ALUR PENGAJUAN

KEGIATAN KIE KREATIF

Penyedia

berkoordinasi

dengan

Penerima

Barang utk

Pelaksanaan

Kegiatan

Pelaksanaan

kegiatan

Pembuatan

Laporan

Kegiatan

(koordinasi

dengan

Kabid

ADPIN, Kasi

AKIE Prov

dan PPK)

PPK

Mendaftarkan

kontrak ke

KPPN untuk

mendapatkan

Nomor

Register

Kontrak

(NRK)

Penanda-

tangan Surat

Perintah

Kerja/SPK

(PPK dan

Penyedia)

PP

Menyeleksi

Penyedia

PPK

membuat

HPS & Spek

Penyerahan laporan kegiatan

dan bukti lapangan serta

dokumen penagihan ke PPK

DIREKTUR Anggota

DPR BKKBN

Dep ADPIN

TA

EO EO EO

Eselon III PJ

KIE Kreatif

1 2

3

4 a

4 b

5

H1 H1

H2

H3

6 H3

7

H3

8

H3

9

H3

11

H4

Diawasi langsung

Penerima/

Pemeriksa Barang

12 H6

PPK

mengajukan

SPP

10

H4

PPSPM

menerbitkan

SPM

13

H7

KPPN Jakarta

V menerbitkan

SP2D

14

H8

15

H10

a b c

d

e

f g h

i

j

k

l m n

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN KEGIATAN KIE KREATIF SENI BUDAYA TRADISIONAL • Pengajuan/Pemberitahuan rencana kegiatan, surat ditujukan Kepada BKKBN cq. Deputi

Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi (ADPIN), dengan estimasi waktu H-14;

• Deputi ADPIN memerintahkan Direktur Advokasi dan KIE, untuk segera menindaklanjuti;

• Direktur Advokasi dan KIE menindaklanjuti kepada Subdit KIE dan PPK untuk merancang segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan pengadaan;

• PPK selaku penanggung jawab keuangan membuat spesifikasi dan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dengan harga perhitungan sendiri berdasarkan lokasi pelaksanaan kegiatan;

• PPK menunjuk Pejabat Pengadaan untuk melaksanakan proses penunjukan penyedia sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku;

• Proses seleksi penyedia oleh Pejabat Pengadaan (penyedia yang telah ditunjuk melengkapi seluruh persyaratan adminstrasi);

• Penyedia yang telah ditunjuk membuat rencana kegiatan dengan melampirkan proposal, RAB (hasil PL) dan Jadwal Acara;

• Penandatanganan Surat Perintah Kerja (SPK) oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasarkan hasil seleksi yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan;

• PPK mendaftarkan hasil pelaksanaan pengadaan paling lambat 5 (lima) hari setelah penandatanganan SPK oleh kedua belah pihak;

• Setelah SPK ditandatangani oleh PPK, penyedia yang ditunjuk agar melakukan koordinasi dengan penerima barang, untuk membertahukan rencana pelaksanaan kegiatan;

• Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan berdasarkan SPK dan langsung diawasi oleh penerima barang;

• Pembuatan laporan oleh penyedia hasil pelaksanaan kegiatan dan berkoordinasi dengan Kabid Adpin, Kasie AKIE Prov dan PPK);

• Penyedia meyerahkan Laporan kegiatan dengan bukti lapangan serta dokumen penagihan ke PPK;

• PPK mengajukan pembuatan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk proses pencairan hasil kegiatan berdasarkan laporan yang telah diterima;

• Pejabat Penerbit Surat Perintah Membayar (PPSPM) membuatkan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk diajukan ke Kantor Pelayanan dan Perbendaharaan Negara (KPPN) Jakarta V;

• KPPN menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)kepada bank penerima dari penyedia yang diajukan oleh PPSPM;

• Pencairan diperkirakan 2 (dua) hari setelah SP2D diterbitkan oleh KPPN melalui rekening penyedia pelaksana kegiatan

PERUBAHAN PEDOMAN KEGIATAN KIE KREATIF PROGRAM KKBPK MELALUI MEDIA TRADISIONAL DAN SENI BUDAYA

Surat Kepala BKKBN No. 2232/PS.103/C/2016 tentang Tindak Lanjut Temua Pemeriksaan BPK RI atas Laporan Keuangan BKKBN T.A. 2015

NO ASPEK LAMA BARU

A NAMA DAN LEGALITAS

1. Nama Pedoman Panduan Operasional...

(tidak menggunakan Peraturan Kepala BKKBN)

Pedoman Pelaksanaan Kegiatan... (menggunakan

Peraturan Kepala BKKBN)

2. Masa Berlaku 1 Tahun Anggaran Sampai diterbitkan Perka Baru

B SUBSTANSI ISI

1 Bab 1 Pendahuluan

- Latar Belakang

Menyebutkan secara tertulis Komisi IX DPR RI

sebagai mitra kerja tingkat pusat

Tidak menyebutkan Komisi IX DPR RI

- Tujuan Langsung tujuan secara rinci Dibagi dua: Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

- Hasil yang Diharapkan ... Sama

- Indikator Keberhasilan ... Sama

- Batasan dan Pengertian Tidak ada Ada

2 Bab 2 Pelaksanaan Kegiatan

- Substansi dan Materi Substansi materi tentang Kampung KB dihilangkan

NO ASPEK LAMA BARU

- Sasaran

- Lokasi dan Waktu Kegiatan

- Narasumber

- Bentuk Kegiatan

- Sarana dan Prasarana

- Pelaksana Kegiatan

Sub Bab tentang Mitra Kerja dihilangkan

3. Bab 3 Penganggaran dan

Pertanggungjawaban Anggaran

- Sumber Anggaran APBN melalui DIPA BKKBN Pusat (Satker

DITVOKKOM) dan Provinsi (satker Provinsi)

Sama

- Penggunaan Anggaran Dirinci: Belanja Sewa, Belanja Jasa Profesi, Belanja

Bahan, Belanja Perjalanan

Disesuaikan dengan kebutuhan pelaksanaan dan

sesuai ketentuan yang berlaku

NO ASPEK LAMA BARU

- Pengajuan Anggaran Sebelum pelaksanaan kegiatan, event organizer (EO)

mengajukan Proposal Kegiatan yang berisi

Rancangan Kegiatan dan Rincian Anggaran yang

telah disepakati oleh Perwakilan BKKBN Provinsi dan

Tenaga Ahli (TA) Stakeholder (ditandatangani

keduanya).

Penunjukan pelaksana kegiatan oleh pihak ketiga

menjadi kewenangan Pejabat/Panitia Pengadaan di

BKKBN Pusat (Direktorat Advokasi dan KIE) dan

Perwakilan BKKBN Provinsi sebagaimana diatur

dalam Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010

tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

beserta perubahannya dengan Peraturan Presiden

No.4 Tahun 2015. Dalam hal pengajuan anggaran

oleh pihak ketiga, mengacu pada spesifikasi dan

HPS yang dibuat oleh PPK.

- Pertanggungjawaban Anggaran 1. Kegiatan dilaksanakan minimal 2 (dua) paket

dan maksimal 4 (empat) paket dengan

menggunakan pihak ketiga (event organizer)

yang dibuktikan dengan surat penunjukan dari mitra (Stakeholder).

2. Bentuk pertanggungjawaban/dokumen (hard copy dansoft copy), yang terdiri dari:

- Legalitas perusahaan - Kwitansi EO - Faktur dan nomor faktur - Surat Setor Pajak (SSP) PPN dan PPh - Pejabat penerima barang adalah salah satu

pejabat BKKBN Perwakilan Provinsi lokasi kegiatan

3. Pengajuan penagihan (dengan dokumen

lengkap, sesuai ketentuan) paling lambat satu

minggu (5 hari kerja) setelah pelaksanaan

kegiatan.

1. Bentuk pertanggungjawaban dan laporan

kegiatan sesuai dengan ketentuan Pasal 55

Peraturan Presiden No 54 Tahun 2010 tentang

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

beserta perubahannya terakhir dengan

Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015 dan

Peraturan Menteri Keuangan No.

190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara

Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

2. Pertanggungjawaban dan laporan kegiatan

disampaikan oleh penyedia kepada PPK. Bukti

materil disimpan oleh penyedia untuk

keperluan pemeriksaan. Laporan kegiatan

berupa rangkuman dan dilampiri bukti-bukti kegiatan.

NO ASPEK LAMA BARU

2. Bentuk pertanggungjawaban/dokumen (hard

copy dansoft copy), yang terdiri dari:

- Legalitas perusahaan

- Kwitansi EO

- Faktur dan nomor faktur

- Surat Setor Pajak (SSP) PPN dan PPh

- Pejabat penerima barang adalah salah satu

pejabat BKKBN Perwakilan Provinsi lokasi

kegiatan

3. Pengajuan penagihan (dengan dokumen

lengkap, sesuai ketentuan) paling lambat satu

minggu (5 hari kerja) setelah pelaksanaan

kegiatan.

4. Khusus untuk biaya perjalanan dinas

narasumber dari Komisi IX DPR RI dan DPD RI,

tidak diperbolehkan berasal dari dua sumber

(double anggaran: BKKBN dan Sekretariat

Komisi IX DPR RI), terutama apabila kegiatan

dilaksanakan pada waktu reses.

3. Pembayaran atas hasil pekerjaan dilakukan

berdasarkan prestasi kerja.

4. BKKBN wajib melaksanakan pemeriksaan dan

penerimaan hasil pekerjan sesuai dengan uraian

pekerjaan/spesifikasi teknis yang detail dan

jelas/terukur.

NO ASPEK LAMA BARU

4 Bab 4 Pelaporan

- Spesifikasi Laporan 1. Dijilid Hard Cover dengan dilengkapi logo

dan identitas BKKBN

2. Cover dibuat berwarna (boleh disertai foto)

3. Melampirkan data pendukung pelaksanaan

kegiatan:

- Daftar narasumber

- Daftar hadir peserta

- Kwitansi penggunaan anggaran

- Dokumentasi kegiatan: video dan foto

- Materi yang disampaikan oleh narasumber

(hardcopy dan softcopy)

- Dll

Sebagai bentuk pertanggungjawaban atas kegiatan,

pasca pelaksanaan kegiatan KIE Kreatif Program

KKBPK Melalui Media Tradisional dan Seni Budaya

harus mencerminkan perencaaan, pelaksanaan,

pertanggungjawaban kegiatan dan belanja disertai

dengan rangkuman hasil kegiatan dalam rangka

mengukur keberhasilan kegiatan yang dilakukan.

Untuk kegiatan KIE Kreatif Program KKBPK Melalui

Media Tradisional dan Seni Budaya yang bersumber

dari DIPA Perwakilan BKKBN Provinsi, pelaporan

dilakukan oleh Perwakilan BKKBN Provinsi kepada

Kepala BKKBN, tembusan Deputi Bidang ADPIN dan

Direktur Advokasi dan KIE pada bulan Oktober dan

Desember.

- Sistematika Laporan Dirinci: Cover, Kata Pengantar, Daftar Isi, Bab I

Pendahuluan, Bab II Pelaksanaan Kegiatan, Bab

III Kesimpulan dan Saran, Bab IV Penutup,

Lampiran (Dokumentasi Kegatan)

- Ketentuan Penyerahan Laporan Dokumen Laporan Kegiatan diserahkan paling

lambat satu minggu (5 hari kerja) setelah

pelaksanaan kegiatan ke Satker Direktorat

Advokasi dan KIE.