virtual office -...
Post on 29-Mar-2019
231 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Virtual Office
Pendahuluan
Otomasi di mulai di lingkungan pabrik
Otomasi Kantor dimulai tahun 1960 ketika IBM menciptakan istilah Word processing
Dan di tahun 1964 dikembangkan kembali menjadi Magnetic Tape/electric Typewriter
Otomasi Kantor
Sistem Elektronik Formal dan Non Formal
Komunikasi Informasi
Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan
Pemakai OA ada empat kategori :
- Manajer
- Profesional
- Sekertaris
- Pegawai Adminstrasi
Kantor Virtual
Diasumsikan bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan dilokasi geografi manapun selama tempat bekerja itu terhubung dengan lokasi tetap
Keuntungan Pengurangan biaya fasilitas
Pengurangan biaya peralatan
Jaringan komunikasi formal
Pengurangan penghentian kerja
Kontribusi Sosial
Kerugian Kantor Virtual
Rasa tidak memiliki
Takut kehilangan pekerjaan
Semangat kerja rendah
Ketegangan keluarga
Strategi Kantor Virtual yang disarankan Sediakan sumber daya komputer
Sediakan akses ke sumber daya informasi
Sediakan perlengkapan non-komputer
Gunakan konferensi telepon
Utilize conference calls
Jadwalkan pertemuan rutin
Lakukan rutinitas kerja
Model OA
Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan dimasukkan ke dalam database.
Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer
Aplikasi berbasis komputer memungkinkan pemecah saling berkomunikasi dengan menggunakan komputer mereka
lingkungan
Lingkungan
perusahaan
Pemecah masalah Pemecah masalah
lain
Database
Transform
Noncomputer
Apps
Computer-
Apps
Input
physical resources
Output
physical resources
Model OA Communications Information
Office Automation System
Aplikasi OA
Word processing
Surat Elektronik
Kalender Elektronik
Audio Konferensi
Video Konferensi
Computer Konferensi
FAX
Videotex
pencitraan
Desktop publishing
Word Processing
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang diketik
Pengolah kata berkontribusi pada pemecah masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif
A Word Processing System
Secretary or manager
Document storage
CPU Typed documents
Surat Elektronik
Pengguanaan jaringan yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer
Surat elektronik efektif jika tidak diperlukan percakapan dua arah dan jika jaraknya jauh.
Surat elektronik dapat mengatasi kekurangan yang terdapat pada telepon konvensaional yaitu tidak dapat menuliskan memo pesan.
Sistem surat elektronik
Mail storage
CPU
Mail display
and entry
Mail display and entry
Mail display
and entry
User 1
User 2
User n
Voice Mail Sama halnya dengan surat elektronik tetapi voice mail
ini mengirim pesan dengan mengucapkannya ke dalam telepon daripada mengetiknya.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat di panggil
Kelebihan Voice mail dibandingkan dgn surat elektronikadalah manager tidak perlu mengetik pesan.
Computer
Message
coding and
decoding unit
User 1 User 2
Secondary
storage
Sistem
Voice mail
Kalender Elektronik
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.
Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, serta memebuat perubahan dan menelaah kalender tersebut dengan menggunakan keyboard
Sistem Kalender Elektronik
Calendar storage
CPU
Calendar display
and entry
Calendar display and entry
Calendar display
and entry
Manager 1
Manager 2
Manager n
Audio Konferensi
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografi
Konferensi audio tidak memerlukan suatu komputer hanya melibatkan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah
Bagaimana membuat komunikasi menjadi
lebih efisien
Ada moderator
Jumlah peserta jangan terlalu banyak
Salinan dari agenda konferensi harus disediakan
Jika peserta berbicara harus mengidentifikasi dirinya
Rekaman konferensi harus disimpan
Salinan kertas rekaman harus disiapkan dari rekaman dan dibagikan ke para peserta
Sistem audio konferensi
Audio
Channel
Location 1 Location
n
Video Konferensi
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografi
Terdapat tiga konferensi video Video satu arahdan audio satu arah
Video satu arah dan audio dua arah
Dua arah video dan audio
Video
channel
Video
channel
Location 1 Location n
A. One-way video transmission
B. Two-way video transmission
Video Konferensi
Desktop Video Konferensi
Peralatan audio video yang ditempelkan pada tiap workstation dalam jaringan, memungkinkan komunikasi gambar dan suara dua arah
Bagi banyak perusahaan pertimbangan teknologi dan biaya mungkin menjdai alasan untuk menunda konferensi video. Konferensi video memiliki daya tarik karena memungkinkan para manajer berkomunikasi dalam cara yang paling mendekati pertemuan tatap muka
Komputer Konferensi
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik sama bertukar informasi mengenai suatu topik tertentu.
Telekonferensi
mencakup seluruh bentuk
konferensi elektronik
Includes:
• audio
• video
• computer conferencing
FAX
Original
document Facsimile
machine
Saluran
Analog
Facsimile
machine Document
copy
Penggunaan peralatan khusus yang dapat
membaca citra dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinannya
diujung yang lain
Videotex
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Perusahaan dapat menciptakan file videotex pada
komputernya sendiri
Perusahaan dapat berlangganan jasa videotex yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotex yang disediakan oleh jasa tersebut
Perusahaan dapat memperoleh akses ke file videotex dari perusahaan lain
Pencitraan
Penggunaan pengenal karakter untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. Setelah disimpan citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkann atau dicetak.
Sistem manajemen dokumen
OCR
Reader
Network server
DBMS
Workstation Workstation
Workstation Workstation
Laser
printer
Laser
printer Documents
to be read
Optical
disk
storage
unit
Desktop Publishing Penggunaan komputer untuk menyiapkan output
tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh
Aplikasi DTP terbagi dalam tiga area Aplikasi administrative(meliputi dokumen untuk penggunaan
intern seperti koresponden, laporan dan warta
Aplikasi teknis (meliputi materi latihan seperti slide, overhead transparancies)
Grafik perusahaan (meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksud untuk digunakan diluar perusahaan.
Desk-Top Publishing System
High-resolution
screen
Keyboard Microcomputer Laser printer
output
Document
storage
top related