mengkaji ulang paket pengadaan barang/jasa

MENGKAJI ULANG

PAKET PENGADAAN

BARANG/JASA

Unit Kompetensi 07

PENDAHULUAN

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Mampu menelaah paket pengadaan barang/jasa dan melakukan perbaikan atau penyelarasan pada paket tersebut, sebagai bagian dari proses perencanaan pemilihan penyedia barang/jasa.

Tujuan Umum

Tujuan Khusus

• Menganalisis keselarasan paket PBJ dengan kebutuhan, program kerja, kebijakan, dan kondisi terkini organisasi dan pasar,

• Menganalisis ketepatan penggabungan atau pemecahan paket pengadaan barang/jasa,

• Melakukan validasi kewajaran harga perkiraan dengan data terkini.

• Melakukan inventarisasi komponen paket pengadaan yang perlu perbaikan/ penyelarasan,

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Gambar 1. Keterkaitan Strategi dan Pengadaan

Menyusun Kebutuhan

Menyusun Spesifikasi

Menentukan HPS

Melakukan Kaji

Ulang Paket

Pengadaan

Melakukan Pemilihan

Penyedia &

Penandatanganan Kontrak

Pelaksanaan Kontrak

Penutupan Kontrak

Strategi Organisasi

(Korporasi)

Strategi Pengadaan

(Fungsional)

Tingkat Strategi

Membuat PR/CR

Alur Process

Gambaran Umum

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

MENELAAH PAKET

PENGADAAN

BARANG/JASA

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Gambar 2. Proses menelaah paket pengadaan barang/jasa

1.Prinsip-prinsip pemaketan

2.Aturan dan Regulasi

4. Kondisi Terkini (Pasar,Aturan & Regulasi,Strategi)

3.Kebutuhan

Organisasi

5.Ketersediaan budget atau Rencana Umum

Pengadaan

Kesesuaian Paket dengan aturan

pengadaan

Kesesuaian Paket dengan jenis pengadaan

Kesesuaian Paket dengan kompleksitas

pengadaan

Komponen Paket

Paket Barang (Biaya Keseluruhan atau Total Cost Owneship)

Paket Jasa (Biaya Personil + Non Personil)

Paket Barang & Jasa / Proyek Konstruksi (Perencanaan, konstruksi fisik,manajemen konstruksi, pengelolaan kegiatan)

Paket – Paket

Pengadaan dari RUP

Analisis Paket

Alat:

-SPM

-Purchasing Portfolio -Risk Analysis -Cost Benefit Analisis -Decision Priority -dll

Paramter:

-Memenuhi Regulasi

- Sejalan dengan strategy - Pasar yang tersedia -Biaya optimum -Waktu yang efesien -Kualitas yang baik -Risiko yang terkendali

Paket – Paket Pengadaan yang

optimum

Kaji Ulang Paket Pengadaan (Reviewing Procurement Packages)

Masukan

(Input) Transformasi (Transformation) Keluaran

(Output)

Pertimbangan-pertimbangan:

Proses MenelaahPaket Pengadaan

Barang/Jasa

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Prinsip Pengadaan

• Asas, aturan, ketentuan/hukum,

standar,atau kunci utama/pokok

untuk dilaksanakan dalam proses

pengadaan. Efektif, Efisien,

Transparan, Terbuka, Bersaing, Adil

tidak diskriminasi, Akuntabel

Prinsip Pengadaan dan Pemaketan

Prinsip Pemaketan

• Proses menyatukan berbagai

kegiatan atau jenis pekerjaan ke

dalam suatu unit pekerjaan atau

memecah kegiatan atau jenis

pekerjaan menjadi beberapa unit

pekerjaan.

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Kualitas dan inovasi

Ketersediaan dan Waktu pemenuhan barang

Layanan dan tanggung jawab penyedia

Biaya yang sesuai

Kebutuhan Organisasi

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Klasifikasi Barang/Jasa sesuai

Permenkeu No. 93 Tahun 2011

1. Belanja Barang

2. Belanja Modal

3. Belanja Bantuan Sosial

4. Belanja Hibah

Kebutuhan

Barang/Jasa

Pemerintah

PA

Kebutuhan Organisasi SektorPublik (Pemerintah)

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Pemerintah - UU Nomor 25 tahun 2004 PerencanaanPembangunan Nasional Organisasi Profit

Visi dan Misi Pemerintah Barang atau jasa apa yang ditawarkan ?

Renstra K/L (5 Tahun) Pada pasar mana mereka menawarkan barang/jasanya ?

Renja SKPD (1 Tahun) Pada kondisi bagaimana barang bisa ditawarkan ?

Bagaimana cara memasuki dan mengembangkan pasar ?

Bagaimana mengoperasikan biaya secara efektif ?

Strategi Organisasi

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Produkataujasa

KebutuhanOrganisasi

SendiriatauBeli

Cara Memperoleh

Strategi Pengadaan

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Proses PemenuhanKebutuhan

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Proses dalam suatu fungsi Pengadaan

Sumber : ITC Module 1

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Berbagai Tipe Struktur Organisasi Pengadaan

Struktur organisasi

Sumber : ITC Module 1Struktur organisasi fungsi pengadaan sebaiknya didesain untuk mendukung tujuan dan proses dalam organisasi

Keterangan :

H ; High Impct/Supply Oppurtunity(prioritas tinggi)

M ; Moderate impact (prioritas moderat)

L ; Low Impact (prioritas rendah)

N ; Negligible Impact (prioritas dpt diabaika

Strategi PengadaanSupply Positioning Model (SPM)

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Strategi

PengadaanSupply Positioning Model (SPM)

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Strategi

Pengadaan

Supply Positioning Model

(SPM)

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Kondisi Terkini pada pengkajian ulang dipengaruhi oleh faktors:

Kondisi Terkni

Regulasi terkaitpengadaan

KondisiPasar

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Organisasi Profit

proses perencanaan PBJ bisadilakukan segera setelah melakukanpemaketan

mengajukan proposal tidakmembutuhkan waktu yang lama.

Sektor pemerintah

Proses pengajuan anggaran dalam RKA-KL untukpemerintah pusat maupun RKA-SKPD membutuhkan waktu relatif lama.

Mengajukan dokumen RKA K/L akan menjadi DIPA

melihat dan meneliti kembali apakah rencanaDIPA/DPA tadi masih relevan atau tidak.

Ada kalanya biaya yang dicantumkan ternyatalebih rendah dibandingkan yang berlaku di pasar

Melakukan analisis pasar / kaji ulang paket

Kondisi Terkni

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Rencana UmumPengadaan (RUP)

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Proses Pemaketan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

dimulai dari menentukan jenis pekerjaan.

Pihak yang terkait pemaketan adalah pengguna atau

PA/KPA beserta tim teknis, PPK dan kelompok kerja ULP.

Penggunaan strategi pemaketan yang tepat (SPM, Kraljic)

Pemaketan PengadaanBarang/Jasa

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Proses PemaketanPengadaan Barang/Jasa

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Identifikasi paket-paket pekerjaan sesuai ketentuan

yang berlaku

Klasifikasi paket berdasarkan jenis

pengadaaan

Klasifikasi paket berdasarkan volume dan

kompleksitas pekerjaan

Komponen paket

pengadaaan

Analisis paket dan klasifikasinya dan

Rencana anggaran/biaya

paket pengadaan

Proses

Pemaketan

Setelah DIPA

diterima

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Menetapkan pemaketan sebanyak-banyaknya paket usaha untukUsaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil

Ketentuan pemaketan sesuai dengan pasal 24 Perpres 54.

Idealnya dilakukan pada saat mengajukan RUP.

PA/KPA wajib memperluas peluang Usaha Mikrodan Usaha Kecil serta koperasi kecil.

Nilai paket pekerjaan Pengadaan Barang/PekerjaanKonstruksi/Jasa Lainnya sampai dengan Rp2.500.000.000,00

Ketentuan Dalam Pemaketan

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Validasi Harga Perkiraan

Tingkat keakuratan harga perkiraan dengan mengetahui karakteristik

dasar estimasi biaya yang kredible dan dapat dipertanggunjawabkan

Dokumentasi hasil penyusunan harga perkiraan melalui

tahapan proses estimasi biaya yang tepat

Valid dengan benar akan menghasilkan paket-

paket pengadaan yang si harga perkiraan yang

dilakukan valid.

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Validasi

Harga

Perkiraan

Proses:

1. Identifikasi tugas yang jelas

2. Partisipasi luas dalam menyiapkan estimasi

3. Ketersedian data yang valid

4. Struktur estimasi yang standar

5. Ketentuan untuk program yang tidak pasti

6. Pengakuan atas inflasi

7. Biaya-biaya yang dikecualikan

8. Review pihak independen atas estimasi yang dibuat

9. Revisi atas estimasi perubahan program yang signifikan

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

MELAKUKAN TINDAK

LANJUT KAJI ULANG

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Review yang antara lain :

1. strategi pengadaan berhubungan dengan strategidan kebijakan organisasi.

2. Supply Positioning Model bisa membantumengembangkan strategi pengadaan organisasi

3. Memutuskan pengadaan melalui satu segmenpasar / banyak segmen pasar

Melakukan Tindak Lanjut Kaji Ulang

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Hal yang dikaji ulang Pelaku Kaji Ulang Usul Kaji Ulang Pasal

Perubahan paket pekerjaan Pengguna Anggaran/ Kuasa(PA) Pengguna Anggaran (KPA)

Pejabat PembuatKomitmen (PPK)

Pasal 11

Perubahan jadwal kegiatanpengadaan

PA/KPA PPK Pasal 11

RUP terkait PPDN jikaterdapat beberapa produkdalam negeri yang memenuhi persyaratan

PPK bersama Unit LayananPengadaan(ULP)/Pejabat Pengadaan

Pasal 97

Kaji Ulang PaketKaji Ulang Paket

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Proses Kaji Ulang RUP

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Proses Kaji Ulang Hingga HPS

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Kaji Ulang Paket Disebabkan oleh :

Anggaran dalam DIPA/DPA sudah tidakrelevan dengan kondisi terkini

Perubahan spesifikasi teknis yang dibutuhkan oleh pengguna.

Ketidaktersediaan barang yang diinginkanpengguna sehingga harus diganti denganbarang yang lain

Sumber : oiect-contaplus.ro

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Hal – hal

yang dikaji

Ulang

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Contoh

Pemaketan

Pekerjaan

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

Hasil

Kaji

Ulang

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J

UK 07M e n g k a j i U l a n g P a k e t P B J