administrasi pkk

ADMINISTRASI PKK

1. Surat

Surat adalah satu alat komunikasi atau

alat penyampaian berita secara tertulis

yang berisikan pemberitahuan,

pernyataan, permintaan dan lain-lain

dari si pengirim surat kepada pihak lain.

2. Macam-Macam Surat Ada beberapa macam/jenis surat yaitu : a). Keputusan b). Surat Kuasa c). Surat Keterangan d). Surat Biasa e). Surat Edaran f). Surat Pengumuman g). Surat Undangan h). Surat Pengantar i). Surat Tugas j). Piagam/Penghargaan k). Lembar Diposisi

Buku Administrasi

a.Enam Buku Wajib PKK

1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan

Kader PKK

2. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar

3. Buku Keuangan

4. Buku Notulen

5. Buku Inventaris

6. Buku Kegiatan

1). Buku Daftar Anggota TP PKK dan

Kader PKK

Digunakan untuk mencatat daftar nama

Anggota TP PKK di tingkat desa/

kelurahan.

2). Buku Agenda Surat Masuk/Keluar

Untuk mencatat surat-surat yang masuk

( diterima ) dan surat-surat yang keluar

( dikirim ).

3). Buku Keuangan3). Buku Keuangan

Untuk mencatat jumlah penerimaan danUntuk mencatat jumlah penerimaan dan

jumlah pengeluaran anggaran untukjumlah pengeluaran anggaran untuk

kegiatan TP PKK.kegiatan TP PKK.

4). Buku Notulen4). Buku Notulen

Untuk mencatat jalannya rapat/Untuk mencatat jalannya rapat/

pertemuan serta hasil-hasilnya pada pertemuan serta hasil-hasilnya pada

setiap rapat/pertemuan yang setiap rapat/pertemuan yang

diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK.diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK.

Setiap notulen harus ditandatangani olehSetiap notulen harus ditandatangani oleh

pembuat notulen dan disahkan denganpembuat notulen dan disahkan dengan

ditandatangani oleh pimpinan rapatditandatangani oleh pimpinan rapat

meliputi :meliputi :

1) Tanggal rapat/pertemuan.1) Tanggal rapat/pertemuan.

2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan.2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan.

3) Tempat rapat/pertemuan.3) Tempat rapat/pertemuan.

4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat

pleno.pleno.

5) Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup : - Pimpinan rapat - Jumlah yang diundang - Jumlah yang hadir - Jumlah yang tidak hadir - Susunan acara - Uraian jalannya

rapat/pertemuan - Kesimpulan rapat - Penutup

5). Buku Inventasi Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di

setiap jenjang.6). Buku Kegiatan Untuk mencatat setiap kegiatan

yang diadakan/diikuti oleh TP PKK.

b. Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK

Dusun/Lingkungan, RW, RT dan

Kelompok Dasawisma meliputi :

1) Buku/Catatan Kelompok PKK Dusun/

Lingkungan :

a) Rekapitulasi data warga dari

kelompok Rukun Warga ( RW )

b) Rekapitulasi data keluarga dari

kelompok RW

c) Rekapitulasi ibu hamil, c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,melahirkan,

nifas, ibu meninggal, kelahiran nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi,bayi,

bayi meninggal dan kematian bayi meninggal dan kematian balitabalita

dari kelompok RW. dari kelompok RW.

2) Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun

Warga :

a) Rekapitulasi data warga dari

kelompok Rukun Tetangga ( RT )

b) Rekapitulasi data keluarga dari

kelompok RT

c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,

ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi

meninggal dan kematian balita dari

kelompok RT

3) Catatan Kelompok PKK Rukun

Tetangga :

a) Rekapitulasi data warga dari

kelompok Dasawisma

b) Rekapitulasi data Keluarga dari

kelompok Dasawisma

c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan,

nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita

dari kelompok Dasawisma

4) Catatan Kelompok Dasawisma a) Data Warga TP-PKK ( Data

Primer ) b) Data Keluarga c) Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu

meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal

dan kematian balita

KEUANGAN PKK

PERANAN BENDAHARA PKK

Melaksanakan prosedur pengelolaan tertib administrasi keuangan sesuai dengan program serta kegiatan pembinaan dan pengembangan PKK

Menerima, menyimpan, membukukan dan mengeluarkan keuangan sesuai dengan prosedur serta ketentuan perbendaharaan

. Melakukan kerjasama keuangan antar bendahara dengan membagi tugas pengeolaan keuangan, laporan keuangan setiap bulan dan dikoordinasikan oleh bendahara serta bertanggung jawab langsung pada Ketua.

. Menginformasikan secara reguler keadaan keuangan dalam rapat pleno

TUGAS DAN FUNGSI BENDAHARA

Menyelenggarakan admistrasi keuangan TP PKK sesuai ketentuan yang ada dan admnistrasi keuangan yang berlaku

Mengerjakan pembukuan dengan rapi dan benar sesuai ketentuan yang berlaku

Menyimpan dan menyusun bukti pengeluran dn penerimaan keuangan serta surat berharga.

SUMBER DANA

Berasal dari swadaya masyarakat, bantuan pemerintah, dan bantuan yang lain yang sah dan tidak mengikat.

PENGGUNAAN DANA, untuk : Kegiatan pelaksanaan 10 Program PKK Monitoring, supervisi, evaluasi dan

pelaporan Pengembangan kegiatan2 TP PKK Rakerda, rapat2 dan pertemuan2 lainnya Pemberian penghargaan dan hadiah-hadiah

lomba Keperluan rutin kantor

PENERIMAAN UANG

Yang berhak menerima uang untuk dan atas nama TP PKK adalah Ketua

Uang dieruskan kepada Bendahara disertai bukti penerimaan sesuai peraturan yang berlaku.

PENGELUARAN UANG

Dilakukan oleh bendahara dan disetujui oleh Ketua

Tanda bukti pengeluaran ditanda tangani oleh yang menerima dan bendahara yang mengeluarkan serta diketahui dan disetujui oleh ketua, dibuat rangkap 3

Tulisan kitansi harus jelas. Tulisan menerima agar disebut menerima dari : Ketua TP PKK Kab/Desa/Kelurahan

Pembukuan Keuangan

Setiap bendahara menyelenggarakan

pembukuan yang dicatat dalam buku

Keuangan TP PKK.

Buku yang digunakan oleh Bendahara

berupa :

a) Buku Kas Umum

b) Buku Kas Harian, jika diperlukan

c) Buku Bank, jika diperlukan

d) Buku Bantu lainnya sesuai kebutuhan

LANGKAH MENYAMPAIKAN PERTANGGUNG JAWABAN :

Berdasarkan BKU dan buku pembantu lainnya, bendahara membuat SPJ atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnya

SPJ ditanda tangani oleh Bendahara dan diketahui Ketua atau yang ditunjuk.

Ketentuan mengenai SPJ agar dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku antara lain :

Setiap melaksanakan kegiatan agar dibuat SK kepanitiaan.

Pembayaran honorarium/uang saku/uang sidang sesuai dengan aturan yang berlaku (misalnya non PNS dan PNS gol III =pajak 5%, PNS gol IV = 15%)

Pembelian atk, photocopy,pengadaan barang/alat lebih dari Rp. 250.000 s/d 1 jt diberi materai Rp.3000 dan diatas 1 jt materai rp.6000 dan dipungut pajak sesuai dengan aturan yang berlaku

Pembelian snack /makanan utk Pembelian snack /makanan utk rapat/kegiatan pengSPJan harus rapat/kegiatan pengSPJan harus dilampiri notulen hasil rapat (pajak dilampiri notulen hasil rapat (pajak sesuai dengan aturan misalnya dari sesuai dengan aturan misalnya dari catering semua nilainya kena pajak catering semua nilainya kena pajak 4%, bl warung makan dibawah 1 jt 4%, bl warung makan dibawah 1 jt tdk kena pajak dan bl lebih 1 jt kena tdk kena pajak dan bl lebih 1 jt kena pajak 4%)pajak 4%)

Pengeluaran untuk perjalanan dinas luar kota/study banding/monitoring kelokasi pembinaan dilampiri hasil pelaksanaannya.(surat tugas, SPPD, kwitansi dan laporan)

Pengadaan barang dan jasa lebih dari Rp. 10 jt melalui penunjukan langsung / panitia pengadaan barang dan jasa (antara 5 jt s/d 10 jt SPJ ;kwitansi, SPMK, BA Penerimaan barang)

• Pertanggung jawaban keuangan tahunan dan pada waktu serah terima ketua perlu didahului dengan verifikasi.

LARANGAN BAGI BENDAHARA

Mendepositokan uang anggaran Negara dan daerah pada suatu bank

Dalam hal bendahara berhalangan maka

1. Apabila bendahara berhalangan melebihi 3 hari s/d paling lama 1 bln, bendahara tersebut wajib memberikan Surat Kuasa kepada orang lain yang ditunjuk untuk melakukan penyetoran/pembayaran dan tugas-tugas bendahara dengan diketahui oleh Ketua TP PKK

2. Apabila melebihi 1 bulan sampai 3 bulan, harus ditunjuk bendahara baru dan diadakan berita acara serah terima.

3. Apabila bendahara sesudah 3 bulan belum juga dapat melaksanakan tugas maka yang bersangkutan dianggap mengunduran diri atau berhenti sebagai bendahara.