.
Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sis-
tem akuntansi adalah subsistemnya.
Batas sistem (boundary) ;
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem den-
gan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas su-
atu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem (environment) ;
23
Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sis-
tem.
Penghubung sistem (interface) ;
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
yang lainnya.
Masukan Sistem (input)
Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (sig-
nal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sis-
tem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, pro-
gram adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran sistem (Output) ;
Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
Pengolah sistem (Process) ;
Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran
yang diinginkan.
Sasaran sistem ;
Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan
ada gunanya
3.1.2 Pengolahan
Menurut Sujana Pengolahan dapat diartikan sebagai:
24
“Sesuatu yang menunjukan langkah-langkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang mungkin, untuk membuat data dapat dipergunakan bagi suatu maksud tertentu”.
(2005:504)
3.1.3 Pajak
Pajak merupakan iuran kepada Negara (yang dapat dipaksakan) yang
terutang oleh yang wajib membayarnya menurut peraturan-peraturan, dengan
tidak mendapatkan prestasi kembali, yang langsung dapat ditunjuk, dan gunanya
adalah untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran umum berhubung dengan tugas
Negara yang menyelenggarakan pemerintahan.
Menurut Rachmad. Soemitro menyatakan “Pajak adalah iuran pajak kepada kas Negara berdasarkan UU (yang dapat dipaksakan) dengan tidak mendapatkan jasa timbal (kontraprestasi). Yang dapat langsung di tujukan dan yang digunakan untuk membayar pengeluaran umum”.
(1990:5)
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa ciri-ciri yang melekat
pada pengertian pajak adalah :
16 Pajak dipungut berdasarkan UU serta aturan pelaksanaannya yang sifatnya
dapat dipaksakan.
17 Dalam pembayaran pajak tidak dapat ditunjukan adanya kontra prestasi
individual oleh pemerintah.
18 Pajak dipungut oleh Negara baik Pemerintah pusat maupun pemerintah
daerah.
19 Pajak diperuntukkan bagi pengeluaran-pengeluaran pemerintah, yang bila dari
pemasukannya masih terdapat surplus, dipergunakan untuk membiayai public
investment.
Pajak dapat pula mempunyai tujuan selain budgeter, yaitu mengatur
25
3.1.4 Pajak Kendaraan Bermotor (PKB)
Pajak Kendaraan Bermotor (PKB) merupakan salah satu Pajak Propinsi
yang sejak tahun 1976 telah dipungut dengan menggunakan sistem administrasi
manunggal di bawah satu atap yang menggabungkan pelayanan administrasi
kendaraan bermotor dan pembayaran pajak. Penerimaan PKB tergantung pada
perkembangan jumlah dan peningkatan nilai jual kendaraan bermotor tersebut.
Pada wilayah Kota Cimahi, terdapat peningkatan jumlah dan nilai jual kendaraan
bermotor secara terus-menerus, hal ini harusnya menjadikan PKB menjadi pajak
yang potensial, akan tetapi sepertinya potensi pajak ini belum tergali dengan baik,
hal ini terlihat dari kurangnya dana untuk membiayai berbagai sarana dan
prasarana umum yang diperlukan berkaitan dengan pertambahan jumlah
kendaraan sehingga terjadi kemacetan yang sangat mengganggu kenyamanan
berkendaraan. Berdasarkan fenomena ini maka ingin diketahui efektifitas
pelaksanaan administrasi pemungutan PKB pada wilayah Kota Cimahi dengan
kurun waktu penelitian tahun 2003 sampai 2005. Efesiensi administrasi
pemungutan PKB Membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk memungut
pajak tersebut dengan hasil yang diperoleh, akan tetapi tidak dapat digunakan
pada administrasi pemungutan PKB karena tidak terdapat jumlah biaya
pemungutan pajak yang khusus untuk pemungutan PKB. Dari segi jumlah wajib
pajak memberikan gambaran tentang kemampuan menjaring wajib pajak, akan
tetapi tidak digunakan pada administrasi pemungutan PKB. dari segi objek pajak
memberikan gambaran rasio dari objek pajak yang telah dijaring oleh instansi
pajak dan diukur dengan membandingkan realisasi penerimaan pajak dengan
rencana penerimaan pajak. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan diketahui
26
telah semakin efektifnya pelaksanaan administrasi pemungutan PKB di Samsat
Wilayah Kota Cimahi. Akan tetapi masih terdapat beberapa kendala yaitu
ketiadaan pengarsipan SPPKB oleh Dispenda dan ketidak teraturan administrasi
PKB yang mengakibatkan pendataan objek pajak kendaraan bermotor belum
dapat dilaksanakan secara optimal, dan ketiadaan informasi yang berkaitan
dengan pengeluaran formulir SPPKB sehingga kinerja fungsi pendataan objek
pajak tidak dapat dinilai secara tepat. Bagi Samsat Kota Cimahi, perlu
dipertimbangkan perluasan/penyebaran tempat pembayaran pajak dan pengiriman
SPPT/SKPD kepada setiap wajib pajak serta pengesahan STNK tidak perlu
dilakukan setiap tahun sehingga biaya yang ditanggung oleh.wajib pajak dalam
memenuhi kewajiban perpajakannya dapat dikurangi. Selain itu juga diperlukan
adanya suatu sistem yang sederhana, cepat dan memanfaatkan tehnologi informasi
sehingga dapat memberikan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi wajib
pajak dalam membayar PKB. Faktor-faktor yang secara langsung maupun tidak
langsung mempengaruhi pertumbuhan basis pajak juga harus dihitung dalam
penentuan rencana penerimaan PKB sehingga rencana penerimaan akan lebih
realitis.
3.1.5 Obyek Pajak
1. Setiap penyerahan kendaraan bermotor di daerah akibat perjanjian dua
pihak atau lebih atau perbuatan sepihak yang berakibat pemindahan
hak milik atau penguasaan yang dilakukan melalui jual beli, warisan,
hibah, lelang, dan sebagainya.
27
2. Penguasaan kendaraan bermotor yang dikuasai untuk jangka waktu
lebih dari 12 (dua belas) bulan oleh pribadi atau badan yang bukan
pemiliknya dihitung sejak saat penguasaan itu adalah akibat dari
perjanjian dan sewa menyewa termasuk leasing.
3. Pemasukan kedaraan bermotor yang dimasukkan oleh kontraktor asing
ke wilayah Provinsi Jawa Barat yang tidak di Re-eksport setelah
proyek selesai.
4. Penyerahan kendaraan bermotor dari penasukan luar negeri untuk
dipakai secara tetap di Indonesia, kecuali :
a. Untuk dipakai sendiri oleh orang yang bersangkutan sepanjang di
negara asalnya telah didaftarkan atas nama sendiri dengan
menunjukkan bukti-bukti sah;
b. Untuk dikeluarkan kembali dari wilayah pabean Indonesia;
c. Untuk diperdagangkan dengan tujuan pameran, penelitian dan
kegiatan olahraga bertaraf internasional.
5. Perubahan bentuk kendaraan bermotor yang mengakibatkan
bertambahnya nilai jual kendaraan bermotor yang bersangkutan seperti
penggantian mesin kendaraan bermotor, baik mesin baru maupun
mesin lama.
3.1.6 Subyek Pajak
1. Subyek pajak adalah :
a. Orang pribadi atau badan yang menerima penyerahan kendaraan
bermotor.
28
b. Untuk merubah bentuk dang anti mesin subyek pajaknya adalah
yang memiliki
kendaraan bermotor.
2. Yang bertanggung jawab atas pembayaran pajak yang dimaksud
adalah :
a. Untuk orang pribadi adalah orang yang bersangkutan, kuasanya
atau ahli warisnya dan orang yamg menerima hibah.
b. Untuk badan adalah pengurus atau kuasanya.
3.1.7 Wajib Pajak
Wajib Pajak Kendaraan Bermotor adalah setiap orang pribadi atau
badan yang menerima penyerahan kendaraan bermotor atau pada saat pembelian
kendaraan bermotor.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kuliah kerja praktek pada Kantor Bersama
SAMSAT Wilayah XXXI cabang kota Cimahi. Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
dilaksanakan selama 30 (Tiga Puluh) hari mulai Tanggal 6 Juli 2009 s/d 10
Agustus 2009 dan penulis ditempatkan pada bagian pengarsipan. Dalam teknis
pelaksanaan kerja praktek, aktivitas atau kegiatan yang dilakukan penulis yaitu
mengarsipkan data-data secara manual.
1. Pengarsipan
29
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara
logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf ataupun
kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsipyang terkait.
Secara umum ada 5 macam sistem pengarsipan Notice STNKyaitu:
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si
pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara
menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan
petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat
dokumen disimpan.
Adapun berupa :
Nama orang
Nama perusahaan / organisasi
Nama tempat / daerah
Nama benda / barang
Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari
notice STNK yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara
mengidentifikasi notice STNK tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal
30
yang dapat membedakan notice STNK satu dengan notice STNK yang lainnya,
atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil
dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul
memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan
pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.
Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung
didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada
indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan
indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang
memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu
masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara
satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling
membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan notice STNK adalah :
- Membaca notice STNK dengan teliti dan seksama
31
- Periksa apakah notice STNK sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode notice STNK
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.
c. Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu
untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai
beberapa laci.
- Folder adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk) merupakan petunjuk dan pemisah antar folder. Bentuk dari
guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton
tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali notice STNK
berpedoman pada perihal notice STNK.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
32
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh
kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana
sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan
lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama,
sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu,
apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih
kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat:
Filling Cabinet
Guide
Folder
Kartu kendali
4. Pemberian kode surat
5. Penyimpanan surat, dengan cara
Membaca surat untuk mengetahui isi surat
Memberi kode surat
Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ini ada 4 macam yaitu:
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal/Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat
yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
33
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
Filling cabinet
Guide
Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Funsi daftar klasifikasi adalah
Sebagai pedoman pemberian kode notice STNK
Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan notice STNK
Memberi kode notice STNK
Mencatat notice STNK kedalam kartu kendali
Mencatat notice STNK pada kartu indeks
Menyimpan notice STNK
Penyusunan notice STNK dalam folder setiap surat yang baru selalu
ditempatkan di urutan paling depan
Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
34
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat
memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet
10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang
digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor
kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan
nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
kesekian dalam folder
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan
Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua
angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya
menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya
menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka
ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode
kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai
35
berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor
Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem pengarsipan berdasarkan pengelompokan nama dan
tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-
nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi/wilayah/kota dari surat berasal dan tujuan
surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan
ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam
penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau
sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling
cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
Penyimpanan surat melalui prosedur.
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat
tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat.
36
c. Memberi kode surat.
d. Mencatat surat pada kartu kendali.
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing.
f. Menyimpan surat.
g. Menyimpan kartu kendali.
Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-
sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat
keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul
“tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan
kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
37
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
Jadi dalam hal ini Kantor bersama SAMSAT cabang Kota Cimahi
menerapkan mengambil data atau Dokumen dari bagian Arsip yang belum di
Arsip dan data-data atau Dokumen disusun berdasarkan Tanggal, Bulan, Tahun,
dan Lokasi (Kode Plat Nomor bagian terakhir) seperti XY, UH, X, FQ dan data
tersebut dilakukan pengecekan dengan dimasukan kedalam formulir Surat
Pendaftaran dan Pendataan Kendaraan Bermotor (SPPKB) sesuai dengan nama
pemilik. Setelah data-data tersebut disusun, penulis mengarsipkan berdasarkan
jenisnya diantaranya Kendaraan baru dan Mutasi kendaraan. Setelah Data
tersebut sudah diselesaikan dan dicocokkan Data tersebut dimasukan kedalam
map warna merah untuk motor dan map kuning untuk mobil lalu dikembalikan
kedalam bagian Arsip.
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek
3.3.1 Sistem Pengolahan Data Pembayaran Pajak Kendaraan pada SAMSAT
Cabang Cimahi Khususnya Dalam Perpanjang STNK
Perkembangan teknologi komputer yang pesat saat ini sangat berpengaruh
terhadap perkembangan informasi, terutama dalam penyebaran informasi yang se-
makin cepat ke berbagai pihak. Hal ini didorong karena kebutuhan akan informasi
sejalan dengan kemajuan dari teknologi. Pemerintah kota Cimahi memiliki se-
buah instansi yang bernama SAMSAT, dimana instansi ini bertugas untuk
melakukan penarikan pajak kendaraan bermotor. Karena semakin banyaknya
pemilik kendaraan bermotor yang hendak melakukan pembayaran pajak menye-
38
babkan antrian yang sangat panjang dan menambah beban kerja bagi staff SAM-
SAT. Maka diperlukan pembuatan sistem informasi yang dapat membantu peker-
jaan staff SAMSAT untuk pengolahan data dan pelaporan, sehingga
meningkatkan efisiensi dan ketelitian kerja serta memperkecil resiko kesalahan.
Berikut merupakan siklus sistem informasi dalam melakukan
perpanjangan STNK prosedur dimulai dari wajib pajak harus ke bagian
Pendaftaran terlebaih dahulu untuk meminta formulir. Wajib pajak harus mengisi
formulir yang sudah diterima dengan identitas lengkap yang kemudian diserahkan
kembali kepada bagian Pendaftaran. Pemeriksaan identitas akan dilakukan oleh
bagian Pendaftaran, jika terjadi kesalahan maka formulir akan dikembalikan
kembali ke wajib pajak, apabila tidak terjadi kesalahan maka bagian Pendaftaran
akan mengrimkan formulir tersebut ke bagian Pengesahan. Di bag. Pengesahan
menginput identitas lengkap secara computerizer dan di bag. Pengesahan akan di
lakukan pencetakan notice dengan empat rangkap yaitu :
▪ untuk wajib pajak
▪ untuk Dispenda
▪ untuk jasa Raharja
▪ untuk BPK (Badan Keuangan Provisi).
Kemudian keseluruhan notice di serahkan ke korektor untuk melakukan
pemeriksaaan sekaligus dengan penandatanganan dan akan diberikan ke bag.
Kasir untuk di sahkan. Di bag. Kasir notice yang sudah di sahkan akan di
kembalikan ke wajib pajak untuk pembayaran. Jika sudah dibayar wajib pajak
harus memberikan notice ke bag. Kasir notice dan kemudian notice diberikan ke
bag. Pokja V sekalian akan di bagikan notice di antaranya:
39
19.1.1 untuk wajib pajak
19.1.2 untuk Dispenda
19.1.3 jasa Jaharja
19.1.4 untuk BPK (Badan Keuangan Provinsi),
Prosedur selesai
3.3.2 Bagian-Bagian yang Terlibat Dalam Sistem Pengolahan Data
Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor.
Adapun Bagian-bagian yang terlibat dalam Sistem Pengolahan Data
Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor :
1. Kepala Kantor Pelayanan Pajak
2. Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi
3. Kepala Seksi Pelayanan
4. Petugas Tempat Pelayanan Terpadu
5. Pelaksana Seksi Pelayanan
6. Wajib Pajak
40
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah penulis susun sebelumnya dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Perkembangan teknologi komputer yang pesat saat ini sangat berpen-
garuh terhadap perkembangan informasi, terutama dalam penyebaran in-
formasi yang semakin cepat ke berbagai pihak. Hal ini didorong karena ke-
butuhan akan informasi sejalan dengan kemajuan dari teknologi. Pemerin-
tah kota Cimahi memiliki sebuah instansi yang bernama SAMSAT, di-
mana instansi ini bertugas untuk melakukan penarikan pajak kendaraan
bermotor. Karena semakin banyaknya pemilik kendaraan bermotor yang
hendak melakukan pembayaran pajak menyebabkan antrian yang sangat
panjang dan menambah beban kerja bagi staff SAMSAT. Maka diperlukan
pembuatan sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan staff SAM-
SAT untuk pengolahan data dan pelaporan, sehingga meningkatkan
efisiensi dan ketelitian kerja serta memperkecil resiko kesalahan.
2. Dalam hal ini Bagian-Bagian yang Terlibat Dalam Sistem Pengolahan
Data Pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor telah berjalan sesuai dengan
jabatan/tugasnya masing-masing yaitu diantaranya:
a. Kepala Kantor Pelayanan Pajak
b. Kepala Seksi Pengawasan dan Konsultasi
41
42
c. Kepala Seksi Pelayanan
d. Petugas Tempat Pelayanan Terpadu
e. Pelaksana Seksi Pelayanan
f. Wajib Pajak
4.2 Saran
1. Membenahi fasilitas sehingga agar tidak memperlambat proses
kinerja para staf kantor bersama SAMSAT cabang wilayah Cimahi.
2. Pengawasan dan disiplin harus dijalankan dengan sebaik mungkin
yang sangat mendukung perkembangan kinerja para staf
3. Diadakan pembelajaran khusus tentang program tersebut sehingga
user lebih mudah memahami dan tanggap dalam mengoperasikan program
barutersebut.
4. User harus lebih teliti dalam memperhatikan data-data yang mau di
input.
5. Membuat program baru untuk memasukan nonor seri kendaraan
yang belum tercantum dapa program komputer sebelumnya
DAFTAR PUSTAKA
Ardyos.2004. Kamus Besar Akuntansi. Jakarta: Citra Harta Prima.
W.J.S Poerwadarminta.2003 Kamus Umum Bahasa Indonesia Edisi Kedua.
Jakarta:Balai pustaka.
Kantor Bersama SAMSAT.2007. Company Profile. Cimahi.
Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi.Jakarta: Salemba Empat.
Waluyo.2003.Perpajakan Indonesia.Jakarta:Salemba Empat
43