kewenangan penandatangan tata naskah dinas
Post on 12-Jan-2017
286 Views
Preview:
TRANSCRIPT
KEWENANGAN PENANDATANGAN TATA NASKAH
DINAS
Muchamad Ali Safa’at
JENIS NASKAH DINAS
a. Peraturan;
b. Keputusan;
c. Instruksi;
d. Surat Perintah;
e. Surat Edaran;
f. Surat Dinas;
g. Nota Dinas;
h. Memo;
i. Surat Undangan;
j. Surat Tugas;
k. Surat Pengantar;
l. Nota Kesepahaman;
m. Surat Perjanjian; n. Surat Kuasa; o. Surat Keterangan; p. Surat Pernyataan; q. Pengumuman; r. Berita Acara; s. Laporan; t. Notula Rapat; u. Telaahan Staf; dan v. Prosedur Operasional Standar.
INSTRUKSI
• Naskah Dinas yang memuat perintah atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan.
• Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Instruksi.
• Instruksi ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
SURAT PERINTAH
• Naskah Dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang berisi perintah sebagai pelaksana tugas.
• Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Perintah.
• Surat Perintah ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
Surat Edaran
• Naskah Dinas memuat pemberitahuan hal tertentu yang telah mempunyai kekuatan hukum yang dianggap penting dan mendesak.
• Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Edaran.
• Surat Edaran ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
• Sub Unit kerja Fakultas/Lembaga/Pasca dapat mengusulkan kepada Dekan/Ketua/Direktur untuk membuat Surat Edaran.
SURAT DINAS
• Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga.
NOTA DINAS
• Naskah Dinas Internal dibuat oleh bawahan kepada atasan atau pejabat setingkat dalam melaksanakan tugas dn fungsi.
MEMO
• Naskah Dinas Internal berisi catatan singkat tentang pokok persoalan dari atasan kepada bawahan.
SURAT TUGAS
• Naskah Dinas berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
SURAT KETERANGAN
• Naskah Dinas berisi informasi mengenai suatu hal, peristiwa, atau orang untuk kepentingan kedinasan.
SURAT PERNYATAAN
• Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
BERITA ACARA
• Naskah Dinas berisi pernyataan telah terjadi sesuatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu.
TELAAHAN STAF
• Uraian dari pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
PARAF DAN TANDA TANGAN
• Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu paling sedikit oleh dua pejabat dua jenjang di bawahnya.
• Naskah dinas yang konsepnya lebih dari satu halaman, diparaf di setiap halaman oleh dua jenjang pejabat di bawah dan oleh pejabat yang berwenang menandatangani.
• Letak paraf: • Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kanan setelah nama jabatan
penandatangan. • Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kiri nama jabatan
penandatangan. • Pejabat tiga tingkat atau lebih di sebelah paraf pejabat di atasnya.
NASKAH DINAS KELUAR
• Surat Rektor/Universitas yang ditujukan kepada pemimpin instansi ditandatangani oleh Rektor.
• Jika Rektor mendelegasikan pada pejabat setingkat di bawahnya, penandatangan dilakukan dengan penyebutan a.n.
• Jika pejabat yang diberi delegasi berhalangan, penandatangan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n.
• Pendelegasian dilakukan secara tertulis.
• Surat Dekan/Ketua Lembaga/Direktur yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar UB dapat ditandatangani oleh Dekan/Ketua Lembaga/Direktur dengan tembusan kepada Rektor.
• a.n. (atas nama): Pejabat yang berwenang menguasakan atau mendelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya.
• u.b. (untuk beliau): pejabat yang diberi kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.
• plt. (pelaksana tugas): pejabat/pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, namun tidak definitif.
• plh. (pelaksana harian): pejabat yang berwenang berhalangan sementara karena tugas dinas menguasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat yang berwenang tidak ada di tempat.
• wks. (wakil sementara), pejabat yang berwenang belum ditunjuk atau berhalangan waktu tertentu, atau cuti, untuk sementara penandatangan dilakukan oleh pejabat setingkat.
• u.p. (untuk perhatian) ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan pimpinan.
TERIMA KASIH
top related