analisis dan perancangan sistem pembayaran spp...
Post on 02-Mar-2019
305 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PEMBAYARAN SPP
PADA SMPN 2 TRUCUK KLATEN
Naskah Publikasi
disusun oleh :
Reni Arianti
10.22.1296
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
Analysis and Design of SPP Payment System at SMPN 2 Trucuk Klaten
Analisis Dan Perancangan Sistem Pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Klaten
Reni Arianti
Jurusan S1 Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Good data processing system can cope with the situation or problem quickly and with immediate results. In this case the data processing system can include problems with paper and pencil recording the simple to the complex integrated electronic systems. Each - each system to collect information and bring it to the destination. Computer is an appropriate data processing tools with precision and high-speed access than the access to the human brain works. Therefore the use of computerized systems supporting the activities, particularly data processing that can accelerate the creation of reports - reports.
Keywords : data processing, computerized system
1.Pendahuluan
Seiring dengan berjalannya waktu kebutuhan manusia akan teknologi juga semakin berkembang.
Fasilitas teknologi memudahkan masyarakat dalam mengatasi berbagai masalah yang ada. Salah satu
contohnya yaitu sistem pembayaran SPP yang masih menggunakan sistem manual disebagian sekolah-
sekolah. Sehingga dengan adanya penerapan sistem komputerisasi dalam pembayaran SPP dirasa sangat
tepat untuk mengatasi permasalahan yang ada.Sistem pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Kabupaten
Klaten masih menggunakan cara yang belum terkomputerisasi. Penumpukan data ataupun keterlambatan
dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang
membutuhkan. Oleh karena itu, kami memilih SMPN 2 Trucuk sebagai obyek penelitian kami.
1.1 Rumusan Masalah
Dalam laporan skripsi ini yang menjadi masalah adalah bagaimana membuat suatu sistem untuk
mengolah data pembayaran SPP pada SMPN 2 Trucuk Klaten yang dapat memberikan informasi secara
cepat, akurat,valid, efektif dan efisien.
1.2 Batasan Masalah
Setelah mengadakan observasi, penulis melihat bahwa permasalahan tentang sistem untuk
mengolah data pembayaran SPP sangat luas. Oleh karena itu penulis membatasi permasalahan yang akan
dibahas dalam laporan ini.
Adapun batasan masalahnya sebagai berikut :
1) Merancang sebuah sistem tentang pembayaran SPP
2) Pembuatan Laporan meliputi : Laporan per kelas, laporan bulanan, laporan kartu Spp, laporan
kwitansi pembayaran, laporan tunggakan pembayaran
3) Software yang digunakan antara lain, Visual Basic 6.0, SQL Server 2000
2 Konsep Dasar Sistem
2.1 Definisi Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau
variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.
2.2 Syarat-syarat sistem
Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu:
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
Unsur dasar dari proses lebih penting dari elemen sistem.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi didapat dari sistem informasi (information systems) atau juga disebut dengan processing
systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut sistem
informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan.
2.4 Sistem Pembayaran SPP
Sistem Pembayaran SPP merupakan suatu sistem yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi
pembayaran SPP dan penyajian informasi data nilai dengan mengunakan komputer sebagai alat yang
digunakan dalam pemrosesan data. Data tersebut meliputi data siswa dan data kelas SMPN 2 Trucuk. Hal ini
akan dapat membantu pihak yang bertugas dalam pemrosesan data pembayaran SPP siswa.
Pemrosesan Pembayaran SPP dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dapat
meminimalkan kesalahan-kesalahan seperti redudansi dan inkonsistensi data, data yang tidak akurat
ataupun keterlambatan dalam pengolahan data. Dimana masalah- masalah tersebut sering menjadi
hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Dengan menggunakan aplikasi
ini pihak yang bertugas dapat melakukan pemrosesan data dengan menggunakan komputer. Hanya dengan
memasukkan data- data yang bersangkutan.
2.5 Teori Analisis
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai peguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-
bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.( Jogiyanto HM )
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem
yaitu :
1. Identify , yaitu menidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.5.1 Analisis Pieces
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi,
ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan Analisis PIECES
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).Dari analisis ini biasanya didapatkan
beberapa masalah utama.Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan maslaah utama
, tetapi hanya gejala dari gejalah masalah utama saja
2.5.2 Analisis Kebutuhan
Dalam Analisis kebutuhan maka analisis ini dibagi dalam dua jenis :
1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya
yang dilakukan oleh sistem.Kebutuhan fungsional juga berisi informasi – informasi apa saja yang
harus di hasilkan oleh sistem.
2. Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi
:
a. Operasional
Pada bagian ini harus dijelaskan secara teknis bagaimana sistem baru akan beroperasi. Platform
sistem yang dipakai didefinisikan, apakah menggunakan Windows atau linux misalnya.Perangkat
untuk mengembangkan sistem juga ditentukan. Perangkat keras spesifik yang diperlukan juga
ditentukan.Arsiteksur sistem juga dijelaskan.
b. Kinerja
Pada bagian ini dijelaskan seberapa bagus kinerja perangkat lunak yang dikembangkan dalam
mengolah data, menampilkan informasi dan secara keseluruhan menyelesaikan proses bisnis yang
ditanganinya.Efisien dari perangkat lunak juga dicantumkan.
c. Keamanan
Kebutuhan keamanan berisi penyertaan tentang mekanisme pengamanan aplikasi, data maupun
transaksi yang akan diimplemantasikan pada sistem. Sistem password yang digunakan akan
seperti apa dan perangkat keras spesifik untuk pengamana sistem juga dideskripsikan.
2.6 Sistem Perangkat Lunak
Dalam pembuatan aplikasi pengolahan data laporan hasil belajar siswa ini, penulis menggunakan
bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database SQL Server 2000. Visual Basic 6.0 adalah salah satu
bahasa pemrograman yang menggunakan bahasa visual dan bekerja pada sistem operasi windows.
Menggunakan bahasa visual akan mempermudah programmer dalam proses pembuatan software.
3 Tinjauan Umum
3.1 Sejarah Umum SMP Negeri 2 Trucuk
Awal berdirinya tahun 1964 dengan nama SMEP Persiapan, dipimpin oleh Bapak Boman Hadi
Susanto dengan jumlah peserta didik 3 kelas dan selanjutnya terakreditasi sebagai sekolah negeri dengan
nama SMEP Negeri 2 Trucuk.
3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui kebutuhan yang diperlukan oleh sistem untuk
mengembangkan aplikasi. Analisis sistem merupakan salah satu tahapan pada tahap pengembangan
sistem. Analisis sistem bertujuan untuk mencari solusi dari masalah / kelemahan yang terdapat di sistem
lama.
Analisis PIECES digunakan untuk menganalisa sistem yang lama, karena layak atau tidak suatu sistem
baru itu ditentukan dengan analisis. Oleh karena itu harus menganalisis sistem lama agar nantinya sistem
baru yang akan dibuat menjadi lebih bermanfaat dan sesuai dengan keinginan.
3.3 Performance (Kinerja)
Analisis kerja sistem dimaksudkan untuk meningkatkan sejauh mana kinerja dari sistem untuk
menyelesaikan tahap – tahap pekerjaan dengan mempertimbangkan waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan. Kinerja diukur dari jumlah produksi dan waktu tanggap.
3.4 Information (Informasi)
Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan pengetahuan untuk
membantu pengambilan keputusan. Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu : informasi harus
akurat, tepat waktu, dan relevan.
3.5 Economy (Ekonomi)
Ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Analisis ekonomi adalah penelitian
sistem didalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang akan dikembangkan.
Analisis tolak ukur dijadikan sebagai tolak ukur, apakah nantinya sistem baru dapat membuat sistem lebih
ekonomis dan efisien.
3.6 Service (Pelayanan)
Pelayanan yang ditingkatkan dimaksudkan untuk memecahkan masalah. Memanfaatkan sebaik –
baiknya peluang untuk meningkatkan pelayanan. Suatu sistem harus mempunyai konsep pelayanan yang
bagus, karena jika pelayanan yang diberikan memuaskan, ini dapat menjadi salah satu daya tarik tersendiri.
3.7 Perancangan Sistem
3.7.1 Perancangan Proses
Perancangan proses merupakan cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis
beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas – aktivitas yang dilakukan dan bagaimana cara berpindah diantara
aktivitas – aktivitas itu. Ada banyak cara untuk merepresentasikan perancangan proses. Berikut salah satu
cara perancangan proses.
3.7.2 Flowchart
Flowchart Sistem adalah diagram alir yang menggambarkan suatu sistem yang digunakan untuk proses
pengolahan data. Setelah melakukan penelitian, maka penulis mengusulkan sistem dengan flowchart
sebagai berikut:
Data AdminData Tahun
AjaranData Kelas Data Siswa Data
Trans_Tunggukan
Data Trans_
SPPData SPP
Input Data
Admin
Input Data
Tahun Ajaran
Input Data
Tunggakan
Input Data
Trans_Tunggaka
n
Input Data
Trans SPPInput Data
SPP
Input Data
SiswaInput Data
Kelas
Data
Tunggakan
Pengolahan
Data Admin
Pengolahan
Data Kelas
Pengolahan
Data Tahun
Ajaran
Pengolahan
Data SPP
Pengolahan
Data Siswa
Pengolahan
Data
Trans_Tungg
akan
Pengolahan
Data
Trans_SPP
Pengolahan
Data
Tunggakan
Admin Trans_SPPTahun
AjaranSPPSiswa
Kelas TunggakanTrans_Tung
gakan
Pembuatan
Laporan
Pembuatan
Laporan
Laporan Trans_SPPLaporan
Trans_Tunggakan
Gambar 3.2 Flowchart
Keterangan simbol gambar flowchart sistem :
= dokumen input dan output untuk proses
= proses input data menggunakan keyboard
3.7.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Sistem
Pembayaran SPP
Siswa Admin TU
1 3
2 4
Kepala Sekolah
5
Gambar 3.3 Diagram Konteks
Keterangan :
1 = Memberikan Data Siswa
2 = Menerima kwitansi pembayaran
3 = Menerima dokumen siswa,
4 = Memasukkan data siswa, kelas, Spp,transaksi
5 = Menerima laporan
= aliran dari proses
= media penyimpanan
= proses
Admin AdminAdmin Admin AdminAdminAdmin Admin
Input Data
Admin
Input Data
SPP
Input Data
Trans_Tungg
akan
Input Data
Trans_SPP
Input Data
Tahun Ajaran
Input Data
Siswa
Input Data
Kelas
Input Data
Tunggakan
Pengolahan
Data Admin
Pengolahan
Data
Tunggakan
Pengolahan
Data
Trans_Tungg
akan
Pengolahan
Data
Trans_SPP
Pengolahan
Data Tahun
Ajaran
Pengolahan
Data SPP
Pengolahan
Data Siswa
Pengolahan
Data Kelas
Admin SiswaKelas Trans_TunggakanSPP Tahun Ajaran Trans_SPP Tunggakan
Pembuatan
Kwitansi
Pembuatan
Laporan
Transaksi SPP
Pembuatan
Laporan
Transaksi
Tunggakan
Kepala
Sekolah
Siswa
Gambar 3.4 Data Flow Diagram
3.8 Perancangan Interface Antarmuka
3.8.1 Form Login
Form ini disediakan untuk admin lebih dulu masukan username dan password agar dapat
memasuki atau dapat menggunakan aplikasi.
User Name
Password
Masuk Batal
Gambar 3.5 Form Login
3.8.1.1 Form Utama
Form ini merupakan tampilan form utama ketika aplikasi tersebut dijalankan. Pada tampilan ini
terdapat beberapa form diantarannya form input data siswa, data kelas, transaksi pembayaran SPP,
tunggakan, dan form laporan.
Gambar 3.6 Form Menu Utama
3.8.1.2 Form Data Siswa
No Induk
Nama
Jenis Kelamin
Kelas
Tanggal Lahir
Asal Sekolah
Agama
Nama Orang Tua
Alamat
Asal Sekolah
Tahun Ajaran
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Laki-laki Perempuan
Cari
Cari
Gambar 3.7 Form Data Siswa
3.8.1.3 Form Data Kelas
Kode Kelas
Nama Kelas
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Gambar 3.8 Form Data Kelas
3.8.1.4 Form SPP
SMP Negeri 2 Trucuk
No SPP
Tahun Ajaran
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Jumlah Bayar
Gambar 3.9 Form Spp
3.8.1.5 FormTunggakan
Kode Tunggakan
No Induk
Jumlah Bayar
Bulan
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Cetak
Gambar 3.10 Form Tunggakan
3.8.1.6 Form Transaksi SPP
Kode Transaksi
No Induk
No SPP
Tanggal Bayar
Jumlah Bayar
Tahun Ajaran
Nama
Id User
Kelas
Bayar
Kembali
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Cetak
Gambar 3.11 Form Transaksi Spp
3.8.1.7 Form Transaksi Tunggakan
Kode Transaksi
No Induk
No SPP
Jumlah Bayar
Bulan
Tahun Ajaran
Id User
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Cetak
Gambar 3.12 Form Transaksi Tunggakan
3.8.1.8 Form Tahun Ajaran
Id Tahun Ajaran
Tahun Ajaran
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
Gambar 3.13 Form Tahun Ajaran
3.8.1.9 Form Admin
Id User
Nama
Baru Hapus
KeluarBatal
Edit
Simpan
List
User Name
Password
Gambar 3.14 Form Admin
4.1 Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya
sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi
sistem ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah
ditentukan.
4.1.1 Manual Instalasi
Manual instalasi akan menjelaskan tata cara bagaimana proses instalasi dilakuan ke dalam
komputer. Berikut ini akan dijelaskan langkah – langkah instalasi program pada komputer :
a. Pastikan computer sudah terinstal SQL Server 2000.
b. Buat folder pada drive C, contoh C:\SPP
c. Attach database lewat Enterprise Manager, berikut langkah – langkahny :
1. Klik Start >> All program >> Microsoft SQL Server 2000 >> Enterprise Manager.
2. Pilih objek Database, klik kanan pada Database >> All Tasks >> Attach Database. Cara
ini untuk memilih database yang sudah dibuat.
4.1.2 Uji Coba Sistem
Uji coba sistem adalah pengujian yang dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen
sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa
elemen – elemen dari duatu sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian perlu
dilakukan untuk mencari kesalahan – kesalahan yang mengkin terjadi.
4.1.3 Konversi Sistem
Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan.
Pada tahap konversi sistem akan menggunakan konversi parallel. Konversi ini dilakukan dengan
mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama – sama pada periode waktu
tertentu, hal ini dilakukan secara bersama – sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah
beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan.
4.1.4 Pemeliharaan Sistem
Walaupun telah melewati proses pengujian, bukan berarti sistem dapat terlepas dari kerusakkan
sistem. Hal tersebut dapat terjadi karena kebutuhan sistem yang kurang divalidasi, kurang dikomunikasikan
dan disalah artikan.
Oleh karena itu, pemeliharaan sistem sangat penting dilakukan dengan tujuan:
Untuk membuat perubahan yang dapat diramalkan untuk sistem yang ada dan membetulkan
kesalahan yang dibuat selama proses perancangan sistem dan implementasi.
Untuk memelihara bagian program yang benar dan menghindari perbaikan dibagian ini, karena hal
tersebut dapat menyebabkan error pada bagian lain.
Untuk menjamin secara keseluruhan proses pengolahan data yang bergantung pada sistem
informasi agar tetap berjalan dengan baik, karena keggalan sistem dapat berakibat buruk, misalnya
kehilangan data.
4.2 Manual Program
1. Form Login
Form login ini digunakan untuk masuk ke dalam menu utama. User yang tidak memiliki hak akses
tidak dapat melakukan login ke menu utama ini. sehingga dengan adanya menu login, maka tingkat
keamanan data dapat terjaga.
Gambar 4.22 Menu Login
2. Form Menu Utama
Gambar 4.23 Menu Utama
Menu utama merupakan tempat untuk mengetahui sub-sub menu yang ada di dalam program.
Form utama berisi menu Data, Laporan dan keluar. Di dalam menu Data terdapat sub menu admin,
data siswa, data kelas, data SPP, data tunggakan, data transaksi tunggakan, data transaksi SPP
3. Form Menu Input Data Siswa
Gambar 4.24 Input Data Siswa
Form ini digunakan untuk menambah dan menyimpan,mengedit,mencari data siswa pada SMP
Negeri 2 Trucuk. Untuk menambah data baru, tekan tombol Baru kemudian mengisikan data-data
tersebut dan kemudian tekan tombol Simpan,inputkan data pada text box lalu tekan tombol cari untuk
mendapatkan data yang dicari. Tekan tombol Keluar jika ingin keluar dari form data siswa.
4. Form Data Kelas
Gambar 4.25 Menu Input Data Kelas
Form ini digunakan untuk menambahkan data kelas yang baru ataupun mencari data kelas yang
sudah ada. Cara memasukkan data yang baru, tekan tombol Baru kemudian masukkan data, setelah itu
tekan tombol Simpan. Selanjutnya tekan tombol Edit untuk mengedit data kelas setelah itu tekan
tombol simpan untuk menyimpan.
Untuk menggunakan tombol cari masukkan data yang ingin dicari terlebih dahulu lalu tekan tombol
cari
5. Form SPP
Gambar 4.26 Form Input SPP
Form ini digunakan untuk mengetahui data SPP.Cara memasukkan data yang baru, tekan tombol
Baru kemudian masukkan data, setelah itu tekan tombol Simpan. Selanjutnya tekan tombol Edit untuk
mengedit data SPP setelah itu tekan tombol simpan untuk menyimpan.
6. Form Data Tunggakan
Gambar 4.27 Form Input Data Tunggakan
Form ini digunakan untuk mengisi data tunggakan.Caranya dengan tekan tombol Baru kemudian
mengisi data-data sesuai dengan keterangannya disamping. Setelah itu tekan tombol Simpan, maka
data akan tersimpan secara otomatis. Untuk menggunakan tombol cari masukkan data yang ingin dicari
terlebih dahulu lalu tekan tombol cari.
7. Form Data Transaksi SPP
Gambar 4.28 Form Input Data Transaksi SPP
Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi SPP,dengan cara tekan tombol baru,
masukkan no induk, lalu enter secara otomatis nama dan kelas akan langsung terisi sesuai dengan no
induk masing-masing.Lalu masukan no SPP maka kolom jumlah bayar dan tahun ajaran maka akan
terisi secara otomatis, kemudian masukan bayar pada kolom kembali akan terisi berapa jumlah
kembalian yang akan diberikan.Kemudian simpan.
8. Form Data Transaksi Tunggakan
Gambar 4.29 Form Input Data Transaksi Tunggakan
Form ini digunakan untuk memasukkan data transaksi tunggakan.Apabila siswa yang
bersangkutan tidak melunasi pembayaran SPP sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan oleh pihak
sekolah.
9. Form Input Tahun Ajaran
Gambar 4.30 Form Input Tahun Ajaran
Form ini digunakan untuk memasukan data tahun ajaran.
10. Form Admin
Gambar 4.31 Form Admin
Form ini merupakan untuk memanipulasi data admin, dengan memasukkan data id user, nama,
user name, passsword.
11. Form Laporan transaksi SPP
Gambar 4.32 Form Laporan transaksi SPP
12. Form Laporan transaksi tunggakan
Gambar 4.33 Form Laporan transaksi tunggakan
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan
Organisasi Modern,Andi Offset,Yogyakarta, 2007
Arief,M.Rudyanto,Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server
2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2006
Jogiyanto, H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi
Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 2005
Kusrini.M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset,Yogyakarta, 2007
Sunyoto,Andi, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Offset,
Yogyakarta, 2007
top related