4 sistem informasi manajemen

Sistem Informasi Manajemen

Jurusan Teknik Elektro Universitas Atmajaya

Makassar

Pengertian :

Sistem Informasi Manajemen adalah suatusistem yang memiliki suatu kerangkasistem yang memiliki suatu kerangkainformasi tunggal dan terpadu untukpengumpulan informasi yang diperlukanbagi kepentingan kegiatan manajemen.

2

Sumber Daya dalam SIM

� Man (manusia)Money (uang, dana)� Money (uang, dana)

� Material (Bahan Baku)� Machine (Komputer, Mesin Produksi)� Informasi

3

Mengapa SIM Penting?

SIM sangat penting karena adanya faktor :

�� Perubahan ekonomi secara global

� Perubahan ekonomi industrial

� Perubahan perusahaan

� Perubahan teknologi komunikasi

4

Tujuan Penerapan SIM

� Untuk mencapai keunggulan competitive Untuk mencapai keunggulan comparative� Untuk mencapai keunggulan comparative

5

Aktivitas dalam Sistem Informasi

� Input (masukan, Data)

� Process (pengolahan data)

� Output (keluaran, Informasi)

6

Pengaruh Lingkungan Terhadap SIM

Dalam prakteknya Penerapan SIM sangatdipengaruhi oleh kebudayaan masyarakat. Untuk ituperlu dilakukan secara bertahap dan hati-hati agarperlu dilakukan secara bertahap dan hati-hati agarapa yang diharapkan dari penerapan SIM dapattercapai. Dalam kaitan ini kebudayaan masyarakatdapat dikelompokan ke dalam :

� Masyarakat pra-informasional� Masyarakat informasional

.

7

� Masyarakat pra informasional adalah

masyarakat yang belum melihat informasi

sebagai sumber daya yang penting serta

pengaruhnya dalam kehidupan tidak begitupengaruhnya dalam kehidupan tidak begitu

menonjol.

� Masyarakat informasional adalah masyarakat

yang telah menyadari pentingnya informasi

sebagai sesuatu yang berpengaruh besar

dalam kehidupan

8

Perbedaan

Kelompok :

9

Untuk Lingkungan Dunia Bisnis/Usaha

� Finance society / Keuangan

� Suppliers / Pemasok� Suppliers / Pemasok

� Labor union / Lembaga Buruh

� Stock holder / Pemegang Saham

� Competitor / Pesaing usaha

� Costumer / Pelanggan

� Government/local society / Pemerintahan

� Global community/ Kelompok Usaha Global

10

Untuk Lingkungan Dunia Pendidikan

� Government/ Pemerintah

� Local society/ Masyarakat Lokal

� Professional organization / Organisasi Prof.

� Competitor / Pesaing

� Costumer / Pelanggan

11

Karakteristik/Ciri-ciri SIM

1. Bersifat total/menyeluruh2. Bersifat terkoordinasi3. Terintegrasi secara rasional

Mentransformasikan data menjadi informasi dengan 4. Mentransformasikan data menjadi informasi dengan berbagai cara.

5. Meningkatkan Produktivitas6. Sesuai dengan sifat dan gaya manajer (personil)

yang akan menggunakannya sehingga terhindar dari kesenjangan.

7. Menggunakan kriteria mutu yang telah ditetapkan serta relevansi.

8. Memiliki sub sistem informasi

12

SIM yang bersifat total/menyeluruh, mencakup:

� Dilihat dari bentuknya

▪ formal – informal

▪ manual – komputerisasi▪ manual – komputerisasi

� Dilihat dari bidangnya

▪ Sistem informasi proyek

▪ Sistem informasi perkantoran

▪ Sistem informasi forcasting

▪ Sistem informasi penopang keputusan

13

SIM yang bersifat terkoordinasi

Keseluruhan proses SIM dilaksanakan secara terstruktur,

per departemen tetapi tetap terkoordinasi secara terpusat.per departemen tetapi tetap terkoordinasi secara terpusat.

14

SIM terintegrasi secara rasional

Sub-sub sistem dikoordinasikan menuju tercapainya

integrasi secara rasional, logis, efektif dan efisien.

15

Faktor – Faktor yang mempengaruhi penataan SIM

1. Hirarki dalam struktur organisasi� Hirarki adalah pelapisan atau tingkatan yang� Hirarki adalah pelapisan atau tingkatan yang

menyebabkan adanya rantai komando yangmengatur hubungan atasan-bawahan

� Dalam hirarki tercakup pembagian wewenang danspan of control

2. Iklim Organisasi� Adalah hubungan interaksi antara manajemen

dalam menerima dan mengirim informasi.

16

Klasifikasi Pembagian Wewenang Dalam Manajemen

� Klasifikasi Dasar� Centralized management � Centralized management � Decentralized management

� Manajemen Koordinatif� Collegial management� Joint management� Collaborative/collective management

17

Arus Informasi Dalam Manajemen

1. Centralized management▪ Informasi yang ditampung sangat banyak

▪ Informasi harus selalu disampaikan pada manajemen puncak

▪ Bisa menimbulkan information overload

2. Decentralized management▪ Informasi arusnya sangat tersebar karena ada delegasi dalam pembuatan

keputusan

▪ Arus informasi tidak terlalu padat

▪ Manajemen puncak mengendalikan organisasi melalui ringkasan informasi

3. Coordinative management▪ Informasi tersebar sesuai wewenangnya

▪ Manajer senior dan yunior sama-sama memiliki informasi penting bagi pengambilan keputusan

▪ Sistem informasi rumit karena harus dibuat agar jangan sampai tumpang tindih (ovelapping)

▪ Struktur organisasi biasanya matriks

18

Gaya Manajemen

yaitu bagaimana cara manajer dalam menangani organisasi :

� Menangani pekerjaan� Melaksanakan human relation� Melaksanakan human relation� Supervisi� Reward and punishment

Gaya manajemen sangat dipengaruhi oleh :� Mutu pemikiran� Sikap dasar� Pengalaman� Sifat pengolahan informasi� Kecerdasan emosi

19

4 Unsur Kualitas Pemikiran Manusia

� Intuitif :� Trial and error dalam menguji berbagai bentuk pemecahan masalah

� Tidak menganggap penting pemrosesan data menjadi informasi

� Sistematis � Menstrukturkan masalah secara tepat untuk pemecahan masalah

� Data-data diolah dan dianalisa dengan cermat tersusun dan logis

� Preseptif� Memusatkan perhatian pada hubungan antara unsur suatu data yang diperoleh

� Cepat menguji data rincian untuk memadukan dengan data-data bidang lain

� Reseptif� Memerlukan informasi rinci dan cenderung tenggelam pada rincian tanpa mengaitkan

dengan data dari bidang lain

� Cenderung melihat permasalahan secara parsial tidak integral

20

PERAN-PERAN MANAJERIAL DARI MINTZBERG

1. Interpersonal roles :� Figurehead : Manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial� Leader : Manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf

serta menyediakan motivasi dan dorongan� Laison : Manajer melakukan hubungan dengan orang-orang di luar� Laison : Manajer melakukan hubungan dengan orang-orang di luar

organisasi dengan tujuan menyelesaikan masalah bisnis

2. Informational roles

1. Monitor : Manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit(organisasi)

2. Disseminator : Manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orangdi dalam unitnya

3. Spokesperson : Manajer meneruskan informasi yang berharga kep[adaorang-orang diluar unitnya—pimpinan dan orang-orang dilingkungannya

21

3. Decisional roles :

� Entrepreneur : Manajer membuat perbaikan-perbaikanyang cukup permanen pada unit, seperti mengubahstruktur organisasi

� Disturbance Handler : Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dollar dsb.

� Resources Allocator : Manajer mengendalikanpengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan manayang mendapat sumber daya

� Negotiator : manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya maupun antara unit dan lingkungannya

22

Manajer dan Sistim Informasi

� Sistem Informasi merupakan sumber daya utama bagi

seorang manajer untuk mengambil keputusan yangseorang manajer untuk mengambil keputusan yang

tepat.

� Proses pengambilan keputusan dipengaruhi oleh sifat

seorang manajer.

� Sikap manajer terhadap sistem informasi akan

dipengaruhi oleh sifat-sifat manajer yang bersangkutan.

23

Sifat Manajer

24

Kebutuhan dan Sumber Informasi

1. Kegiatan OrganisasiTop Manajer2. Top Manajer

3. Middle Manajer4. Lower Manajer5. Personil Operasi

25

Kegiatan Organisasi

26

Top Manager/Management

� Memerlukan informasi terpadu� Menentukan dalam menentukan SIM yang

dipakaidipakai

Middle Manager terbagi dua yaitu

1. Upper Middle Manager� Sangat terlibat dalam penataan SIM

2. Specialist/Professional� Penyeliaan Staf semi profesional

27

Lower Manager

� Supervisi personil operasi� Keterlibatan dalam Sistem Informasi cukup besar� Bisa menjadi anggota Sistem Informasi tertentu� Bisa menjadi anggota Sistem Informasi tertentu

Personil operasi

� Keterlibatan yang terbatas pada SisInfo� Melakukan transaksi/kegiatan kemudian diproses

oleh SisInfo

28

Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen

Top Manajemen

1. Perencanaan Strategis1. Perencanaan Strategis2. Analisis Alternatif3. Alokasi Sumber Daya4. Menganalisis Pengambilan Keputusan secara

total5. Mengambil Keputusan jika ada masalah kritis.6. Kepemimpinan/leadership7. Orientasi waktu kegiatan ke masa yang akan

datang.

29

Middle and Lower Manajemen

1. Melakukan pengawasan langsungMemeriksa hasil/output2. Memeriksa hasil/output

3. Melakukan pengendalian operasi4. Menyelesaikan masalah personil5. Orientasi waktu kegiatan ke masa kini

dan lampau

30

Informasi dan Komunikasi

� Apabila informasi dipertukarkan maka komunikasiakan terjadi.

� Komunikasi dapat terjadi antara manusia,manusia dengan mesin, dan antara mesindengan mesin.

� Informasi hanya dapat melaksanakan tugasnyadalam proses komunikasi apabila informasitersebut disesuaikan dengan pihak penerima.

31

Pengertian Komunikasi

� Komunikasi menunjukan pada suatu tindakanmengkomunikasikan suatu informasi dalam bentukberita atau pesan dengan menggunakan saranakomunikasi tertentu.komunikasi tertentu.

� Komunikasi merupakan suatu proses yang mencakuunsur-unsur yang terdiri dari : 1). Sumber (source,sender); 2). Pesan (message); 3). Saluran (channel);4). Penerima (reciever). Sumber mengirimkan pesandalam bentuk informasi baik lisan ataupun tertulismelalui cara tertentu yang kemudian diterima olehpihak lain (penerima).

32

Jenis-jenis komunikasi

Berdasarkan cara penyampaian informasi,maka komunikasi dapat dikelompokan kemaka komunikasi dapat dikelompokan kedalam tiga jenis yaitu :

1. Komunikasi lisan

2. Komunikasi tertulis

3. Komunikasi bukan lisan dan tertulis (body language : mata, tangan and tubuh)

33

Dilihat dari hirarki ke-efektifan situasi, komunikasi dikelompokanke dalam tiga jenis yaitu :

� Komunikasi dua arah tatap muka.� Komunikasi dua arah tidak tatap muka� Komunikasi dengan pesan tertulis� Komunikasi dengan pesan tertulis

Dilihat dari arah komunikasi khususnya dalam suatu organisasikomunikasi dapat dikelompokan menjadi :

� Komunikasi atasan-bawahan (downward, superior-subordinate)

� Komunikasi bawahan-atasan (upward, subordinate-superior)� Komunikasi mendatar (horizontal, subordinate-subordinate)

34

Tingkatan Informasi

� Tingkatan teknis ; seberapa akurat informasi

Dilihat dari situasinya komunikasi dapat dibagi ke dalam dua jenis yaitu :

•Komunikasi formal

•Komunikasi informal

dapat disalurkan.

� Tingkatan semantik ; seberapa tepat simbol-

simbol yang disalurkan dapat membawakan

arti yang diinginkan.

� Tingkatan efektivitas ; seberapa cocok pesan

tersebut sebagai motivasi tindakan manusia

35

Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah menyampaikaninformasi kepada penerima informasi.

Menurut V.P. Michael, Proses komunikasiadalah proses mentransmisikan kode-kodeinformasi lewat saluran (channel) komunikasike tujuan penerima informasi (destination).Dalam proses pengiriman ke tujuan (penerima)timbul noise atau gangguan.

36

Gambaran Proses Komunikasi menurut V.P. Michael.

37

Sistem Informasi Strategis

� Adalah suatu sistem informasi berbasis komputeryang digunakan untuk setiap tingkatan organisasiyang mengubah tujuan, operasional, produk, jasa,dan hubungan lingkungan untuk membantudan hubungan lingkungan untuk membantuorganisasi memperoleh keuntungan keunggulan yangkompetitif.

� Dalam pandangan strategis produk atau jasa, SISadalah keseluruhan paket barang secara fisik,layanan pendukung dan informasi organisasi yangdisediakan untuk menciptakan nilai bagipelanggannya.

38

Sistem Informasi dikatakan strategis jikatujuannya memenuhi kriteria sebagai berikut :

� Mencapai posisi kepemimpinan biaya rendah

� Menyediakan diferensiasi produk/jasa dan nilai lebih � Menyediakan diferensiasi produk/jasa dan nilai lebih bagi konsumen

� Menciptakan aliansi perusahaan, pemasok dan langganan

� Peningkatan nilai produk dengan tampilan dan dukungan yang inovatif

� Memungkinkan pertumbuhan pasar secara geografis atau ekspansi volume

� Membantu mengenalkan produk ke pasar

39

Pengelolaan Informasi untuk keunggulankompetitif

Menurut Jane P. Loudon ada dua model untukmengidentifikasi wilayah bisnis dimana Sistemmengidentifikasi wilayah bisnis dimana SistemInformasi dapat memberikan keunggulankompetitif yaitu :

1. Model kekuatan kompetitif ( Competitive Force Model)

2. Model rantai nilai (Value Chain Model)

40

Competitive Force Model

Model ini menjelaskan interaksi pengaruh-pengaruh eksternalkhususnya ancaman dan kesempatan yang mempengaruhi strategiorganisasi dan kemampuan bersaing.

Keunggulan kompetitif dapat dicapai dengan :Keunggulan kompetitif dapat dicapai dengan :

� Memperkuat kemampuan perusahaan untuk bernegosiasi denganpelanggan, pemasuk, produk, dan jasa pengganti dan pemainpasar yang baru.

� Memperkuat strategi persaingan melalui :� Diferensiasi Produk – menciptakan produk dan jasa unik yang dapat

dengan mudah dibedakan dari pesaing.

� Diferensiasi Fokus – menciptakan ceruk pasar yang baru denganmenentukan target khusus untuk produksi atau jasa yang dapatberfungsi sebagai barang superior (barrier to entry)

41

Value Chain Model

� Model ini memfokuskan pada kegiatan utama ataupendukung yang menambah margin nilai bagi produk ataujasa perusahaan (organisasi), dimana SI dapat diterapkandengan baik dalam mencapai keunggulan kompetitif.dengan baik dalam mencapai keunggulan kompetitif.

� Model ini memandang kegiatan-kegiatan sebagai suaturangkaian atau rantai kegiatan untuk menambah nilaiterhadap produk /jasa

� Dalam model ini keuntungan kompetitif dicapai jika :

� Memberi nilai lebih pada pelanggan� Memberi nilai yang sama dengan harga lebih rendah

42

Kegiatan utamanya berhubungan dengan :

1. Produksi2. Distribusi2. Distribusi3. Produk/jasa4. Penyimpanan material5. Penjualan6. Pemasaran7. Pelayanan

43

SelesaiSelesai

44