analisis swot

1

ANALISIS SWOT

2

Apakah Analisis SWOT ?Apakah Analisis SWOT ?

• Analisis lingkungan internal (institusi): - Strengths dan Weaknesses

• Analisis lingkungan eksternal : - Opportunities dan Threats

• Kajian untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan institusi, serta untuk mengetahui peluang yang bisa diraih dan ancaman yang harus diatasi oleh institusi dalam rangka penyusunan perencanaan ke depan.

3

Apa manfaat Analisis SWOT ?

Untuk pengembangan :Untuk pengembangan :

- Karir (pribadi)- Karir (pribadi)

- Institusi/perusahaan- Institusi/perusahaan

- Organisasi (swasta, bisnis, politik etc)- Organisasi (swasta, bisnis, politik etc)

sehingga tercapai kondisi yang diinginkan secara sehingga tercapai kondisi yang diinginkan secara efisienefisien..

• Kekuatan: Apa keuntungan (misalnya, talency, keterampilan, pendidikan atau koneksi) yang Anda miliki bahwa orang lain tidak punya? Apa yang Anda lakukan lebih baik daripada orang lain? Apa sumber daya pribadi yang Anda memiliki akses ke? Apa yang orang lain (dan atasan Anda khususnya) melihat sebagai kekuatan Anda?

• Kelemahan: Apa yang dapat Anda memperbaikinya? Apa yang harus Anda hindari? Hal-hal apa adalah orang-orang di sekitar Anda cenderung melihat sebagai kelemahan?

4

• Opportunities:

Mana peluang yang baik menghadap Anda?Apa tren menarik yang Anda ketahui?Berguna peluang bisa datang dari hal-hal seperti:Perubahan dalam teknologi, pasar dan perusahaan Anda, baik dalam skala luas dan sempit;Perubahan dalam kebijakan pemerintah yang terkait dengan bidang Anda;Perubahan dalam pola sosial, profil populasi, perubahan gaya hidup, dll; atauLocal Events

5

• Ancaman:Apa hambatan yang Anda hadapi?Apa adalah orang-orang di sekitar Anda lakukan?Apakah pekerjaan Anda (atau permintaan untuk hal-hal yang Anda lakukan) berubah?Apakah perubahan teknologi mengancam posisi Anda?Mungkin semua kelemahan Anda serius mengancam Anda?

6

7

ORGANISASIkekuatan

kelemahan

ANCAMAN

PELUANG

SW

OT

SWOT

Diagram situasi yang dihadapi organisasi

8

Strengths

What are strengths ? resources and capabilities that can be

used as a basis for developing a competitive advantage. Examples include : - managerial skills, staff education, good services– assets, internet, drug patents– strong and well-known brand names (hospitals)– good reputation among customers (patients)– cost advantages from proprietary know-how– exclusive access to high grade natural resources– favorable access to distribution networks

• Apakah yang dimaksud dengan kekuatan?sumber daya dan kemampuan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan keunggulan kompetitif.

• Contohnya termasuk:- Keterampilan manajerial, staf pendidikan, pelayanan yang baikaset, internet, obat patenkuat dan terkenal nama-nama merek (rumah sakit)reputasi yang baik di antara para pelanggan (pasien)keuntungan dari biaya kepemilikan know-howeksklusif akses ke sumber daya alam kelas tinggimenguntungkan akses ke jaringan distribusi

9

10

Weaknesses

• Absence of certain strengths may be viewed as a weakness.

• For example :– lack of skills, knowledge (education), services– lack of drug patent protection, rules protection of MOH– a weak brand name, hospital– poor reputation among customers (patients)– high cost structure, services– lack of access to the best natural resources, internet– lack of access to key distribution channels

• Tidak adanya kekuatan tertentu dapat dilihat sebagai suatu kelemahan.

Contoh:kurangnya keterampilan, pengetahuan (pendidikan), jasakurangnya perlindungan paten obat, aturan perlindungan Depkesnama merek yang lemah, rumah sakitreputasi buruk di antara para pelanggan (pasien)struktur biaya tinggi, layanankurangnya akses ke sumber daya alam yang terbaik, internetkurangnya akses ke saluran distribusi utama

11

12

OpportunitiesOpportunities

• new opportunities for profit and growth (from external environmental analysis)

• Some examples include:– flu seasons, life style– an unfulfilled customer (patient) need– arrival of new technologies, instruments– loosening of regulations– removal of international trade barriers (AFTA)

• peluang baru untuk keuntungan dan pertumbuhan (dari analisis lingkungan eksternal)

• Beberapa contoh termasuk:musim flu, gaya hiduppelanggan yang tidak dipenuhi (pasien) perluKedatangan teknologi baru, instrumenpelonggaran peraturanpenghapusan hambatan perdagangan internasional (AFTA)

13

14

ThreatsThreats

• Changes in external environmental also may present threats to institutions.

• Some examples include :– changes in whealthiness of consumers, patients– shifts in consumer tastes away from products

(generic to patented drugs, or vice-versa)– emergence of substitute products (new

international hospitals, pharmacies)– new regulations on foreign hospitals, pharmacies– increased trade barriers/protection.

• Perubahan dalam lingkungan eksternal juga dapat hadir ancaman terhadap lembaga.

• Beberapa contoh termasuk:perubahan whealthiness konsumen, pasienpergeseran selera konsumen dari produk (generik untuk obat-obatan paten, atau sebaliknya)munculnya produk pengganti (rumah sakit internasional, apotek)peraturan baru di rumah sakit asing, apotekpeningkatan hambatan perdagangan / perlindungan.

15

16

SWOT Analysis

• Used in formulating strategies and policies (from higher to lower levels)

• By no means an end in itself• One of many good techniques

that may help build a strong position for moving the implementation forward

• Digunakan dalam merumuskan strategi dan kebijakan (dari yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah)Tidak berarti tujuan itu sendiriSalah satu dari banyak teknik yang baik yang dapat membantu membangun posisi yang kuat untuk bergerak maju pelaksanaan

17

18

Kegunaan Analisis SWOT

Hasil analisis SWOT untuk merumuskan:

• Strategi mengoptimalkan kekuatan untuk memanfaatkan peluang yang ada (S-O).

• Strategi menggunakan kekuatan untuk mencegah dan mengatasi ancaman dari luar (S-T).

• Strategi mengurangi kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada (W-O).

• Strategi mengurangi kelemahan untuk mencegah dan mengatasi ancaman dari luar (W-T).

19

Bagaimana memperoleh data SWOT ?

• Dilakukan survey (interview) untuk mendapatkan informasi yang akurat dan obyektif tentang :

- Kekuatan dan kelemahan internal (analisis internal).

- Peluang dan ancaman (analisis eksternal).

• Quality of analysis will be improved greatly if interviews are held with stakeholders : employees, suppliers, customers, strategic partners, etc.

• Dari analisis SWOT disusun RENCANA STRATEGIS• Ketidak-tepatan hasil analisis SWOT menyebabkan

kesalahan perencanaan strategi, sehingga institusi mengalami kerugian atau menghadapi risiko besar.

20

21

Rencana strategis institusi

• Adalah rencana sistematik dan berkesinambungan suatu institusi dengan memanfaatkan potensi strategis yang dimiliki untuk menjalankan misi institusi secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai visi.

• Potensi strategis : critical success factors.• Organisasi akan berjalan tanpa arah atau

‘berjalan di tempat’, jika tanpa Visi, Misi dan Renstra.

• Renstra mengandung unsur-unsur :Tujuan, Sasaran, Strategi, Program dan Kegiatan.

22

Renstra diperlukan institusi Renstra diperlukan institusi untuk mewujudkan visiuntuk mewujudkan visi

Institusi VisiRENSTRA

AnalisisSWOT

Organisasi tanpa RENSTRA akan berjalan serabutan

23

SWOT Analysis FrameworkSWOT Analysis Framework

S tre n g thsW e a kne sses

In te rna l A na lys is

O p po rtu n it iesT h re a ts

E x te rna l A na lys is

E nv iron m en ta l S can

SWOT Matrix

24

Strategic External Analysis

• Should anticipate future external changes, in terms of :– Political, Economical, Societal, and

Technological aspects (PEST analysis)

• Customer analysis (now and future):– What they want ?– What they need ?– What kind of customer in the future ?

• Masa depan harus mengantisipasi perubahan eksternal, dalam hal:Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi aspek (analisis PEST)Analisis pelanggan (sekarang dan masa depan): Apa yang mereka inginkan? Apa yang mereka butuhkan? Macam apa pelanggan di masa depan?

25

26

strengthsAdvantages?Capabilities? Competitive advantages? USP's (unique selling points)? Resources, Assets, People? Experience, knowledge, data? Financial reserves, likely returns? Marketing - reach, distribution, awareness? Innovative aspects? Location and geographical? Price, value, quality? Accreditations, qualifications, certifications? Processes, systems, IT, communications? Cultural, attitudinal, behavioural?

Management cover, succession?

weaknessesDisadvantages of proposition?

Gaps in capabilities? Lack of competitive strength?

Reputation, presence and reach? Financials?

Own known vulnerabilities? Timescales, deadlines and pressures?

Cashflow, start-up cash-drain? Continuity, supply chain robustness? Effects on core activities, distraction? Reliability of data, plan predictability?

Morale, commitment, leadership? Accreditations, etc?

Processes and systems, etc?

Management cover, succession?

opportunitiesMarket developments? Competitors' vulnerabilities? Industry or lifestyle trends? Technology development and innovation? Global influences? New markets, vertical, horizontal? Niche target markets? Geographical, export, import? New USP's? Tactics - surprise, major contracts, etc? Business and product development? Information and research? Partnerships, agencies, distribution? Volumes, production, economies?

Seasonal, weather, fashion influences?

threatsPolitical effects?

Legislative effects? Environmental effects?

IT and Service developments? Competitor intentions - various?

Market demand? New technologies, services, ideas?

Vital contracts and partners? Sustaining internal capabilities?

Obstacles faced? Insurmountable weaknesses?

Loss of key staff? Sustainable financial backing?

Economy - home, abroad?

Seasonality, weather effects?

Subject under Analysis:-

© 2

00

6. w

ww

. IT S

erviceBlo

g.co

m : All R

igh

ts rese

rved.

Sam

ple S

WO

T C

hart – fo

r you

to cu

stom

izeCorporate or Unit

27

Getting Started

• Be realistic about the strengths and weaknesses

• Be specific. Avoid grey areas. • Keep the SWOT short and simple.

Avoid complexity and over analysis• Analysis should distinguish between

where you are today and where you could be in the future

• Focusing on the internal state vs the external

• Align internal efforts with external opportunities

• Realistis tentang kekuatan dan kelemahanSpesifik. Hindari daerah abu-abu.Jauhkan SWOT singkat dan sederhana. Hindari kompleksitas dan analisis atasAnalisis harus membedakan antara mana Anda sekarang dan di mana Anda bisa di masa depanBerfokus pada vs negara internal eksternalMenyelaraskan upaya internal dengan peluang eksternal

28

29

Simple rules for a successful SWOT analysis

• Establish the objectives : short, medium, long.• Establish the core team • Allocate research and information gathering

tasks to build SWOT matrix• Evaluate listed ideas against Vision, Mission,

Values and Objectives• Build Strategic Plans : long target.• Action Plans : eg. When to start and stop ?• Review the SWOT (for evaluation and feedback)

• Menetapkan tujuan: pendek, menengah, panjang.

• Membentuk tim inti• Mengalokasikan penelitian dan pengumpulan

informasi tugas untuk membangun matriks SWOT

• Mengevaluasi ide-ide yang terdaftar terhadap Visi, Misi, Nilai dan Tujuan

• Membangun Rencana Strategis: target panjang.• Rencana Aksi: mis. Kapan harus mulai dan

berhenti?• Periksa SWOT (untuk evaluasi dan umpan balik)

30

31

Drawbacks of SWOT analysisDrawbacks of SWOT analysis

• Usually reflects an existing position and viewpoint (Note : future situation is changing)

• Fail to correlate internal and external factors• Unaware of strengths or deny of weaknesses• May be subjective • May be too optimistic about opportunity• Fail to anticipate future threats• Use it as a guide, not a prescription

• Biasanya mencerminkan posisi yang ada dan sudut pandang (Catatan: situasi masa depan berubah)

• Gagal untuk mengkorelasikan faktor internal dan eksternal

• Tidak menyadari kekuatan atau menyangkal kelemahan

• Mungkin subjektif• Mungkin terlalu optimis tentang kesempatan• Gagal untuk mengantisipasi ancaman di masa

depan• Menggunakannya sebagai panduan, bukan resep

32

33

Lingstra internal

Opportunity1

2

3

n

Threat1

2

3

n

Strength1

2

3

n

Strategi Alternatif :Strategi Alternatif : S1-O1

S1-O2

Sn-On

Strategi Alternatif :Strategi Alternatif : S1-T1

S1-T2

Sn-Tn

Weakness1

2

3

n

Strategi Alternatif :Strategi Alternatif : W1-O1

W1-O2

Wn-On

Strategi Alternatif :Strategi Alternatif : W1-T1

W1-T2

Wn-Tn

Lingstra eksternal

34

35

36

Contoh kasus : Perapotikan

• Apotik baru terletak di pinggir kota berpenduduk padat, memiliki SDM cukup dan berpengalaman, modal keuangan kuat, dan obat-obatan lengkap.

• Banyak dokter praktek di kota, dan banyak pasien rawat jalan. Pasien membeli obat di apotik perkotaan.

• Belum ada angkot ke daerah pinggir kota. Sarana telkom baik.

• QUEST : Susunlah analisis SWOT dan Renstra untuk menarik customer (pasien) ke apotik baru, sehingga omzet apotik meningkat.

37

Lingstra internal

Opportunity1. Pasien rawat jalan

2. Penduduk padat

3. Banyak dokter di perkotaan

Threat1. Belum ada angkot

2. Pasien beli obat di apotik kota

Strength1. SDM cukup dan

berpengalaman

2. Modal kuat

3. Obat lengkap

Bagaimana strategi S-O ?

Bagaimana strategi S-T ?

Weakness

1. Lokasi pinggir kota Bagaimana strategi W-O ?

Bagaimana strategi W-T ?

Lingstra eksternalContoh

38

Lingstra internal

Opportunity1. Pasien rawat jalan

2. Penduduk padat

3. Banyak dokter di perkotaan

Threat1. Belum ada angkot

2. Pasien beli obat di apotik kota

Strength1. SDM cukup dan

berpengalaman

2. Modal kuat

3. Obat lengkap

1. Harga obat lebih murah

2. Kerjasama dengan dokter

1. Manfaatkan sarana telkom

2. Sediakan antar jemput obat

Weakness

1. Lokasi pinggir kota

Pelayanan prima untuk kepuasan pasien

1. Tingkatkan penampilan apotik

2. Kolaborasi dengan pemilik angkot

Lingstra eksternalContoh

39

Beberapa strategi alternatifBeberapa strategi alternatif

1. Harga obat lebih murah S-O2. Kerjasama dengan dokter S-O3. Manfaatkan sarana telkom S-T4. Sediakan antar jemput obat S-T5. Pelayanan prima W-O6. Tingkatkan penampilan apotik W-T7. Kolaborasi dengan pemilik angkot W-T

QUEST : Pilihlah dari beberapa strategi alternatif di atas, langkah-langkah sistematik yang akan dilakukan.

40

Pemilihan strategi alternatif Pemilihan strategi alternatif berdasarkan budaya institusiberdasarkan budaya institusi

• Visi dan Misi

• Falsafah

• Nilai-nilai

STRATEGI ALTERNATIF harus sesuai dengan Visi, Misi, Falsafah, dan Nilai-nilai yang dianut institusi

41

ContohContoh• Visi

Menjadi apotik terkemuka tahun 2015

• Misi Melakukan pelayanan kesehatan secara profesional kepada masyarakat.

• Falsafah Konsumen adalah rajaFirst in – First served

• Nilai-nilai Menjunjung tinggi kualitas, kejujuran, dan kehormatan profesi

apoteker

42

Pemilihan prioritas Strategi Alternatif Pemilihan prioritas Strategi Alternatif (Critical Success Factors)(Critical Success Factors)

Strategi

Alternatif

Bbt Visi Misi Fals Nilai Total

Harga lebih murah

Ksama dengan dokter

Manfaatkan telkom

Antar jemput obat

Pelayanan prima

Penampilan apotik

Kolaborasi angkot

Tiap SA diberi bobot; Visi, Misi, etc diberi Rating

43

Critical Success FactorsCritical Success Factors

1. Pelayanan prima

2. Tingkatkan penampilan apotik

3. Harga obat lebih murah

4. Manfaatkan sarana telkom

1. Tiap CSF merupakan TUJUAN (biasanya dicapai > 2 tahun)

2. Kalau akan dicapai < 2 tahun, dinamakan : SASARAN

3. SASARAN : SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time-bound)

44

Sasaran Strategi Kegiatan

Pelayanan prima selama 2 tahun

1. Antar-jemput obat 1. Siapkan 4 motor

2. Kontak 20 pasien

2. Preparasi cepat 1. 10 menit/resep

2. Jika gagal - diskon

3. Beri konsultasi 1. 20 pasien/hari

2. Siapkan 1 ahli

4. Layanan purna-jual 1. Pantau pasien

2. Catat nomer tilpon

5. Ruang tunggu enak (AC, karpet, bunga)

1. Putar video, TV

2. Akses internet

3. Minum, snack

SASARAN dalam 2 tahun pertama

45

Sasaran Strategi Kegiatan

Perbaikan penampilan apotik (dalam waktu 6 bulan)

1. Perbaiki eksterior, logo, tempat parkir, dll

1. Warnai cat menarik

2. Logo, papan nama

3. Parkir gratis

2. Perbaiki counter, ruang tunggu, tempat duduk, dll

1. Siapkan video, TV

2. Leaflet, brosur

3. Air minum, snack

3. Perbaiki penampilan staf, cara komunikasi, dll

1. Pakai kostum

2. Ramah, menarik

3.

4. 1.

2.

3.

46

Sasaran Strategi Kegiatan

Harga obat lebih murah (dalam 2 tahun)

1. Pembelian obat/ alkes partai besar

1. Kolaborasi apotik

2. Kolaborasi PBF

3.

2. Kerja efisien 1. Persingkat prosedur

2. Turunkan cost jasa

3.

3. 1.

2.

3.

4. 1.

2.

3.

47

Sasaran Strategi Kegiatan

Manfaatkan sarana telkom (dalam 2 tahun)

1. Buka website 1. Konsultasi on-line

2.

3.

2. Pasang hot-spot di ruang tunggu

1. Penunggu ngenet

2.

3.

3. Konsultasi lewat telepon

1. Kontak pasien

2. Kontak dokter

3.

4. 1.

2.

3.

48

Periodisasi pencapaian sasaranPeriodisasi pencapaian sasaran

Sasaran Strategi tahun ke-

1 2 3 4 5

1.

2.

3.

Kendala Dana, SDM, Waktu, Situasi Perlu penjadwalan kegiatan

49

Feedback controlFeedback control

• Untuk sistem monitoring & evaluasi sasaran dan kegiatan yang tidak tercapai.

• Sistem MONEV dilakukan per 6 bulan, atau per tahun.

• Aspek yang diukur : (Indikator/Parameter)– Finansial– Kepuasan konsumen, pasien– Operasi bisnis internal– Kepuasan staf-karyawan– Kepuasan stake-holders

50

Manfaat Monev

• Memastikan pelaksana untuk mencapai sasaran dan melaksanakan kegiatan (tugas & fungsi).

• Memberikan reward dan punishment• Sebagai alat komunikasi pimpinan dan

karyawan• Memastikan apakah konsumen puas• Memastikan apakah terjadi peningkatan

kinerja• Mengungkap permasalahan yang terjadi

51

Assignment

• Tiap mahasiswa membuat analisis SWOT dan Renstra pengembangan institusi masing-masing.

• Durasi 2 minggu.• Sebagai pengganti ujian.

Soal UjianNo.1.a.lakukanlah analisis

SWOT apotek UAD

dikumpulkan saat ujian,tugas bersifat invidual,dilarang keras mengcopy paste. Bagi yg melanggar, baik yg copy paste

maupun yg di copy akan di DROP

52