definisi sistem informasi eksekutif.pptx
Post on 13-Jan-2017
227 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
Definisi Sistem Informasi Eksekutif
Sistem Informasi eksekutif (SIE) adalah sistem berbasis komputer yang menyediakan (bagi eksekutif) kemudahan akses terhadap informasi internal dan eksternal yang relevan terhadap faktor kritikal keberhasilan mereka
2
Ciri-ciri SIE :
SIE dibuat untuk pemakai individual/eksekutif Data diuraikan, disaring, dipadatkan dan dapat
ditelusuri tingkat kritikalnya Menyediakan fasilitas :
◦ Status akses◦ Exceptional report◦ Drill down, yang memungkinkan eksekutif
mengakses data rinci dari informasi summary yang ada pada tampilan SIE
Mengakses data dan mengintegrasikan sejumlah besar data internal dan eksternal
User friendly, dan sedikit memerlukan pelatihan bagi pemakai
Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa bantuan pihak lain
Menampilkan informasi grafis, tabel-data maupun teks
Sisteminformasi
pemasaran
Sisteminformasi
manufaktur
Sisteminformasikeuangan
Sistem informasi
SDM
Informasi dan data lingkungan
Informasi dan data lingkungan
Manajer puncak
Perusahaan Tanpa EIS
Informasi dan data lingkungan
Informasi dan data lingkungan
Sisteminformasi
pemaasaran
Sisteminformasi
manufaktur
Sisteminformasikeuangan
Sisteminformasi
SDM
Sistem informasieksekutif
Perusahaan Dengan EIS
5
Perbedaan EIS dan ESS Definisi EIS dan ESS dapat saling dipertukarkan.
Namun ESS mempunyai pengertian lebih luas karena kapabilitasnya sebagai berikut :
Mendukung electronic communication (e-mail,
computer conference, word processing)Kemampuan analisis data (spreadsheet, query,
SPK)Kemampuan sebagai alat mengorganisasi
informasi (e-calendar, tickler files, dll)
6
Contoh tampilan layar SIE
7
Keterangan gambar tampilan layar
Layar menunjukkan hasil penjualan (sales) sampai bulan Desember 1998, yang merupakan informasi up-to-date waktu itu
Untuk menampilkan layar ini, eksekutif melakukannya dengan memasukkan pilihan F1 sebagai nomor screen yang terdapat di pojok kiri atas
Tampilan ini juga dapat terjadi secara otomatis jika nomor screen tadi dipakai di dalam salah satu pilihan menu (dengan memilih memakai mouse)
Nama penanggung jawab yang menyediakan informasi screen ini ditampilkan di pojok kanan atas, lengkap dengan nomor tilponnya. Hal ini agar bila eksekutif ingin data yang lebih rinci dapat menghubungi langsung
8
Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-1)
Dibawah penanggung jawab terdapat nomor dokumen sebagai sumber informasi
Layar dibagi menjadi tiga bagian : di bagian atas, ditampilkan gambar yang
menyajikan informasi visual yang impresif di bagian tengah informasi grafis, dapat berupa
tabular-data Tombol-tombol yang menyatakan pilihan yang
akan ditampilkan ditempatkan di bagian bawah Grafik menampilkan informasi yang lalu (1991-
1995), informasi yang berjalan (Januari – Desember) dan forecast (1996–2000) yang dinyatakan dengan bar-chart atau grafik garis
9
Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-2)
Rancangan layar dibuat semudah mungkin sehingga dimengerti pemakai, dengan cara menyederhanakan isinya, agar tidak menimbulkan salah pengertian
Pada diagram batang, warna kuning menunjukkan actual sales, sedangkan anggaran sales dinyatakan dengan warna biru
Warna dan ketebalan batang digunakan secara konsisten untuk menempatkan data actual dan anggaran
Data pendukung disiapkan dalam bentuk tabular-data
10
Keterangan gambar tampilan layar (lanjutan-3)
Warna-warna (seperti pada lampu lalulintas) digunakan untuk menonjolkan kondisi–kondisi khusus. Merah menyatakan kondisi yang tidak menyenangkan atau penurunan sales, sedangkan hijau menyatakan kondisi baik/normal artinya proyek sesuai dengan jadwal.
Beberapa sistem memungkinkan user meng-click pada data yang diwarnai untuk melihat data rinci (disebut : drill-down) yg menjelaskan alasan terjadinya kondisi khusus tersebut
Informasi berupa teks menjelaskan :- alasan terjadinya sesuatu, - apa dampaknya dan berapa lama hal tersebut dapat berpengaruh, - koreksi apa yang harus dilakukan, - apa yang perlu dilakukan untuk menjamin hal itu tidak terjadi lagi
11
Perkembangan (history) SIE Tahun 1970 EIS pertama kali dibuat oleh Northwest
Industries and Lockheed John Rockart dan Michael Treacy’s membuat “The CEO
Goes On-Line” pada tahun 1982 Pertengahan 80-an beberapa produsen perangkat lunak
memproduksi EIS-software seperti Pilot Software Command Center dan Comshare’s Commander
Akhir tahun 80-an banyak seminar tentang EIS, salah satunya International Data Corporation
Tahun 1990 terjadi perubahan pandangan terhadap EIS. Jika pada versi sebelumnya (1985) EIS lebih diarahkan untuk eksekutif, mulai saat itu juga dibuat untuk keperluan para manajer dan analis, mereka menjadi salah satu pemakainya.
Informasi dalam EIS menyatakan bagaimana perusahaan dapat dilihat kinerjanya melalui KPI dan CSF, biasanya luas tetapi global.
EIS saat ini berisi data yang lebih beragam, seperti informasi financial, customer related data, bisnis proses dan informasi eksternal
12
Perkembangan (history) SIE
13
Alasan diperlukan SIE
Menurut Watson dan Rainer (1991), SIE menyajikan :
informasi yang lebih tepat waktu mengakses data operasi lebih banyak mengakses database organisasi lebih
banyak menampilkan informasi yang relevan menampilkan informasi baru atau update menampilkan informasi lingkungan
eksternal, dll
14
Alasan diperlukan EIS (lanjutan-1) EIS meningkatkan kinerja eksekutif :
meningkatkan komunikasi menampilakn informasi trend meningkatkan efektifitas dan efisiensi pertemuan dilakukan melalui jaringan Model mental meningkatkan perencanaan dan pengawasan,
dll EIS mendukung tujuan organisasi :
meningkatkan respons thd kebutuhan pelanggan
meningkatkan kualitas produk menyederhanakan organisasi
15
Perbandingan SIM, SPK, SIE SIM mengelola data yang lalu, saat ini dan projeksi, yang
berkaitan dengan kegiatan internal dan pengamatan eksternal. SIM mendukung perencanaan, pengawasan dan pelaksanaan kegiatan dengan menyediakan informasi periodik untuk membantu mengambil keputusan (Kennevon, 1970)
SPK adalah sistem informasi berbasis computer utk mendukung pengambilan keputusan untuk permasalahan yang semi dan tidak terstruktur dengan dukungan data dan model-model analisis.
SPK lebih dangkal dibandingkan SIE, karena dirancang untuk keperluan yang spesifik, tugas-tugas pengambilan keputusan semi dan tidak terstruktur, menggunakan model matematika seperti simulasi atau linier program.
Meskipun demikian beberapa SIE memasukkan SPK sebagai komponen didalamnya, hal ini memudahkan eksekutif untuk melakukan analisis.(lihat tabel 1.1 Perbandingan EIS, MIS dan DSS)
16
Apa yang tidak ada di SIE ?
◦ SIE tidak dapat mengeliminasi kebutuhan organisasi terhadap pengolahan data. Artinya meskipun sudah ada EIS, tetapi masih tetap diperlukan TPS
◦ Untuk menghasilkan laporan-laporan yang standar, periodik, query dan sebagainya lebih baik menggunakan SIM
◦ Untuk melakukan analisa hal-hal yang spesifik lebih baik menggunakan SPK
◦ Meskipun knowledge based dapat dimasukkan ke dalam SIE, tetapi beberapa tugas lebih cocok jika digunakan sistem pakar tersendiri
◦ SIE tidak mengubah peran eksekutif secara langsung, tetapi lebih sebagai dukungan terhadap tugas-tugasnya
17
Tiga Perspektif SIE :
◦ EIS Staf, yaitu staf pengembang dan pemelihara SIE
◦ User, yaitu eksekutif sebagai pemakai SIE untuk mendukung tugas-tugas mereka
◦ Vendor dan Konsultan, menyediakan perangkat dan jasa untuk pengembangan SIE
18
Perspektif struktural
Dorongan organisasi dalam mengembangkan SIE
Contoh : Jika dalam perusahaan hutang (debt) meningkat, solusinya adalah mengurangi personil
Jika pimpinan tidak puas dengan tampilan laporan, solusinya sistem harus dirancang kembali
Jika akan meningkatkan revenue, perusahaan harus fokus ke customer
19
Perspektif struktural
20
Perpektif struktural (lanjutan) Sponsor eksekutif
Biasanya terdiri dari presiden direktur dan wakil direktur
Bertugas : inisiasi proyek, alokasi resources, pengguna sistem dan mengurangi resistance
Sebenarnya SIE tidak memerlukan Cost benefit analysis, mengingat cost dapat dihitung sedangkan benefit (karena sifatnya yang intangible) baru dapat dihitung setelah SIE berhasil diimplementasikan. Tetapi hal ini dapat menjadi pertimbangan dalam menilai efektifitas sebuah SIE
21
Perspektif struktural (lanjutan)
Sponsor operasi Penunjukan eksekutif untuk mengamati development EISTugasnya memilih staf, merencanakan development dan melakukan pengawasan kegiatan
EIS Staff
Manajer EIS Staff Merumuskan proses-proses bisnis dan requirement eksekutif
technical support
Melakukan evaluasi hardware,software, LAN, download data
Information Analyst Merumuskan informasi apa saja yang akan ditampilkan
Data supplier Merumuskan data apa saja yang akan dimasukkan ke SIE
22
Perspektif struktural (lanjutan)
Personil Area Fungsional
Pemakai system yang biasanya ikut serta merumuskan requirement informasiBekerja bersama-sama information analyst, staff EIs dan eksekutif merumuskan jenis informasi yang akan ditampilkan di EIS
Data
Data berada pada Functional area/bisnisData dapat berasal dari eksternal, misalnya dari : Dow Jones, published data, data pelanggan, data pemasokHard data : data yang berada/ berasal dari dalam perusahaanSoft data : data yang dikumpulkan dari luar perusahaan
23
Dialog Action language
Bagaimana pemakai memerintah systemMisal : keyboard, e-mail, mouse, trackball, touchscreenBerbentuk menu, berisi pilihan informasi,keyword index
Presentation LanguageBagaimana sistem menyediakan informasi untuk userBerbentuk teks, grafis, tabular-dataPerlu dibuat rancangan layar, pengaturan warna, grafis, kadang-kadang voice atau image.
Knowledge baseEksekutif perlu mengetahui kemampuan atau dukungan apa saja yang ada pada SIE. Harus user friendly, log-on prosedur, memudahkan pengoperasian.
Soft Information Hard information : adalah semua data yang diperoleh
secara konvensional seperti laporan periodik tentang finansial, sales order, inventory control. Informasi ini disajikan secara terjadwal, sesuai dengan permintaan serta query. Informasi diperoleh dari pengolahan database perusahaan. Umumnya informasi seperti ini lebih bermanfaat bagi low level management
Soft Information : Soft informasi meningkatkan pemahaman kejadian-kejadian yang lalu, saat ini dan y.a.d. Ketepatan & manfaatnya bergantung dari kesesuaian terhadap keadaan saat ini yang dipahami oleh user. Ditampilkan dalam bentuk, teks, grafik, image, voice, berasal dari saluran formal dan informal baik internal maupun eksternal. Informasinya berbentuk prediksi, opini, news, ide-ide, rumor, dll.
24
Hasilnya (lihat gambar 12.3)
• Rumors, gosip, desas-desus 9,4 %
• Opini, feelings, ide 15,6 %
• Prediksi, spekulasi, prakiraan, estimasi 78,1 %
• Penjelasan, justifikasi, penilaian, interpretasi 65,6 %
• Jadwal, rencana formal 50,0 %
• Berita, trend industri, hasil survai eksterna 62,5 % 25
Gambar 12.3
26
Alasan perlunya soft informasi1. Eksekutif lebih membutuhkan soft informasi2. Budaya organisasi berdampak perlunya soft
informasi dimasukkan ke EIS3. Eksekutif belum tentu bersedia memasukkan soft
informasi ke dalam EIS4. Soft informasi meningkatkan perhatian pada isu
kritikal5. Soft informasi meningkatkan perkembangan
organisasi6. Soft informasi menambah variasi industri7. Soft informasi yang berisi data pesaing
meningkatkan nilai usaha8. Soft informasi tidak selalu dimasukkan ke dalam
EIS
27
Alasan perlunya soft informasi9. Nilai soft informasi bergantung pada waktu10. Bertambahnya kualitas dan kuantitas soft
informasi meningkatkan dukungan kepada staf11. Beragamnya soft informasi meningkatkan nilai
EIS12. Organisasi dapat meningkatkan kuantitas dan
kualitas soft informasi13. Identifikasi terhadap sumber, meningkatkan nilai
soft informasi14. Penyajian soft informasi melalui EIS bergantung
teknologi15. Rumor, gosip dan desas-desus kurang bagus
dimasukkan ke dalam EIS, sebaliknya prediksi, prakiraan, estimasi sangat tepat dimasukkan ke dalamnya
28
Keys to EIS Success• SIE dikatakan sukses bila memenuhi
kebutuhan user, dapat meningkatkan produktifitas dan meningkatkan komunikasi.
• SIE yang tidak mendukung sasaran bisnis, dapat dikatakan telah gagal.
• Tiga pihak yang berperan dalam suksesnya SIE adalah Sponsor Eksekutif, EIS Staff dan User.
• Perspektif lainnya berhubungan dengan manajemen data, penanganan hambatan non-teknis serta penggunaan metode prototyping untuk meningkatkan kepuasan user.
29
ModeI SIE yang SuksesTahap : Development1. Keterlibatan eksekutif (Executive
involment)2. Kerjasama eksekutif dengan Staff SIE
(Relationship between executive and providers)
3. Staf SIE Tahap : Pengoperasian4. a. Kualitas informasi b. Dampak pada tugas Eksekutif c. SIE yang berfungsi d. Kemudahan pemakaian e. Isu-isu pemanfaatn SIE
30
Model Key Success SIE
31
Keterlibatan Eksekutif
Proyek pengembangan SIE harus didukung oleh
Sponsor Eksekutif Peran Sponsor eksekutif memberi dukungan/motivasi
dan komitmen terhadap sumberdaya Didukung oleh Top Management Mempertimbangkan biaya Penugasan oleh Eksekutif kepada staff operasional
agar ikut aktif di dalam proyek SIE
32
Kerjasama Eksekutif dengan Staff SIE
Mengembangkan dan memelihara SIE Menguasai skill teknis dan skill bisnis, serta
keahlian interpersonal Mampu memilih software yang sesuai Mampu merumuskan kebutuhan sistem dan
informasinya Mampu bekerjasama dengan eksekutif dan user
untuk menentukan isi tampilan SIE
33
Peran Staff SIE
Mengelola data internal dan kesternal Mengelola penyebaran informasi Menjamin adanya sinergi akibat luasnya
pemakaian SIE Penyerahan aplikasi SIE secepatnya Menghubungkan SIE dng kebutuhan bisnis
spesifik Membentuk tim pengembangan SIE
&pemeliharaan Menjamin diperolehnya data & pemutakhiran
data Mengelola jaringan komputer, memelihara
sistem Mengembangkan sistem yang mudah
digunakan 34
Kualitas Informasi SIE
35
Timely Akurat Relevan Convenience Concise New, uniques Comprehensive
Dampak pada tugas Eksekutif
36
Meningkatnya efisiensi
Meningkatkan komunikasi
Adaptive terhadap perubahan organisasi
SIE yang berfungsi
37
a.Menyediakan status accessb.Menyediakan exception reportingc.Definisi data yang standard.Memungkinkan data dari eksternale.Menyediakan fasilitas drilldownf. Menyediakan soft informasi (human
resources)g.Menyediakan data internalh.Akuntabilitas datai. Menyediakan tampilan grafisj. Menyediakan informasi trend analysisk.Menyediakan fungsi decision supportl. Integrasi data keseluruhannya
Kemudahan pemakaian SIE
38
a.Mudah dioperasikanb.Tidak memerlukan training khusus bagi
userc.Respon times cepatd.Sistem reliabel
Isu-isu pemanfaatan SIE
39
a.Bentuk output yang beragamb.Warnac.Mudah memperoleh hard-copyd.Mudah dipeliharae.Fasilitas help secara visualf. Menu yang mudahg.Berbagai kemungkinan cara menemukan
informasi
top related