perencanaan manajemen proyek

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

Oleh :Muhammad Yusuf

Http://yusufxyz.wordpress.comEmail : yusufxyz@gmail.com

MEMAHAMI PERILAKU MANUSIA

- Handling orang dalam sebuah project adalah hal terpenting dalam manajemen proyek

- Di dunia nyata, banyak faktor yang mempengaruhi perilaku manusia dan situasi yang ada disekitarnya. Tidak eksak.

- Efektifitas manajemen staf berasal dari pengalaman

PERILAKU ORGANISASI (1)

Tujuan dari studi perilaku organisasi adalah (Menurut Taylor):- Untuk menyeleksi orang terbaik utk pekerjaan- Untuk menginstruksikan orang dgn metode

terbaik- Untuk memberi insentif gaji yg terbaik bagi

orang terbaik

PERILAKU ORGANISASI (2)Menurut Mc Gregor :• Teori X : - Kebanyakan manusia tidak suka bekerja - Dibutuhkan tekanan, arahan dan kontrol - Orang cenderung tidak bertanggung jawab• Teori Y :

- Bekerja adalah hal yg natural - Kontrol eksternal dan tekanan bukan satu2nya cara utk meningkatkan kinerja mencapai tujuan akhir perusahaan - Komitmen terhadap tujuan sangat berpengaruh pada achievement /pencapaian - Kebanyakan manusia dapat belajar untuk menerima dan melaksanakan tanggung jawab - Kemampuan untuk mengembangkan imajinasi dan kreativitas lebih pentingBisa dilihat ketika Bos tidak ada, jika reaksinya adalah tetap bekerja dg baik maka dilingkungan itu berlaku teori Y. Jika reaksinya adalah berubah menjadi santai. Maka teori X berlaku pada lingkungan kerja tersebut

SELEKSI ORANG YG TEPAT SESUAI PEKERJAAN

• Right man for the right job• Lebih berperan pengalaman dibanding nilai akademik tinggi• Programmer lebih banyak bekerja sendiri, tetapi lemah dalam

bekerja secara tim• Proses Rekrutmen biasanya dilakukan oleh organisasi.• Pemimpin Proyek jarang memiliki kesempatan utk menyusun tim,

biasanya sudah tersedia staffnyaEligible : kandidat terbaik dari CV yg diajukan

Suitable : kandidat yg telah terbukti bekerja dg baik Kesalahan rekrutmen adalah ketika memilih kandidat yg Eligible

tanpa memperhatikan faktor suitable. Yang terbaik adalah memilih Suitable walaupun tidak eligible dpt loyal thd organisasi

SELEKSI ORANG YG TEPAT SESUAI PEKERJAAN

• Proses Rekrutmen :- Buat spesifikasi pekerjaan

- Buat profil pekerjaan - Umumkan lowongan pekerjaan - Mempelajari CV - Interview - Prosedur lain : tes kesehatan, test tulis, tes praktek, dll

INSTRUKSI DALAM METODE YG TERBAIK

• Ketika ada anggota baru dalam tim bergabung, pemimpin tim harus membuat rencana induksi anggota ke dalam tim dgn baik agar dpt segera menjadi anggota tim yg efektif.

• Pemimpin tim harus menyadari kebutuhan training dari anggota tim.

• Training harus disesuaikan dg profil pekerjaan sebelum menentukan training yg spesifik

• Beberapa training dapat dilakukan oleh perusahaan training komersial

• Training eksternal dapat dilakukan dg berbicara dg kolega dari organisasi lain atau menghadiri rapat kantor cabang dari asosiasi profesi IS/IT

MOTIVASI • Herzberg’s two factor

- Hygine or maintenance factor Membuat bekerja tdk menyenangkan jika tdk benar.

Contoh : Level gaji atau kondisi kerja - Motivator Sesuatu yg membuat termotivasi utk bekerja. • The Expectancy Theory

- Expectancy, percaya bahwa bekerja keras meningkatkan performance - Instrumentality, percaya bahwa performance yg lbh baik akan di beri reward - Perceived Value,

BEKERJA DALAM TIM

• Bekerja dalam tim adalah bekerja yg terbagi dalam sub divisi sesuai hierarki organisasi dan struktur manajemen yg formal serta kelompok tugas sesuai tanggung jawab yg spesifik

PENGAMBILAN KEPUTUSAN• Keputusan ada 2 yaitu :

- Structured : relatif mudah, rutin - Unstructured : Lebih kompleks dan membutuhkan kreatifitas

KEPEMIMPINAN (1)Sumber-sumber Kepemimpinan :• Coercive Power, kemampuan untuk menggerakkan org utk

melakukan sesuatu dg punishment• Connection Power, berasal dari akses yg dimiliki pada org yg punya

power• Legitimate Power, berasal dari org yg mempunyai status• Reward Power, Berasal dari kemampuan memberi reward yg

diberikan• Expert Power, berasal dari org yg mempunyai keahlian• Information Power, berasal akses thd informasi yg org lain tidak

punya• Referent Power, berasal dari org yg mempunyai kemampuan

mereferensikan

KEPEMIMPINAN (2)• Gaya kepemimpinan :

- Directive Autocrat membuat keputusan sendiri dg supervisi yg tertutup pada

implementasi - Permissive Autocrat Membuat keputusan sendiri tetapi memberikan kepada org lain pada pelaksanaannya - Directive Democrat Membuat keputusan secara partisipatif tetapi mengimplementasikan dg supervisi yg tertutup - Permissive Democrat Membuat keputusan secara partisipatif dan memberikan kepada org lain pda pelaksanaannya

STRUKTUR ORGANISASI

• Formal versus Informal• Pendekatan hierarkis• Centralized versus Decentralized