memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan · pdf filelan •poses kerjasama di dlm kantor u/...

Oleh :

MAYA MUTIA, SE, MM

Analis Kepegawaian Pertama

Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur

Administrasi

1. Administrasi Dalam Arti Sempit

Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya terbatas pada kegiatan kantor.

2. Administrasi Dalam Arti Luas

Adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan

Pengertian Administrasi

The Liang Gie

• Segenap proses penyelenggaraan dlm setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan.

Soekarno

• Proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh dua org/lebih yang bekerjasama u/ mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Administrasi

Proses kerjasama antara dua

orang/lebih untuk mencapai tujuan

tertentu

Unsur-Unsur Administrasi Pengorganisasian (Organizing)

Manajemen (Management)

Kepegawaian (Personalia)

Tata Hubungan/Komunikasi (Relationship/Communication)

Keuangan (Financial)

Perbekalan (Logistic)

Ketatausahaan (Recording)

Hubungan Masyarakat (Public Relation)

Tujuan Administrasi

◦ Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.

◦ Mengamankan rahasia organisasi.

◦ Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.

Fungsi Administrasi

◦ Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.

◦ Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.

◦ Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi

◦ Sebagai alat komunikasi organisasi.

◦ Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.

◦ Sentral teknologi transfer informasi.

◦ Sebagai pusat dokumentasi atau master file

Pengertian Kantor • Tempat dlm suatu badan usaha dimana

dilaksanakan pekerjaan administratif yang dpt dilakukan dg tangan/mesin.

The Liang Gie

• Setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dg nama apapun juga tempat tsb mungkin diberikan

Moekijat

• Tempat diselenggarakannya kegiatan mengenai infomasi

• Proses mengenai inf mulai dr menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

LAN

Pengertian Kantor

Sebuah ruangan atau bangunan tempat runtutan

kegiatan tata usaha terlaksana untuk memulai,

membenahi, mengembangkan dan

mengawasi kegiatan usaha.

Pengertian Administrasi Perkantoran

• Penjurusan & pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dg cara yang sehemat-hematnya

Moekijat

• Keseluruhan proses kerjasama antara dua org/lebih untuk menghasilkan informasi secara rasional

LAN

• Poses kerjasama di dlm kantor u/ mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dg melaksanakan fungsi manajemen

Soeparjati

Pengertian Administrasi Perkantoran

Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan

pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem

perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan Kantor

Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.

Menurut George Terry

Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

1. Mengumpulkan/Menghimpun

2. Mencatat

3. Mengolah

4. Menggandakan

5. Mengirim

6. Menyimpan

1. Mengumpulkan/Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari

dan mengusahakan

segala keterangan yang

tadinya belum ada atau

berserakan sehingga

siap untuk digunakan

apabila diperlukan.

2. Mencatat

Yaitu kegiatan

membukukan seperti dalam

hal membukukan berbagai

transaksi atau berbagai

keterangan yang

diperlukan dengan

menggunakan alat tulis

menulis.

3. Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan

Yaitu kegiatan

memperbanyak dengan

berbagai cara dan alat

sebanyak jumlah yang

diperlukan.

5. Mengirim

Yaitu kegiatan

menyampaikan informasi

atau data dari satu pihak ke

pihak lainnya dengan

menggunakan berbagai

cara dan alat.

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan.

Ciri-ciri Pekerjaan Kantor 1. Bersifat Pelayanan

2. Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian dalam Organisasi

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Fungsi Pekerjaan Kantor

Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif

Berarti membantu dan meringankan pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok) dalam pencapaian tujuan organisasi.

Contoh :

Sub Bagian Tata Usaha mendukung kegiatan teknis di seluruh bidang Dinas Kesehatan.

2. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan Organisasi

Pekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data atau keterangan yang di butuhkan pimpinan organisasi untuk membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

Contoh :

Administrasi kepegawaian menyediakan informasi tentang kondisi pegawai.

3. Membantu Kelancaran Perkembangan Organisasi

Pekerjaan kantor mempunyai fungsi atau peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

Contoh :

Kegiatan di gudang arsip untuk menyimpan semua arsip organisasi.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Sarana Sarana Adminstrasi Perkantoran

Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam menyelenggarakan administrasi perkantoran.

Contoh:

- Meja tulis

- Lemari arsip

- Komputer

- Pesawat telepon

- Mesin fotokopi

- dll

Prasarana Prasarana Administrasi Perkantoran

Adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama dalam terselenggaranyan administrasi perkantoran.

Contoh:

- Gedung

- Listrik

- Air bersih

- Jaringan Telepon

- dll

Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran

1. Perabot Kantor (Office Furniture)

- Kursi dan Meja - Lemari File - Rak

2. Perbekalan Kantor (Office Supplies)

- Kertas - Karbon - Pulpen - Spidol

- Tinta Printer

3. Mesin Kantor (Office Machine)

- Mesin Tik

- Printer - Faximile

- Komputer

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran

Personil Kantor

Personil Kantor adalah setiap orang yang melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik kantor pemerintah maupun kantor swasta) dengan mendapatkan upah sebagai imbalan dari tenaga dan atau jasa yang diberikan kepada kantor.

Personil Kantor Dalam Organisasi Pemerintah

PNS

PPPK

Persyaratan Personil Dalam Administrasi

Perkantoran

Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi dalam

penyelenggaraan administrasi perkantoran antara lain :

1. Persyaratan Pendidikan

2. Persyaratan Keterampilan

3. Persyaratan Kepribadian

1. Persyaratan Pendidikan

Adalah kemampuan akademis yang diperlukan untuk menduduki suatu jabatan.

Misalnya :

- Ijazah

- Sertifikat

2. Persyaratan Keterampilan

Adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas dalam suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan dengan keterampilan.

Misalnya :

- Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin

- Kemampuan mengetik 10 jari

- Kemampuan menangani rapat

- dsb

3. Persyaratan Kepribadian

Adalah berhubungan dengan tingkah laku, kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.

Misalnya :

- Surat Keterangan Catatan Kepolisian

- Daftar Riwayat Hidup

TERIMA KASIH