290711681 sop pengendalian dokumen dan rekaman docx
Post on 02-Mar-2018
220 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx
1/6
KABUPATEN
WAJO
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
Ditetapkan olehKepala Puskesmas
Maniangpajo
dr. H. GUSAIDI M.Kes
NIP. 19680104 00604
1 004SOP
No.
Kod :
Terbitan :
No. Revisi :
Tgl.Mulai Berlaku :
Halaman :
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian DokumenAdalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DI!"DA#IA" adalah bah$a dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
%. Dokumen &idak Dikendalikan
Dokumen dengan status &IDA DI!"DA#IA" adalah bah$a
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
'. Dokumen &idak (erlaku
Dokumen dengan status ADA#)A*+A artinya adalah bah$a
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
. Pedoman utu
anual utu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan
-
7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx
2/6
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional organisasi.
. Prosedur erja
Prosedur erja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas ungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
0. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jad$al kegiatan yang memuat rencana aktiitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. &ujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semuadokumen yang terkait dengan +istem anajemen utu I+-344152446
dapat dikelola dan dikendalikan secara eekti sehingga memenuhi
persyaratan standard Internasional I+-344152446 .
%. ebijakan
'. *eerensi
. Alat dan (ahan A&, 7ormulir
. Prosedur / #angkah-langkah (agan Alir
1. !"!&APA" 8!"I+ D)!" DA"
*!AA"
epala Puskesmas / * / Pemegang Program
/ oordinator )nit / enetapkan jenis
dokumen dan rekaman terkendali, meliputi 5
Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan
Formulir
2. !()A& D)!" DA" *!AA"
* / 9akil anajemen menetapkan
sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut 5
Prosedur erja dan Instruksi erja terdiri
dari 5 Pengertian, Tujuan, Kebijakan,
Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),
nit Terkait, !e"erensi, Dokumen terkait,
#atatan re$isi/ Peruba%an
%. !":!+A;A" I+I D)!" &!*!"DA#I? dengan persetujuan
*.
0. !*!@I+I D)!" DA" *!AA"
+uatu dokumen dapat direisi dengan tata
cara5
a.Pemohon reisi mengisi ormulir usulan
reisi kepada epala Puskesmas
b. Permintaan reisi disetujui pejabat yang
ber$enang
c.*eisi dicatat dalam rekaman historis
perubahan pada tiap dokumen
6. !"!*(I&A" )#A": D)!" DA"
*!AA"
-
7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx
5/6
+uatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika5
a. &erjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan
urutan pelaksanaan tugas
d. (ila terjadi penerbitan ulang, dokumen
lama ditarik
3. !#A)A" P!"A*IA" DA"
P!)+"A;A" D)!" DA"
*!AA"
a. * menarik salinan dokumen dan
rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan ormulir
bukti penarikan dokumen
b. +alinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam ormulir berita acarapemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap &A
&!*!"DA#IB , dan disimpan *
sebagai arsip
d. 7ormulir berita acara pemusnahan
dokumen disimpan oleh *.
14. !#A)A" P!"I"8A)A" )#A":
D)!"
+etiap dokumen ditinjau ulang setiap satu
tahun sekali
11. !#A)A" P!":!"DA#IA"
D)!" !+&!*"A#
oordinator )nit/Pemegang program
mengidentiikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan ormulir
datar dokumen eksternal. (ila suatu
-
7/26/2019 290711681 Sop Pengendalian Dokumen Dan Rekaman Docx
6/6
dokumen eksternal sudah tidak digunakan,
* menarik dokumen eksternal tersebut dan
dicatat dalam ormulir datar dokumen
eksternal
0. ;al-hal yang perlu
diperhatikan
=atatan *eisi perubahan, (ukti Penerimaan dokumen, )sulan reisi,
(ukti penarikan dokumen, (erita acara pemusnahan dokumen
6. )nit &erkait
3. Dokumen &erkait 7ormulir (ukti Penerimaan dokumen
7ormulir Datar Induk Dokumen
7ormulir Datar Induk 7ormulir
7ormulir )sulan *eisi
7ormulir (ukti Penarikan Dokumen
7ormulir (erita Acara Pemusnahan Dokumen
7ormulir Datar induk dokumen eksternal
top related