analisa sistem pengadaan persediaan spare-parts

i

ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN SPARE-PARTS

SECARA KREDIT PADA PT BENGAWAN SOLO TRANS

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

VIORA DOREKE ALVILIKA

NIM F3312127

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

2015

ii

ABSTRACT




F3312127

Every company engaged both in the field of trade and services would want

progress in every business establishment. In order to ensure the sustainability of

its business every company needs for procurement of supplies. The purpose of this

study was to determine how the procurement system analysis of spare-parts

inventory on credit at PT Bengawan Solo Trans. Methods of research done by

interviews with sources of relevant companies, seeking data related to the

procurement of supplies, and look for theories that are relevant in the library.

Based on the results of this study, PT Bengawan Solo Trans overall is

good. It is shown the strengths and weaknesses of procurement inventory credit

system conducted at PT Bengawan Solo Trans. Advantages is the flow of

documents from the beginning of the process of the request until the goods are

received has done well as well as the separation of functions between the demand

function, the function of purchasing, reception function, and the function of

recording the purchase. Found weaknesses include the warehouse doing a double

function, namely as a function of the reception and storage functions.

Based of the results, the author gives recommendation to PT Bengawan

Solo Trans that is needed separation of acceptance function and stronge function,

it purposed for both of activities aren’t happened misaproriation by irresponsible

people so that can inflict a financial lost for the company.

Keywords: credit purchases, purchase accounting systems, spare-parts.

iii

ABSTRAK




F3312127

Setiapperusahaan yang bergerak baik di bidang dagang maupun jasa pasti

menginginkan kemajuan dalam setiap usaha yang didirikannya.Untuk dapat

menjamin keberlangsungan usahanya setiap perusahaan perlu adanya pengadaan

persediaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana analisis

sistem pengadaan persediaan spare-parts secara kredit PT Bengawan Solo Trans.

Metode penelitian dilakukan dengan cara wawancara dengan narasumber dari

perusahaan yang relevan, mencari data terkait dengan pengadaan persediaan, dan

mencari teori – teori yang relevan diperpustakaan.

Berdasarkan hasil dari penelitian ini, PT Bengawan Solo Trans secara

keseluruhan sudah baik. Hal ini ditunjukkan adanya kelebihan dan kelemahan dari

sistem pengadaan persediaan secara kredit yang dilakukan pada PT Bengawan

Solo Trans. Kelebihan yang dimiliki adalah aliran dokumen dari awal proses

permintaan sampai barang diterima sudah dilakukan dengan baik serta adanya

pemisahan fungsi antara fungsi permintaan, fungsi pembelian, fungsi penerimaan,

dan fungsi pencatatan pembelian. Kelemahan yang ditemukan diantaranya adalah

bagian gudang melakukan fungsi ganda yaitu sebagai fungsi penerimaan dan

fungsi penyimpanan.

Berdasarkan hasil analisa ini, penulis memberikan rekomendasi untuk PT

Bengawan Solo Trans yaitu perlu adanya pemisahan fungsi penerimaan dan

fungsi gudang, bertujuan supaya dalam proses kedua kegiatan tersebut tidak

terjadi penyelewengan oleh pihak – pihak yang tidak bertanggung jawab yang

dapat merugikan perusahaan.

Kata kunci: pembelian kredit, sistem akuntansi pembelian, suku cadang.

v

HALAMAN PENGESAHAN

Telah disetujui dan diterima baik oleh tim penguji

Tugas Akir Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sebelas Maret

Guna melengkapi tugas – tugas dan syarat – syarat untuk memperoleh Gelar Ahli

Madya Akuntansi

Nama : Viora Doreke Alvilika

NIM : F3312127

Judul Tugas Akhir : ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN

SPARE-PARTS SECARA KREDITPADA PT

BENGAWAN SOLO TRANS

Surakarta, 15 Juni 2015

Tim Penguji Tugas Akhir

1. Putri Nugrahaningsih S.E, M.Ak., Ak (………….....…...……..)

NIP. 1983061420140401

Penguji

2. Christyaningsih Budiwati, S.E., M.Si., Ak (………….....…...……..)

NIK.197511032000122001

Dosen Pembimbing

vi

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan dibawah ini mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sebelas Maret :

Nama : Viora Doreke Alvilika

NIM : F3312127

Program Studi : DIII Akuntansi

Judul Tugas Akhir : ANALISA SISTEM PENGADAAN PERSEDIAAN

SPARE-PARTS SECARA KREDITPADA PT

BENGAWAN SOLO TRANS

Menyatakan dengan sebenarnya, bahwa Tugas Akhir yang saya buat ini adalah

benar - benar merupakan hasil karya sendiri dan bukan merupakan hasil jiplakan/

saduran dari karya orang lain.

Apabila ternyata dikemdian hari terbukti pernyataan ini tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa penarikan Ijazah dan pencabutan gelar

sarjananya.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenar – benarnya.


Mahasiswa

Viora Doreke Alvilika

vii

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Jadilah seperti karang di lautan yang kuat dihantam ombak dan

kerjakanlah hal yang bermanfaat untuk diri sendiri dan orang lain, karena

hidup hanyalah sekali.

Ingat hanya pada Allah SWT apapun dan dimanapun kita berada Dia-lah

tempat meminta dan memohon” – Ibu Penulis

“Kecerdasan bukanlah tolak ukur kesuksesan,

tetapi dengan menjadi cerdas kita bisa menggapai kesuksesan”

-Penulis

Tugas Akhir ini saya persembahkan untuk:

Kedua orang tua saya

Kedua adik saya Visbrila dan Viruga

Teman – teman dan sahabat saya yang selalu mendukung dan

menyemangati saya selama pengerjarjaan Tugas Akhir hingga

selesai

Gandulers dan seluruh teman-teman D3 Akuntansi angkatan ‘12

Almamaterku, D3 Akuntansi ‘12

viii

KATA PENGANTAR

Puja dan puji syukur senantiasa penulis panjatkan pada Allah SWT yang

tidak henti-hentinya memberikan kasih sayang, kesehatan, dan kelancaran dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.Tugas Akhir ini disusun guna

memenuhi tugas dan syarat dalam mencapai gelar Ahli Madya pada Program

Studi DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini banyak mengalami

kesulitan. Namun, kesulitan tersebut bias diatasi dengan bantuan dari berbagai

pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

1. Prof. Dr. Ravik Karsidi selaku Rektor Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

2. Bapak Drs. Wisnu Untoro selaku Dekan Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

3. Bapak Drs. Budi Atmanto, M.Si., Ak selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

4. Ibu Christyaningsih Budiwati S.E., M.Si., Ak selaku Dosen Pembimbing

yang selama ini telah memberikan pengarahan selama penyusunan Tugas

Akhir ini.

5. Bapak dan Ibu dosen yang telah memberikan ilmu baik teori maupun

praktik selama kuliah.

6. Tenaga administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

7. Bapak Mulyono selaku Manajer Keuangan PT Bengawan Solo Trans

8. Bapak Muhammad Syafei selaku Manager Operasional PT Bengawan

Solo Trans

9. Bapak Drs. Subekti Djamaluddin, M.Si., Ak selaku Pembimbing Institusi

Mitra yang telah memberikan pengarahan dan pengawasan selama magang

ix

10. Teman-teman seperjuangan magang penulis selama sebulan yang telah

bekerja sama satu tim dalam menyelesaikan tugas magang

11. Orang tua dan kedua adek penulis yang telah memberikan motivasi dan

semangat dalam penyusunan tugas akhir ini

12. Sahabat – sahabat kuliah dan SMA yang selalu memberi dukungan kepada

penulis.

13. Teman – teman gandulers yang selalu setia menghibur dengan guyonan di

group

14. Teman – teman DIII Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas

Maret Surakarta Angkatan 2012.

15. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tugas

akhir ini yang tidak bias disebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir yang disusun ini masih jauh dari

sempurna, oleh karena itu penulis berharap adanya kritik dan saran yang

bersifat membangun.Semoga tugas akhir ini bermanfaat untuk akademi dan

pembaca sekalian.


Penulis

x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL………………………………………………………… i

ABSTRACT……………………………………………….…………..…………….. ii

ABSTRAK…………………………………………………………………… iii

HALAMAN PERSETUJUAN………………………………………………. iv

HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………….. v

SURAT PERNYATAAN……………………………………………………. vi

MOTO DAN PERSEMBAHAN…………………………………………….. vii

KATA PENGANTAR……………………………………………………….. viii

DAFTAR ISI………………………………………………………………… x

DAFTAR TABEL…………………………………………………………… xiii

DAFTAR GAMBAR………………………………………………………… xiv

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………… 1

A. Latar Belakang Masalah………………………………………… 1

B. Perumusan Masalah……………………………………………… 3

C. Tujuan Penelitian………………………………………………… 3

D. Manfaat Penelitian……………………………………………….. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………….. 5

A. Pengertian Sistem dan Prosedur…………………………………. 5

B. Pengertian Akuntansi…………………………………………….. 6

C. Pengertian Sistem Akuntansu dan Unsur – unsurnya…………… 6

xi

D. Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi………………. 8

E. Persediaan………………………………………………………... 9

1. Pengertian Persediaan………………………………………... 9

2. Manajemen Persediaan……………………………………… 10

F. Sistem Akuntansi Pengadaan……………………………………. 12

1. Pengadaan……………………………………………………. 12

1.1 Pengertian pengadaan……………………………………. 12

1.2 Fungsi Terkait Pengadaan……………………………….. 13

1.3 Dokumen yang Digunakan………………………………. 14

1.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan…………………….. 16

1.5 Prosedur Pengadaan……………………………………... 17

G. Suku Cadang (Spare-parts)……………………………………… 20

H. Simbol – simbol Bagan Alir (Flowchart)………………………... 20

BAB III ANALISIS DAN PEMBAHASAN………………………………… 31

A. Gambaran Umum Perusahaan………………………………….... 31

1. Sejarah Perusahaan………………………………………….. 31

2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan………………………….. 33

3. Struktur Organisasi…………………………………………... 35

B. Analisis dan Pembahasan……………………………………….. 45

1. Bagian yang Terkait…………………………………………. 45

2. Dokumen yang Digunakan………………………………….. 48

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan………………………… 50

4. Prosedur Pengadaan..………………………………………... 50

xii

C. Bagan Alir (Flowchart)………………………………………….. 54

1. Prosedur Bagian Spare-parts (Gudang)…………………….. 54

2. Prosedur Bagian Pembelian…………………………………. 55

3. Prosedur Bagian Spare-parts (Gudang)……………………... 56

4. Prosedur Bagian Akuntansi………………………………….. 57

D. Analisa Pengadaan Spare-parts Secara Kredit Pada

PT Bengawan Solo Trans………………………………………... 58

1. Fungsi yang Terkait………………………………………….. 58

2. Dokumen yang Digunakan………………………………….. 59

3. Catatan yang Digunakan…………………………………….. 60

4. Prosedur Dalam Pengadaan Persediaan……………………... 61

E. Temuan…………………………………………………………... 62

1. Kelebihan…………………………………………………….. 62

2. Kelemahan…………………………………………………… 63

BAB IVPENUTUP………………………………………………………….. 64

A. Kesimpulan………………………………………………………. 64

B. Saran……………………………………………………………... 64

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………... 66

LAMPIRAN

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 2.1 Simbol – simbol bagan alir input / output………………………… 22

Tabel 2.1 Simbol – simbol bagan alir input / output (lanjutan)……………... 23

Tabel 2.1 Simbol – simbol bagan alir input / output (lanjutan)……………... 24

Tabel 2.2 Simbol – simbol bagan alir pemprosesan………………………… 25

Tabel 2.3 Simbol – simbol bagan alir penyimpanan………………….……... 26

Tabel 2.3 Simbol – simbol bagan alir penyimpanan (lanjutan)……………... 27

Tabel 2.4 Simbol – simbol bagan arus dan lain – lain………………………. 28

Tabel 2.4 Simbol – simbol bagan arus dan lain – lain (lanjutan)…………… 29

Tabel 2.4 Simbol – simbol bagan arus dan lain – lain (lanjutan)…………… 30

xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bengawan Solo Trans………………… 36

Gambar 3.2 Flowchart Prosedur Permintaan Pemesanan Barang………….. 54

Gambar 3.3 Flowchart Prosedur Pembuatan Purchase Order………………. 55

Gambar 3.4 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang……………………..... 56

Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Pencatatn Pembelian……………………... 57

analisa sistem pengadaan persediaan spare-parts

Documents