a-50 pdca & 8 prinsip manajemen

PDCA dan

8 PRINSIP MANAGEMENT

90 + 10 = 20090 + 0 = 45

Sistem manajemen

Sikap mental

WAKTU

TUNTUTAN KUALITAS LAYANAN

e f f o r t

ISO 9001

Produktifitas

P D

CA

Paradigma Penerapan Sistem Manajemen Mutu

PROFITFeedback

Cost Revenue

CustomerSatisfaction

QualityCost

DeliveryServices

CareMorale

Sales volumeRepeat order

Word of mouthMarket share

Company image

System Competence Accountability Communication Commitment Passion

CHANGE OF BEHAVIOUR(Perubahan perilaku karyawan)

LEADERSHIP

SHARED VALUES

VISION

MISSION

DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN

1. FOKUS PELANGGAN2. KEPEMIMPINAN3. DUKUNGAN (PARTISIPASI) KARYAWAN4. PENDEKATAN PROSES5. PENDEKATAN SISTEM TERHADAP MANAJEMEN6. PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN7. PENDEKATAN FAKTUAL DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN 8. HUBUNGAN PEMASOK YANG SALING

MENGUNTUNGKAN

1. Fokus Pelanggan

• Organisasi tergantung pada pelanggan, mereka harus :Memahami harapan dan kebutuhan pelangganMerencanakan dan memenuhi kebutuhan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat sekarang dan yang akan datang

1. Fokus Pelanggan

Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan :• Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar• Meningkatkan efektivitas• Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan

transaksi • Butir 5.1 Komitmen Manajemen• Butir 5.2 Fokus Pelanggan• Butir 5.5.2 Wakil Manajemen• Butir 5.6.2 Tinjauan Masukan

Butir ISO 9001:2000

5.6.3 Tinjauan Keluaran

6.1 Penyediaan sumber daya

7.2 Proses yang berhubungan dengan

pelanggan

7.5.4 Barang Milik Pelanggan

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

8.3. Analisis Data

8.5.1 Perbaikan berkesinambungan

8.5.2. Tindakan Koreksi

2. Kepemimpinan

• Manajemen Puncak harus :

Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran mutu untuk memberi arah dan maksud organisasi. Menciptakan suatu lingkungan di mana staf dapat dilibatkan dalam mencapai sasaran yang harus dikemudikan olehnya dan melibatkan setiap orang.

1. Fokus Pelanggan

• Organisasi tergantung pada pelanggan, mereka harus

• Memahami harapan dan kebutuhan pelanggan

• Merencanakan dan memenuhi kebutuhan dan mencoba untuk melebihi harapan kebutuhan saat sekarang dan yang akan datang

1. Fokus Pelanggan

Manfaat menerapkan Fokus Pelanggan :• Meningkatkan penerimaan dan pangsa pasar• Meningkatkan efektivitas• Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui pengulangan

transaksi • Butir 5.1 Komitmen Manajemen• Butir 5.2 Fokus Pelanggan• Butir 5.5.2 Wakil Manajemen• Butir 5.6.2 Tinjauan Masukan

Butir ISO 9001:2000

5.6.3 Tinjauan Keluaran

6.1 Penyediaan sumber daya

7.2 Proses yang berhubungan dengan

pelanggan

7.5.4 Barang Milik Pelanggan

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

8.3. Analisis Data

8.5.1 Perbaikan berkesinambungan

8.5.2. Tindakan Koreksi

2. Kepemimpinan

• Manajemen Puncak harus

• Menetapkan suatu kebijakan dan sasaran mutu untuk memberi arah dan maksud organisasi.

• Menciptakan suatu lingkungan di mana staf dapat dilibatkan dalam mencapai sasaran yang harus dikemudikan olehnya dan melibatkan setiap orang.

2. Kepemimpinan

Manfaat menerapkan Kepemimpinan:• Seluruh anggota akan memahami dan

termotivasi menuju sasaran dan tujuan organisasi

• Aktivitas akan dievaluasi, disesuaikan dan diterapkan dalam satu kesatuan cara

• Meminimumkan kesalahan komunikasi diantara tingkat-tingkat dalam organisasi

• Butir 5 Tanggung jawab manajemen• Butir 6 Pengelolaan Sumber Daya• Butir 8.4 Perbaikan

3. Dukungan Karyawan

DUKUNGAN KARYAWAN ini dimulai dengan • komunikasi dengan pelanggan dan mengirim informasi

ini kepada semua orang yang terkait dengan memenuhi persyaratan pelanggan.

• Orang-orang pada semua tingkat perlu untuk dilibatkan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan dapatnya terlibat penuh mereka mendapatkan kemampuannya untuk digunakan demi kepentingan organisasi, diri mereka, rekan sekerja dan pelanggan.

• Komunikasi antar pihak harus dituliskan dan proses produksi atau jasa harus diselenggarakan sesuai dengan instruksi tertulisnya.

3.Dukungan Karyawan

Manfaat penerapan Dukungan Karyawan :• Karyawan dalam organisasi menjadi termotivasi,

memberikan komitmen dan terlibat• Menumbuhkembangkan inovasi dan kreativitas

dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi• Karyawan menjadi bertanggung jawab terhadap

kinerja mereka• Karyawan menjadi giat berpartisipasi dalam

perbaikan berkesinambungan

Butir ISO 9001:2000

• 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang

• 5.5.2 Komunikasi internal

• 6.4 Lingkungan kerja

• 8.5.1 Perbaikan berkesinambungan

• 8.5.2 Tindakan Koreksi

• 8.5.3 Tindakan Pencegahan

4. Pendekatan Proses

• Suatu hasil yang diinginkan dicapai lebih secara efisien ketika aktivitas dan sumber daya yang terkait diatur sebagai sebuah proses. Proses Pendekatan harus dipusatkan pada pengendalian masukan ke dalam proses dan pencegahan ketidaksesuaian.

4.Pendekatan Proses

Manfaat penerapan Pendekatan Proses:• Efektivitas penggunaan sumber-sumber daya• Waktu siklus produksi lebih pendek• Hasil-hasil menjadi meningkat, konsisten dan

dapat diperkirakan• Kesempatan perbaikan menjadi prioritas dan

terfokus

Butir ISO 9001:2000

• 4.1 Persyaratan umum

• 5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang• 6.1 Penyediaan sumber daya• 7 Realisasi produk• 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

4. Pendekatan Proses

• Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001 untuk persyaratan umum yang menuntut identifikasi , urutan dan interaksi memproses untuk diidentifikasi, persyaratan dokumentasi, wakil manajemen, desain, perencanaan untuk perwujudan produk, pengesahan proses dan monitoring dan mengukur proses

5. Sistem pendekatan terhadap manajemen

• Pemasok produk atau jasa harus merencanakan bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan pelanggan. Rencana harus meliputi semua aktivitas berkenaan dengan mutu dari hubungan awal pelanggan untuk penyerahan dan monitoring kepuasan pelanggan. Mengidentifikasi, pemahaman dan mengelola proses saling berhubungan ini, sebagai sebuah sistem, berperan untuk mencapai sasaran yang efektif dan efisien. Pengendalian atas mata rantai dan interface proses yang terlibat adalah penting untuk manajemen yang baik.

• .

5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

• Manfaat penerapan :• Integrasi dan kesesuaian proses-proses• Kemampuan memfokuskan usaha-usaha pada

proses-proses kunci• Memberikan kepercayaan kepada pihak yang

berkepentingan terhadap konsistensi, efektivitas dan efisiensi dari organisasi

• Butir 4. Sistem manajemen mutu• Butir 5. Tanggung jawab manajemen

Butir ISO 9001:2001

• 6. Pengelolaan sumber daya• 7. Realisasi Produk• 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

5.Pendekatan Sistem terhadap Manajemen

• Pasal-pasal dari ISO 9001 yang menggambarkan sistem pendekatan system untuk manajemen adalah persyaratan umum 4.1, dalam persyaratan dokumentasi, manual mutu, perencanaan sistem manajemen mutu, pengendalian dokumen dan arsip, komunikasi internal, tinjauan ulang manajemen, perencanaan realisasi produk, identifikasi dan mampu telusur, pemeliharaan produk dan perbaikan berkesinambungan

6. Perbaikan berkesinambungan • Ini harus diarahkan pada semua orang sebagaimana tak

seorangpun dan sistem yang sempurna. Kita harus belajar dari kesalahan dan permasalahan dan secara terus menerus meningkatkan sistem kita. Kita harus mengadopsi ukuran pencegahan seperti pelatihan dan audit ke preempt masalah. Peningkatan yang berkesinambungan keseluruhan kinerja perusahaan harus jadi sasaran permanent.

• Pasal-pasal terkait dalam standar ISO 9001:2000 adalah pasal 4.1 persyaratan umum, persyaratan dokumentasi, komitmen manajemen, kebijakan mutu, sasaran hasil mutu, wakil manajemen, pengawasan intern, analisa data, tindakan pencegahan dan mengoreksi dan improvement.

6.Perbaikan berkesinambungan

• Manfaat penerapan :• Meningkatkan keunggulan kinerja melalui

perbaikan kemampuan organisasi• Kesesuaian dari aktivitas-aktivitas perbaikan

pada semua tingkat terhadap tujuan strategik organisasi

• Fleksibilitas bereaksi secara cepat terhadap kesempatan yang ada

• 4.1; 5.1; 5.3; 5.5.3; 5.6; 6.1;8.1;8.4

Butir dalam ISO 9001:2000

• 4.1 Persyaratan Umum• 5.1 Komitmen Manajemen• 5.3 Kebijakan mutu• 5.5.3 Wakil Manajemen• 5.6 Tinjauan manajemen• 6.1 Penyediaan sumber daya• 8.1 Umum• 8.4 Perbaikan

6.Perbaikan berkesinambungan

• Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan

7. Pendekatan Fakta dalam membuat

keputusan • Keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi.

Informasi dan data bersama-sama sistem dengan komunikasinya harus dibuat. Informasi harus dikumpulkan dalam suatu yang tidak bias dan dimana mungkin bermakna satu. Jalur komunikasi yang jelas adalah penting.

• Pasal-pasal ISO 9001 yang menyertai adalah, sasaran mutu, system manajemen mutu, perencanaan, wakil manajemen mutu, komunikasi internal, tinjauan manajemen, pengendalian alat pengukur dan monitoring kepuasan pelanggan, audit internal dan peningkatan berkesinambungan.

7. Pendekatan Faktual dalam pengambilan keputusan

• Manfaat penerapan :• Keputusan-keputusan berdasarkan informasi yang

akurat• Meningkatkan kemampuan untuk menunjukan efektivitas

dari keputusan melalui referensi terhadap catatan-catatan faktual

• Meningkatkan kemampuan untuk meninjau-ulang serta mengubah opini dan keputusan

• 5.7 Tinjuan Manajemen• 8. Pengukuran, analisis dan perbaikan

8. Hubungan Pemasok yang saling

menguntungkan

• Pelanggan dan Pemasok adalah tergantung pada hubungan satu sama lain yang saling menguntungkan akan menghasilkan keuntungan pada semua pihak, seperti peningkatan mutu. Hubungan ini mulai dengan komunikasi yang jelas dan dibangun pada konsistensi tujuan dan kepercayaan.

8. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan

• Manfaat penerapan :• Meningkatkan kemampuan untuk menciptakan

nilai bagi kedua pihak• Meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan

bersama untuk menanggapi perubahan pasar atau kebutuhan dan ekspektasi pelanggan

• Mengoptimumkan biaya dan penggunaan sumber-sumber daya

• Butir 7.4 Pengadaan

Model sistem manajemen mutu berdasarkan proses

• 5 bagian utama :• Sistem manajemen mutu• Tanggung jawab manajemen• Manajemen sumber daya• Realisasi produk• Analisis, pengukuran dan perbaikan

PENDAHULUAN Gambar 1 - Model Sistem Manajemen Mutu Berdasarkan Proses

PT INDAH KARYA (Persero)KONSULTAN ENJINERING & MANAJEMEN

Standard ISO 9001:2000

Pelanggan

Kepuasan

Masukan Keluaran

Perbaikan berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu

Tanggung jawab Manajemen

Manajemen Sumber Daya

Pengukuran, Analisis dan Perbaikan

Pelanggan

RealisasiProduk

ProdukPersyaratan

Kegiatan penambahan nilai

Aliran Informasi