pelaksanaan tata kearsipan di dinas tenaga …... · (sularso mulyono, muhsin, marimin; 1985 :5 )...
Post on 01-Feb-2018
225 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN
DI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI, DAN
KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA TENGAH
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh
Sebutan Ahli Madya (A. Md) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
LISA INDRIANA GAGARIN
D 1506091
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2009
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini
membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi,
baik itu organisasi pemerintahan maupun swasta. Keseluruhan kegiatan
organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi
dan kondisi yang berkembang sangat pesat. Kebutuhan akan informasi dalam
organisasi sangat penting untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.
Di dalam suatu organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi,
berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut maka organisasi
menyelenggarakan bermacam-macam kegiatan kantor yang harus
dilaksanakan, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Kantor merupakan
pusat kegiatan administrasi dan proses menanggani informasi, mulai dari
menerima, mengumpulkan, mengolah, sampai menyalurkan atau
mendistribusikan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan
kegiatan organisasi. Oleh karena itu kantor diharapkan mampu menyediakan
informasi yang benar berdasarkan fakta, untuk memenuhi kebutuhan informasi
pihak pimpinan dalam rangka mengatur dan mengendalikan organisasi. Salah
satu kegiatan kantor yang penting diantaranya adalah sistem kearsipan, yang
meliputi arsip dan kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan penting dalam
administrasi perkantoran yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi
dalam rangka administrasi melakukan perencanaan, penganalisisan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pengendalian, penilaian dan
pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya.
Adapun tujuan dari sistem kearsipan adalah agar arsip dapat disimpan
dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya
administrasi perkantoran. Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan
yang baik berarti dapat mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip atau
warkat yang terprogram dan dapat memusnahkannya dengan cara yang paling
tepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam
pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktifitas dan
efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi antar pegawai akan
semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah.
Pada dasarnya pimpinan sangat menginginkan akan adanya arsip yang
rapi dan tertib, guna memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
warkat yang dibutuhkan sewaktu-waktu dengan cepat dan tepat. Oleh karena
itu, pemimpin tidak mungkin mengurus sendiri arsipnya, maka dengan
demikian pemimpin mengharapkan para stafnya mampu mengurus,
memelihara, arsip untuk pimpinan maupun untuk kepentingan organisasi
secara keseluruhan.
Walaupun kearsipan sangat penting peranannya, tetapi masih ada kantor
yang tidak melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan baik dan akurat.
Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang tidak terurus dan menumpuk tanpa
adanya penataan dan perawatan yang baik. Sehingga arsip cepat rusak dan
sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Beberapa faktor
penyebab kantor belum melaksanakan penataan kearsipan sebagai mana
mestinya antara lain karena kurangnya kesadaran pegawai dan pimpinanya
terhadap pentingnya penataan kearsipan dalam kantor, tidak adanya staf ahli di
bidang tata kearsipan dan kurangnya fasilitas kantor yang menunjang proses
tata kearsipan tersebut dan terbatasnya anggaran dana kantor untuk kegiatan
pengolahan kearsipan.
Dalam penulisan ini, penulis mengambil lokasi di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi, dan Kependudukan Provinsi Jateng pada bagian tata usaha
khususnya sub bagian umum dan kepegawaian, karena sub bagian umum dan
kepegawaian adalah unit yang menanggani kearsipan secara umum di
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
Dengan harapan memperoleh gambaran, informasi dan data yang
diperlukan penulis tentang pelaksanaan tata kearsipan, sehingga dapat
melaksanakan kuliah kerja dan menyelesaikan laporan tugas akhir program
diploma 3 jurusan manajemen administrasi dengan judul “Pelaksanaan Tata
Kearsipan Di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG”.
Pada Kantor DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG. arsip berfungsi
sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam
membuat atau mengambil suatu keputusan secara tepat dalam menghadapi
suatu masalah. Semua itu tergantung kepada kecepatan dan ketepatan
informasi yang terkandung didalam arsip, Oleh karena itu sistem pengelolaan
arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip
maupun pimpinan yang akan memakainya.
Dalam pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha Kantor
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG masih ada kegiatan yang belum
dilaksanakan secara optimal dalam mengelola arsip. Hal ini tercermin dalam
kegiatan penataan arsipnya, petugas arsip kurang teliti dalam menyortir surat,
sehingga sering dijumpai penempatan arsip tidak sesuai dengan subyeknya
sehingga arsip sulit dicari apabila diperlukan. Tidak hanya itu saja, para
petugas kearsipan yang kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting
bagi suatu kantor, biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak.
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG merupakan salah satu bagian
organisasi pemerintah yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan
penyelenggaraan pemerintah dan pembangunanya. khususnya di bidang
ketenagakerjaan, transmigrasi dan kependudukan di wilayah Provinsi Jateng.
Berdasarkan survey dan praktek kerja menunjukan bahwa
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG di dalam penyelenggaraan sistem
administrasi perkantorannya sudah melaksanakan tata kearsipan guna
mendukung kelancaran administrasi sehari-hari. Terbukti dengan
dilakukannya pencatatan ataupun pengklasifikasian dokumen atau surat atau
naskah dinas baik masuk maupun yang keluar. Untuk pemeliharaan arsip telah
dilakukan dengan jalan membersihkan ruang arsip dengan fasilitas dan
pegawai kearsipan yang ada. Sedangkan untuk penyimpanan arsip di
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG menggunakan azas campuran,
kombinasi atas azas sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing bagian
diberi kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip masing-masing
untuk arsip yang masih aktif. Misalnya, untuk arsip yang memuat data pencari
kerja, suarat masuk maupun surat keluar dari atau ke instansi ataupun dari
perusahaan. Disimpan dan dihimpun menjadi berkas tersendiri.
Sedangkan untuk arsip-arsip yang sudah jarang dipakai (in aktif)
disimpan digudang atau ruang khusus kearsipan dan untuk penyusutan arsip
pernah dilakukan tetapi pelaksanaannya jarang dilakukan.
Jenis- jenis arsip yang terdapat di kantor DISNAKERTRANSDUK
PROV JATENG adalah sebagai berikut:
1. Surat masuk : 45 buah
2. Surat keluar : 20 buah
3. Kwitansi pembelian alat kantor : 5 buah
4. Undangan rapat dinas : 3 buah
5. Undangan rapat Pemda Jateng : 2 buah
6. Daftar pembelian belanja alat-alat kantor : 1 bendel
7. Lembar pengantar surat masuk : 10 buah
8. Daftar gaji pegawai : 1 buah
9. Daftar inventarisasi barang- barang kantor : 1 berkas
10. Daftar kekuatan pegawai di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG : 1
berkas
B. RUMUSAN MASALAH
Mengacu pada judul tugas akhir penulis yaitu “Pelaksanaan Tata
Kearsipan di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG“. maka penulis
memaparkan rumusan masalah untuk dapat memperjelas tugas akhir. Adapun
rumusan masalah dalam penulisan ini adalah:
1. Bagaimana pelaksanaan tata kearsipan di DISNAKERTRANSDUK
PROV JATENG ?
2. Hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan tata kearsipan di
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG ?
C. TUJUAN PENGAMATAN
1. Untuk mengetahui pelaksanaan tata kearsipan di
DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam pengelolaan
arsip di DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG.
3. Untuk salah satu syarat meraih gelar profesional ahli madya program
studi manajemen administrasi program Diploma 3 Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. PENGERTIAN KEARSIPAN
Kearsipan berasal dari kata “arsip” yang mendapat awalan ke dan
akhiran-an. Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa asing.
Orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk
menyimpan. Sering juga kata tersebut tertulis “Archeon” yanng berarti Balai
Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Menurut bahasa Belanda yang dikatakan dengan "Archief" mempunyai
arti bahan yang disimpan atau tempat penyimpanan. (Sularso Mulyono,
Muhsin, Marimin; 1985 :5 )
1. Tempat untuk menyimpan catatan - catatan dan bukti - bukti kegiatan yang
lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik,
dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai
suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Warkat tersebut harus masih mempunnyai kegunaan.
2. Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana.
3. Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan kembali.
Menurut The Liang Gie, (2000: 118) : arsip adalah suatu kumpulan
warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sementara
George R. Terry dalam bukunya “Office Management and Control”
mengatakan bahwa kearsipan (filling) adalah penempatan kertas-kertas dalam
tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan
terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Sedangkan menurut Lembaga Administrasi Negara yang ditulis oleh Ig.
Wursanto (1995 :18) pengertian arsip diartikan sebagai: Segala kertas naskah,
buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar, peta, bagan, dan
dokumen-dokumen lainnya dalam segala macam bentuk dan sifattnya, aslinya
atau salinannya, serta cara penciptaannya yang dihasilkan atau diterima oleh
suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan-
kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan,
atau kegiatan-kegiatan pemerintah lain, karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya.
Gina Mardiana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) memaparkan bahwa arsip
dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan
bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa.
Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah ( 2003 : 16) arsip adalah setiap catatan
yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar,
yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan
informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-
strip, micro film), media komputer, kertas photo copy, dan lain-lain.
Menurut UU Nomor 7 th 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan pasal 1, maka yang dimaksud dengan arsip adalah:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
perorangan dalam bentuk corak baik dalam keadaan tunggal maupun
sekelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari berbagai definisi tersebut diatas maka dijumpai istilah “arsip” dan
“kearsipan”, maka dapat disimpulkan:
1. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang
berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu
dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
2. Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut
aturan-aturan dan prosedur yang berlaku mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi:
a. Penyimpanan (storing)
b. Penempatan (placing)
c. Penemuan kembali (finding)
B. TUJUAN KEARSIPAN
Tujuan dilaksanakan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Kehadiran arsip pada
dasarnya karena adanya kegiatan atau aktifitas organisasi atau individu. Tanpa
adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan tercipta. Dengan
demikian arsip merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi.
Oleh karenanya arsip memiliki beberapa tujuan yang dapat di manfaatkan
sebagai sumber informasi bagi sebuah organisasi. Seperti yang diungkapkan
Boedi Martono (1994), dalam Manajemen Kearsipan, bahwa pada dasarnya
kearsipan mempunyai tujuan antara lain:
1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan yang
penting-penting saja.
2. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip, yaitu digunakannya
biaya yang seminim mungkin untuk menemukan kembali arsip yang
secepat mungkin. Efisiensi pengelolaan arsip pada akhirnya akan
mempengaruhi efisiensi perusahaan atau organisasi, sedangkan efektifitas
akan berpengaruh pada lancarnya pekerjaan sesuai dengan yang sudah di
tetapkan sebelumnya.
3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Pengertian penyusutan arsip
menyangkut tiga hal yaitu: memindahkan arsip ke tempat penyimpanan
arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak berguna, menyerahkan arsip
yang yang bernilai guna statis tapi tidak bernilai primer ke instansi yang
berwenang (ANRI).
Dan menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 3, antara lain
dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian
tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai
jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya
ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
C. PROSEDUR KERJA KEARSIPAN
Kegiatan yang termasuk dalam prosedur kerja kearsipan meliputi:
1. Penerimaan dan pencatatan.
Penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit di bagian
umum yaitu unit kearsipan. Semua surat masuk yang diterima oleh
penerima surat, harus segera diteruskan kepada pencatat surat kemudian
dicatat dala buku agenda. Untuk surat-surat penting pemberitahuannya
menggunakan kartu kendali.Cara dan sarana pencatatan surat disesuaikann
dengan sifat surat.
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Arsip perlu disimpan karena
mempunyai nilai dan kegunaan bagi organisasi yaitu sebagai sumber
informasi, untuk mengetahui kagagalan maupun keberhasilannya, dan
yang paling penting adalah sebagai bahan evaluasi demi kelangsungan
hidup organisasi.
3. Penggunaan
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi kadang memerlukan arsip
yang sudah lama disimpan untuk menyelesaikan suatu persoalan. Fungsi
arsip dibedakan menjadi 2:
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara.
2. Arsip statis yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Arsip merupakan suatu yang hidup, tumbuh, berkembang, berubah
seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun tata kehidupan
pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya 2 jenis
sifat dan arti arsip secara fungsional, yakni:
a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan
artinya menurutkan fungsinya.
b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi
khusus sebagai bahan pertanggung jawaban nasional atau pemerintah.
4. Pemeliharaan
Menurut Ig. Wursanto pemeliharaan arsip adalah usaha yang
dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segalakerusakan dan
kemusnahan yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang datangnya
dari luar. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai
berikut: (1991 : 220)
a. Pengaturan ruangan.
b. Menjaga kebersihan yang meliputi kebersihan ruangan dan kebersihan
arsip-arsip itu sendiri.
c. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
5. Penyusutan
Dalam peraturan Pemerintah Nomor, 34 tahun 1979 tentang
penyusutan arsip dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan
arsip dengan cara - cara :
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke unit kearsipan dalam
lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan - badan
pemerintahan masing-masing.
b. Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip
Nasional (Ig. Wursanto, 1991 : 208).
Penyusutan arsip yang dipaparkan oleh Ig. Wursanto yaitu dapat
berupa pemindahan dari tempat penyimpanan dan dapat berupa
pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang ada pada suatu
arsip, yaitu warkat yang yang memiliki guna akan disimpan. Dan apabila
ada warkat yang tidak memiliki guna masih tetap disimpan, berarti
mengingkari pengertian arsip atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah
satu ciri arsip. Adapun beberapa tujuan penyusutan dilihat dari 2 segi
antara lain:
a. Dari segi Administrasi tujuan penyusutan arsip adalah:
1) Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif
dengan arsip yang tidak aktif (inaktif), antara arsip yang bernilai
penting (vital) dengan arsip yang tidak penting.
2) Memudahkan mencari kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
3) Menghemat biaya untuk membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian, dan lainnya.
4) Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif menjadi
longgar untuk menampung arsip baru.
5) Menetapkan jangka hidup arsip dengan menempatkan arsip inaktif
bernilai berkelanjutan di tempat yang lebih baik.
6) Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai permanen
terlindung dari segala faktor biaya.
7) Memudahkan pengiriman ke arsip nasional.
b. Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para
ilmiawan dalam mengadakan penelitian, terutama jika arsip-arsip
sudah mencapai masa statis. Karena arsip statis akan menonjol
kegunaannya di bidang penelitian ilmiah (1991 : 209).
6. Pemusnahan Arsip
Memusnahkan arsip menurur Drs. A. Wijaya adalah aktivitas
menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan
dengan jalan dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan memakai bahan
kimia sehingga arsip tidak bisa terbaca lagi sehingga tidak dapat
digunakan untuk tujuan tertentu. Untuk melakukan pemusnahan arsip
hendaknya dibuat beerita acara. Dalam berita acara harus disebutkan
golongan warkat, jumlahnya, pejabat yang langsung mengurusi arsip,
kepala satuan yang bertanggung jawab, dan atasan yang berkedudukan
setingkat lebih tinggi, waktu pemusnahan.
Dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain :
a. membuat daftar arsip yang digunakan
b. membuat berita acara pemusnahan
c. disaksikan 2 orang pejabat yang berwenang.
Untuk memusnahkan arsip dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu :
a. Pembakaran
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan,
karena pelaksanaannya mudah. Tetapi pemusnahan arsip dengan cara
pembakaran ini akan memakan waktu lama dan sangat berbahaya
kalau pembakaran dengan jumlah banyak.
b. Pencacahan
Arsip yang sudah di cacah berujud potongan - potongan kertas yang
sama sekali tidak dapat dikenali lagi identitas arsip yang bersangkutan.
Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara
betahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu.
Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan
tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah
kertas sehingga tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat
sampah masih berujud lembaran yang dapat dikenal identitasnva.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak
berbahaya karena bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api)
dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian
apabila penghancuran dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu
lubang atau bak. Maka tidak perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.
(Sularso Mulyono, 2003: 102).
D. FAKTOR-FAKTOR KEARSIPAN YANG BAIK
Mengingat betapa pentingnya arsip dalam suatu organisasi yaitu
sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, maka menurut Drs. A. Wijaya di
dalam penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan beberapa faktor,
antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat.
2. Fasilitas kearsipan.
3. Petugas kearsipan.
1. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip ataunyang sering
disebut Filling System adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur
menurut suatu pedoman untuk menyusun atau menyimpan warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat, cepat
atau lambatnya penemuan kembali dari tempat penyimpanannya
ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan
setiap benda arsip. Menurut Amsyah (2003 : 72) ada 5 (lima) jenis-jenis
sistem penyimpanan arsip, yaitu:
a. Sistem Abjad
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Dalam sistem semua arsip atau dokumen diatur
berdasarkan abjad nama orang atau instansi, yang dijadikan dasar kode
adalah abjad pertama dari unit pertama dari suatu nama atau judul.
Judul atau nama-nama itu pada umumnya dibagi atas:
1) Nama perorangan.
2) Nama perusahaan.
3) Nama organisasi atau perhimpunan.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut abjad
adalah:
i. Mudah menggolongkan surat – surat.
ii. Penyimpanaan cepat, tanpa indeks.
iii. Sederhana dan mudah dimengerti.
Kerugian – kerugiannya penggolongan menurut abjad adalah :
1) Dalam menemukan surat ini memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat – surat
2) Sulit mengenai nama – nama yang sama
3) Surat – surat mungkin lebih baik disusun menurut pokok – pokok
surat yang berlainan.
b. Sistem Pokok Soal
Tata cara penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok
masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Penyelenggaraan sistem
penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lancar, beberapa langkah
dibawah ini perlu diikuti:
1) Pengkajian surat atau berkas yaitu untuk mengetahui persoalan
yang terkandung di dalamnya.
2) Memberikan kode surat.
Setelah isi atau maksud surat diketahui, misalnya masalah
kenaikan pangkat maka petugas penata arsip melihat daftar indeks.
Apabila masalah kenaikan pangkat terdapat pada pembagian utama
masalah yang berjudul “PERSONALIA” maka pada surat tersebut
diberikan kode:
PERSONALIA
Kenaikan pangkat
3) Mencatat surat ke dalam kartu indeks.
4) Menyimpan surat.
c. Sistem Nomor atau Angka
Sistem nomor atau angka sering juga disebut kode klasifikasi
persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang
ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
Keuntungan – keuntungan daripada penggolongan menurut
nomor adalah :
1) Ketelitian yang lebih besar dalam penyimpanan
2) Nomor surat dapat dipergunakan sebagai suatu referensi
3) Perluasan yang tidak terbatas adalah serba mungkin.
4) Indeks merupakan suatu daftar yang lengkap dan dapat
dipergunakan untuk tujuan – tujuan yang lain, misalnya sebagai
Indeks alamat.
Kerugian–kerugiannya adalah :
1) Banyak waktu dipergunakan untuk dikembalikan pada indeks
2) Arsip untuk bermacam – macam kertas adalah tidak mudah
menyusunnya
d. Sistem Wilayah atau Daerah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama
wilayah atau daerah. Dalam tempat penyimpanannya itu sendiri sistem
wilayah ini harus dibantu dengan sistem lain seperti sistem abjad atau
sistem tanggal.
Cara ini menghendaki setiap surat yang berasal dari daerah yang
sama disimpan pada tepat yang sama pula, contoh: surat yang berasal
dari Cilacap diletakkan pada laci yang berjudul Cilacap, surat yang
berasal dari Karanganyar ditempatkan pada laci yang berjudul
Karanganyar.
e. Sistem Tanggal
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu seperti
tahun, bulan dan tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah
tahun, kemudian bulan dan tanggal.
2. Fasilitas Kearsipan
Dalam kamus Administrasi, “Fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan
yang diperlukan untuk menunjang terselesaikannya pekerjaan-pekerjaan
dalam organisasi atau sebuah bentuk usaha kerjasama manusia. Fasilitas
kearsipan dapat dikelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:
a. Alat-alat Korespodensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, karton,
bolpoin dan sebagainya.
b. Alat-alat peneimaan surat, seperti box atau kotak surat, meja tulis, rak,
dan sebagainya.
c. Alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti:
1) Folder
Folder (map) adalah semacam map tetapi tidak mempunyai
daun penutup. Biasanya pada folder dilengkapi dengan tab, yaitu
bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file
yang bersangkutan. Lipatan pada atas folder dibuat sedemikian
rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah-naskah arsip
atau dokumen-dokumen. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip
atau dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam klaifikasi
suatu masalah.
2) Guide (penunjuk atau pemisah)
Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip
yang disimpan, dan juga berfungsi sebagai pemisah antara berkas-
berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab diatasnya dengan
ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk
menempatkan atau mencantumkan judul atau kode klasifikasi dan
disusun secara vertical (berdiri). Jumlah guide yang diperlukan
adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi (main
subjek, sub subjek, sub-sub subjek). Bentuk daripada guide adalah
persegi empat panjang dengan ukuran:
Panjang : 33-35 cm.
Lebar : 23-24 cm.
3) Tickler file (berkas pengikat)
Alat ini semacam kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-kartu pinjam arsip.
4) Filling cabinet (lemari arsip)
Filling cabinet digunakan untuk menempatkan folder yang
telah berisi naskah-naskah atau dokumen beserta guide-guidenya.
Alat ini ada yang terbuat dari kayu dan ada yang terbuat dari
logam. Umumnya filling cabinet berlaci tiga atau empat.
5) Rak arsip
Rak untuk menyimpa berkas atau dokumem tidak berbeda
dengan untuk menyimpan buku-buku pada perpustakaan. Ukuran
tingginya 35 cm, lebar 38-40 cm dan panjangnya disesuaikan
dengan keadaan ruang yang tersedia. Cara penataan berkas sama
dengan cara penataan pada filling cabinet, hanya pada rak
susunannya vertikal ke samping dari kiri ke kanan. Petunjuk dan
folder yang akan ditempatkan di rak petunjuknya dipasang di sisi
samping.
6) Kartu kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran
10x15 cm. Pada kartu kendali terdapat kolom-kolom, antara lain:
1) Indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan
kolom M/K (masuk atau keluar)
2) Hal.
3) Isi ringkasan.
4) Lampiran.
5) Dari.
6) Kepada.
7) Tanggal, nomor surat.
8) Nama pengolah.
9) Paraf (tanda tangan).
10) Catatan.
7) Kartu pinjam
Kartu ini dipergunakan untuk pinjam arsip. Setiap pejabat
atau yang berkepentingan yang memerlukan arsip harus diberi
kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangakap tiga yaitu:
1) Disertakan pada surat yang dipinjam.
2) Ditinggalkan pada penata arsip sebagai penganti sementara
arsip yang dipinjam.
8) Ruang arsip
Ruangan arsip mempunyai peranan yang begitu penting
didalam setiap kegiatan suatu organisasi. Untuk itu ruang arsip
harus benar-benar dipersiapkan dengan baikagar penyelenggaraan
kerja tidak terhambat. Agar ruangan arsip itu dapat memperlancar
penyelesaian pekerjaaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan
efektifitas pegawai, maka ruangan arsip harus memperhatikan
beberapa faktor, antara lain:
a. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat
akan menambah efisiensi kerja para pegawai, karena mereka
dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat
kesalahan dan matanya tidak lekas lelah. Hendaknya jendela-
jendela, pintu-pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar
matahari.
b. Warna
Sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting
untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan
mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna
yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainnya.
kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan
terpelihara. Selain itu warna yang tepat juga akan mencegah
kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebih-
lebihan.
c. Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali adalah suhu
udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Sebaiknya ruangan
arsip atau ruang kerja mengunakan AC (air conditioning) dan
juga memperhatikan temperatur ideal yaitu berkisar antara 65-
75 F serta keleembaban udara sekitar 50 dan 65 %.
d. Suara
untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi
kerja para pengawa, para pegawai hendaknya memperhatikan
letak alat-alat gaduh dan menggunakan lapisan-lapisan
penyerap suara pada dinding dan langit-langit ruangan. Cara
lain untuk mengurahi kegaduhan misalnya mesin-mesin tik
dibawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon,
ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat.
Dengan demikian pembicaraan tidak akan terganggu oleh suara
mesin tik atau menganggu pegawai-pegawai yang sedang
bekerja.
Dengan memperhatikan faktor-faktor di atas diharapkan
penataan ruangan arsip yangg lebih efisien dapat membantu
para pegawainya bekerja lebih baik, lebih efisien, lancar dan
sedikit menemukan hambatan.
3. Pegawai Kearsipan
Seorang petugas kearsipan untuk dapat melaksanakan tugasnya
dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana
persyaratan menjadi seorang petuagas Tata Usaha umumnya yaitu:
a. Memiliki pengetahuan umum terutama yang menyangkut masalah
surat menyurat dan arsip.
b. Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya misalnya yaitu
organisai beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.
c. Memiliki pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang dijalankan.
e. Berkepribadian, yakni memiliki, ketekunan, kesabaran, ketelitian,
keterampilan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan
rahasia organisasi.
Sedangkan petugas kearsipan menurut The Liang Gie diperlukan 4
syarat yaitu:
a. Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai agar pegawai yang
bersangkutan dapat memmbedakan perkataan-perkataan, nama-nama,
atau angka-angka yang sepintas tampak sama. Untuk itu di samping
jiwa yang cermat, ia harus juga mempunyai mata sempurna.
b. Kecerdasan
Pegawai kearsipan juga harus mempunyai tingkat pemahaman yang
sesuai dengan porsinya. Sekurang-kurangnya harus dapat
menggunakan pikirannya dengan baik, karena ia harus memilih kata-
kata untuk suatu pokok soal. Selain itu daya ingatnya harus cukup
tajam sehingga dia tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada
kartu arsipnya.
c. Kecekatan
Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu, ketangkasan
dalamm melakukann pekerjaan. Pegawai arsip harus mempunyai
kondisi jasmani yang baik sehingga ia dapat bekerja secara gesit.
Lebih-lebih kedua tangannya, ia harus dapat menggunnakan dengan
leluasa uuntuk mengambil warkat dari berkasnya secara cepat.
d. Kerapian
Sifat ini diperlukan agar kartu-kartu, berkas-berkas dan tumpukan
warkat tersusun rapi. Surat yang disimpan dengan rapi akan lebih
mudah dicari kembali. Selain itu, suarat-surat juga menjadi lebih awet,
karena tidak sembarangan ditumpuk saja sampai berkerut-kerut dan
sobek.
E. ASAS PENYELENGGARAAN ARSIP
Prinsip yang harus dianut oleh sebuah kantor atau organisasi dalam
penyelenggaraan penyimpanan warkat adalah awet, efisien, dan luwes. Untuk
itu penyelenggaraan penyimpanan arsip harus disesuaikan kebutuhan dan
kondisi masing-masing kantor. Menurut Zulkifli Amzah (1989 : 16-19) ada
tiga asas dalam penyelenggaraan arsip, yaitu:
1. Asas Sentralisasi
Penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi bagi
semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut.
Keuntungannya adalah:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsetrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan.
c. Kantor hanya menyimpan 1 arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Kerugiannya adalah:
a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi
Penyimpanan arsip yang tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan
kearsipan sendiri-sendiri.
Keuntungannya adalah:
a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-
masing.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja
industri.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
Kerugiannya adalah:
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menyebabkan
duplikasi arsip yang disimpan.
b. Kantor menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan
sukar diwujudkan.
c. Penataran dan pelatihan kearsipan diadakan karena petugas-petugas
pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang
kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip dilakukan setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan.
3. Asas Kombinasi Antara Sentralisasi dan Desentralisasi
Asas gabungan ini dimaksudkan agar kelemahan-kelemahan pada
penyelenggaraan penyimpanan kedua asas tersebut dapat ditiadakan.
Penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisasi sedangkan
untuk unit-unit kerja yang mempunyai spesifikasi tersendiri dimungkinkan
menyelenggarakan sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpanan
arsipnya.
Di dalam penangganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih
aktif dipergunakan disebut arsip aktif dan dikelola di unitkerja masing-
masing pengolah, sedangkan arsip yang kurang dipergunakan disebut arsip
inaktif dan dikelola disentral arsip.
F. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan.
Lokasi penelitian di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yang beralamatkan di JL. Pahlawan
no. 16 Semarang.
2. Jenis Pengamatan.
Penelitian ini berbentuk Deskriptif yaitu penelitian yang bertujuan
untuk mengambarkan, memaparkan, menentukan, dan menganalisa
datayang ada secara mendalam. Menurut Moelong penelitian Deskriptif
kualitatif adalah “penelitian yan datanya berupa kata-kata, gambar, bukan
angka”. ( 2001 : 6 )
3. Sumber data.
a. Data Primer.
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumbernya baik melalui
wawancara maupun observasi yang kemudian diolah sendiri oleh
peneliti.
b. Data Sekunder.
Yaitu data yang diperoleh secara langsung melalui buku-buku,
perpustakan, dokumen-dokumen dan keterangan-keterangan lain yang
berhubungan dengan masalah pengamatan yanga digunakan sebagai
pelengkap dan pendukung data primer.
4. Teknik Pengumpulan Data.
a. Observasi
Dalam penelitian ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung
dan pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diselidiki dan
dijumpai secara sistematis.
b. Wawancara
Adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk
mendapatkan keterangan-keterangan lisan maupun komunikasi
langsung dan bertatap muka dengan responden yang dapat
memberikan keterangan.
c. Dokumen
Teknik pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen,
peraturan-peraturan, laporan-laporan dan literatur lainnya.
5. Teknik Analisis Data
Pengamatan ini menggunakan teknik analisa data diskriptif. Menurut
Winarno Surachman ( 1994 : 133 ) bahwa, teknik analisa diskiptif adalah
teknik analisa yang didapat dari seorang penyelidik yang terlebih dahulu
mempunyai cara berfikir, cara pengupasan dengan refrensi atau titik tolak
tertentu.
BAB III
DISKRIPSI DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI
DAN KEPENDUDUKAN
A. SEJARAH SINGKAT
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah di bentuk berdasarkan Perda Provinsi Jawa Tengah No.7 Tahun 2001.
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah
merupakan unsur pelaksanaan pemerintah daerah di bidang tenaga kerja dan
transmigrasi yang dipimpin oleh kepala dinas yang berada di bawah dan
bertanggungjawab kepada Gubernur melalui sekretaris daerah.
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi
Jawa Tengah merupakan institusi / lembaga gabungan dari :
1. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Dati I Jawa Tengah.
2. Kanwil Departemen Tenaga Kerja Jawa Tengah.
3. Kanwil Departemen Transmigrasi Jawa Tengah.
Penggabungan ketiga instansi ini sejalan dengan PP No.84 Tahun
2000 tentang Pedoman Perangkat Daerah.
1. Bidang Kegiatan
Bidang kegiatan yang dilakukan Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah dalam bidang tenaga
kerja, transmigrasi dan kependudukan, yang memiliki fungsi antara lain :
a. Perumusan kebijakan teknis bidang tenaga kerja, transmigrasi,
kependudukan dan catatan sipil.
b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang
tenaga kerja, transmigrasi, kependudukan dan catatan sipil.
c. Pembinaan dan fasilitas bidang tenaga kerja, transmigrasi,
kependudukan dan catatan sipil lingkup provinsi dan kabupaten / kota.
d. Pelaksanaan tugas di bidang penempatan tenaga kerja dan
transmigrasi, pelatihan kerja dan produktivitas, pengawasan
ketenagakerjaan, hubungan industrial dan jaminan sosial, serta
ketransmigrasian, kependudukan dan catatan sipil.
e. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang tenaga kerja, transmigrasi
kependudukan dan catatan sipil.
f. Pelaksanaan kesekretarisan dinas.
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesusi dengan
tugas dan fungsinya.
2. Visi dan Misi
Visi dan misi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah :
a. Visi
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah mempunyai visi yaitu menciptakan tenaga kerja, transmigrasi
dan penduduk yang terbudayakan, produktif, mandiri, berdaya saing,
berdaya tahan terhadap pengaruh globalisasi, berkesejahteraan dan
terlindungi hak-haknya dalam iklim hubungan industrial yang
harmononis, produktif dan berkeadilan dalam kerangka Wawasan
Negara Kesatuan Republik Indonesia.
b. Misi
1) Membangun sistem informasi dan perencanaan tenaga kerja,
transmigrasi dan kependudukan.
2) Membina dan menempatkan tenaga kerja untuk memperluas
kesempatan kerja di dalam dan di luar negri dengan
mempertahankan pendataan yang layak.
3) Membina tenaga kerja dan transmigrasi melalui pembinaan
pelatihan dan pengembagan produktivitas kerja.
4) Menempatkan, membina dan mengawasi pelaksanaan upah
minimum.
5) Mengembangkan kemampuan aparatur yang beretos kerja tinggi
dan professional.
B. STUKTUR ORGANISASI
Susunan organisasi Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Kependudukan adalah:
1. Kepala Dinas
Kepala Dinas memimpin pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dari Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah.
Kepala Dinas membawahkan :
a. Sekretariat
b. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil
c. Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi
d. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas
e. Bidang Hubungan Industrial Dan Jaminan Sosial
f. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
g. UPTD
h. Kelompok Jabatan Fungsional
2. Sekretaris
Bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan, koordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang program, keuangan, dan
kepegawaian.
Untuk menyelenggarakan tugasnya sekretaris mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyalenggaran tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang program.
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi, dan pelaksanaan di bidang keuangan.
c. Penyiapan bahan perimusan kebijakan teknis, pembinaan,
pengkoordinasian tugas secara terpadu, pelayanan administrasi, dan
pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian.
d. Pelaksanaan yugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesusi
dengan tugas dan fungsinya.
Sekretaris membawahkan :
a. Sub bagian Program
Seksi ini bertugas menyiapkan bahan perumusan teknis, pembinaan,
pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan
administrasi dan pelaksanaan di bidang program meliputi : koordinasi
perencanaan, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan
system Informasi di lingkungan Dinas.
b. Sub bagian Keuangan
Seksi ini bartugas menyediakan bahan rencana dan kebijakan teknis,
pembinaan, pengkoordinasi penyelenggaraan tugas secara terpadu,
pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang keungan, meliputi :
pengelolaan keungan, verifikasi, pembukuan dan akuntansi di
lingkungan Dinas.
c. Sub bagian Umum dan Kepegawaian
Sub bagian umum dan kepegawaian bertugas melakukan penyiapan
bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasi
penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan
pelaksanaan di bidang umum dan kepegawaian , meliputi ; pengelolaan
administrasi kepegawaian, hukum, humas, organisasi dan tatalaksana,
rumah tangga dan perlengkapan di bidang lingkungan Dinas.
3. Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil,
Bertugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis,
pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan
catatan sipil dan informasi administrasi kependudukan.
Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil
mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang pembinaan kependudukan dan catatan sipil.
b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang informasi administrasi kependudukan.
c. Pelaksanaan tugas lain diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Bidang Kependudukan Dan Catatan Sipil mambawahkan :
a. Seksi Pembinaan Kependudukan dan Catatan Sipil
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan
kependudukan dan catatan sipil.
b. Seksi Informasi Administrasi Kependudukan
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakn
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang informasi administrasi
kependudukan.
4. Bidang Penempatan Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Bertugas penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri,
perluasan dan pengembangan tenaga kerja dan transmigrasi.
Untuk meyelenggarakan tugasnya Bidang Penempatan Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja dalam dan luar negri.
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang perluasan dan pengembangan tenaga kerja.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang transmigrasi.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
Bidang penempatan Tenaga Kerja Dan Transmigrasi membawahkan :
a. Seksi Penempatan Tenaga Kerja Dalam dan Luar Negri
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang penempatan tenaga kerja
dalam dan luar negri.
b. Seksi Perluasan dan Pengembangan Tenaga Kerja
Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang perluasan dan
pengembangan tenaga kerja.
c. Seksi Transmigrasi
Seksi ini bartugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang transmigrasi.
5. Bidang Pelatihan Kerja dan Produktivitas.
Bidang Pelatihan Dan Produktivitas mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang standarisasi dan sertifikasi, pelatihan dan pemagangan, dan
produktivitas.
Untuk menyelenggarakan tugasnya Bidang Pelatihan Dan Produktivitas
mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang standarisasi dan sertifikasi.
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang pelatihan dan pemagangan.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang produktivitas.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Pelatihan Kerja Dan Produktivitas, membawahi :
a. Seksi Standarisasi dan Sertifikasi
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang standarisasi dan
sertifikasi.
b. Seksi Pelatihan dan Pemagangan
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelatihan dan
pemagangan.
c. Seksi Produktivitas
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis pembinan dan pelaksanaan di bidang produktivitas.
6. Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial
Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial, kelembagaan
hubungan industrial, dan pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja.
Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan
Sosial mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan sosial.
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang kelembagaan hubungan industrial.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
Bidang Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial membawahi :
a. Seksi Syarat Kerja dan Jaminin Sosial
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang syarat kerja dan jaminan
sosial.
b. Seksi Kelembagaan Hubungan Industrial
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang kelembagaan hubungan
industrial.
c. Seksi Pengupahan dan Kesejahteraan Tenaga Kerja
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengupahan dan
kesejahteraan tenaga kerja.
7. Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja,
pengawasan norma keselamatan kerja, kesehatan kerja, pengawasan norma
keselamatan kerja dan perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar
negeri.
Untuk menyelenggarakan tugas Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial
tenaga kerja
b. Penyiapan bahan perumusan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di
bidang pengawasan norma keselamatan kerja dan kesehatan kerja.
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang pengawasan hukum tenaga kerja dalam dan dan
perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negri.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai
dengan tugas dan fungsinya
Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan, membawahi :
a. Seksi Pengawasan Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma kerja
dan jaminan sosial tenaga kerja.
b. Seksi Pengawasan Norma Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan norma
keselamatan kerja dan kesehatan kerja.
c. Seksi Pengawasan dan Perlindungan Hukum Tenaga Kerja Dalam dan
Luar Negeri
Seksi ini bertugas melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasaan dan
perlindungan hukum tenaga kerja dalam dan luar negeri
8. UPTD
9. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok ini terdiri dari sejumlah fungsional yabg terbagi dalam berbagai
kelompok sesuai dengan bidang keahlian dan keterampilan.
Dari bagan organisasi Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah, bagian yang menangani tentang
pengurusan surat menyurat adalah Sub Begian Umum dan Kepegawaian. Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian ini di bawah perintah Sekretariat serta
bertaggungjawab kepada Kepala Dinas. Di Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian ini penanganan surat menyurat dikerjakan oleh dua orang
pegawai yang mengurusi surat masuk yaitu pegawai yang bertugas sebagai
penyortir surat dan pegawai yang bertugas sebagai pencatat surat sebelum
surat tersebut di naikkan ke sekertaris, serta empat orang pegawai yang
mengurus surat keluar yaitu pegawai yang bertugas membuat konsep surat,
pegawai yang bertugas mengetik surat dan pegawai yang bertugas
mengagedakan surat sebelum surat tersebut dikirim, serta kurir yang bertugas
mengantar surat ke alamat yang dituju, sedangkan untuk pengurusan surat
keluar rahasia ditangani oleh pegawai yang diberi kepercayaan oleh Kepala
Dinas. Tugas setiap orang yang menangani surat menyurat ini saling
berhubungan sehingga dibutuhkan kerjasama yang baik agar dalam
pengurusan dan pendistribusian surat dapat berjalan secara efektif dan efisien.
1
KEPALA
DINAS
SEKRETARIAT
SUB BAG
PROGRAM
SUB BAG
KEUANGAN
BIDANG
KEPENDUDUKAN
& CATATAN SIPIL
BIDANG
PENEMPATAN
TENAGA KERJA&
TRANSMIGRASI
7
BIDANG
PELATIHAN
KERJA&
PRODUKTIVITAS
BIDANG
HUBUNGAN
INDUSTRIAL&
JAMINAN SOSIAL
SEKSI PEMBINAAN
KEPENDUDUKAN&
CATATAN SIPIL
SEKSI PENEMPATAN
TENAGA KERJA
DALAM& LUAR NEGRI
SEKSI INFORMASI
ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN
SEKSI
PERLUASAN& PENGEMBANGAN
TENAGA KERJA
SEKSI
PELATIHAN&
PEMAGANGAN
SEKSI SYARAT
KERJA&JAMINAN
SOSIAL
SEKSI
KELEMBAGAAN HUBUNGAN
INDUSTRAL
SEKSI STANDARISASI
DAN SERTIFIKASI
Gambar III.1 BAGAN ORGANISASI
DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN
PROVINSI JAWA TENGAH
KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
SEKSI
TRANSMIGRASI
SEKSI
PRODUKTIVITAS
SEKSI PENGAWASAN7PERLIN
DUNGAN HUKUM
TENAGA KERJA DALAM&LUAR NEGRI
SEKSI
PENGUPAHAN&KE
SEJAHTERAAN
TENAGA KERJA
SUB BAG
UMUM &
KEPEGAWAIAN
UPTD
SEKSI PENGAWASAN NORMA
KESELAMATAN&
KESEHATAN KERJA
SEKSI PENGAWASAN NORMA
KERJA&JAMINAN
SOSIAL TENAGA KERJA
BIDANG
PENGAWASAN
KETENAGAKERJAAN
Sumber : Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi, dan Kependudukan Prov Jateng
35
2
BAB IV
PEMBAHASAN DAN HASIL PENGAMATAN
A. PELAKSANAAN TATA KEARSIPAN PADA DINAS TENAGA KERJA
TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN PROVINSI JAWA
TENGAH
Hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kearsipan adalah :
1. Prosedur kerja kearsipan
2. Fasilitas kearsipan
3. Ruang kearsipan
4. Petugas kearsipan
Untuk selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Prosedur kerja kearsipan
Dalam prosedur kerja kearsipan terdapat tahapan kegiatan sebagai
berikut :
a. Penerimaan dan pencatatan
Dalam melaksanakan kegiatannya Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah selalu
berhubungan dengan instansi lain maupun pihak yang berkepentingan
dengan Disnakertransduk Provinsi Jawa Tengah. Salah satu sarana
yang mendukung adalah adanya surat. Dalam penyusunan surat masuk
dan surat keluar Disnakertransduk menganut kebijaksanaan satu pintu,
dimana surat instansi atau surat yang akan dikirim ke instansi lain
dilaksanakan oleh satu unit verja yaitu sub bagian umum. Surat yang
telah diterima maupun yang akan dikirim dicatat dalam buku agenda
surat masuk maupun buku agenda surat keluar.
3
Gambar IV.1 bagan Pengurusan surat masuk
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG
1) Proses Pengurusan Surat masuk :
a) Penerimaan dan penyortiran
Surat masuk diterima oleh salah satu staff di bagian Tata Usaha
kemudian surat-saurat masuk tersebut dikelompokan menjadi dua
menurut jenisnya yaitu surat dinas dan surat pribadi. Untuk surat
pribadi langsung diserahkan kepada yang bersangkutan dan surat dinas
dilanjutkan untuk pengagendaan.
b) Pengagendaan
Setelah surat-surat tersebut dikelompokan, Agendaris Umum
membuka surat dan membaca isinya serta memberi lembar disposisi,
kemudian mengagendakan surat-surat masuk tersebut ke dalam buku
agenda surat masuk dan memberi nomor urut agenda. Setelah itu surat-
surat tersebut diserahkan kepada Kepala Dinas atau Kepala Bagian
Tata Usaha melalui sekretaris. Kemudian oleh sekretaris surat-surat
tersebut dikelompokan menjadi dua bagian yaitu surat yang
membutuhkan kebijakan pimpinan atau surat rutin biasa. Untuk surat
yang membutuhkan kebijakan pimpinan diserahkan langsung kepada
pimpinan sedangkan surat rutin diserahkan kepada Kepala Bagian Tata
Usaha untuk pendisposisian.
PENERIMAAN DAN
PENYORTIRAN
PENGAGENDAAN
PENDISPOSISIAN
PENYALURAN
PENYIMPANAN
4
Tabel IV.1 Buku Agenda surat masuk
No.
Urut
No.
Surat
Masuk
Pengirim No.
Surat
Tgl.
Surat Isi Surat
Ditujukan
Kepada Ket.
1 01 Kantor Tenaga
Kerja dan
Transmigrasi
Kota Kedal
01/TN
21/2005
19
Maret
2005
Pengembalian
TKI
Kepala Dinas
Tenaga Kerja
Provinsi Jateng
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG
c) Pendisposisian
Kapala Dinas atau Kepala Bagian Tata Usaha membaca isi surat dan
menentukan isi disposisi. Kemudian mengisi alamat disposisi sesuai
dengan isi surat dan membubuhi paraf serta tanggal pada lembar
disposisi. Setelah itu surat tersebut dikembalikan kepada Sekretaris
mengagendakan isi disposisi kedalam buku agenda disposisi, setelah
selesai surat-surat tersebut diserahkan ke bagian penyaluran atau
kembali kepada Agendaris Umum.
d) Penyaluran
Agendaris Umum memasukkan alamat ke dalam buku ekspedisi intern
sesuai dengan alamat disposisi. Kemudian surat tersebut dikirim sesuai
dengan alamat disposisi dan diterima oleh agendaris Subdin. Oleh
Agendaris Subdin surat tersebut diserahkan kepada Kasubdin
menentukan isi disposisi yang kedua untuk para Kasi yang sesuai
dengan isi surat. Setelah surat tersebut didisposisi, dikembalikan lagi
ke Agendaris Subdin. Agendaris Subdin mengagenda surat dan isi
disposisi yang kedua kedalam buku agenda dan kemudian surat
diserahkan langsung kepada Kasi yang sesuai dengan alamat disposisi
kedua. Setelah Kasi menerima surat tersebut dan membaca surat serta
isi disposisi kemudian menyalurkannya kepada staff yang sesuai
dengan isi surat untuk dilaksanakan. Dan terakhir surat-surat tersebut
disimpan oleh Agendaris Subdin.
5
Gambar IV.2
Gambar Lembar Disposisi
KEPALA LEMBAR DISPOSISI
DINAS TENAGA KERJA, TRANSMIGRASI DAN KEPENDUDUKAN
PROVINSI JAWA TENGAH AGENDA SEKRETARIS DISPOSISI
No. Urut : ..................................................................................
No. Surat : ..................................................................................
Tanggal : ..................................................................................
Dari : ..................................................................................
Perihal : ..................................................................................
Paraf/Tgl.
Ketemu Saya
Didampingi Saya
Diteruskan kepada Yth. DISPOSISI
SEKRETARIS
Sub. Bag. Program
Sub. Bag. Keuangan
Sub. Bag. Umum dan Kepeg
Kepala Bidang
Kependik. & Capil
Pentatrans
Pel. Kerja & Produktivitas
H.I dan Jamsoso
Wasnaker
UPTD
BLKLN
BPKK dan Hiperkes
Balatrans dan Penca
BP2TK
BP3TK
BLKP Klampok
BLKI Cilacap
UDS
Untuk Ditindak Lanjuti
Saran
Lapor
UMP
UDK / Pedomani
Hasir / mewakili
Paraf/Tgl.
Dharma Wanita Persatuan
Korpri
Koperasi
B.A.I
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG
e) Penyimpanan
Agendaris subdin menyimpan surat-surat yang telah didisposisi
tersebut ke dalam snelhecter map sesuai dengan bulan penerimaan
surat. Kemudian setelah satu bulan snelhecter yang berisi surat-surat
tersebut dimasukkan ke dalam filling cabinet yang bertuliskan tahun
dari penerimaan surat tersebut.
2) Proses Pengurusan Surat Keluar
Surat yang sudah keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang
CATATAN
6
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi kantor atau lembaga lain. Surat
adalah media komunikasi instansi, kantor atau lembaga yang sangat
penting.
Gambar IV.3
Bagan pengurusan surat keluar
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG
Prosedur pengurusan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut :
a) Perintah Pembuatan Surat
Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kasubdin atau Kepala bagian,
baik karena adanya kegiatan untuk membalas surat yang masuk
maupun kehendak Dinas itu sendiri. Kasi yang membidangi tugas
tersebut kemudian membuat konsep surat.
b) Pembuatan konsep dan Pengetikan
Konsep tersebut dibuat diatas HVS ataupun CD. Setelah selesai dibuat
konsep tersebut diserahkan kepada salah satu staff untuk diketik baik
surat asli, tembusan, dan tindasaannya (bila diperlukan). Setelah itu
surat tersebut diserahkan kembali kepada Kasi yang bersangkutan
PEMBUATAN KONSEP DAN
PENGETIKAN
PENELITIAN
PENANDATANGANAN
PENGGENDAAN &
PENYIMPANAN
PERINTAH PEMBUATAN
SURAT
PENGIRIMAN
7
untuk diperiksa apakah surat yang telah diketik tersebut sudah benar
atau belum.
Tabel IV.2
Blanko konsep surat
Unit Pengolah Paraf Tanggal
Sekretaris
Ka. Bid / Ka. UPT
Ka. SubBag / Ka. Sie
Sumber: DISNAKERTRANSDUK PROV JATENG
c) Penelitian
Apabila ternyata ketikan surat banyak ada banyak kekeliruan maka
diserahkan kembali kepada staff tersebut untuk diketik ulang. Dan
apabila ketikan tersebut sudah benar maka dibubuhi taklik atau paraf
kecil disamping kanan nama jabatan penandatanganan. Dan kemudian
diserahkan ke Kasubdin.
d) Penandatanganan
Kepala Dinas atau Ksubdin menandatangani surat yang telah diberi
tanda taklik dan kemudian surat-surat tersebut diserahkan kembali ke
bagian yang membuat surat. Oleh staff, surat tersebut diserahkan
kepada Agendaris Umum surat keluar bagian Tata Usaha untuk
diagendakan ke dalam buku agenda surat keluar.
e) Pengagendaan dan Penyimpanan
Agendaris Umum Surat keluar mengagendakan surat yang akan
dikirim dan menuliskan nomor agenda sesuai dengan perihal surat dan
memberi nomor surat agenda sesuai dengan nomor urut buku agenda
keluar. Sebelum dikembalikan kepada staff yang bersangkutan surat
tersebut diberi stempel dinas maupun stempel tanggal dan sebelumnya
Agendaris mengambil satu lembar surat (tembusan / tindasan) unuk
disimpan ke dalam snelhecter map yang berisi surat-surat tersebut
disimpan kedalam filling cabinet sesuai dengan tahun tersebut. Dan
baru kemudian diserahkan kepada staff yang membuat surat tersebut.
8
Oleh staff, surat tersebut dimasukkan ke dalam amplop coklat yang
berkop dinas dan hanya menuliskan alamat surat pada amplop surat
kemudian surat-surat tersebut disalurkan ke bagian pengiriman.
f) Pengiriman
Surat-surat tersebut dibuka kembali ole ekspeditur untuk diteliti
apakah ada yang masih salah. Jika sudah dirasa cukup benar kemudian
diagendakan ke dalam buku ekspedisi, serta memberi stempel dinas
baik surat maupun pada amplop. Untuk surat yang dikirim langsung
diagenda ke dalam buku ekspedisi keluar kantor pos dan dikirim ke
alamat surat tersebut.
Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip di Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi & Kependudukan Provinsi Jateng sudah
dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat terlihat dari adanya buku
agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar untuk mencatat
surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar juga pencatatan
surat yang diterima maupun yang yang keluar tiap bagian Sub Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jateng
sedangkan untuk penerimaannya sudah dilakukan sesuai dengan
prosedur kerja yang diterapkan.
b. Penyimpanan
1) Sistem penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jateng untuk masing-masing bagian adalah
dengan sistem subjek (isinya) dan nomor. Arsip-arsip yang disimpan
disetiap bagian adalah arsip yang masih aktif. Misalnya untuk arsip yang
memuat data pencari kerja ditata secara kronologis menurut nomor urut
sedangkan penyimpanan arsip yang berada pada unit kearsipan adalah
berdasarkan jenis arsip yang diserahkan dari masing-masing bagian.
Arsip-arsip yang diimpan oleh unit kearsipan adalah arsip yang sudah
tidak aktif lagi. Kemudian arsip-arsip yang sudah tidak aktif
dikelompokan menurut jenisnya.
9
Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:
a) Mengelompokan arsip berdasarkan jenisnya yang diserahkan dari
masing-masing unit kerja.
b) Setelah masing-masing arsip dikelompokan menurut jenisnya,
kemudian ditempatkan ke dalam map, ordner maupun dijilid menjadi
buku.
c) Pada permukaan map atau buku diberi kode arsip yang disimpan di
dalamnya.
d) Untuk arsip yang disusun dalam ordner ataupun berupa buku
disimpan dalam almari arsip dan rak arsip secara vertikal lateral
(Vertikal berderet kesamping).
e) Sedangkan arsip yang dalam map dimasukkan dalam filling cabinet
secara berjajar dan berurutan.
2) Asas penyimpanan arsip yang dilaksanakan Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ádalah dengan
menggunakan asas campuran yaitu kombinasi antara asas desentralisasi
dan sentralisasi. Dalam asas campuran masing-masing bagian diberi
kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan arsip sendiri untuk arsip-
arsip yang masih aktif. Sedangkan untuk arsip yang masih jarang
digunakan (inaktif) disimpan pada ruang arsip yang letaknya terpisah
dengan ruang kerja dan yang menanganinya adalah sub bagian umum.
Untuk jasa penyimpanan arsip pada Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan
asas penyimpanan arsip campuran dapat memudahkan pencarian. Arsip-
arsip sudah dipisahkan antara arsip-arsip aktif dan inaktif sehingga arsip
yang ada ditempat kerja merupakan arsip-arsip yang sering digunakan,
selain itu juga dapat menghemat tempat pada masing-masing unit kerja.
Dan penataan arsipnya sudah tertata dengan rapi.
c. Penggunaan
Arsip-arsip yang sering digunakan untuk melaksanakan kegiatan
sehari-hari adalah arsip-arsip yang masih aktif. Namun bukan berarti arsip
10
yang inaktif tidak berguna. Adakalanya arsip inaktif dibutuhkan oleh
seorang pegawai untuk keperluan tertentu.
Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan menjadi
tanggung jawabnya tidak dengan mudah menggunakan tanpa harus melalui
prosedur tertentu. Tetapi jika pegawai tersebut membutuhkan arsip yang
menjadi tanggung jawab bagian lain, maka harus minta ijin kepada pegawai
yang bertanggung jawab atas arsip tersebut terlebih dahulu.
Menurut staff sub bagian umum menyatakan bahwa :
“Untuk peminjaman arsip Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah harus disertai tanda bukti peminjaman
secara tertulis dengan batas waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan antara
kedua belah pihak yang bersangkutan.” (Wawancara: 23 maret 2009)
Dengan demikian peminjaman arsip disertai tanda bukti itu terdapat
kelebihan yaitu ada bukti yang kuat untuk mengurus arsip jika terjadi
kehilangan arsip. Sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap
disiplin dalam mengembalikan arsip yang telah dipinjamnya.
d. Pemeliharaan
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dan untuk menghindari
kerusakan dan hal-hal yang tidak diinginkan maka perlu pemeliharaan arsip,
supaya arsip tersebut terjaga dengan baik tahan lama, dan tidak hilang.
Pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah lebih ditekankan pada arsip-arsip yang
sudah jarang digunakan (inaktif) yang telah ditempatkan pada ruang
penyimpanan arsip inaktif. Pemeliharaan arsip inaktif di Dinas Tenaga
Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah rutin tetapi
secara berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antar 1-2 bulan sekali.
Pegawai Sub umum dan kepegawaian bagian kearsipan
mengemukakan bahwa “ Arsip perlu di perhatikan dalam pemeliharaan
mulai dari menjaga kebersihannya, suhu, dan kelembaban, serta
keamanannya”. (wawancara: 18 Maret 2009)
11
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa lingkup
pemeliharaan arsip di Kantor tersebut meliputi kegiatan pemeliharaan fisik
arsip dan pemeliharaan lingkungan. Dan dapat di jabarkan sebagai berikut :
1) Pemeliharaan fisik arsip
Pemeliharaan arsip mencakup kegiatan merawat dan mengamankan fisik
maupun informasi yang terkandung di dalamnya. Untuk pemeliharaan
fisik arsip dilakukan dengan pemberiaan kapur barus atau obat anti
serangga lainnya. Sedangkan pemeliharaan informasi arsip berarti setiap
petugas wajib menjaga agar setiap informasi yang terkandung
didalamnya tidak sampai digunakan untuk hal-hal merugikan atau
disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan sehingga
kerahasiaan arsip terjamin keamanannya.
2) Pemeliharaan Lingkungan
Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan merawat dan menjaga
tempat penyimpanan arsip agar bersih, rapi, dan terhindar dari ganguan
serangga dan hal-hal yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan
utnuk pemeliharaan lingkungan yaitu dengan membersihkan ruangan
arsip yang dilakukan oleh petugas kebersihan setiap pagi.
Untuk pelaksanaan kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengahperlu lebih
ditingkatkan dengan menambah waktu pembersihan dan alat pembersih
arsip yang cukup memadai relevannya agar lebih terjaga kerapian dan
terjamin kebersihannya arsip juga harus dibersihkan atau dijaga dari
noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan dari clip logam dalam
pemberkasan arsip, untuk mencegah sebaiknya menggunakan clip dari
plastik. Sedangkan untuk mencegah dari adanya bahaya kebakaran,
kantor ini belum memiliki tabung pemadaman kebakaran karena
terbatasnya dana.
e. Penyusutan
Dengan meningkatkan kegiatan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah tersebut meningkatkan pula
12
jumlah arsip, yang baik yang diterima dari pihak lain maupun arsip yang
dihasilkan oleh kantor tersebut. Peningkatan jumlah arsip tersebut
memerlukan tempat penyimpanan yang memada. Sedangkan tempat tempat
penyimpanan arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah terbatas sehingga terjadi penumpukan
dokumen disetiap ruangan unit kerja.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka perlu diadakan penyusunan
arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai
kegunaannya sudah mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan.
Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum dan
kepegawaian menyatakan bahwa :
”Dalam jangka waktu 5 tahun sekali Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah melakukan
penyusutan, namun pelaksanaannya masih sederhana dan jarang dilakukan
yang meliputi : pemilihan arsip inaktif pada tiap-tiap bagian kemudian
diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat kegiatan pengelolaan
arsip, setelah itu ditempatkan di gudang.” (wawancara : 20 Maret 2009)
Dengan demikian pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Tenaga
Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup
sempurna dan teratur.
f. Pemusnahan
Setelah proses penyusutan selesailangkah selanjutnya dilakukan
pemusnahan arsipyang merupakan kegiatan menghancurkan, meniadaan
fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini menuntut
kesungguhan dan keterkaitan yang tinggi sehingga tidak terjadi
kesalahpahaman yang sekecil apapun.
Berdasarkan wawancara dengan pegawai sub bagian umum yaitu:
”Pemusnahan arsip di kantor ini dilakukan terhadap arsip inaktif
yang sudah lama disimpan minimal 5 tahun atau sudah berusia 10
tahun disertai dengan berita acara pemusnahan arsip.” (wawancara : 20
Maret 2009)
13
Untuk arsip khusus kepegawaian dalam memusnahkannya, menurut
hasil wawancara dengan sub bagian umum dan kepegawaian mengatakan
bahwa :
”Untuk arsip-arsip kepegawaian yang akan dimusnahkan terlebih
dahulu harus dikonsultasikan dengan badan Administrasi Kepegawaian
Negara yang mempunyai wewenang untuk menentukanya”. Sedangkan
untuk arsip-arsip mengenai keuangan, berdasarkan wawancara bahwa :
”Arsip keuangan yang akan dimusnahkan dikonsultasikan terlebih
dahulu dengan Badan Pemeriksa Keuangan dan disertai dengan berita
acara dan daftar pertelaan arsip rangkap tujuh”. (wawancara : 21 Maret
2009)
Menurut pegawai bagian kearsipan di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebelum
melaksanakan pemusnahan arsip dilakukan prosedur seperti berikut:
”Pemeriksaan terhadap arsip apakah arsip tersebut benar-benar
telah habis jangka simpanannya, pemeriksaannya berpedoman pada
jadwal retensi arsip ( JRA ). Lalu melakukan pendaftaran pada arsip-
arsip yang diusulkan akan dimusnahkan, sehingga dapat diketahui
secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan.
Kemudian pembentukan panitia pemusnahan (Pembentukan panitia
pemusnahan arsip dilaksanakan apabila arsip yang akan dimusnahkan
memiliki retensi lebih dari 10 tahun, jika arsip yang akan dimusnahkan
di bawah retensi 10 tahun maka tidak perlu di buat kepanitiaan, cukup
di laksanakan oleh unit secara fungsional bertugas mengelola arsip).
Selanjutnya, melakukan penilaian, persetujuan dan pengesahan.
Kemudian membuat berita acara. Dan akhirnya pelakasanaan
pemusnahan yang dilaksanakan dengan cara dibakar atau
dibubur”.(wawancara : 21 Maret 2009).
Berdasar uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa pemusnahan arsip
di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah jarang sekali dilakukan dengan alasan harus menunggu adanya
instruksi dari tingkat pusat atau wilayah, memerlukan koordinasi yang baik
dengan instansi yang terkait lainnya serta memerlukan biaya yang cukup
besar. Tetapi sudah cukup baik terlihat dengan adanya prosedur-proseur
yang harus dilaksanakan sebelumarsip dimusnahkan.
14
2. Fasilitas kearsipan
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana
dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pengelolaan
kearsipan juga membutuhkan fasilitas kearsipan.
Pegawai staff kearsipan menuturkan bahwa :
”fasilitas yang digunakan pada kantor Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam pelaksanaan
tata kearsipan terdapat bagian-bagiannya yaitu alat penerimaan surat, alat
penyimpanan surat, dan alat korespodensi”. (wawancara 22 Maret 2009)
Maka dari hasil wawancara tersebut dan pengamatan secara langsung
di kantor tersebut, dapat dijabarkan secara rinci oleh penulis tentang fasilitas
kearsipan yang tersedia di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut:
a. Alat-alat penerimaan surat
Alat penerimaan surat yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah adalah :
1) Baki surat, digunakan untuk meletakkan surat yang baru saja
diterima agar terpisah dan surat-surat yang sudah lama.
2) Pisau atau gunting, digunakan untuk membuka sampul surat agar
rapi dan tidak merusak isi surat.
3) Meja tulis, digunakan untuk menulis surat baik di kantor tersebut
maupun surat balasan untuk instansi lain.
4) Kursi, merupakan salah satu perabot kantor dan merupakan
perlengkapan meja yang digunakan sebagai tempat duduk pegawai
pada waktu membaca, menulis, mengetik juga sebagai tempat duduk
untuk tamu.
b. Alat Penyimpanan Arsip
Alat penyimpanan arsip yang dimiliki Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah antara lain :
1) Stopmap (map)
Adalah lipatan kertas karton (manila) yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran yang
15
bermacam-macam sesuai dengan fungsi dan kegunaannya. Di Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah menggunakan beberapa stopmap yaitu :
a) Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena
hanya dapat untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran
folio (21 cm x 34 cm). Kegunaannya untuk menyimpan
sementara arsip.
b) Stopmap jepitan, adalah stopmap yang memakai jepitan dari
logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga arsip tidak
mudah lepas.
c) Stopmap tebal atau map besar dengan jepitan, adalah map dengan
memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga
disimpan secara vertikal atau berdiri tegak, map seperti ini sering
kali disebut dengan breinfodner atau ordner saja. Penyimpanan
ordner ini dai dalam rak-rak buku arsip.
2) Fillling Cabinet (lemari arsip)
Adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakan
secara vertikal untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filling
cabinet initerdiri dari 3-4 laci.
3) Lemari
Berbentuk seperti lemari pada umumnya yang terdiri dari susunan
rak-rak untuk menyimpan arsip. Arsip-arsip yang disimpan di dalam
lemari disusun secara vertikal lateral sehingga susunan arsip di
dalam lemari arsip sama dengan susunan arsip dalam rak arsip.
4) Meja
Merupakan salah satu perabot yang mendominasi perlengkapan di
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi
Jawa Tengah. Meja-meja yang ada di kantor tersebut dilengkapi
dengan laci-laci sehingga selain dapat digunakan untuk menulis dan
mengetik dapat juga dipergunakan untuk meyimpan arsip. Arsip-
arsip yang di simpan di dalam laci adalah arsip-arsip yang masih akif
16
sehingga memudahkan dan mempercepat pencarian arsip yang
dibutuhkan.
c. Alat Korespodensi
Alat korespodensi adalah alat-alat yang dipergunakan untuk
melaksanakan korespodensi atau surat-menyurat yang juga merupakan
arsip. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut:
1) Mesin ketik
Mesin ketik yang ada adalah mesin ketik biasa yang biasa
dipergunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya tidak
terlalu banyak. Di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah untuk tiap unit kerja
mempunyai mesin ketik sendiri dan biasanya lebih dari dua buah
sehingga dapat memperlancar proses kerja tiap harinya.
2) Buku agenda
Buku agenda yang ada adalah buku agenda surat masuk dan buku
agenda surat keluar. Buku agenda surat masuk digunakan untuk
mencatat surat-surat yang masuk sedangkan buku agenda surat
keluar digunakan untuk mencatat surat-surat keluar.
3) Kertas
Kertas adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk
keperluan tulis-menulis atau dapat dipergunakan sebagai alat
pembungkus. Kertas yang ada di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sebagian besar adalah
ukuran folio, namun ada juga ukuran yang lainnya. Kertas
merupakan alat yang sangat vital dalam setiap kegiatan karena kertas
merupakan alat untuk menciptakan arsip sehingga perlu diperhatikan
kualitas kertas yang akan digunakan untuk menciptakan arsip agar
tidak mudah rusak.
17
4) Komputer beserta disket dan hardisknya
Komputer sebagai alat elektro yang mampu menerima data,
melaksanakan perhitungan aritmatika maupun pengambilan
kesimpulan untuk kemudian mengkajinya dalam bentuk pengeluaran
dan telah banyak dipergunakan dalam berbagai bidang pekerjaan.
Demikian juga di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah komputer dipergunakan untuk
mengetik surat, membuat laporan, membuat daftar gaji dan lainnya.
Komputer yang ada berjumlah 4 buah sehingga dapat memperlancar
proses kerja dengan lebih cepat.
5) Stempel atau cap Dinas
Stempel dipergunakan untuk menyetempel surat-surat di Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah tersebut. Bagian yang menangani surat yang distempel
adalah bagian Umum dan Kepegawaian.
6) Pelubang kertas (perforator)
Pelubang kertas adalah alat tata usaha yang dipergunakan untuk
melubangi kertas atau warkat yang akan disimpan dalam map
jepitan.
Kesimpulan dari semua uraian diatas bahwa fasilitas kearsipan yang
terdapat di kantor tersebut dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan
pekerjaan, tetapi perlu adanya perawatan dan pemeliharaan sehingga
fasilitas tersebut tidak mudah rusak.
3. Ruang kearsipan
Dalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangat menentukan
sekali dalam menjaga fisik arsipnya tersebut yang maksudnya arsip dapat
terhindar dari bahaya pengerusakan baik akibat serangga, suhu, kebakaran,
bahkan manusia. Tata ruang yang tepat akan mendukung efektifitas dan
efisiensi arsip. Dalam tata ruang juga harus memperhitungkan pemasangan
pemasangan pilar atau tembok pembatas dibuat sedemikian rupa agar
memudahkan pemasangan rak arsip. Pemasangan lampu pun harus di
18
upayakan dapat menyangkup dan menerangi setiap sudut area kerja
penyimpanan arsip dan biasanya tata ruang arsip harus di tempatkan pada
ruang tersendiri atau gudang yang khusus menyimpan arsip.
Waktu penulis menanyakan kepada Pak Kasmuri pegawai bagian
kearsipan tentang Keadaan ruangan kerja di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah menuturkan
bahwa :
“Keadaan ruangan kantor di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah belum adanya pemerataan dalam
arti untuk tiap-tiap bagian tidak selalu memenuhi persyaratan yaitu
mengenai penggunaan segenap ruangan masih ada ruang yang terlalu
longgar, namun juga ada ruang kerja yang agak sempit. Namun dalam
pemerataannya sudah memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara,
warna dan kebersihan ruangan”.(wawancara : 20 Maret 2009)
Dan beliau juga menambahkan keterangan mengenai keadaan tata
ruang kearsipan di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan
Provinsi Jawa Tengah bahwa :
“Tata ruang kearsipan di kantor ini sudah cukup baik dan memenuhi
syarat kelayakan ruang tata kearsipan hanya saja belum tertata rapi karena
ruangan arsip baru saja pindah dari ruangan di lantai tiga pindah ke
ruangan di lantai satu jadi masih banyak arsip yang belum di tata di rak
arsip masih berada di dalam kardus”. (wawancara : 20 Maret 2009)
Setelah mendengar uraian dari pegawai kearsipan dan di tunjukan
lansung ruangan baru arsip yang dimaksud tadi maka penulis mengamati
dan dapat menguraikan keadaan ruangan arsip di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah yaitu sebagai
berikut :
a. Mengenai cahaya
Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat
menerangi hampir seluruh ruangan secara tidak langsung. Sedangkan
untuk lampu digunakan untuk malam hari dan apabila keadaan cuaca
mendung sehingga tidak menjadi gelap.
19
b. Mengenai udara
Ventilasi dan jendela yang ada sudah cukup sehingga sirkulasi udara
berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap. Di ruangan tersebut
juga tidak di gunakan AC.
c. Mengenai warna
Warna atau cat pada dinding di ruangan arsip adalah warna putih
sehingga memberikan kesan tenang dan ruangan bersih.
d. Mengenai suara
Keadaan suara cukup tenang sehingga memudahkan pegawai untuk
berkonsentrasi pada pekerjaannya.
e. Mengenai kebersihan ruangan
Dalam menjaga kebersihan ruangan dilakukan dengan menyapu lantai
setiap pagi hari dan kadang-kadang membersihkan tempat
penyimpanan arsip seperti lemari, filling cabinet dan rak-rak arsip.
Dari penjabaran dan keterangan di atas penulis menarik kesimpulan
bahwa sistem penataan ruang arsip di Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi
Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya saja
kelemahannya di dalam penyimpanan arsip dan penataan berkas-berkas
dalam ruangan belum tersusun secara rapi. Masih banyak tumpukan arsip
di dalam kardus akibat proses pindah ruang dari ruang lama ke ruangan
yang baru, maka memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsip-
arsipnya.
20
4. Petugas kearsipan
Dinas Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi
Jawa Tengah mempunyai pegawai khusus yang menangani pengelolaan
arsip in aktif yaitu bapak Kasmuri.
Dan menurut Ka sub umum dan kepegawaian menuturkan bahwa:
”untuk penanganan arsip yang masih aktif diserahkan kepada masing-
masing bagian sehingga tidak ada pegawai kearsipan yang khusus
menangani arsip aktif. Dan di sub bagian umum terdapat tiga pegawai
yang mengurusi surat masuk dan keluar, mengekspedisikan surat masuk ke
masing-masing bidang. Mengenai tingkat pendidikan pegawai Dinas
Tenaga Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah
sebagian besar adalah S1”.(wawancara : 21 Maret 2009)
Dari hasil pengamatan selama penulis magang, penulis dapat menilai
bahwa pegawai dinas tersebut telah menjalankan tugasnya yaitu sebagai
berikut :
a. Melaksanakan tugas sebaik-baiknya dengan mentaati jam kerja dinas
dari jam 07.00-16.00 WIB (Senin-Kamis) dan 07.00-1100 WIB
(Jumat)
b. Mengikuti apel pagi dan Jumat Senam
c. Berkepribadian yaitu memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,
kerapian, kejujuran, dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
d. Setiap pegawai yang akan meninggalkan kantor pada jam-jam dinas
harus mendapatkan ijin terlebih dahulu dari pimpinan unit kerja.
Dengan demikian petugas Kearsipan di Dinas Tenaga Kerja,
Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah perlu ditambah
dengan peningkatan pengetahuan yaitu melalui pendidikan dan latihan
kearsipan, seminar kearsipan dan lain sebagainya yang berhubungan
dengan masalah kearsipan. Jika pengetahuan kearsipan sudah dimiliki para
petugas dan dilaksanakan sesuai dengan aturan-aturan yang ada maka
kegiatan tata kearsipan yang baik akan dapat terwujud. Tapi sejauh ini
dapat disimpulkan bahwa pegawai kearsipan di kantor Dinas Tenaga
Kerja, Transmigrasi Dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah
cukup baik itu terlihat dengan aktivitas tugas yang diselesaikan berjalan
tertib, teratur, dan baik sesuai jam kerja yang berlaku.
21
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bagian akhir dari keseluruhan Tugas akhir dan penulis
membahas mengenai kesimpulan dan saran yang diperoleh serta memberikan
usulan yang bisa dijadikan pertimbangan bagi lembaga atau instansi.
A. Kesimpulan
Berdasarkan data-data dan hasil pembahasan maka penulis
dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan tata kearsipan yang dilaksanakan di Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dimulai dari
penerimaan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar dalam buku
agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Dalam proses tersebut
Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa
Tengah menganut kebijaksanaan satu pintu. Dimana surat instansi atau
surat yang akan dikirim ke instansi lain dilaksanakan oleh satu unit
kerjayaitu sub bagian umum dan kepegawaian.
2. Sistem penyimpanan arsip Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik karena dengan
menggunakan asas campuran ( kombinasi asas desentralisasi dan
sentralisasi ). Arsip – arsip yang sudah di pisahkan antara arsip yang aktif
dan in aktif sehingga arsip yang ada di bagian –bagian unit kerja adalah
arsip – arsip yang masih di pakai dan arsip yang jarang di pakai ( in aktif )
di simpan pada ruangan yang terletak terpisah dengan ruang kerja dan hal
tersebut memudahkan pencarian kembali arsip jika sewaktu – waktu
dibutuhkan.
3. Sistem pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah ditekankan pada arsip yang jarang di
pakai ( in aktif ). Kegiatan pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dilakukan secara
22
rutin tetapi berkala tergantung waktu yang tersedia yaitu antara 1-2 bulan
sekali.
4. Sistem penyusutan dan pemusnahan di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi
dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup sempurna dan
teratur karena dalam penyusutan arsip yang disusutkan adalah arsip – arsip
yang nilai kegunaannya sudah menurun. Dilakukan dengan prosedur yaitu
pemilihan arsip in aktif pada setiap bagian unit kerja, setelah itu
diserahkan pada sub bagian umum sebagai pusat pengelolaan arsip,
kemudian ditempatkan di gudang dilakukan dalam jangka waktu 5 tahun
sekali. Untuk system pemusnahan arsip pemeliharaan arsip di Dinas
Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah
dilakukan terhadap arsip in aktif yang sudah lama di simpan minimal 5
tahun atau sudah berusia 10 tahun disertai dengan berita acara pemusnahan
arsip, tetapi pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah jarang dilakukan dengan alasan
menunggu instruksi dari tingkat pusat atau wilayah.
5. Fasilitas arsip di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi
dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah meliputi fasilitas penerimaan,
fasilitas penyimpanan, dan fasilitas korespodensi yang masing – msaing
mempunyai alat – alat yang berbeda. Fasilitas arsip yang ada di
pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup memenuhi kebutuhan
pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut. Tetapi perlu adanya perawatan dan
pemeliharaan sehingga fasilitas tersebut tidak mudah rusak.
6. Tata ruang kearsipan di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah baik hanya
saja kelemahan di dalam menyimpan arsip dan penataan berkas dalam
ruangan belum tersusun secara rapi, masih banyak tumpukan akibat proses
pindah ruangan dari ruangan lama ke ruangan baru arsip. Maka
memerlukan penataan ulang yang rapi untuk arsip – arsipnya.
23
7. Petugas kearsipan di pemeliharaan arsip di Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik
terlihat dari aktifitas dan tugas yang di selesaikan berjalan dengan baik dan
tertib sesuai jadwal kerja yang berlaku. Di pemeliharaan arsip di Dinas
Tenaga Kerja Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah
mempunyai pegawai khusus menangani kearsipan di bagian umum dan
kepegawaian yaitu bapak Kasmuri.
Akhirnya secara keseluruhan penulis dapat menyimpulkan bahwa
pelaksanaan tata kearsipan di Kantor Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi dan
Kependudukan Provinsi Jawa Tengah sudah cukup baik.
B. Saran-Saran
Berdasarkan data-data yang penulis peroleh dan kemudian
penulis simpulkan di atas maka penulis ingin menyampaikan saran yang
mungkin dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah dalam rangka
meningkatkan pelaksanaan tata kearsipan yang baik yaitu Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi dan Kependudukan Provinsi Jawa Tengah segera melakukan
penataan ulang ruangan arsip yang baru agar arsip – arsip tidak di biarkan
menumpuk tertumpuk terlalu lama yang bisa menyebabkan arsip rusak dan
arsip tertata lebih rapi. Dengan demikian arsip terhindar dari bahaya
kerusakan, tertata rapi, dan jika dibutuhkan kembali bisa segera di temukan
kembali dengan cepat dan tepat.
24
DAFTAR PUSTAKA
A.W. Widjaja. 1986. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: CV.
Rajawali.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
IG. Wursanto. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius
IG. Wursanto. 1991. Kearsipan II. Yogyakarta: Kanisius.
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Mardiana, Gina dan Iwan Setiawan, 1994. Kearsipan Kelompok Bisnis dan
Manajemen. Bandung: Armico
Martono, Boedi, 1994, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam
Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Mulyono Sularso, Muhsin, Marimin. 1985. Dasar – Dasar Kearsipan. Yogyakarta
: Liberty.
Mulyono, Sularso. 2003. Manajemen Kearsipan. Semarang : UNNES
Winarni, Surachmad. 1994. Dasar-Dasar dan Teknik Research Pengantar Metode
Ilmiah. Bandung: Transito.
.
top related