bab iv rancangan sistem usulan - repository.bsi.ac.id · administrasi mencetak nota kontan dan...
Post on 27-Oct-2020
7 Views
Preview:
TRANSCRIPT
36
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Sistem informasi teknologi dari era globalisasi ini berjalan sangat pesat,
perangkat software dan hardware yang sudah didesain sedemikian rupa untuk
menunjang teknologi disegala bidang agar lebih maju. Perangkat software dan
hardware sangat mudah diperoleh saat ini, kemajuan teknologi adalah alat
pengolaan data yang dapat mengolah data jumlah besar secar efektif dan efisien.
Dengan menggunakan teknologi sepeti ini maka keputusan yang diambil untuk
suatu permasalahan akan lebih cepat.
Sistem penjualan baju olahraga pada CV Kaersi Apparel Indonesia Bogor
sangat berperan penting dalam membantu perkembangan argobisnis, khususnya
pada peminat sepak bola dan olahraga, pedagang kaki lima. Sebagai prosedur
penjualan barang pada CV. Kaersi Apparel Indonesia yang penyimpanan data
sudah menggunakan komputer walaupun belum maksimal.
Sistem usulan yang penulis ajukan dilihat dari sistem dan prosedurnya
tidak jauh berbeda dari sistem sebelumnya. Hanya merupakan sistem
komputerisasi dari sistem yang telah berjalan pada CV. Kaersi Apparel Indonesia
khusunya dari proses prosedur pemesanan baju, prosedur pembayaran, prosedur
pembuatan laporan.
Dalam hal ini penulis mengajukan rancangan sistem usulan yang
didalamnya terdapat prosedur sistem usulan, diagram alir data sistem usulan,
kamus data sistem usulan terdiri dari kamus data dokumen masukan sistem usulan
37
dan kamus data sistem usulan dokumen keluaran sistem usulan, spesifikasi
rancangan sistem usulan terdiri spesifikasi bentuk dokumen masukan dan
spesifikasi bentuk dokumen keluaran, entity relationship diagram, spesifikasi file,
struktur kode, spesifikasi program, spesifikasi sistem komputer meliputi umum,
perangkat keras, perangkat lunak, serta jadwal implementasi.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
1. Prosedur Pemesanan Baju
Pelanggan yang akan membeli barang diwajibkan datang ke bagian
penjualan dan meminta barang yang akan dibeli, setelah itu Bagian
Administrasi mengecek ke dalam File Data Barang apabila stok barang
ada maka berlanjut ke prosedur selanjutnya.
2. Prosedur Pembayaran
Setelah pelanggan mendapat konfirmasi, pelanggan membayar sesuai
transaksi pembayaran setelah itu File Transasksi Penjualan, lalu bagian
Administrasi mencetak Nota Kontan dan membuatkan surat jalan di dalam
File Surat Jalan setelah itu diberikan ke costumer service untuk
penyerahan baju olahraga kepada pelanggan.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Setiap akhir bulan Bagian Administrasi membuat laporan bulanan dan
kemudian akhir bulan setelah itu bagian penjualan merekapitulasi
berdasarkan File Transaksi Penjualan, File Barang, File Surat Jalan
diberikan pada pimpinan.
38
4.3. Diagram Alir Data Sistem Usulan
1. Diagram Konteks
Gambar IV. 1
Diagram Konteks
Keterangan:
BB : Bukti Bayar
NK : Nota Kontan
SJ : Surat Jalan
LPB : Laporan Bulanan
39
2. Diagram Nol
Gambar IV. 2
Diagram Nol
Keterangan:
DB : Data Barang
BB : Bukti Bayar
NK : Nota Kontan
BP : Bukti Pembayaran
SJ : Surat Jalan
LPB : Laporan Bulanan
40
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
A. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Nota Kontan
Nama Arus Data : Nota Kontan
Alias : NK
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2.0 pelanggan
Penjelasan : Untuk bukti pembayaran
Periode : Setiap ada pembayaran
Struktur Data :
Header = Nama_instansi + Alamat + Instansi +
Judul + No. Plg + Tgl
Keterangan :
Judul = Struk Pembayaran
No. Plg *6 Digit*
Tgl *Date*
Isi = Telah_diterima_dari + sejumlah_uang +
1{No + Keterangan + Jumlah}11 + Total
Pembayaran
Keterangan :
Telah_diterima_dari
*20 Digit*
Sejumlah_uang *Currency*
No *2 Digit*
41
Keterangan *10 Digit*
Jumlah *Currency*
Total_Pembayaran *Currency*
Footer = tanggal + tanda_tangan
2. Laporan Bulanan Penjualan
Nama Arus Data : Laporan penjualan
Alias : LPB
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 3.0 - pimpinan
Penjelasan : Untuk laporan Kegiatan bulanan penjualan
Periode : Setiap akhir bulan penjualan
Struktur Data :
Header = Nama_Instansi + Alamat + No. Telephone
Isi = judul + 1{No + Kode + Nama_Barang +
Stok + Sisa + Modal + Jual + Laba} 11 +
Keterangan :
Judul = laporan penjualan bulanan
No *2 digit*
Kode *6 digit*
Nama_barang *20 digit*
Stok *3 digit*
Sisa *3 digit*
Modal *currency*
Jual *currency*
42
Laba *currency*
Footer = Bagian_admin + Ttd
3. Surat Jalan
Nama Arus Data : Surat Jalan
Alias : SJ
Bentuk Data : Cetakan Komputer
Arus Data : Proses 2.0 Pelanggan
Penjelasan : Untuk Bukti Penyerahan Baju Olahraga
Periode : Setiap ada pelunasan Pembayaran
Sruktur Data :
Header = Nama_intansi + Alamat + Intansi + judul
+ Kode + kepada + Alamat + Telepon +
Tanggal + Kirim_ke
Keterangan :
Judul = Surat Jalan
Isi = 1 {No + Kode_Barang + Nama_Barang +
Unit + Jumlah_Barang }
Keterangan :
No *2 Digit*
Kode_Barang *30 Digit*
Nama_Barang *30 Digit*
Unit *4 Digit*
Jumlah_Barang *30 Digit*
43
Footer = Tanda_terima +
Coustomer_Service + Kasir
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Dalam spesifikasi sistem usulan ini menggunakan beberapa dokumen input
dan dokumen output.
4.5.1. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Bukti Pembayaran
Nama Dokumen : Bukti Pembayaran
Fungsi : Bukti Transaksi
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Penjualan
Bentuk : Lihat Lampiran D.1
2. Laporan Bulanan
Nama Dokumen : Laporan Bulanan
Fungsi : Laporan Kegiatan Bulanan
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Pimpinan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Rangkap
Frekuensi : Setiap Akhir Bulan
44
Bentuk : Lihat Lampiran D.2
3. Surat Jalan
Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Penyerahan Baju Olahraga
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Pelanggan
Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap Ada Penjualan
Bentuk : Lihat Lampiran D.3
4.5.2. Entity Relationship Diagram
Penggambaran proses relasi yang telah dibuat pada diagram alir data
dikembangkan kembali ke dalam bentuk entity relationship diagram, sihingga
hubungan antar entity satu dengan lainnya dapat dilihat dan melibatkan rancangan
field-field di dalam database. Berikut adalah ERD yang penulis buat utuk sistem
penjualan.
45
1. Entity Relationship Diagram
Gambar IV.3
Entity Relationship Diagram
46
2. Logical Relationship Struce
Gambar IV.4
Logical Relationship Struce
47
4.5.3. Spesifikasi File
File adalah komponen uama dari sebuah sistem komputerisiasi. File
memiliki fungsi seagai data masukan dan keluaran untuk menunjang jalannya
sisem dan pogram yang sedang dibangun.Adapun spesifikasi file tersebut adalah:
1. File Pelanggan
Nama File : File Pelanggan
Akronim : Pelanggan
Fungsi File : Melihat Data Pelanggan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 105 bytes
Kunci Field : Idpelanggan
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV. 1
Spesifikasi File Data Pelanggan
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No. Pelanggan No_PLG Text 9 Primary Key
2. Nama
Pelanggan Nm_PLG Text 30
3. Jenis Kelamin Jns_Kelamin Text 2
4. No. Handphone No_HP Text 13
5. Alamat Alamat Text 50
48
2. File Transaksi Pembayaran
Nama File : Transaksi Pembayaran
Akronim : Penjualan
Fungsi File : Untuk melakukan transaksi penjualan
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 48 bytes
Kunci Field : nopenjualan
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV. 2
Spesifikasi File Transasksi Pembayaran
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No. Transaksi
Penjualan No_PMB Text 9 Primary Key
2. No. Barang Id_BRG Text 9 Foriegen
Key
3. Nama Barang Nm_BRG Text 30
4. Tanggal Tgl Date/Time
5. Total Total Currency
6. Uang Bayar Ubay Currency
7. Uang Kembali Ukem Currency
8. Quantity QTY Currency
49
3. File Data Barang
Nama File : Data Barang
Akronim : Barang
Fungsi File : Untuk melihat data barang
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 45 bytes
Kunci Field : nobarang
Software : Microsoft Access 2010
Tabel IV. 3
Spesifikasi File Data Barang
No. Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. No. Barang Id_BRG Text 6 Primary Key
2. Nama. Barang Nm_BRG Text 9
3. Ukuran Jns_BRG Text 30
4. Harga Harga Currency
5. Stok Stok Text
4.5.4. Struktur Kode
Elemen-elemen yang dibentuk menjadi kode-kode terdapat dalam
perancangan aplikasi program. Tujuan dari pemakaian kode ini adalah untuk
mempercepat, mempermudah dalam pengambilan data dan melihat tempat
50
penyimpanan data dalam file. Adapun spesifikasi kode-kode sistem usulan ini
adalah:
1. Kode Pelanggan
X X 9 9 9 9 9 9 9
Contoh:
1 3 1 2 0 2 0 0 1
2. Kode Transaksi Penjualan
X X 9 9 9 9 9 9 9
Contoh:
1 6 1 2 0 2 0 0 1
Nomor Urut
Bulan
Tanggal
Kode Pelanggan
Nomor Urut
Bulan
Tanggal
Kode Transaksi
Penjualan
51
3. Kode Petugas
X X 9 9
Contoh:
1 3 0 1
4. Kode Barang
X X X 9 9 9
Contoh:
1 6 1 2 3 9
Nomor Urut
Kode Petugas
Nomor Urut
Jenis Barang
Kode Barang
52
4.5.5. Spesifikasi Program
Spesifikasi program sangat dibutuhkan pada sistem usulan ini. Denga
diagram HIPO programmer dapat menspesifikasikan dengan mudah program yang
akan digunakan pada sistem usulan ini. Adapun penjelasan dari program usulan
ini sebagai berikut:
Gambar IV. 3
HIPO Perancangan Penjualan
53
1. Spesifikasi Program Menu Utama
Nama Program : Menu Utama
Akronim : Menuutama.frm
Fungsi : Menampilkan Menu Master, Menu Transaksi,
Menu Laporan dan Keluar.
Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1
Proses Program :
a. Klik Menu Master untuk melihat Data Barang, Data Supplier, dan
Data Petugas.
b. Klik Menu Transaksi untuk melihat File Transaksi Penjualan.
c. Klik Menu Laporan untuk melihat dan mencetak Laporan
Penjualan.
d. Klik Keluar untuk keluar dari program, kemudian akan tampil
pesan “Keluar dari Program?”
1) Jika pilih “Yes”, maka akan keluar dari program.
2) Jika pilih “No”, maka akan tetap pada form itu.
2. Spesifikasi Program Menu Login
Nama Program : Login
Akronim : Login.frm
Fungsi : Menampilkan File Login
Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1
Proses Program :
54
a. Isi nama user dengan user pemakaian, lalu enter maka kursor akan
pindah ke password.
b. Isi password sesuai dengan password pemakai dan tekan enter
apabila user dan password benar maka akan masuk kedalam
menu utama.
c. Klik TUTUP untuk membatalkan login kemudian akan tampil
pesan “Keluar dari Program?”
1) Jika pilih “Yes”, maka akan keluar dari program.
2) Jika pilih “No”, maka akan tetap pada form itu.
3. Spesifikasi Program Menu Data Barang
Nama Program : Data Barang
Akronim : Barang.frm
Fungsi : Menampilkan File Data Barang
Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1
Proses Program :
a. Klik Menu Master, lalu klik Menu Data Barang.
b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Barang.
c. Klik Ubah untuk mengubah data yang sudah tersimpan.
d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Barang.
e. Klik Hapus untuk menghapus Data Barang.
f. Klik Cetak untu mencetak Data Barang.
g. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Barang.
55
4. Spesifikasi Program Menu Data Petugas
Nama Program : Data Petugas
Akronim : Petugas.frm
Fungsi : Menampilkan File Data Petugas
Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1
Proses Program :
a. Klik Menu Master, lalu klik Menu Data Petugas.
b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Data Petugas.
c. Klik Ubah untuk mengubah data yang sudah tersimpan.
d. Klik Simpan untuk menyimpan Data Petugas.
e. Klik Hapus untuk menghapus Data Petugas.
f. Klik Cetak untu mencetak Data Petugas.
g. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Data Petugas.
5. Spesifikasi Program Menu Transaksi Penjualan
Nama Program : Transaksi Penjualan
Akronim : Penjualan.frm
Fungsi : Menampilkan File Transaksi Penjualan
Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1
Proses Program :
a. Klik Menu Transaksi, lalu klik Menu Transaksi Penjualan.
b. Klik Tambah untuk menambah dan mengisi Transaksi Penjualan.
c. Klik Ubah untuk mengubah data yang sudah tersimpan.
56
d. Klik Simpan untuk menyimpan Transaksi Penjualan.
e. Klik Hapus untuk menghapus Transaksi Penjualan.
f. Klik Cetak untu mencetak Transaksi Penjualan.
g. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Transaksi Penjualan.
6. Spesifikasi Program Menu Laporan Penjualan
Nama Program : Laporan Penjualan
Akronim : lppenjualan.frm
Fungsi : Untuk menampilkan dan mencetak laporan
penjualan
Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0
Bentuk Tampilan : Lihat Lampiran E.1
Proses Program :
a. Klik Menu Laporan, lalu klik Menu Laporan Penjualan.
b. Isi periode laporan yang ingin di cetak.
c. Klik Lihat untuk melihat isi laporan.
d. Klik Cetak untuk mencetak laporan.
e. Klik Keluar untuk keluar dari Menu Laporan Simpanan.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
4.6.1. Umum
Sistem komputer terdiri dari tiga komponen utama, yaitu perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat manusia (brainware).
Ketiga komponen tersebut saling mendukung satu sama lain agar suatu sistem
dapat berkerja dengan kinerja yang baik.
57
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras yang dimaksud adalah seperangkat alat yang diperlukan
dalam sistem usulan sebagai berikut:
1. Processor : Pentium IV
2. RAM : 2 GB
3. Monitor : Toshiba 14”
4. Harddisk : 500 GB
5. Keyboard : 108 Keys
6. Printer : Canon Pixma MP237
7. Mouse : Standar Mouse
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak (Software) adalah komponen data processing yang berupa
program-program dan teknik-teknik lain untuk mengontrol sistem. Di dalam
sistem usulan penulis usulkan adalah menggunakan program Visual Basic
berpedoman pada keistimewaan yang dimiliki oleh program paket tersebut.
Adapun perangkat lunak yang dipergunakan dalam pembuatan tugas akhir
ini adalah:
1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate 32-bit
2. Paket Software : Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2010
4.7. Jadwal Implementasi
Implementasi adalah suatu prosedur mengenai tahap yang akan dilakukan
pada penyelesaian segala sesuatu yang dibutuhkan dalam proses implementasi
yang berupa komputerisasi sistem. Dalam proses implementasi ini dibutuhkan
58
jadwal yang berfungsi sebagai panduan atau pendoman terhadap kegiatan atau
tahapan yang harus dilakukan di dalam proses implementasi sistem tersebut.
Adapun jadwal implementasi tersebut adalah:
1. Persiapan Data Awal
Dengan mengadakan riset, maka data yang diperlukan untuk membangun
sistem baru dapat diperoleh. Kegiatan yang dilakukan antara lain
penyiapan dan perekaman data ke dalam file, kegiatan ini diperkirakan
membutuhkan waktu satu minggu.
2. Analisa
Proses mempelajari sistem yang sedang berjalan berikut permasalah yang
ada. Adapun tujuan untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk
permasalahan pada lembaga tersebut sehingga dapat dikurangi terjadinya
kesalahpahaman presepsi antara sistem yang diusulkan penulis dengan
sistem yang berjalan. Untuk menganlisa dibutuhkan waktu dua minggu.
3. Desain Sistem
Proses mendesain sistem yang akan diusulkan oleh penulis. Proses ini
dibutuhkan waktu selama satu minggu.
4. Desain Perangkat Lunak
Proses mendesain perangkat lunak yang akan digunakan dan yang
mendukung pembuatan dan berjalannya program usulan yang diajukan
penulis. Proses ini dibutuhkan waktu selama satu bulan.
59
5. Pembuatan dan Tes Program
Pembuatan berikut pengetesan program dikelompokan menjadi menu
utama dan sub menu utama program untuk pembuatan program dan
pengetesan program dibutuhkan waktu selama dua minggu.
6. Tes Sistem
Tes sistem adalah kegiatan yang bertujuan untuk melakukan uji coba
terhadap sistem secara keseluruhan dan sampai dimana sistem ini dapat
dipahami dengan baik dan benar. Tes sistem membutuhkan waktu selama
satu minggu.
7. Pelatihan
Kegiatan ini dilaksanakan untuk menjelaskan tentang perangkat lunak dan
cara pengoperasian sistem yang dipilih dilihat dari tingkat pendidikan
yang sesuai dengan posisi mereka. Kegiatan ini dibutuhkan waktu selama
satu minggu.
8. Pembuatan Buku Petunjuk
Pembuatan buku ini berguna dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan
agar pengguna sistem dapat mempelajari prosedur sistem secara
menyeluruh. Dalam pembuatan buku ini membutuhkan waktu dua minggu.
9. Evaluasi dan Operasional
Setelah semua tahap berjalan lancar dan sepenuhnya layak diterapkan,
maka sistem usulan tersebut mulai dapat dijalankan. Apakah sistem usulan
ini sesuai dengan kebutuhan operasional yang ada atau tidak, serta
dibutuhkan waktu selama satu minggu untuk menjalankannya. Untuk lebih
60
jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas
dapat dilihat pada gambar jadwal implementasi berikut ini:
Tabel IV.4
Jadwal Implementasi
No. KEGIATAN
WAKTU
BULAN I BULAN II BULAN III
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Persiapan data awal
2. Analisa
3. Desain Sistem
4. Desain Perangkat Lunak
5. Pembuatan dan Tes Program
6. Tes Sistem
7. Pelatihan
8. Pembuatan Buku Petunjuk
9. Evaluasi dan Operasional
top related