chapter 13 organizational behavior - work design

Work Design

Group 3Bony Sondang Ch.

Clysna Wydhiatmoko

Gatot Setia Budi

Organizational BehaviorDr. Asri Laksmi Riani, M.Si

Magister ManagementUniversitas Sebelas Maret

Surakarta

2

Tujuan Pembelajaran

• Menetapkan desain pekerjaan• Bagaimana desain pekerjaan dapat membantu meningkatkan

keseimbangan kerja dan keluarga• Menggambarkan alternatif desain pekerjaan yang digunakan

untuk meningkatkan kinerja perusahaan• Faktor-faktor dan hubungan antara desain pekerjaan

terhadap prestasi kerja• Perbedaan antara strategi desain perluasan pekerjaan dan

tingkat pengetahuan kerja• Perbedaan persepsi tujuan pekerjaan dari tugas individu-

individu tertentu

3

Desain Pekerjaan Mempengaruhi Keseimbangan Kerja Dan Keluarga

• Perusahaan ingin menarik, memotivasi, dan mempertahankan dan menghargai kurangnya ketrampilan yang dimiliki oleh karyawan.

• Mempertahankan keutuhan rumah tangga karyawan, dengan pengaturan jam kerja yang flexibel.

“Job Design – the process by which managers decide individual job task and authority”

4

Lanjutan…

Contoh :

Deloitte LLP – anggota perusahaan dari Deloitte Touche dan Tohmatsu) menerapkan program dengan desain pekerjaan dengan aspek-aspek yang flexibel, diantaranya :

1. Reduced hours

2. Reduced workload

3. Flextime

4. Telecommuting

5. Extended leaves of absence

5

Lanjutan…

Selain job design perusahaan juga harus melakukan job redesign, dengan tujuan pertimbangan pada karyawan dalam melakukan tugas dan pekerjaannya.

“Job Redesign – the process by which managers reconsider what employees are expected to do”

6

Job Design Untuk Peningkatan Kehidupan Kerja• Penerapan konsep QWL (Quality Work Life) yang

mengacu pada “filosofi manajemen yang meningkatkan martabat semua pekerja, promosi perubahan budaya pada perusahaan, dan peningkatan kesejahteraan secara fisik dan emosional karyawan. Misal : peluang untuk pertumbuhan dan perkembangan.”

“QWL – management philosophy that enhances employee dignity, introduces cultural change, and provides opportunity for growth and development”

7

Keseimbangan Kerja – Keluarga Dan Desain Pekerjaan

Mengatur tekanan kerja dan keluarga adalah dua variabel yang berkaitan dengan ekonomi dan suasana kerja.

Job Sharing

Flextime

Telecommuting

8

Lanjutan…

• Job sharing – rangkaian pekerjaan yang berbagi upah, jam kerja, manfaat lainnya dari pekerjaan.

• Flextime – pengaturan waktu bekerja. Kapan bekerja dari kantor dan kapan bekerja dari rumah

• Telecommuting – pengaturan waktu kerja dengan menggunakan kemajuan teknologi

9

Lanjutan…

Tiga isu penting ketika perusahaan mengembangkan dan menerapkan aturan kerja yang flexibel :

1. Perusahaan harus selektif

2. Telecommuting hanya dapat dilakukan oleh karyawan dengan jabatan tertentu

3. Reaksi dari karyawan yang workoholic

4. Sesuai dengan peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan di Indonesia (tambahan sesuai dengan kebijakan suatu negara)

10

Konsep-konsep Penting Desain Pekerjaan• Berdasarkan literatur penelitian yang muncul sejak

tahun 1970an• Perkembangan konsep-konseop desain pekerjaan

yang baru

Penggabungan kedua konsep tersebut akan mempengaruhi kinerja dan efektivitas yang sesuai dengan tujuan perusahaan (job performance)

Job peformance – the outcomes of jobs that relate to the purpose of the organization such as quality, efficiency, and other criteria of effectiveness

11

Lanjutan…

Penggabungan konsep-konsep yang timbul dari ide-ide dan pengaruh desain pekerjaan

FaktorTeknologi

FaktorSDM

Pengaturan perbedaan

sosial

Perbedaan individu

Faktor pekerjaan

Analisis pekerjaan

Desain pekerjaan

Persepsi konten

pekerjaan

Performa kerja

12

Hasil dari Performa Pekerjaan• Tujuan

- Output (kuantitas & kualitas)- Absensi (kehadiran)- Kedisiplinan waktu, dan- Keuntungan (omset)

• Perilaku karyawan

Perilaku Performa

Kedisiplinan Kesehatan

13

Lanjutan…

• Hasil intrinsik dan ekstrinsik

Respon yang timbul dari karyawan terhadap pekerjaannya.

• Kepuasan kerja

Pada umumnya kepuasan kerja diukur dari tingkat instrinsik dan ekstrinsik, tergantung dari sudut pandang individu karyawan.

Job Satisfaction – An individual’s expression of personal well-being associated with doing the job assigned

14

Lanjutan…

Karkateristik pekerjaan

VariasiOtonomiIdentitas

Makna pekerjaan

Intrinsik

Tanggung Jawab

Tantangan

Pengakuan

Ekstrinsik

Upah

Suasana kerja

Rekan kerja

Pengawasan

Setiap individu memiliki sudut pandang yang berbeda

15

Deskripsi Pekerjaan Dengan Analisis PekerjaanFungsinya adalah mendeskripsikan tujuan dari pekerjaan itu

sendiri dan informasi penting yang diberikan karyawan pada perusahaan.

Misal : - Deskripsi kerja- Tes seleksi - Program pelatihan - Penilaian kinerja (Key Performance Indicator)

Job analysis – Providing a description of how one job differs from another in terms of demand, activities, and skills required

16

Lanjutan…

Analisis pekerjaan dilakukan dengan tiga pengumpulan data, yaitu konten pekerjaan, syarat pekerjaan, dan konteks pekerjaan.

Manajer perusahaan melakukan analisis pekerjaan dengan metode analisis yang berbeda terhadap data yang dikumpulkan

17

Lanjutan…

• Job Content

Metode yang digunakan umumnya menggunakan metode FJA (Functional Job Analysis), yang menjelaskan pekerjaan dalam hal :1. Pekerjaan berhubungan dengan data, karyawan, dan tugas/pekerjaannya

2. Teknik dan metode yang digunakan karyawan

3. Mesin, peralatan, dan perlengkapan yang digunakan karyawan

4. Bahan, produk, materi tugas, atau jasa yang dihasilkan karyawan

Tiga aspek pertama berkaitan dengan kegiatan kerja. Aspek keempat berkaitan dengan performa kerja.

Metode FJA dapat membantu menentukan standar penilaian kinerja

18

Lanjutan…

• Job Requirement

Mengacu pada pendidikan, pengalaman, ketentuan, dan karakteristik Individu yang dapat mendeskripsikan keterampilan, kemampuan, pengetahuan, dan sifat-sifat calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Metode analisis yang banyak digunakan adalah PAQ (Position Analysis Questionnaire), dengan menghitung faktor-faktor manusia melalui analisis dari aspek pekerjaan berikut: - Sumber informasi kritis yang berkaitan dengan performa kerja

- Pengolahan informasi data pengambilan keputusan kritis pada performa kerja

- Aktivitas fisik dan ketangkasan yang sesuai dengan pekerjaan

- Reaksi individu atas kondisi kerja

19

Lanjutan…

Kuesioner analisis dapat disesuaikan dengan semua jenis pekerjaan, termasuk tugas manajerial.

Position Analysis Questionnaire (PAQ) – A method of job analysis that takes into account human characteristics as well as task and technological factors of job and job classes

20

Lanjutan…

• Job Context

Konteks pekerjaan mempresentasikan lingkungan pekerjaan yang akan dihadapi saat bekerja.

Konteks pekerjaan menuntut adanya :

- Kekuatan fisik atas kondisi pekerjaan

- Akuntabilitas dan tanggung jawab

- Tingkat ketelitian dan kehati-hatian

- Resiko kesalahan

Job context – Physical environment and other working conditions, along with other factors considered to be extrinsic to a job

21

Lanjutan…

Analisis Pekerjaan dalam Aturan yang Berbeda• Pekerjaan di Pabrik

Menggunakan metode analisis F.W. Taylor, yaitu teori Manajemen Ilmiah dengan teknik pengumpulan data dan fakta analisis yang obyektif di tempat kerja, dengan cara :1. Pengembangan ilmu pengetahuan dan meninggalkan cara lama

2. Riset ilmiah terhadap pengembangan skill dan kemampuan karyawan secara teknis pekerjaan

3. Kerjasama antar divisi/departemen pekerjaan sebagai fungsi penilaian internal karyawan atas pelaksanaan ilmu yang dikembangkan

4. Pembagian kerja dan tanggung jawab antara manajemen dan karyawan

22

Lanjutan…

• Pekerjaan di Kantor

Munculnya Teori Manajemen Ilmiah, merubah orientasi perusahaan dari orientasi pabrik menjadi orientasi kantor. Mis: administrasi dan sistem informasi

Orientasi kantor muncul akibat adanya perkembangan teknologi pada aturan/sistem kerja di pabrik dan di kantor.

Orientasi kantor fokus terhadap manusia sedangkan orientasi pabrik fokus terhadap sifat kerja dan teknologi

23

Desain Pekerjaan : Hasil dari Analisis Pekerjaan• Range & Depth

- Range : Jumlah tugas/pekerjaan yang dikerjakan- Depth : Pertimbangan yang dalam hal

pengambilan keputusan pada pelaksanaan dan hasil pekerjaan

• Job Relationships

Sifat dan tingkat hubungan interpersonal yang terjadi akibat dari desain pekerjaan.

24

Cara Pandang Karyawan Terhadap Pekerjaannya• Job content yang dirasakan

Tergantung dari karakteristik dan sifat umum pekerjaan. Perbedaan pandangan yang timbul ialah sifat pekerjaan obyektif dan subyektif.

Perceived job content – specific job activities and general job characteristics as perceived by individuals doing the same job may have the same or different perceptions of job content

25

Lanjutan…

• Job characteristicsDiukur dengan mengidentifikasi tanggapan yang diisikan

pada kuesioner, yaitu; variasi, otonomi, kebutuhan interaksi, pilihan interaksi, keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan, dan tanggung jawab.

Enam karakteristik diatas dikenal dengan Requisite Task Attribute Index (RTAI) atau indeks persyaratan atribut pekerjaan

• Perbedaan individuPerbedaan individu diharapkan memiliki pengaruh positif

untuk bertumbuh bersama dengan pandangan optimis

26

Lanjutan…

• Perbedaan Individu– Ragam– Kemandirian– Identitas pekerjaan– Tanggapan– Kesepakatan bersama– Peluang pertemanan

27

Lanjutan…

• Perbedaan Aturan SosialPerbedaan aturan sosial dapat mempengaruhi pandangan

konten pekerjaan. Misal : ganti bos/atasan ganti pula aturan dan budaya kerjanya.

Manfaat dari desain pekerjaan adalah penetapan karakteristik pekerjaan yang kuat untuk menjaga performa dan motivasi kerja karyawan.

28

Merancang Jangkauan Pekerjaan : Pergantian Pekerjaan dan Perluasan Pekerjaan

ERA LAMA : Efisiensi Pekerjaan-Pekerjaan yang terbatas-Pekerjaan yang rata-Rutinitas yang berulang

Akibat yang ditimbulkan-Ketidakpuasan kerja-Turnover karyawan-Absensi yang tinggi-Kejenuhan bekerja

ERA BARU :- Job Rotation- Job Enlargement

29

Lanjutan…

• Job Rotation

Tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan yang berbeda dengan tujuan mengurangi kejenuhan dan meningkatkan motivasi

Job rotation – practice of moving individuals from job to job to reduce potential boredom and increase potential motivation and performance.

• Job enlargement

Teori dari hasil studi Walker dan Guest mendapati bahwa karyawan tidak puas dengan tugas atau pekerjaan khusus yang bersifat statis, dan menemukan hubungan positif antara ragam tugas/pekerjaan terhadap tingkat kepuasan kerja.Job enlargement – practice of increasing the number of task for which an individual is responsible. Increases job range, but not depth.

30

Merancang Kedalaman Pekerjaan : Pengayaan Pekerjaan

Teori yang digunakan adalah Teori Dua Faktor Motivasi (Herzberg’s), yaitu faktor-faktor yang memenuhi kebutuhan pertumbuhan psikologis karyawan, diataranya : tanggung jawab, tantangan pekerjaan, dan hasil kerja.

Teori Dua Faktor Motivasi ini dikenal dengan Job Enrichment, “practice of increasing the discretion an individual can use to select activities and outcomes. Increases job depht and accordingly fulfills growth and autonomy needs.”

31

Lanjutan…

Pada teori ini manajer dapat membuat suatu kebijakan, yaitu:• Direct feedback• New learning• Scheduling• Uniqueness• Control over resources• Personal accountability

Pendekatan teori baru Model Karakteristik Pekerjaan Hackman, Oldham, Janson, dan Purdy membuat desain pekerjaan dengan menggabungkan job enlargement dan job enrichment

32

Lanjutan…

Teori Model Karakteristik Pekerjaan, menjelaskan hubungan :• Karakteristik pekerjaan tertentu• Keadaan psikologis (motivasi, kinerja & kepuasan kerja)• Hasil/capaian pekerjaan (kesejahteraan & stabilitas keluarga)• Kebutuhan bertumbuh

Manajer dapat membuat teori tersebut menjadi dimensi inti dalam pekerjaan, meliputi :

• Penggabungan unsur-unsur pekerjaan• Penetapan modul kerja• Pemilihan metode kerja• Tingkat pengukuran kinerja karyawan• Peluang memberikan tanggapan

33

Lanjutan…

Model Karakteristik PekerjaanKarakteristik PekerjaanKarakteristik Pekerjaan

Variasi SkillIdentifikasi PekerjaanPekerjaan yang Signifikan

Variasi SkillIdentifikasi PekerjaanPekerjaan yang Signifikan

Otonomi Otonomi

Tanggapan Tanggapan

Keadaan psikologis kritisKeadaan psikologis kritis

Pemahaman pengalamankerjaPemahaman pengalamankerja

Pengalaman bertanggung jawab pada hasil pekerjaan.

Pengalaman bertanggung jawab pada hasil pekerjaan.

Pengetahuan pada hasil yang aktual pada aktivitas pekerjaan

Pengetahuan pada hasil yang aktual pada aktivitas pekerjaan

Pertumbuhan karyawan yang tangguhPertumbuhan karyawan yang tangguh

Hasil pekerjaan dan pribadiHasil pekerjaan dan pribadi

Motivasi kerja internal yang tinggi

Kualitas performa kerja yang tinggi

Kepuasan kerja yang tinggi

Turnover dan absensi yang rendah

Motivasi kerja internal yang tinggi

Kualitas performa kerja yang tinggi

Kepuasan kerja yang tinggi

Turnover dan absensi yang rendah

34

Lanjutan…

Masalah yang timbul dari desain pekerjaan :• Waktu dan biaya mahal• Respon karyawan yang rendah terhadap peluang• Tingkat kepuasan kerja yang sulit diukur• Reaksi dari serikat buruh• Tantangan pada awal penerapan

35

Desain Pekerjaan dan Tim

• Pengembangan penelitian individu dengan tujuan beragam dan kegiatan umum yang terjadi di perusahaan.

• Meningkatkan motivasi anggota untuk mencapai efektivitas kerjasama, produktivitas dan kesuksesan tim kerja yang telah dibentuk

• Penerapan desain pekerjaan dan tim (Hackman dan rekan) dengan gambar model karakteristik pekerjaan, yaitu :

36

Lanjutan…

• Self management• Participation• Task variety• Task significance• Task identity

Hasil kajian penerapan desain pekerjaan dan tim terhadap gambar model karakteristik pekerjaan menunjukkan hubungan yang positif dengan satu atau lebih kriteria efektivitas.

Kesimpulan desain pekerjaan dan tim memiliki fungsi atau peranan serta efektivitas tim pada perusahaan secara keseluruhan.

37

Total Manajemen Kualitas & Desain Pekerjaan• Kajian teori para praktisi Total Quality Management

(TQM) adalah gabungan pengetahuan secara teknis dan pengetahuan manusia

• Permasalahan yang terdapat pada variabilitas produksi dan layanan teknologi, pemberdayaan masyarakat merupakan dasar pengambilan kuputusan manajemen dalam penetapan wewenang sebagai dasar pengetahuan yang tepat.

• Aspek-aspek TQM meliputi; job enrichment, penyediaan otonomi, desain modul kerja, gabungan pengembangan pengetahuan.

38

Lanjutan…

• Teori Sosioteknikal berfokus pada hubungan teknis pekerjaan dan tuntutan sosial karyawan.

• TQM menekankan pada desain pekerjaan dengan pemanfaatan teknologi tepat guna pada pekerjaan.

• TQM dan Teori Sosioteknikal memiliki pendekatan yang kompatibel, dalam perkembangan teknologi dan perilaku motivasi diri pada pekerjaan.

• TQM dalam praktek desain pekerjaan memberikan tanggung jawab dan aturan pada diri karyawan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaannya.

39

Daftar Pustaka

Chapter 13Gibson, J. L., Ivancevich, J. M., Donnely, J. H., & Konopaske,

R. 2012. Organization: Behavior, Structure, Process, 14th ed. McGraw Hill International: Singapore.

40

TERIMA KASIH