bab 3 perumusan objek penelitian 3.1 latar belakangthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2006-2-00961-si-bab...
Post on 18-Mar-2019
222 Views
Preview:
TRANSCRIPT
32
BAB 3
PERUMUSAN OBJEK PENELITIAN
3.1 Latar Belakang
PT. Dirgaputra Ekapratama berdiri pada tanggal 1 Agustus 1994, didirikan oleh
Bapak Wiranto Nurhadi dan Liem Thian Pieng. Bentuk usahanya adalah sales
distribution, yaitu sebagai distributor yang menjual atau memasarkan produk suku
cadang otomotif bagi grosir, retailer (pengecer), bengkel, perusahaan angkutan umum
(mulai dari bis, truk maupun taksi). Pada waktu berdiri, kantor berada pada jalan
Nusantara Timur blok D/45 Sunter, jumlah karyawannya pada saat itu hanya berjumlah
25 orang. Pada awalnya PT Dirgaputra Ekapratama ini hanya memasarkan produk dari
grup sendiri saja, produk-produk tersebut antara lain : brake lining (kampas rem) dengan
merk RCA, NTB, IBK, dan Jurid, kemudian juga ada brake shoe and pad dengan merk
kashiyama. Selain memasarkan produk rem, mereka juga menjual atau memasarkan
cluth liming dan juga memasarkan produk dari perusahaan lain serta spare part mobil.
Pada tahun yang kedua, perusahaan ini mendirikan cabang di Bandung dan
Surabaya. Selanjutnya seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan ini juga
memperluas usahanya diluar pulau Jawa, yaitu meliputi : Medan, Pekan Baru, Padang,
Samarinda, Bali, dan Ujung Pandang serta adanya peningkatan jumlah karyawan
perusahaan menjadi 325 orang untuk pusat dan cabang. Perusahaan ini memperluas
usahanya dengan mendirikan dealer-dealer di Banjarmasin, Pontianak, Palu, dan
Manado. Pada tahun 2000, perusahaan pindah tempat ke kawasan industri Pulo Gadung.
Produk-produk yang ditawarkan dari dalam grup juga makin bervariasi, seperti : brake
33
shoe and pad motor dengan merk IBK, serta gasket untuk mesin. Sedangkan untuk
produk yang ditawarkan dari luar grup adalah clutch disc dengan merk Daikin, accu
(Panasonic), dan engine mounting. Perusahaan ini sebelumnya telah memiliki
infrastruktur sistem informasi, yaitu menggunakan Delphi 2. Sistem informasi yang akan
digunakan adalah Delphi 7, modulnya mencakup : penjualan, akunting, piutang, utang,
inventori, dan pembelian. Sistem yang digunakan masih belum online, sehingga kantor
cabang mengirimkan datanya ke kantor pusat melalui fax ataupun email yang dilakukan
setiap hari kerja.
3.1.1 Visi Perusahaan
Visi dari PT. Dirgaputra Ekapratama adalah: ”Menjadi perusahaan distributor
suku cadang otomotif motor dan mobil terbesar di Indonesia.”
3.1.2 Misi Perusahaan
Misi dari PT. Dirgaputra Ekapratama adalah: “Memperluas jaringan kerja dan
relasi untuk seluruh wilayah Indonesia dan mengutamakan kepuasan pelanggan untuk
menciptakan brand loyalty.”
3.1.3 Strategi Perusahaan
Tujuan strategis dari PT. Dirgaputra Ekapratama adalah untuk meningkatkan
volume penjualan, mengoptimalkan pemasaran dan memperbesar skala usaha dari
perusahaan, untuk itu perusahaan ini memiliki strategi sebagai berikut:
• Mengembangkan jaringan distribusi dengan memiliki minimal satu cabang,
atau satu dealer dalam satu provinsi.
• Mendirikan depo (gudang besar) di Jakarta dan Surabaya. Depo di Jakarta
untuk memenuhi distribusi wilayah Jabotabek, Jawa Barat, dan Sumatra.
34
Depo di Surabaya untuk memenuhi distribusi wilayah Jawa Tengah, Jawa
Timur, Kalimantan, Sulawesi, dan Irian Jaya.
• Memasarkan produk-produk yang berkualitas baik dan dengan harga yang
kompetitif.
• Penambahan kelengkapan produk range dari produk yang dipasarkan dengan
produk-produk yang berkualitas, baik dari lokal maupun import secara
berkesinambungan.
• Memiliki sales force yang mampu memasarkan dengan baik seluruh produk
yang dipasarkan.
• Memiliki armada pengiriman yang mampu mendukung dari sistem
pemasaran yang dijalankan.
• Membangun sistem informasi yang dapat mendukung pengembangan usaha
perusahaan.
• Memiliki sistem akuntansi dan keuangan yang baik dan akurat.
• Melakukan training tenaga kerja secara rutin untuk meningkatkan
kemampuan tenaga kerja yang dimiliki.
3.1.4 Rencana Strategi Sistem Informasi Perusahaan
Rencana strategi sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan PT Dirgaputra
Ekapratama dalam persaingan bisnis, yaitu :
• Menghadirkan informasi yang akurat dan cepat sehingga dapat mendukung Top
Management dalam proses pengambilan keputusan
• Membantu mengontrol jalannya sistem dan prosedur yang ada sehingga
meminimalkan terjadinya penyimpangan-penyimpangan
35
• Mengembangkan sistem dan prosedur serta proses pengambilan keputusan
dengan baik maka diharapkan dapat meningkatkan pendapatan dan mengontrol
biaya.
3.1.5 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi merupakan persyaratan mutlak yang harus dimiliki oleh suatu
perusahaan karena struktur organisasi merupakan alat manajemen yang dibutuhkan oleh
perusahaan agar segala tugas dan wewenang setiap orang yang terlibat dalam perusahaan
tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Selain itu fungsi struktur organisasi adalah untuk menjelaskan spesifikasi dan
spesialisasi kerja serta menunjukan tugas setiap unit kerja. Dengan demikian struktur
organisasi ini mengandung unsur-unsur pembagian wewenang, tanggung jawab,
pelaporan tugas, arus informasi, dan pengawasan di dalam suatu organisasi. Struktur
organisasi PT. Dirgaputra Ekapratama Jakarta maupun kantor cabang lainnya disusun
berdasarkan kebutuhan dan situasi perusahaan.
Dan struktur organisasi PT. Dirgaputra Ekapratama dapat dilihat pada gambar
3.1 dibawah ini
36
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.6 Tanggung Jawab dan Wewenang Setiap Divisi
Setiap bagian dari perusahaan memiliki tanggung jawab dan tugas masing-
masing. Bagian utama struktur organisasi meliputi board of comisioner, board of
director, accounting and finance departement, HRD, supporting division head, internal
audit, operational divison head, IT departement head. Tujuannya memberikan
penjelasan dan sebagai landasan untuk menentukan wewenang dari tiap-tiap bagian serta
37
pedoman dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Selain itu dapat membantu
pimpinan perusahaan dalam melakukan pencarian, penempatan, dan pelatihan pegawai.
Board of commisioner
1. Bertanggung jawab kepada pemegang saham dan berwenang mengawasi
tindakan atau pekerjaan yang dilakukan oleh direksi.
2. Menelaah, menilai, menyetujui rencana kerja yang yang diajukan oleh direksi
untuk satu tahun buku tertentu.
3. Memeriksa dan menyetujui neraca serta perhitungan laba rugi tahunan yang
diajukan oleh direksi untuk kemudian diteruskan kepada rapat umum pemegang
saham guna mendapat pengesahannya.
4. Menyelenggarakan rapat umum luar biasa para pemegang saham dalam hal para
komisaris memberhentikan anggota direksi untuk sementara waktu. Jika anggota
direksi bertindak bertentangan dengan anggaran dasar atau melalaikan
kewajiban.
5. Memberikan persetujuan atau penolakan atas langkah-langkah yang diambil oleh
direksi dalam hal sebagai berikut:
a. Untuk membeli atau menjual barang-barang tetap kepunyaan perusahaan.
b. Untuk mengadaikan atau mempertanggungkan barang-barang tetap milik
perusahaan.
c. Untuk mengikat perusahaan sebagai penjamin bagi orang atau badan
hukum lain.
d. Meminjam atau meminjamkan uang atas nama perusahaan.
6. Melaksanakan tugas-tugas tambahan lainnya yang ditetapkan oleh rapat umum
pemegang saham.
38
Board of director
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan manajemen perusahaan serta atas
pengkoordinasian, pengarahan dan pengawasan dari seluruh kegiatan perusahaan
dalam usaha mencapai tujuan sebagaimana ditetapkan dalam anggaran dasar.
2. Menyusun dan merumuskan kebijaksanaan umum perusahaan dan rencana kerja
perusahaan.
3. Memberikan pertanggungjawaban dan segala keterangan tentang keadaan dan
jalannya perusahaan, berupa laporan kegiatan perusahaan, berupa laporan
kegiatan perusahaan.
4. Mewakili perusahaan di dalam hubungan dengan instansi-instansi pemerintah
maupun swasta dan badan-badan lainnya ataupun dalam masyarakat.
5. Mengatur dan menentukan tugas serta tanggung jawab bawahannya pada
jabatannya masing-masing serta mengadakan koordinasi dan kontrol terhadap
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan bawahan dengan dasar-dasar yang telah
ditentukan perusahaan.
6. Menetapkan besarnya gaji dan tunjangan yang akan dibayarkan kepada berbagai
pejabat dan pegawai perusahaan.
7. Mengatur dan menetapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam
memelihara dan meningkatkan kesejahteraan pegawai.
Accounting and Finance Departement
1. Bertanggung jawab atas pengkoordinasian, pengarahan, penyelenggaraan dan
pengawasan terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan administrasi dan keuangan.
39
2. Membantu direktur dalam menyusun sistem dan prosedur akuntansi berdasarkan
prinsip pengendalian intern terutama pemisahan fungsi, pengurusan, pencatatan,
penyimpanan, dan pengawasan.
3. Mengawasi serta memastikan bahwa sistem dan prosedur akuntasi dijalankan
sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.
4. Bertanggung jawab atas penyimpanan serta pengeluaran uang, giro, dan cek
perusahaan.
5. Bertanggung jawab atas pembukuan dan pengarsipan bukti-bukti atau dokumen
perusahaan sehubungan dengan transaksi yang dilakukan perusahaan.
6. Memonitor hutang piutang kepada konsumen dan supplier perusahaan.
7. Menganalisa, menilai, dan mengevaluasi laporan-laporan berkala yang dibuat
oleh bagian-bagian yang berada dibawah pengawasannya.
Human Resource Departement and General Affair
1. Bertanggung jawab dan menjaga atas terlaksananya ketertiban, keamanan, dan
kebersihan di lingkungan perusahaan.
2. Menciptakan suasana kerja yang menarik dan sehat dengan jalan memelihara
hubungan kerja yang harmonis di antara para karyawan.
3. Mempromosikan karyawan yang mempunyai prestasi yang menonjol pada
jabatan yang lebih tinggi dari jabatan sebelumnya.
4. Mengarsip semua data yang berkaitan dengan kepegawaian dan data pribadi
karyawan serta mengarsip catatan inventaris yang dimiliki perusahaan.
5. Mengatur penyelenggaraan administrasi gaji dengan baik serta mengawasi
pembayaran gaji dan tunjangan pegawai.
40
Supporting Division Head
1. Bertanggung jawab secara langsung atas pemeliharaan dan keamanan (kuatintas
dan kualitas) barang dagangan di dalam gudang.
2. Menjaga tata tertib administrasi gudang maupun kebersihan dan penataan barang
dalam gudang serta mengawasi administrasi dan pengarsipan stok barang.
3. Bertanggung jawab dan mengawasi proses pengiriman barang dari gudang
sampai customer atau dealer.
4. Mencatat atau mengadministrasikan keluar masuknya barang dalam gudang dan
setiap akhir periode (secara berkala) dicocokan dengan stok menurut komputer
dan jumlah fisiknya.
5. Bertanggung jawab terhadap pengembangan produk-produk baru.
Internal Audit
1. Memeriksa kebenaran laporan keuangan dan pembukuan di seluruh cabang dan
kantor pusat.
2. Mengaudit pelaksanaan SOP perusahaan.
Operational Divison Head
1. Bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pelaksanaan produk, khususnya
dalam mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.
2. Mengevaluasi tingkah laku penjualan tiap jenis barang dagangan, untuk
mengetahui tingkat perputaran barang, sehingga dapat digunakan sebagai dasar
pengadaan barang serta pencapaian target penjualan tiap produk.
3. Membina hubungan kerja sama yang baik dengan semua toko atau konsumen
serta mengkoordinir jaringan pemasaran di wilayah masing-masing dengan baik.
41
4. Merencanakan target penjualan tiap toko atau konsumen serta berusaha
meningkatkan omset penjualan tiap produk dengan kestabilan harga dan
promosi.
5. Membuat analisa mengenai situasi dan prospek pasar, pesaing untuk setiap
produk dan setiap area atau wilayah penjualan, sehingga dapat diambil langkah-
langkah penjualan masa berikutnya.
IT Departement Head
1. Bertanggung jawab terhadap kelancaran jalannya sistem komputerisasi
perusahaan.
2. Bertanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan pengembangan atau
proyek sistem yang ada di dalam perusahaan.
3. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan, perawatan, dan pengadaan hardware,
software serta jaringan yang ada di dalam perusahaan.
3.2 Proses Bisnis Perusahaan
Bisnis yang dijalankan oleh PT. Dirgaputra Ekapratama adalah sales distribution
untuk spare part kendaraan bermotor, seperti: motor, mobil, bus, dan truk. Proses
bisnisnya melibatkan beberapa bagian, yaitu bagian gudang, sales counter, fakturist, dan,
akunting.
Untuk penjualan proses transaksinya dimulai dari bagian sales counter . Sales
counter bertugas menerima order dari konsumen atau dealer, kemudian dibuat surat
pesanan. Setelah itu mereka memeriksa kredit dan mengecek stok barang. Jika barang
ada maka akan dibuat surat jalan dan faktur rangkap empat. Kemudian bagian ini
meminta otorisasi kepada yang berwenang untuk distribusikan. Pada bagian gudang
faktur dan surat jalan diterima lalu mereka menyiapkan barang. Lalu faktur dan surat
42
jalan dicatat dalam kartu stok dan barang dikirimkan ke konsumen. Setelah konsumen
menerima barang minta kembali surat jalan dan faktur yang telah ditanda tangani dan
dirangkap untuk diserahkan kepada sales counter. Setelah diperiksa maka akan
diserahkan kepada bagian fakturist untuk melakukan proses penagihan dan pengecekan.
Bagian akunting setiap bulannya juga menerima rangkap faktur untuk membuat laporan
keuangan.
Gambar 3.2 Proses Penjualan
Untuk transaksi pembelian bagian counter mengecek apakah persediaan barang
sudah menipis, jika persediaan barang menipis atau habis maka atas perintah atau
43
persetujuan pihak yang berwenang akan membuat order pembelian kepada supplier.
Supplier akan membuat surat jalan untuk pengiriman barang dan diserahkan kepada
bagian gudang. Kemudian bagian gudang melakukan pengecekan apakah surat jalan dan
barang yang diterima sesuai. Lalu bagian gudang membuat laporan barang masuk yang
akan diberikan atau disebarkan kepada bagian counter dan akunting untuk melakukan
pencocokan order pembelian dengan laporan barang yang masuk. Sedangkan bagian
gudang laporan barang masuk untuk dicatat dalam kartu stok dan sebagai arsip bukti
penerimaan barang dan surat jalan.
Gambar 3.3 Proses Pembelian
44
3.3 Analisis Value Chain
Value chain terdiri dari dua kegiatan, yaitu kegiatan utama dan kegiatan
penunjang. Pada kegiatan utama digambarkan kegiatan pemrosesan dari awal sampai
dengan penjualan dan pemasaran produk serta jasa.
Kegiatan utama perusahaan ini meliputi :
• Inbound logistic, perusahaan melakukan proses pembelian stok produk,
penerimaan, penyimpanan produk dari pemasok berupa order pembelian produk
dari pemasok yang kemudian dilakukan pengecekan surat jalan dengan jumlah
barang yang masuk atau diterima serta melakukan penyediaan perlengkapan dan
peralatan operasional.
• Operation, dalam kegiatan ini perusahaan melakukan pengecekan persediaan
produk yang ada digudang, memperhitungkan jadwal pengiriman dengan
melakukan sinkronsasi jadwal dengan pihak pemasok agar dapat menyediakan
barang secara tepat waktu serta kepuasan pelanggan dapat terpenuhi, dan
melakukan pencatatan transaksi.
• Outbound logistic, dalam kegiatan ini perusahaan melakukan pengiriman
pesanan pelanggan sesuai jadwal, membuat faktur, dan melakukan pencatatan
transaksi penjualan.
• Marketing and sales, dalam kegiatan ini perusahaan melakukan market survey
atau research untuk mengetahui trend pasar. Selain itu, kegiatan yang dilakukan
adalah melakukan sales forecasting (perkiraan penjualan) termasuk menganalisa
kebutuhan konsumen, promosi produk baru, memberikan produk knowledge,
45
pemberian reward atau hadiah kepada konsumen, dan mencari calon pelanggan
baru.
• Service, dalam kegiatan ini perusahaan membina komunikasi dengan para
pelanggan, menanggani setiap respon ataupun keluhan pelanggan, memberikan
konsultasi kepada pelanggan mengenai spesifikasi produk.
Sedangkan kegiatan penunjang dalam perusahaan, merupakan bagian yang
memungkinkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis sepanjang waktu dan
menambah nilai secara tidak langsung, yang meliputi:
• Infrastructure, infrastruktur yang ada dalam perusahaan, yaitu :
o Memiliki tenaga pemasaran yang tangguh.
o Didukung oleh staf yang handal.
o Gudang depo (gudang utama) di Jakarta dan Surabaya.
o Armada pengiriman yang memadai.
o Sistem Informasi.
• Technology Development, perusahaan ini dalam mengembangkan teknologi
melakukan perencanaan sistem, analisis kebutuhan, mendesain sistem dan
prosesnya.
• Human Resource, sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan adalah:
o Staf Marketing (pemasaran)
o Staf TI (teknologi informasi)
o Staf Akunting
o Staf Finance (keuangan)
o Staf HRD (personalia)
46
o Staf Warehouse (gudang)
Selain memiliki sumber daya manusia yang lengkap, untuk menjaga konsistensi
dari kualitasnya perusahaan melakukan perekrutan yang sangat selektif, dan
pengembangan melalui training bagi karyawan secara berkala.
• Procurement, perusahaan melakukan pembelian kebutuhan hardware, software,
serta perlengkapan alat tulis kantor (kertas, tinta printer, dan alat tulis lainnya ).
.
Gambar 3.4 Value Chain
3.4 Sistem Yang Sedang Dijalankan
Sistem yang sedang dijalankan PT. Dirgaputra Ekapratama dikembangkan pada
tahun 1997, yang dilakukan oleh departemen IT. Sistem ini menggunakan operating
sistem Novel 4.12 (Under DOS), language program Delphi 2, database paradox,
47
menggunakan report dari Delphi 2 yaitu Quick Report. Sistem ini mempunyai beberapa
modul yaitu:
1. Modul pembelian.
2. Modul persediaan.
3. Modul penjualan.
4. Modul piutang.
5. Modul utang.
6. Modul akutansi.
Sistem ini dirasa sudah tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis, dikarenakan database
tidak stabil sehingga jika kita lagi melakukan input data dan komputer error atau mati
lampu, maka sebagian data tersimpan dan yang lainnya tidak tersimpan. Selain itu
proses sistemnya yang lambat.
3.5 Sistem Yang Akan Diimplementasikan
Sistem ini bernama DSI (Distributed System Intergrated) yang akan
diimplementasikan pada tahun 2006 dan dikembangkan oleh bagian IT dari hasil analisis
bersama dengan bagian non IT. Sistem ini menggunakan operating sistem Window
Server 2003, Window XP Pro, language program Delphi 7, database SQL Server 2000,
dan Crystal Report 10. Sistem ini terdiri dari beberapa modul yaitu:
1. Modul pembelian yang terdiri dari beberapa menu, yaitu:
• Transaksi
o Order pembelian
o Retur pembelian
o Faktur pembelian
o Forecasting, terdiri dari 2 bagian yaitu fixed dan additional order.
48
• Laporan
o Pembelian, terdiri dari 2 bagian per faktur, dan per merk
o Retur pembelian
o Rekap
o Realisasi order pembelian
2. Modul persediaan yang terdiri dari beberapa menu, yaitu:
• Transaksi
o Barang masuk atau LBM (Laporan Barang Masuk)
o Mutasi gudang
o Mutasi barang ke Jakarta operation
o Mutasi barang dari Jakarta operation
o Berita Acara Serah Terima Barang
o Picking List
• Proses
o Posting persediaan
o Transfer data Depo (gudang utama)
• Laporan
o Posisi Stok
o Barang masuk atau LBM (Laporan Barang Masuk)
o Barang masuk atau LBM (Laporan Barang Masuk) per merk
o Delivery Perfomance
o Rekap
49
3. Modul penjualan.
• Transaksi
o Order penjualan
o Faktur penjualan komersial
o Faktur non komersial
o Surat jalan
o Retur penjualan
o Claim penjualan
• Laporan
o Penjualan komersial, terdiri dari 3 bagian yaitu per merk, per
customer, dan per area customer.
o Penjualan non komersial, terdiri dari 3 bagian yaitu per faktur non
komersial, per merk, dan per customer
o Surat jalan
o Outstanding surat jalan
o Retur penjualan
o Klaim penjualan
o Rekap
o Realisasi order penjualan
4. Modul piutang yang terdiri dari beberapa menu, yaitu:
• Transaksi
o Penerimaan piutang
o Penerimaan bank
50
o Penyetoran bank
o Penerimaan kas
o Penolakan cek/giro
o Nota debet
o Nota kredit
o Penagihan
o Discont voucher
o Uang muka
• Proses
o Tutup nota
• Laporan
o Kartu piutang
o Umur piutang
o Cek/ giro
o Pajak
5. Modul hutang yang terdiri dari beberapa menu, yaitu:
• Transaksi
o Pembayaran hutang
o Pengeluaran kas
o Pengeluaran bank
o Nota debet
o Nota kredit
51
• Laporan
o Kartu hutang
o Posisi hutang
o Outstanding hutang
o Umur hutang, terdiri dari 2 :bagian umur hutang total, dan per faktur
o Nota debet
o Nota kredit
o Pajak pembelian per tanggal
6. Modul akuntansi yang terdiri dari beberapa menu, yaitu:
• Transaksi
o Jurnal umum
o Jurnal penyesuaian
o Jurnal koreksi hutang atau piutang
• Laporan
o Jurnal, dibagi menjadi 2 bagian yaitu per jenis transaksi, dan per
tanggal transaksi.
o Buku besar, dibagi menjadi 2 bagian yaitu ledger, dan sub ledger
o Neraca percobaan
o Neraca
o Laba atau rugi.
52
3.6 Corporate Value
Dalam suatu perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk
menjalankan bisnisnya, tentu memiliki dua domain yang menjadi acuan untuk
perkembangan bisnisnya. Dua domain yang dimaksud disini adalah domain bisnis
(return on investment, strategic match, competitive advantage, management information
support, competitive response, dan project or organizational risk) dan domain teknologi
(strategic IS architecture, definitional uncertainty, technical uncertainty, dan IS
infrastructure risk). Dari domain bisnis perusahaan dapat menghitung manfaat-manfaat
tangible, sedangkan dari domain teknologi dapat dihitung manfaat-manfaat intangible.
Dalam kerangka kerja Information Economics perlu dilakukan pembobotan atas
corporate value yang digunakan untuk menilai kekuatan nilai yang relatif dalam
investasi teknologi informasi. Pembobotan ini disesuaikan dengan tingkat kesehatan
organisasi dalam menghasilkan keuntungan dan kekuatan dalam berkompetisi dan
tingkat dukungan sistem informasi terhadap organisasi sekarang ini. Kriteria ini akan
mempengaruhi pola pandang orang terhadap nilai dan resiko tersebut. Jika ini diterapkan
pada PT. Dirgaputra Ekapratama, maka PT. Dirgaputra Ekapratama berada pada kuadran
B yaitu strategic, karena PT. Dirgaputra Ekapratama mempunyai dasar bisnis yang kuat,
itu terlihat dari beberapa produknya merupakan nomor satu dikelasnya dan mendapat
dukungan komputer yang kuat, itu terlihat dari pertama kali PT. Dirgaputra Ekapratama
didirikan sudah didukung dengan sistem informasi dengan menggunakan Fox Pro,
kemudian perusahaan melakukan pengembangan lagi, yaitu menggunakan Delphi 2.
53
Gambar 3.5 Corporate Value Pada PT. Dirgaputra Ekapratama
3.6.1 Faktor Domain Bisnis
Pengkajian faktor-faktor domain bisnis adalah sebagai berikut:
1. Faktor ROI memperoleh nilai tinggi dan diberi bobot + 4, karena manajemen
organisasi memandang faktor ini penting dalam mengetahui layaknya investasi
teknologi informasi yang diinvestasikan.
2. Faktor Strategic Match memiliki nilai tinggi dan diberi bobot + 4, karena proyek
ini sangat membantu dalam menganalisa penjualan, memonitor stock secara
akurat dan mempermudah dalam penyelesaian laporan keuangan sehingga
memiliki peranan penting dan secara langsung mencapai sebagian tujuan
strategis perusahaan.
3. Faktor Competitive Advantage memiliki nilai sedang dan diberi bobot + 3,
karena proyek ini menyediakan sedikit akses keluar untuk supplier dan
54
memberikan kontribusi yang cukup dalam meningkatkan posisi kompetitif
perusahaan.
4. Faktor Management Information memiliki nilai yang tinggi dan diberi bobot + 5,
karena penting untuk menyediakan informasi manajemen untuk kegiatan unit
perusahaan di masa sekarang.
5. Faktor Competitive Response memiliki nilai yang tinggi dan diberi bobot + 4,
karena perusahaan akan kehilangan kesempatan kompetitif jika menunda proyek
ini.
6. Faktor Project or Organization Risk memiliki nilai yang rendah dan diberi bobot
0, karena perusahaan memiliki perencanaan, dokumentasi maupun time table
proyek yang telah terformulasi dengan baik.
3.6.2 Faktor Domain Teknologi
Pengkajian faktor-faktor domain teknologi adalah sebagai berikut:
1. Faktor Strategic IS Architecture memiliki nilai yang tinggi dan diberi bobot + 4,
karena proyek ini merupakan bagian dari perencanaan strategis informasi,
memiliki pay off yang tinggi dan bukan merupakan prasyarat proyek lain.
2. Faktor Definitional Uncertainity memiliki nilai yang rendah dan diberi bobot
- 1, karena proyek ini memiliki spesifikasi dan persyaratan cukup jelas dan
memiliki perubahan tidak rutin hanya sesuai kebutuhan saja.
3. Faktor Technical Uncertainty memiliki nilai yang sedang dan diberi bobot - 2,
karena proyek ini membutuhkan beberapa ketrampilan baru bagi staf dan
manajemen, menggunakan piranti lunak standard dengan pemograman yang
komplek, dan piranti lunak aplikasi yang digunakan membutuhkan rancangan
dan pemrograman yang rumit.
55
4. Faktor IS Infrastructure Risk memiliki nilai yang tinggi dan diberi bobot - 4,
karena proyek ini memerlukan perubahan yang cukup pada berbagai area dan
investasi yang cukup besar.
Hasil domain bisnis dan domain teknologi yang di atas diperoleh bedasarkan
wawancara terhadap direktur perusahaan yang disesuaikan dengan kondisi line of
business terhadap peranan penerapan teknologi informasi dalam perusahaan. Bobot yang
terdapat pada domain bisnis dan domain teknologi akan dimasukan ke dalam
information economics scorecard, yang akan dijelaskan lebih lanjut pada bab 4 .
3.7 Identifikasi Manfaat
Tujuan dari Information Economics adalah melakukan justifikasi manfaat dari
investasi Teknologi Informasi agar diketahui secara jelas dampak ekonomisnya terhadap
organisasi. Manfaat yang dijustifikasi bukan hanya yang bersifat tangible saja tetapi juga
intangible.
Di bawah ini disajikan manfaat yang berhasil diidentifikasi dari aplikasi DSI
yang akan diterapkan oleh PT. Dirgaputra Ekapratama. Manfaat ini dikelompokkan
sesuai IT benefit matrik yang dikemukakan oleh Remenyi.
3.7.1 Manfaat Tangible Measurable
Manfaat ini membawa dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan dan
dampak tersebut dapat diukur secara objektif.
3.7.1.1 Pengurangan Biaya Kertas dan Tinta
Sistem yang baru ini dapat memberikan informasi ke departemen yang
membutuhkan dengan cara menampilkan ke layar monitor sesuai dengan kriteria yang
dibutuhkan, sehingga penggunaan kertas dan tinta untuk mencetak laporan dapat
dikurangi.
56
3.7.1.2 Pengurangan Biaya Foto Copy
Sistem yang baru ini dapat memberikan informasi ke departemen yang
membutuhkan dengan cara menampilkan ke layar monitor, sehingga dokumen yang
sama yang seharusnya di foto copy untuk disebarkan ke beberapa bagian tidak perlu di
foto copy lagi, otomatis biaya foto copy dapat ditekan.
3.7.1.3 Pengurangan Biaya Telepon dan Fax
Sistem yang baru ini dapat memberikan informasi untuk barang-barang yang
perlu diorder ke supplier yang dapat dengan mudah dipindahkan ke media lain (Excel,
word, dan lain-lain) dan dapat dikirimkan ke supplier lewat E-mail, sehingga biaya
telepon dan fax untuk order ke supplier dapat ditekan.
3.7.2 Manfaat Tangible Unmeasurable
Manfaat ini membawa dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan tetapi
sulit diukur secara langsung.
3.7.2.1 Proses Piutang Yang Baik
Sistem ini dapat menyimpan semua data penjualan, piutang, pembayaran yang
dilakukan oleh pelanggan secara tepat dan akurat. Sistem ini juga memberikan
pembatasan pada saat melakukan transaksi penjualan dengan kredit limit dan overdue.
Dengan demikian akan berdampak pada pengurangan jumlah piutang tak tertagih.
3.7.2.2 Proses Perputaran Persediaan Yang Baik
Sistem ini menyediakan informasi yang tepat tentang volume penjualan dan
volume persediaan, sehingga sistem ini dapat membuat peramalan atau forecasting,
otomatis tidak akan ada persediaan yang menumpuk di gudang sehingga akan
berdampak pengurangan biaya persediaan.
57
3.7.3 Manfaat Intangible Measurable
Manfaat ini dapat diukur tetapi dampaknya tidak secara langsung dapat
mempengaruhi profitabilitas perusahaan.
3.7.3.1 Data dan Informasi Yang Tersedia Terhubung Antar Departemen
Dengan adanya sistem yang terintegrasi menyebabkan data dan informasi
terhubung antar departemen, otomatis karyawan setiap departemen tidak perlu
memasukkan data yang sama berulang-ulang cukup salah satu departemen saja sehingga
pekerjaan yang ada dapat lebih cepat dikerjakan, otomatis akan mengurangi biaya
lembur karyawan.
3.7.3.2 Proses Pemesanan Barang dan Delivery Yang Cepat
Sistem ini dapat menyediakan informasi persediaan barang, harga, potongan
harga dan informasi yang lain untuk pelanggan secara cepat, dan dapat langsung
membuat delivery order dan faktur komersial, sehingga barang yang dibutuhkan bisa
cepat sampai ke tangan pelanggan dan berakibat mengurangi resiko pembatalan pesanan
dari pelanggan.
3.7.4 Manfaat Intangible Unmeasurable
Manfaat yang sulit diukur dan dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi
profitabilitas perusahaan.
3.7.4.1 Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Dengan adanya informasi yang tepat tentang apa yang dibutuhkan oleh
pelanggan dan proses pemesanan barang dan delivery yang cepat akan menyebabkan
barang yang dibutuhkan cepat sampai ke tangan pelanggan, sehingga akan
meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan.
58
3.7.4.2 Meningkatkan Keunggulan Kompetitif Perusahaan
Dengan adanya sistem yang terintegrasi menyebabkan data yang dimasukkan ke
dalam sistem dapat langsung tersebar ke bagian yang memerlukan, sehingga akan
menyebabkan penyajian laporan menjadi cepat dan akurat maka pihak eksekutif dapat
dengan cepat mengambil keputusan sehingga berdampak pada peningkatan keunggulan
kompetitif perusahaan.
top related