e-r diagram 1
Post on 26-Oct-2015
163 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Modul seri 5 & 6 : SIA
DATA MODELING & DATA BASES DESIGN
Disusun oleh :
Syahril Djaddang,SE.,Ak.,M.Si
PROGRAM KULIAH SABUT MINGGU FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
1
Tujuan Instruksional Khusus
Agar mahasiswa dapat menjelaskan :
1. Menggunakan REA sebagai alat design data base
2. Menggunakan E-R diagram
3. Membangun seperangkat table data base dari suatu model REA
4. Membaca E-R diagram dan mengkaitkannya dengan kegiatan usaha.
Materi bahasan:
1. REA (Resource-Event-Agent) Data Model
2. Entity Relationalship (ER) Diagrams
3. Mengembangkan REA diagram
4. Implementasi diagram REA ke data base relational
5. Menggunakan diagram REA
6. Mengintegrasikan diagram REA atas seluruh siklus.
Daftar Pustaka:
1. Marshall B. Romney and Paul John Steinbart, Accounting Information System,8 Edition
2. Buku-buku, System Informasi Akuntansi yang terkait.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
2
MODEL DATA DAN RANCANGAN DATA BASE
I. Model data REA
Data modeling adalah proses pendefinisian dari sebuah database sehingga mewakili
semua aspek dalam organisasi, termasuk interaksi dengan pihak luar.
Model data REA adalah perangkat modeling konseptual yang khususnya didesain untuk
menyediakan struktur untuk mendesain data base dan sistem informasi akuntansi. Model data
REA menyediakan struktur dengan 2 cara :
Mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam data base
AIS.
Dengan penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-
kesatuan dalam data base.
Jenis-Jenis Kesatuan
1. Sumber daya
Didefinisikan sebagai hal yang mempunyai nilai ekonomis dalam organisasi, contoh : kas,
inventori, perlengkapan, peralatan dan tanah.
2. Kejadian/Transaksi
Berbagai kegiatan bisnis, yang manajemen lakukan untuk mengumpulkan informasi untuk
perencanaan dan pengawasan. Beberapa transaksi secara langsung mempengaruhi
kuantitas dari sumber-sumber daya. Sebagai contoh : kegiatan penjualan menurunkan
kuantitas inventaris dan kegiatan pengumpulan uang kas meningkatkan sejumlah besar
kas.
3. Agen
Adalah orang-orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam setiap kejadian dan kepada
merekalah informasi dibutuhkan untuk perencanaan, pengawasan dan pengevaluasian.
II. Entity-Relationship Diagrams (E-R Diagram)
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
3
Adalah satu metode untuk menggambarkan sebuah data base dalam bentuk skema.
Disebut E-R diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan hubungan penting
diantara mereka. Di dalam sebuah diagram karena menunjukkan berbagai model kesatuan dan
hubungan penting diantara mereka. Di dalam sebuah diagram E-R, kesatuan muncul dalam
bentuk segiempat dan hubungan antara kesatuan-kesatuan digambarkan dalam bentuk
diamond, seperti gambar yang tertera di bawah, yaitu sebuah diagram E-R dari bagian siklus
pendapatan S&S untuk menyederhanakan gambar tersebut kita hanya memasukkan dua
transaksi, yaitu penjualan merchandise untuk pelanggan dan kumpulan uang kas dari
pelanggan.
Resources Evens Agens
III. Mengembangkan Diagram REA
Pengembangan diagram REA untuk siklus transaksi yang spesifik terdiri dari tiga tahap :
1. Mengidentifikasikan setiap kejadian atau transaksi yang mempengaruhi perubahan
dasar ekonomi dalam siklusnya.
2. Mengidentifikasi sumber daya yang mempengaruhi setiap kejadian atau transaksi
beserta agen-agen yang terlibat.
3. Menentukan pokok utama untuk setiap hubungan kerjasama.
Tahap 1 : mengidentifikasikan peristiwa perubahan ekonomi
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Inventory Line Items
Sales Partyto
Sales person
Madeto Customer
Receivedfrom
Madeto
Cashier
Cash collectionIncerases
Cash
Receivedby
4
Dasar REA terdiri dari dua peristiwa, yang satu meningkatkan sumber daya yang lainnya
menurunkan sumber daya. Perubahan dasar ekonomi pada siklus pendapatan berhubungan
dengan penjualan barang atau jasa dan penerimaan pembayaran kas dari penjualan.
Gambaran sebuah diagram REA untuk setiap siklus individu, biasanya dengan membagi
kertas kerja menjadi 3 kolom untuk setiap pekerjaan.
1. Kolom kiri untuk sumber daya
2. Kolom tengah untuk peristiwa/transaksi
3. Kolom agen untuk agen
Adalah sangat penting untuk menentukan apakah masih ada peristiwa binis lainnya dalam
siklus tersebut atau tidak.
Tahap 2 : mengidentifikasikan sumber daya dan agen-agen
Satu dan peristiwa penting dapat dispesifikasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh
peristiwa tersebut dapat didefinisikan.
Bagaimana dengan Account Receivable ? Ini tidak termasuk dalam peristiwa penting
tersebut, karena account receivable tidak terdapat dalam definisi model data REA. Account
Receivable adalah objek yang tidak bebas, tetapi penyajiannya sederhana pada waktu berbeda
antara dua peristiwa. Yaitu penjualan dan pengumpulan kas. Konsekuensinya, jika data tentang
penjualan dan pengumpulan kas disimpan dalam data base, maka tidak perlu menyimpan
informasi secara berlebihan tentang account receivable.
Tahap 3 : Mengidentifikasi jabatan (cardinalitas)
Jabatan mengidentifikasikan hubungan beberapa kejadian dalam suatu perusahaan
yang dapat dihubungkan dengan kejadian pada perusahaan lain. Beberapa perusahaan dapat
mengimplementasikan kejadian tersebut dalam sebuah table. Pada kenyataannya jabatan
dapat menyediakan informasi tentang bagaimana baris-baris dalam table dari hubungan yang
lain dapat dihubungkan dengan tiap-tiap baris dalam table tersebut, jabatan seringkali
diekspresikan menjadi 2 yaitu jabatan minimum dan jabatan maksium.
Tipe-tipe kerjasama
Menurut maksimum jabatan, ada tiga jenis kerjasama yaitu :
1. A one-to-one relationship atau hubungan antara satuan, jika jabatan maksimum tiap
perusahaan hanya ada satu.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
5
A. One-to-one (1:1) Relationship
(0,1) (1,1)
B. One-to-Many (1:N) Relationship Between Sales and Cash Collection
(0,N) (1,1)
B. One-to-Many (1:N) Relationship Between Cash Collection and Sales
(0,1) (1,N)
A. Many-to-Many (M:N) Relationship
(0,N) (1,N)
2. A one-to-many relationship atau hubungan satuan dengan besaran jika jabatan maksimum
dalam suatu perusahaan hanya ada satu dan jabatan maksimum perusahaan lain hanya
ada sebanyak N.
3. A-many-to-many relationship atau hubungan antara besaran, jika jabatan maksimum di
kedua perusahaan sebanyak N.
IV. Penerapan diagram REA dalam data Base Relational
Tahap 1 : Membuat table untuk setiap satuan dan hubungan antara besaran
Tahap 2 : Mengidentifikasi atribut-atribut untuk setiap tabel :
a. Kunci utama. Perusahaan seringkali membuat identifikator numeric (berupa angka)
yang merupakan sumber khusus identifikasi yang unik, kejadian-kejadian dan agen-
agen, identifikator numeric ini merupakan kandidat yang baik sebagai kunci utama.
Sebagai contoh, S&S dapat menggunakan nomor invoice sebagai kunci utama pada
tabel penjualan dan jumlah konsumen sebagai kunci utama pada tabel konsumen.
b. Atribut-atribut lain. Seperti tanggal dan jumlah dari masing-masing penjualan,
diperlukan untuk melengkapi dan mengakuratkan proses transaksi dan produksi
pada pengukuran keuangan dan laporan manajerial. Atribut lain disimpan karena
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Sales Pays for
Cash Collactions
Sales Pays for
Cash Collactions
Sales Pays for
Cash Collactions
Sales Pays for
Cash Collactions
6
mereka memberikan fasilitas pada manajemen secara efektif terhadap suatu sumber
organisasi, kejadian dan agen-agen.
c. Data harga. Harga disimpan sebagai tabel pada tabel invetaris.
d. Data komulatif. Jumlah yang tersedia dalam neraca rekening kas tidak perlu dicatat
karena keseluruhan dalam database, karena system dapat menghitung mereka
kapanpun diperlukan.
Tahap 3 : Penerapan hubungan antara satuan dan hubungan satuan dengan besaran.
V. Penggunaan diagram REA
Dokumentasi
Diagram REA kegunaanya sangat khusus sekali misalnya dalam dokumentasi
pembuatan database SIA. Diagram REA memberikan dua tipe yang penting dalam informasi
mengenai data base SIA yang tidak digambarkan di dokumentasi lainnya, yaitu informasi
tentang hubungan antara data dan informasi tentang pelatihan bisnis organisasi.
Diagram REA dengan jelas menggambarkan hubungan antara bermacam-macam data
yang disimpan di dalam data base akuntansi. Berbeda dengan flowchart yang hanya
memperlihatkan bagaimana membuat dan menggambarkan karakteristik utama file, seperti
bagaimana file diatur dan dicatat. Seperti halnya data flow diagram menggambarkan
kandungan atau isi dari masing-masing file dalam sebuah system, tetapi tidak secara jelas
memperlihatkan bagimana file-file itu berhubungan satu dengan lainnya.
Informasi tentang pelatihan bisnis
Mengartikan dengan benar apa yang menjadi utama dalam diagram REA maksudnya
harus mengartikan dengan benar peristiwa apa dalam keseluruhan yang mewakili. Ini selalu
mudah baik bagi agen maupun bagi transaksi secara keseluruhan. Setiap peristiwa dari agen
sebuah entitas mewakili orang yang khusus atau organisasi. Sama seperti, setiap peristiwa dari
kejadian sebuah entitas mewakili aktivitas bisnis yang khusus atau transaksi. Contoh, setiap
peristiwa penjualan mewakili transaksi penjualan yang khusus.
Informasi Tentang Isi Data Base
Diagram REA menggambarkan hubungan antara berbagai data yang disimpan dalam
data base akuntansi, sebaliknya flowchart hanya menunjukkan file yang ada dan
menggambarkan karakter dasar mereka, sebagaimana mereka dikumpulkan dan disimpan.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
7
(1,N)
(1,1)
(0,N)
(0,N)
(0,N)
(1,N)
(1,1)(1,N)(1,1)(1,N)
Diagram data flowchart (DFD) menunjukkan isi dari tiap file dalam system, tapi tidak
menunjukkan bagaimana file-file itu berhubungan satu dan lainnya.
Hubungan dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna tentang keadaan
perusahaan dan kebijakan yang dianutnya. Contohnya menyediakan kredit untuk pelanggannya
dan juga mengijinkan mereka untuk melakukan pembayaran secara berkala. Ini juga
mengindikasikan bahwa perusahaan telah menjual barang dalam jumlah yang besar.
Resources Evens Agens
Tabel nama Contents (primary key, foreign keys, other atributes)
Inventory Item #, description, cost, price
Sales Invoice #, salesperson #, customer #, data, amount, time
Salesparson Employee #, name, date hired, salary
Cashier Employee #, name, date hired, salary
Castomer Customer #, name, street, city, state, credit limit
Cash Account #, type, location
Cash collaction Remittance #, customer #, cashier #, account #, data, amount
Sales-Inventory Invoice #, Item #, Quality sold, replacement, age
Sales-cash collections Invoice #, remittance #, amount
Dengan mengetahui tiap-tiap apa yang didapat dari sumber data bagaimanapun, dapat
kadang-kadang lebih sulit, ingat bahwa informasi tentang atribut-atribut yang disimpan dengan
tiap tujuan hubungannya kadang-kadang termasuk dalam diagram REA. Hal ini dapat
digunakan untuk menerjemahkan tujuan dari sumber itu. Dalam Figure 6.7 daftar dari atribut
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Inventory Line Items
Sales Partyto
Sales person
Madeto Customer
Receivedfrom
Madeto
Cashier
Cash CollectionIncerases
Inventory
Receivedby
(0,N) (1,N)
(1,1)
8
inventory yang termasuk kuantitasnya. Ini menggambarkan bahwa tiap baris dari inventory
mewakili salah satu macamnya tidak dalam obyek individual.
Baris baris tersebut dapat menyimpan data tentang item yang spesifik, contohnya VCD
Player, dan baris lainnya dapat menyimpan data tentang item spesifik lainnya S&S akan
mengetahui berapa banyak tiap produk ini akan di tangan, konsekuensinya, kuantitas atribut di
tangan akan ditemukan di dalam catatan inventory.
Sekarang kita kaji hubungan antara penjualan dan inventory. Hubungan ini disebut garis
item dan menunjukkan fakta bahwa penjualan melingkupi satu atau lebih barang persediaan,
tiap-tiap mana muncul sebagai garis item terpisah pada Sales in Voice. Kuantitas penjualan
menunjukkan bahwa pelanggan dapat membeli lebih dari satu barang. Figure 6.7 menunjukkan
bahwa 2 pihak (penjual dan pembeli) harus berpartisipasi dalam peristiwa penjualan.
Lihat hubungan antara kas dan pengumpulan kas. Tiap baris dalam satuan kas
menunjukkan akun yang spesifik, yang mana satu baris menyimpan data tentang kas
pemeriksaan reguler S&S, yang lainnya tentang payroll, yang lainnya lagi tentang akan
investasi pasar uang dan seterusnya. Figure 6.7 menggambarkan hubungan antara kas dan
pengumpulan kas sebagai kesatuan, semua pengumpulan kas didepositokan ke akun yang
sama.
Akhirnya pokok dari diagram REA menyediakan informasi tentang kontrol suatu bisnis.
Contohnya dalam Figure 6.7, pokok minimum terhubungkan dengan event penjualan dalam
penjualan pelanggan adalah satu. Ini berarti bahwa transaksi penjualan tidak dapat dicatat
kecuali identitas dari pelanggan juga ikut dicatat.
Spesifikasi Organisasi tentang Diagram REA
Meskipun perkembangan dari diagram REA untuk siklus pendapatan S&S kelihatannya
sudah tegas dan intuitif, model dan dapat menjadi suatu proses yang kompleks. Biasanya
diagram REA adalah unik untuk suatu organisasi. Contohnya S&S tidak menerima pesanan dari
pelanggan. Maksudnya, pelanggan hanya dapat membeli barang-barang yang sudah
ditentukan sebelumnya. Konsekuensinya siklus pendapatan S&S hanya melengkapi 2 item
dasar : Penjualan dan pengumpulan kas, sebaliknya perusahaan pesanan lewat surat
menerima pesanan pelanggan, mengambil barangnya di gudang dan melakukan pengapalan
pesanan itu pada pelanggannya. Untuk itu diagram REA untuk siklus pendapatan dari
perusahaan tersebut melingkupi hal-hal : terima pesanan, mengisi peranan, menghapalkan
pesanan dan mengumpulkan kas. Untuk lebihnya perusahaan retail seperti S&S hanya punya
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
9
satu inventory, diagram REA untuk perusahaan manufaktur melingkupi kesatuan terpisah untuk
material dan finished goods inventory. Akhirnya karena S&S menjual barang dengan jumlah
besar, model diagram REAnya menunjukkan hubungan antara penjualan dan invetory.
Sebaliknya dengan REA untuk penjualan barang seni langka akan menggambarkan hubungan
antara penjualan dan pengumpulan kas.
Memidahkan Informasi dari SIA
Diagram REA yang lengkap juga menunjukkan panduan berguna dalam menggunakan
data base SIA. Awalnya menunjukkan nomor-nomor dari elemen-elemen yang ditemukan
dalam SIA tradisional seperti jurnal, ledger dan informasi tentang klaim, contohnya kun
receivables. Sebenarnya semua informasi itu disajikan, tapi disimpan di format yang berbeda.
Informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang disimpan dalam tabel untuk
menyimpan data tentang transaksi. Contohnya jurnal penjualan dapat diproduksi dengan
menampilkan masuknya yang diperlukan dalam tabel penjualan. Ini akan menghasilkan daftar
dari semua peristiwa penjualan, yaitu tunai dan kredit, proses serupa dapat dilakukan untuk
memproduksi pengumpulan kas, pembelian atau jurnal pengeluaran kas.
Bentuk informasi secara tradisional biasanya berisi ledger disimpan dalam data base
kombinasi antara sumber dan tabel peristiwa. Pada figure 6.7 tidak menunjukkan tabel eksplisit
yang disebut akun receivable.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
10
Kesimpulan
Data modeling adalah proses pendefinisan dari sebuah data base yang mewakili aspek
organisasi model data REA adalah perangkat modeling konseptual yang tugasnya mendisaign
data base dan system informasi.
Model data REA menggambarkan pola dasar bagaimana unsur dalam ketiga kesatuan
(sumber daya, kejadian dan agen) dapat saling berhubungan satu sama lain.
Entity-Relationship Diagrams adalah satu metode untuk menggambarkan sebuah data
base dalam bentuk skema FR menunjukkan model-model kesatuan dan hubungan penting
diantara mereka.
Pengembangan diagram REA dijabarkan dalam 3 tahap yaitu mengidentifikasi peristiwa
perubahan ekonomi, mengidentifikasi sumber daya dan penentuan pokok utama dalam setiap
kerjasama.
Diagram REA menggambarkan hubungan antara berbagai data yang disimpan dalam
data base akuntan, sebaliknya flowcharts, hanya menunjukkan file yang ada dan
menggambarkan karakters dasar mereka, sebagaimana mereka dikumpulkan dan disimpan.
Hubungan dalam diagram REA menyediakan informasi yang berguna tentang keadaan
perusahaan dan kebijakan yang dianutnya.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
11
DATA BASE DESIGN
Six Stage of Data Base Design and Operation
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
Planning Operation and Maintenance
ImplementationRequirments Analysis
Design Coding
12
I S I
Desain Database
Ashton telah belajar melalui seminarnya bahwa desain dan sistem database terdiri dari
enam tahap. Enam tahap tersebut bersifat pengulangan (repatitive). Pada akhirnya akan
ditetapkan waktu selama tahap operasi pengendalian bilan diperlukan untuk perancangan
kembali database. Pada suatu pertimbangan, proses keseluruhan dimulai dengan penelitian
rencana untuk menentukan kelayakan pengguna sistem database. Sekarang kita menguji apa
yang terjadi selama perancangan dari masing-masing tahap database.
1. Perencanaan
Tahap pertama dalam desain database terdiri dari perencanaan awal untuk menentukan
kebutuhan atas kelayakan pengembangan/penggunaan sistem baru. Tujuannya adalah untuk
menentukan apakah sistem yang diajukan memiliki kelayakan yang baik secara teknologi
maupun secara ekonomi. Jika demikian, selanjutnya proyek akan dilanjutkan pada tahap
selanjutnya :
2. Definisi kebutuhan
Definisi kebutuhan melibatkan pemahaman mengenai ruang lingkup dari sistem
database yang diajukan, penentuan kebutuhan hardware (perangkat keras) dan software
(perangkat lunak) secara umum, dan identifikasi kebutuhan pemakai informasi. Ruang lingkup
proyek dijelaskan dalam konsultasi yang berhubungan dengan manajemen dan merefleksikan
kebutuhan informasi organisasi, tujuan strategik. Bila ruang lingkup sistem telah dijelaskan,
informasi mengenai faktor-faktor seperti jumlah pemakai dan volume transaksi digunakan untuk
menentukan kebutuhan sistem baru bagi hardware dan software umum. Data digunakan untuk
penjajakan pandangan individu pada tahap pendahuluan (skema tahap eksternal) yang
merefleksikan kebutuhan pemrosesan transaksi dan kebutuhan pengambilan keputusan.
Desain database harus ditempatkan kedalam sejumlah tujuan. Kelamahannya adalah
database ini tidak selalu memaksimalkan setiap tujuan, seperti halnya pada semua area desain
sistem, dan sistem trade off yang dibutuhkan. Contoh efektivitas biaya mungkin memerlukan
unsur fleksibilitas dan daya akses. Tugas kunci perancang database selanjutnya adalah
mencoba menghasilkan keseimbangan yang memungkinkan diantara beberapa tujuan.
Prosedur pengendalian
- Pla perlindungan virus untuk softwarea
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
13
- Memperbaharui pengendalian yang sedang berjalan
- Mengamankan arsip perpustakaan dan menyebabkan akses phisic dan arsip data.
- Pemakaian yang tepat label arsip dan menulis mekanisme perlindungan.
Prosedur audit : pemeriksaan sistem
- Periksa dokumentasi untuk fungsi operasi data perpustakaan
- Periksa akses logis kebijakan dan prosedur
- Menguji rencana perbaikan kerusakan
- Mendiskusikan arsip data prosedur pengendalian dengan manager dan operator sistem
informasi.
Prosedur audit : pengujian pengendalian
- Mengamati pemakaian prosedur untuk pengendalian perubahan arsip
- Menyamakan jumlah arsip utama dengan memisahkan jumlah pemeliharaan
pengendalian
- Mengamati dan merevaluasi arsip prosedur pelaksanaan oleh personil operasional.
- Mengamati dan mengevaluasi operasional arsip perpustakaan.
Pengendalian kompensasi
- Pengendalian yang kuat dari pemakai
- Pengendalian yang kuat dari proses
- Pengendalian effective pengamanan komputer
Perangkat Lunak Komputer
Nomor program komputer disebut Computer Audit Software (AS)/Generalized Audit
Software (GAS) yaitu program komputer berdasarkan spesifikasi auditor program penghasilan
yang menampilkan fungsi audit lihat figure II.2 tentang pemakaian CAS oleh pemerintah AS.
Copy Figure II.2
Tujuan utama CAS untuk menolong auditor dalam memeriksa dan memperoleh
informasi arsip komputer lihat table II.7 fungsi umum perangkat lunak komputer audit.
Copy Figure II.4
Figure II.4 memperlihatkan pemakaian CAS pertama auditor tetapkan objek audit, pelajari
berkasnya yang akan yang akan diaudit, mendesain laporan audit dan bagaimana cara
menghitungnya lalu dimasukkan kesistem lewat program data entry oleh CAS dibuat program
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
14
audit yang akan hasilkan sumber arsip yang digunakan untuk dibuat laporan audit. Contoh
permintaan perangkat lunak audit.
Copy Figure II.5
Pada figure II.5 contoh tampilan pencatatan untuk sistem piutang. Permintaan CAS
diobjektifkan dengan:
1. Beri perhitungan saldo sekarang setiap catatan pelanggan utama melihat saldo sebelumnya
dan melakukan pencocokan transaksi.
2. Menjumlah saldo sekarang, penjualan kredit, pungutan kas, jumlah catatan kredit
3. Tampilkan check yang diperbaiki dalam pilih fields tiap arsip untuk mengkonfirmasi
kenyataan prosedur data yang diperbaiki
4. Periksa arsip transaksi untuk mencatat yang tidak cocok dengan catatan utama
5. Siapkan akun daftar umur piutang dan analisa akun dengan saldo sekarang untuk tahu
kelebihan batas kredit
6. Pilih contoh akun untuk konfirmasi
7. Analisa pungutan CAS dan catatan kredit yang berikut untuk mencoba data pelanggar yang
tidak menanggapi permintaan konfirmasi.
Copy Figure II.6
Figure II.6 menampilkan rangkaian operasi yang dipakai untuk mencapai 6 objektive yang
pertama. RUN 1 menyingkat 4 sumber arsip jadi urutan no akun dan gabungkan jadi master
kombinasi dan arsip transaksi. Pada RUN 2 tampil fungsi:
3. Desain
3.1 Desain Logis
Tahap ketiga dalam desain database adalah desain logis, melibatkan penyelesaian
skema tahap eksternal dan penafsiran mengenai kebutuhan data dari pemakai (user) yang
berbeda dan program aplikasi kedalam skema tahap konseptual. Disini memberikan suatu
kemudahan untuk menciptakan rancangan konseptual melalui pengklasifikasiannya kedalam
bidang-bidang fungsi fungsi utama. Disini dapat dilakukan dengan indentifikasi “kelompok” atau
“cluster” file-file dan program yang merupakan hubungan tertutup satu sama lain dalam bentuk
pemrosesan dan pemanfaatannya.
Sebagai tambahan untuk menspesifikasikan hubungan yang ada diantara unsur-unsur
data, desain logis juga melibatkan perancangan baik pada aspek kunci primer dan sekunder.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
15
Kunci primer adalah untuk setiap catatan yang jelas, contoh jumlah konsumen untuk file
konsumen dan jumlah invoice/faktur untuk file invoice. Indentifikasi kunci sekunder tidak
sederhana seperti dijelaskan pada bab 4, kunci sekunder akan dipilih secara akurat karena
penggunaannya mempengaruhi efisiensi pemrosesan database dan pemanggilan informasi.
Kamus data juga dikembangkan selama tahap desain logis. Sebagai tambahan pengawasan
akses untuk pelaksanaan yang dianjurkan harus sesuai dengan spesifikasi database.
3.2. Desain Fisik
Desain fisik, terdiri dari penanganan desain konseptual dan pengalihan (konversi)
kedalam struktur penyimpangan fisik. Pertama, rancangan / skema tahap konseptual diartikan
kedalam suatu rancangan tahap internal. Kedua, kamus data akan terbentuk. Ketiga, data
secara fisik akan disimpan dan diakses. Disini melibatkan keputusan tentang hal-hal seperti
penggunaan pointer dan indeks untuk hubungan pencatatan.
4. Pengkodean
Tahap keempat dari proses desain database terdiri dari terjemahan skema fisik kedalam
struktur database aktual yang akan berada pada sistem akhir.
5. Implementasi
a. Implementasi terdiri dari semua aktivitas yang diasosiasikan dengan mendapatkan
sistem database baru yang bekerja.
b. Mencoba sistem baru.
c. Mengirim data dari file yang ada kedtabase baru.
d. Melatih karyawan bagaimana menggunakan sistem yang baru.
6. Pelaksanaan dan Operasional
Dua tahap proses desain database terakhir adalah pelaksanaan dan operasional. Tahap
pelaksanaan terdiri dari semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem penerapan
database baru. Beberapa aspek disini mencakup pentransferan data dari file-file yang ada ke
database baru, pengembangan program aplikasi baru, dan modifikasi sitem yang ada, latihan
pemakai: “bagaimana menggunakan sistem baru”. Tahap operasional mencakup semua
kegiatan yang berhubungan dengan penerapan dan pengendalian sistem baru.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
16
Desain Data Base Objektif
1. Kelengkapan
Data base harus berisikan semua data yang diperlukan (dan hubungan antara data) oleh
bermacam-macam pemakai. Seharusnya ada integrasi yang baik dan koordinasi dari semua
pemakai dan penyedia data. Data yang berada didalam database harus direkam ke kamus
data.
2. Hubungan
Hanya data yang berhubungan dan berguna yang diambil dan disimpan.
3. Kemudahan
Penyimpanan data dapat diakses oleh seluruh pemakai resmi tepat waktu.
4. Up to date
Penyimpanan data harus selalu pasti dan selalu baru.
5. Fleksibel
Data base harus selalu fleksibel karena bervariasinya pemakai agar dapat memuaskan
keperluan informasi.
6. Efisiensi
Penyimpanan data harus diselesaikan seefisien mungkin, menggunakan sejumlah sumber-
sumber yang diperlukan. Pembaharuan database, pencarian informasi, dan pemeliharaan
waktu harus diperkecil.
7. Biaya efektif
Data harus disimpan agar keuntungan sistem didapatkan pada biaya yang rendah.
8. Integrasi
Database harus bebas dari eror dan kerusakan.
9. Keamanan
Data base harus dilindungi dari kehilangan, kehancuran, dan akses tidak dikenal. Cadangan
dan prosedur pemulihan harus ditempat agar database dapat dibangun kembali jika perlu.
Kesimpulan
Akuntansi biasanya dilibatkan pada semua tahap proses desain database kecuali desain
fisik. Dalam tahap perencanaan, memberikan beberapa informasi yang digunakan menilai
kelayakan proyek yang diajukan dan turut serta dalam indentifikasi mengenai kebutuhan
informasi, pengembangan rancangan dan kamus data dan spesifikasi kontrol. Selama tahap
pelaksanaan, akuntan dilibatkan dalam pengujian keakuratan database baru dan program
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
17
aplikasi yang akan dijadikan data. Terakhir, akuntan menggunakan sistem database untuk
memproses transaksi dan seringkali membantu mengembangkannya.
Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Syahril Djaddang SE.Ak.M.Si SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2
top related