kepala badan standardisasi nasional,
Post on 16-Oct-2021
15 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BADAN
STANDARDISASINASIONAL
PERATURAN KERALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL
NOMOR 2 TAHUN 2021
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DJ LINGKUNGAN BADAN STANDARDISASI
NASIONAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL,
Menimbang
Mengingat
a. bahwa untuk melaksanakan tertib administrasi naskah
dinas dalam pengurangan dan pemindahan kearsipan yang
baik dan benar perlu dilakukan Penyusutan Arsip secara
berkala;
b. bahwa untuk melaksanakan Penyusutan Arsip Dinamis
sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu disusun
pedoman sebagai panduan Penyusutan Arsip di
lingkungan Badan Standardisasi Nasional;
G. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan
Kepala Badan Standardisasi Nasional tentang Pedoman
Pengelolaan Arsip Dinamis di Lingkungan Badan
Standardisasi Nasional;
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5071);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5286);
- 2 -
3. Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2018 tentang Badan
Standardisasi Nasional (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2018 Nomor 10);
4. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 10 Tahun
2020 tentang Organisasi dan Tata Keija Badan
Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2020 Nomor 1037);
5. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7 Tahun
2017 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan
Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2017 Nomor 1830);
6. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 7 Tahun
2018 tentang Klasiflkasi Arsip di Lingkungan Badan
Standardisasi Nasional (Berita Negara Republik Indonesia
Tahun 2018 Nomor 1084);
7. Peraturan Badan Standardisasi Nasional Nomor 17 Tahun
2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Standardisasi
Nasional;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL
TENTANG PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN
BADAN STANDARDISASI NASIONAL.
BAB 1
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud dengan:
1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah
Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit
Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak
memiliki Nilai Guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada
lembaga kearsipan.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
3 -
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus-menerus.
5. Arsip Inaktif adalah Arsip Aktif yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
6. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh BSN selaku
pencipta Arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
7. Nilai Guna adalah nilai yang melekat pada karakteristik
Arsip baik menyangkut segi keunikan maupun
kelangkaannya seperti usia Arsip, isi, pemakaian kata,
seputar penciptanya, tanda tangan, cap, atau stempel
yang melekat.
8. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan secara beijenjang
dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi
beberapa kategori unit informasi keArsipan.
9. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan Arsip.
10. Seri adalah sejumlah Arsip yang ditata sesuai dengan
sistem pemBerkasan atau disimpan sebagai suatu unit
karena Arsip tersebut merupakan hasil dari akumulasi
atau proses pemBerkasan yang sama, atau aktivitas yang
sama, memiliki bentuk (format) yang sama, atau karena
keterkaitan lainnya yang muncul pada saat pembuatan,
penerimaan atau penggunaannya.
11. Berkas adalah adalah himpunan Arsip yang disatukan
karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks
- 4
pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis
kegiatan/peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
12. Item adalah unit Arsip terkecil yang tidak dapat dibagi lagi
secara intelektual, misalnya sebuah surat, laporan, foto
dan Iain-lain.
13. Unit Pengolah adalah satuan keija di lingkungan BSN yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua
Arsip Aktif yang berkaitan dengan tugas dan fungsinya.
14. Unit Kearsipan adalah unit kerja yang mempunyai tugas
dan fungsi mengurus dan mengendalikan Arsip Inaktif
serta menyimpan dan mengolah Arsip Inaktif yang berasal
dari Unit Pengolah.
Pasal 2
Pedoman Penyusutan Arsip merupakan acuan bagi Unit
Pengolah Arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan BSN, agar
dalam melakukan kegiatan Penyusutan Arsip sesuai dengan
kaddah-kaidah kearsipan dan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Pasal 3
Tujuan Pedoman Penyusutan Arsip;
1. Tercapainya kesamaan pengertian, penafsiran, dan
pemahaman dalam melakukan kegiatan Pen)rusutan
Arsip;
2. Terwujudnya keterpaduan tindakan an tar unsur terkait
dalam melakukan Penyusutan Arsip dilingkungan BSN
maupun dengan Arsip Nasional Republik Indonesia
sebagai pembina kearsipan nasional;
3. Terwujudnya Pensnisutan Arsip secara efektif dan efisien
melalui pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang telah habis
retensinya dan tidak mempunyai nilai guna yang
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan, dan penyerahan Arsip Statis dari
BSN ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 5 -
Pasal 4
Lingkup pengaturan dalam Pedoman Penyusutan Arsip
meliputi:
a. kegiatan pemindahaji;
b. pemusnahan; dan
c. penyerahan Arsip Statis kc Arsip Nasional Republik
Indonesia.
Pasal 5
Pen3aisutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2
merupakan kegiatan pengurangan Arsip yang dilakukan
dengan cara:
a. memindahkan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/unit keija
ke Unit Kearsipan;
b. memusnahkan Arsip yang tidak bernilai guna sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. menyerahkan Arsip Statis yang diciptakan oleh BSN kepada
Arsip Nasional Republik Indonesia j'ang dilaksanakan oleh
Unit Kearsipan.
Pasal 6
Pedoman Penyusutan Arsip di lingkungan BSN sebagaimana
diatur dalam lampiran yang merupakan bagian tidak
terpisahkan dari Peraturan Kepala Badan ini.
Pasal 7
Peraturan ini mulai berlaku pada tan^al ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 25 Mei 2021
KEPALA BABAJrSTANDARDISASI NASIONAL,
MAD
-6-
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA BADAN STANDARDISASI NASIONAL
NOMOR 2 TAHUN 2021
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN BADAN
STANDARDISASI NASIONAL
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting karena
merupakan salah satu bahan bukti akuntabilitas kinerja organisasi dan
aparatur serta penyelenggaraan administrasi dan pertanggungjawaban
nasional. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 ten tang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan
pengelolaan Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab pencipta Arsip.
Meningkatnya pelaksanaan fungsi, tugas, serta kewenangan BSN,
selalu diikuti dengan meningkatnya penyelenggaraan administrasi sehingga
membawa konsekuensi logis meningkatnya pertumbuhan volume Arsip di
seluruh unit kerja di lingkungan BSN.
Pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan BSN merupakan proses
pengendalian Arsip Dinamis (Arsip Aktif, inaktif dan vital) secara efisien,
efektif dan sistematis meliputi kegiatan penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan serta Penyusutan Arsip. Sebagai rekaman kegiatan dan
peristiwa, maka Arsip yang diciptakan BSN harus dikelola dengan benar
untuk kepentingan pemerintahan.
Dalam rangka penyelamatan dan pengamanan Arsip Statis sebagai
memori kolektif bangsa serta efisiensi pengelolaan Arsip Dinamis, informasi
manajemen di lingkungan BSN, maka diperlukan kegiatan Penyusutan Arsip.
Pen5aisutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip di lingkungan
BSN dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/kerja ke Unit
Kearsipan, pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak
mempunyai nilai guna yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan, dan penyerahan Arsip Statis dari BSN ke
Arsip Nasional Republik Indonesia.
BAB II
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Pemindahan Arsip Inaktif adalah kegiatan memindahkan Arsip Inaktif dari
Unit Pengolah/keija ke Unit Kearsipan di lingkungan BSN yang Jadwal Retensi
Arsip (JRA) nya dibawah 10 (sepuluh) tahun, dan/atau memindahkan Arsip
Inaktif dari BSN ke ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA yang JRA nya
mulai dari 10 tahun.
Prosedur pemindahan Arsip BSN melalui tahapan sebagai berikut:
A. Penyeleksian Arsip Inaktif
Proses penyeleksian Arsip adalah proses pemilihan Arsip pada Unit
Pengolah/kerja yang telah memasuki masa inaktif dengan mengacu pada
daftar Arsip dan JRA di lingkungan BSN. Hasil penyeleksian dituangkan
dalam formulir pendataan Arsip usul pindah yang meliputi:
a. nomor;
b. jenis/Series Arsip;
c. volume/jumlah Arsip;
d. periode Arsip;
e. kondisi Arsip;
f. format Arsip;
g. lokasi Arsip; dan
h. keterangan.
B. Penataan Arsip Inaktif
Penataan Arsip Inaktif adalah kegiatan mengurutkan Arsip sesuai kode
klasifikasi dan permasalahan. Penataan Arsip Inaktif dilakukan melalui
berbagai kegiatan sebagai berikut:
1. Identifikasi Arsip
Kegiatan identifikasi Arsip dilakukan untuk mengetahui konteks dan
system penataan Arsip yang digunakan oleh Unit Pengolah/unit kerja.
Konteks Arsip dapat diketahui melalui pemahaman fungsi dan tugas Unit
Pengolah/unit keija (kaitannya dengan asal usul Unit Pengolah/unit keija
yang menciptakan Arsip: principle of provenance). Sedangkan system
penataan dapat diketahui dengan memahami system penataan awal
ketika Arsip masih aktif ditata pada Unit Pengolah/unit kerja (principle of
originaloder). Hal ini dapat dilakukan dengan meneliti unit informasi
- 8 -
Series atau Berkas Arsip yang masih utuh susunannya, sehingga dapat
dijadikan acuan atau contoh penyusunan Berkas Arsip yang lainnya;
2. Pemilahan Arsip
Kegiatan memilah antara Arsip dengan non Arsip, atau Arsip dengan
duplikasi. NonArsip adalah naskah yang tidak termasuk sebagai Arsip,
seperti map, amplop, brosur, buku, majalah, Koran dan Iain-lain.
Duplikasi merupakan dokumen berlebihan basil penggandaan. Bila dalam
kegiatan pemilahan ini dijumpai paper clip logam, maka hendaknya
dibuang diganti dengan paper clip plastic untuk menjaga agar kertas tidak
cepat rusak.
3. Pendeskripsian Arsip
Kegiatan mencatat informasi (data intelektual dan data fisik) Arsip. Data
yang perlu dicatat ketika melakukan deskripsi Arsip adalah:
a. Unit organisasi;
b. Unit kerja/Unit Pengolah;
c. Isi ringkas;
d. Tanggal kurun waktu;
e. Media;
f. Bentuk redaksi;
g. Tingkat perkembangan;
h. Jumlah;
i. Keterangan.
Dalam melsikukan pendiskripsian Arsip dapat menggunakan kartu
deskripsi Arsip. Kartu ini dapat dibuat dari kertas dengan ukuran 15x12
cm.
4. Penomoran/Pengkodean Arsip
Kegiatan pemberian nomor tetap/definitive Arsip pada sampul/
pembungkus/folder/wadah penyimpan fisik Arsip. Untuk mempercepat
penemuan kembali Arsip, nomor Arsip ditulis dengan jelas pada sudut
kanan atas folder/wadah penyimpan fisik Arsip.
5. Memasukan Arsip ke dalam Boks Arsip
Arsip yang telah dibungkus atau dimasukan dalam sampul/folder/wadah
penyimpan Arsip dan telah diberi nomor tetap/definitive kemudian ditata
rapi didalam boks Arsip. Dalam hal ini dapat menggunakan boks Arsip
9 -
berkuran besar (20 x 27 cm) atau berukuran kecil (10 x 27 cm), (lihat
gambar 1).
6. Pelabelan
Boks yang telah terisi Arsip kemudian diberi label yang memuat informasi
mengenai nama instansi, pencipta Arsip, Unit Pengolah/keija, tahun
Arsip, nomor boks nomor Arsip, (lihat gambar 2).
Gambar 1.
FOLDER
2 cm /
JL35,5 cm
24 cm
8 cm
Folder denoon tab di atos"
Gambar 2.
Box arsip besar dan kccil
27 cm27 cm
- -20 cm- — - -y
Label
TAHUN
NAMA INSTANSI
UNIT KERJA
NOMOR ARSIP
NOMOR BOKS
- 10 -
C. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif.
Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi informasi Arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun, daftar ini digunakan sebagai acuan
pemindahan Arsip. Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja
selaku yang memindahkan Arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan BSN
selaku penerima Arsip. Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat:
1. Pencipta Arsip;
2. Unit Pengolah/kerja;
3. Nomor Arsip;
4. Kode klasifikasi;
5. Uraian informasi Arsip;
6. Kurun waktu;
7. Jumlah; dan
8. Keterangan
Daftar Arsip yang akan dipindahkan dibuat rangkap 2 (dua).
Rangkap ke-1 untuk Unit Pengolah dan rangkap ke-2 untuk Unit Kearsipan.
Pelaksanaan pemindahan dilakukan dengan membuat Berita Acara
pemindahan Arsip yang digunakan sebagai bukti adanya pengalihan
wewenang dan tanggung jawab pengolaan Arsip.
Contoh
11
DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN
ORGANISASI: BADAN STANDARDISASI NASIONAL
UNIT KERJA :
No. Kode
klasifikasi
Uraian
Infomasi
Tahun Jumlah TingkatPerkembangan
No.
Boks
Ket
1 2 3 4 5 6 7 8
PIHAK YANG MENERIMA
Pimpinan Unit Kearsipan
Ttd
(Nama Jelas)NIP
PIHAK YANG MENYERAHKAN
Pimpinan Unit Pengolah
Ttd
(Nama Jelas)NIP
Keterangan :
1. Nomor : diisi nomor urut jenis Arsip
2. Kode klasifikasi : diisi tanda pengenal Arsip yang dapat membedakan antara
masalah yang satu dengan masalah yang Iain
3. Uraian informasi: diisi dengan uraian informasi yang terkandung dalam Arsip
4. Tahun : diisi tahun terciptanya Arsip
5. Jumlah : diisi dengan jumlah Arsip dalam setiap jenis Arsip (eksemplar/
forder/boks).
6. Tingkat perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan Arsip (asli/copy/
tembusan). Bila terdiri dari beberapa tingkat perkembangan dicantumkan
seluruhnya
7. Nomor boks : diisi dengan nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis Arsip
disimpan
8. Keterangan : diisi kekhususan Arsip (kertas rapuh/Berkas tidak lengkap/ lampiran
tidak ada)
- 12 -
D. Pemindahan Arsip
Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah/keija ke Unit Kearsipan.
Prosedur pemindahan Arsip dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Membuat daftar Arsip yang dipindahkan
Arsip inaktif yang dipindeihkan adalah Arsip yang direkomendasikan
"Simpan sebagai Arsip Inaktir pada kolom 6 dalam daftar penilaian Arsip
(lihat penilaian Arsip pada huruf c). Dalam melakukan kegiatan ini,
Arsiparis/petugas harus memasukan Arsip yang direkomendasikan
tersebut ke dalam daftar Arsip yang dipindahkan.
2. Menyeleksi Arsip yang akan dipindahkan;
3. Menata Arsip ke dalam boks berdasarkan nomor Arsip dan
membungkusnya dengan sampul pembungkus/folder. Boks Arsip yang
digunakan dapat berukuran besar (20 x 27cm) atau kecil (10 x 27cm);
4. Mengkoordinasikan pemindahan Arsip dengan Unit Kearsipan;
5. Melaksanakan pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan, disertai dengan daftar Arsip yang dipindahkan dan berita acara
pemindahan Arsip;
6. Berita Acara pemindahan Arsip ditandatangani oleh pimpinan Unit
Pengolah/kerja dan Unit Kearsipan;
7. Berita acara pemindahan Arsip dan daftar ar4sip yang dipindahkan dibuat
masing-masing rangkap 2 (dua). Rangkap ke-1 untuk Unit Pengolah/keija
sebagai pengganti Arsip yang dipindahkan, dan rangkap ke-2 diberikan
kepada Unit Kearsipan sebagai bukti pemindahan Arsip.
- 13 -
Contoh :
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP
Nomor :
Pada hari ini tanggal bulan tahun Yang bertanda tangan
dibawah ini,
Nama
NIP.
Jabatan
Dalam hal ini bertindak untuk dsin atas nama yang selanjutnya disebut
PIHAK PERTAMA.
Nama
NIP.
Jabatan
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama yang selanjutnya disebut
PIHAK KEDUA.
Telah melaksanakan penilaian Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan atau
berdasarkan nilai guna, dan akan melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah
ke Unit Kearsipan sebanyak sebagaimana Daftar Arsip terlampir.
Berita Acara ini dibuat dalam rangkap 2(dua) dan PARA PIHAK menerima satu rangkap
yang mempunyai kekuatan hukum sama.
Di buat di:
Tanggal :
PIHAK YANG MENERIMA PIHAK YANG MENYERAHKAN
Pimpinan Unit Kearsipan Pimpinan Unit Pengolah/Keija
14
BAGAN ALIR PEMINDAHAN ARSIP
Mulai
Mempersiapkan peralatan yangdibutuhkan untuk pemindahan Arsip
JRA, boks, folder, label,ATK
Menyeleksi retensi Arsip yang telahmemasuki masa Inaktif pada Unit
Ppnnnlah/kpria
Jadwal Retensi Arsip
Membuat daftar Arsip yang akandipindahkan dari Unit Pengolah/kerja ke
Unit Kearsipan
Daftar Arsip yang akandipindahkan
Menata Arsip kedalam boks Arsip danmemberikan latiel pengenal pada boks Arsip
Arsip Aktif yang tertata rapidalam boks Arsip
TidakArsip AktifArsip Inaktif
7
Melaksanakan pemindahan Arsip Inaktifdari Unit Pengolah/kerja ke Unit
Kearsipan
-Berita Acara Pemindahan Arsip-Daftar Arsip yang dipindahkan
t
C Selesai
- 15 -
BAB III
PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan adalah salah satu bagian dari kegiatan Penyusutan Arsip.
Pemusnahan Arsip dilakukan secara total, sehingga Arsip tidak dapat dikenali
lagi baik fisik maupun informasinya.
Prosedur pemusnahan Arsip oleh BSN melalui tahapan sebagai berikut:
A. PEMBENTUKAN PANITIA PENILAI ARSIP
Pembentukan panitia penilai Arsip menjadi syarat mutlak bagi pelaksanaan
penilaian Arsip. Syarat terbentuknya Panitia/Tim Penilai Arsip:
1. Panitia penilai Arsip ditetapkan oleh Kepala BSN;
2. Panitia penilai Arsip bertugas melakukan penilaian Arsip yang akan
dimusnahkan;
3. Panitia penilai Arsip berjumlah ganjil;
4. Panitia penilai Arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a. Pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b. Pimpinan Unit Pengolah yang Arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota;
c. Arsiparis sebagai anggota.
5. Dalam hal pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat
digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
dibidang pengelolaan Arsip.
B. PENYELEKSIAN ARSIP
Penyeleksian Arsip adalah proses pemilihan Arsip pada Unit Pengolah/kerja
atau Unit Kearsipan yang memiliki nilai guna. Penyeleksian Arsip dilakukan
oleh Panitia Penilai Arsip melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi
inaktif dan pada kolom keterangan dinyatakan musnah. Dalam hal retensi
inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan
dinyatakan musnah, maka Arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai Arsip
usul musnah.
C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
Daftar Arsip usul musnah adalah daftar yang berisi catatan Arsip yang akan
dimusnahkan karena telah habis masa retensinya dan atau tidak bernilai
guna, daftar ini digunakan sebagai acuan pemusnahan Arsip. Hasil
penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul musnah. Daftar Arsip
- 16 -
Contoh;
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
No. JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH TINGKAT
PERKEMBANGAN
KET
Keterangan :
1. Nomor : diisi dengan nomor urut;
2. Jenis Arsip : berisijenis/Series Arsip;
3. Tahun : berisi tahun pembuatan Arsip;
4. Jumiah : berisi jumlah Arsip;
5. Tingkat perkembangan : berisi tingkatan keaslian Arsip (asli, copy, atau salinan)
6. Keterangan : berisi informasi tentang kondisi Arsip (misalnya : rusak/tidak
lengkap/berbahasa asing/daerah).
D. PENILAIAN ARSIP
Penilaian Arsip adalah proses menentukan nilai Arsip dilihat dari aspek
fungsi dan substansinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang
dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis
dalam unit informasi.
Penilaian Arsip dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar Arsip usul musnah
yang dilanjutkan dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap
fisik Arsip;
2. Membuat surat pertimbangan tertulis terkait basil penilaian dan
dituangkan pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Arsip.
- 17
Contoh :
SURAT PERTIMBANGAN
PANITIA PENILAI ARSIP
Berkenaan dengan permohonan persetujuan pemusnahan Arsip di Badan
Standardisasi Nasionstl berdaseirkan surat nomor : Tanggal dalam hal ini
telah dilakukan penilaian dari tanggal s/d , terhadap
daftrar Arsip yang diusulkan musnah dengan menghasilkan pertimbangan :
a. menyetujui usulan pemusnahan Arsip sebagaimana terlampir; atau
b. menyetujui usulan pemusnahan Arsip, namun ada beberapa Berkas yang
dipertimbangkan agar tidak dimusnahkan dengan alasan
sebagaimana terlampir.
Demikian hasil pertimbangan panitia penilai Arsip, dengan harapan permohonan
persetujuan usvd pemusnahan Arsip dapat ditindaklanjuti dengan cepat melalui
prosedur yang telah ditetapkan.
Jakarta,
1. Ketua
(NIP.... Jabatan....)
2. Anggota
(NIP.... Jabatan....)
3. Anggota
(NIP.... Jabatan....)
4. Anggota
(NIP.... Jabatan....)
5. Anggota
(NIP.... Jabatan....)
E. PERMOHONAN PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN
Proses permohonan persetujuan/pertimbangan pemusnahan Arsip harus
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Menyampaikan surat permohonan persetujuan/ pertimbangan dari Kepala
BSN kepada Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA;
2. Menyampaikan daftar Arsip usul musnah berupa salinan cetak dan
salinan elektronik; dan
3. Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai Arsip.
- 18 -
F. PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DIMUSNAHKAN
Kepala BSN mengeluarkan penetapan terhadap Arsip yang akan
dimusnahkan dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari Kepala ARSIP
NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dan pertimbangan tertulis dari panitia
penilai Arsip.
G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP
1. Pelaksanaan pemusnahan Arsip memperhatikan ketentuan:
a. Dilakukan secara toted sehingga fisik dan informasi Arsip musnah dan
tidak dapat dikenali;
b. Disaksikan oleh paling sedikit 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang
hukum dan/atau unit keija pengawasan di lingkungan BSN; dan
c. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar Arsip yang
dimusnahkan.
2. Peledcsanaan pemusnahan Arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara
Pemusnahan beserta Daftar Arsip Usul Musnah yang dibuat rangkap 2
(dua). Rangkap ke-1 disimpan di Unit Kearsipan sebagai pengganti Arsip
yang dimusnahkan, dan lembar ke-2 diberikan kepada Unit
Pengolah/keija yang Arsipnya telah dimusnahkan;
3. Men3dmpan dokumentasi pelaksanaan pemusnahan, meliputi:
a. Keputusan pembentukan panitia pemusnahan Arsip;
b. Notulen rapat panitia penilai pemusnahan Arsip pada saat melakukan
penilaian;
c. Surat pertimbangan dari panitia penilai Arsip kepada Kepala BSN yang
menyatakan bahwa Arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi
syarat untuk dimusnahkan;
d. Surat persetujuan dari Kepala BSN;
e. Surat persetujuan dari Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA untuk pemusnahan Arsip yang memiliki retensi sekurang-
kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f. Keputusan Kepala BSN tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan
Arsip;
g. Berita acara pemusnahan Arsip;
h. Daftar Arsip yang dimusnahkan.
- 19 -
Contoh:
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Nomor :
Pada hari ini tanggal Bulan tahun yang
bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip telah
melaksanakan pemusnahan Arsip sebanyak tercantum dalam
Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir Lembar. Pemusnahan
Arsip secara total dengan cara
Saksi-saksi Kepala Unit Kearsipan,
KeArsipan,
1. Kepala Unit Pengolah
2. Unit Kerja Bagian Hukum
3. Unit Keija Inspetorat
20
BAGAN ALIR PEMUSNAHAN ARSIP
Mulai
Surat Keoutusan Keoala BSN
JRA, peraturanperundang-undangan
Daftar Arsip yang akandimusnahkan
Arsip yang akan dimusnahkantertata rapi dalam boks Arsip
Surat pertimbangan dan PersetujuanPemusnahan Arsip Statis
JRA
Surat pengajuan dan persetujuannamiiRnahan Arsin
ArsipMusnah?
Ya
-BA pemusnahan Arsip-Daftar Arsip yang dimusnahkan
Dokumentasi pelaksanaanpenyerahan Arsip Statis
Selesai
Tidak
Arsip StatisSerahkan kepada Lembaga
KeArsipan
Menyeleksi Arsip yang akandiusulkan musnah
Mendaftar Arsip yang akan diusulkan musnah
Melaksanakan pemusnahan Arsip
Melakukan penilaian Arsip oleh panitia penilai arisp
Membentuk panitia penilai Arsip denganmelibatkan Unit Pengolah/kerja dan Arsiparis
Menyampaikan permohonan persetujuanpemusnahan Arsip kepada Kepala ARSIP
Menyimpan dokumentasi pelaksanaanpemusnahan
Mengkoordinasikan pemusnahan Arsipdengan Unit Pengolah/kerja pemilik
Arsip
Menata Arsip secara rapih dan teratur sesuaiurutan nomornya yang terdapat dalam daftrar
Arsip yang akan dimusnahkan
- 21 -
BAB IV
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Penyerahan Arsip Statis kepada ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
adalah salah satu bagian dari kegiatan Penyusutan Arsip di lingkungan BSN
yang dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
A. PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL SERAH
Penyeleksian Arsip yang dimaksud disini adalah proses pemilihan Arsip pada
Unit Pengolah/keija atau Unit Kearsipan yang memiliki nilai guna,
Penyeleksian Arsip dilakukan dengan cara:
1. Menyeleksi daftar Arsip Inaktif yang berpedoman pada JRA, dengan cara
melihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang
dinyatakan permanen;
2. Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom
keterangan dinyatakan permanen, maka Arsip tersebut telah memasuki
masa Arsip usul serah;
3. Hasil penyeleksian Arsip dituangkan dalam daftar Arsip usul serah;
4. Daftar Arsip usul serah paling sedikit berisi nomor, kode klasifikasi,
uraian informasi Arsip, kurun waktu, jumlah Arsip dan keterangan.
22
Contoh:
DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN
INSTANSI:
ALAMAT :
NO, JENIS ARSIP URAIAN
INFORMASI
TAHUN JUMLAH KET
1 2 3 4 5 6
Keterangan :
• INSTANSI: BSN
• ALAMAT : diisi dengan alamat BSN1. No. : diisi dengan nomor urut Arsip/Berkas/boks2. Jenis Arsip : diisi dengan uraictn informasi Arsip (Series/file/Item)3. Uraian informasi: diisi dengan uraian informasi yang terkandung dalam Arsip4. Tahun : diisi dengan tahun Arsip tersebut diciptakan5. Jumlah : diisi dengan jumlah Arsip/Berkas/boks6. Keterangan : diisi dengan informasi yang diperlukan terkait dengan Arsip yang
diserahkan
- 23 -
B. PENILAIAN ARSIP
Penilaian Arsip pada tahap ini adalah proses menentukan nilai Arsip dilihat
dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik flsik/nilai
instrinsiknya melalui daftar Arsip usul serah yang telah dibuat oleh BSN.
Proses penilaiannya sebagai berikut:
1. Panitia penilai Arsip melakukan penilaian terhadap daftar Arsip usul
serah dengan 2 (dua) cara yaitu verifikasi secara langsung dan verifikasi
secara tidak langsung.
a. Verifikasi secara langsung
Verifikasi secara langsung terhadap fisik Arsip dapat dilihat pada
Gambar 3,
1. Memeriksa kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai
informasi Arsip Statis dengan mempertimbangkan konteks, isi dan
struktur, dengan ketentuan:
2. Apabila hasil verifikasi menunjukkan Arsip Statis tidak lengkap
maka kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA meminta
Kepala BSN untuk melengkapi Arsip Statis dan/atau membuat
pemyataan tentang kondisi Arsip Statis.
3. Apabila Arsip Statis yang diakuisisi tidak ditemukan aslinya maka
Kepala BSN hams melakukan autentikasi ke ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA.
4. Arsip Statis asli yang belum ditemukan hams dimasukkan dalam
Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan diumumkan kepada publik oleh
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
Melakukan penilaian Arsip sesuai dengan JRA apabila pemeriksaan
fisik Arsipnya telah lengkap:
1) Melakukan pemeriksaan fisik Arsip berdasarkan daftar Arsip;
2) Memilah dan menetapkan Arsip yang dinyatakan permanen
dalam JRA untuk diserahkan kepada ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA;
3) Membuat daftar Arsip Statis;
4) Melakukan penyerahan Arsip Statis.
- 24 -
PROSES KERJA PENILAIAN VERIFIKASI SECARA LANGSUNG
PemeriksaanDaftar Arsip
Penilaian JRA
Penetapan Status
Verifika
tidakDikembalikan
> »keBSN
Penyerahan Arsip Statis
b. Verifikasi secara tidak langsung
Verifikasi secara tidak langsung dilakukan apabila BSN belum
mempunyai JRA. Langkah-langkah sebagai berikut: (gambar 4)
1. Memeriksa Arsip sesuai daftar Arsip;
2. Menilai Arsip yang memiliki nilai guna primer dan sekunder;
3. Menetapkan status Arsip menjadi: musnah, simpan sebagai Arsip
Inaktif, simpan permanen untuk diserahkan kepada ARSIP
NASIONAL REPUBLIK INDONESIA;
4. Membuat daftar Arsip usul musnah;
5. Menyampaikan daftar usul musnah ke ARSIP NASIONAL REPUBLIK
INDONESIA;
6. Menjrusun daftar Arsip Statis;
7. Melakukan penyerahan Arsip Statis berdasarkan daftar Arsip Statis
yang diserahkan.
- 25
PROSES KERJA PENILAIAN VERIFIKASl SECARA TIDAK LANGSUNG
Daftar Arsip
Primer/ Sekunde: •
- Daftar Arsip Usul Musnah- Daftar Arsip sebagai lnaktif
Simpan / Permanen
Penilaian
Pembuatan Daftar
Penetapan Status
Pemeriksaan
Menentukan nilai guna
Penyerahan Arsip Statis
Penyusunan Daftar ArsipStatis
Musnah atau simpan(Arsip Inaktif)
2. Hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam nomor 1 selanjutnya
dibuatkan daftar Arsip hasil penilaian dan dituangkan dalam
pertimbangan tertulis oleh panitia penilai Arsip.
-26-
DAFTAR ARSIP HASIL PENILAIAN
NO. JENIS
ARSIP
TAHU
N
REKOMEND
ASl
KET
MUSNAH INAKTIF STATIS
1 2 3 4 5 6 7
Jakarta,
Kepala Badan Standardisasi Nasional*)
Ttd
Nama Jelas**)NIP.
*) Kepala BSN dapat diwakilkan**) Huruf dicetak bold
Ketersingan :1. Nomor : diisi dengan nomor Arsip;2. Jenis Arsip : diisi dengan unit informasi Arsip (Series/file/ltem);3. Tahun : diisi dengan kurun waktu terciptanya Arsip;4. Rekomendasi musnah : diisi dengan rekomendasi musnah berdasarkan nilai guna
primer, sekunder;diisi dengan rekomendasi inaktif/simpan berdasarkan nilaiguna primer/ sekunder;diisi dengan rekomendasi statis/permanen berdasarkannilai guna primer/sekunder.
5. Rekomendasi inaktif
6. Rekomendasi statis
Pengisian kolom 4 s/d 6 dengan tanda "V"
- 27 -
C. PEMBERITAHUAN PENYERAHAN ARSIP STATIS
Tahap selanjutnya adalah memberitahukan rencana pelaksanaan
penyerahan Arsip Statis kepada ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
1. Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh Kepala BSN kepada
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA disertai dengan pemyataan dari
Kepala BSN bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan
dapat digunakan;
2. Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut:
a. Menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari Kepala
BSN kepada Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA;
b. Menyampaikan daftar Arsip usul serah; dan
c. Menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai Arsip.
D. VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN
Verifikasi yang dimaksud pada kegiatan ini adalah pencermatan ulang daftar
Arsip usul serah yang dibuat oleh BSN. Hasil verifikasi ini menjadi acuan
persetujuan penyerahan Arsip Statis dari BSN kepada ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA. Verifikasi diawali dengan:
1. Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA melakukan verifikasi
daftar Arsip usul serah berdasarkan permohonan. penyerahan Arsip Statis
dari BSN;
2. Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dapat memberikan
rekomendasi atas hasil verifikasi daftar Arsip usul serah terhadap Arsip
yang diterima atau ditolak kepada BSN;
3. Kepala ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA memberikan persetujan
atas daftar Arsip usul serah dari BSN.
E. PENETAPAN ARSIP YANG AKAN DISERAHKAN
Penetapan Arsip yang akain diserahkan dituangkan dalam Keputusan Kepala
BSN. surat Keputusan Penetapan Arsip yang akan diserahkan kepada ARSIP
NASIONAL REPUBLIK INDONESIA mengacu pada persetujuan dari Kepala
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
-28-
F. PELAKSANAAN SERAH TERIMA ARSIP
Beberapa hal yang perlu dilakukan dalam rangka penyerahan Arsip Statis
yaitu:
1. Pelaksanaan serat terima Arsip Statis oleh Kepala BSN kepada Kepala
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dengan disertai berita acara,
daftar Arsip usul serah dan fisik Arsip yang akan diserahkan;
2. Susunan format berita acara meliputi:
a. Kepala, memuat logo, judul, dan hari/tanggal/tahun, tempat
pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang
membuat berita acara;
b. Batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk
bilamana ada klausul peijanjian antara kedua pihak khususnya
mengenai hak akses Arsip Statis;
0. Kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang dikuasakan
olehnya, serta tanda tangan para pihak yang melakukan
penandatanganan naskah berita.
- 29 -
Contoh :
BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP
DARI BADAN STANDARDISASI NASIONAL
KEPADA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Nomor :
Pada hari ini, , tanggal , bulan , tahun ,
bertempat di (nama tempat dan alamat), kami yang bertanda tangan
dibawah ini :
1. Nama :
NIP/NIK.:
Jabatan*) :
Selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA beitindak untuk dan atas nama Badan
Standardisasi Nasional.
1. Nama :
NIP/NIK.:
Jabatan*) :
Selanjutnya disebut PIHAK KEDUA bertindak untuk dan atas nama Arsip
Nasional Republik Indonesia, telah melaksanakan serah terima Arsip BSN yang
memiliki nilai guna seperti yang tercantum dalam daft^ Arsip terlampir untuk
disimpan di ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA.
Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) bermeterai cukup dan PIHAK
PERTAMA menerima satu rangkap yang mempunyai kekuatan hukum sama.
Jakarta,
PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA
Jabatan *) Jabatan *)Ttd Ttd
Nama tanpa gelar **) Nama tanpa gelar **)NIP. NIP.
*) Kepala BSN/ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA dapat diwakilkan**) Huruf dicetak bold
- 30 -
DAFTAR PENGIRIMAN ARSIP
BADAN STANDARDISASI NASIONAL
Seri dan Judul :
Nomor :
Tanggal
No. Jenis/SeriesArsip
Tahun Tingkatperkembangan
Jumlah Ket
1 2 3 4 5 6
Dibuat di
Tanggal :
PIHAK KEDUA,Jabatan *)
ttd
PIHAK PERTAMA,
Jabatan *)ttd
Nama tanpa gelar **)NIP.
Nama tanpa gelar **)NIP.
*) Kepala DSN dapat diwakilkan**) Huruf dicetak bold
Keterangan :1. Nomor : diisi dengan menuliskan nomor Arsip;2. Jenis Arsip : diisi dengan unit informasi Arsip (Series/file/Item);3. Tahun : diisi dengan kurun waktu terciptanya Arsip4. Tingkat perkembangan : diisi dengan tingkat perkembangan keaslian Arsip seperti
asli / tembusan/ salinan / pertinggal / copy;5. Jumlah : diisi dengan jumlah Arsip (lembar/eksemplar/folder/boks)6. Keterang£m : diisi dengan informasi khusus yang penting.
Untuk diketahui seperti: kertas rapuh, Berkas tidak lengkap, lampiran tidak ada, dansebagainya.
-31 -
BAGAN ALIR PENYERAHAN ARSIP STATIS KEPADA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
Mulai
1Membuat daftar Arsip Statis JRA
Menyeleksi Arsip Statis yang akan diserahkanke ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Menilai Arsip Statis yang akan diserahkan kepada
Arsip Statis yang akandiserahkan
JRA
Menata Arsip Statis yang akan diserahkan keARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Mengajukan pemberitahuanpenyerahan Arsip Statis kepada ARSIPNASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Surat pemberitahuan danPersetujuan Penyerahan Arsip
Statis
Surat Pemberitahuan dan PersetujuanPenyerahan Arsip Statis
Verlfikasi arisp
T~idak
ArsipStatis ?
- JRA
- Daftar Arsip Statis- Arsio
Arsip Inaktif Kemballkan kepada BSN
Ketetapan Kepala BSN
I
Selesal
Melaksanakan Penyerahan Arsip Statis
Menyimpan dokumentasi pelaksanaanpenyerahan Arsip Statis
Surat Keputusan Kepala BSN
-8A serah terima Arsip Statis-Daftar Arsip Statis yg diserahkan- Arsip Statis
Dokumentasi pelaksanaanpenyerahan Arsip Statis
kRDtSKEPALA DISASI NASIONAL,
ACHMAD
top related