psikologi industri dan organisasi -...

PSIKOLOGI INDUSTRI DAN

ORGANISASI

Maya Dewi Savitri, MSi.

1

Pertemuan 12

Organisasi dan Kelompok Kerja

2

Materi

1. Pengertian organisasi

2. Prinsip organisasi

3. Bentuk organisasi

4. Proses pengorganisasian

5. Struktur organisasi

6. Pengertian kelompok kerja

7. Konflik dalam kelompok kerja

3

4

Pengertian Organisasi

• Organisasi = Organon (Yunani) = Alat.

• Chester I. Barnard (dalam bukunya “The Executive

Functions” ) : Organisasi adalah sistem kerjasama antara

dua orang atau lebih

• James D. Mooney : Organisasi adalah setiap bentuk

kerjasama untuk mencapai tujuan bersama

• Dimock : organisasi adalah perpaduan secara sistematis

daripada bagian-bagian yang saling

ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu

kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan

pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah

ditentukan

6

Organisasi mencakup dua segi :

1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung.

2. Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk pencapaian tujuan.

Pengertian Organisasi

• Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas.

Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit mempunyai tujuan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.

• Prinsip Skala Hirarkhi.

Organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan sampai pelaksana, sehingga mempertegas pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.

• Prinsip Kesatuan Perintah.

Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.

Prinsip Organisasi

• Prinsip Pendelegasian Wewenang.

Mempunyai kemampuan menjalankan pekerjaannya, seperti pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi pengambilan keputusan, hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi.

• Prinsip Pertanggungjawaban.

Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan.

• Prinsip Pembagian Pekerjaan.

Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.

Prinsip Organisasi

• Prinsip Keseimbangan.

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti Palembang.

• Prinsip Fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

• Prinsip Kepemimpinan.

Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi.

Prinsip Organisasi

Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan

organisasi, ada 2 bentuk pokok :

1. Bentuk Tunggal

Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasan, pengawasan dan tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat diputuskan cepat.

2. Bentuk Komisi

Organisasi yang mempunyai pipmpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan.

10

Bentuk Organisasi

Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi

menjadi 2 :

1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan serta interaksi perorangan dan penggolongan ke dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota organisasi itu.

2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll.

11

Bentuk Organisasi

Berdasarkan Tujuannya:

1. Organisasi Publik

2. Organisasi Privat

Bentuk Organisasi

Organisasi Publik

• Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan

masyarakat). Sasaran organisasi publik

ditujukan kepada masyarakat umum.

• Organisasi publik adalah tipe organisasi

yang bertujuan menghasilkan pelayanan

kepada masyarakat, tanpa membedakan

status dan kedudukannya.

Organisasi Privat

• Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang ‘terpisah’ dari masyarakat secara umum.

• Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

Perbedaan Organisasi Publik-Privat NO Indikator Organisasi Publik Organisasi Privat

1 Tujuan Non laba laba

2 Produk yang dihasilkan Publics goods Privat goods

3 Cara pengambilan

keputusan

demokratis Strategis bisnis

4 Ukuran kinerja Social welfare efisiensi

5 Misi organisasi “melakukan

kebaikan”

“untung rugi”

6* Sumber Pendanaan ( Biasanya

)APBN/D*

Pribadi/bersama

Proses Pengorganisasian

16

Perincian Pekerjaan

Pembagian Pekerjaan

Departementalisasi

Koordinasi Pekerjaan

Monitoring dan Reorganisasi

Empat Pilar Pengorganisasian

(Four Building Blocks of Organizing)

• Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)

• Pilar Kedua : pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

• Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

• Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

Struktur Organisasi

Organisasi dilihat dari sudut lalu lintas

kekuasaan dan tanggung jawab serta

hubungan kerja pada kesatuan-kesatuan

administrasi organisasi tersebut, yaitu :

1. Bentuk line (lurus/hierarki)

2. Bentuk staf atau fungsional

3. Bentuk gabungan staf dan line

4. Bentuk organisasi sistem panitia

18

19

Bentuk Line

Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pipmpinan sampai bawah, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi.

Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal.

Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face).

20

Bentuk Line

Kepala Bagian

Produksi Kepala Bagian

Pemasaran

Kepala Bagian

Administrasi dan

Keuangan

Promosi Penjualan Anggaran Administrasi Mesin

Buruh Buruh

Bahan Pabrik

MANAGER

(Pemimpian)

21

Bentuk Staf

Bentuk organisasi staf ini disebut juga organisasi

fungsional. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan melalui

para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang

keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli itu mempunyai

kekuasaan mengenai bidang keahliannya terhadap setiap

pejabat di kesatuan manapun, tetapi tidak berhak

memerintah secara langsung,wewenangnya memberi saran

dan nasihat.

22

Bentuk Staf PIMPINAN

(Direktur)

Bagian

Perdagangan

Bagian

Urusan Teknik

Bagian

Perencanaan

Bagian

Kepegawaian

Proyek A Proyek B Proyek C

23

Bentuk Gabungan

Staf dan Line

Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuan-kesatuan tertentu.

Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka.

24

Bentuk Staf&line

MANAGER

Kepala Bagian Produksi Kepala Bagian Y Kepala Bagian X

G.B.

KARYAWAN

S.B.

R.C. I.C.

INS R.B.

D.C. T.C.

25

Bentuk Organisasi

Sistem Panitia

Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas atau waktu tidak terbatas.

Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia berperan sebagai staf. Bila sebagai pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line.

26

BENTUK PIRAMIDA

27

BENTUK HORIZONTAL

28

BENTUK VERTIKAL

29

ORGANISASI MATRIKS

GENERAL MANAGER

Riset dan

Pengembangan

Pengendalian

Kualitas

Uji dan

Jaminan Administrasi

Kontrak

Pembelian Manufaktur Rekayasa

Manajer

Proyek A

Manajer

Proyek B

Manajer

Proyek C

Kelompok Riset

dan

Pengembangan

Kelompok

Pengendalian

Kualitas

Kelompok

Tes dan

Jaminan

Kelompok

Kontrak

Administrasi

Kelompok

Pembelian Kelompok

Manufaktur

Kelompok

Rekayasa

Kelompok Riset

dan

Pengembangan

Kelompok

Pengendalian

Kualitas

Kelompok

Tes dan

Jaminan

Kelompok

Kontrak

Administrasi

Kelompok

Pembelian Kelompok

Manufaktur

Kelompok

Rekayasa

Kelompok Riset

dan

Pengembangan

Kelompok

Pengendalian

Kualitas

Kelompok

Tes dan

Jaminan

Kelompok

Kontrak

Administrasi

Kelompok

Pembelian Kelompok

Manufaktur

Kelompok

Rekayasa

30

Pengertian Kelompok dan Kelompok

Kerja

• Kelompok

– kumpulan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama. “ two or more people who interact and influence each other

toward a common purpose “

• Kelompok Kerja

– kelompok yang disusun oleh organisasi dengan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi

32

PENGERTIAN

KELOMPOK Sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain

berinteraksi dalam mencapai tujuan bersama.

Kelompok formal adalah kelompok yang

mempunyai ciri-ciri : 1. Keberadaannya untuk melaksanakan tugas-

tugas organisasi.

2. Orang-orang yang ditunjuk oleh organisasi

ybs untuk menjalankan peran resmi, misalnya

: kepala bagian, kepala seksi dsb.

3. Memiliki struktur, hubungan tugas dan

hierakis.

Karakteristik Kelompok

• Merupakan kumpulan yang beranggotakan

lebih dari satu orang, yang berarti adanya

karakteristik yang berbeda dari setiap orang

• Adanya interaksi diantara kumpulan orang

tersebut

• Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

Kelompok Kerja Formal dan

Informal

• Kelompok Kerja Formal

– adalah kelompok kerja yang dibentuk atau disusun secara resmi oleh manajer dimana kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi

• Kelompok Kerja Informal

– kelompok kerja disusun atau tersusun dengan sendirinya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatannya biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi

Bentuk Kelompok Kerja Formal

• kelompok kerja langsung (command

team)

• kepanitiaan (committee)

• kelompok kerja temporal atau khusus

(task force team/specific team)

36

MENGAPA PERLU DIBENTUK

KELOMPOK • Dengan adanya kelompok maka risiko pekerjaan

ditanggung oleh kelompok.

• Sumber lebih banyak dan terjadi proses belajar.

• Kelemahan individu teratasi oleh kelompok.

• Kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan

keputusan dapat lbih akurat.

PROSES PEMBENTUKAN KELOMPOK : TAHAP INFASI

(PEMBENTUKAN)

TAHAP MEMAHAMI

(GEJOLAK)

TAHAP KEDEWASAAN

(PEMBENTUKAN NORMA)

TAHAP MENGALAMI

(TRANSFORMASI)

Peran Kepemimpinan

dalam Kelompok Kerja

• Pemimpin Formal

– seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan secara formal oleh organisasi untuk memimpin orang-orang dalam melakukan suatu pekerjaan

• Pemimpin Informal

– seseorang yang secara alamiah dianggap mampu memainkan perannya sebagai pemimpin ketika kelompok kerja telah bekerja dan saling berinteraksi

Solidaritas dan Integritas

dalam Kelompok Kerja

• Pengertian Solidaritas dan Integritas – tingkat kekompakan dan rasa memiliki, serta

pandangan positif para anggota kelompok terhadap kelompok mereka sendiri

• Cara Membentuk Solidaritas dan Integritas – Memperkenalkan kompetisi atau persaingan antar

kelompok kerja dalam pengertian positif

– Meningkatkan tingkat interaksi antar anggota dalam kelompok kerja

– Mengangkat isu bersama berupa tujuan atau target-target yang harus dicapai bersama

Model Kelompok Kerja yang Efektif

KOMITMEN

PERTANGGUNGJAWABAN

Kinerja

Pekerjaan Kelompok Pertumbuhan Individu

KEAHLIAN

Konflik dalam Kelompok Kerja

• Konflik antar bawahan di bagian yang sama dalam sebuah organisasi

• Konflik antara bawahan dan pimpinan di bagian yang sama dalam sebuah organisasi

• Konflik antar bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi

• Konflik antara pimpinan dan bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi

• Konflik antar pimpinan bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi.

• Dan lain sebagainya

Sumber Konflik

• faktor komunikasi (communication factors)

• faktor struktur tugas maupun struktur organisasi (job structure or organization structure)

• faktor yang bersifat personal. (personal factors)

• faktor lingkungan (environmental factors)

Pendekatan dalam Manajemen Konflik

Pendekatan dalam

Manajemen Konflik

Program Yang dijalankan

Stimulasi Konflik • Peningkatan persaingan antar individu dan kelompok

Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian dimana konflik

terjadi

Perubahan aturan main atau prosedur yang ada

Pengendalian Konflik • Perluasan penggunaan sumber daya organisasi

Peningkatan Kordinasi dalam organisasi

Penentuan tujuan bersama yang dapat mempertemukan

berbagai pihak yang terlibat dalam konflik

Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para

pegawai

Penyelesaian

Dan

Penghilangan Konflik

• Penghindaran Konflik dengan jalan penghindaran sumber-

sumber konflik

Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat konflik untuk

melakukan kompromi

Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang terlibat

konflik dalam suatu forum penyelesaian konflik.

43

LANGKAH-LANGKAH PENYELESAIAN KONFLIK

LANGKAH 1

MENGAKUI ADANYA

KONFLIK

LANGKAH 6

JADWALKAN TINDAK

LANJUT UNTUK MENGKAJI

LANGKAH 5

DAPATKAN KESEPAKATAN

DAN TANGGUNGJAWAB

UNTUK MENEMUKAN

SOLUSI

LANGKAH 4

BERSAMA MENGKAJI CARA

UNTUK MENYELESAIKAN

LANGKAH 3

MENDENGAR SEMUA

SUDUT PANDANG

LANGKAH 2

MENGIDENTIFIKASI

KONFLIK YANG

SEBENARNYA

44

TERIMAKASIH