spm_akademik ugm

1

Sistem Penjaminan Mutu Akademik di

UGM

KJM, September 2015

Latar Belakang SPM-PT UGM• UGM sebagai Perguruan tinggi perjuangan

tertua dan terbesar di Indonesia

• UGM sebagai inisiator dan anggota tetap AUN-QA

harus senantiasa menjaga dan meningkatkan kualitas dalam tridarma

Diperlukan pola penjaminan mutu yang bersistem dan dapat diimplemetasikan sesuai dengan budaya UGM

In 1997 – ASEAN Secretariat established ASEAN University Network-Board of Trustees (AUN BOT) in Yogyakarta

In 1998 – AUN QA was established during AUN BOT meeting in Myanmar

In November 2000 – Bangkok Accord was agreed of which 7 basic agreements are the basis for AUN QA Model

In Januari 2001 – UGM Quality Assurance Office was officially established

In 2000, UGM was granted autonomous status by the Government

Kebijakan dan

Sistem Penjaminan Mutu di UGM

⁻ mengkoordinasikan penyusunan instrumen dan pelaksanaanpenjaminan mutu pendidikan, penelitian, dan pengabdiankepada masyarakat.

⁻ mempersiapkan akreditasi institusi

⁻ memetakan, memantau, dan memfasilitasi persiapanakreditasi/sertifikasi program studi/unit dan laboratorium.

⁻ mengkoordinasikan penyusunan instrumen dan persiapanakreditasi jurnal pada tingkat nasional dan internasional

⁻ mendukung pelaksanaan sistem informasi penjaminan mutuyang terintegrasi, dan

⁻ mendukung peningkatan kapasitas sumber daya manusia dibidang penjaminan mutu

Tugas KJM 2014 ~

Conceptual Framework of UGM IQA SystemIn

cre

asin

g le

vel o

f A

ssu

ran

ce

Increasing level of Compliance

Study Program Level Faculty Level University Level

Programe Specifications

3. Competences

1. Academic PolicyAcademic RegulationAcademic StandardsManuals

6. Faculty Audit

2. Academic PolicyAcademic RegulationAcademic StandardsManuals

5. Programme Audit

4. Self-Evaluation

PMI PMESurvei (QS,

Webometrics)

Akreditasi Internasional (AUN,

AACSB, ASIIN, WFME, ABET,

IChem-E, ISO)

SNPT, BAN-PT, LAM

Peraturan Akademik

Standar Akademik

Kebijakan Akademik

C Q

IImplementasi SPM-PT UGM

Sesuai dengan budaya, kondisi, kemampuan, serta cita-cita

UGM

1. Standar Implementasi SPMI UGM

• Substansi AUN standar on quality assurance dan

standar mutu BAN-PT

• Sistem Dokumentasi ISO 10013

• Sistem Audit Internal ISO 19011

• Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

2. Kerangka Organisasi

Ketua Lab./Ketua KBKTim Koordinasi Semester (TKS)

Program Studi

Sekretaris Jurusan/ Pengelola SPS

Tim Koordinasi Kegiatan Akademik

(TK2A)

Jurusan

Manajer Program Audit Mutu Internal

( Auditor senior)

Dekan/ WD AKm./Ass.Dir I SPS/

Ass.Dir I SV

Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik

(K3A), Gugus jamian Mutu (GJM)

Fakultas/ SPS/ SV

Manajer Program Audit Mutu Internal

(Kepala KJM)

RektorKantor Jaminan Mutu (KJM)

Universitas

Penanggung jawab Sistem Audit Mutu Internal

Penanggung jawab Sistem penjaminan Mutu

Internal

Nama Pelaksana

Tingkat

3a. Model/SIKLUS SPMI UGM (Prodi)

Fokus: Kesesuaian standar dan perencanaan akademik dengan pelaksanaannya

Pelaksanaan Monitoring

Evaluasi DiriAudit

Internal

Rumusan

Koreksi

Peningkatan

Mutu

Benchmarking

Jul-Agt(10) Sep(10)-Des(11)Periodik antara

Sep(10)-Jun(12)

Feb-Maret(12)April(12)Mei(12)Jun-Jul(12)

Standar

3b. SIKLUS SPMI FAKULTAS

Fokus: pengelolaan kegiatan Akademik

Kajiulang

Dokumen dan

Persiapan

checklist

Melaksanakan Audit

Lapangan

Tentukan

Tujuan

Audit

Rapat

Tim Audit

LAPORAN

AUDIT

MP AMI

d. Audit Mutu Internal (Siklus)

Menentukan

kebijakan AMI

MANAJEMEN

Perencanaan

Audit

Membentuk

Tim Audit

Jadwal Audit

(Visitasi)

1

2

3

4

5

67

8

9

Menentukan

kajiulang

kebijakan 10

Tim Audit

Kualifikasi AMI

Pemilihan

Pelatihan

Kelompok

Auditor

AMI Fakultas• Periode : 2 tahun sekali (terakhir tahun 2014), sejak

2008

• Klien : Rektor

• Koor. pelaksana : Ketua KJM (MP-AMI Universitas)

• Teraudit : Dekanat

• Auditor : 3 orang/fakultas/SPS/SV (20 Unit)

• Fokus : Manajemen Akademik

• Dasar audit : instrumen evaluasi diri Fakultas (EDF) dan

Borang 3B

AMI Prodi• Periode : 1 tahun sekali sejak tahun 2004

• Klien : Dekan

• Koor. pelaksana : MP-AMI Fakultas

• Teraudit : Pengurus Prodi

• Auditor : 2 orang (cluster sama)

• Fokus : Implementasi kegiatan Akademikterhadap standar/rencana

• Dasar audit : Instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS) dan

borang 3A

alamat situs

http://kjm.ugm.ac.id/web/

Menu for Self-Evaluation Instruments

SKOR PRODIScoring Process

1

2

3

4

12

3

4

5

6

7

89

10

11

12

13

14

PPM Vision, Mision

Human Resources

Curriculum

Students

Facilities -

Infrastructure

Finance

GovernanceTeaching Learning

Management

Academic Atmosphere

Information

System

Qualify

Assurance

Graduates

Position of Study Programme

1. Basic Level PP 19/2005 2. Accreditation Level

3. AUN QA Level 4. International Level

Optimum Performance of a Study Programme

1

2

3

4

12

3

4

5

6

7

89

10

11

12

13

14

PPM Vision, Mision

Human Resources

Curriculum

Students

Facilities-

Infrastructure

Finance

GovernanceTeaching Learning

Management

Academic tmosphere

Information System

Quality Assurance

Graduates

Position of Study Programme

1. Basiac Level PP 19/2005 2. Accreditation Level

3. AUN QA Level 4. International Level

Existing Performance of a Study Programme

1

2

3

4

12

3

4

5

6

7

89

10

11

12

13

14

PPMVision mission

Human resources

Curriculum

Students

Facilities

infrastructure

Finance

Governance

Teaching

learning

Manajemen

Academic atmosphere

Information System

Quality Assurance

Graduate

Position of Study Programme :

1. Basic Level PP 19/2005 2. Accreditation Level

3. AUN QA Level 4. International Level

Existing Performance of Study Program

e. Tahapan Tindakan koreksi AMI

Temuan

Audit

PTK

RTM Fak

Dekan-KTS-OB

-Diminta: dekan-Direspon:teraudit-Hasil: tindakan koreksi

Rekaman

Forum

-KJM

Koreksi level Univ.

-Close-Open

-RTM UNiv

Tindakan koreksi

dan temuan

level univ

Pemantauan

-Dewan audit

Pen

ingk

atan

Stan

dar

Perencanaan SPMI

Bantuan TeknisProgram

baru

Sosialisasi AMI dan EDPS, EDF &D-EDF

Pengisian EDPS oleh Prodi

Audit Mutu Internal

Rapat Tinjauan Manajemen Jurusan dan atau Fakultas

Rapat Tinjauan Manajemen Universitas

Ya

Tidak

Tahapan SPMI-PT UGM

Contoh temuan

22

Kriteria/standar Contoh temuan PIC

Penjaminan mutu Soal ujian belum dikaji oleh tim evaluator

Prodi/Fak

Penjaminan mutu Tindak lanjut feedback mahasiswa terkait proses pembelajaran belum dilakukan secara terstruktur

Prodi/Fak

Proses pembelajaran Prosedur penyampaiankeberatan atas nilai mahasiawa belum tersedia

Prodi/Fak

Infrastruktur Koneksi internet lambat terutama pada jam-jam sibuk (istirahat)

Fak/Univ

"The only mistake in life is the lessons not learned." –Albert Einstein

Lessons Learned :

Development of IQA and Implementation of AUN QA Guidelines

at Universitas Gadjah Mada

GinÖng Prati DinoContinuous Quality Improvement

Mutu, Mutu, Mutu