prosedur operasional baku program internasional · ajen mukarom rahadian pratama hudri uceu...
Post on 03-Mar-2019
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PROGRAM INTERNASIONAL
Tim Penyusun:
Muhamad AgilEdy HartulistiyosoEko Hari PurnomoNachrowiAjen Mukarom Rahadian PratamaHudriUceu NurmaliaSoleh Hidayat
Tata Letak Isi dan Desain Sampul:
Ajen MukaromAndri Alamsyah
Diterbitkan oleh:
Direktorat Kerjasama dan Program InternasionalInstitut Pertanian BogorGedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Dramaga Bogor 16680Telp/faks. (0251) 8622 638
Cetakan pertama, Desember 2013
@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-UndangDilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit
KATA PENGANTARSejalan dengan visi Institut Pertanian Bogor (IPB) untuk menjadi
perguruan tinggi bertaraf internasional, IPB terus meningkatkan jumlah dan mutu kerjasama internasional. Untuk menunjang hal tersebut, buku Prosedur Operasional Baku Program Internasional (POB-PI) disusun sebagai panduan bagi unit kerja di lingkungan IPB dalam merencanakan dan melaksanakan program internasional. Buku yang berisi 19 POB terkait mahasiswa asing, peneliti asing, dan dokumen kerjasama merupakan bagian dari program Direktorat Kerjasama dan Program Internasional (KSPI) IPB untuk meningkatkan mutu pelayanan.
Ucapan terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku POB-PI ini. Semoga buku ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh semua pihak yang memerlukannya.
Bogor, Desember 2013
Tim Penyusun
DAFTAR ISIPOB PI 001 Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri ........ 1
POB PI 002 Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri........................................... 10
POB PI 003 Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Asing Reguler di IPB....................................... 13
POB PI 004 Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB .................................................................. 20
POB PI 005 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VITAS/KITAS ..................................................... 26
POB PI 006 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB .................................................................. 31
POB PI 007 Mendatangkan Mahasiswa Asing Dan Tenaga Ahli Asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB .............................................. 34
POB PI 008 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB ........................................................ 38
POB PI 009 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) bagi Tenaga Ahli Asing di IPB .............................................................. 41
POB PI 010 Perpanjangan Izin Penelitian bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB ........................................ 45
POB PI 011 Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/ VISA Indeks 211) menjadi KITAS bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing ............................................................. 49
POB PI 012 Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang........ 53
POB PI 013 Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional ........... 59
POB PI 014 Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea Masuk dan Cukai ..........................72
POB PI 015 Inisiasi dan Pembentukan Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda ...................................................................89
POB PI 016 Pengajuan Izin Kerjasama Penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) ............................................97
POB PI 017 Mahasiswa Inbound Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda .................................................................106
POB PI 018 Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda .................................................................110
POB PI 019 Pengajuan Permohonan Tinggal di Asrama Internasional bagi Mahasiswa Asing ..............................113
1
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-01
JUDUL
PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Memudahkan dosen untuk mendapatkan dokumen perjalanan ke luar negeri.1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen perjalanan dinas.
2. Ruang lingkupProses pengurusan dokumen perjalanan dinas staf IPB yang akan berangkat ke luar negeri meliputi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di DIKTI dan BPKLN, KEMDIKBUD2.3. Pengurusan administrasi di SETNEG2.4. Pengurusan administrasi di KEMLU2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar Negara Tujuan
3. Definisi3.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri yang dimaksud dalam hal ini adalah
keberangkatan dosen ke luar negeri dalam rangka tugas belajar, kunjungan singkat, seminar dan lain sebagainya yang memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3.2. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
3.3. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
3.4. BKTLN adalah Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara3.5. SETNEG adalah Sekretariat Negara3.6. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi3.7. KEMLU adalah Kementerian Luar Negeri
4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri harus mendapatkan ijin dari unit tempat
bekerja di IPB, DIKTI, BPKLN, SETNEG dan KEMLU.4.2. Dosen yang akan ke luar negeri untuk kunjungan singkat dapat menggunakan
paspor hijau atau paspor dinas (biru) namun disarankan proses ijin keberangkatan (SP SETNEG) dan exit permit dari KEMLU tetap diproses walaupun menggunakan paspor hijau (sangat dianjurkan menggunakan paspor dinas). Untuk kunjungan dalam jangka waktu lama (> 90 hari) harus menggunakan paspor dinas dan administrasi harus tercatat di Direktorat SDM IPB.
2
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-01
JUDUL
KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.3. Proses adminsitrasi keberangkatan dosen ke luar negeri memerlukan waktu 15 (lima belas) hari kerja terhitung sejak pengusulan surat dari Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB ke DIKTI sampai diperolehnya exit permit dari KEMLU.
4.4. Proses pengajuan visa di Kedutaan Besar (KEDUBES) negara tujuan sangat beragam dari 3 sampai 15 hari kerja untuk negara selain USA. Pengajuan visa untuk USA memerlukan waktu antara 10 hari kerja sampai tak terhingga.
4.5. Pengajuan visa ke KEDUBES negara tujuan harus mengikuti ketentuan yang berlaku di masing-masing KEDUBES (lihat lampiran persyaratan visa).
4.6. Dokumen yang digunakan dalam proses pengurusan dokumen perjalanan luar negeri bagi staf IPB antara lain: surat pengajuan, surat ijin/rekomendasi, formulir isian, surat pengantar dari WRAK, Surat persetujuan DIKTI, Surat pengantar dari KEMDIKBUD, dokumen/surat ijin dari SETNEG, paspor, exit permit, dan rekomendasi visa.
5. Referensi5.1. Undang-Undang Nomor 9 tahun 1992 yang sudah diperbaharui dengan
Undang-Undang Nomor 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian.5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 1994 tentang Surat Perjalanan
Republik Indonesia5.3. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin
Pegawai Negeri Sipil.5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang
Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
5.5. PP Nomor 36 tahun 1994 pasal 12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri Nomor 089 tahun 1995 tentang Paspor Dinas.
6. Lampiran6.1. Diagram alir pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri bagi staf IPB.6.2. Contoh surat permohonan paspor dinas6.3. Contoh daftar riwayat hidup6.4. Contoh surat persetujuan keberangkatan ke luar negeri6.5. Contoh surat pernyataan6.6. Contoh surat perjanjian bagi staf yang akan berada di luar negeri lebih dari 3
bulan
3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-01
JUDUL
KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7. Prosedur7.1. Staf IPB mengajukan usul keberangkatan kepada pimpinan di unit kerja7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO7.4. Dit. KSPI/ICO meneliti kelengkapan berkas staf yang akan berangkat7.5. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar yang ditandatangani oleh
WRAK untuk ditujukan ke DIKTI7.6. WRAK atas nama Rektor menandatangani surat pengantar (untuk masa tugas
lebih dari 3 bulan, tembusan ke Direktur SDM sebagai pemberitahuan)7.7. Petugas Dit. KSPI mengirimkan dokumen ke DIKTI7.8. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat
persetujuan7.9. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN membuat surat pengantar ke BKTLN
SETNEG7.10. SETNEG mengeluarkan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) (1
berkas fotokopi kepada yang bersangkutan, 1 berkas fotokopi ke Direktur SDM untuk masa tugas >3 bulan, 2 berkas fotokopi untuk arsip ICO)
7.11. KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomendasi visa 7.12. Staf IPB mengajukan permohonan visa ke KEDUBES negara yang dituju7.13. KEDUBES negara tujuan memproses dan menerbitkan visa bagi staf IPB
4
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 001
Diagram Alir Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri
tidak lengkap
lengkap
STAF IPB DIKTI/KEMDIKBUDIPB KEMLUSETNEG
Mulai
KEDUBES
Usul keberangkatan dari
staf/dosen
Ijin & rekomen
dasi
Penyampaian berkas ke Dit.KSPI
Surat ijin & rekomendasi
Berkas keberangkatan
Penela-ahan di
Dit. KSPI
Dit. KSPI menerima berkas keberangkatan
Dit. KSPI membuat surat pengantar di ttd
WRAK
Petugas Dit.KSPI mengirimkan
berkas ke Dikti
Persetu-juan dari
Dikti
1
1
Surat persetujuan
Sekjen Kemdikbud mengeluarkan surat
pengantar ke BTKLN SETNEG
Surat pengantar
Persetuju-an
Surat persetujuan SETNEG
KEMLU mengeluarkan
paspor, exit permit dan rekomndasi
Visa
Paspor, exit permit,
rekomendasi visa
Proses Visa di KEDUBES Paspor, exit
permit, rekomendasi
visa
2
2
5
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 001
Contoh Permohonan Paspor Dinas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALINSTITUT PERTANIAN BOGOR
Kampus IPB Dramaga, 16680 Bogor Telp. (0251) 8622638/8622642 ext. 214, Faksimile (0251) 8622638
PERMOHONAN PASPOR DIPLOMATIK/DINAS
Nama lengkap : .......................................................................................................Pekerjaan/jabatan : .......................................................................................................Tempat dan tanggal lahir : .......................................................................................................Alamat rumah sekarang : .......................................................................................................Alamat kantor/instansi : ......................................................................................................Alamat keluarga di Indonesia : .......................................................................................................
TANDA - TANDA
Rambut : .................................................... Kumis : ...................................................Alis : .................................................... Janggut : ...................................................Mata : ................................................... Tinggi : ...................................................Hidung : .................................................... Lain – lain : ...................................................
Surat keputusan dari : ......................................................................................................Tanggal dan No. surat keputusan : ......................................................................................................Negara yang dituju : ......................................................................................................Keperluan : ......................................................................................................Berangkat paling lambat : ......................................................................................................Lamanya di luar negeri : .....................................................................................................Visa transit yang diperlukan : ......................................................................................................Keterangan lain – lain : ......................................................................................................
Jakarta, ……………………………………Tanda tangan pemohon,
……………………………………………NIP.
PERHATIAN :Diisi dengan lengkap dan jelas(tidak ada singkatan nama)
6
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 001
Contoh Daftar Riwayat Hidup
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
1. Nama lengkap (pakai gelar) : ..........................................................................................2. Departemen/Direktorat Jenderal : ..........................................................................................3. Alamat kantor dan No. Telepon : ..........................................................................................4. Alamat rumah dan No. Telepon : ..........................................................................................5. Tempat dan tanggal lahir : ..........................................................................................6. a. Jabatan/golongan : .......................................................................................... b. NIP : ..........................................................................................7. a. Kawin/belum kawin : .......................................................................................... b. Tanggungan keluarga : ..........................................................................................8. Kemampuan bahasa : ..........................................................................................
9. Riwayat pendidikan dan tahun : ..........................................................................................
..........................................................................................
..........................................................................................
10. Negara yang dituju : ..........................................................................................11. Lapangan pelajaran yang diinginkan : ..........................................................................................12. Lamanya belajar di luar negeri : ..........................................................................................13. Untuk tugas ini belum/sudah pernah diminta bantuan juga dari negara donor : .......................................................................................... badan asing : .......................................................................................... Kapan : ..........................................................................................14. Sudah pernah ke luar negeri : .......................................................................................... Negara : .......................................................................................... Kapan : .......................................................................................... Untuk apa : ..........................................................................................15. Surat keputusan No. dan tanggal : ..........................................................................................
Bogor,
Mengetahui Dibuat dengan sebenarnyaRektor/Dekan, Calon yang bepergian,
.................................................... ..............................................................NIP. NIP.
Mengetahui,Departemen Pendidikan Nasional
Kepala Biro Perencanaan dan KLN
.............................................................................
7
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 001
Contoh Surat Persetujuan Keberangkatan ke Luar Negeri
Nomor : /I3.31/LN/20.....Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Keberangkatan dosen ke luar negeri
Kepada Yth.Direktur KetenagaanDirektorat Jenderal Pendidikan TinggiKementerian Pendidikan NasionalJl. Jenderal Sudirman, SenayanJakarta
Kami beritahukan dengan hormat bahwa:Nama : ............................................................NIP : ........................................................dosen pada Fakultas : .........................................................................Institut Pertanian Bogor, mendapat tugas ke luar negeri untuk,melaksanakan program : .........................................................................dalam bidang : .........................................................................berlangsung selama : .........................................................................sejak tanggal : .........................................................................di negara/Universitas : .........................................................................biaya/sponsor dari : .........................................................................
Oleh karena itu kepergiannya tersebut sangat penting untuk perkembangan pendidkan di Institut Pertanian Bogor, maka kamimohon bantuan Saudara agar dapat memberikan persetujuan bagi kepentingan termaksud di atas serta proses selanjutnya.
Atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.
A.n. RektorWakil Rektor,Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,
Prof. Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MSNIP. 19581228 198503 1003
Tembusan :1. Yth. Dirjen Dikti Jakarta2. Yth. Karo. Perencanaan dan KLN, Depdiknas Jakarta3. Kasubdit. KPT Dit. P2TK2PT Jakarta4. Yth. Dekan Fakultas ............................................IPB5. Yth. Direktur Sumberdaya Manusia IPB6. Arsip
8
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 001
Contoh Surat Pernyataan
PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ....................................................................................................................................NIP : ....................................................................................................................................Jabatan : ....................................................................................................................................Alamat : ....................................................................................................................................
Menyatakan bahwa selama di luar negeri dalam rangka :...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
1. Biaya perjalanan pulang pergi dan biaya hidup di luar negeri di tanggung sendiri;2. Biaya perawatan jika menderita sakit, kecelakaan dll, di tanggung sendiri;3. Akan menyampaikan laporan ke Sekretariat Negara RI setelah kembali ke Indonesia
Demikian agar yang berkepentingan maklum adanya.
Jakarta, .......................................................
Materai 6000....................................................................NIP.
Mengetahui Departemen Pendidikan Nasional
Kepala Biro Perencanaan dan KLN
........................................................................
9
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 001
Contoh Surat Perjanjian
SURAT PERJANJIAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Pangkat/Jabatan :Departemen/non – dept :
Dengan ini sungguh sungguh atau kehendak saya sendiri dan semata – mata untuk mendapatkan tugas belajar di luar negeri, bahwa saya menerima syarat – syarat dan perjanjian dan memenuhi kewajiban – kewajiban dalam peraturan Presiden No. 12 tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri pertama tanggal 16 Mei 1961 Nomor : 24/MP/1961, dan berjanji pula bahwa saya akan menghindarkan segala perbuatan tercela baik sebagai pegawai /pelajar maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang –hutang) dan apabila dikemudian hari terjadi perbuatan tercela tersebut, maka saya bersedia mendapatkan sesuatu hukuman jabatan menurut peraturan – peraturan pemerintah No. 30 tahun 1980 atau menurut peraturan – peraturan yang berlaku bagi anggota angkatan bersenjata.
Jakarta, .......................................20...
Mengetahui :Sekretariat JenderalDepartemen Pendidikan dan KebudayaanKepala Biro Kerjasama Luar Negeri,
Materai 6000
( ...................................................................) ( .................................................................)NIP. NIP.
10
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-02
JUDUL
PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan1.1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi staf
IPB yang belajar di universitas mitra di luar negeri1.2. Melancarkan proses studi staf IPB
2. Ruang lingkupProses pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB mencakup :2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di SETNEG
3. Definisi3.1. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan3.2. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan
dan Kebudayaan3.3. SETNEG adalah Sekretariat Negara Republik Indonesia3.4. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
4. Ketentuan UmumStaf IPB yang mengajukan perpanjangan ijin/tugas belajar harus menyertakan:4.1. Laporan kemajuan studi4.2. Rencana studi lanjutan4.3. Surat rekomendasi dari supervisor dan surat keterangan beasiswa dari sponsor
5. Referensi5.1. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin
Pegawai Negeri Sipil5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 48 tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga
Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang
Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
11
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-02
JUDUL
PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
6. LampiranDiagram alir perpanjangan tugas belajar bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra luar negeri
7. Prosedur7.1. Staf IPB mengajukan perpanjangan tugas belajar di luar negeri ke unit kerja7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi bagi staf yang mengajukan
perpanjangan ijin tugas belajar di luar negeri7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO7.4. Petugas Dit.KSPI meneliti berkas persyaratan dan menyiapkan draf surat
permohonan yang untuk ditandatangani WRAK7.5. WRAK atas nama Rektor membuat surat permohonan ke DIKTI7.6. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat
persetujuan 7.7. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN KEMBDIKBUD membuat surat
pengantar ke SETNEG7.8. SETNEG (atas nama pemerintah) mengeluarkan surat ijin perpanjangan Tugas
Belajar di luar negeri 7.9. Surat ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri diterima oleh staf/dosen
(tembusan kepada Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan).
12
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 002
Diagram Alir Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB Yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri
STAF IPB IPB DIKTI/KEMDIKBUD SETNEG
Berkas persyaratan
mulai
Pengajuan ijin tugas belajar ke
unit kerja
Rekomen-dasi dari unit kerja
Penelaahan berkas oleh Dit. KSPI dan pembuatan
draf surat
WRAK a.n Rektor membuat surat permohonan ke
Dikti
Surat permohonan
Persetujuan
Surat persetujuan dari Dikti
Surat Pengantar Sekjen
Kemdikbud
Keputusan tugas
belajar
Surat perpanjangan tugas belajar
Surat rekomendasi
Penyampaian berksa ke Dit. KSPI cq. ICO
13
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03
JUDUL
PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor.
2. Ruang lingkup2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di Biro PKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara
asal mahasiswa.
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di
Institut Pertanian Bogor.3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri
maupun yang tinggal di Indonesia.3.3. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.3.4. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.5. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas.3.6. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian
Pendidikan dan Kebudayaan.3.7. SEKJEN KEMDIKBUD adalah kependekan dari Sekretaris Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.3.8. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.3.9. Ditjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi.3.10. STTB adalah Surat Tanda Tamat Belajar
4. Ketentuan Umum4.1. Calon Mahasiswa Asing
Calon mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB dibedakan atas dua kelompok:4.1.1. Calon mahasiswa asing yang mendaftar masuk mulai tahun pertama
program pendidikan yaitu yang baru lulus SLTA atau setara dengan lulusan program diploma di luar negeri dan akan mendaftar ke program Program Diploma, Sarjana atau Sekolah Pascasarjana (SPs) IPB.
14
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03
JUDUL
PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.1.2. Mahasiswa asing yang telah menjadi mahasiswa di salah satu perguruan tinggi di luar negeri dan akan pindah mengikuti pendidikan di IPB dengan tujuan (1) melanjutkan (mentransfer) pendidikan, (2) mengambil mata kuliah tertentu atau (3) melaksanakan tugas khusus/penelitian.
4.2. Persyaratan Warga negara asing dapat melanjutkan pendidikan di IPB dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:4.2.1. Lulusan sederajat SLTA dan memiliki STTB dengan prestasi yang
dipandang cukup. Khusus bagi mahasiswa transfer harus memiliki transkrip dari perguruan tinggi asal yang telah terakreditasi/terdaftar pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) RI.
4.2.2. Memperoleh izin belajar dari Kemdikbud RI yang dimohonkan melalui perwakilan RI di negaranya bagi yang tinggal di luar negeri, atau melalui perwakilan negaranya di Indonesia bagi yang tinggal di Indonesia.
4.2.3. Lolos seleksi dan atau ujian masuk
4.3. Proses penerimaan4.3.1. Calon mahasiswa atau mahasiswa asing dapat mendaftar ke IPB
dengan membuat surat lamaran kepada Rektor IPB dengan melampirkan suatu rangkap berkas-berkas sebagai berikut:a. Fotokopi paspor yang masih berlaku minimal 1 (satu) tahunb. Daftar Riwayat Hidupc. Surat Ijin belajar dari KEMDIKBUD RId. Fotokopi ijazah termasuk daftar prestasi yang sudah dilegalisasi
pejabat yang berwenang, atau transkrip matakuliah yang telah diambil di PT asalnya, serta bagi mahasiswa transfer menyertakan pasfoto ukuran 4 x 6 cm sebanyak 3 lembar.
e. Surat keterangan jaminan biaya hidup dan biaya pendidikan orangtua/instansi penjamin dana
f. Surat pernyataan tidak akan bekerja selama menjadi mahasiswa di Indonesia
g. Surat pernyataan tidak akan ikut campur dalam kegiatan politik di Indonesia dan akan mematuhi perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.
h. Surat keterangan berbadan sehati. Memiliki visa
15
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03
JUDUL
PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.3.2. Berkas persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran (berkas persyaratan) adalah:a. Surat permohonan menjadi mahasiswa di IPB ditujukan ke Wakil
Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAK) untuk program diploma dan sarjana, sedangkan untuk program pascasarjana ditujukan kepada Dekan Sekolah Pascasarjana
b. Daftar riwayat hidup (curriculum vitae)c. Fotocopy/salinan ijazah termasuk transkrip akademik yang
dilegalisird. Surat keterangan jaminan biaya pendidikan dan biaya hidup
selama pendidikan
4.4. Status dan Rencana Studi Mahasiswa Asing4.4.1. Dengan mempertimbangkan kesulitan dalam menyesuaikan
penggunaan Bahasa Indonesia selama mengikuti pendidikan di IPB, mahasiswa asing pertama kali akan diterima sebagai mahasiswa berstatus khusus. Selama berstatus khusus mahasiswa asing wajib mengikuti perlatihan Bahasa Indonesia baik di IPB maupun di luar IPB yang diakui oleh IPB.
4.4.2. Setelah dinyatakan lulus dari pelatihan Bahasa Indonesia yang diberi bobot setara 2 sks dan meraih IPK ≥ 2.00 dalam waktu maksimum 4 (empat) semester, status mahasiswa asing beralih dari status khusus ke status reguler dan apabila IPK kurang dari 2.00, maka mahasiswa tersebut dikeluarkan dari IPB.
4.4.3. Mahasiswa asing yang dapat mencapai nilai IPK minimum dalam waktu yang ditetapkan diberi kesempatan untuk menyelesaikan seluruh pendidikan tidak lebih dari 16 semester.
4.4.4. Mahasiswa asing yang mengambil Program Sarjana tidak wajib mengambil matakuliah PPKN, Bahasa Indonesia, Agama, serta Olahraga dan seni. Ketentuan matakuliah yang wajib diambil diatur dalam ketentuan khusus dan ditetapkan oleh Ketua Departemen atau Tim yang ditunjuk. Total jumlah sks minimum yang harus diambil oleh mahasiswa asing tanpa matakuliah pengecualian di atas adalah 144 sks. Bagi mahasiswa pindahan dengan mempertimbangkan matakuliah yang dapat ditransfer/diakreditasi dari PT asalnya. Jumlah maksimum kredit yang dapat ditransfer adalah 50 persen dari total kredit yang harus dipenuhi di IPB.
16
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03
JUDUL
PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19
tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan.5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9tahun 2005).
5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia
5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)
5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram alir penerimaan warga negara asing untuk menjadi mahasiswa reguler di IPB
7. Prosedur 7.1. Warga Negara Asing (WNA) mengajukan permohonan untuk menjadi
mahasiswa IPB ditujukan ke WRAK untuk S0 dan S1, dan ke Dekan Sekolah Pascasarjana (SPs) untuk program Pascasarjana.
7.2. WNA menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/SPs/Rektor cq. WRAK 7.3. Tim yang ditetapkan oleh WRAK (PPMB & Dit. AP) atau Dekan SPs melakukan
seleksi terhadap berkas aplikasi mahasiswa dan WRAK menerbitkan letter of acceptance bagi WNA yang diterima.
7.4. Rektor cq. WRAK atau Dekan SPs membuat permohonan ijin belajar ke Dikti7.5. Dit. KSPI mengirimkan surat permohonan ijin belajar bagi calon mahasiswa
asing beserta data pendukungnya ke Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen Dikti
7.6. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen DIKTI mengeluarkan surat rekomendasi ijin belajar ke BPKLN (tembusan Rektor IPB)
7.7. BPKLN mengadakan clearence dan mengeluarkan persetujuan ijin belajar 7.8. Petugas Dit. KSPI mengambil persetujuan ijin belajar ke BPKLN7.9. Petugas Dit. KSPI mengajukan calling visa bagi calon mahasiswa asing
tersebut ke Ditjen Imigrasi
17
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03
JUDUL
PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.10. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat rekomendasi Vitas (calling visa) dan Dit. KSPI menyampaikan kepada calon mahasiswa asing
7.11. Calon mahasiswa asing mengajukan Vitas ke Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asalnya.
7.12. Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing mengeluarkan Vitas
7.13. Mahasiswa asing berangkat ke IPB, setiba di IPB yang bersangkutan melapor ke Dit. KSPI untuk diberikan pengarahan terkait perijinan
7.14. Dit. KSPI memberikan pengarahan kepada mahasiswa asing (proses pembuatan Kitas di Kantor Imigrasi Bogor maksimal 7 hari setelah tiba di Indonesia).
7.15. Petugas Dit. KSPI membantu mahasiswa asing melakukan konversi visa ke Kantor Imigrasi Bogor
7.16. Kantor Imigrasi Bogor akan mengeluarkan Kitas untuk yang bersangkutan dan diberikan melalui petugas Dit.KSPI
7.17. Petugas Dit. KSPI akan menyerahkan Kitas kepada mahasiswa asing dan menahan buku biru keimigrasian yang bersangkutan
7.18. Mahasiswa asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri.
18
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 003
Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB
MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI
Mulai
Pengajuan berkas
permohaonan
Penerimaan berkas
Seleksi berkas
Letter of Acceptance
Stop
Pengiriman letter of
Acceptance
Pengajuan ijin belajar ke Dikti
Permohonan ijin belajar
Surat Rekomendasi
Clearance
Surat persetujuan
Surat persetujuan
Pengajuan calling visa
Dokumen persyaratan
Memproses rekomendasi
calling visa
Surat rekomendasi
Pengambilan surat
rekomendasi
Surat rekomendasi
Surat penolakan
Surat penolakan
Pengajuan visa Penerbitan visa
1
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 003
Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB
MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI
Mulai
Pengajuan berkas
permohaonan
Penerimaan berkas
Seleksi berkas
Letter of Acceptance
Stop
Pengiriman letter of
Acceptance
Pengajuan ijin belajar ke Dikti
Permohonan ijin belajar
Surat Rekomendasi
Clearance
Surat persetujuan
Surat persetujuan
Pengajuan calling visa
Dokumen persyaratan
Memproses rekomendasi
calling visa
Surat rekomendasi
Pengambilan surat
rekomendasi
Surat rekomendasi
Surat penolakan
Surat penolakan
Pengajuan visa Penerbitan visa
1
19
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 003
Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB
MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI
visa
1
2 2 visa
Berangkat ke Indonesia
Melapor ke Dit. KSPI
Memberikan pengarahan
Membantu proses
konversi
Penerbitan KITAS
KITAS KITAS KITAS
Pengajuan SKLD
Berkas persayaratan
Dit. KSPI Membuat surat
pengantar
Surat Pengantar
Membantu pengajuan
SKLD
Pembuatan SKLD
SKLD SKLD
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 003
Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB
MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI
visa
1
2 2 visa
Berangkat ke Indonesia
Melapor ke Dit. KSPI
Memberikan pengarahan
Membantu proses
konversi
Penerbitan KITAS
KITAS KITAS KITAS
Pengajuan SKLD
Berkas persayaratan
Dit. KSPI Membuat surat
pengantar
Surat Pengantar
Membantu pengajuan
SKLD
Pembuatan SKLD
SKLD SKLD
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 003
Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB
MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI
visa
1
2 2 visa
Berangkat ke Indonesia
Melapor ke Dit. KSPI
Memberikan pengarahan
Membantu proses
konversi
Penerbitan KITAS
KITAS KITAS KITAS
Pengajuan SKLD
Berkas persayaratan
Dit. KSPI Membuat surat
pengantar
Surat Pengantar
Membantu pengajuan
SKLD
Pembuatan SKLD
SKLD SKLD
20
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia.
1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.
2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di KEMRISTEK2.3. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.4. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik
Indonesia di negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.2.5. Pengurusan konversi VKSB ke VISA penelitian melalui persetujuan Kanwil
Imigrasi Jawa Barat dan Ditjen Imigrasi2.6. Pengurusan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik
Indonesia di Negara terdekat untuk peneliti yang sudah masuk Indonesia dengan visa on arrival.
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar
negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.
4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti berdasarkan
pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti di IPB harus
mendapatkan izin penelitian dan VISA penelitian, yang akan di ubah menjadi KITAS setelah tiba di Indonesia sesuai lama tinggal di Indonesia.
21
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti harus melalui proses pengajuan izin penelitian ke Sekretariat Izin Peneliti Asing Kementerian RISTEK 2 (dua) bulan sebelum kedatangan.
4.4. Pengajuan VISA ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing peneliti tersebut dilakukan setelah mendapatkan izin penelitian dari RISTEK dan rekomendasi VISA dari Ditjen Imigrasi.
4.5. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti yang sudah tiba di Indonesia sebelum izin penelitiannya diperoleh, dapat mengajukan izinpenelitian dan dapat melakukan konversi VKSB ke VISA penelitian dengan merubahnya menjadi KITAS.
4.6. Jenis VISA yang dapat dikonversi menjadi VISA penelitian adalah hanya VKSB. Peneliti yang sudah masuk ke Indonesia dengan visa on arrival sebelum izin penelitian diajukan, maka yang bersangkutan harus keluar Indonesia terlebih dahulu untuk mendapatkan visa penelitian setelah izinpenelitiannya disetujui dan memperoleh calling visa.
4.7. Persayaratan:4.7.1. Pengajuan Surat Izin Penelitian: Surat permohonan dan proposal
penelitian rinci4.7.2. Persetujuan Vitas : Surat Izin Penelitian, Fotokopi Paspor, dan surat
pengantar4.7.3. Pengajuan SKLD: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, dan foto4.7.4. Izin Kesbang Kemdagri: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas,
fotokopi SKJ dan SIP4.7.5. Pengajuan SKJ: surat permohonan, fotokopi paspor, foto dan Visa4.7.6. Pengajuan Simaksi: Surat SPP dari Kesbang Kemdagri, SKJ, SKLD,
Kitas, SIP, Surat pernyataan dan proposal penelitian
5. Referensi:5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
5.3. Keputusan Presiden Republik Indonesia :
22
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5.4. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen
5.5. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu5.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun
20075.7. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi :
5.7.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
5.7.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
5.8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).
5.9. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti ke IPB
7. Prosedur7.1. Unit kerja menyampaikan usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing
peneliti dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri7.2. Unit kerja mengirimkan berkas ke Dit. KSPI/ICO untuk diproses lebih lanjut7.3. Dit. KSPI/ICO mengkonfirmasi ke unit kerja dan counter part peneliti terkait di
IPB7.4. Dit. KSPI/ICO membuat surat permohonan izin penelitian ke KEMRISTEK7.5. KEMRISTEK mengeluarkan surat izin penelitian7.6. Ditjen Imigrasi mengeluarkan Vitas (calling visa) dan dikirim ke KBRI/KONJEN
dan ke IPB7.7. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke
KBRI/KONJEN setempat.7.8. KBRI/KONJEN setempat mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli
asing peneliti 7.9. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses pembuatan KITAS di Kantor
Imigrasi Bogor (tidak boleh lebih dari 7 hari sejak kedatangan)
23
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.10. Kantor Imigrasi Bogor menerbitkan KITAS7.11. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke kepolisian, mengajukan izin
melakukan kegiatan di lapangan ke Kesbang Kemdagri, dan mengajukan Surat Keterangan Jalan (SKJ)
7.12. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan Izin Masuk Kawasan Konservasi
24
Inst
itut P
erta
nian
Bog
or
LAM
PIR
ANP
OB
PI 0
04
Dia
gram
Alir
Pen
erim
aan
Mah
asis
wa
Asi
ng d
an T
enag
a Ah
li A
sing
Pen
eliti
ke
IPB
PEN
GU
SUL
IPB
K
EM
RIS
TE
K
DIT
JEN
. IM
IGR
ASI
K
BR
I/K
ON
JEN
K
AN
TO
R
IMIG
RA
SI
MAB
ES
POLR
I
Mul
ai
Peng
ajua
n be
rkas
pe
rmoh
aona
n
Pene
rimaa
n be
rkas
KE
SBA
NG
K
EM
DA
GR
I PH
KA
KE
MH
UT
Kon
firm
asi
ke u
nit k
erja
Mem
buat
sura
t pe
rmoh
onan
iji
n pe
nelit
ian
Sura
t pe
rmoh
onan
Cle
ar-a
nce
Pers
etu
-juan
Su
rat
pers
etuj
uan
Sura
t pe
rset
ujua
n
1
25
Inst
itut P
erta
nian
Bog
or
LAM
PIR
ANP
OB
PI 0
04
Dia
gram
Alir
Pen
erim
aan
Mah
asis
wa
Asi
ng d
an T
enag
a Ah
li A
sing
Pen
eliti
ke
IPB
PEN
GU
SUL
IPB
K
EM
RIS
TE
K
DIT
JEN
. IM
IGR
ASI
K
BR
I/K
ON
JEN
K
AN
TO
R
IMIG
RA
SI
MAB
ES
POLR
I K
ESB
AN
G
KE
MD
AG
RI
PHK
A K
EM
HU
T
1
Mhs
/ten
aga
ahli
asin
g m
empr
oses
ap
likas
i Vita
s ke
K
BRI/
KO
NJE
N
Pros
es P
ener
bita
n V
isa
visa
M
hs/t
enag
a ah
li as
ing
mem
pros
es
pem
buat
an K
itas
di K
anim
Bog
or
Pros
es
Pene
rbita
n K
itas
kita
s M
hs/t
enag
a ah
li as
ing
mel
apor
ke
kepo
lisia
n
Pr
oses
Pen
erbi
tan
SKJ
Mhs
/ten
aga
ahli
asin
g m
enga
juka
n iji
n m
elak
ukan
ke
giat
an d
i la
pang
an
Pros
es P
ener
bita
n Iji
n ke
giat
an
Mhs
/ten
aga
ahli
asin
g m
enga
juka
n iji
n m
emas
uki
kaw
asan
kon
serv
asi
Pros
es P
ener
bita
n Si
mak
si
SKJ
SKJ
IK
IK
SIM
AK
SI
SIM
AK
SI
26
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-05
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS
VITAS/KITAS
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia.
1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.
2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di beberapa instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI dan/atau LIPI2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik
Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar
negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.5. SPP adalah kependekan dari Surat Pemberitahuan Praktek/Penelitian.3.6. SIMAKSI adalah kependekan dari Surat Izin Memasuki Kawasan Konservasi.
4. Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan
dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan
Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.
4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau
27
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-05
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS
VITAS/KITAS
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-06).
4.4. Bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk program magang (internship) >4 bulan disarankan untuk menggunakan fasilitas calling visa agar mendapatkan fasilitas VITAS/KITAS.
4.5. Fasilitas VITAS/KITAS harus mendapatkan izin dari Ditjen DIKTI dan persetujuan dari Ditjen Imigrasi.
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia
Bersatu5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun
20075.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-
IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas Kitas/Vitas
7. Prosedur 7.1. Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama
atau instansi luar negeri7.2. Mahasiswa/tenaga ahli asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh
mahasiswa/tenaga ahli asing7.4. Dit. KSPI melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait di IPB7.5. Bila unit kerja menerima mahasiswa asing untuk magang/praktek kerja maka
Dit. KSPI menyiapkan surat penerimaan (Letter of Acceptance) dan dikirimkan
28
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-05
JUDUL
PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS
VITAS/KITAS
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
kepada mahasiswa asing calon peserta magang dan atau ke institusi asal mahasiswa asing. Surat tersebut ditembuskan kepada Rektor, WRAK,WRRK, Dekan terkait, depertemen terkait, pembimbing dari departemen terkait.
7.6. Dit. KSPI selanjutnya membuat surat permohonan izin magang/praktek kerja bagi mahasiswa asing ke Dikti cc. BPKLN
7.7. Dit. Kelembagaan Dikti mengeluarkan rekomendasi dan BPKLN mengeluarkan surat izin magang/praktek kerja lapang bagi mahasiswa asing
7.8. Dit. KSPI mengajukan calling visa ke Ditjen Imigrasi7.9. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat persetujuan Vitas7.10. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke
KBRI/Konjen setempat7.11. Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa/tenaga
ahli asing mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing yang akan ke IPB
7.12. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing mengajukan permohonan pembuatan Kitas ke Kantor Imigrasi Bogor. Proses pengajuan permohonan dapat dibantu oleh petugas Dit. KSPI
7.13. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke Mabes Polri difasilitasi oleh petugas Dit. KSPI
7.14. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SPP ke KESBANG KEMDAGRI untuk praktek kerja/magang di luar kampus IPB (jika diperlukan)
7.15. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SIMAKSI ke Ditjen PHKA (untuk praktek kerja/magang di kawasan konservasi)
29
Inst
itut P
erta
nian
Bog
or
LAM
PIR
ANP
OB
PI 0
05
Dia
gram
Alir
Pen
erim
aan
Mah
asis
wa
Asi
ng d
alam
Ran
gka
Mag
ang
ata
u Pr
akte
k K
erja
den
gan
Fasi
litas
Vita
s/K
itas
PE
NG
USU
L IP
B
DIK
TI/
BPK
LN
DIT
JEN
. IM
IGR
ASI
K
BR
I/K
ON
JEN
K
AN
TO
R
IMIG
RA
SI
MAB
ES
POLR
I
Mul
ai
Peng
ajua
n be
rkas
pe
rmoh
aona
n
Pene
rimaa
n &
pe
mer
iksa
an
berk
as
KE
SBA
NG
K
EM
DA
GR
I PH
KA
KE
MH
UT
Kon
firm
asi
ke u
nit k
erja
Mem
buat
sura
t pe
rmoh
onan
iji
n m
agan
g
Sura
t pe
rmoh
onan
Rek
omen
dasi
Sura
t ijin
m
agan
g Su
rat i
jin
mag
ang
pers
etuj
uan
calli
ng v
isa
Peng
ajua
n ca
lling
vi
sa
1
30
Inst
itut P
erta
nian
Bog
or
LAM
PIR
ANP
OB
PI 0
05
Dia
gram
Alir
Pen
erim
aan
Mah
asis
wa
Asi
ng d
alam
Ran
gka
Mag
ang
atau
Pra
ktek
Ker
ja d
enga
n Fa
silit
as V
itas/
Kita
s
PEN
GU
SUL
IPB
K
EM
RIS
TE
K
DIT
JEN
. IM
IGR
ASI
K
BR
I/K
ON
JEN
K
AN
TO
R
IMIG
RA
SI
MAB
ES
POLR
I K
ESB
AN
G
KE
MD
AG
RI
PHK
A K
EM
HU
T
Mhs
/ten
aga
ahli
asin
g m
empr
oses
ap
likas
i Vita
s ke
K
BRI/
KO
NJE
N
Pros
es P
ener
bita
n V
isa
visa
M
hs/t
enag
a ah
li as
ing
mem
pros
es
pem
buat
an K
itas
di K
anim
Bog
or
Pros
es
Pene
rbita
n K
itas
kita
s M
hs/t
enag
a ah
li as
ing
mel
apor
ke
kepo
lisia
n
Pr
oses
Pen
erbi
tan
SKJ
Mhs
asin
g m
enga
juka
n iji
n pr
akte
k la
pang
an
di lu
ar IP
B
Pros
es P
ener
bita
n Iji
n ke
giat
an
Mhs
/ten
aga
ahli
asin
g m
enga
juka
n iji
n m
emas
uki
kaw
asan
kon
serv
asi
Pros
es P
ener
bita
n Si
mak
si
SKJ
SKJ
IK
IK
SIM
AK
SI
SIM
AK
SI
1
31
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-06
JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA
DENGAN FASILITAS VKSB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia.
1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.
2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 2 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik
Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar
negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. Dit. KSPI adalah Direktorat Kerjasama dan Program Internasional3.5. ICO adalah International Collaboration Office3.6. SIMAKSI adalah Surat Ijin Memasuki Kawasan Konservasi
4. Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan
dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan
Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.
4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atasnama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-07).
32
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-06
JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA
DENGAN FASILITAS VKSB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 0
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia
Bersatu5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun
20075.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-
IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram alir penerimaan mahasiswa asing dalam rangka credit earning, magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas VKSB
7. Prosedur7.1. Usul mendatangkan mahasiswa asing dari koordinator kerjasama atau instansi
luar negeri7.2. Mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO7.3. Petugas Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan
oleh mahasiswa7.4. Petugas Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada
mahasiswa asing7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian
konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI7.6. Mahasiswa asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya7.7. KEDUBES atau KONJEN RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB
untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB7.8. Mahasiswa mengurus Surat Tanda Melapor (STM) di kepolisian setempat
(Polres/Polresta)7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk
ke kawasan konservasi)
33
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 006
Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Credit Earning, Magang (Internship), atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB
PENGUSUL KEDUBES/KONJENIPB PHKAPOLRI
Mulai
Usul mendatangkan
mahasiswa asing
Penyampaian berkas ke Dit.KSPI
Invitation Letter
Surat permohonan
VKSB
Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter
Dit.KSPI membuat surat permohonan
VKSB
Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB
VKSB VKSB
Berangkat ke IPB
Membuat STM di kepolisian setempat
Proses pembuatan STM
STM STM
Mengajukan SIMAKSI
Penerbitan SIMAKSI
STM STM
34
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-07
JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI
ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia.
1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.
2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik
Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar
negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.
4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan
dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan
VKSB atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu
tinggal <150 hari dan tidak melakukan kegiatan penelitian di luar kampus IPB atau di luar fasilitas milik IPB bisa dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit. KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing.
35
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-07
JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI
ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.4. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk waktu>150 hari harus menggunakan fasilitas VITAS / KITAS.
4.5. VKSB yang diperoleh dapat diperpanjang selama tinggal di Indonesia kurang dari atau sama dengan 150 hari, dengan catatan perpanjangan yang ketiga harus di proses untuk mendapatkan persetujuan dari Kanwil Imigrasi Bandung.
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia
Bersatu5.3. Peraturan menteri pendidikan nasional republik indonesia nomor 25 tahun
2007 tentang persyaratan dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa pada perguruan tinggi dl indonesia
5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)
5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 bulan dengan VKSB
7. Prosedur7.1. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri mengajukan usul kedatangan
mahasiswa asing ke Dit. KSPI/ICO7.2. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri atau mahasiswa asing
menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO. Berkas dapat disampaikan melalui email ico@ipb.ac.id
7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa
7.4. Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing
36
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-07
JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI
ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI
7.6. Mahasiswa /tenaga ahli asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya
7.7. Kedubes atau Konjen RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB
7.8. Mahasiswa mengurus Surat tanda melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta)
7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)
37
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 007
Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing ke IPB Kurang Dari atau Sama Dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB
IPBPENGUSUL KEDUBES/KONJEN PHKAPOLRI
Mulai
Usul mendatangkan
mahasiswa asing
Penyampaian berkas ke Dit.KSPI
Invitation Letter
Surat permohonan
VKSB
Dit. KSPI membuat dan mengirimkan
Invitatton letter
Dit.KSPI membuat surat permohonan
VKSB
Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB
VKSB VKSB
Berangkat ke IPB
Membuat STM di kepolisian setempat
Proses pembuatan STM
STM STM
Mengajukan SIMAKSI
Penerbitan SIMAKSI
STM STM
38
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-08
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing di IPB.1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing yang sedang
melaksanakan studi di IPB.
2. Ruang lingkupProses perpanjangan ITAS mahasiswa asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 3 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi Bogor2.3. Pengurusan Perpanjangan ITAS di Kantor Imigrasi Bogor.
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar
negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas.3.4. WRAK adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler pada dasarnya
adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB).4.2. Pengusulan perpanjangan izin tinggal terbatas bagi mahasiswa asing reguler
kepada Kanim Imigrasi Bogor difasilitasi oleh IPB.4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS diperlukan waktu sekurang-kurangnya
5 hari kerja 4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli :
4.4.1. Laporan kemajuan belajar bagi mahasiswa asing dari Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk pertimbangan pembuatan surat rekomendasi Rektor
4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari Rektor4.4.3. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor4.4.4. Foto kopi dan paspor asli4.4.5. Foto kopi kartu KITAS/VITAS
39
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-08
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.4.6. Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan 27
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007
5.3. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)
5.4. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/20035.5. Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ.01.10-1217 tentang Persyaratan
Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing.5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram alir perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler di IPB
7. Prosedur7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama atau mahasiswa asing mengajukan
usulan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI7.2. Mahasiswa menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit.
KSPI7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan
ITAS7.4. Rektor/WRAK membuat surat pernyataan status aktif mahasiswa untuk
perpanjangan ITAS mahasiswa asing (Petugas Dit. KSPI membuatkan draf surat tersebut)
7.5. Mahasiswa dibantu petugas Dit. KSPI mengurus perpanjangan ITAS ke Kantor Imigrasi Bogor
7.6. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS mahasiswa asing
40
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 008
Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB
PENGUSUL KANTOR IMIGRASI
Mulai
Usul perpanjangan ITAS
IPB
Persyaratan Pemerik
-saan
Membuat draf surat pernyataan status mahasiwa
Surat pernyataan status
mahasiswa
Proses Penerbitan
ITAS
Pengajuan ITAS
KITAS KITAS
41
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-09
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing di IPB.1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi tenaga ahli asing yang
sedang melaksanakan studi dan tugas di IPB.
2. Ruang lingkupProses perpanjangan izin tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD2.3. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atau Kantor Imigrasi2.4. Pengurusan administrasi di KEMENAKERTRAN2.5. Pengurusan Perpanjangan VITAS/KITAS di Kantor Imigrasi Bogor.
3. Definisi3.1. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena
suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas.3.4. TA-01 adalah rekomendasi untuk mendapatkan visa bagi tenaga ahli asing
tenaga ahli asing
4. Ketentuan Umum4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing pada dasarnya adalah
wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB).4.2. Pengusulan persetujuan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing kepada Ditjen
DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD dan Ditjen Imigrasi dapat oleh IPB.4.3. Proses Pengurusan TA-01 di Kemenakertrans4.4. Proses administrasi perpanjangan VITAS/KITAS diperlukan waktu 1,5 bulan
apabila pengajuan usul dari Rektor IPB dilakukan sebelum tgl. 5 pada bulan berjalan. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 5 diperlukan waktu 2 bulan untuk prosesnya.
4.5. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mhs.asing/tenaga ahli :4.5.1. Kegiatan tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya.4.5.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari counterpart
42
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-09
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.5.3. Surat Izin tugas dari KEMDIKBUD4.5.4. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor4.5.5. Foto kopi dan passpor asli4.5.6. Foto kopi kartu KITAS/VITAS4.5.7. Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan 27
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia
Bersatu5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun
20075.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-
IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003
6. LampiranDiagram alir perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing
7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing)
mengajukan usul perpanjangan ITAS/Izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO
7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan
ITAS7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan perpanjangan penugasan
tenaga ahli asing ke Dikti7.5. Dikti akan mengirimkan surat rekomendasi perpanjangan Izin penugasan
tenaga ahli asing ke BPKLN, Kemdikbud7.6. BPKLN, Kemdikbud mengeluarkan Izin perpanjangan tugas tenaga ahli asing
43
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-09
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.7. Dit. KSPI membuat surat pengantar permohonan perpanjangan Izin TinggalTerbatas (ITAS) Tenaga Ahli Asing ke Kanim Bogor
7.8. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing yang diusulkan oleh IPB
44
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 009
Perpanjangan ITAS Bagi Tenaga Ahli Asing
PENGUSUL DIKTI
Mulai
Usul perpanjangan ITAS/Tugas TAA
IPB
Persyaratan Pemerik
-saan
Membuat draf surat permohonan
perpanjangan penugasan
Surat permohonan
Proses Penerbitan
ITAS
Pengajuan ITAS
KITAS KITAS
KANTOR IMIGRASI
Dikti membuat surat rekomendasi
ke BPKLN
Surat rekomendasi
BPKLN mengeluarkan ijin
perpanjangan tugas
Surat ijin
Surat ijin
45
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-10
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
1.1. Membantu pengurusan perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB.
1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang sedang melaksanakan penelitian di IPB.
2. Ruang lingkupProses perpanjangan izin penelitian mahasiswa dan tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurus administrasi di DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di Kementerian Negara Riset dan Teknologi
(KEMRISTEK/RISTEK) untuk izin penelitian2.4. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atauKantor Imigrasi2.5. Pengurusan Perpanjangan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal
Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar
negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.2. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu.
3.3. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.
3.4. VKSB adalah kependekan dari Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.5. VITAS/KITAS adalah kependekan dari Visa/Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.6. RISTEK adalah Kementerian Riset dan Teknologi3.7. SKJ adalah Surat Keterangan Jalan3.8. SKLD adalah Surat Keterangan Lapor Diri
4. Ketentuan Umum4.1. Proses administrasi perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu
(10 hari kerja) apabila pengajuan usul perpanjangan izin penelitian dilakukan sebelum tanggal 1 pada bulan berikutnya. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 1, maka diperlukan waktu 1 bulan untuk prosesnya.
46
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-10
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.2. Permohonan perpanjangan izin penelitian ke RISTEK harus disampaikan paling lambat 30 hari kalender sebelum berakhirnya jangka waktu izinpenelitian yang telah diberikan sebelumnya.
4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS atas perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu dan proses perpanjangan harus melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat.
4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli :4.4.1. Laporan kemajuan penelitianbagi mahasiswa asingatau tenaga ahli
asing dan rencana selanjutnya.4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari mitra kerja4.4.3 Surat permohonan perpanjangan izin penelitian4.4.4. Foto kopi paspor4.4.5. Foto kopi KITAS/VITAS4.4.6. Pas Foto 4x6 cm, 2 lembar
5. Referensi5.1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang
Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi
dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia
Bersatu5.3. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi :
5.3.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
5.3.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;
5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)
5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003
47
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-10
JUDUL
PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
6. LampiranDiagram alir perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing di IPB
7. Prosedur7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing)
mengajukan usul perpanjangan ITAS/izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO
7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan7.4. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar ke KEMRISTEK dan
ditandatangani oleh WRAK atas nama Rektor dan dikirimkan ke Kemristek.7.5. KEMRISTEK mengeluarkan persetujuan7.6. Ristek membuat surat pengantar yang ditujukan ke Kanim Bogor untuk
perpanjangan Kitas, Mabes Polri untuk SKJ/SKLD, Kemdagri untuk SPP7.7. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses surat ke ke Kanim
Bogor untuk Perpanjangan Kitas7.8. Kanim Bogor mengeluarkan surat rekomendasi ke Kanwil Jawa Barat7.9. Kanwil Jawa Barat (di Bandung) mengeluarkan persetujuan ke Kanim Bogor
untuk perpanjangan izin tinggal7.10. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SKJ dan SKLD bagi
mahasiswa asing/tenaga ahli asing7.11. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SPP ke Kemdagri7.12. Kemdagri menerbitkan SPP bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing
48
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 010
Diagram Alir Perpanjangan Ijin Penelitian Bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB
PENGUSUL IPB KEMRISTEK KANIM BOGOR KANWIL JABAR MABES POLRI KEMDAGRI
Mulai
Pengajuan berkas
permohaonan
Penerimaan berkas
Pemerik-saan
berkas
Dit. KSPI membuat surat
pengantar
Surat pengantar
Kermristek membuat
persetujuan
Persetu-juan
Surat persetujuan
Surat pengantar
Dit.KSPI/ MA memproses
surat perrpanjangan
KITAS
Kanim mengeluarkan rekomendasi
1
1
Surat rekomendasi
Persetu-juan
Surat persetujuan
Penerbitan KITAS
KITAS
2
2
KITAS
Memproses SKJ dan SKLD
Penerbitan SKJ &SKLD
SPP
SKJ/ SKLD
Memproses SPP Penerbitan
SPP
SKJ/ SKLD
SPP
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 010
Diagram Alir Perpanjangan Ijin Penelitian Bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB
PENGUSUL IPB KEMRISTEK KANIM BOGOR KANWIL JABAR MABES POLRI KEMDAGRI
Mulai
Pengajuan berkas
permohaonan
Penerimaan berkas
Pemerik-saan
berkas
Dit. KSPI membuat surat
pengantar
Surat pengantar
Kermristek membuat
persetujuan
Persetu-juan
Surat persetujuan
Surat pengantar
Dit.KSPI/ MA memproses
surat perrpanjangan
KITAS
Kanim mengeluarkan rekomendasi
1
1
Surat rekomendasi
Persetu-juan
Surat persetujuan
Penerbitan KITAS
KITAS
2
2
KITAS
Memproses SKJ dan SKLD
Penerbitan SKJ &SKLD
SPP
SKJ/ SKLD
Memproses SPP Penerbitan
SPP
SKJ/ SKLD
SPP
49
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-11
JUDUL
PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA
DAN TENAGA AHLI ASING
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. Tujuan
Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor.
2. Ruang lingkup2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Dirjen Imigrasi2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara
asal mahasiswa.
3. Definisi:3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di
Institut Pertanian Bogor.3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri
maupun yang tinggal di Indonesia.3.3. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.4. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas.3.5. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri.3.6. Sekjen KEMDIKBUD merupakan kependekan dari Sekretaris Jenderal
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.3.7. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.3.8. Dirjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi.
4. Ketentuan Umum:Tidak ada
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19
tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan.5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9 tahun 2005).
50
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-11
JUDUL
PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA
DAN TENAGA AHLI ASING
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia
5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)
5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.
6. LampiranDiagram alir proses konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi KITAS bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing
7. Prosedur: 7.1. WNA dengan VKSB yang berada di lingkungan IPB melapor ke unit pengampu
di IPB7.2. Unit pengampu di IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan ijin belajar ke Dikti (diagram alir
surat ijin belajar dapat dilihat pada POB 03)/Ijin penelitian ke Kemristek (diagram alir surat ijin penelitian dapat dilihat pada POB 04)
7.5. Dikti/BPKLN melakukan clearance bagi mahasiswa asing yang akan studi di IPB dan clearance di Kemristek bagi tenaga ahli/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area IPB.
7.6. Dikti/BPKLN menerbitkan Surat Ijin Belajar (SIB) bagi mahasiswa asing yang studi di IPB, Kemristek menerbitkan Surat Ijin Penelitian (SIP) bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area kampus IPB.
7.7. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing dibantu oleh petugas Dit. KSPI (bila diperlukan) menyampaikan berkas persyaratan konversi Visa ke Kantor Imigrasi Bogor untuk mendapatkan rekomendasi dari Kantor Wilayah Imigrasi Jawa Barat di Bandung.
7.8. Kanwil Imigrasi Jawa Barat membuat surat rekomendasi konversi VKSB ke Dirjen Imigrasi di Jakarta
7.9. Dirjen Imigrasi mengeluarkan surat persetujuan konversi VKSB ke Kantor Imigrasi Bogor
7.10. Kantor Imigrasi Bogor mengkoversi VKSB ke KITAS
51
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-11
JUDUL
PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA
DAN TENAGA AHLI ASING
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.11. Mahasisa asing/tenaga ahli asing/ peneliti asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Jalan (SKJ) dan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri
7.12. Mabes Polri menerbitkan SKJ dan SKLD
52
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 011
Diagram Alir Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi Kitas Bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing
DIKTI/BPKLN/ KEMRISTEK IPB PENGUSUL KANIM BOGOR KANWIL JABAR DIRJEN IMIGRASI MABES POLRI
Mulai
Pengajuan berkas
permohaonan
Penerimaan berkas
Pemerik-saan
berkas
Dit. KSPI membuat surat permohonan
Surat permohonan
Clearance
Penerbitan SIB/SIP
SIB/SIP
Dit.KSPI/ MA menyampaikan
berkas persyaratan ke Kanim Bogor
Kanim mengeluarkan rekomendasi
1
1
Surat rekomendasi
Persetu-juan
Surat rekomendasi
Proses Konversi
KITAS
2 2
KITAS
Memproses SKJ dan SKLD
Penerbitan SKJ &SKLD
SKJ/ SKLD
SKJ/ SKLD
stop Surat pemberitahuan
Persetu-juan
Surat persetujuan
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 011
Diagram Alir Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi Kitas Bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing
DIKTI/BPKLN/ KEMRISTEK IPB PENGUSUL KANIM BOGOR KANWIL JABAR DIRJEN IMIGRASI MABES POLRI
Mulai
Pengajuan berkas
permohaonan
Penerimaan berkas
Pemerik-saan
berkas
Dit. KSPI membuat surat permohonan
Surat permohonan
Clearance
Penerbitan SIB/SIP
SIB/SIP
Dit.KSPI/ MA menyampaikan
berkas persyaratan ke Kanim Bogor
Kanim mengeluarkan rekomendasi
1
1
Surat rekomendasi
Persetu-juan
Surat rekomendasi
Proses Konversi
KITAS
2 2
KITAS
Memproses SKJ dan SKLD
Penerbitan SKJ &SKLD
SKJ/ SKLD
SKJ/ SKLD
stop Surat pemberitahuan
Persetu-juan
Surat persetujuan
53
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-12
JUDUL
PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMembantu mahasiswa asing IPB dalam pengurusan penerbitan ulang Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) yang hilang.
2. Ruang lingkupProses penerbitan ulang KITAS mahasiswa asing IPB meliputi:2.1. Pengurusan administrasi di ICO IPB.2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang
karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB.
3.2. Wasdakim adalah Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian yangbertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing.
3.3. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas
4. Ketentuan UmumMahasiswa asing yang kehilangan KITAS, harus segera mengurus penerbitan ulang KITAS dengan terlebih dahulu melaporkan kehilangan KITAS kepada petugas Dit. KSPI/ ICO. Pengurusan penerbitan ulang KITAS dilaksanakan oleh mahasiswa asing dibantu Petugas Dit. KSPI IPB di kantor Imigrasi dan Kepolisian Republik Indonesia.Berkas persyaratan yang harus disiapkan untuk penerbitan ulang KITAS: Surat Izin Belajar
Salinan KITAS Paspor dan Salinannya Buku Biru dan Salinannya Surat Kehilangan dari Kepolisian RI Surat Permohonan Penerbitan Ulang KITAS yang ditujukan kepada Kepala
Imigrasi RI Surat Kuasa Pengurusan KITAS Salinan KTP Penjamin
Salinan KTP yang dikuasakan Pengisian Formulir Perdim 24,26 dan 27
54
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-12
JUDUL
PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);
5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007
5.3. Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ.01.10-1217 tentang Persyaratan Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing.
5.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 31 tahun 2013 tentang peraturan pelaksanaan UU No.6 Tahun 2011 tentang keimigrasian.
6. Lampiran6.1. Diagram alir penerbitan ulang KITAS yang hilang6.2. Format Formulir Keimigrasian.(Perdim 24, 26, 27)
7. Prosedur7.1. Mahasiswa asing melaporkan kehilangan KITAS ke Dit. KSPI IPB dengan
melampirkan Surat Ijin Belajar, Salinan Paspor, KITAS, dan salinan Buku Biru.7.2. Petugas Dit. KSPI IPB membuat surat permohonan penerbitan ulang KITAS,
Surat Kuasa dan mengisi formulir Perdim 24, 26 dan 27 (lampiran 1,2 dan 3)7.3. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing mengurus Surat
Keterangan Kehilangan dari Kepolisian RI.7.4. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengajukan
penerbitan KITAS pengganti ke Kantor Imigrasi 7.5. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk membuat Berita
Acara Pemeriksaan (BAP) di kantor Imigrasi seksi Wasdakim.7.6. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing ke Kanwil Imigrasi Jawa
Barat untuk melaporkan kehilangan kitas dengan membawa rekomendasi dari Kanim Bogor dan salinan dokumen persyaratan
7.7. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengambil surat persetujuan dari kanwil
7.8. Mahasiswa Asing didampingi petugas Dit. KSPI menyerahkan surat persetujuan dari Kanwil ke kantor Imigrasi untuk proses pembuatan duplikat KITASi.
7.9. Mahasiswa asing mengambil duplikat KITAS di loket pengambilan Kantor Imigrasi.
7.10. Mahasiswa asing menyerahkan copy duplikat KITAS ke petugas pendamping dari Dit. KSPI
55
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 012
Diagram Alir Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang
MAHASISWA DIT.KSPI
Berkas Persyaratan pengurusan kehilanga KITAS
Pelaporan kehilangan dan penyerahan dokumen persyaratan
Mendampingi mhs mengurus BAP kehilangan KITAS
KEPOLISIAN
Membuat surat & Mendampingin mhs mengurus srt. Ket . Kehilangan dr Kepolisian
Mulai
Selesai
IMIGRASI
Proses penerbitan BAP kehilangan KITAS
1
1
Proses penerbitan surat keterangan kehilangan.
Surat Keterangan Kehilangan
Surat Keterangan Kehilangan Surat BAP
Kehilangan KITAS
2
Surat BAP Kehilangan KITAS
2
Mendampingi mhs mengurus ijin penerbitan Duplikat KITAS
KANWIL
3
Proses penerbitan Ijin penerbitan duplikat KITAS
3
Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS
4
Surat Izin Penerbitan Duplikat KITAS 4
Mendampingi mhs mengurus penerbitan Duplikat KITAS
5
Proses penerbitan duplikat KITAS
5
Duplikat KITAS
6
Duplikat KITAS
6
Surat BAP Kehilangan KITAS
Surat Keterangan Kehilangan
Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS
56
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 012
Format Formulir Keimigrasian a. Formulir Izin Tinggal Terbatas dan Tetap (Perdim 24)
57
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 0012
b. Formulir Pendaftaran Orang Asing (Perdim 26)
58
INSITUT PERTANIAN BOGOR
LAMPIRANPOB PI 0012
c. Formulir Perubahan Data Orang Asing (Perdim 27)
59
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-13
JUDUL
PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMemberikan panduan proses penyusunan dokumen kerjasama seperti MoU dan MoA dengan mitra kerjasama internasional
2. Ruang lingkup:Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan penyusunan naskah kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri.
3. Definisi3.1. Kerjasama Internasional adalah kerjasama yang dijalin antara IPB dengan
pihak mitra kerjasama luar negeri baik berupa lembaga pendidikan tinggi, perusahaan swasta, pusat penelitian, atau institusi lain yang relevan.
3.2. Memorandum of Understanding adalah perjanjian pendahuluan,yang nantinyaakan dijabarkan dan diuraikan dengan perjanjian lainnya yang memuat aturan dan persyaratan secara lebih detail.
3.3. Memorandum of Agreement (MoA) adalah bentuk tertulis dari para pihak untuk sepakat (bukan hanya sepaham) untuk melakukan ataupun tidak melakukan sesuatu.
4. Ketentuan UmumTidak ada
5. Dasar Hukum5.1. Undang-undang no. 37 Tahun 1999 tentang hubungan luar negeri5.2. Undang-undang no. 24 tahun 2000 tentang perjanjian internasional5.3. Permendiknas No 26 Tahun 2007 tentang Kerja sama perguruan Tinggi di
Indonesia dengan Perguruan Tingg atau Lembaga Pendidikan lai di Luar Negeri
5.4. PP No 41 Tahun 2006 tentang Perizinan melakukan kegiatan penelitian dan Pengembangan asing, badan usaha asing dan orang asing
5.5. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor
6. Lampiran6.1. Diagram Alir penandatanganan naskah kerjasama internasional6.2. Contoh naskah kerjasama internasional (MoU dan MoA)
60
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-13
JUDUL
PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7. Prosedur7.1. Unit kerja atau mitra kerjasama internasional menyampaikan usulan
penandatanganan naskah kerjasama internasional kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.
7.2. Direktur Kerjasama dan Program Internasional menetapkan tim pengkaji naskah kerjasama internasional.
7.3. Tim pengkaji naskah kerjasama internasional membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional.
7.4. Tim pengkaji menyerahkan naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah ke Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.
7.5. Direktorat Kerjasama dan Program Internasional memproses penandatanganan naskah kerjasama internasional.
7.6 Direktorat Kerjasama dan Program Internasional mengarsipkan dan mengirimkan naskah kerjasama internasional kepada pihak terkait.
61
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 013
Diagram Alir Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional
PENGUSUL DIT. KSPI
Menerima usulan penyusunan dan penandatanganan dok. legal
Penyampaian pemberitahuan dan atau usulan ke Direktorat Kerjasama dan Program
Internasional
TIM PENGKAJI
Dir. KSPI menetapkan tim pengkaji
Mulai Tim Pengkaji membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional
Dit. KSPI menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah tim pengkaji
Tim Pengkaji Menyerahkan naskah kerjasama internasional yang sudah di telaah
Dit. KSPI memproses penandatangan naskah kerjasama Internasional
Dit. KSPI cq. ICO mengirimkan naskah kerjasama internasionalkepada pihak terkait dan mengarsipkan(photo copy dan arsip digital)
Dit. KSPI memproses penandatangan naskah kerjasama Internasional
Pengusul/pihak terkait menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditandatangani
62
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 013
Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoU)
GENERAL MEMORANDUM FORACADEMIC COOPERATION AND EXCHANGE BETWEEN
KYOTO UNIVERSITYAND
BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY
The President of Kyoto University and the Rector of Bogor Agricultural University hereby conclude an agreement for academic cooperation and exchange between the two universities (referred to hereafter as ‘the two parties’).
1. The two parties will promote in particular the following activities:[1] Exchange of scientific materials, publications, and information[2] Exchange of faculty members[3] Exchange of students[4] Joint research and meetings for research[5] Development and promotion of other academic cooperation as mutually agreed
2. The development and implementation of each program based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program. All programs and activities under this agreement will be operated in accordance with the laws and regulations of the respective countries.
3. All financial arrangements to pursue any of the above activities are to be negotiated for each specific case.
4. The details of and arrangements for any publication of research results produced through collaboration under this agreement must be decided and agreed upon in advance in writing by the two parties.
5. The two parties agree that, in the event of research collaboration leading to patent rights, copyrights, or other intellectual property rights, a further agreement must be negotiated in each case in accordance with the policies of the two parties on intellectual property.
6. Amendment of this general memorandum is to be effected upon deliberation by the two parties.
7. This general memorandum shall be effective upon signature by the two parties and shall remain in force for a period of five years. Thereafter it may be reviewed and extended upon agreement by the two parties.
63
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
8. Termination of this general memorandum may be effected upon deliberation by the two parties. Either party has the right to terminate the memorandum without liability by giving six months notice in writing of such intent.
9. The general memorandum is written in English.
Date Date
[Signed] [Signed] Hiroshi Matsumoto Herry Suhardiyanto President Rector Kyoto University Bogor Agricultural University
64
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoA)
MEMORANDUM OF AGREEMENTbetween
THE CONSORTIUM OF BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY, UNIVERSITY OF JAMBI AND TADULAKO UNIVERSITY
andUNIVERSITY OF GOETTINGEN
ConcerningCollaborative Research Centre 990: Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia
Bogor Agricultural University (IPB) as the coordinator of the consortium of three Indonesian universities: Bogor Agricultural University, University of Jambi(UNJA) and Tadulako University (UNTAD) hereinafter referred to as The Consortium and University of Goettingen (UGOE), together hereinafter referred to as the Parties;
Desiring to strengthen scientific research cooperation based on the principle of mutual benefit and to develop research projects under the cooperation of The Consortium and UGOE.
Bearing in mind The Agreement between the Government of the Republic of Indonesia and theGovernment of the Federal Republic of Germany regarding Technical Cooperation dated 9 April 1984, the Agreement on Scientific Cooperation between the Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) and the Directorate General for Higher Education of the Department for National Education of Indonesia (DGHE) and the Joint Guidelines for the Implementation of the Agreement, signed on November 21, 2000 in Bonn, and Jakarta Declaration signed on July 12, 2012 in Jakarta,
Referring to the Convention on Biological Diversity that has been signed and ratified by The Government of Indonesia in August 23, 1994and by The Government of Germany in December 21, 1993, as well as the Nagoya Protocol signed by The Government of Indonesia in May 2011 and The Government of Germany in June 2011.
Pursuant to the prevailing laws and regulations in Indonesia and in Germany, as well as the procedures and policies of both Governments concerning international scientific and technological cooperation;
65
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
Have agreed as follows:
Article 1Objective
The objective of the research cooperation under this Memorandum of Agreement (MoA) is to promote mutual research cooperation and develop scientific capabilities of the two Parties on the Collaborative Research Centre 990 with the topic “Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia” (hereinafter referred to as CRC 990).
Article 2Joint Research Activities
Joint research activities on CRC990 will include the following scientific project groups:1. Research in relation to environmental processes (hereinafter referred to as Group A)2. Research in relation to biota and ecosystem services (hereinafter referred to as Group B)3. Research in relation to human dimensions (hereinafter referred to as Group C)
Article 3Scope of Activity
The activities to be conducted in relation to joint research program mentioned in Article 2 shall include but not limited to:1. Exchange of researchers and graduate students in the projects of (a) environmental processes,
(b) biota and ecosystem services, and (c) human dimensions. The number of researchers or graduate students to be exchanged and other related issues will be mutually determined and agreed by both parties on a case-by-case-basis.
2. Exchange of scientific materials, publications, and information.3. Joint publication and scientific meetings.4. Joint fund raising for related activities from public and private sources.5. Joint research and development in the field of ecological and socioeconomic functions of
tropical lowland rainforest transformation systems.6. Facilitate and support educational programs.7. Facilitate and support language-training programs.8. Other activities mutually agreed upon by the Parties.
Article 4Contribution of the Parties
In accordance with the prevailing laws and regulations in both respected countries, and subject to the availability of funds, The Consortium and UGOE shall:1. Provide facilities for the execution of the joint research and education activities.2. Assign qualified researchers, graduate students, and technicians for the implementation of
activities under this MoA.3. Provide supports for other activities agreed upon by both parties.
66
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
Article 5Funding System and Mechanism
1. Funding for activities of CRC990, especially for administrative support, infrastructure and research, will be mainly provided by UGoe and German Research Foundation (DFG). Its disbursement mechanism will be arranged in separate financial agreements according to the approved proposal by DFG in accordance to the regulations of DFG and/or UGOEas well as cost and tariff standards of the Ministry of Finance, Republic of Indonesia.
2. The Parties further acknowledge that due to the funding provided by the DFG, the rights of the DFG as the sponsor of this Cooperation Project, particularly its entitlement to report on the work and the results achieved within the scope of DFG funding, shall not be affected.
Article 6Mechanism for Cooperation
1. The development and implementation of each program or project based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program or project which carry out these activities in accordance with the laws and regulations of the respective countries.
2. In every Program or Project Document, the following topics will be dealt with by mutual consent: aims, duration, results, input, budget, management, publication, benefit sharing and intellectual property right. Both parties will appoint Principal Investigator (PI) or Counterpart responsible for the formulation and implementation of the concerned program or project.
3. The Parties agree to establish “Joint Management Board (JMB)” which consists of three representatives from each Party. The JMB is set up to finalize, review, stimulate and evaluate the cooperation regularly. The JMB will meet at least once every year either in Germany or in the Republic of Indonesia
Article 7Responsibilities
In accordance with the prevailing laws and regulations in both respected countries, and subject to the availability of funds,
A. The Consortium shall:1. Assist in arranging the necessary permits for the approved UGOE personnel for the purpose
of entering and leaving Indonesia whenever necessary.2. Assist in arranging the necessary permits and the Material Transfer Agreement (hereinafter
as MTA) for research material transfer within Indonesia and from Indonesia to Germany and to other countries that agreed upon by both parties.
3. Assist in obtaining custom duties and tax exemption according to the applicable tax laws and regulations.
4. Facilitate language training programs
67
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
B. UGOE shall:1. Provide advice and help to the approved The Consortium personnel concerning the necessary
permit for the purpose of entering and leaving Germany whenever necessary (i.e., invitation letters, recommendations).
2. Support fundraising activities for the collaboration.3. Support the Indonesian Counterparts to arrange necessary permits as described in article
7A.2 4. Assist and provide support to The Consortium personnel entering Germany with jointly
collected soil samples and other research materials for the purpose of joint research.5. Facilitate language training programs
Article 8Access to Research Material and Location
1. In the implementation of the Joint Research Program under this MoA, the Parties will respect the principles given in the Convention on Biological Diversity (“CBD”) concerning research materials and the locations related to Genetic Resources and Traditional Knowledge associated with Genetic Resources (hereinafter “GR and TKGR”).
2. The Parties will acquire Prior Informed Consent (PIC) from the relevant authorities of the providing Party and will establish Mutually Agreed Terms (MAT), in compliance with Nagoya Protocol and National Legislation of the country providing GR and TKGR.
Article 9Genetic Resources and Traditional Knowledge Associated with Genetic Resources
1. The Parties shall recognize the value of GR and TKGR, and recognize the rights of GR and TKGR holders;
2. The Parties shall protect GR and TKGR against misuse and misappropriation, particularly the misuse for commercial purposes.
3. Any collection, use or utilization (including commercialization) of GR and TKGR in an unfair or illicit manner, is considered ass wrong do and will be treated under the law of the Republic of Indonesia;
4. Compliance with the obligations referred to in clause (3) of this Article, means that each Party shall protect intellectual property of GR and TKGR in the location, independent of whether (i) the local person is a citizen of or domiciled in the location or not, and (ii) independent of legal rights of a Party;
5. Any GR and TKGR access to and use of each Party in the implementation oft his Partnership Agreement will require permit approval from the relevant authorities. Parties should ensure that local communities should be informed prior to agree with the access and information to the results of the cooperative or collaborative activities hat use these GR and TKGR;
6. When a cooperative and collaborative activities under this Memorandum of Agreement, GR and TKGR are exploited for any commercial purposes, however in compliance with para 4 and 5 of this clause, the Party, on behalf of the local communities concerned, be entitled to intellectual property rights, where applicable, and related benefit-sharing;
7. The benefits of protection which the holder has the right GR and TKGR include a fair and equitable sharing of benefits arising from commercial use of GR and TKGR in industry;
68
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
8. The parties commit themselves to pursue their best endeavors to respect the Convention onBiological Diversity in the Conduct of the Joint activities under this agreement, particularly as regards the benefit sharing with a view to local communities and GR and TKGR holders.
Article 10Transfer of Research Material
1. Research materials are collected materials in the projects, which will be defined in the Material Transfer Agreement (MTA) of each research project between the researchers from The Consortium and UGOE.
2. Transfer of any research materials collected by all project members and to be used in the Joint Research Program and used by any third party shall in principle be made by preparing MTA following the CBD and Nagoya Protocol guidelines and be approved by the Parties.
3. The Parties will form a team to monitor the compliance to regulation for the transfer process of the research materials. The monitoring team will be comprised of representative from The Consortium, UGOE and National Scientific Authority (LIPI).
Article 11Intellectual Property Rights, Results and Publication
1. Any Intellectual Property Rights (IPR) brought by the Parties for the implementation of activities under this MoA shall remain the property of that Party. Further details as to Intellectual Property Rights, if appropriate, shall be governed in the respective separate agreements specifying the activities taken under this MoA. For the avoidance of doubt, the Parties agree that no warranty or representation of any kind is made or given by the Parties concerning the absence of any infringement of any proprietary rights of any third party, particularly no warranty is given that the IPR brought or the results achieved are free from third party rights. For the avoidance of doubt, each Party shall be solely liable for the use of another Party’s information or data. However, to the extent legal protections to the contrary or infringements of third party rights are known to the Party that brought IPR for the implementation of activities under this MoA, said party shall be obliged to immediately inform the other Parties.
2. Any IPR, data and information resulting from research activities conducted under this MoA shall be jointly owned by both Parties, and both Parties shall be allowed to use such property for non-commercial purpose free of royalty. Should the intellectual property right, data, and information resulting from the research activities under this MoA be used for commercial purpose by one Party, the other Party shall be entitled to the royalties obtained from the exploitation of such property on the basis of principle of equitable contribution. The detail on commercialization has to be agreed by both parties in separate agreement document. The value of the object as part of contribution will be measured by taking into account the following factors:
a. The scarcity of the object (the rarer the objects, the higher its value will be);b. The commercial value of the result of the research (the higher its commercial value is
the higher its worth as part of the contribution will be);3. The utilization of the object of the research and their findings under this MoA outside the
territories of the Republic of Indonesia and the Germany by one of the Parties requires prior
69
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
written approval from the other Party on a case-by-case basis and shall not be unreasonably withheld.
4. The Parties agree that all information, of whatever kind and in whatever form that is marked as confidential by the disclosing Party, shall be treated as confidential information and may not be disclosed to any third party without the prior written consent of the disclosing party.
5. Referring to clause no. 4, the Parties are entitled to use the results of their scientific cooperation for further educational, scientific and conservation purposes, including the right to publish the results upon agreed by the Parties.
6. Any publication shall be developed as joint publication with significant sicentific contribution of both parties and with recognized authorship according to the appropriate share on the publication and in respect to good scientific practice. The publication initiating party shall inform the other party about intended manuscript, inorder to give the other party the opportunity to contribute to draft the publication jointly. In case of the other party can or will not contribute to such publication in an appropriate manner, it must be declared in written form to the initiator in due time.
7. Due to the funding provided by the DFG, the Consortium acknowledges that all publications shall explicitly refer to the Cooperation Project as the origin of the published results and to the DFG as the sponsor providing the funds.
8. Termination of this MoA shall not affect rights and/or obligation under this Article.
Article 12Confidentiality
Subject to the governing law of each institution’s jurisdiction regarding public records, the universities agree not to use or disclose to anyone information belonging to the other party which is disclosed in connection with this Agreement which is of confidential nature and agree not to make any announcements of any nature in respect to this Agreement without the consent of the other party hereto.
Article 13Benefit Sharing
1. The Parties shall note that benefits include both non-monetary and monetary benefits.2. Non-monetary benefits may include, but not limited to, joint publications, education,
training, technology transfer and granting equipment.3. Monetary benefits may include grant, salary, compensation payment, and others in
accordance with the procedure to be jointly developed and agreed upon by the Parties.4. Benefit sharing shall also include other parties such as owner of research location or
concession holder.
Article 14Settlement of Dispute
Any dispute arising out of the interpretation or implementation of this MoA shall be settled amicably by consultation or negotiation among The Parties. In case the Parties can not reach amicable settlement of the dispute, the dispute shall be referred to and finally settled by BANI; details thereof shall be governed in a separate agreement. The place of arbitration shall be Indonesia. However, taking into consideration the cooperation, the parties – in case it proves
70
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
necessary due to conflicting Indonesian laws – will seek for a solution taking into account reasonable interests both of the Consortium and UGOE.
Article 15Official Address and Person in Charge
Any notice, request or other communication to be given or served pursuant to this Agreement shall be in writing and dealt with as follows:
1. The Consortium: marked for the attention of MoA for the Indonesian University Consortium:
Prof. Dr. Anas M. FauziCoordinator, The ConsortiumBogor Agricultural UniversityIPB Darmaga Campus Bogor 16680IndonesiaPhone: +62 251 8622637Email: wrrk@ipb.ac.id
2. The UGOE: marked for the attention of MoA for UGOE:Prof. Dr. Stefan ScheuSpeaker CRC990c/o Georg August University of GoettingenBerliner Strasse 28, 37073 GöttingenGermanyPhone : +49 551 39 5445Email: sscheu@gwdg.de
Article 16Limitation of Personnel
1. UGOE will ensure its best endeavors to raise its involved personnel‘ awareness for Indonesian culture and local customs and take reasonable precautions to provide for its personnel to have due regard for respective local traditions and custom.
2. Either The Consortium or UGOE may terminate this MoA or any program and project in pursuance thereof in case the other Party’s personnel or expert violates any agreed conditions for the implementation of activities, programs, or projects under this MoA
Article 17Amendments, Duration, and Termination
1. Any amendment to this MoA can only be made in writing by mutual consent of The Parties.2. The MoA shall be effective as of 1 January 2012 and be valid for a period of 5 (five) years
and can be extended or renewed in writing by mutual consent of the parties, unless one of the Parties notifies in writing of its intention to terminate this MoA at least 6 (six) months in advance.
71
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0013
3. The termination of this MoA shall not prejudice the completion of any on-going programs and project made under this MoA until the completion of such programs or projects. Terminated MoA can be amended in order to support the continuation of CRC 990 as mentioned above.
IN WITNESS THEREOF, the undersigned, the Authorized Representatives, have signed this MoA
Signed at Bogor (INDONESIA), on ..., 2013, in five (5) original texts in the English language, all five texts being equally authentic.
The Parties
ForUniversity of Goettingen - Germany
Prof. Dr. Hiltraud Casper-HehneVice President
Implementing Institution
Prof. Dr. Stefan ScheuSpeaker CRC 990
ForThe Consortium Universities - Indonesia
Prof. Dr. Anas M. FauziCoordinator of ConsortiumBogor Agricultural University
Witnessby
Prof. Dr. Ir. H. Zulkarnain, M.Hort.ScVice Rector for Collaboration AffairsUniversity of Jambi
Prof. Ir. Zainuddin, PhDVice Rector for Collaboration AffairsTadulako University
72
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-14
JUDUL
IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMemberikan panduan prosedur impor dan pembebasan bea masuk barang bantuan/hibah untuk kegiatan pendidikan dan penelitian.
2. Ruang lingkupRuang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan persiapan dokumen dan tata cara proses impor dan pembebasan bea masuk barangbantuan/hibah ke IPB.
3. Definisi3.1. Impor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu negara ke
negara lain secara legal.3.2. Pabean adalah instansi (jawatan, kantor) yang mengawasi, memungut, dan
mengurus bea masuk (impor) dan bea keluar (ekspor), baik melalui darat, laut, maupun melalui udara.
3.3. Kepabeanan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pengawasanatas lalu lintas barang yang masuk atau keluar daerah pabean sertapemungutan bea masuk dan bea keluar.
3.4. Invoice adalah bukti pembayaran barang yang di impor yang meliputi harga barang, biaya jasa pengiriman beserta pajak.
3.5. Air Waybill/Bill of Lading adalah pemberitahuan dari jasa pengangkutan
4. Ketentuan Umum4.1. Pengurusan dokumen kepabeanan sebaiknya dilakukan sebelum barang yang
diimpor sampai ke Indonesia untuk menghindari biaya kelebihan waktu berlabuh (demurrage).
4.2. Dokumen pendukung yang harus dilengkapi untuk impor barang bantuan/hibah adalah:4.2.1. Data daftar barang yang akan di impor beserta estimasi harga barang
yang sudah dilengkapi biaya pengiriman, pajak dan lainnya, 4.2.2. Surat keterangan hibah/bantuan dari Universitas pemberi barang di luar
negeri4.2.3. Surat keterangan barang yang akan di impor dari Atase Perdagangan
KBRI di negara institusi pengirim. 4.2.4. Invoice4.2.5. Daftar Barang (Packing List)4.2.6. Air Waybill/Bill of Lading
73
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-14
JUDUL
IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5. Dasar Hukum5.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2006 tentang perubahan
atas undang-undang No. 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan5.2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 70/PMK.04/2012 tentang Pembebasan
Bea masuk dan Cukai Atas Impor Barang Kiriman, Hadiah/Hibah untukKeperluan Ibadah Umum, Amal, Sosial, dan Kebudayaan.
5.3. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor
6. Lampiran6.1. Diagram Alir Prosedur Impor Barang Bantuan/Hibah6.2. Contoh surat permohonan bebas bea masuk dan pungutan impor6.3. Contoh surat permohonan impor tanpa API6.4. Contoh surat keterangan importasi barang bantuan untuk penelitian dan
pendidikan6.5. Contoh Invoice6.6. Contoh Airway bill6.7. Contoh surat rekomendasi bebas bea 6.8. Contoh surat balasan impor tanpa API6.9. Contoh surat keterangan dari KBRI6.10. Contoh surat keterangan hibah dari institusi pengekspor
7. Prosedur7.1. Unit kerja menyampaikan permohonan impor barang bantuan/hibah dengan
melengkapi dokumen yang dibutuhkan kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional Up. Subdit Program Internasional
7.2. Direktorat Kerjasama Program Internasional (Dit. KSPI) memprosespermohonan rekomendasi bebas bea dan cukai beserta dokumen pendukung lainnya yang ditujukan kepada Direktur Kelembagaan Pendidikan Tinggi,Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (KEMDIKBUD) serta memprosespermohonan impor tanpa API ke Direktur Impor, Kementerian Perdagangan(KEMDAG).
7.3. KEMDIKBUD menerbitkan surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai.7.4. KEMDAG mengeluarkan Surat Impor Tanpa API.7.5. Dit. KSPI mengambil surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai dan Surat
Impor Tanpa API.
74
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-14
JUDUL
IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.6. Dit. KSPI membuat surat permohonan bebas bea masuk dan pajak dalam rangka impor dengan melampirkan surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai dan Surat Impor Tanpa API yang ditujukan ke Direktur Jenderal Bea dan Cukai Up. Direktur Fasilitas Kepabeanan.
7.7. DirektoratJenderal Bea Cukai menerbitkan Surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai.
7.8. Dit. KSPI mengambil surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai.7.9. Dit. KSPI menyampaikan pemberitahuan ke Unit Kerja tentang surat
Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai.7.10. Unit Kerja memproses Pemberitahuan Impor Barang (PIB)/custom sendiri atau
melalui Pengusaha Pengangkutan Jasa Kepabeanan atau Forwarder.
75
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 014
Diagram Alir Prosedur Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea dan Cukai
PENGUSUL DIT. KSPI
Menerima permohonan pemerosessan impor barang
Unit Kerja/ pengusul menyampaikan permohonan impor barang ke Dit. KSPI
KEMDIKBUD
Dit. KSPI memproses permohonan rekomendasi bebas bea dan cukai ke KEMDIKBUD serta impor tanpa API ke KEMDAG
Mulai KEMDIKBUD mengeluarkan rekomendasi bebas bea dan cukai
Surat Rekomendasi
Dit. KSPI memproses surat bebas bea masuk dan pajak dalam rangka impor ditujukan ke Ditjen Bea dan Cukai
Dit. KSPI mengambil Surat Rekomendasi dari Kemdikbud dan Surat impor tanpa API dari KEMDAG
Pemberitahuan pembebasan bea masuk dan cukai dari Dit. KSPI
KEMDAG DITJEN. BEA CUKAI
KEMDAG menerbitkan mengeluarkan surat impor tanpa API
Surat impor tanpa API1
1
Ditjen Bea dan Cukai menerbitkan surat Bebas Bea masuk dan cukai
Surat bebas bea masuk dan cukai
Dit. KSPI mengambil surat pembebasan bea masuk dan cukai dan menyampaikan pemberitahuan tersebut ke unit kerja
Unit kerja memproses PIB/costum sendiri atau melalui PPJK (forwarder)
76
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 014
Contoh Surat Permohonan Bebas Bea Masuk dan Pungutan Impor
Bogor, 17 Oktober 2013Nomor : /1T3.18/LN/2013Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Permohonan bebas bea masuk
dan pungutan impor lainnya
Kepada Yth : Direktur Kelembagaan dan Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Jl. Pintu I Senayan Jakarta
Dalam rangka kerjasama University of Goettingen German dengan Institut Pertanian Bogor (IPB). IPB mendapat bantuan bahan dan peralatan laboratorium (daftar terlampir) melalui udara dengan daftar invoice sebagai berikut.
Nama barang : Calibration Gas MixturesInvoice nomor : 1/46961Waybill No. : MHG00008690Banyaknya : 1 Carton/190 Kg.Harga : € 6.142,40Dikirim melalui : Kapal Udara
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon bantuan kiranya berkenan memberikan rekomendasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Rekomendasi tersebut ditujukan kepada Kementerian Keuangan up. Direktur Jenderal Bea dan Cukai agar dapat memberikan pembebasan bea masuk dan pungutan impor lainnya terhadap bahan dan alat untuk penelitian.
Sebagai bahan pertimbangan Saudara bersama ini kami lampirkan surat-surat yang diperlukan.
Atas perhatian dan bantuan Saudara diucapkan terima kasih.
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Yonny KoesmaryonoNIP. 19581228 198503 1 003
Tembusan :1. Yth. Rektor IPB (sebagai laporan)2. Yth. Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama - IPB 3. Yth. Koordinator Konsorsium Universitas
77
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh Surat Permohonan Impor Tanpa API
Bogor, 21 Oktober 2013Nomor : /IT3.31/LN/2013Lampiran : 1(satu) berkasPerihal : Permohonan impor tanpa API
Kepada Yth. : Bapak Direktur Impor Kementerian Perdagangan RI Jl. M.I. Ridwan Rais No. 5 Jakarta Pusat
Yang bertanda tangan di bawah ini:Nama : Prof. Dr. Anas M. Fauzi, M. EngJabatan : Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama IPBAlamat : Gedung Rektorat IPB Lt 2,
Jl. Lingkar Kampus IPB Darmaga, Bogor
Menerangkan bahwa dalam rangka kerjasama penelitian antara antara Institut Pertanian Bogor (IPB) dengan University of Goettingen, Jerman, IPB mendapat bantuan berupa bahan dan peralatan laboratorium untuk kegiatan pendidikan dan penelitian di IPB dengan keterangan sebagai berikut :
Nama/Jenis barang : Calibration Gas MixturesNomor HS : 38220000 dan 84811099
Pelabuhan muat : Mannheim, German
Pelabuhan tujuan : Bandara Soekarno Hatta Jakarta
Sehubungan dengan itu kami memohon untuk mendapatkan ijin impor tanpa API untuk proses pengeluaran barang (dokumen terlampir) dari Pabean.
Demikian surat permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Wakil Rektor
Bidang Riset dan Kerjasama,
Prof. Dr. Anas M. Fauzi, M. EngNIP.: 19600419 198503 1002
78
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh Surat Keterangan Importasi Barang Bantuan untuk Penelitian dan Pendidikan
79
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh Invoice (part 1)
80
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh Invoice (part 2)
81
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh Packing list
82
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Air Way bill (part 1)
83
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Airway bill (part 2)
84
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh surat rekomendasi bebas bea dan cukai dari Kemdikbud
85
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh surat impor tanpa API dari KEMDAG
86
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh surat keterangan dari KBRI (1)
87
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Contoh surat keterangan dari KBRI (2)
88
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 0014
Surat Keterangan Hibah dari Institusi Pengekspor
89
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMembantu unit kerja di IPB dalam menginisiasi kerjasama program bersama/gelar ganda.
2. Ruang lingkupRuang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan inisiasi kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri untuk pengembangan bersama/gelar ganda.
3. Definisi3.1. Program Gelar Bersama (Joint Degree) adalah program kembaran yang
merupakan satu kesatuan program (major) dimana pelaksanaannya melibatkan IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain.
3.2. Program Gelar Ganda (Double Degree) adalah program kembaran yang merupakan dua program (major) yang berbeda yang diselenggarakan bersama oleh IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain dan diutamakan menghasilkan dua atau lebih tesis atau disertasi. Program Gelar Ganda terdiri dari dua jenis yaitu Program Gelar Ganda Reguler dan Program Gelar Ganda Percepatan.
3.3. Memorandum of Agreement (MoA) dalam Program Gelar Bersama atau Program Gelar Ganda adalah dokumen kesepakatan kerjasama antara masing-masing pihak yang ditulis secara rinci dan sekurang-kurangnya mencakup Program Educational Objectives (PEO) atau yang setara, Student Outcomes (SO) atau yang setara, kurikulum dengan penyetaraan (ekivalensi) dan total beban SKS masing-masing pihak, pembagian jumlah beban (SKS) di masing-masing pihak, masa studi, persyaratan in-take, registrasi, tuition fee, proses dan metode pembelajaran, proses pembimbingan, tesis, ijasah, gelar termasuk pencantumannya, hak karya tulis yang akan dihasilkan, hak paten yang mungkin dihasilkan, tata cara terminasi program, dan penyelesaian perselisihan.
3.4. Mitra IPB adalah perguruan tinggi luar negeri yang telah memiliki naskah kesepahaman dengan IPB (MoU)
3.5. PTDN adalah Perguruan Tinggi Dalam Negeri3.6. PTLN adalah Perguruan Tinggi Luar Negeri
4. Ketentuan Umum4.1. Ketentuan Program Gelar Bersama
4.1.1. Dilakukan sekurang-kurangnya oleh dua perguruan tinggi
90
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.1.2. Program studi sama, jenjang sama 4.1.3. Menghasilkan satu gelar S-1 atau S-2 4.1.4. Harus memperhatikan kedekatan bidang ilmu (bidang serumpun);4.1.5. Kesetaraan akreditasi PTDN dan PTLN sekurang-kurangnya B atau
kategori “baik”;4.1.6. Apabila Program Pertukaran Mahasiswa dan/atau Dosen dilaksanakan
dalam rangka melakukan Program Gelar Bersama, pertukaran diupayakan seimbang
4.1.7. Hak cipta atas kurikulum, HAKI (paten), legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam MOA
4.1.8. Mahasiswa menjalankan Gelar Bersama apabila telah menempuh beban studi kurikulum inti sesuai dengan kompetensi utama, atau telah menempuh beban studi sedikitnya 50% dari total beban studi yang dipersyaratkan di PT asal
4.1.9. Lulusan program Gelar Bersama memperoleh dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT asal dan PT mitra untuk satu jenjang kualifikasi (degree)
4.1.10. Setiap ijazah wajib dilengkapi dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)/ Diploma Supplement.
4.1.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Gelar Bersama harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.
4.1.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Gelar Bersama dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.
4.2. Ketentuan Program Gelar Ganda Reguler4.2.1. Program Gelar Ganda dilakukan bersama oleh PTDN dan PTLN untuk
program studi berbeda 4.2.2. Program Gelar Ganda Reguler dilakukan oleh satu atau dua PT atau
lebih pada program studi yang berbeda dengan jenjang yang sama untuk menghasilkan dua gelar (degree) yang merupakan pengakuan atas hasil pendidikan pada strata1 (S-1) atau strata2 (S-2).
4.2.3. Program Gelar Ganda Reguler dapat dilaksanakan apabila program studi yang bekerja sama memiliki kesamaan minimum 50% dari total beban studi;
91
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.2.4. Program studi yang melaksanakan Program Gelar Ganda Reguler wajib memiliki ijin operasional dan akreditasi sekurang-kurangnya B;
4.2.5. PTLN yang melakukan Program Gelar Ganda Reguler dengan PTDN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya;
4.2.6. Beban studi yang wajib diambil oleh mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler pada PT-PT yang bermitra, serta hak cipta atas kurikulum, HAKI, legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (Memorandum of Agreement, MOA) dan wajib mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan di negara PT mitra;
4.2.7. Mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah
4.2.8. Mahasiswa yang mengikuti Program Gelar Ganda Reguler harus telah menempuh minimum 25% dari total beban sks program studi ke I di perguruan tinggi A, dengan IPK minimum 3,51. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan tersebut dapat melamar perolehan gelar kedua pada perguruan tinggi B. Apabila mahasiswa sudah menempuh seluruh beban sks di program studi ke II di perguruan tinggi B, dan telah menyelesaikan sisa beban sks di program studi I di perguruan tinggi A, maka mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh dua gelar dalam waktu yang lebih singkat
4.2.9. Lulusan Program Gelar Ganda Reguler dapat memperoleh dua gelar (degree) dengan dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT A dan PT B untuk satu jenjang kualifikasi (degree) yang sama;
4.2.10. Dua ijazah (diploma) dari dua gelar (degree) yang diperoleh ditandatangani oleh pimpinan masing-masing PT, dan setiap ijazah dilengkapi dengan Keterangan Tambahan Ijazah (Diploma Supplement)yang dapat menjelaskan proses dan keluaran (outcomes) dari Gelar Ganda Reguler
4.2.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.
4.2.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.
92
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.3. Ketentuan Program Gelar Ganda Percepatan:4.3.1. Oleh satu atau dua PT (atau lebih) pada program studi yang sama
dengan jenjang yang berbeda, misalnya S-1 dan S-2, atau S-2 dan S-3 4.3.2. Dapat dilaksanakan oleh satu PTDN atau oleh dua PTDN dengan satu
PTLN dengan mutu setara atau lebih tinggi4.3.3. PTDN dan program studi yang melaksanakan wajib memiliki akreditasi
sedikitnya B4.3.4. PTLN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya4.3.5. Kriteria kualifikasi calon mahasiswa untuk Program Gelar Ganda
Percepatan wajib dinyatakan sejelas-jelasnya sebagai persyaratan penerimaan mahasiswa melalui jalur ini;
4.3.6. Mahasiswa peserta program Program Gelar Ganda Percepatan tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah
4.3.7. Peserta Program Gelar Ganda Percepatan adalah mahasiswa yang telah menempuh minimum 50% dari total beban sks di PS 1, dengan IPK minimum 3,0 dan lulus seleksi untuk mengikuti program tersebut.
4.3.8. Seleksi penetapan kelulusan untuk menjadi peserta program gelar ganda percepatan dilakukan oleh tim-bersama dari PT yang melakukan program tersebut; mahasiswa yang lolos dapat menjalani program percepatan dari S1 ke S2 (Gambar 2) atau program percepatan dari S2 ke S3 (Gambar 3). Bagi mahasiwa yang tidak lolos test akan tetap mengikuti program regular (bukan program percepatan) seperti saat awal mahasiswa yang bersangkutan mendaftar.
4.3.9. Lulusan Program Gelar Ganda Percepatan akan memperoleh dua ijazah (diploma) yang menunjukkan perolehan dua gelar (degree) akademik.
4.3.10. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.
4.3.11. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan ProgramInternational.
93
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5. Syarat Administrasi Melakukan ProgramPersyaratan Program Studi yang Melakukan Kerjasama:5.1. Perguruan Tinggi Dalam Negeri (PTDN) dan Perguruan Tinggi Luar Negeri
(PTLN) yang akan melaksanakan Program Gelar Bersama dan Gelar Ganda harus memenuhi persyaratan sekurang-kurangnya yaitu:
5.2. Kedua PS yang akan bekerja sama masih memiliki ijin operasional5.3. Akreditasi PS pada PT dalam negeri (PTDN) minimum B5.4. Akredidasi PS pada PT luar negeri (PTLN) yang menjadi PT Mitra harus baik
atau sangat baik di negaranya yang dituliskan dalam surat pernyataan. 5.5. PS yang melaksanakan program Gelar Ganda Reguler harus memiliki
kesamaan beban studi minimum 50%.
6. Dokumen Kelayakan Program, Naskah Akademik, dan Kontrak Kerja Sama:PTDN yang akan melakukan program kerja sama wajib menyampaikan dokumen kelayakan program, naskah akademik, dan kontrak kerja sama sebagai dasar yang dapat digunakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional untuk memantau pelaksanaan program kerja sama.6.1. Dokumen kelayakan program kerja sama sekurang-kurangnya memuat:
6.1.1. Misi program, 6.1.2. Target program, 6.1.3. Penjelasan tentang dasar pemilihan mitra kerja sama, 6.1.4. Prinsip-prinsip kerja sama, 6.1.5. Benefit dan tantangan dari pelaksanaan program, 6.1.6. Kesiapan masing-masing PS dalam melaksanakan program kerja
sama, terkait dengan SDM dan Sarana Prasarana.
6.2. Naskah Akademik minimum memuat:6.2.1. Tujuan kerja sama6.2.2. Identitas pihak-pihak yang bekerja sama6.2.3. Deskripsi program kerja sama secara rinci yang sekurang-kurangnya
memuat tentang:a. Kurikulum (learning outcomes, proses belajar, beban belajar,
evaluasi dan yudisium) dan sistim pelaksanaannya b. Jumlah sks yang di-kerjasama-kan di antara 2 PT dan mata kuliah
atau kredit yang diakui;c. Sarana dan prasarana yang akan dipakai dari PT asal dan PT mitra
94
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
d. Tempat pelaksanaan program kerja sama yang menjelaskan tempat dimana setiap peserta wajib menempuh semua beban studi untuk peraihan satu buah gelar bersama (Joint Degree) atau dua buah gelar ganda (Double Degrees)
e. Hal-hal yang harus dimuat dalam Keterangan Tambahan Ijasah (Diploma Supplement) Kriteria input dan proses rekrutmen
f. Parameter keberhasilan penyelenggaraan program kerja samag. Sistim koordinasi pelaksanaan program kerjasama h. Skema pembiayaani. Keberlanjutan program untuk studi lanjut
6.3. Dokumen kontrak kerja sama, sekurang-kurangnya memuat :6.3.1. Gelar yang akan diterima oleh lulusan6.3.2. Jumlah Ijasah /Diploma yang akan diterima oleh lulusan6.3.3. Penandatang Ijasah6.3.4. Hak dan kewajiban kedua belah pihak6.3.5. Kepemilikan Hak Cipta Kurikulum, HAKI, Legalisasi Ijazah, dituangkan
dalam MoA6.3.6. Durasi kerja sama6.3.7. Pertukaran atau kerja sama yang sepadan 6.3.8. Keberlanjutan kerja sama
7. Dasar Hukum7.1. Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;7.2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas
Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
7.3. Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2012 tentang penetapan IPB sebagai Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah;
7.4. Permendiknas No. 26 tahun 2007 ttg kerja sama PT di Indonesia dengan PT atau lembaga lain di LN
7.5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 169/MPK.A4/KP/2012, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010 –2014;
95
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15
JUDUL
INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri;
7.7. Surat Edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah;
8. Lampiran8.1. Diagram alir inisiasi pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda8.2. Format usulan kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda8.3. Contoh diploma supplement8.4. Pedoman kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda dari Direktorat
Kerjasama dan Kelembagaan Ditjen Dikti.
9. Prosedur 9.1. Program Studi melakukan komunikasi awal dengan mitra IPB9.2. Program Studi mengadakan pertemuan internal untuk membahas
kemungkinan pengembangan kerjasama akademik JDP/DDP9.3. Program Studi bersama dengan mitra menyusun draf naskah akademik9.4. Program Studi menyampaikan draf naskah akademik JD/DD ke Sekolah
Pascasarjana atau Fakultas dengan tembusan ke Dit. KSPI.9.5. Sekolah Pascasarjana/Fakultas bersama-sama dengan Dit. PPA melakukan
penelaahan naskah akademik dan kesesuaian program dengan ketentuan program akademik yang berlaku di tingkat nasional dan IPB.
9.6. Sekolah Pascasarjana/Fakultas, Program Studi dan mitra bersama-samamembahas keberlanjutan dan unit cost program.
9.7. Sekolah Pascasarjana/Fakultas mengeluarkan keputusan kelayakan naskahakademik.
9.8. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyusun draf naskah kerjasama (MoA) Gelar Bersama/Gelar Ganda.
9.9. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyerahkan draf MoA ke Dit. KSPI untuk ditelaah (prosedur diatur di POB PI 0012).
96
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 015
Diagram Alir Inisiasi Kerjasama Pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda
PROGRAM STUDI SPS
Mengadakan pembahasan internal
kemungkinan kerjasama DDP/JDP
DIT. PPA
Mulai (komunikasi dg mitra)
DIT. KSPI
1
Bersama-sama mitra menyusun draf
Naskah Akademik
Menyampaikan draf Naskah Akademik
Draf Naskah Akademik
Penelahaan
Bersama-sama mitra membahas
keberlanjutan dan unit cost program
Bersama-sama mitra membahas
keberlanjutan dan unit cost program
Penelahaan
Draf Naskah Akademik
ya
tidak
Menyusun draf MoA
Menyerahkan draf MoA
Draf MoA
POB PI 0012
97
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMembantu unit kerja di IPB dalam pengurusan izin pengembangan kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda.
2. Ruang lingkupRuang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan pengajuan izinkerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri untuk pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda.
3. Definisi3.1. Program Gelar Bersama (Joint Degree) adalah program kembaran yang
merupakan satu kesatuan program (major) dimana pelaksanaannya melibatkan IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain.
3.2. Program Ganda (Double Degree) adalah program kembaran yang merupakan dua program (major) yang berbeda yang diselenggarakan bersama oleh IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain dan diutamakan menghasilkan dua atau lebih tesis atau disertasi. Program Gelar Ganda terbagi atas dua jenisProgram Gelar Ganda Reguler dan Program Gelar Ganda Percepatan.
3.3. Memorandum of Agreement (MoA) dalam Program Joint Degree atau Program Double Degree adalah dokumen kesepakatan kerjasama antara masing-masing pihak yang ditulis secara rinci dan sekurang-kurangnya mencakup Program Educational Objectives (PEO) atau yang setara, Learning Outcomes(LO) atau yang setara, kurikulum dengan penyetaraan (ekivalensi) dan total beban SKS masing-masing pihak, pembagian jumlah beban (SKS) di masing-masing pihak, masa studi, persyaratan in-take, registrasi, tuition fee, proses dan metode pembelajaran, proses pembimbingan, tesis, ijasah, gelar termasuk pencantumannya, hak karya tulis yang akan dihasilkan, hak paten yang mungkin dihasilkan, tata cara terminasi program, dan penyelesaian perselisihan.
4. Ketentuan Umum4.1. Ketentuan Program Gelar Bersama
4.1.1. Dilakukan sekurang-kurangnya oleh dua perguruan tinggi4.1.2. Program studi sama, jenjang sama 4.1.3. Menghasilkan satu gelar S-1 atau S-2 4.1.4. Harus memperhatikan kedekatan bidang ilmu (bidang serumpun);
98
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.1.5. Kesetaraan akreditasi PTDN dan PTLN sekurang-kurangnya B atau kategori “baik”;
4.1.6. Apabila Program Pertukaran Mahasiswa dan/atau Dosen dilaksanakan dalam rangka melakukan Program Gelar Bersama, pertukaran diupayakan seimbang
4.1.7. Hak cipta atas kurikulum, HAKI (paten), legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam MOA
4.1.8. Mahasiswa menjalankan Gelar Bersama apabila telah menempuh beban studi kurikulum inti sesuai dengan kompetensi utama, atau telah menempuh beban studi sedikitnya 50% dari total beban studi yang dipersyaratkan di PT asal
4.1.9. Lulusan program Gelar Bersama memperoleh dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT asal dan PT mitra untuk satu jenjang kualifikasi (degree)
4.1.10. Setiap ijazah wajib dilengkapi dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)/ Diploma Supplement.
4.1.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Gelar Bersama harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.
4.1.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Gelar Bersama dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.
4.2. Ketentuan Program Gelar Ganda Reguler4.2.1. Program Gelar Ganda dilakukan bersama oleh PTDN dan PTLN untuk
program studi berbeda 4.2.2. Program Gelar Ganda Reguler dilakukan oleh satu atau dua PT atau
lebih pada program studi yang berbeda dengan jenjang yang sama untuk menghasilkan dua gelar (degree) yang merupakan pengakuan atas hasil pendidikan pada strata1 (S-1) atau strata2 (S-2).
4.2.3. Program Gelar Ganda Reguler dapat dilaksanakan apabila program studi yang bekerja sama memiliki kesamaan minimum 50% dari total beban studi;
4.2.4. Program studi yang melaksanakan Program Gelar Ganda Reguler wajib memiliki ijin operasional dan akreditasi sekurang-kurangnya B;
99
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.2.5. PTLN yang melakukan Program Gelar Ganda Reguler dengan PTDN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya;
4.2.6. Beban studi yang wajib diambil oleh mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler pada PT-PT yang bermitra, serta hak cipta atas kurikulum, HAKI, legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (Memorandum of Agreement, MOA) dan wajib mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan di negara PT mitra;
4.2.7. Mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah
4.2.8. Mahasiswa yang mengikuti Program Gelar Ganda Reguler harus telah menempuh minimum 25% dari total beban sks program studi ke I di perguruan tinggi A, dengan IPK minimum 3,51. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan tersebut dapat melamar perolehan gelar kedua pada perguruan tinggi B. Apabila mahasiswa sudah menempuh seluruh beban sks di program studi ke II di perguruan tinggi B, dan telah menyelesaikan sisa beban sks di program studi I di perguruan tinggi A, maka mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh dua gelar dalam waktu yang lebih singkat
4.2.9. Lulusan Program Gelar Ganda Reguler dapat memperoleh dua gelar (degree) dengan dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT A dan PT B untuk satu jenjang kualifikasi (degree) yang sama;
4.2.10. Dua ijazah (diploma) dari dua gelar (degree) yang diperoleh ditandatangani oleh pimpinan masing-masing PT, dan setiap ijazah dilengkapi dengan Keterangan Tambahan Ijazah (Diploma Supplement)yang dapat menjelaskan proses dan keluaran (outcomes) dari Gelar Ganda Reguler
4.2.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.
4.2.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.
100
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
4.3. Ketentuan Program Gelar Ganda Percepatan:4.3.1. Oleh satu atau dua PT (atau lebih) pada program studi yang sama
dengan jenjang yang berbeda, misalnya S-1 dan S-2, atau S-2 dan S-3 4.3.2. Dapat dilaksanakan oleh satu PTDN atau oleh dua PTDN dengan satu
PTLN dengan mutu setara atau lebih tinggi4.3.3. PTDN dan program studi yang melaksanakan wajib memiliki akreditasi
sedikitnya B4.3.4. PTLN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya4.3.5. Kriteria kualifikasi calon mahasiswa untuk Program Gelar Ganda
Percepatan wajib dinyatakan sejelas-jelasnya sebagai persyaratan penerimaan mahasiswa melalui jalur ini;
4.3.6. Mahasiswa peserta program Program Gelar Ganda Percepatan tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah
4.3.7. Peserta Program Gelar Ganda Percepatan adalah mahasiswa yang telah menempuh minimum 50% dari total beban sks di PS 1, dengan IPK minimum 3,0 dan lulus seleksi untuk mengikuti program tersebut.
4.3.8. Seleksi penetapan kelulusan untuk menjadi peserta program gelar ganda percepatan dilakukan oleh tim-bersama dari PT yang melakukan program tersebut; mahasiswa yang lolos dapat menjalani program percepatan dari S1 ke S2 (Gambar 2) atau program percepatan dari S2 ke S3 (Gambar 3). Bagi mahasiwa yang tidak lolos test akan tetap mengikuti program regular (bukan program percepatan) seperti saat awal mahasiswa yang bersangkutan mendaftar.
4.3.9. Lulusan Program Gelar Ganda Percepatan akan memperoleh dua ijazah (diploma) yang menunjukkan perolehan dua gelar (degree) akademik.
4.3.10. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.
4.3.11. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.
101
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
5. Syarat Administrasi Melakukan ProgramPersyaratan Program Studi yang Melakukan Kerjasama:5.1. Perguruan Tinggi Dalam Negeri (PTDN) dan Perguruan Tinggi Luar Negeri
(PTLN) yang akan melaksanakan Program Gelar Bersama dan Gelar Ganda harus memenuhi persyaratan sekurang-kurangnya yaitu:
5.2. Kedua PS yang akan bekerja sama masih memiliki ijin operasional5.3. Akreditasi PS pada PT dalam negeri (PTDN) minimum B5.4. Akredidasi PS pada PT luar negeri (PTLN) yang menjadi PT Mitra harus baik
atau sangat baik di negaranya yang dituliskan dalam surat pernyataan. 5.5. PS yang melaksanakan program Gelar Ganda Reguler harus memiliki
kesamaan beban studi minimum 50%.
6. Dokumen Kelayakan Program, Naskah Akademik, dan Kontrak Kerja Sama:PTDN yang akan melakukan program kerja sama wajib menyampaikan dokumen kelayakan program, naskah akademik, dan kontrak kerja sama sebagai dasar yang dapat digunakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional untuk memantau pelaksanaan program kerja sama.6.1. Dokumen kelayakan program kerja sama sekurang-kurangnya memuat:
6.1.1. Misi program, 6.1.2. Target program, 6.1.3. Penjelasan tentang dasar pemilihan mitra kerja sama, 6.1.4. Prinsip-prinsip kerja sama, 6.1.5. Benefit dan tantangan dari pelaksanaan program, 6.1.6. Kesiapan masing-masing PS dalam melaksanakan program kerja
sama, terkait dengan SDM dan Sarana Prasarana.
6.2. Naskah Akademik minimum memuat:6.2.1. Tujuan kerja sama6.2.2. Identitas pihak-pihak yang bekerja sama6.2.3. Deskripsi program kerja sama secara rinci yang sekurang-kurangnya
memuat tentang:a. Kurikulum (learning outcomes, proses belajar, beban belajar,
evaluasi dan yudisium) dan sistim pelaksanaannya b. Jumlah sks yang di-kerjasama-kan di antara 2 PT dan mata kuliah
atau kredit yang diakui;
102
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
c. Sarana dan prasarana yang akan dipakai dari PT asal dan PT mitrad. Tempat pelaksanaan program kerja sama yang menjelaskan
tempat dimana setiap peserta wajib menempuh semua beban studi untuk peraihan satu buah gelar bersama (Joint Degree) atau dua buah gelar ganda (Double Degrees)
e. Hal-hal yang harus dimuat dalam Keterangan Tambahan Ijasah (Diploma Supplement) Kriteria input dan proses rekrutmen
f. Parameter keberhasilan penyelenggaraan program kerja samag. Sistim koordinasi pelaksanaan program kerjasama h. Skema pembiayaani. Keberlanjutan program untuk studi lanjut
6.3. Dokumen kontrak kerja sama, sekurang-kurangnya memuat :6.3.1. Gelar yang akan diterima oleh lulusan6.3.2. Jumlah Ijasah /Diploma yang akan diterima oleh lulusan6.3.3. Penandatang Ijasah6.3.4. Hak dan kewajiban kedua belah pihak6.3.5. Kepemilikan Hak Cipta Kurikulum, HAKI, Legalisasi Ijazah, dituangkan
dalam MoA6.3.6. Durasi kerja sama6.3.7. Pertukaran atau kerja sama yang sepadan 6.3.8. Keberlanjutan kerja sama
6.4. Muatan diploma supplement:6.4.1. Informasi tentang Identitas Penyandang Kualifikasi: Nama, Tempat dan
tanggal lahir, NIM6.4.2. Informasi tentang Identitas Kualifikasi
a. Nama kualifikasi dan (jika ada) gelar yang dianugerahkan (dalam bahasa asli)
b. Bidang studi utama untuk kualifikasi tersebutc. Nama dan status PT pemberi suplemen (dalam bahasa asli)d. Bahasa pengantar dalam perkuliahan/ujian
6.4.3. Informasi ttg Level Kualifikasi: level, masa program secara resmi, persyaratan akses
103
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
6.5. Informasi tentang Muatan dan Hasil yang Diraih: 6.5.1. Mode studi6.5.2. Persyaratan program6.5.3. Perincian program (mis. modul atau unit yang dipelajari), dan nilai/kredit
yang diperoleh (jika informasi ini tersedia pada transkrip resmi, harus digunakan di sini)
6.5.4. Cara penilain dan jika ada, pedoman distribusi nilai6.5.5. Klasifikasi kualifikasi secara keseluruhan (dalam bahasa asli)
6.6. Informasi tentang Fungsi Kualifikasi: Akses untuk studi lanjut, Status profesional (jika ada)
6.7. Informasi Tambahan: Informasi tambahan, Sumber informasi lebih lanjut6.8. Sertifikasi atas Suplemen: Tanggal, Tanda tangan, Kapasitas, Cap atau
stempel6.9. Informasi tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional
7. Dasar Hukuma. Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas
Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;
c. Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2012 tentang penetapan IPB sebagai Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah;
d. Permendiknas No. 26 tahun 2007 ttg kerja sama PT di Indonesia dengan PT atau lembaga lain di LN
e. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 169/MPK.A4/KP/2012, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010 –2014;
f. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri;
g. Surat Edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah;
8. LampiranDiagram alir pengajuan izin kerjasama Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI)
104
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16
JUDUL
PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE
DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
9. Prosedur9.1. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyerahkan Naskah Akademik Program
Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Dit. KSPI.9.2. Dit. KSPI atas nama IPB mengajukan Naskah Akademik ke Direktorat
Kerjasama dan Kelembagaan (Dit. Kerma), Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI)
9.3. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi melakukan penelaahan administrasi dan substansi terhadap usulan dari perguruan tinggi (IPB).
9.4. Apabila disetujui, Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi akan mengeluarkan rekomendasi ke Kemdikbud.
9.5. Apabila tidak disetujui, maka perguruan tinggi (IPB) harus melengkapi/memperbaiki Naskah Akademik sesuai dengan masukan dari Dit. Kerma
9.6. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan melalui Dirjen DIKTI mengeluarkan Izinpenyelenggaraan kerjasama.
9.7. IPB c.q SPs menerima izin penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda
105
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 016
SOP PENGAJUAN IZIN PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)
SPS/FAKULTAS DIT.KSPI
Menerima usulan Kerma
dari IPB
DIKTI
Penelaahan
Mulai
KEMDIKBUD
Rekomendasike Mendikbud
Ijin penyelenggaraan
Kerma
Mendikbud melalui Dirjen Dikti
menerbitkan ijin pelaksanaan kerma
ya
Ijin penyelengga-raan Kerma
Menyerahkan Naskah Akademik
Naskah Akademik
Mengajukan Naskah Akademik
Ijin Penyelenggaraan
tidak
106
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-17
JUDUL
MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMembantu mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB melalui Gelar Bersama/Gelar Ganda
2. Ruang lingkup2.1. Pengurusan proses administrasi di IPB2.2. Proses pengurusan ijin belajar, ijin tinggal, dan ijin penelitian2.3. Hospitality di IPB
3. DefinisiMahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.
4. Ketentuan UmumTidak ada
5. ReferensiProsedur Operasional Baku, Institut Pertanian Bogor
6. LampiranDiagram Alir penerimaan mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.
7. Prosedur7.1. Mahasiswa dari universitas mitra mengirimkan berkas lamaran ke IPB c.q. Dit.
KSPI7.2. Dit. KSPI menyampaikan berkas lamaran ke Sekolah Pascasarjana (SPs)7.3. SPs melakukan seleksi berkas bersama dengan program studi terkait7.4. SPs mengeluarkan Letter of Acceptance (LoA) dan dikirimkan ke Dit. KSPI7.5. Dit. KSPI mengirimkan Letter of Acceptance dengan dilengkapi dokumen
persyaratan untuk proses perijinan (lampiran 1, 2, 3)7.6. Mahasiswa mengisi dan mengirimkan kembali berkas persyaratan proses
perijinan ke Dit. KSPI minimal 2 bulan sebelum kedatangan7.7. Dit. KSPI melakukan pengurusan ijin belajar/ijin penelitian dan keimigrasian
dengan merujuk pada POB PI-03 dan POB PI-04
107
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-17
JUDUL
MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.8. Dit. KSPI menyampaikan kepada mahasiswa bahwa pengurusan visa telah dapat dilakukan di KBRI/KJRI setempat
7.9. Mahasiswa menginformasikan jadwal kedatangan ke Dit. KSPI 7.10. Dit. KSPI meneruskan informasi kedatangan mahasiswa ke SPs 7.11. Dit. KSPI menyiapkan proses penjemputan dan akomodasi sementara7.12. Dit. KSPI menyerahkan mahasiswa ke SPs7.13. SPs membantu mahasiswa dalam mendapatkan kartu mahasiswa dan akses
internet7.14. Mahasiswa mengikuti proses pembelajaran sesuai dengan aturan yang berlaku
di IPB7.15. SPs menyerahkan transkrip dan atau ijazah ke mahasiswa di akhir masa
studinya di IPB7.16. Mahasiswa kembali ke universitas asal setelah menyelesaikan Program Gelar
Bersama/Gelar Ganda.
108
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 017
DIAGRAM ALIR MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
SPSDIT. KSPI
Mulai
MHS ASING
Mengirimkan berkas lamaran
Berkas lamaran
Menerima berkas lamaran
Menyampaikanberkas lamaran
Berkas lamaran
Proses seleksi
Menerbitkan LoA
LoAMengirimkan LoA dan berkas persyaratan
untuk perijinan
LoA & Berkas lamaran
Mengisi dan mengirimkan
persyaratan untuk perijinan
Berkas perijinan
Melakukan proses pengajuan perijinan
bagi mhs asing
Menerima berkas lamaran
Menyampaikan informasi pengurusan visa
Memproses visa di KBRI/KJRI setempat
Menginformasikan jadwal kedatangan
Meneruskan informasi jadwal kedatangan
Menerima informasi jadwal kedatangan
12
109
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 017
DIAGRAM ALIR MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
SPSDIT. KSPIMHS ASING
1
Menyiapkan penjemputan &
akomodasi sementara
Menyerahkan mahasiswa ke SPs
Membantu mahasiswa mengurus KTM dan
akses internet
Mengikuti proses pembelajaran di IPB
Menyerahkan transkrip dan atau ijazah
Kembali ke Universitas asal
Transkrip dan atau ijazah
Selesai
110
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-18
JUDUL
MAHASISWA OUTBOND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMembantu mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB melalui Program Gelar Bersama/Gelar Ganda
2. Ruang lingkupPengurusan proses administrasi di IPB
3. Definisi3.1. Mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda adalah mahasiswa
yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.
3.2. SPs adalah Sekolah Pascasarjana IPB
4. Ketentuan Umum4.1. Persyaratan melamar:
4.1.1. Sertifikat kemampuan bahasa inggris4.1.2. Letter of Acceptance4.1.3. Keterangan sponsorship
4.2. Mahasiswa wajib membuat laporan kemajuan belajar untuk keperluan pemantauan
5. ReferensiProsedur Operasional Baku, Institut Pertanian Bogor
6. LampiranDiagram Alir penerimaan mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.
7. Prosedur 7.1. SPs mengumumkan penerimaan calon mahasiswa peserta Program Gelar
Bersama/Gelar Ganda.7.2. Mahasiswa mengajukan lamaran lengkap ke SPs 7.3. SPs bersama dengan penyandang dana/pemberi grant melakukan proses
seleksi7.4. SPs mengumumkan hasil seleksi7.5. SPs mengirimkan daftar mahasiswa terpilih ke Dit. KSPI7.6. Dit. KSPI mengirimkan daftar mahasiswa terpilih ke universitas mitra
111
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-18
JUDUL
MAHASISWA OUTBOND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
7.7. Dit. KSPI memfasilitasi pengurusan dokumen perjalanan ke LN (mengacu pada POB PI-001)
7.8. SPs dan Dit. KSPI bersama pihak terkait memberikan pembekalan kepada mahasiswa
7.9. Mahasiswa Berangkat ke LN7.10. Mahasiswa mengikuti proses pembelajaran dengan mengikuti peraturan yang
berlaku di universitas mitra7.11. Mahasiswa kembali ke IPB setelah masa belajar selesai untuk menyelesaikan
studinya.7.12. Mahasiswa melaporkan kepulangannya ke SPs dan Dit. KSPI
112
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 018
Diagram Alir Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.
SPS MAHASISWA DIT KSPI UNIV. MITRA
Pengumuman penerimaan mhs
DDP/JDP
Mengajukan lamaran lengkap
ke SPs
Berkas lamaran
Mulai
Proses seleksi
Pengumuman hasil seleksi
Hasil seleksi
Mengirimkan daftar hasil seleksi
Hasil seleksi
Mengirimkan daftar hasil seleksi
Hasil seleksi
Fasilitasi pengurusan
dokumen mhs
Memberikan pembekalan
Mengikuti pembekalan
Berangkat ke Universitas mitra
Mengikuti proses pembelajaran di
Universitas mitra
Kembali ke IPB
Melapor ke SPs & Dit. KSPI
Laporan Laporan
Selesai
113
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-19
JUDUL
PENGAJUAN PERMOHONAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI MAHASISWA ASING
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
1. TujuanMembantu mahasiswa asing yang ke IPB dalam pengurusan tempat tinggal selama melakukan studi di IPB.
2. Ruang lingkupProses pengurusan administrasi asrama internasional
3. DefinisiMahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari uar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB.
4. Informasi Umum:4.1. Proses Booking Asrama internasional dilakukan maksimum 1 minggu sebelum
kedatangan4.2. Tarif kamar per 9 Desember 2013:
4.2.1. Tarif Harian untuk tipe deluxe Rp 190.000 (AC, single badroom, indoor bathroom), tipe standard Rp 140.000 (fan, single badroom, indoor bathroom).
4.2.2. Tarif Bulanan untuk tipe deluxe Rp 1.375.000; tipe standard Rp 1.075.000.
5. ReferensiTidak ada
6. LampiranDiagram alir pengajuan tinggal di asrama internasional bagi mahasiswa asing
7. Prosedur7.1. Mahasiswa Asing mengisi dan mengajukan permohonan tinggal di asrama
internasional yang disediakan di International Collaboration Office (ICO).7.2. International Collaboration Office meneruskan permohonan mahasiswa asing
ke Direktorat Bisnis dan Kemitraan7.3. Direktorat Bisnis dan Kemitraan mengkonfirmasi International Collaboration
Office. (a) jika aplikasi diterima; International Collaboration Officemenyampaikan informasi kepada mahasiswa asing dan pihak asrama internasional. (b) Jika aplikasi tidak diterima maka, mahasiswa asing wajib memenuhi ketentuan yang ditetapkan sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh
114
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL
Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-19
JUDUL PENGAJUAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI
MAHASISWA ASING
TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013
AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00
Dit.BK, kemudian diajukan kembali ke Direktorat Bisnis dan Kemitraan melalui International Collaboration Office.
7.4. Mahasiswa Asing melakukan check in dan Pembayaran ke Asrama Mahasiswa Internasional sebesar biaya yang disetujui oleh Direktorat Bisnis dan Kemitraan(Dit. BK).
7.5. ICO dan Dit.BK tidak menjamin semua aplikasi akan disetujui, disesuaikan dengan kapasitas kamar dan persyaratannya.
7.6. Proses persetujuan akan diberikan sesuai dengan azas first come, first service.
115
Institut Pertanian Bogor
LAMPIRANPOB PI 019
DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PERMOHONAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONALBAGI MAHASISWA ASING
DIT. BKICO
Menerima permohonan
tinggal di asrama
Mulai
Pengajuan permohonan tinggal di asrama internasional
Permohonan tinggal dari mhs asing
diteruskan ke Dit. BK
Formulir permohonan tinggal
MHS ASING
Menerima permohonan
tinggal di asrama
Dit. BK mengkonfirmasi ke International
Collaboration Office
ASRAMA INT.
ICO Menyampaikan informasi ke Mhs Asing
dan Asrama InternasionalSurat
pemberitahuan
Surat pemberitahuan
Mhs Asing melakukan check in dan payment di Asrama Internasional
Menerima proses check in dan payment Mahasiswa asing
top related