board manual pt tugu pratama indonesia · 3. peraturan menteri bumn no.per 03/mbu/2012 – tentang...
Post on 07-Mar-2019
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
0
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
1
KESEPAKATAN BERSAMA DIREKSI DAN DEWAN KOMISARIS
DALAM MENERAPKAN BOARD MANUAL
Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate
Governance (selanjutnya disingkat GCG), sebagai penjabaran dari Pedoman
Tata Kelola Perusahan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada
Anggaran Dasar Perseroan.
Board Manual yang merupakan naskah kesepakatan antara Dewan Komisaris dan Direksi
bertujuan:
1. Menjadi rujukan/pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja masing-
masing organ Perseroan;
2. Meningkatan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ Perseroan;
3. Menerapkan asas-asas GCG yakni transparansi, akuntabilitas, responsibilitas,
independensi, dan fairness (kewajaran).
Dengan diberlakukannya Board Manual ini dalam hubungan kerja antar 2 (dua) organ
perseroan, diharapkan kegiatan usaha perseroan dapat dilaksanakan secara harmonis
dengan asas-asas GCG dalam upaya untuk mencapai visi dan misi perusahaan yang
telah ditetapkan.
Jakarta, 1 Desember 2014
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
2
PT Tugu Pratama Indonesia
Dewan Komisaris Direksi
Luhur Budi Djatmiko Yasril Y.Rasyid
Presiden Komisaris Presiden Direktur
Eddy Porwanto Poo Hendroyono
Komisaris Direktur Pemasaran
Hilda Rossieta Sigit Suciptoyono
Komisaris Independen Direktur Pemasaran
M. Rudy Salahuddin Ramto
Komisaris
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
3
DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN ..................................................................................... 4
A. MAKSUD DAN TUJUAN .............................................................................. 4
B. RUANG LINGKUP ..................................................................................... 4
C. ACUAN DAN PEDOMAN .............................................................................. 4
BAB II. DIREKSI ............................................................................................. 5
A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DIREKSI ...................................... 5
B. TUGAS, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN DIREKSI ................................................. 6
C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS ................................... 10
D. RAPAT DIREKSI ...................................................................................... 11
E. FUNGSI PENDUKUNG ................................................................................ 13
F. HUBUNGAN PERSEROAN DENGAN ANAK PERUSAHAAN ........................................ 16
BAB III. DEWAN KOMISARIS .............................................................................. 19
A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DEWAN KOMISARIS ......................... 19
B. TUGAS, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN DEWAN KOMISARIS .................................... 21
C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS ................................... 22
D. RAPAT DEWAN KOMISARIS ......................................................................... 24
E. FUNGSI PENDUKUNG ................................................................................ 26
F. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DENGAN DIREKSI ............................ 27
BAB IV. PENYELENGGARAAN RUPS ..................................................................... 28
A. KETENTUAN UMUM .................................................................................. 28
B. PENYELENGGARAAN RUPS TAHUNAN ............................................................. 29
C. PENYELENGGARAAN RUPS LAINNYA ............................................................. 30
BAB V. PENUTUP .......................................................................................... 33
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
4
BAB I
PENDAHULUAN
A. MAKSUD DAN TUJUAN
Board Manual adalah naskah yang menjelaskan secara garis besar hal-hal yang berkenaan
dengan struktur Dewan Komisaris dan Direksi serta proses hubungan fungsi kedua organ
tersebut.
Board Manual ini merupakan salah satu softstructure Good Corporate Governance
(selanjutnya disingkat GCG), sebagai penjabaran dari Pedoman Tata Kelola
Perusahan (Code of Corporate Governance) yang mengacu pada Anggaran Dasar
Perseroan.
Board Manual yang merupakan naskah kesepakatan antara Dewan Komisaris dan Direksi
bertujuan:
1. Menjadi rujukan/pedoman tentang tugas pokok dan fungsi kerja masing-masing
organ;
2. Meningkatan kualitas dan efektivitas hubungan kerja antar organ;
3. Menerapkan asas-asas GCG yakni transparansi, akuntabilitas, responsibilitas,
independensi, dan fairness (kewajaran).
B. RUANG LINGKUP
Board Manual ini berlaku bagi pelaksanaan hubungan kerja antar Organ Perseroan yaitu
Dewan Komisaris dan Direksi PT Tugu Pratama Indonesia (untuk selanjutnya disingkat TPI)
dengan mengacu pada ketentuan yang terdapat dalam Anggaran Dasar TPI, hasil
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan/atau ketentuan yang terdapat dalam
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
C. ACUAN / PEDOMAN
1. Undang-Undang No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;
2. Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor: 2/POJK.05/2014.
3. Peraturan Menteri BUMN No.PER 03/MBU/2012 – Tentang Pedoman Pengangkatan
Anggota Direksi dan Anggota DeKom Anak Perusahaan BUMN
4. Pedoman Pengelolaan Anak Perusahaan Pertamina
5. Anggaran Dasar TPI beserta perubahan-perubahannya;
6. Hasil Rapat Umum Pemegang Saham
7. Naskah Tata Kelola Perusahaan (Code of Corporate Governance).
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
5
BAB II
DIREKSI
A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DIREKSI
1. Persyaratan Anggota Direksi
a. Diusulkan, disetujui, dan diangkat oleh Pemegang Saham melalui RUPS
b. Dinyatakan lulus penilaian kemampuan dan kepatutan dari Otoritas Jasa
Keuangan (OJK).
c. Berdomisili di Indonesia.
d. Tidak merangkap jabatan pada perusahaan lain kecuali sebagai Dewan
Komisaris pada 1 (satu) perusahaan perasuransian yang memiliki bidang usaha
yang berbeda, namun tidak termasuk apabila anggota Direksi yang
bertanggung jawab terhadap pengawasan dan penyertaan pada anak
perusahaan , menjalankan tugas fungsional menjadi anggota Dewan Komisaris
pada anak perusahaan yang dikendalikan Perseroan, sepanjang perangkapan
jabatan tersebut tidak mengakibatkan anggota Direksi yang bersangkutan
mengabaikan tugas dan wewenang sebagai Direksi Perseroan.
e. Memiliki pengetahuan sesuai bidang usaha perusahaan yang relevan dengan
jabatannya.
f. Mampu untuk bertindak dengan itikad baik, jujur, dan professional.
g. Mampu bertindak untuk kepentingan Perusahaan dan pemegang polis,
tertanggung, peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat.
h. Mendahulukan kepentingan Perusahaan dan pemegang polis, tertanggung,
peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat daripada
kepentingan pribadi.
i. Mampu mengambil keputusan berdasarkan penilaian independen dan objektif
untuk kepentingan perusahaan dan pemegang polis.
j. Mampu menghindarkan penyalahgunaan kewenangannya untuk mendapatkan
keuntungan pribadi yang tidak semestinya atau menyebabkan kerugian bagi
perusahaan.
k. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang perasuransian dan
peraturan perundang-undangan lain yang relevan.
l. Bukan diangkat atau merupakan menjabat sebagai pegawai/pejabat aktif
OJK, atau mantan pegawai / pejabat OJK yang berhenti dari OJK kurang dari
6 (enam) bulan.
m. Tidak pernah menjadi anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, atau
anggota Dewan Pengawas Syariah yang dinyatakan bersalah atau lalai
menyebabkan:
a) Suatu perseroan dikenai sanksi pembatasan kegiatan usaha dalam waktu 3
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
6
(tiga) tahun sebelum pengangkatannya;
b) Suatu perseroan yang dicabut izin usahanya karena melakukan
pelanggaran dalam waktu 3 (tiga) tahun sebelum pengangkatannya;
dan/atau
c) Perseroan yang dinyatakan pailit berdasarkan putusan pengadilan yang
telah berkekuatan hukum tetap dalam jangka waktu 5 (lima) tahun
sebelum pengangkatannya
n. Persyaratan lain sebagaimana ditentukan oleh Anggaran Dasar dan peraturan
perundangan-undangan.
2. Komposisi Direksi
a. Direksi sekurang-kurangnya terdiri dari 3 orang anggota Direksi atau
ketentuan lain sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
b. Paling sedikit setengah dari jumlah anggota Direksi harus memiliki
pengetahuan dan pengalaman di bidang pengelolaan resiko.
c. Perusahaan wajib memiliki anggota Direksi yang membawahkan fungsi
kepatuhan.
d. Anggota Direksi yang membawahkan fungsi kepatuhan tidak dapat dirangkap
oleh anggota Direksi yang membawahkan fungsi teknik asuransi, fungsi
pemasaran, dan fungsi keuangan, kecuali Presiden Direktur.
3. Masa Jabatan Direksi
a. Anggota Direksi diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk jangka
waktu 3 (tiga) tahun, dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum Pemegang
Saham untuk memberhentikan sewaktu-waktu.
b. Seorang anggota Direksi berhak mengundurkan diri dari jabatannya dengan
memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut kepada
Perseroan sekurangnya 30 (tiga puluh) hari setelah terjadinya lowongan,
harus mengisi lowongan itu.
c. Jabatan anggota Direksi berakhir dalam hal:
a) Mengundurkan diri
b) Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku.
c) Meninggal dunia
d) Diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.
B. TUGAS, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN DIREKSI
1. Tugas pokok Direksi
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
7
a. Melaksanakan pengurusan Perseroan sesuai untuk kepentingan dan tujuan Perseroan
dan bertindak selaku pimpinan dalam pengurusan tersebut, serta mewakili
Perseroan baik di dalam maupun di luar Pengadilan;
b. Memelihara dan mengurus kekayaan Perseroan;
c. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan
Perseroan dalam mencapai maksud dan tujuannya.
2. Wewenang Kolegial Direksi
a. Mewakili perseroan di dalam dan di luar Pengadilan
b. Mengikat perseroan dengan pihak lain
c. Melakukan tindakan atas nama Perseroan, dengan batasan dan jumlah yang
ditentukan RUPS.
d. Menyelenggarakan rapat Direksi.
e. Menetapkan kebijakan-kebijakan berkaitan dengan pengelolaan Perseroan.
3. Kewajiban Direksi
a. Mematuhi peraturan perundang-undangan, Anggaran Dasar, dan peraturan internal
lain.
b. Mengelola Perusahaan Perasuransian sesuai dengan kewenangan dan tanggung
jawabnya.
c. Mempertanggungjawabkan tugasnya untuk mengelola perseroan kepada Rapat
Umum Pemegang Saham;
d. Wajib menjamin pengambilan keputusan yang efektif, tepat, dan cepat
serta dapat bertindak secara independen, tidak mempunyai kepentingan
yang dapat mengganggu kemampuannya untuk melaksanakan tugas secara
mandiri dan kritis.
e. Memastikan Perseroan memperhatikan kepentingan semua Pihak, termasuk
kepentingan pemegang polis, tertanggung dan pihak yang berhak memperoleh
manfaat;
f. Menyelenggarakan Rapat Direksi yang diadakan secara berkala sekurangnya 1 kali
dalam sebulan;
g. Menetapkan tata-tertib Rapat Direksi dan mencantumkannya dengan jelas dalam
Risalah Rapat direksi;
h. Mengungkapkan kepemilikan sahamnya yang mencapai 5% (lima per seratus)
atau lebih pada Perusahaan Perasuransian tempat anggota Direksi dimaksud
menjabat dan/atau pada perusahaan lain yang berkedudukan di dalam dan di luar
negeri.
i. Mengungkapkan hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota
Direksi lain, anggota Dewan Komisaris, anggota Dewan Pengawas Syariah,
dan/atau pemegang saham Perusahaan Perasuransian tempat anggota
Direksi dimaksud menjabat. Laporan dibuat diawal menjabat dan setiap terjadi
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
8
perubahan
4. Tugas dan Wewenang Direksi
a. Presiden Direktur
Termasuk namun tidak terbatas pada:
a) Menetapkan Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) dan Rencana Kerja
dan Anggaran Perusahaan (RKAP);
b) Menetapkan kebijakan umum operasional perusahaan;
c) Menyiapkan rencana dan program kerja serta anggaran pendapatan dan
belanja perseroan, rencana investasi, dan pengembangan usaha lainnya untuk
disampaikan kepada RUPS;
d) Menyelenggarakan pengelolaan, pengendalian , dan pengawasan seluruh
kegiatan perseroan;
e) Bertanggungjawab terhadap Laporan Keuangan Tahunan perseroan untuk
kepentingan audit oleh pihak eksternal atau pihak lain yang berkompeten.
f) Membawahi fungsi kepatuhan.
b. Direktur Pemasaran
Termasuk namun tidak terbatas pada:
a) Menetapkan kebijaksanaan pemasaran asuransi berdasarkan kebijaksanaan
umum operasional perseroan, antara lain pemasaran direct atau indirect,
komisi untuk broker/agen asuransi, promosi/pemasangan iklan, pemberian
jamuan klien, dan lain – lain;
b) Menyusun rencana dan program kerja bidang pemasaran beserta target
penjualan asuransi baik bidang migas maupun non-migas, korporat, dan retail;
c) Mengawasi kinerja pemasaran baik Kantor Pusat maupun Kantor
Cabang/Perwakilan terhadap target yang telah ditetapkan;
d) Menyelenggarakan dan bertanggungjawab terhadap pemberian komisi kepada
broker/agen asuransi;
e) Ikut serta dalam penyusunan RJPP / corporate plan dan RKAP;
f) Melakukan kordinasi dengan Direktorat/Unit terkait dan instansi Pemerintah
lainnya.
c. Direktur Teknik
Termasuk namun tidak terbatas pada:
a) Menentukan kebijakan teknis perasuransian berdasarkan kebijakan umum
operasional perseroan, antara lain kebijakan underwriting, penunjukan
surveyor, penunjukan broker-reasuransi, penerimaan/perubahan/
penambahan/pembatalan polis, joint placement/koasuransi, reasuransi,
penutupan excess of loss, perpanjangan pertanggungan, kebijakan klaim, dan
lain-lain;
b) Menyusun rencana dan program kerja bidang teknik perasuransian, antara lain
: underwriting, reasuransi, klaim, risk management, dan portofolio;
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
9
c) Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kegiatan pelayanan klaim
dan pembayarannya;
d) Ikut serta dalam penyusunan RJPP /corporate plan dan RKAP;
e) Menyelenggarakan pembinaan operasional Kantor Cabang;
f) Menyelenggarakan analisa dan evaluasi serta menyusun laporan kegiatan
pelayanan/pembayaran klaim;
g) Melakukan koordinasi dengan direktorat dan instansi terkait lainnya.
d. Direktur Keuangan dan Jasa Korporat
Termasuk namun tidak terbatas pada:
a) Menentukan kebijakan, menyusun rencana dan program kerja dalam rangka
pelaksanaan tugas bidang keuangan, akuntansi, perbendaharaan, investasi,
teknologi informasi, Sumber Daya Manusia, dan jasa sarana;
b) Menyelenggarakan kegiatan bidang keuangan, akuntansi, perbendaharaan,
investasi, teknologi informasi, Sumber Daya Manusia, dan jasa sarana
c) Menyelenggarakan pembinaan administrasi umum, personil, materiil dan asset
perseroan;
d) Ikut serta dalam menyusun RJPP /corporate plan dan RKAP;
e) Melakukan koordinasi dengan Direktorat dan instansi terkait lainnya.
5. Batasan Kewenangan Direksi
a. Meminjam atau meminjamkan uang atas nama Perseroan (tidak termasuk mengambil
uang Perseroan di Bank) harus dengan persetujuan tertulis dari Dewan Komisaris
Perseroan untuk selanjutnya dilaporkan dalam Laporan Tahunan Kepada RUPS;
b. Tindakan yang berpotensi mempengaruhi keuangan Perseroan, termasuk namun
tidak terbatas pada mengagunkan harta Perseroan dan menjamin Direksi diberikan
kewenangan hingga maksimum 5% (lima persen) dari ekuitas Perseroan berdasarkan
laporan keuangan audit non-konsolidasi (TPI Induk) pada tahun buku sebelumnya
untuk keperluan tahun buku yang berjalan, selebihnya harus dengan persetujuan
tertulis dari Dewan Komisaris Perseroan untuk selanjutnya dilaporkan dalam
Laporan Tahunan kepada RUPS.
c. Tindakan mengalihkan kekayaan Perseroan atau menjadikan jaminan utang
kekayaan Perseroan yang merupakan lebih dari 50% (lima puluh persen) jumlah
kekayaan bersih Perseroan dalam 1 (satu) transaksi atau lebih, baik yang berkaitan
satu sama lain maupun tidak, Direksi wajib meminta persetujuan RUPS.
d. Menghapuskan aktiva tetap selain tanah dan bangunan Direksi diberikan
kewenangan hingga maksimum 25% (dua puluh lima persen) dari nilai seluruh aktiva
tetap berdasarkan Laporan Keuangan audit non-konsolidasi pada tahun buku yang
berjalan dengan ketentuan:
a) Penghapusan aktiva Perseroan dilaksanakan setelah selesai dilakukan
penjualan pada harga pasar yang wajar dan di atas nilai buku aktiva tetap
yang bersangkutan;
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
10
b) Dalam hal aktiva tetap dimaksud dalam keadaan hilang atau rusak atau tidak
lagi berfungsi dengan baik sehingga tidak memungkinkan dilakukan penjualan
maka harus segera dilaporkan secara tertulis kepada Dewan Komisaris dan
selanjutnya dilaporkan pada Laporan Tahunan setiap tahunnya.
e. Dalam rangka menghapuskan piutang macet Direksi diberikan kewenangan hingga
maksimum 5% dari nilai ekuitas perseroan berdasarkan laporan keuangan audit non
konsolidasi pada tahun buku sebelumnya untuk keperluan tahun buku yang berjalan
dengan ketentuan:
a) Piutang macet tersebut telah dicadangkan dengan jumlah yang cukup.
b) piutang macet tersebut tidak termasuk aktiva investasi.
c) telah dilakukan upaya maksimal untuk menagih piutang macet tersebut
termasuk dengan melakukan upaya hukum bila diperlukan.
d) dilaporkan pada laporan tahunan setiap tahunnya.
f. Dalam rangka Mendirikan usaha baru dan turut serta (Penyertaan) pada perusahaan
lain dalam dan luar negeri Direksi harus mendapat persetujuan tertulis terlebih
dahulu dari Dewan Komisaris.
g. Dalam hal perseroan akan melikuidasi dan menutup perusahaan asosiasi (dimana
perseroan mempunyai penyertaan) baik di dalam dan di luar negeri:
a) dalam hal perseroan perseroan akan melikuidasi dan menutup perusahaan
asosiasi (dimana perseroan mempunyai penyertaan) baik di dalam dan di luar
negeri Direksi harus mendapat persetujuan tertulis terlebih dahulu dari Dewan
Komisaris.
b) Menjual sebagian atau seluruh penyertaan pada perusahaan asosiasi,Direksi
diberikan wewenang sebesar 10% dari nilai penyertaan pada perusahaan
asosiasi pada tahun berjalan yang dihitung berdasarkan nilai penyertaan awal
dan syarat harga jual sekurang-kurangnya sama dengan nilai hasil penilaian
yang dilakukan oleh pihak independen dalam waktu 6 bulan terakhir.
h. Hal-hal lain yang bersifat Strategis yang dipandang perlu untuk mendapat
persetujuan Dewan Komisaris
C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS
1. Program Pengenalan
Ketentuan tentang program pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut :
a. Bagi Anggota Direksi yang baru diangkat, wajib diberikan Program Pengenalan
mengenai kondisi Perseroan secara umum.
b. Penanggung jawab program pengenalan adalah Corporate Secretary atau siapapun
yang menjalankan fungsi sebagai Corporate Secretary.
c. Program pengenalan meliputi :
a) Pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance di Perseroan.
b) Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan lingkup
kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha jangka pendek
dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko, pengedalian Internal dan
masalah-masalah strategis lainnya.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
11
c) Keterangan mengenai tugas, tanggung jawab, dan hak Dewan Komisaris dan
Direksi serta hal lain yang dilarang berdasarkan ketentuan dan Peraturan
Perundangan yang Berlaku
d. Program pengenalan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke kantor
cabang/ unit operasi/unit bisnis, ke fasilitas Perseroan, pengkajian dokumen
Perseroan atau program lainnya yang dianggap sesuai dengan kebutuhan.
2. Program Peningkatan Kapabilitas
Peningkatan kapabilitas dinilai penting agar Direksi dapat selalu memperbaharui
informasi tentang perkembangan terkini dari core business Perseroan, mengantisipasi
masalah yang timbul di kemudian hari bagi keberlangsungan dan kemajuan Perseroan.
Ketentuan-ketentuan tentang program peningkatan kapabilitas bagi Direksi adalah
sebagai berikut:
a. Program peningkatan kapabilitas dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
efektivitas kerja Direksi.
b. Rencana untuk melaksanakan program peningkatan kapabilitas harus dimasukkan
dalam rencana kerja dan anggaran Perseroan.
c. Setiap Anggota Direksi yang mengikuti program peningkatan kapabilitas seperti
seminar dan/atau pelatihan diminta untuk mempresentasikan kepada Anggota
Direksi lainnya dalam rangka berbagi informasi dan pengetahuan.
d. Anggota Direksi yang bersangkutan harus membuat laporan tentang pelaksanaan
Program Peningkatan Kapabilitas dan disampaikan kepada Direksi.
D. RAPAT DIREKSI
1. Ketentuan Umum
a. Rapat Direksi diadakan minimal 1 bulan sekali atau dapat diadakan setiap waktu
bilamana dipandang perlu oleh seorang atau lebih anggota Direksi atau atas
permintaan tertulis dari seorang atau lebih Dewan Komisaris atau atas permintaan
tertulis 1 (satu) Pemegang Saham atau lebih yang bersama-sama mewakili 1/10
(satu persepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang sah.
b. Panggilan Rapat Direksi dilakukan oleh anggota Direksi yang berhak mewakili
Direksi.
c. Panggilan Rapat Direksi harus disampaikan dengan surat tercatat atau dengan surat
yang disampaikan langsung kepada setiap anggota Direksi dengan mendapat tanda
terima paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan, dengan tidak
memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.
d. Panggilan harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
12
e. Rapat Direksi dipimpin oleh Presiden Direktur. Dalam hal Presiden Direktur tidak
dapat hadir atau berhalangan, hal mana tidak perlu dibuktikan kepada Pihak
Ketiga, maka Rapat Direksi akan dipimpin oleh seorangn anggota Direksi yang
dipilih oleh dan dari antara Direksi yang hadir.
f. Seorang anggota Direksi dapat diwakili dalam Rapat Direksi hanya oleh anggota
Direksi lainnya berdasarkan Surat Kuasa.
g. Pada Rapat Direksi harus dibuat berita acara yang ditandatangani oleh seluruh
Direksi yang hadir dalam rapat atau kuasa anggota Direksi yang ditunjuk. Berita
acara merupakan bukti sah untuk para anggota Direksi dan untuk pihak ketiga.
h. Hasil rapat Direksi wajib dituangkan dalam risalah rapat Direksi dan
didokumentasikan dengan baik.
i. Perbedaan pendapat yang terjadi dalam keputusan Rapat Direksi wajib
dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat Direksi disertai alasan perbedaan
pendapat tersebut.
j. Anggota Direksi berhakmenerima salinan risalah rapat Direksi.
k. Jumlah rapat Direksi yang telah diselenggarakan dan jumlah kehadiran masing-
masing anggota Direksi harus dimua dalam laporan Tata Kelola Perusahaan yang
Baik.
2. Mekanisme Kehadiran dan Keabsahan Rapat
a. Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat dalam
hal lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah anggota Direksi yang hadir atau diwakili
dalam Rapat.
b. Keputusan Rapat Direksi harus diambil berdasarkan musyawarah mufakat. Dalam
hal keputusan berdasarkan musyawarah mufakat tidak tercapai, maka keputusan
diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju paling sedikit dari ½
(satu perdua) bagian dari jumlah suara yang sah yang dikeluarkan dalam Rapat.
c. Dalam hal suara yang setuju dan yang tidak setuju berimbang, maka Ketua Rapat
Direksi yang akan menentukan.
d. Setiap anggota Direksi yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan
tambahan 1 (satu) suara untuk setiap anggota Direksi lain yang diwakilinya.
e. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup
tanpa tanda tangan, sedangkan pemungutan suara mengenai hal-hal lain dilakukan
secara lisan, kecuali Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari yang
hadir.
f. Suara blanko dan suara yang tidak sah dianggap tidak dikeluarkan secara sah dan
dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang
dikeluarkan.
g. Direksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan Rapat Direksi
dengan ketentuan semua anggota Direksi telah diberitahu secara tertulis dan
semua anggotra Direksi memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan
secara tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang
diambil dengan cara demikian, mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
13
yang diambil dengan sah dalam Rapat Direksi.
3. Kehadiran Dewan Komisaris Dalam Rapat Direksi
a. Kehadiran Dewan Komisaris dalam rapat Direksi atas undangan Direksi
Direksi dapat mengundang Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan
Komisaris untuk memberikan masukan/arahan atau melakukan diskusi terhadap
suatu permasalahan sebagai bahan bagi Direksi untuk menjalankan fungsinya.
Atas undangan Direksi, Anggota Dewan Komisaris baik bersama-sama maupun
sendiri-sendiri setiap waktu dapat menghadiri rapat Direksi dan memberikan
pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan.
b. Kehadiran Dewan Komisaris dalam Rapat Direksi atas permintaan Dewan Komisaris
dan/atau pemegang saham mengikuti Anggaran Dasar.
Direksi mengadakan rapat minimal satu kali dalam sebulan atau apabila dianggap
perlu oleh salah seorang atau lebih anggota Direksi atau atas permintaan tertulis
dari seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Saham yang
mewakili 1/10 (satu persepuluh) bagian dari seluruh jumlah saham dengan hak
suara yang sah dengan menyebutkan hal-hal yang akan dibicarakan.
Kehadiran Dewan Komisaris dalam rapat Direksi juga dimungkinkan atas permintaan
Dewan Komisaris atau salah satu anggota Dewan Komisaris guna memberikan
pandangan-pandangan terhadap hal-hal yang dibicarakan.
c. Tatacara :
a) Dewan Komisaris menyampaikan permintaan kepada Direksi untuk hadir dalam
rapat Direksi.
b) Direksi melaksanakan rapat Direksi yang dihadiri oleh Dewan Komisaris,
membuat risalah rapat dan mendistribusikannya kepada peserta rapat.
Rapat tersebut di atas dapat menghadirkan nara sumber atau pihak lain di luar anggota
Dewan Komisaris dan Direksi.
E. FUNGSI PENDUKUNG
1. Corporate Secretary Group
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
14
Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Melaksanakan peran sebagai penghubung atau contact person antara Direksi dengan
Komisaris, Pemegang Saham, Pemerintah/Instansi terkait, masyarakat, media
massa, asosiasi terkait, dan stakeholders lainnya.
b. Menyelenggarakan kegiatan di bidang kesekretariatan dalam lingkungan Direksi,
dan Perseroan serta pengadministrasiannya termasuk mengelola dan menyimpan
dokumen terkait dengan kegiatan perseroan RUPS, Laporan Tahunan, Risalah
Rapat Direksi, Risalah Rapat Dewan Komisaris dan Direksi, Daftar Khusus dan
dokumen lain-lain.
c. Mengkoordinasikan dan menghadiri rapat Direksi dan rapat gabungan antara Dewan
Komisaris dan Direksi.
d. Melaksanakan strategi komunikasi multi media termasuk koordinasi penerbitan
Laporan Tahunan, Company Profile dan brosur-brosur yang bersifat korporat.
e. Menghimpun semua informasi penting yang menyangkut perusahaan dari
setiap unit kerja serta menentukan kriteria mengenai jenis dan materi informasi
yang dapat disampaikan kepada stakeholders.
f. Memelihara dan memutakhirkan informasi Perseroan yang disampaikan kepada
pemangku kepentingan, baik dalam website, bulletin, atau media informasi lainnya.
g. Mengkoordinasikan pengembangan dan penegakan praktek-praktek GCG dan
memastikan bahwa Perseroan mematuhi peraturan tentang persyaratan
keterbukaan sejalan dengan penerapan GCG.
h. Penyelesaian kasus hukum serta memberikan layanan hukum yang dibutuhkan
Perseroan.
i. Memastikan bahwa Perseroan telah memenuhi seluruh ketentuan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
j. Melaporkan pelaksanaan tugasnya secara berkala maupun sewaktu-waktu bila
dibutuhkan oleh Direksi.
2. Internal Audit Group
Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Membuat Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT).
b. Memonitor tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan.
c. Memastikan sistem pengendalian internal perseroan berfungsi secara efektif dan
efisien.
d. Melaksanakan tugas pemeriksaan pada seluruh aktivitas usaha.
e. Melakukan audit guna mendorong terciptanya kepatuhan baik pegawai maupun
manajemen Perseroan.
f. Melakukan audit khusus (investigasi) untuk mengungkap kasus yang mempunyai
indikasi terjadinya penyalahgunaan wewenang, penggelapan, penyelewengan, dan
kecurangan.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
15
g. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan dan informasi yang obyektif
tentang kegiatan yang diaudit kepada semua tingkatan manajemen.
h. Memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan dan informasi yang obyektif
tentang kegiatan yang diaudit kepada semua tingkatan manajemen.
i. Memberikan konsultasi terhadap seluruh jajaran manajemen mengenai upaya
peningkatan efektifitas pengendalian internal, peningkatan efisiensi, manajemen
resiko, dan kegiatan lainnya terkait peningkatan kinerja.
j. Mendukung penerapan GCG di lingkungan perseroan.
k. Melaporkan seluruh hasil kegiatan pemeriksaan langsung kepada Presiden Direktur.
3. Network Group
Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Memberikan rekomendasi dan membuat perencanaan strategis mengenai arah dan
kebijakan pemasaran dan pengembangan bisnis asuransi melalui Kantor Cabang
b. Meng koordinasikan cabang-cabang guna mendukung sasaran dan target kinerja
Kantor Cabang mau pun perusahaan.
c. Membantu penyelesaian permasalahan yang dihadapi oleh Cabang untuk
memastikan kegiatan di Kantor Cabang berjalan dengan lancar.
d. Memonitor perkembangan terkini atas klaim-klaim yang terjadi di Kantor Cabang
untuk memastikan klaim tersebut diproses dan diselesaikan tepat waktu.
e. Memonitor pembayaran premi asuransi oleh klien dan menyelesaikan tagihan-
tagihan yang terlambat atau macet di Kantor Cabang.
f. Mengkaji dan memberi keputusan terkait usulan Pengembangan cabang/
representative office untuk disampaikan kepada Direksi.
4. Strategic Planning Group
Mempunyai tugas, wewenang, dan tanggung jawab termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Memberikan rekomendasi dan membuat perencanaan strategis mengenai arah dan
kebijakan perusahaan dan anak perusahaan dan perusahaan patungan jangka
panjang dan jangka pendek.
b. Melakukan monitor terhadap anak perusahaan dan perusahaan patungan
c. Mengendalikan dan mengkoordinir kegiatan analisis lingkungan usaha, baik
lingkungan eksternal maupun internal, yang berpotensi mempengaruhi pencapaian
sasaran dan target perusahaan.
d. Mengendalikan, mengkoordinir dan memastikan adanya keselarasan antara strategi
fungsional dengan strategi bisnis, baik untuk strategi jangka pendek maupun jangka
panjang, untuk mengakselerasi pencapaian sasaran dan target perusahaan.
e. Mengendalikan dan mengkoordinir implementasi strategi bisnis melalui penetapan
Key Performance Indicator (KPI) korporat dan inisiatif strategis dengan
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
16
memperhatikan tujuan bisnis perusahaan, regulasi dan kebijakan eksternal /
internal yang berlaku.
f. Mengendalikan, mengkoordinir, memonitor, mengendalikan KPI Perusahaan, anak
perusahaan dan perusahaan patungan.
g. Merumuskan rekomendasi perubahan strategi bisnis/fungsional berdasarkan hasil
analisis pencapaian kinerja Korporat/Group sebelumnya
h. Mengkoordinir kegiatan penelitian pengembangan bisnis perusahaan dengan
memperhatikan hasil analisis lingkungan eksternal dan internal perusahaan.
i. Mengkoordinir kegiatan pengawasan untuk memastikan Quality & Assurance atau
kepatuhan atas implementasi strategi operasional perusahaan terhadap regulasi dan
kebijakan yang berlaku.
5. Komite Investasi
Direksi wajib membentuk Komite Investasi. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab
Komite Investasi termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Menetapkan sasaran investasi dan tingkat risiko yang dapat diterima atau
ditanggung,
b. Menetapkan batasan investasi, kebijakan investasi sesuai dengan aturan, Ketentuan
Pemerintah dan Undang-Undang yang berlaku,
c. Bersama-sama dengan Investment Group Head menetapkan kebijakan alokasi
portofolio investasi yang diperkirakan akan dapat memenuhi target hasil investasi
yang telah ditetapkan.
d. Menetapkan syarat-syarat/kualifikasi yang harus dipenuhi dalam memilih tenaga
ahli/manajer investasi dari luar Perusahaan.
e. Menetapkan Institusi tempat penitipan harta (kustodian).
f. Mengawasi kegiatan Investment Group Head maupun kegiatan Manajer Investasi
yang berasal dari luar perusahaan.
g. Mengevaluasi dinamika pasar dan mengevaluasi pencapaian hasil investasi dan
perkembangan instrument investasi untuk memberikan rekomendasi kepada Direksi.
F. HUBUNGAN PERSEROAN DENGAN ANAK PERUSAHAAN DAN PERUSAHAAN PATUNGAN
1. Prinsip Umum
a. Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan merupakan badan hukum tersendiri
yang memiliki Organ Perseroan yang berbeda.
b. Mekanisme yang berlaku di antara Perusahaan dan Anak Perusahaan atau
Perusahaan Patungan harus dilakukan melalui mekanisme korporasi yang sehat.
2. Mekanisme pengawasan
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
17
Mekanisme pengawasan terhadap Anak Perusahaan dan Perusahaan patungan dilakukan
dengan:
a. Penempatan wakil perusahaan sebagai Anggota Komisaris dan/atau anggota
Direksi di Anak Perusahaan dan/atau sesuai kesepakatan di antara Pemegang
Saham.
b. Direktur Keuangan dan Jasa Korporat sebagai pejabat yang melakukan pembinaan
dan penilaian kinerja finansial Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan
c. Direksi menyampaikan laporan berkala kepada Komisaris perihal pelaksanaan
kegiatan pada anak perusahaan.
3. RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan
Mewakili perusahaan dalam RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan adalah
suatu peran dan tanggung jawab yang diberikan kepada Direksi sebagai Pemegang
Saham Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan. Fungsi tersebut melekat pada
Direksi karena Direksi berdasarkan pelimpahan wewenang dan Pemegang saham Anak
Perusahaan dan Perusahaan Patungan merupakan pihak yang berhak mewakili
perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan. Direksi dapat melimpahkan
kewenangan kepada salah seorang Direksi atau Non-Anggota Direksi untuk mewakili
perusahaan sebagai kuasa Pemegang saham pada RUPS Anak Perusahaan dan
Perusahaan Patungan.
Dalam RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan, Direksi Anak Perusahan wajib
menyampaikan dokumen sesuai dengan Pasal 66 Undang-Undang nomor 40 Tahun 2007
Tentang Perseroan Terbatas dan memiliki wewenang untuk meminta laporan lainnya
mengenai pengelolaan Anak perusahaan dan Perusahaan Patungan.
Prosedur mewakili perusahaan dalam RUPS Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan
adalah sebagai berikut:
a. Direksi perusahaan mengadakan Rapat Direksi untuk membahas rencana/usulan
keputusan-keputusan yang akan dibawa dalam RUPS Anak Perusahaan dan
Perusahaan Patungan. Rencana/usulan dimaksud antara lain:
a) Pengesahan Laporan Tahunan Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan
b) Pembagian deviden/laba Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan.
c) Kebijakan-kebijakan strategis yang tertuang dalam RKAP Anak Perusahaan dan
Perusahaan Patungan.
d) Penunjukan/pemberhentian Direksi dan Komisaris Anak Perusahaan dan
Perusahaan Patungan.
e) Penunjukan kantor akuntan publik dan lain-lain.
b. Jika diperlukan, Direksi menunjuk salah seorang Anggota Direksi atau Non-Anggota
Direksi untuk bertindak dan mewakili selaku kuasa Pemegang Saham dalam RUPS
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
18
Anak Perusahaan dan Perusahaan Patungan.
c. Anggota Direksi dan Non-Direksi yang mewakili Direksi dalam RUPS Anak
Perusahaan dan Perusahaan Patungan menyampaikan hasil keputusan RUPS Anak
Perusahaan dan Perusahaan Patungan kepada Direksi.
d. Bila diperlukan Pengawasan langsung dari Dewan Komisaris kepada anak
perusahaan dan perusahaan patung dilakukan dengan koordinasi dan persetujuan
Direksi Perseroan
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
19
BAB III
DEWAN KOMISARIS
A. PERSYARATAN, KOMPOSISI DAN MASA JABATAN DEWAN KOMISARIS
1. Persyaratan Dewan Komisaris
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang calon Anggota Dewan Komisaris
antara lain:
a. Diusulkan, disetujui, dan diangkat oleh Pemegang Saham melalui Rapat Umum Pemegang Saham
b. Dinyatakan lulus penilaian kemampuan dan kepatuhan oleh OJK.
c. Hanya dapat merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, anggota
Direksi, atau anggota Dewan Pengawas Syariah pada 1 (satu) perusahaan
lain.
d. Dilarang merangkap jabatan sebagai anggota Dewan Komisaris, anggota
Direksi, atau anggota Dewan Pengawas Syariah pada perusahaan
perasuransian yang memiliki bidang usaha yang sama.
e. Memiliki pengetahuan sesuai bidang usaha perusahaan yang relevan dengan
jabatannya.
f. Mampu untuk bertindak dengan itikad baik, jujur, dan professional.
g. Mampu bertindak untuk kepentingan Perusahaan dan pemegang polius,
tertanggung, peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat.
h. Mendahulukan kepentingan Perusahaan dan pemegang polis, tertanggung,
peserta, dan/atau pihak yang berhak memperoleh manfaat daripada
kepentingan pribadi.
i. Mampu mengambil keputusan berdasarkan penilaian independen dan objektif
untuk kepentingan perusahaan dan pemegang polis/
j. Mampu menghindarkan penyalahgunaan kewenangannya untuk mendapatkan
keuntungan pribadi yang tidak semestinya atau menyebabkan kerugian bagi
perusahaan.
k. Memiliki pengetahuan yang baik mengenai kondisi keuangan Perusahaan.
l. Memahami peraturan perundang-undangan di bidang perasuransian dan
peraturan perundang-undangan lain yang relevan.
m. Bukan diangkat atau merupakan menjabat sebagai pegawai/pejabat aktif
OJK, atau mantan pegawai / pejabat OJK yang berhenti dari OJK kurang dari
6 (enam) bulan.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
20
n. Tidak pernah menjadi anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, atau
anggota Dewan Pengawas Syariah yang dinyatakan bersalah atau lalai
menyebabkan:
a) Suatu perseroan dikenai sanksi pembatasan kegiatan usaha dalam waktu 3
(tiga) tahun sebelum pengangkatannya;
b) Suatu perseroan yang dicabut izin usahanya karena melakukan
pelanggaran dalam waktu 3 (tiga) tahun sebelum pengangkatannya;
dan/atau
c) Perseroan yang dinyatakan pailit berdasarkan putusan pengadilan yang
telah berkekuatan hukum tetap dalam jangka waktu 5 (lima) tahun
sebelum pengangkatannya
o. Persyaratan lain sebagaimana ditentukan oleh Anggaran Dasar dan peraturan
perundangan-undangan.
Untuk Komisaris Independen, syarat-syarat lain yang harus dipenuhi selain syarat-
syarat tersebut di atas antara lain:
a. Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan anggota Direksi, anggota Dewan
Komisaris, anggota Dewan Pengawas Syariah, atau Pemegang Saham
Perusahaan Asuransi, dalam Perusahaan Asuransi yang sama.
b. Tidak pernah menjadi anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris, anggota
Dewan Pengawas Syariah atau menjadi karyawan pada PT Tugu Pratama
Indonesia atau afiliasinya dalam kurun waktu 2 (dua) tahun terakhir.
c. Berdomisili di Indonesia.
2. Komposisi Dewan Komisaris
1. Dewan Komisaris sekurang-kurangnya terdiri dari 3 orang anggota Dewan
Komisaris atau ketentuan lain sesuai dengan peraturan perundangan yang
berlaku
2. Paling sedikit setengah dari jumlah anggota Dewan Komisaris perusahaan
merupakan komisaris independen.
3. Masa Jabatan Komisaris
a. Anggota Dewan Komisaris diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk
jangka waktu 3 (tiga) tahun, dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum
Pemegang Saham untuk memberhentikan sewaktu-waktu.
b. Seorang anggota Dewan Komisaris berhak mengundurkan diri dari jabatannya
dengan memberitahukan secara tertulis mengenai maksud tersebut kepada
Perseroan sekurangnya 30 (tiga puluh) hari setelah terjadinya lowongan,
harus mengisi lowongan itu.
c. Jabatan anggota Dewan Komisaris berakhir dalam hal:
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
21
a) Mengundurkan diri
b) Tidak lagi memenuhi persyaratan perundang-undangan yang berlaku.
c) Meninggal dunia
d) Diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Umum Pemegang Saham.
B. TUGAS, WEWENANG DAN KEWAJIBAN DEWAN KOMISARIS
1. Tugas Dewan Komisaris
Tugas Utama Dewan Komisaris adalah melakukan pengawasan dan pemberian
nasehat terhadap pengurusan Perseroan yang dilakukan oleh Direksi serta
memberikan nasehat kepada Direksi termasuk pelaksanaan Rencana Jangka Panjang
Perusahaan, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan, serta ketentuan-ketentuan
Anggaran Dasar dan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
2. Wewenang Dewan Komisaris
Agar Dewan Komisaris dapat melaksanakan tugasnya, para anggota Dewan Komisaris, baik
bersama-sama maupun sendiri-sendiri setiap waktu berhak untuk:
a. Memasuki bangunan-bangunan dan halaman-halaman atau tempat-tempat lain yang
dipergunakan atau dikuasai oleh Perseroan;
b. Memeriksa buku-buku, surat-surat bukti, persediaan barang-barang, memeriksa dan
mencocokan keadaan uang kas untuk keperluan verifikasi dan lain-lain surat
berharga;
c. Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi.
d. Menanyakan dan meminta penjelasan tentang segala hal kepada Direksi dan Direksi
wajib memberikan penjelasan;
e. Dalam kapasitas selaku dewan, meminta bantuan tenaga ahli dalam menjalankan
tugasnya untuk jangka waktu terbatas atas beban perseroan;
f. Dalam kapasitas selaku dewan, memberhentikan untuk sementara waktu anggota
Direksi, jika mereka bertentangan dengan Anggaran Dasar dan/atau perundangan
yang berlaku;
g. Memperoleh informasi dari Direksi mengenai Perusahaan secara lengkap dan tepat
waktu.
h. Merespon saran, harapan, permasalahan dan keluhan dari stakeholder
i. Mengusulkan calon anggota Direksi kepada Pemegang Saham sesuai kebijakan dan
kriteria yang ditetapkan.
3. Kewajiban Dewan Komisaris
a. Menjamin pengambilan keputusan yang efektif, tepat, dan cepat serta bertindak
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
22
secara secara independen yang berorientasi bagi kepentingan nilai perusahaan,
tidak mempunyai kepentingan yang dapat mengganggu kemampuannya untuk
melaksanakan tugas secara mandiri dan kritis;
b. Dalam melaksanakan tugasnya, Dewan Komisaris harus:
b) Mematuhi Anggaran Dasar dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku,
serta wajib melaksanakan prinsip-prinsip profesionalisme, efesiensi,
transparansi, kemandirian, akuntabilitas serta kewajaran;
c) Bertindak sewaktu-waktu/setiap saat untuk kepentingan dan usaha Perseroan
dan bertanggung jawab kepada Perseroan yang dalam hal ini diwakili oleh RUPS.
c. Membuat Risalah Rapat Dewan Komisaris dan menyimpan salinannya;
d. Melaporkan kepada Perseroan mengenai kepemilikan sahamnnya dan/atau
keluarganya pada Perseroan tersebut dan Perseroan lain;
e. Memberikan laporan tentang tugas pengawasan yang telah dilakukan selama tahun
buku yang baru lampau kepada RUPS;
f. Memberikan pendapat dan saran kepada Rapat Umum Pemegang Saham mengenai
RJPP dan RKAP yang diusulkan Direksi;
g. Mengikuti perkembangan kegiatan perusahaan, termasuk mengawasi pelaksanaan
RKAP, memberikan pendapat dan saran kepada RUPS mengenai setiap masalah yang
dianggap penting bagi kepengurusan Perseroan;
h. Melaporkan dengan segera kepada RUPS dalam hal terjadi gejala menurunnya
kinerja Perseroan;
i. Meneliti dan menelaah Lapora Berkala dan Laporan Tahunan yang disiapkan Direksi
serta menandatangani Laporan Tahunan.
j. Menyusun Laporan Kegiatan Dewan Komisaris yang merupakan bagian dari laporan
penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik;
k. Memantau efektifitas penerapan Tata Kelola Perusahaan yang Baik;
l. Membantu memenuhi kebutuhan Dewan Pengawas Syariah dalam menggunakan
anggota komite dengan persetujuan Dewan Komisaris;
m. Mengungkapkan kepemilikan sahamnya yang mencapai 5% (lima per seratus)
atau lebih pada Perusahaan Perasuransian tempat anggota Dewan Komisaris
dimaksud menjabat dan/atau pada perusahaan lain yang berkedudukan di dalam
dan di luar negeri;
n. Mengungkapkan hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota
Dewan Komisaris lain, anggota Direksi, anggota Dewan Pengawas Syariah, dan/atau
pemegang saham Perusahaan Perasuransian tempat anggota Dewan Komisaris
dimaksud menjabat. Laporan dibuat diawal menjabat dan setiap terjadi
perubahan.
C. PROGRAM PENGENALAN DAN PENINGKATAN KAPABILITAS
1. Program Pengenalan
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
23
Program pengenalan bagi Anggota Dewan Komisaris yang baru diberikan oleh
Perseroan karena latar belakang Anggota Dewan Komisaris yang merupakan
representasi dari beberapa Pemegang Saham. Tujuan program pengenalan
adalah agar para Anggota Dewan Komisaris dapat saling mengenal dan menjalin
kerjasama sebagai satu tim yang solid, komprehensif dan efektif. Ketentuan
tentang program pengenalan meliputi hal-hal sebagai berikut:
a. Untuk Anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat, wajib diberikan
program pengenalan mengenai kondisi Perseroan secara umum.
b. Penanggung jawab program pengenalan adalah Corporate Secretary atau
pejabat yang menjalankan fungsi sebagai Corporate Secretary.
c. Program pengenalan meliputi:
a) Pelaksanaan prinsip-prinsip Good Corporate Governance di Perseroan.
b) Keterangan mengenai tugas, tanggung jawab, dan hak Dewan Komisaris
dan Direksi serta hal lain yang dilarang berdasarkan ketentuan dan
Peraturan Perundangan yang Berlaku
c) Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan
lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha
jangka pendek dan jangka panjang, risiko, pengendalian internal dan
masalah-masalah strategis lainnya.
d) Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit
Internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian Internal serta
Komite Audit.
d. Program pengenalan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke
fasilitas Perseroan, kunjungan ke kantor-kantor cabang, pengkajian dokumen
Perseroan atau program lainnya yang dianggap sesuai dengan kebutuhan.
2. Program Peningkatan Kapabilitas
Peningkatan kapabilitas dinilai penting agar Dewan Komisaris dapat selalu
memperbaharui informasi tentang perkembangan terkini dari core business
Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Ketentuan-ketentuan tentang program peningkatan kapabilitas bagi Dewan
Komisaris adalah sebagai berikut:
a. Program peningkatan kapabilitas dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
efektivitas kerja Dewan Komisaris.
b. Rencana untuk melaksanakan program peningkatan kapabilitas harus
dimasukkan dalam rencana kerja dan anggaran Dewan Komisaris.
c. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang mengikuti program peningkatan
kapabilitas seperti seminar dan/atau pelatihan diminta untuk menyajikan
presentasi kepada anggota Dewan Komisaris lainnya dalam rangka berbagi
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
24
informasi dan pengetahuan.
d. Anggota Dewan Komisaris yang bersangkutan bertanggung jawab untuk
membuat laporan tentang pelaksanaan program peningkatan kapabilitas.
Laporan tersebut disampaikan kepada Dewan Komisaris.
D. RAPAT DEWAN KOMISARIS
1. Ketentuan Umum
a. Rapat Dewan Komisaris diadakan minimal 1 bulan sekali atau dapat diadakan setiap
waktu bilamana dipandang perlu oleh seorang atau lebih anggota Dewan Komisaris
atau atas permintaan tertulis dari seorang atau lebih anggota Direksi atau atas
permintaan tertulis 1 (satu) Pemegang Saham atau lebih yang bersama-sama
mewakili 1/10 (satu persepuluh) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak
suara yang sah.
b. Panggilan Rapat Dewan Komisaris dilakukan oleh Presiden Komisaris.
c. Panggilan Rapat Dewan Komisaris harus disampaikan dengan surat tercatat atau
dengan surat yang disampaikan langsung kepada setiap anggota Dewan Komisaris
dengan mendapat tanda terima paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum rapat
diadakan, dengan tidak memperhitungkan tanggal panggilan dan tanggal rapat.
d. Panggilan harus mencantumkan acara, tanggal, waktu dan tempat rapat.
e. Rapat Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris. Dalam hal Presiden
Komisaris tidak dapat hadir atau berhalangan, hal mana tidak perlu dibuktikan
kepada Pihak Ketiga, maka Rapat Dewan Komisaris akan dipimpin oleh seorang
anggota Dewan Komisaris yang dipilih oleh dan dari anggota Dewan Komisaris yang
hadir.
f. Seorang anggota Dewan Komisaris dapat diwakili dalam Rapat Dewan Komisaris
hanya oleh anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan Surat Kuasa.
g. Rapat Dewan Komisaris dilakukan paling sedikit 4 (empat) kali rapat di antaranya
dilakukan dengan mengundang Direksi; dan paling sedikit 1 (satu) kali rapat di
antaranya dilakukan dengan mengundang auditor eksternal
h. Anggota Dewan Komisaris wajib menghadiri rapat Dewan Komisaris paling sedikit
80% (delapan puluh persen) dari jumlah rapat Dewan Komisaris dalam periode 1
(satu) tahun.
i. Wajib dihadiri oleh setiap anggota Dewan Komisaris secara fisik paling sedikit 4
(empat) kali dalam setahun.
j. Hasil Rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat Dewan
Komisaris dan didokumentasikan dengan baik.
k. Perbedaan pendapat (dissenting opinions) yang terjadi dalam keputusan rapat
Dewan Komisaris wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat Dewan
Komisaris disertai alasan perbedaan pendapat tersebut.
l. Anggota Dewan Komisaris berhak menerima salinan risalah Rapat Dewan Komisaris.
m. Jumlah rapat Dewan Komisaris yang telah diselenggarakan dan jumlah kehadiran
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
25
masing-masing anggota Dewan Komisaris harus dimuat dalam laporan penerapan
Tata Kelola Perusahaan yang baik.
2. Mekanisme Kehadiran dan Keabsahan Rapat
a. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang
mengikat dalam hal lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah anggota Dewan
Komisaris yang hadir atau diwakili dalam Rapat.
b. Keputusan Rapat Dewan Komisaris harus diambil berdasarkan musyawarah
mufakat. Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah mufakat tidak tercapai,
maka keputusan diambil dengan pemungutan suara berdasarkan suara setuju paling
sedikit dari ½ (satu perdua) bagian dari jumlah suara yang sah yang dikeluarkan
dalam Rapat.
c. Dalam hal suara yang setuju dan yang tidak setuju berimbang, maka Ketua Rapat
Dewan Komisaris yang akan menentukan.
d. Setiap anggota Dewan Komisaris yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara
dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap anggota Dewan Komisaris lain yang
diwakilinya.
e. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup
tanpa tanda tangan, sedangkan pemungutan suara mengenai hal-hal lain dilakukan
secara lisan, kecuali Ketua Rapat menentukan lain tanpa ada keberatan dari yang
hadir.
f. Suara blanko dan suara yang tidak sah dianggap tidak dikeluarkan secara sah dan
dianggap tidak ada serta tidak dihitung dalam menentukan jumlah suara yang
dikeluarkan.
g. Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan
Rapat Dewan Komisaris dengan ketentuan semua anggota Dewan Komisaris telah
diberitahu secara tertulis dan semua anggotra Dewan Komisaris memberikan
persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta menandatangani
persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara demikian, mempunyai
kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam Rapat
Dewan Komisaris.
3. Kehadiran Direksi Dalam Rapat Dewan Komisaris
Dewan Komisaris mengadakan rapat paling sedikit setiap bulan sekali, dalam
rapat tersebut Dewan Komisaris dapat mengundang Direksi.
Kehadiran Direksi dalam Rapat Dewan Komisaris dimungkinkan apabila Direksi
atau salah satu anggota Direksi diundang oleh Dewan Komisaris untuk
menjelaskan, memberikan masukan, dan/atau melakukan diskusi.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
26
Tatacara
a) undangan disertai agenda rapat yang pasti, apabila ada perubahan untuk
diungkapkan pada saat rapat – hal ini berlaku baik untuk rapat komisaris
maupun rapat direksi
b) materi disampaikan 3 hari sebelum rapat
c) Dewan Komisaris mengirim undangan Rapat Dewan Komisaris kepada
Direksi, sekurangnya 5 (lima) hari kerja sebelum rapat dilaksanakan.
d) Dewan Komisaris melaksanakan rapat yang dihadiri Direksi. Sekretaris Dewan
Komisaris membuat risalah rapat dan mendistribusikan kepada peserta rapat.
E. FUNGSI PENDUKUNG
1. Komite Dewan Komisaris
Dalam menjalankan tugas pengawasan dan fungsi pemberian nasihat, Dewan Komisaris
wajib membentuk Komite Audit dan Komite Kebijakan Resiko sesuai dengan
perkembangan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan/atau sesuai dengan
kebutuhan Perseroan. Komite-komite yang dibentuk mempunyai tugas yang berkaitan
dengan fungsi pengawasan Dewan Komisaris antara lain namun tidak terbatas pada :
aspek sistem pengendalian internal, fungsi nominasi dan remunerasi bagi Direksi dan
Dewan Komisaris (berkoordinasi dengan induk perusahaan), penerapan manajemen
risiko dan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance sesuai peraturan
yang berlaku. Penjelasan lebih lanjut mengenai komite-komite Dewan Komisaris diatur
dalam piagam (charter) masing-masing Komite.
2. Sekretaris Dewan Komisaris
Untuk membantu kelancaran pelaksanaan tugasnya, Dewan Komisaris berhak
mendapatkan bantuan Sekretaris Dewan Komisaris atas biaya Perseroan. Sekretaris
Dewan Komisaris melakukan tugas dan kewajiban untuk membantu Dewan Komisaris
dalam fungsi kesekretariatan, memastikan tugas-tugas Dewan Komisaris telah
dijalankan dan semua informasi yang diperlukan Dewan Komisaris telah tersedia dan
tugas lainnya sebagaimana yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Pengaturan lebih lanjut terkait fungsi, tugas, tanggung jawab dan wewenang
Sekretaris Dewan Komisaris dilakukan oleh Dewan Komisaris dalam dokumen
tersendiri.
Dalam hal sekretaris Dewan Komisaris belum ditetapkan secara definitif, maka tugas
dan tanggung jawab tanggung jawab Sekretaris Dewan Komisaris dilaksanakan oleh
fungsi BOD - BOC Support.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
27
F. HUBUNGAN KERJA ANTARA DEWAN KOMISARIS DENGAN DIREKSI
Terciptanya sebuah hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi
merupakan salah satu hal yang sangat penting agar masing-masing organ Perseroan dapat
bekerja sesuai fungsinya dengan efektif dan efisien. Untuk itu Perseroan, dalam menjaga
hubungan kerja yang baik antara Dewan Komisaris dengan Direksi menerapkan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
a. Dewan Komisaris menghormati fungsi dan peranan Direksi dalam mengurus Perseroan
sebagaimana telah diatur dalam peraturan perundang-undangan maupun Anggaran
Dasar.
b. Direksi menghormati fungsi dan peranan Dewan Komisaris untuk melakukan
pengawasan dan pemberian nasihat terhadap kebijakan pengurusan Perseroan.
c. Korespondensi antara Dewan Komisaris dengan Direksi menggunakan format
surat/memo yang di dalamnya mengandung penjelasan maksud dan tujuan atas surat
tersebut.
d. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan
yang bersifat formal, dalam arti harus senantiasa dilandasi oleh suatu mekanisme baku
atau korespondensi yang dapat dipertanggungjawabkan.
e. Setiap hubungan kerja yang bersifat informal dapat dilakukan oleh masing-masing
Anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi, namun tidak dapat dipakai sebagai
kebijakan formal sebelum melalui mekanisme atau korespondensi yang dapat
dipertanggungjawabkan.
f. Setiap hubungan kerja antara Dewan Komisaris dengan Direksi merupakan hubungan
kelembagaan dalam arti bahwa Dewan Komisaris dan Direksi sebagai jabatan kolektif
yang merepresentasikan keseluruhan anggotanya sehingga setiap hubungan kerja
antara Anggota Dewan Komisaris dengan salah seorang Anggota Direksi harus diketahui
oleh Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi lainnya.
g. Setiap kegiatan perusahaan pada tingkat korporat yang bersifat formal seremonial
yang relevan dan signifikan di lingkungan Direksi dan lingkungan Dewan Komisaris,
diinformasikan kepada Direksi dan Dewan Komisaris yang disampaikaan minimal 1
minggu sebelum kegiatan resmi dselenggarakan melalui media memo dan email.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
28
BAB IV
PENYELENGGARAAN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM
A. KETENTUAN UMUM
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham
yang memenuhi syarat kuorum dan diselenggarakan oleh Direksi atas permintaan Dewan
Komisaris, Direksi, atau pemegang saham yang mewakili 1/10 bagian dari jumlah seluruh
saham dalam rangka mengambil keputusan penting yang berkaitan dengan modal yang
ditanam dalam perusahaan dan/atau untuk pengambilan keputusan atas hal-hal yang
kewenangannya tidak diserahkan kepada Dewan Komisaris atau Direksi. (ref psl 12 AD &
psl 76 UUPT.
Sesuai dengan Anggaran Dasar pasal 12 ayat 8 disebutkan bahwa:
apabila dalam Anggaran Dasar tidak ditentukan lain, maka RUPS dipimpin oleh Presiden
Komisaris, dalam hal Presiden Komisaris tidak hadir atau berhalangan karena sebab
apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga rapat dipimpin oleh salah
seorang anggota Dewan Komisaris yang hadir dalam rapat dan ditunjuk untuk itu oleh
rapat, dan dalam hal semua anggota Dewan Komisaris tersebut tidak hadir atau
berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga,
maka RUPS dipimpin oleh Presiden Direktur, dalam hal Presiden Direktur tidak hadir
atau berhalangan karena sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak
ketiga, RUPS dipimpin oleh salah seorang anggota Direksi lainnya yang hadir dalam rapat
dan dalam hal semua anggota Direksi tersebut tidak hadir atau berhalangan karena
sebab apapun hal mana tidak perlu dibuktikan kepada pihak ketiga maka RUPS dipimpin
oleh seorang wakil Pemegang Saham yang dipilih oleh dan dari di antara mereka yang
hadir dalam rapat.
Penyelenggaraan RUPS terdiri dari:
1. RUPS Tahunan
RUPS Tahunan adalah RUPS Pemegang Saham yang diadakan setiap tahun untuk
pertanggung jawaban laporan tahunan yang telah disusun oleh Direksi.
2. RUPS lainnya
RUPS lainnya diadakan setiap saat, jika dianggap perlu oleh Direksi dan atau Dewan
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
29
Komisaris dan atau Pemegang Saham. Tujuan penyelenggaraan RUPS ini agar Direksi
dapat melaksanakan suatu perbuatan dalam rangka pengelolaan Perseroan yang
kewenangannya tidak diserahkan kepada Direksi atau Dewan Komisaris atau hal
penting lain yang menyangkut kinerja Perseroan.
Pemegang Saham dapat mengambil keputusan yang sah di luar RUPS, dengan ketentuan
semua pemegang saham telah diberitahu secara tertulis dan semua Pemegang Saham
memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis serta
menandatangani persetujuan tersebut (secara on paper atau sirkuler). Keputusan
tersebut mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah
dalam RUPS.
B. PENYELENGGARAAN RUPS TAHUNAN
RUPS Tahunan diadakan tiap tahun, yang meliputi RUPS tahunan mengenai laporan
tahunan dan perhitungan tahunan.
Direksi menyampaikan Laporan Tahunan kepada RUPS setelah ditelaah oleh Dewan
Komisaris dalam jangka waktu paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku
Perseroan berakhir.
Laporan tahunan ditandatangani oleh semua anggota Direksi dan semua anggota Dewan
Komisaris yang menjabat pada tahun buku yang bersangkutan dan disediakan Perseroan
sejak tanggal pemanggilan RUPS untuk dapat diperiksa oleh Pemegang Saham.
Tujuan penyelenggaraan RUPS adalah untuk mempertanggungjawabkan kinerja Direksi
pada tahun sebelumnya dibandingkan dengan RKAP yang telah disetujui dan peraturan
perundang – undangan yang berlaku serta memberikan pembebasan dan pelunasan
tanggung jawab (et aquit de charge) kepada masing – masing dalam hal terjadi tindakan
pidana atau kesalahan atau kelalaian yang menimbulkan kerugian pada pihak ketiga yang
tidak dapat dipenuhi oleh aset perusahaan.
Penyusunan Laporan Tahunan dilakukan dalam rangkaian memberikan gambaran dan
pertanggungjawaban tentang jalannya kegiatan Perseroan selama satu tahun untuk
disahkan oleh RUPS dan publikasi kepada Stakeholder lainnya.
Laporan Tahunan (Annual Report) disusun dalam bahasa Indonesia dan/ bahasa Inggris
(bila diperlukan), yang terdiri dari :
a. Laporan Keuangan yang terdiri atas sekurang – kurangnya neraca akhir tahun buku
yang baru lampau dalam perbandingan dengan tahun buku sebelumnya (termasuk
laba rugi, arus kas, ekuitas serta catatan atas laporan keuangan);
b. Laporan mengenai kegiatan perseroan;
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
30
c. Laporan pelaksanaan tanggung jawab sosial dan lingkungan;
d. Rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi kegiatan usaha
Perseroan;
e. Laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilaksanakan oleh Dewan Komisaris
selama tahun buku yang baru lampau;
f. Nama anggota Direksi dan anggota Dewan Komisaris;
g. Gaji dan tunjangan bagi anggota Direksi dan gaji honorarium dan tunjangan bagi
anggota Dewan Komisaris Perseroan untuk tahun yang baru lampau.
Tata cara :
a. Direksi menyiapkan draft Laporan Tahunan dan Direksi mengirimkan draft Laporan
Tahunan kepada Dewan Komisaris
b. Dewan Komisaris melakukan kajian atas draft Laporan Tahunan dan bila dipandang
perlu, memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan.
c. Dewan Komisaris mengirimkan masukan/nasehat untuk perbaikan Laporan Tahunan
kepada Direksi setelah menerima draft Laporan Tahunan.
d. Direksi mengirimkan undangan penyelenggarakan Rapat kepada Dewan Komisaris
untuk membahas draft Laporan Tahunan.
e. Dewan Komisaris dan Direksi menyelenggarakan Rapat pembahasan Laporan Tahunan.
f. Dewan Komisaris dan Direksi menandatangani Laporan Tahunan untuk diajukan
kepada RUPS.
g. Direksi mengirimkan undangan penyelenggaraan RUPS Tahunan, paling lambat 14 hari
kalender sebelum RUPS.
h. Direksi menyelenggarakan RUPS Tahunan, paling lambat 6 bulan setelah tahun buku
Perseroan berakhir.
i. RUPS memberikan putusan terhadap Laporan Tahunan yang diajukan.
C. PENYELENGGARAAN RUPS LAINNYA
RUPS lainnya ialah RUPS selain RUPS tahunan, antara lain adalah dalam hal:
1. Dalam Rangka Pengesahan RKAP
RUPS diselenggarakan oleh Direksi yang dihadiri oleh Direksi, Dewan Komisaris dan
Pemegang Saham untuk membahas dan meminta pengesahan RKAP yang telah disusun
oleh Direksi serta telah terlebih dahulu ditelaah dan disetujui oleh Dewan Komisaris
sebelum tahun buku dimulai.
RKAP sebagai acuan bagi Direksi dalam menyelenggarakan Perseroan pada tahun
berjalan.
RKAP sekurang – kurangnya memuat :
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
31
a. Visi dan Misi Perseroan, sasaran usaha, strategi usaha, kebijakan Perseroan, dan
program kerja/kegiatan.
b. Anggaran Perseroan yang dirinci atas setiap anggaran program kerja/kegiatan.
c. Proyeksi keuangan perseroan dan anak perusahaannya.
d. Hal – hal yang memerlukan keputusan RUPS.
Tata Cara :
a. Direksi melakukan konsolidasi usulan RKAP melalui Rapat Direksi dan mengirimkan
hasilnya kepada Pemegang Saham, paling lambat 60 hari sebelum dimulainya
tahun buku yang akan datang.
b. Dewan Komisaris memberikan masukan/nasehat untuk perbaikan usulan RKAP dan
mengirimkannya kepada Direksi, paling lambat 2 (minggu) setelah menerima
usulan RKAP.
c. Bila masukan/nasehat Dewan Komisaris dapat diterima, Direksi melakukan
perbaikan usulan konsolidasi RKAP untuk diajukan ulang kepada Dewan Komisaris
dan RUPS, paling lambat 1 (satu) bulan setelah menerima masukan nasehat Dewan
Komisaris.
d. Direksi mengirimkan undangan penyelenggaraan RUPS untuk pengesahan RKAP,
paling lambat 14 (empat belas) hari kalender sebelum RUPS.
e. Direksi menyelenggarakan RUPS paling lambat pada tanggal 31 Januari.
f. Dewan Komisaris memberikan pandangan atas usulan RKAP kepada RUPS.
g. RUPS memberikan keputusan terhadap RKAP yang diajukan.
2. Dalam Rangka Menyetujui Kepentingan Perseroan Lainnya
Tujuan penyelenggaraan RUPS agar Direksi dapat melaksanakan suatu perbuatan
hukum dalam pengelolaan perseroan yang kewenangannya tidak diserahkan kepada
Direksi dan Dewan Komisaris atau hal penting lain yang menyangkut pengelolaan
perseroan.
Dalam mengajukan ke RUPS, usulan pelaksanaan perbuatan hukum Direksi disertai
persetujuan / rekomendasi tertulis dari Dewan Komisaris.
Perbuatan hukum Direksi yang memerlukan Persetujuan RUPS adalah untuk kegiatan –
kegiatan usaha sesuai yang diatur dalam Anggaran Dasar Perseroan.
Pemegang Saham dapat mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan RUPS,
dengan ketentuan semua Pemegang Saham telah diberitahu secara tertulis dan semua
Pemegang Saham memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara
tertulis serta menandatangani persetujuan tersebut (secara on paper atau sirkuler).
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
32
Keputusan tersebut mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil
dengan sah dalam RUPS. Pengambilan keputusan oleh Pemegang Saham tanpa
melakukan rapat secara fisik harus dilengkapi tanggapan tertulis dari Dewan
Komisaris.
Tata Cara :
a. Direksi menyiapkan materi atas kegiatan yang memerlukan persetujuan RUPS.
b. Direksi mengirim draft/usulan materi kepada Komisaris;
c. Dewan Komisaris melakukan kajian atas materi yang disampaikan Direksi dan
apabila dianggap perlu dapat meminta penjelasan tambahan kepada Direksi
namun tidak lebih dari 1 (satu) kali dan paling lambat 14 (empat belas) hari
kalender setelah menerima usulan materi dari Direksi;
d. Apabila diperlukan , Direksi memberi materi penjelasan tambahan yang diminta
Dewan Komisaris, paling lambat 14 (empat belas) hari kalender setelah
menerima permintaan dari Komisaris;
e. Dewan Komisaris membuat tanggapan tertulis atas materi usulan Direksi kepada
Direksi untuk disampaikan kepada RUPS dengan tembusan kepada Komisaris,
paling lambat 5 (lima) hari kalender setelah melakukan kajian atas materi atau
setelah menerima penjelasan tambahan yang disampaikan Direksi;
f. RUPS memberikan putusan terhadap usulan materi yang diajukan Direksi setelah
mempertimbangkan tanggapan tertulis dari Dewan Komisaris.
Board Manual PT Tugu Pratama Indonesia
33
BAB V
PENUTUP
Board Manual ini berlaku untuk pelaksanaan hubungan kerja antara Dewan Komisaris dan
Direksi di lingkungan PT Tugu Pratama Indonesia yang mengacu pada ketentuan yang terdapat
dalam Anggaran Dasar dan/atau ketentuan yang terdapat dalam peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
Apabila terdapat perubahan Anggaran Dasar dan/atau ketentuan peraturan perundang-
undangan yang mempengaruhi isi atau keberlakuan Board Manual ini, maka akan dilakukan
penyesuaian.
top related