alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di unit ... · it, harus menyimpan dan melindungi...
TRANSCRIPT
ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI
DI UNIT PUSAT ARSIP KEMENTERIAN ENERGI
DAN SUMBER DAYA MINERAL
Skripsi
Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
PROPOSAL
Oleh :
ETIKA MULIA SARI
NIM.11140251000004
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
1440 H / 2018 M
i
ABSTRAK
Etika Mulia Sari (11140251000004). Alih Media Arsip Vital Sebagai Upaya
Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Di bawah bimbingan Nuryudi, S.Ag, S.S, MLIS. Program Studi
Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Jakarta, 2018.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses alih media arsip vital
sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral, penerapan kebijakan serta prosedur pelayanan. Jenis penelitian
yang digunakan dalam penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif dengan
pendekatan penelitian kualitatif. Data dalam penelitian ini diperoleh melalui
observasi, wawancara dan kajian pustaka. Informan dalam penelitian ini
berjumlah tiga orang yaitu Kepala Unit Pusat Arsip dan dua orang arsiparis ahli
madya di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Hasil
dari penelitian ini adalah 1) Alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip terdiri dari
tiga tahapan yaitu tahapan sebelum alih media di antaranya identifikasi arsip,
cleaning dan sorting, dan persiapan alat alih media; tahapan alih media di
antaranya scanning, editing, dan finishing; dan tahapan setelah alih media di
antaranya penyimpanan kembali fisik arsip, indexing, dan penyimpanan hasil alih
media; 2) Kebijakan alih media berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 28 tahun 2012 tentang Penerapan Undang-Undang No. 43 tahun
2009 tentang Kearsipan secara umum telah diterapkan; 3) Sistem pelayanan arsip
di UPA KESDM adalah layanan tertutup, dan prosedur pelayanan dimulai dari
mengajukan surat ke KESDM, mendapat surat balasan, mendatangi pusat arsip,
mengisi formulir peminjaman, dan terakhir pemberian arsip dalam bentuk copy.
Kata Kunci : Alih Media, Arsip Vital, Preservasi Arsip, Pelayanan Arsip.
ii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum, WM, WB.
Bismillah wal hamdulillah, Alhamdulillahi Rabbil „alamin, segala puji
hanya milik Allah Tuhan semesta alam yang mana dengan karunia dan hidayah-
Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Alih Media Arsip Vital
Sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral”. Shalawat dan salam semoga senantiasa selalu tersampaikan
kepada Nabi junjungan alam yakni Nabi Muhammad Shallallah „Alayhi wa
Sallam.
Banyak hal yang menjadi kendala yang penulis hadapi selama proses
penyelesaian skripsi ini, sehingga penulis mendapat bantuan dan motivasi dari
berbagai pihak yang mendukung secara moril, materil dan tenaga. Penulis
menyadari banyak kekurangan dan kelemahan dalam masa penyusunan skripsi ini.
Maka, penulis mengucapkan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada kedua
orang tua tercinta yang selalu mendoakan Ayahanda Akhyar dan Ibunda
Tasmawati serta abang Afrijoni yang memberikan dukungan yang luar biasa dari
awal sampai akhir masa perkuliahan penulis, abang Dendi Putra, Rio Sutrisno,
Oki Sutrisno, Rino Sutrisno atas doa dan dorongan semangat yang diberikan
kepada penulis.
Skripsi ini tentunya tidak lepas dari dukungan semua pihak yang telah
meluangkan waktu dan memberikan ilmu dalam membantu penulis. Penulis
mengucapkan terimakasih kepada:
iii
1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil, MA, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Bapak Pungki Purnomo, MLIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan.
4. Bapak Mukmin Suprayogi, M,Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan.
5. Bapak Nuryudi, MLIS, selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan
meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, menuntun dan
mengarahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah
memberikan ilmu yang sangat bermanfaat untuk masa depan penulis.
7. Bapak Muhammad Azwar, M.Hum, Bapak Sukirno dan Ibu Siska yang telah
membantu dan memberikan motivasi kepada penulis.
8. Seluruh pihak Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral terutama kepada Bapak Tukiran Heru Susanto, S.H, Ibu Eny
Nurwianty, S.Sos, Ibu Eka Runie, S.E, M.M, dan Bapak Agus yang telah
membantu dan memberikan informasi kepada penulis.
9. Kepada para sahabat Rosmiati, Sari Wahyuni, Fitriani TH, Armelia Yunita,
Intan Indah Pratiwi, Nur Ulfa Amaniah, Aprilia Melfi, Martani Pudyastuty,
Ilham Cahyarida, Chairida Saufatunnisa, Vinna Yuliana, Abdul Hakim serta
teman-teman di Jurusan Ilmu Perpustakaan 2014 terutama untuk kelas A yang
tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, dan temen-teman KKN Sirius106.
iv
Terimakasih untuk semangatnya dan kebersamaan kita yang telah
menciptakan senyum manis tersendiri bagi penulis.
10. Pihak lainnya baik teman maupun saudara yang tidak dapat penulis sebutkan
satu persatu, terimakasih atas dukungan dan semua kebaikan yang diberikan
kepada penulis.
Kesempurnaan hanya milik Allah, tentunya masih banyak kekurangan
dalam penulisan skripsi ini, maka penulis menerima kritik dan saran yang
membangun. Semoga Allah Swt memberikan balasan yang setimpal pada semua
pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan. Akhir kata, penulis berharap
semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.
Wassalamualaikum, WM, WB.
Jakarta, Mei 2018
Etika Mulia Sari
v
DAFTAR ISI
ABSTRAK ............................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................... v
DAFTAR TABEL ................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah .......................................................... 6
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................................... 7
D. Defenisi Istilah ............................................................................................ 9
E. Sistematika Penulisan ................................................................................ 10
BAB II TINJAUAN LITERATUR ....................................................................... 11
A. Pusat Arsip ................................................................................................ 11
1. Arsip .......................................................................................................... 13
2. Arsip Vital ................................................................................................. 22
3. Preservasi .................................................................................................. 27
B. Alih Media ................................................................................................. 37
C. Penelitian Terdahulu ................................................................................. 46
BAB III METODE PENELITIAN........................................................................ 49
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ................................................................ 49
B. Informan .................................................................................................... 50
C. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ 51
1. Data Primer ............................................................................................... 51
2. Data Sekunder ........................................................................................... 52
D. Teknik Pengujian Keabsahan Data ........................................................... 53
1. Teknik Triangulasi .................................................................................... 53
2. Kajian Kasus Negatif ................................................................................ 54
3. Kecukupan Referensi ................................................................................ 54
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data ...................................................... 54
vi
1. Reduksi Data ............................................................................................. 55
2. Penyajian Data ........................................................................................... 55
3. Penarikan Kesimpulan ............................................................................... 55
F. Jadwal Penelitian ....................................................................................... 56
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................................... 57
A. Profil Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral . 57
1. Sejarah Berdiri ........................................................................................... 57
2. Visi dan Misi ............................................................................................. 58
3. Struktur Organisasi .................................................................................... 59
4. Koleksi ...................................................................................................... 62
B. Hasil Penelitian ......................................................................................... 64
1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ............................. 64
2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral ............................................................... 79
3. Prosedur Pelayanan Koleksi Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ....................................... 82
4. Hambatan/Kendala dalam Melakukan Alih Media Arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ............................. 85
C. Pembahasan ............................................................................................... 88
1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ............................. 88
2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral ............................................................... 95
3. Prosedur Pelayanan Koleksi Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ....................................... 99
4. Hambatan/Kendala dalam Melakukan Alih Media Arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ........................... 102
BAB V PENUTUP .............................................................................................. 104
A. Kesimpulan .............................................................................................. 104
B. Saran ........................................................................................................ 106
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 107
LAMPIRAN – LAMPIRAN ............................................................................... 111
BIODATA PENULIS ......................................................................................... 135
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1: Informan .............................................................................................. 50
Tabel 3. 2: Jadwal Penelitian ................................................................................ 56
Tabel 4. 1: Koleksi Arsip Unit Pusat Arsip Kementerian Energi ......................... 62
Tabel 4. 2 : Koleksi Alih Media UPA KESDM .................................................... 67
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1: Jenis Arsip ....................................................................................... 20
Gambar 4. 1: Struktur Organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi............. 60
Gambar 4. 2 : Arsip Vital Kontrak Karya ............................................................. 63
Gambar 4. 3 : Arsip Vital Kartografi .................................................................... 63
Gambar 4. 4 : Flowchart Tahapan Sebelum Alih Media ...................................... 70
Gambar 4. 5 : Identifikasi Arsip ............................................................................ 70
Gambar 4. 6 : Proses Cleanning ............................................................................ 71
Gambar 4. 7 : Proses Sorting ................................................................................ 71
Gambar 4. 8 : Persiapan Berkas Alih Media ......................................................... 72
Gambar 4. 9 : Persiapan Alat Alih Media ............................................................. 72
Gambar 4. 10 : Flowchart Tahapan Alih Media ................................................... 72
Gambar 4. 11 : Scanning Arsip Vital .................................................................... 73
Gambar 4. 12 : Proses Scanning Arsip Vital......................................................... 73
Gambar 4. 13 : Editing Alih Media/Cropping ...................................................... 73
Gambar 4. 14 : Editing Alih Media/Resizing dan Contras ................................... 73
Gambar 4. 15 : Tahapan Alih Media Finishing..................................................... 74
Gambar 4. 16 : Flowchart Tahapan Setelah Alih Media ....................................... 74
Gambar 4. 17 : Penyimpanan Kembali Fisik Arsip ke Rak Penyimpanan ........... 75
Gambar 4. 18 : Proses Indexing/Input Data .......................................................... 75
Gambar 4. 19 : Data yang Telah di Input .............................................................. 75
Gambar 4. 20 : Penyimpanan Koleksi Hasil Alih Media ...................................... 76
Gambar 4. 21 : Flowchart Alih Media Arsip Vital di UPA KESDM ................... 76
Gambar 4. 22 : Prosedur Pelayanan Arsip Koleksi Alih Media di UPA KESDM 84
Gambar 4. 23: Berita Acara Alih Media UPA KESDM ....................................... 99
Gambar 4. 24: Daftar Arsip Alih Media UPA KESDM ....................................... 99
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan sumber acuan bagi suatu organisasi, baik sebelum
melakukan kegiatan maupun sesudah melakukan kegiatan. Informasi yang
tersimpan dalam arsip merupakan informasi yang sangat berharga yang dapat
dijadikan sebagai bukti terekam dari suatu kegiatan. Hal ini sejalan dengan
pengertian arsip berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1 Oleh karena itu, arsip
dapat dianggap sebagai tulang punggungnya sebuah organisasi.
Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi penciptanya. Arsip
dapat dijadikan sebagai bukti bagi tindakan, keputusan dan komuniksi serta
merupakan bahan akuntabilitas dari instansi yang memilikinya. Agar arsip
dapat dijadikan sebagai bukti, maka arsip tidak hanya harus lengkap, namun
juga harus dapat diakses, reliable, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu
gugat. Pengelolaan arsip yang tidak baik akan menjadi boomerang bagi
pencipta arsip itu sendiri. Oleh karena itu, maka dibutuhkan suatu lembaga
atau unit untuk mengelola arsip.
1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
2
Lembaga atau unit arsip tidak hanya bertanggungjawab dalam mengelola
dan menyimpan arsip saja, tetapi juga bertanggungjawab dalam melakukan
pelestarian arsip yang bertujuan untuk menjaga keamanan isi informasi arsip
dan juga menjaga fisik arsip. Arsip harus dirawat dan dilestarikan sedemikian
rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi fisik arsip yang
sebagian besar berbahan dasar kertas dan terbuat dari kayu. Kondisi kertas
tersebut secara alami memiliki kadar keasaman yang dapat rapuh dengan
sendirinya. Hal ini menjadi salah satu faktor internal kerusakan arsip dan
memerlukan preservasi yang tepat. Oleh karena itu, sangat penting untuk
memperhatikan pelestarian arsip dan menerapkan kegiatan pelestarian arsip.
Pelestarian arsip atau dikenal juga dengan istilah preservasi mencakup
semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menjamin kondisi arsip tetap berada
dalam kondisi baik selama mungkin. Kegiatan preservasi dapat dimulai
dengan memperhatikan keadaan suhu, kelembapan dan pencahayaan di dalam
tempat penyimpanan arsip. Selain itu juga dibutuhkan pelatihan bagi pegawai
yang akan melaksanakan tindakan preservasi. Kallberg dalam jurnalnya yang
berjudul “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The Digital
Age” mengatakan, seorang arsiparis baik arsiparis tradisional maupun arsiparis
IT, harus menyimpan dan melindungi atau menjaga serta melestarikan arsip
untuk jangka panjang, karena arsip berisi informasi yang sangat penting.2
Preservasi bukanlah merupakan hal baru yang dilakukan pada zaman
sekarang ini, sebenarnya preservasi telah dilakukan sejak zaman Rasulullah
Saw. bersama sahabat saat mengumpulkan ayat-ayat al-Qur‟an. Jika ditinjau
2 Maria Kallberg, “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The Digital
Age,” Records Management Journal Vol. 22, no. 2 (2012).
3
lagi sejarah pengumpulan al-Qur‟an pada zaman Rasulullah Saw. ayat-ayat al-
Qur‟an dihafalkan oleh para sahabat saat Rasulullah menerima wahyu.
Pengumpulan ayat-ayat al-Quran pada zaman sahabat dilakukan dengan cara
menuliskan nya pada pelepah kurma, pohon, daun, kulit, tulang dan batu-
batuan, dikarenakan belum adanya kertas pada masa itu.3 Hal ini dibuktikan
dalam riwayat Abu Dawud dalam kitab Sunan yang berbunyi :
“Umar datang seraya berkata: Barang siapa mendapatkan suatu ayat
dari Rasulullah, hendaklah ia bawa datang. Dan mereka menuliskan
ayat-ayat itu pada shuhuf, sabak, dan pelepah-pelepah kurma. Dan dia
tidak mau menerima ayat dari seseorang pun sebelum disaksikan oleh
dua saksi”.
Hadist di atas diperjelas lagi oleh al-Qur‟an surat al-Hijr ayat 9 yang
berbunyi :
“Sesungguhnya Kami-lah yang menurunkan Al Quran, dan
sesungguhnya Kami benar-benar memeliharanya”. (QS. Al-Hijr:9)
Berdasarkan dalil di atas dapat diketahui bahwa kegiatan preservasi telah
dilakukan sejak zaman Rasulullah, preservasi yang telah dilakukan Rasulullah
bersama sahabat bertujuan supaya al-Qur‟an dapat terus bertahan bagi umat
sebagai pedoman hidup hingga saat ini dan seterusnya. Preservasi kini terus
3 Nasruddin, “Sejarah Penulisan Al-Qur‟an: Kajian Antropologi Budaya,” Jurnal Rihlah
UIN Alauddin Makasar Vol. 2, no. 1 (2015): hal. 57-60.
4
berkembang dalam berbagai bidang mulai dari perpustakaan, arsip dan bidang
lainnya.
Preservasi diberlakukan bagi semua jenis arsip, terutama pada arsip yang
sifatnya abadi dan tidak akan dimusnahkan atau dikenal dengan arsip vital.
Dimana arsip vital merupakan arsip kelas satu yaitu merupakan arsip yang
paling penting untuk kelangsungan sebuah organisasi.4 Mengingat peranan
arsip vital bagi instansi amatlah penting, maka kerusakan arsip vital dapat
mengakibatkan instansi penciptanya mengalami kerugian, collapse atau
bahkan mati. Mengingat peran penting arsip vital tersebut, maka arsip vital
harus memperoleh perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan dari
kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya informasi ataupun fisik arsip baik
dari faktor bencana ataupun faktor manusia.5 Berdasarkan Peraturan Kepala
Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara,
metode perlindungan terhadap arsip vital dapat dilakukan dengan cara
duplikasi yaitu metode perlindungan arsip dengan menciptakan duplikat atau
salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip.6 Menduplikat atau membuat
salinan dapat dilakukan dengan cara alih media arsip.
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai
lembaga yang mengelola dan melestarikan arsip-arsip dari Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral telah melakukan beberapa upaya preservasi
4 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003),
hal. 234. 5 Riven Raviah Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan
Arsip Vital Pengadilan Tinggi Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri
A, Vol. 1, no. 1 (2012): hal. 18. 6 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.
5
di antaranya yaitu penyampulan dengan kertas kissing, melakukan fumigasi
secara berkala, menjaga suhu ruangan penyimpanan arsip, membersihkan rak
arsip yang biasa disebut dengan kegiatan jum‟at bersih dan upaya mengalih
mediakan arsip. Untuk alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral saat ini dikhususkan kepada arsip vital.
Dalam melakukan alih media arsip vital ada beberapa kendala yang dihadapi
salah satunya yaitu kurangnya alat alih media yaitu scanner. Alih media arsip
vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
merupakan salah satu bentuk usaha dalam menyelamatkan isi informasi yang
terkandung di dalam arsip vital, agar tetap terjaga dengan baik, terhindar dari
kerusakan baik dari bencana alam, kerusakan ruangan maupun oleh kelalaian
manusia.
Dalam melakukan alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral membutuhkan waktu kerja, standar kerja,
dan alur kerja yang terbagi menjadi beberapa tahapan-tahapan yang mencakup
secarah menyeluruh. Alih media sebagai upaya preservasi belum banyak
dilakukan atau diterapkan oleh lembaga arsip lainnya yang ada di Indonesia,
dikarenakan masih terbatasnya informasi mengenai preservasi arsip dengan
metode alih media. Berdasarkan hal ini, maka penulis tertarik untuk
mengangkat permasalahan ini dalam sebuah penelitian yang berjudul “Alih
Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral”.
6
B. Pembatasan dan Perumusan Masalah
Agar penelitian ini dapat dilaksanakan dengan mudah, terarah, dan
mendapatkan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan, maka fokus masalah
dalam penelitian ini adalah:
1. Proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
2. Penerapan kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan alih media arsip vital
sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
3. Prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
4. Hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip vital
sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
Berdasarkan pembatasan masalah di atas, maka masalah yang dapat
dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
2. Bagaimana penerapan kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan alih media
arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
3. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
7
4. Apa hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih media arsip vital
sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Secara umum tujuan penelitian ini adalah untuk menegetahui proses alih
media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral.
Adapun secara khusus penelitian ini ditujukan untuk menjawab hal-hal
sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi
di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
2. Untuk mengetahui penerapan kebijakan dalam pelaksanaan kegiatan alih
media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
3. Untuk mengetahui prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
4. Untuk mengetahui hambatan/kendala yang dihadapi dalam proses alih
media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
Berdasarkan tujuan penelitian yang hendak dicapai, maka penelitian ini
diharapkan mempunyai manfaat dalam alih media arsip khususnya pada arsip
vital. Adapun manfaat penelitian ini adalah sebagai berikut:
8
1. Manfaat Praktis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua
pihak yang terkait dalam penelitian ini, diantaranya:
a. Bagi peneliti, untuk menambah pengetahuan dan pengalaman dalam
hal karya tulis, dapat meningkatkan kemampuan sebagai seorang
sarjana jurusan ilmu perpustakaan, dan secara tidak langsung dapat
meningkatkan kemampuan pribadi peneliti.
b. Bagi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral,
untuk meningkatkan kemajuan demi standar mutu yang lebih baik
khususnya dalam hal alih media arsip vital sebagai upaya preservasi.
c. Bagi Jurusan Ilmu Perpustakaan, penelitian ini diharapkan dapat
menambah khasanah ilmu pengetahuan dalam bidang alih media arsip
khususnya alih media arsip vital sebagai upaya preservasi.
d. Bagi Universitas, hasil penelitian ini juga dapat menjadi hasil karya
akademik yang dapat menjadi rujukan ilmiah dan tersimpan di
Institutional Repository UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Manfaat Teoritis
Manfaat teoritis penelitian ini yaitu penelitian ini diharapkan dapat
dijadikan sebagai pijakan dan referensi pada penelitian-penelitian
selanjutnya yang berhubungan dengan alih media arsip vital sebagai upaya
preservasi serta menjadi bahan kajian lebih lanjut.
9
D. Defenisi Istilah
Defenisi istilah yang digunakan dalam penelitian ini ada empat
diantaranya arsip, arsip vital, preservasi dan alih media. Adapun
penjabarannya sebagai berikut:
1. Arsip
Arsip merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan yang dibuat dan
diterima oleh lembaga, organisasi, perusahaan dan perseorangan dalam
bentuk kertas, tulisan, gambar, suara dan lain-lain yang berguna untuk
kelangsungan aktifitas kehidupan.
2. Arsip Vital
Arsip vital merupakan arsip nomor satu atau arsip terpenting bagi
suatu organisasi atau lembaga untuk kelangsungan aktivitas organisasi
atau lembaga itu sendiri yang berguna sebagai bahan pertanggungjawaban.
3. Preservasi
Preservasi merupakan suatu tindakan berupa pelestarian,
pemeliharaan, penjagaan dan pengawetan terhadap suatu dokumen yang
dilakukan untuk menyelamatkan nilai informasi yang terkandung
didalamnya.
4. Alih Media
Alih media merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menggandakan
atau menduplikasi suatu media ke dalam bentuk media lainnya.
10
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini dapat dideskripsikan sebagai
berikut:
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini berisikan latar belakang, tujuan dan manfaat
penelitian, perumusan dan pembatasan masalah, metode penelitian
serta sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Literatur
Pada bab ini menjelaskan secara detail tentang pusat arsip, arsip,
arsip vital, preservasi, dan alih media yang meliputi pengertian alih
media, tujuan alih media, prosedur alih media, serta kebijakan alih
media.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai metode penelitian yang digunakan
yaitu terdiri dari jenis dan pendekatan penelitian, populasi dan
sampel, teknik pengumpulan data, dan teknik pengolahan data dan
analisis data.
Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat isi dari profil, objek penulisan, gambaran umum,
hasil penelitian serta pembahasan.
Bab V Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dan hasil penelitian yang dikemukakan
penulis serta saran yang berupa masukan dari penulis.
11
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Pusat Arsip
Record center dalam bahasa Indonesia dan peraturan perundang-
undangan kearsipan diistilahkan sebagai pusat arsip. Record center dalam
bahasa Inggris terdiri dari dua kata, yaitu record dan center. Record berarti
“piringan hitam, catatan, dokumen, dan riwayat pekerjaan” sedangkan center
berarti “pusat, bagian tengah “. Bila kedua kata ini digabungkan maka berarti
“pusat dokumen”.7
Pusat arsip atau record center merupakan tempat dan semua fasilitas
yang didesain secara khusus untuk mengelola arsip inaktif. Keberadaan pusat
arsip harus melalui sebuah perencanaan, artinya terbentuknya pusat arsip tidak
terjadi secara kebetulan karena suatu ruangan atau gedung telah dipenuhi
dengan tumpukan arsip. Pusat arsip dibentuk untuk memenuhi kebutuhan
organisasi sehingga harus dirancang secara khusus sesuai dengan standar dan
kriteria yang tepat sehingga mampu mendukung pencapaian tujuan
organisasi.8
Menurut Eka Kusmayadi pusat arsip merupakan suatu bangunan atau
ruangan serta seluruh kelengkapan sarana dan prasarana sebagai fasilitas
pendukung dalam pengelolaan arsip inaktif suatu organisasi atau instansi.9
7 Imam Gunarto dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip (Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2014), hal. 1.7. 8 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 287.
9 Eka Kusmayadi, Imam Gunarto, dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip (Tangerang
Selatan: Universitas Terbuka, 2016), hal. 1.23.
12
Menurut zulhalim pusat arsip adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.10
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pusat arsip
merupakan tempat pengelolaan arsip inaktif suatu organisasi atau instansi
yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
Pusat arsip dapat berupa milik badan korporasi namun dapat pula pusat
arsip milik komersial milik perusahaan yang menyewakan fasilitas ruangan
dengan memungut biaya. Pusat arsip hanya boleh digunakan oleh karyawan
dari badan korporasi yang bersangkutan, namun juga memiliki batasan untuk
bisa mengaksesnya. Fungsi utama didirikannya pusat arsip adalah sebagai
tempat penyimpanan arsip inaktif dan pusat rujukan atau pusat referensi dari
suatu organisasi. Secara luas pusat arsip dapat menjadi tempat dan pusat
aktivitas pengelolaan arsip inaktif atau bahan arsip dinamis instansi yang
bersangkutan. Sebagai pusat pengelolaan arsip inaktif, selain tempat
penyimpanan juga melayani penggunaan arsip inaktif, perawatan dan
pemeliharaan arsip, pemusnahan arsip yang sudah tidak digunakan
berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku dan penyerahan arsip statis
ke Arsip Nasional.11
Pusat arsip didirikan dengan tujuan utama yaitu untuk melestarikan
materi kearsipan yang dihasilkan dan diterima oleh badan korporasi atau dapat
10
Zulhalim, “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan
Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip
Plus di Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,” Jurnal Manajemen Informatika
Vol. 6, no. 4 (2013): hal. 2. 11
Gunarto dan Mudalsih, Manajemen Pusat Arsip, hal. 1.7.
13
disebut juga lembaga penerima.12
Adapun tujuan lainnya pembentukan pusat
arsip yaitu:
1. Mengurangi volume total arsip yang disimpan di kantor dan di tempat
penyimpanan, dengan demikian mengurangi biaya penyimpanan arsip.
2. Mengendalikan arus arsip dari kantor ke tempat penyimpanan yang hemat
biaya, mengawasi arsip dipindah ke tempat penyimpanan yang lebih murah
apabila arsip dinamis aktif berubah menjadi arsip dinamis inaktif.
3. Membebaskan ruang dari penyimpanan arsip dan mengurangi
perlengkapan yang diperlukan sehingga mampu mengurangi biaya
penyimpanan.
4. Menyusun sistem temu balik yang efesien, membuat akses ke arsip bila
diperlukan untuk mengambil keputusan.
5. Menyusun program mikrofilm bila hal itu menghemat biaya penyimpanan.
6. Menyelenggarakan pengamanan total atas arsip milik badan korporasi.
1. Arsip
Pengertian arsip jika dilihat dari segi bahasa yaitu, arsip dalam bahasa
Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Ingris disebut Archieve.
Kata ini pun berasal dari bahasa Yunani, Arche yang berarti “permulaan”.
Kemudian berkembang menjadi Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya
berkembang lagi menjadi Ar-cheion yang berarti “gedung pemerintahan”.
Arsip dalam bahasa Latin disebut Archivum atau Archium, dari beberapa
istilah diatas dalam bahasa indonesia menggunakan istilah “arsip”.13
Pengertian arsip yang disebutkan dalam Undang-undang Republik
Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada pasal 1 bahwa arsip
adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
12
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 289. 13
Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital
Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 17.
14
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.14
ARMA Internasional (an association for imformation management
professionals) menyebutkan pengertian arsip sebagai berikut:
Record as stored information, regardless of media or
characteristics, made or received by an organization that is
evidence of its operations and has value requiring its retention for
a specific period of time.
Pengertian diatas dimaksudkan arsip adalah informasi yang disimpan
dalam bentuk dan karakteristik apapun, dibuat atau diterima oleh
organisasi sebagai bukti kegiatan serta memiliki nilai dalam jangka waktu
tertentu.
ISO 15489 (International Organization for Standardization)
mendefinisikan arsip sebagai berikut:
A record is information created, received, and maintained as
evidence and information by an organization or person, in
pursuance of legal obligations or in the transaction of business.
Pengertian diatas dimaksudkan arsip adalah informasi yang dibuat,
diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan informasi bagi organisasi atau
individu untuk kepentingan hukum maupun bisnis.15
Arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang
menciptakannya. Menurut Anon Mirmani dalam tulisannya, arsip
merupakan hasil kumpulan (akumulasi) secara alami, akibat kegiatan
administrasi lembaga dan sudah tidak mutakhir lagi, tetapi masih harus
dipertahankan keberadaannya untuk keperluan bahan rujukan di masa
14
Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. 15
Mary Lea Ginn, Records Management (Canada: South-Western Cangage Learning,
2011), hal. 4.
15
yang akan datang. Agar tercapai penyediaan bahan rujukan tersebut, arsip
dikelola dengan cara menyimpan dan mengolah atau melindunginya
dengan baik.16
Arsip adalah sebuah kumpulan informasi yang disimpan
dalam bentuk berkas hard file atau soft file yang dibuat, diterima, atau
dikelola oleh organisasi maupun peseorangan sebagi bukti dari suatu
kegiatan, hal ini sesuai dengan pengertian arsip yang dikemukakan oleh
Dessy dalam tulisannya.17
Berdasarkan beberapa definisi diatas dapat disimpulkan arsip
merupakan rekaman peristiwa atau kegiatan yang dibuat dan diterima oleh
lembaga, organisasi, perusahaan dan perseorangan dalam bentuk kertas,
tulisan, gambar, suara dan lain-lain yang berguna untuk kelangsungan
aktifitas kehidupan.
a. Fungsi dan Tujuan Arsip
Fungsi arsip dalam organisasi adalah sebagai “minyak pelumas”
organisasi. Arsip ada karena fungsi organisasi berjalan, namun arsip
juga sebagai informasi yang merupakan sumber daya organisasi. Arsip
merupakan informasi keseluruhan proses dalam organisasi maka arsip
memiliki fungsi sebagai berikut:
1) Mendukung proses pengambilan keputusan.
2) Menunjang proses perencanaan, untuk menyusun perencanaan
dibutuhkan banyak informasi yang mendukung perkiraanyang akan
dicapai.
16
Anon Mirmani, Pengantar Kearsipan (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2013),
hal. 7. 17
Dessy Irmawati dan Yuniar Indrihapsari, “Sistem Informasi Kearsipan Untuk
Meningkatkan Kualitas Pelayanan,” Jurnal Pendidikan Teknologi dan Kejuruan Vol. 22, no. 2
(2014): hal. 137.
16
3) Mendukung pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang
rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan apa yang
belum dilaksanakan.
4) Sebagai alat pembuktian.
5) Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi.
6) Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.18
Tujuan kearsipan dinyatakan dalam pasal 3 UU nomor 7 tahun
1971 yaitu:19
1) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.
2) Menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah.
Pertanggungjawaban merupakan elemen penting dalam
pelaksanaan kegiatan. Dalam lingkup kearsipan, yang
dipertanggungjawabkan adalah segala sesuatu yang telah
direncanakan, dilaksanakan dan diselenggarakan serta hasil-hasil
pelaksanaan kegiatan tersebut, semuanya terekam dalam arsip dalam
bentuk berbagai media. Arsip sebagai bahan pertanggungjawaban
harus terjamin keselamatannya baik isi informasi maupun fisik arsip.
Untuk mewujudkan tujuan kerarsipan diperlukan pembagian
tanggungjawab dan kewenangan dalam penyelenggaraan kearsipan.
Penyelenggaraan kearsipan bukan hanya bertujuan untuk
menyelamatkan arsip, namun juga memiliki tujuan yang lebih dinamis
yang berpusat pada optimalisasi pendayagunaan arsip yaitu:
1) Sebagai bahan operasional kegiatan pemerintah.
18
Sudjono, Penilaian dan Penyusutan Arsip (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,
2014), hal. 2.4. 19
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
17
2) Sebagai bahan akuntabilitas kinerja aparatur.
Tujuan kearsipan menjadi titik orientasi dan organisasi kearsipan
dan merupakan landasan adanya kewajiban kearsipan. Tujuan
kearsipan merupakan landasan bagi organisasi kearsipan untuk
melaksanakan kewajiban kearsipan.20
b. Jenis Arsip
Arsip memiliki bentuk yang beragam, untuk sebagian besar kantor
arsip memang banyak dalam bentuk surat atau dokumen yang
berbentuk kertas bertulisan. Untuk dapat mengenal arsip, berikut jenis
arsip yang dilihat dari beberapa dimensi yaitu
1) Arsip Menurut Subyek atau Isinya, dibedakan menjadi:
a) Arsip Keuangan, seperti: laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah pembayaran.
b) Arsip Kepegawaian, seperti: data riwayat hidup pegawai, , surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman presentasi.
c) Arsip Pemasaran, seperti: surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
d) Arsip Pendidikan, seperti: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa dan rapor.21
2) Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya, dibedakan menjadi:
a) Surat
b) Gambar, foto, peta
c) CD, DVD
20
Sudjono, Penilaian dan Penyusutan Arsip, hal. 2.6. 21
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional
ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2015), hal. 13.
18
d) Pita rekaman
e) Mikrofiolm
f) Disket22
3) Arsip Menurut Nilai atau Kegunaannya, dibedakan menjadi:
a) Arsip Bernilai Informasi, seperti: pengumuman, pemberitahuan
dan undangan.
b) Arsip Bernilai Administrasi, seperti: ketentuan-ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas
pegawai.
c) Arsip Bernilai Hukum, seperti: akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan
keputusan peradilan.
d) Arsip Bernilai Sejarah, seperti: laporan tahunan, notulen rapat
dan gambar atau foto peristiwa.
e) Arsip Bernilai Ilmiah, seperti: hasil penelitian.
f) Arsip Bernilai Keuangan, seperti: kuitansi, bon penjualan dan
laporan keuangan.
g) Arsip Bernilai Pendidikan, seperti: karya ilmiah para ahli,
kurikulum satuan pelajaran dan program pengajaran.23
4) Arsip Menurut Sifat Kepentingannya, dibedakan menjadi:
a) Arsip Tidak berguna (nonesensial), seperti: surat undangan dan
memo.
22
Sutirman, “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik,” Jurnal Efisiensi: Kajian Ilmu
Administrasi Vol. 13, no. 1 (2015): hal. 99. 23
Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke
Basis Komputer, hal. 14.
19
b) Arsip Berguna, seperti: presensi pegawai, surat permohonan
cuti dan surat pesanan barang.
c) Arsip Penting, seperti: surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan dan buku kas.24
5) Arsip Menurut tempat atau tingkat pengelolaannya, dibedakan
menjadi:
a) Arsip Pusat, merupakan arsip yang disimpan secara sentralisasi
atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga
pemerintah seperti arsip nasional pusat di Jakarta.
b) Arsip Unit, merupakan arsip yang berada di unit-unit dalam
organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintahan seperti
arsip nasional daerah di ibukota provinsi.
6) Arsip Menurut Keasliannya, dibedakan menjadi:
a) Arsip Asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan
pada pihak yang paling berkepentingan (pihak utama).
b) Arsip Tembusan, merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk
surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau
dokumen utama, namun ditunjukan para pihak yang
berkepentingan selain pihak utama.
c) Arsip Salinan, merupakan dokumen tiruan, yang dibuat dengan
cara duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya
sama dengan dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-
sama dengan pembuatan dokumen asli.
24
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 231.
20
d) Arsip Petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan cara
mengutip sebagian dari isi dokumen asli.
7) Arsip Menurut Kekuatan Hukum, dibedakan menjadi:
a) Arsip Otentik, merupakan arsip yang diatasnya terdapat tanda
tangan asli dengan tinta (bukan photocopy) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b) Arsip Tidak Otentik, merupakan arsip yang diatasnya tidak
terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa
photocopy, film, mikrofilm, dan hasil print komputer.25
Berdasarkan Pasal 2 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pada dasarnya arsip dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.26
Arsip
dapat dipahami melalui bagan berikut:
Gambar 2. 1: Jenis Arsip
25
Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern: Dari Konvensional ke
Basis Komputer, hal. 16. 26
Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
21
Dari bagan diatas dapat dijelaskan bahwa arsip pada dasarnya
dapat dibagi menjadi:27
1) Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis juga dapat dipahami sebagai arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan aktivitas organisasi pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi, baik diorganisasi pemerintah maupun organisasi
swasta. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk
data dalam sitem komputer yang dibuat atau diterima oleh
organisasi dalam melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan
secara langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis
harus diciptakan dan dikelola untuk mendukung aktivitas
organisasi. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi tiga yaitu:
a) Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak dapat tergantikan apabila
hilang atau rusak.
b) Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
atau terus-menerus, dengan kata lain arsip aktif merupakan
dokumen yang masih sering dipakai atau digunakan.
27
Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”
Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1 (2017): hal 48.
22
c) Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun, dengan kata lain arsip inaktif merupakan dokumen
yang sudah jarang dipakai atau digunakan.
2) Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
Karena mempunyai nilai guna kesejarahan , telah habis masa
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh
Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
2. Arsip Vital
Sulistyo-Basuki dalam tulisannya menyebutkan arsip vital atau vital
record adalah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan badan korporasi.
Arsip vital disebut juga arsip dinamis kelas satu.28
Menurut Nita Ismayati
arsip vital merupakan arsip dinamis (rekod) yang penting bagi kegiatan
organisasi. Arsip dalam tulisan ini dimaksudkan sebagai rekod, yaitu
informasi atau data tentang bidang tertentu yang diperoleh dan dilestarikan
sebagai acuan atau untuk digunakan.29
Arsip vital merupakan arsip yang
sangat dibutuhkan untuk kelangsungan organisasi. Hal ini karena arsip
vital merupakan arsip yang sangat penting untuk kelangsungan hidup
organisasi, pengertian ini sejalan dengan pendapat yang dikemukakan oleh
Riven.30
28
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 229. 29
Nita Ismayati, “Preservasi Arsip Vital Perguruan Tinggi: Studi Kasus di Universitas X,”
Jurnal Pustakawan Indonesia Vol. 13, no. 2 (2014): hal. 59. 30
Utami dan Elva Rahmah, “Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Arsip Vital
Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 18.
23
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan arsip vital
merupakan arsip yang sangat penting dimana keberadaannya diperlukan
untuk berjalannya kegiatan organisasi penciptanya.
Mengingat peranan arsip vital bagi instansi adalah sangat penting,
maka kerusakan arsip vital dapat mengakibatkan instansi penciptanya
mengalami kerugian, collapse atau bahkan mati. Oleh karena pentingnya
arsip vital maka arsip vital harus memperoleh perlindungan, pengamanan,
dan penyelamatan dari kemungkinan musnah, hilang dan rusaknya
informasi ataupun fisik arsip baik dari faktor bencana ataupun faktor
manusia.
a. Ciri-Ciri Arsip Vital
Musrifah menyebutkan bahwa arsip Vital memiliki ciri-ciri
sebagai berikut:31
1) Harus ada demi kelangsungan Hidup Organisasi
Arsip memiliki manfaat yang berbeda-beda. Ada arsip yang setelah
digunakan tidak perlu disimpan lagi atau segera dimusnahkan, ada
arsip yang selesai digunakan masih perlu disimpan karena akan
digunakan lagi, ada arsip yang informasinya sudah tidak
diperlukan lagi oleh organisasi, tetapi perlu disimpan untuk
kepentingan masyarakat, ada arsip yang terus-menerus digunakan
oleh organisasi, sehingga harus tetap disimpan.
31
Musrifah, “Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah di
Yogyakarta,” Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan Vol. 4, no. 2 (2016): hal. 139.
24
2) Fisik dan Informasinya Memerlukan Perlindungan
Setiap informasi dalam arsip berdampak pada kelangsungan
organisasi pembuatnya, maka arsip perlu diberikan perlindungan
dan pengamanan, sehingga terhindar dari ancaman kerusakan dan
kehilangan yang disebabkan oleh bencana alam dan kesengajaan
atau ketidaksengajaan manusia.
3) Fisik Arsip Tidak Dapat Tegantikan
Tidak dapat digantikan karena informasi yang terkandung di
dalamnya tidak terdapat pada organisasi lain, karena arsip tersebut
memiliki nilai keabsahan atau legalitas terkait dengan status hukum
dan keuangan, sehingga organisasi tidak mungkin hanya
menyimpan kopiannya saja. Arsip asli harus disimpan, bila yang
disimpan hanya kopiannya saja, maka belum memberikan jaminan
bagi organisasi. Kehilangan arsip asli, berarti kehilangan bukti
yang diperlukan oleh organisasi.
4) Merupakan Aset Organisasi
Arsip adalah aset bagi sebuah organisasi. Arsip tentang
kepemilikan atau kekayaan organisasi, menunjukkan bahwa,
organisasi tersebut memiliki bukti kepemilikan atau kekayaan.
Arsip ini dapat dimanfaatkan organiasi untuk keperluan strategis
dan operasional. Dalam fungsi ini, arsip juga untuk kegiatan
rekonstruksi tentang asal-usul lahir dan perkembangan organisasi.
25
5) Memiliki Fungsi Dinamis
Informasi yang terkandung dalam arsip merupakan alat dasar
manajemen, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya
secara langsung dipergunakan oleh organisasi penciptanya secara
terus menerus (menjadi arsip aktif), maupun jarang dimanfaatkan
(arsip inaktif). oleh karenanya arsip ini harus disimpan oleh
organisasi pencipta arsip.
6) Diklasifikasikan sebagai Arsip Tingkat/Kelas Satu
b. Fungsi Arsip Vital
Arsip vital memiliki fungsi yang sangat kompleks dan saling
berkaitan dengan ciri-ciri yang dimiliki oleh arsip vital, berikut fungsi
arsip vital diantaranya:32
1) Arsip Vital sebagai Memori Organisasi
Arsip vital adalah arsip dinamis yang di dalamnya menyimpan
memori aktivitas yang dilakukan oleh organisasi yang berupa
kebijaksanaan dan strategi bagi organisasi. Arsip vital merupakan
aset berharga bagi organisasi.
2) Arsip Vital sebagai Bukti Hukum dan Menunjang Litigasi
Salah satu legalitas pengakuan secara hukum adalah dengan
adanya arsip pengakuan hukum. Arsip ini kemudian dikategorikan
sebagai arsip dinamis vital. Semakin banyak arsip yang diperlukan
dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum, maka semakin
jelas bahwa, arsip tersebut memunjang litigasi.
32
Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital (Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014), hal.
2.19.
26
3) Arsip Vital Sebagai Alat Untuk Melindungi Kepentingan Hak
Arsip vital sebagai aset organisasi berarti merupakan bagian dari
kekayaan organisasi. Informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut mampu melindungi hak-hak pribadi dan hak-hak yang
lain, serta organisasi. Arsip vital di sini akan mendukung aktivitas
internal maupun eksternal.
c. Perlindungan Arsip Vital
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06
Tahun 2005 Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan
Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara, menetapkan metode
perlindungan arsip vital sebagai berikut:33
1) Duplikasi dan Dispersal (Pemencaran)
Duplikasi dan dispersal (pemencaran) adalah metode perlindungan
arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy
arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat
lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah
memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan
(copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetic, elektronic
records dan sebagainya ) dan pemilihan media tergantung fasilitas
peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan.
Metode duplikasi dan dispersal dilaksanakan dengan asumsi bahwa
bencana yang sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih
yang berbeda. Untuk menjamin efektiffitas metode ini maka jarak
33
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara.
27
antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan yang lainnya
perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari
bencana. Metode duplikasi dan dispersal dapat dilakukan dengan
cara alih media dalam bentuk microform atau dalam bentuk CD-
ROM. CD-ROM tersebut kemudian dibuatkan back-up,
dokumen/arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari-hari
sementara CD-ROM disimpan pada tempat penyimpanan arsip
vital yang dirancang secara khusus.
2) Dengan Peralatan Khusus (vaulting)
Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat
dilakukan dengan penggunaan peralatan penyimpanan khusus,
seperti: almari besi, filing cabinet tahan api, ruang bawah tanah,
dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan tergantung pada
jenis, media dan ukuran arsip. Namun demikian secara umum
peralatan tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar
(sedapat mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 jam
kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk jenis arsip
berbasis magnetik/elektronik
3. Preservasi
Mardiyanto menyebutkan preservasi merupakan kegiatan penting
untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti otentik yang
mempunyai nilai guna untuk kegiatan kepentingan nasional.34
Sedangkan
menurut Ade Nufus preservasi arsip adalah suatu kegiatan memastikan
34
Verry Mardiyanto, “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi
Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia,” Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan Vol.
10, no. 2 (2017): hal. 94.
28
informasi tersebut tetap dapat diakses dan digunakan seseuai dengan
keperluannya.35
Menurut Hamdani pemeliharaan arsip atau preservasi
merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, merawat, melestarikan,
mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin
keselamatannya baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di
dalamnya.Dengan terjaminnya kondisi fisik arsip di lingkungan,
penyimpanan arsip berarti menjamin kelestarian dan keselamatan arsip
baik dari kerusakan, pemusnahan, maupun kebocoran terhadap
informasinya.36
Berdasarkan Definisi diatas maka dapat disimpulkan preservasi arsip
adalah tindakan perlindungan dan perawatan terhadap arsip sehingga dapat
disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu yang lama. Berdasarkan
pada pengertian ini, maka kegiatan preservasi meliputi kegiatan
pemeliharaan, penyimpanan, dan pengamanan arsip baik fisik maupun
informasinya
a. Tujuan dan Fungsi Preservasi
Tujuan utama dari preservasi adalah untuk mempertahankan
kondisi dokumen agar tidak cepat rusak dan mengalami kerusakan.
Secara khusus tujuan dari preservasi dapat disimpulkan sebagai
berikut:37
1) Menyelamatkan nilai informasi yang terkandung dalam dokumen.
2) Menyelamatkan fisik asli dokumen.
35
Ade Nufus, “Preservasi Arsip,” Libria Vol. 9, no. 2 (2017): hal. 216. 36
Hamdani Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor
Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, Seri E, Vol. 1, no. 1 (2012): hal. 409. 37
Nufus, “Preservasi Arsip,” hal. 213.
29
3) Mengatasi kendala kekurangan ruang penyimpanan.
4) Mempercepat proses temu kembali, seperti dokumen yang
tersimpan di dalam CD dapat dengan mudah untuk diakses, baik
dari jarak dekat maupun jauh sehingga penggunaannya menjadi
optimal.
Kegiatan pelestariannya ini diharapkan mampu menjaga kondisi
dokumen agar tetap awet dan masa pemanfaatannya menjadi lebih
lama. Berikut fungsi dari preservasi antara lain:
1) Melindungi, baik dari lingkungan seperti serangga dan suhu
maupun kondisi fisik dokumen yang mengandung kadar keasaman
terutama dokumen berbahan dasar kertas.
2) Pengawetan
3) Kesehatan, agar dokumen terbebas dan terlindungi dari jamur,
debu dan sumber kerusakan lainnya.
4) Pendidikan, sebagai sarana mengajarakan kepada pengguna bahwa
dokumen yang memuat informasi harus dijaga bersama.
5) Kesabaran dalam merawat dokumen
6) Sosial, kerjasama dalam tim pelaku pelestarian
7) Ekonomi, jika dokumen dalam kondisi baik maka akan menghemat
biaya perawatan dokumen yang rusak.
8) Keindahan.
b. Unsur Preservasi
Beberapa unsur penting yang harus diperhatikan dalam upaya
preservasi atau pelestarian arsip yaitu antara lain:
1) Manajemen
Manajemen merupakan unsur yang perlu diperhatikan dalam upaya
pelestarian arsip, perlu diperhatikan siapa yang bertanggung jawab
30
dalam pelestarian, prosedur dalam pelestarian yang akan diikuti,
mencatat arsip yang akan diperbaiki, mengetahui jenis kerusakan
arsip, dan mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.38
2) Sumber Daya Manusia
Tenaga yang melakukan pelestarian memiliki keahlian atau
keterampilan dalam bidang pelestarian, tenaga kerja hendaknya
telah mengikuti pelatihan dalam bidang pelestarian.39
3) Laboratorium
Laboratorium merupakan ruang pelestarian yang telah dilengkapi
dengan alat untuk pelestarian arsip seperti alat potong kertas,
penjilidan, vacum cleaner, alat untuk fumigasi dan lainnya.
4) Pendanaan
Pendanaa dalam pelestarian tergantung kepada organisasi arsip
bernaung, yang diusahakan dan dikontrol langsung oleh organisasi
tersebut. Dana diperlukan dalam kegiatan pelestarian untuk
memenuhi kebutuhan pelestarian.
c. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasi dapat
disebabkan oleh banyak hal, seperti faktor fisika, biologi, kimia, alam,
dan manusia. Namun secara umum faktor-faktor penyebab kerusakan
arsip dapat dibedakan menjadi dua faktor utama diantaranya yaitu
38
Karmidi Martoatmodjo, Pelestarian Bahan Pustaka (Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2014), hal. 1.7. 39
Endang Fatmawati, “Analisis Kebutuhan Pelestarian Bahan Perpustakaan Tercetak,”
Pustabiblia: Journal of Library and Information Science Vol. 1, no. 1 (2017): hal. 8.
31
faktor intern yaitu faktor menyebab kerusakan dari dalam dan faktor
ekstern faktor penyebab kerusakan dari luar.
Faktor perusak dari dalam (faktor intern) arsip dapat mengurangi
kekuatan arsip, apabila hal ini berlangsung terus menerus
mengakibatkan arsip akan menjadi lemah dan rapuh.40
Adapun faktor
penyebab kerusakan arsip dari dalam diantaranya yaitu:
1) Dalam Kertas
Bahan dasar arsip pada umumnya berasal dari kertas yang terbuat
dari bahan dasar kayu. Penggunaan bahan kimia dalam proses
pembuatan kertas menjadi hal yang penting. Bahan kimia ini
digunakan untuk membuat pulp untuk menghilangkan zat selulosa
yang tertinggal di dalam kayu. Pada pemasakan pulp terbentuk
senyawa-senyawa kimia dari reaksi kimia yang akan membentuk
asam pada reaksi selanjutnya. semua zat kimia yang terbentuk dari
senyawa kimia harus dihilangkan agar tidak meninggalkan residu
yang akan menambah jumlah asam di dalam kertas. Zat kimia yang
harus dihilangkan diantaranya:41
a) Lignin
Kandungan lignin di dalam kayu berkisar antara 20-30%,
kandungan lignin dalam jumlah ini dapat mengakibatkan kertas
menjadi coklat dan rapuh akibat dari reaksi oksidasi yang
40
Basir Bartos, Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan
Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), hal. 50. 41
Rio Agus Saputra dan Elva Rahmah, “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kerusakan
Arsip di Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota Bukittinggi,” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 2 (2013): hal. 48.
32
menghasilkan asam. Oleh karena itu kandungan dalam lignin
harus dihilangkan.
b) Alum-Rosin Sizing
Penggunaan zat alum rosin dalam pembuatan kertas bertujuan
untuk mengurangi daya serap kertas dan membentuk asam
sulfat yang akan menghidrolisis selulosa. Sebelum
menggunakan alum rosin, zat yang digunakan adalah gelatin,
namun digantikan oleh alum rosin karena alum rosin lebih
murah dan mudah untuk diperoleh.
c) Zat Pemutih
Zat pemutih seperti hipoklorit, klor dioksida, dan peroksoida
dalam pembuatan kertas harus dihilangkan agar tidak
meninggalkan residu klorin dalam kertas yang merupakan
sumber asam.
2) Polusi Udara
Sifat kertas yang mudah menyerap gas maka keasaman kertas juga
dapat berasal dari udara. Gas-gas yang diperoleh dari udara itu
seperti sulfur dioksida yang terdapat di udara bebas yang
merupakan hasil dari bermacam-macam bahan bakar, hidrogn
sulfida yang dihasilkan dari aktivitas industri di dalam kota,
nitrogen dioksida yang dihasilkan oleh bahan bakar minyak
kendaraan bermotor, dan ozon yang dapat membahayakan kertas
33
karena dapat memutuskan rantai-rantai ikatan kimia pada polimer
selulosa membentuk fraksi-fraksi yang tidak stabil.42
3) Tinta
Asam tanat dan garam besi (fero sulfat) dalam tinta mengakibatkan
pengikisan pada kertas dan akan membentuk lubang pada bagian
yang tertulis tinta.43
Perusak arsip dari luar (faktor ekstern) berasal dari beberapa faktor
diantaranya yaitu:
1) Faktor Fisika
Perusak arsip dari faktor fisika dapat bersumber dari berbagai
macam hal yaitu:44
a) Cahaya
Paparan sinar matahari yang masuk langsung mengenai arsip
dapat mengakibatkan rusaknya tulisan pada arsip.
b) Suhu dan Kelembapan Udara
kerusakan yang diakibatkan oleh suhu dan kelembapan pada
arsip yaitu menyebabkan perekat pada penjilidan arsip menjadi
kering.
42
Andi Ibrahim, Pelestarian Bahan Pustaka (Makasar: Alauddin University Press, 2014),
hal. 197. 43
Fajri dan Syahyuman, “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Perpustakaan,
Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan,” hal. 412. 44
Aldona Gusda dan Elva Rahmah, “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di Kantor
Arsip Kabupaten Pesisir Selatan,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri G,
Vol. 2, no. 1 (2013): hal. 487.
34
c) Partikel Debu
Debu yang masuk keruang penyimpanan arsip dan bercampur
dengan suhu yang lembab akan menimbulkan tumbuhnya
jamur pada arsip.
2) Faktor Biota
Perusak arsip dari faktor biota dapat bersumber dari berbagai
macam hal yaitu:45
a) Fungi
Kertas yang mengandung selulosa merupakan tempat yang
dapat dihinggapi oleh spora (tempat berkembang biaknya nya
fungi) sehingga dapat merusak perekat-perekat yang ada pada
kertas dan juga dapat mengakibatkan tinta hilang dan tulisan
tidak terbaca.
b) Serangga
Banyak jenis serangga yang hidup dengan sumber makanannya
berasal dari kertas, hal ini merupakan salah satu faktor yang
dapat merusak arsip. Beberapa jenis serangga yang dapat
merusak arsip yaitu kecoa, silverfish, rayap, kutu buku,
ngengat, book worm, dan kepinding.
3) Faktor Pengguna dan Penanganan yang Salah
Manusia memiliki peranan penting dalam penggunaan dan
pemakaian arsip, apabila manusia melakukan kesalahan dalam
menjalankan peran maka manusia dapat tergolong dalam faktor
45
Febdia Najaf dan Bakhtaruddin, “Pemeliharaan Arsip di Kantor Pengadilan Tinggi
Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 1 (2012): hal.
71.
35
penyebab kerusakan pada arsip. Arsip dapat rusak akibat
pemakaian yang berlebihan atau kebiasaan-kebiasaan buruk
pengguna seperti merobek halaman yang dianggap penting,
mengambil lampiran dan mencoret dengan tinta. Untuk itu petugas
arsip berkawajiban untuk menjaga arsip dapat dipergunakan dan
didayagunakan sedemikian rupa sehingga tidak rusak dan
membatasi pemakaian asli kepada mereka yang memerlukan.46
4) Faktor Bencana Alam dan Musibah
Bencana alam dapat mengakibatkan kerusakan arsip dalam jumlah
yang besar dan waktu yang singkat karena bencana alam yang
tidak bisa diprediksi. Oleh karena itu, petugas arsip haruslah
memperhatikan faktor-faktor keamanan, yang termasuk di
dalamnya tindakan dan langkah-langkah untuk menghadapi
kerusakan yang disebabkan oleh adanya bencana. Beberapa faktor
yang harus diperhatikan antara lain:
a) Api
Api merupakan bahaya utama karena ruang arsip yang
membutuhkan cahaya dan pendingin ruangan apabila terjadi
arus pendek listrik dapat menyebabkan kebakaran dan dapat
merusak arsip.
b) Air
Kerusakan arsip yang disebabkan oleh air bukan saja karena
bencana alam seperti banjir tetapi juga dapat disebabkan oleh
46
Ibrahim, Pelestarian Bahan Pustaka, hal. 198.
36
kerusakan pada saluran air, air buangan pada pipa, rembesan
dinding dan juga dari alat pendingin udara.
c) Pencurian
Pencurian arsip dapat saja terjadi apabila arsip tersebut
berperan penting sebagai bukti dalam sebuah kasus atau
persidangan maka oknum-oknum yang bermasalah dapat saja
mencuri dan melenyapkan barang bukti. Maka dari itu arsip
perlu dilakukan pengecekan pada arsip secara periodik.
d. Metode Preservasi Arsip
Mengingat fungsi arsip yang sangat penting bagi suatu lembaga
maupun organisasi, maka perlu dilakukan tindakan perlindungan,
pengamanan dan penyelamatan bagi arsip yang membutuhkan
perhatian khusus, agar fungsi arsip dapat tetap berjalan sebagaimana
mestinya. Berikut beberapa metode yang dapat dilakukan untuk
memelihara fisik arsip maupun informasi yang terkandung di
dalamnya:
1) Deasidifikasi
Kegiatan ini berupa mengukur skala ph yang terdapat di dalam
kertas. Keasaman yang terkandung di dalam kertas dapat
menyebabkan kertas mudah lapuk, oleh karena itu metode ini
dilakukan untuk menghilangkan keasaman pada kertas.47
47
Asep Yudha Wirajaya, “Preservasi dan Konservasi Naskah-Naskah Nusantara di
Surakarta Sebagai Upaya Penyelamatan Asset Bangsa,” Etnografi Vol. 16, no. 2 (2016): hal. 61.
37
2) Laminasi
Laminasi yaitu metode pelestarian dengan cara melapisi dokumen
dengan kertas khusus, agar dokumen menjadi lebih awet.48
3) Enkasulapsi
Enkasulapsi tidak jauh berbeda dengan laminasi, pembedanya
dengan metode enkasulapsi dokumen tidak menempel pada
pembungkusnya sedangkan laminasi sebaliknya yaitu menempel
pada pembungkusnya.49
4) Alih Media
Alih media merupakan sebuah upaya membuat salinan (back-up)
dokumen dalam bentuk media lain. upaya membuat salinan dari
dokumen ini agar menekan atau mengurangi ketergantungan
menyentuh fisik dokumen, agar terhindar dari kesalahan
penanganan.50
B. Alih Media
Menurut peraturan pemerintahan “PP”. Nomor 88 Tahun 1999,
mengatakan alih media adalah mengalih mediakan ke micro film dan media
lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD-ROM
dan Worm.51
Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer
informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan
tujuan efesiensi.
48
Wirajaya, hal. 61. 49
Wirajaya, hal. 61. 50
Mardiyanto, “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana Lokasi Kasus di
Arsip Nasional Republik Indonesia,” hal. 98. 51
Peraturan Pemenrintah Nomor 88 Tahun 1999
38
Menurut Syafriati alih media merupakan kegiatan pemindahan informasi
dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya, dengan
catatan media baru yang digunakan menjamin bahwa hasilnya lebih efisien
dan efektif.52
Zulhalim menyebutkan alih media merupakan kegiatan untuk
membuat duplikasi atau menggandakan media ke suatu bentuk media yang
lain. Duplikasi media tersebut dapat mempertahankan isi dari media tersebut
sehingga menjadi media bentuk lain yang bertahan lama dan dapat lebih
bermanfaat bagi penggunanya.53
Proses alih media merupakan upaya yang
memiliki peranan penting untuk mempertahankan keberadaan dan nilai guna
dokumen untuk dipertahankan dalam jangka waktu yang lama dan dapat
dimanfaatkan oleh generasi dimasa yang akan datang dengan tanpa
mengurangi nilai informasi yang terkandung di dalam fisik dokumen yang
mungkin dalam jangka waktu yang lama akan mengalami kerusakan fisik,
pengertian ini sejalan dengan yang dikemukakan oleh Albertus.54
1. Tujuan, Fungsi dan Manfaat Alih Media
Kegiatan alih media memiliki tujuan, fungsi serta manfaat bagi bahan
yang dialih mediakan. Berikut tujuan dari alih media yaitu:
a. Melestarikan kandungan informasi yang direkam dan dialihkan pada
media lain.
b. Melestarikan bentuk fisik asli arsip sehingga dapat digunakan dalam
bentuk seutuh mungkin.
52
Syafriati Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum
Pengadilan Tinggi Padang,” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas
Negeri Padang Vol. 4, no. 1 (2015): hal. 45. 53
Zulhalim, “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis Menggunakan
Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip
Plus di Badan Perpustakaan Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta,” hal. 1. 54
Albertus Pramukti Narendra, “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi: Studi
Kasus Alih Media,” Record and Library Journal Vol. 2, no. 2 (2016): hal. 216.
39
Alih media juga memiliki fungsi yang berkaitan dengan preservasi,
diantaranya sebagai berikut:
a. Fungsi Melindungi
Alih media dapat melindungi arsip asli dari tingkat pemakaian tingkat
tinggi yang dapat merusak arsip itu sendiri, sehingga cukup dengan
copy back up atau duplikat dari arsip asli yang digunakan.
b. Fungsi Pendidikan
Pemakai arsip harus belajar bagaimana cara merawat dan memakai
arsip.
c. Fungsi Ekonomi
Pelestarian yang baik akan menjadikan arsip awet dan dapat
menghemat ruangan.
Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan alih media yaitu, cepat
dalam proses temu kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, sumber daya
manusia (SDM) yang digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat
biaya dan tempat simpan arsip.55
Kegiatan alih media sangat bermanfaat dalam rangka penyelamatan
informasi arsip dari berbagai hal antara lain:56
a. Kerusakan fisik arsip sehingga merusak isi informasi yang terkandung
di dalamnya.
b. Kerusakan akibat bencana baik karena kesalahan manusia maupun
bencana alam.
c. Kehilangan arsip karena dicuri, tergandakan, hilang dan sebagainya
yang bersifat meniadakan arsip itu sendiri.
55
Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum Pengadilan
Tinggi Padang,” hal. 46. 56
Rosa Widyawan, Melestarikan Bahan Perpustakaan: Menjamin Akses Informasi
(Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, 2013),
hal. 174.
40
d. Mengatur arsip menjadi lebih ringkas dalam bentuk digital sehingga
tidak memakan tempat untuk menyimpan dan mudah dalam temu
kembali.
2. Prosedur Alih Media
Menurut Abdul Rahman Saleh dalam bukunya ada beberapa hal yang
perlu dipersiapkan sebelum memulai kegaiatan alih media. Hal yang perlu
dipersiapkan sebelum melakukan kegiatan alih media yaitu hardware
(perangkat keras) dan software (perangkat lunak). Adapun hardware dan
software yang dibutuhkan yaitu antara lain:57
a. Hardware meliputi komputer dan alat pemindai (scenner).
b. Software meliputi vistascan atau HPscan atau perangkat lunak
pemindaian selain itu adobe acrobat (versi lengkap) untuk
menghasilkan dokumen dalam bentuk PDF dan MSWord untuk
menulis dokumen yang kemudian disimpan dalam format DOC, RTF,
ataupun PDF.
Setelah mempersiapkan hardware dan software selanjutnya
melakukan kegiatan alih media. Menurut Abdul Rahman Saleh langkah-
langkah dalam melakukan kegiatan alih media yaitu sebagai berikut:58
a. Menyeleksi dan mengumpulkan bahan yang akan dialih mediakan agar
sesuai dengan tujuan alih media.
b. Pembongkaran jilid koleksi. Proses ini perlu dilakukan untuk
memudahkan dalam melakukan proses pemindaian lembar demi
lembar dari bahan pustaka tersebut.
c. Pembacaan halaman demi halaman dokumen menggunakan alat
pemindai yang kemudian disimpan dalam bentuk PDF. Jika
menggunakan alat pemindai yang memilliki fasilitas ADF (Automatic
Document Feeder) maka pembacaan alat pemindaian ini bisa
dilakukan secara otomatis. Hasil dari proses ini adalah dokumen dalam
bentuk elektronik atau file komputer.
d. Pengeditan hasil pemindaian. Walaupun sudah dalam bentuk
elektronik, namun masih perlu diedit, terutama jika kertas yang
ditemukan pada saat scanning miring dan tidak tepat. Oleh karena itu
57
Abdul Rahman Saleh, Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step (Jakarta: Sagung
Seto, 2010), hal. 11. 58
Abdul Rahman Saleh, hal. 13.
41
perlu dilakukan editing seperti pemotongan pinggiran halaman,
pembalikan halaman, dan lain-lain sehingga hasilnya menjadi lebih
mudah dan lebih enak dibaca.
e. Pembuatan serta pengolahan metadata (basis data) agar dokumen
tersebut dapat diakses dengan cepat. Pembuatan basis data ini
menggunakan perangkat lunak apa saja yang dapat dikenal dan biasa
digunakan oleh manajer sistem.
f. Melengkapi basis data dengan abstrak bila perlu terutama
dokumendokumen yang berisi informasi ilmiah serta monograf
lainnya.
g. Proses selanjutnya ialah pemindahan atau penulisan dokumen PDF
serta basis data ke CD-ROM atau DVD. Setelah dokumen digital
selesai, maka tahap berikutnya adalah mengumpulkan dokumen-
dokumen tersebut, menata, serta menggandakan ke dalam CD-R atau
DVD.
h. Pejilidan kembali dokumen yang sudah dibongkar. Jika dokumen
tersebut masih diperlukan bentuk tercetaknya maka dapat
dikembalikan ke bagian koleksi yang menyimpan bahan-bahan
tercetak.
3. Kebijakan Alih Media
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan pasal 48 dan 49 bahwa dalam rangka pemeliharaan
arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam pasal 40 ayat 3 dapat
dilakukan alih media arsip. Berikut kebijakan dalam alih media arsip:59
a. Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 dilaksanakan
dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta
arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.
c. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip
dan nilai informasi.
d. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
59
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
42
e. Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta
arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi
atau terkait dengan arsip hasil alih media.
f. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
g. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat:
1) waktu pelaksanaan;
2) tempat pelaksanaan;
3) jenis media;
4) jumlah arsip;
5) keterangan proses alih media yang dilakukan;
6) pelaksana; dan
7) penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit
kearsipan.
h. Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya
memuat:
1) unit pengolah;
2) nomor urut;
3) jenis arsip;
4) jumlah arsip;
5) kurun waktu; dan
6) keterangan.
i. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan
pencipta arsip.
j. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang
sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Layanan Kearsipan
Layanan arsip merupakan suatu proses penyediaan informasi yang
dimiliki oleh suatu lembaga kearsipan untuk dapat disajikan kepada
umum.60
Layanan arsip juga dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan
(access and reference services). Akses dan jasa rujukan menunjukan pada
60
Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, Akses dan Layanan Arsip
(Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016), hal. 1.3.
43
tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk dapat digunakan dan
dimanfaatkan oleh pemakai ataupun peneliti. Pengelolaan akses atau
layanan mencakup pembuatan prosedur yang memungkinkan peraturan
hukum dan persetujuan donor tetap diperhatikan, perlindungan arsip dari
tindak kriminal, kerusakan atau penataan kembali.
Selain dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan (access and
reference services), layanan arsip juga dikenal dengan istilah rujukan
(reference). Rujukan adalah istilah umum yang digunakan untuk
penyediaan fasilitas dan jasa di lembaga arsip yang dapat digunakan oleh
pemakai atau peneliti apabila kesepakatan akses disetujui. Kegiatan ini
mengandung pengertian bahwa petugas arsip bukan hanya membantu
peneliti dalam mengidentifikasi, memilih, dan membaca arsip, tetapi juga
membantu kegiatan menyediakan lingkungan yang sesuai untuk meneliti,
membalas surat dan telepon serta menyediakan jasa reprografi untuk
membantu peneliti dalam memperoleh salinan atau kopi arsipnya.
Reference services dapat dilakukan dalam ruang penelitian, lewat telepon,
surat atau melalui faksimile maupun surat elektronik (E-mail).61
Layanan informasi memiliki tugas dan fungsi khusus dalam
memberikan layanan arsip kepada pengguna ataupun peneliti. Adapun
tugas dari layanan informasi yaitu sebagai berikut:62
a. Mengatur pemberian layanan konsultasi tentang pengenalan khazanah
kearsipan baik perorangan maupun kelompok atau rombongan.
b. Mengatur pemberian layanan informasi serta jasa penelusuran
kearsipan.
61
Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, hal. 1.4. 62
Anon Mirmani, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, hal. 1.5.
44
c. Mengatur semua tugas yang berhubungan dengan permintaan bahan
kearsipan dengan unit penyimpanan dan penataan arsip.
d. Mengatur penelusuran, penyediaan bahan arsip serta melaksanakan
jasa reproduksi atas permintaan pengguna arsip.
e. Mengatur penerimaan dan pengembalian arsip dari ruang transit atau
depo arsip ke ruang baca atau ruang penelitian dan sebaliknya serta
menjaga keselamatan arsip selama di ruang baca atau ruang penelitian.
Adapun fungsi layanan informasi dalam memberikan layanan arsip
kepada pengguna atau peneliti yaitu sebagai berikut:
a. Pemberian layanan informasi serta jasa penelusuran bahan arsip yang
mengandung hak legal (hukum), yang termasuk kedalam ketegori ini
adalah arsip yang berkaitan dengan catatan sipil seperti masalah
kelahiran, kematian, adopsi, perkawinan, ahli waris, famili, dan
genealogy.
b. Jasa penelusuran arsip yang bernilai kebuktian, yang termasuk
kedalam kategori ini adalah arsip yang berkaitan dengan surat atau
berkas arsip yang berisi informasi tentang keberadaan suatu organisasi
atau perusahaan seperti akte pendirian suatu badan/perusahaan,
peraturan perundangan yang memperkuat kedudukan organisasi, dan
bukti tertulis lain yang dianggap berhubungan dengan keberadaan dan
kedudukan suatu badan/perusahaan.
c. Jasa penelusuran arsip yang bernilai guna informational yang termasuk
kedalam kategori ini adalah segala arsip yang memuat informasi yang
dibutuhkan oleh berbagai kalangan, untuk berbagai kepentingan.
d. Jasa reproduksi atau alih media arsip, reproduksi bisa dalam bentuk
fotokopi, pembuatan slide, foto, mikrofilm, merekam kaset sejarah
lisan, merekam video atau film atau compact disc (CD).
45
e. Pengelolaan referensi dan bahan pustaka serta dokumentasi kearsipan.
f. Sirkulasi hasil publikasi kearsipan.
Untuk dapat menjalankan tugas dan fungsi pelayanan arsip tersebut,
petugas pelayan arsip harus dapat mengenali siapa saja pengguna arsip.
Pengguna arsip dapat dibedakan berdasarkan cara memperoleh informasi
yaitu pemakai langsung dan pemakai tidak langsung.63
a. Pemakai Langsung (Direct Use) adalah orang yang langsung
mendapatkan keuntungan dari arsip. Pengguna ini memperoleh atau
mendapatkan informasi dari arsip sebagai bahan bukti dari kegiatan.
Biasanya pengguna langsung datang sendiri atau mengadakan kontak
dengan pusat arsip atau melalui telepon atau surat dan yang tergolong
dalam kelompok ini biasanya adalah para peneliti atau client.
b. Pemakai Tidak Langsung (Indirect Use) adalah orang yang secara
tidak langsung mendapatkan keuntungan dari penggunaan arsip,
artinya mereka hanya memperoleh informasi dari produk-produk yang
dihasilkan arsip yang bisa berupa buku-buku, majalah atau koran.
Agar arsiparis dapat melayani pengguna arsip dengan baik, maka
arsiparis harus mampu mengidentifikasi jenis pengguna atau pemakai, agar
arsip yang dilayankan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Adapun jenis
pengguna dapat diidentifikasi sebagai berikut:64
a. Vocational User, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah staf dari
induk organisasi profesional, ilmuwan, mahasiswa serta pengajar.
63
Ishak, “Teknik Layanan Kearsipan” (2015),
https://perpustakaanreferensiuntukkuliah.weebly.com/.../teknis_layanan_kearsipan.ppt. 64
Ishak.
46
b. Avocational User, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah
genealogist, sejarawan, serta hobbyists.
C. Penelitian Terdahulu
Penelitian terdahulu merupakan hal yang penting untuk diketahui guna
mengetahui aspek apa saja yang telah diteliti oleh peneliti terdahulu, sehingga
tidak akan terjadi pengulangan penelitian dalam aspek dan lokasi atau objek
kajian yang sama. Selain itu penelitian terdahulu akan memberikan
pengetahuan luas bagi peneliti dalam membatasi ruang lingkup
penelitiannya.65
Sarah Nurzannah (2017). “Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode
Enkapsulasi Di Arsip Nasional Republik Indonesia”. Skripsi Mahasiswa
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.66
Tujuan dari penelitian
ini yaitu untuk mengetahui bagaimana kebijakan pelestarian arsip kertas
dengan metode enkasulapsi, untuk mengetahui proses pelestarian arsip kertas
dengan metode enkasulapsi beserta kendala-kendala apa saja yang dihadapi
Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melaksanakan enkasulapsi.
Penelitian ini memiliki persamaan dan perbedaan terhadap penelitian yang
akan dilakukan. Persamaannya terletak pada tema dan metode penelitian yaitu
preservasi arsip atau pelestarian arsip dengan menggunakan metode deskriptif
pendekatan kualitatif. Perbedaan pada penelitian ini yaitu pada teknik yang
digunakan. Peneliti sebelumnya menggunakan teknik enkapsulasi sedangkan
65
John W. Creswell, Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mix
(Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010), hal. 36. 66
Sarah Nurzannah, “Pelestarian Arsip Kertas Dengan Metode Enkapsulasi Di Arsip
Nasional Republik Indonesia,” Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2017.
47
penelitian yang akan dilakukan menggunakan teknik alih media. Hasil dari
penelitian ini yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia belum memiliki
kebijakan tertulis pengenai pelestarian arsip kertas dengan metode
enkasulapsi. Proses pelestarian arsip memiliki tahapan yaitu mengkonfirmasi
kepada gedung penyimpanan arsip, mencatat arsip yang akan direstorasi,
mendiskusikan jenis restorasi yang cocok bagi arsip yang akan ditindaki
setelah tahap ini selesai makan dapat melakukan restorasi atau pelestarian
arsip. Kendala yang dihadapi dalam restorasi arsip di Arsip Nasional Republik
Indonesia adalah kurangnya anggaran dan SDM dalam restorasi arsip.
Ridho Laksono (2017). “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses
Alih Media Arsip Statis”. Jurnal Diplomatika Vol. 1, No. 1, September 2017
hal 47-60 Universitas Gadjah Mada.67
Jurnal ini merupakan tugas akhir
mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Penelitian ini bertujuan
untuk mendeskripsikan pemanfaatan teknologi digital dalam alih media arsip
statis. Penelitian ini memiliki persamaan pada tema yang akan diteliti yaitu
alih media arsip. Namun perbedaan penelitian ini terletak pada jenis arsip
yaitu peneliti sebelumnya memilih arsip statis dan peneliti memilih arsip vital.
Hasil penelitian ini adalah sarana dan prasarana pendukung, kondisi arsip dan
arsiparis. Proses alih media arsip dimulai dari tahap persiapan, dilanjutkan
dengan scanning, editing, dan penyimpanan arsip di depo arsip yang telah
disiapkan.
Syafriati Fitri (2015). “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM
di Kasubag Hukum Pengadilan Tinggi Padang”. Jurnal Ilmu Informasi
67
Ridho Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,”
Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1 (2017): hal. 47-60.
48
Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 4, No. 1, September 2014, hal. 45-55
Universitas Negeri Padang.68
Jurnal ini merupakan tugas akhir mahasiswa
Jurusan Ilmu Informasi Perpustakaan dan kearsipan Universitas Negeri
Padang. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tahapan dalam alih media
arsip dinamis inaktif. Penelitian ini memiliki persamaan topik yaitu alih
media arsip dengan penelitian yang akan penulis lakukan. Namun berbeda
pada jenis arsip yang diteliti, yaitu peneliti sebelumnya membahas arsip
dinamis inaktif dan peneliti membahas mengenai arsip vital. Hasil penelitian
ini yaitu proses alih media arsip dinamis inaktif ke CD-ROM di Kasubag
Hukum Pengadilan Tinggi Padang melalui 5 tahapan yaitu 1) tahap persiapam;
2) tahap melakukan pengumpulan kertas; 3) tahap melakukan Scanning; 4)
tahap pemindahan ke format PDF; dan 5) tahap pemindahan ke CD-ROM.
68
Syafriati Fitri, “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag Hukum
Pengadilan Tinggi Padang,” hal. 45-55.
49
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan jenis penelitian deskriptif.
Penelitian deskriptif adalah penelitian yang bertujuan mendeskripsikan atau
menjelaskan sesuatu hal seperti apa adanya.69
Tujuan Penelitian yang hendak
dicapai dalam penelitian deskritif ini adalah untuk mendapatkan informasi
lebih mendalam tentang subjek yang akan diteliti yaitu Alih Media Arsip Vital
sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral. Penggunaan metode penelitian dimaksud untuk menemukan
data yang valid, akurat, signifikan dengan permasalahan, sehingga dapat
digunakan untuk mengungkapkan masalah yang diteliti.
Pendekatan penelitian yang dilakukan peneliti adalah dengan pendekatan
kualitatif. Pendekatan kualitatif adalah pendekatan yang dimaksud untuk
menghasilkan data-data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari
orang-orang yang diamati sesuai dengan pendapat, pendekatan kualitatif
menggunakan metode yaitu menerangkan gejala atau fenomena secara
lengkap dan menyeluruh.70
Melalui Pendekatan ini penulis akan
menggambarkan hasil dari penelitian dan mendapatkan pemahaman yang
mendalam sehingga dapat menarik kesimpulan.
69
Mohammad Mulyadi, “Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Serta Pemikiran Dasar
Menggabungkannya,” Jurnal Studi Komunikasi dan Media Vol. 15, no. 1 (2011): hal. 132. 70
Naila Hayati, “Pemilihan Metode yang Tepat dalam Penelitian: Metode Kuantitatif dan
Metode Kualitatif,” Jurnal Tarbiyah al-Awlad Vol. 4, no. 1 (2015): hal. 345.
50
B. Informan
Informan adalah orang yang memberikan informasi atau orang yang
menjadi sumber data, atau disebut juga orang yang diwawancarai.71
Informan
adalah orang yang dimanfaatkan seorang peneliti untuk memberikan informasi
tentang situasi dan kondisi tentang latar penelitian. Dalam penentuan informan
ditemukan dengan cara mencari pihak yang mengetahui objek penelitian.72
Penentuan informan ditentukan dengan cara mencari tahu pihak yang paling
memahami objek penelitian dan ditentukan berdasarkan konsep purposive
sampling. Purpose sampling adalah metode penentuan informan dengan
secara sengaja memilih informan-informan tertentu dengan mengabaikan
informan lainnya karena informan tertentu ini memiliki ciri-ciri khusus yang
tidak dimiliki informan lain.73
Pemilihan informan dalam penelitian ini, mengambil informan sebanyak
tiga orang, yaitu kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral, serta dua orang arsiparis ahli madya. Alasan peneliti
mengambil tiga orang informan tersebut ialah karena informan tersebut dapat
memberikan informasi yang valid terkait alih media arsip vital sebagai upaya
preservasi. Maka dari itu penulis mengambil informan diantaranya yaitu:
Tabel 3. 1: Informan
No. Nama Jabatan
1. Tukiran Heru Susanto, S.H Kepala Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber
71
Emzir, Metode Penelitian Kualitatif Analisis Data (Jakarta: Rajawali Press, 2010), hal.
53. 72
Etta Mamang Sungadji dan Sopiah, Metodelogi Penelitian - Pendekatan Praktis dalam
Penelitian, 1 ed. (Yogyakarta: Andi Publisher, 2010), hal. 21. 73
Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Pengantar
Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula (Jakarta: STIA-LAN, 1999), hal.
183.
51
Daya Mineral
2. Eny Nurwianty, S.Sos Arsiparis Ahli Madya
3. Eka Runie, S.E, M.M Arsiparis Ahli Madya
Penulis berharap dapat mendapatkan informasi mengenai proses alih
media arsip vital sebagai upaya preservasi, penerapan kebijakan dalam
pelaksanaan alih media arsip, prosedur pelayanan koleksi alih media arsip
vital serta hambatan dan kendala yang dihadapi saat melakukan alih media
arsip vital.
C. Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan langkah awal yang sangat penting untuk
menemukan fenomena-fenomena unik di lapangan.74
Data yang terkumpul
akan digunakan sebagai bahan analisis nantinya. Oleh karena itu,
pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah dan sesuai
dengan masalah penelitian. Pengumpulan data dalam penelitian ini
berdasarkan dengan fokus tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan
berdasarkan data primer dan data sekunder.
1. Data Primer
Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari
sumbernya. Sumber dari data ini bisa berupa benda-benda, situs website
atau manusia.75
Dalam penelitian ini data diperoleh secara langsung dari
hasil observasi lokasi penelitian dan hasil wawancara dengan staf arsip di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
74
Galang Surya Gumilang, “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan
Konseling,” Jurnal Fokus Konseling Vol. 2, no. 2 (2016): hal. 153. 75
Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,”
Jurnal Harmonia Vol. 11, no. 2 (2011): hal. 176.
52
a. Observasi merupakan suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan cara mengadakan penelitian secara teliti, serta pencatatan
secara sistematis. Data observasi berupa deskripsi faktual, cermat dan
terinci mengenai keadaan lapangan , kegiatan manusia dan situasi
sosial, serta konteks di mana kegiatan itu terjadi.76
b. Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan
penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara
pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai, dimana
pewawancara dan informan terlibat dalam kehidupan sosial yang
relatif lama.77
2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis orang lain, koran, majalah, dan sebagainya).78
a. Kajian Kepustakaan adalah penelitian yang datanya diambil terutama
atau seluruhnya dari kepustakaan (buku, dokumen, artikel, jurnal,
laporan, koran, dan lain sebagainya).79
Maka data-data kepustakaan
harus memiliki kualitas yang baik. Memiliki data yang otentik serta
data yang up-to date. Sehingga hasil dari penelitian ini dapat
terpercaya dan akurat.
76
Aunu Rofiq Djaelani, “Teknik Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif,” Jurnal Majalah
Ilmiah Pawiyatan Vol. 20, no. 1 (2013): hal. 85. 77
Djaelani, hal. 87. 78
Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,” hal.
176. 79
Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan Pengantar Praktis
Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula, hal. 65.
53
b. Dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.80
Dokumen ini berupa foto, gambar data-data struktur organisasi Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Hasil
penelitian dari observasi dan wawancara akan semakin sah dan dapat
dipercaya apabila didukung oleh foto-foto.
D. Teknik Pengujian Keabsahan Data
Keabsahan data merupakan derajat ketepatan antara data yang terjadi
pada obyek penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti.
Dengan demikian data yang valid adalah data yang tidak berbeda antar data
yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada
obyek penelitian.81
Untuk memeriksa keabsahan data, ada empat indikator
yang dapat digunakan yaitu kreadibilitas, kepastian, kebergantungan dan
keteralihan.
Penelitian ini menggunakan teknik kreadibilitas yang meliputi tiga teknik
keabsahan data di antaranya teknik triangulasi, kajian kasus negatif dan
kecukupan referensi.
1. Teknik Triangulasi
Triangulasi dalam pengujian kredibilitas diartikan sebagai pengecekan
data dari berbagai sumber dengan berbagai cara, dan berbagai waktu. Pada
teknik triangulasi ini peneliti menggunakan tiga tahap penelitian yaitu
pertama, triangulasi sumber yaitu dari tempat penelitian, peristiwa dan
80
Natalina Nilamsari, “Memahami Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif,” Jurnal
Wacana Vol. 13, no. 2 (2014): hal. 179. 81
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2012), hal. 117.
54
dokumen yang berkaitan dengan penelitian. Kedua, triangulasi teknik yaitu
mengecek data kepada sumber yang sama dengan teknik yang berbeda.
Misalnya data yang diperoleh dari wawancara, lalu dicek dengan
observasi, dan dokumentasi. Ketiga, triangulasi waktu yaitu triangulasi
pengumpulan data dengan menjelaskan kapan penelitian dilakukan.
2. Kajian Kasus Negatif
Kajian kasus negatif dilakukan dengan jalan mengumpulkan contoh
dan kasus yang tidak sesuai dengan kecendrungan informasi yang telah
dikumpulkan dan digunakan sebagai bahan perbandingan.
3. Kecukupan Referensi
Keabsahan data hasil penelitian juga dapat dilakukan dengan
memperbanyak referensi yang dapat menguji dan mengoreksi hasil
penelitian yang telah dilakukan, baik referensi yang berasal dari orang lain
maupun referensi yang diperoleh selama penelitian seperti gambar, video
dilapangan, rekaman wawancara maupun catatan-catatan harian
dilapangan.82
E. Teknik Pengolahan dan Analisis Data
Dalam teknik pengolahan dan analisis data kulitatif, peneliti menguraikan
data yang telah diperoleh dari lapangan dan dari informan. Data-data yang
diperoleh akan diolah dan disajikan dalam bentuk deskriptif untuk
mengemukakan permasalahan dan menemukan solusi disertai dengan teori-
teori yang mendukung. Hasil dari analisis data berupa fakta-fakta yang terkait
82
Burhan Bungin, Penelitian Kualitatif (Jakarta: Kencana, 2017), hal. 267.
55
dengan objek penelitian. Data yang telah didapat akan dianalisis melalui tiga
tahapan yaitu:
1. Reduksi Data
Reduksi data adalah merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
menfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih
jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data
selanjutnya dan mencarinya bila diperlukan.83
2. Penyajian Data
Dalam penelitian kualitatif penyajian data dapat dijadikan sebagai
kumpulan informasi yang tersusun sehingga memberikan kemungkinan
adanya penarikan kesimpulan. Penyajian yang sering digunakan yaitu
dalam bentuk naratif, matriks, grafik dan bagan.84
3. Penarikan Kesimpulan
Penarikan kesimpulan merupakan akhir dari analisis data dari
penelitian kualitatif. Penarikan kesimpulan dilakukan dengan pemaknaan
melalui refleksi data. Hasil paparan data tersebut di refleksikan dengan
melengkapi kembali atau menulis ulang catatan lapangan berdasarkan
kerjadian nyata di lapangan. Selanjutnya yaitu penarikan kesimpulan
dengan menggolong-golongkan ke proses kategorisasi atau tema sesuai
fokus penelitian.85
Selain itu kesimpulan dalam penelitian kualitatif
merupakan temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan
83
S Nasution, Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif (Bandung: Tarsito, 2003), hal. 129. 84
Subandi, “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian Pertunjukan,” hal.
178. 85
Gumilang, “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan dan Konseling,” hal.
157.
56
dapat berupa deskripsi atau gambaran suatu obyek yang sebelumnya masih
remang-remang atau gelap sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat
berupa hubungan kausal atau interaktif, hipotesis atau teori.86
F. Jadwal Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada 19 April 2018 sampai 15 Mei 2018,
observasi awal pada 2 Maret 2018. Penelitian bertempat di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, jalan Yaktapena Raya,
Pondok Ranji, Ciputat Timur, Tangerang Selatan. Berikut rincian jadwal
penelitian:
Tabel 3. 2: Jadwal Penelitian
86
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, hal. 92.
NO. Waktu
Kegiatan
Tahun 2018
Maret April Mei Juni Juli
1. Pengajuan Proposal
2. Seminar Proposal
3. Konsultasi Pembimbing
4. Menyusun Daftar
pertanyaan
5. Penelitian Lapangan
6. Analisis Data dan
Kesimpulan
7. Pengesahan Skripsi
8. Pengajuan Sidang
Skripsi
57
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Profil Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
1. Sejarah Berdiri
Gedung Pusat Arsip diresmikan oleh Menteri ESDM, yaitu Bapak
Purnomo Yusgiantoro pada tanggal 19 Oktober 2009. Gedung Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ini dibangun di atas tanah
seluas dua hektar yang diperoleh dari hibah PT. Pertamina berdasarkan
Surat Persetujuan Menteri Keuangan Nomor S-105/MK.16/1996 tanggal
27 Februari 1996 bertempat di Jl. Yaktapena Raya, Komplek Pertamina,
Pondok Ranji, Ciputat Timur, Tangerang Selatan. Tanah tersebut telah
memiliki sertifikat atas nama Departemen Pertambangan dan Energi
dengan sertifikat Hak Pakai Nomor 014 Tahun 1998.
Pada awalnya PT. Pertamina menawarkan hibah tanah untuk
pembangunan gedung Pusat Arsip di empat lokasi, yaitu Plumpang,
Kemayoran, Pancoran, Pondok Ranji. Setelah ditinjau ulang ke lokasi di
Plumpang adalah daerah rawan banjir sedangkan lokasi di Pancoran dan
Kemayoran surat kepemilikan tanahnya masih tumpang tindih. Oleh
karena itu, akhirnya diputuskan untuk memilih lokasi di daerah Pondok
Ranji yang dinilai aman dari banjir dan surat kepemilikan sah tidak
ditemukan masalah.
Pada tahun 2001, di lokasi tanah tersebut dilakukan pengurukan,
mengingat lahan dimaksud pada saat itu masih berupa rawa yang tidak
58
produktif. Kemudian, pada tahun 2005 dilaksanakan perencanaan desain
gedung Pusat Arsip berikut sarana dan prasarana penunjang oleh
Konsultan Perencana. Selanjutnya, pada tahun 2006 dimulai pelaksanaan
pembangunan gedung Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral tahap I. Tahun 2007 dilanjutkan pelaksanaan pembangunan tahap
II yang meliputi pekerjaan penyempurnaan dan lanjutan pembangunan
gedung Pusat Arsip. Sejalan dengan pelaksanaan tahap II, dimulai
pembangunan Gedung Serbaguna berikut sarana bangunan
penunjang/mess yang terdiri dari 3 (tiga) lantai yang mempunyai kapasitas
50 kamar tidur.87
2. Visi dan Misi
Visi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu:
“Terwujudnya ketahanan dan kemandirian energi serta peningkatan nilai
tambah energi dan mineral yang berwawasan lingkungan untuk
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kemakmuran rakyat”.
Sementara itu, upaya untuk mewujudkan visi tersebut adalah melalui 9
Misi Pembangunan, di antaranya:
a. Meningkatkan keamanan pasokan energi dan mineral dalam negeri;
b. Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap energi, mineral dan
informasi geologi;
c. Mendorong keekonomian harga ekonomi dan mineral dengan
mempertimbangkan kemampuan ekonomi masyarakat;
87
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
59
d. Mendorong peningkatan kemampuan dalam negeri dalam pengelolaan
energi, mineral dan kegeologian;
e. Meningkatkan nilai tambah energi dan mineral;
f. Meningkatkan pembinaan pengelolaan dan pengendalian kegiatan
usaha energi dan mineral secara berdaya guna, berhasil guna, berdaya
saing, berkelanjutan dan berwawasan lingkungan;
g. Meningkatkan kemampuan kelitbangan dan kediklatan Energi dan
Sumber Daya Mineral;
h. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sektor Energi dan
Sumber Daya Mineral;
i. Melaksanakan good governance. 88
3. Struktur Organisasi
88
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
60
Gambar 4. 1: Struktur Organisasi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral
Berdasarkan struktur organisasi di atas, berikut adalah uraian
mengenai tugas pokok dan fungsi dari masing-masing bagian:
a. Biro Umum
Biro Umum mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan
koordinasi dan pengelolaan ketatausahaan, kearsipan, perlengkapan,
pengadaan barang/jasa serta kerumahtanggaan. Dalam melaksanakan
tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 96, Biro Umum
menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan koordinasi dan pembinaan ketatausahaan dan kearsipan,
keprotokolan, perlengkapan, pengadaan barang/jasa dan
kerumahtanggaan.
2) Pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan.
3) Pelaksanaan urusan keprotokolan.
4) Pengelolaan kearsipan.
5) Pelaksanaan layanan pengadaan barang/jasa di lingkungan
Kementerian.
6) Pengelolaan urusan kerumahtanggaan.
7) Pelaksanaan tata usaha biro.
b. Bagian Tata Usaha dan Kearsipan
Bagian Tata Usaha dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan pembinaan dan pengelolaan urusan ketatausahaan dan
kearsipan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam
pasal 99, Bagian Tata Usaha dan Kearsipan menyelenggarakan fungsi:
61
1) Penyiapan bahan pembinaan dan pengelolaan urusan tata usaha
Kementerian.
2) Pengelolaan urusan tata usaha Kementerian, Menteri, Sekretaris
Jenderal dan Staf Ahli.
3) Penyiapan pembinaan dan pengelolaan kearsipan Kementerian.
4) Pelaksanaan urusan tata usaha Biro.
c. Bagian Perlengkapan
Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan
perlengkapan sekretariat Jenderal dan penyusunan standar sarana
Prasarana Kementrian. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud dalam pasal 103, Bagian Perlengkapan menyelenggarakan
fungsi:
1) Penyusunan rencana kebutuhan barang milik negara Sekretariat
Jenderal, penyusunan standar sarana prasarana, dan pembinaan
perlengkapan Kementrian.
2) Penatausahaan bara inventaris dan penghapusan Barang Milik
Negara Sekretariat Jenderal.
3) Pelaksanaan distribusi dan pelaporan barang Inventaris.
d. Bagian Rumah Tangga
Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
pembinaan urusan kerumahtanggaan Kementerian, pelaksanaan urusan
kerumahtanggaan Menteri dan Sekretariat Jenderal, serta pembinaan
dan pelaksanaan keprotokolan pemimpin. Dalam melaksanakan tugas
62
sebagaimana dimaksud dalam pasal 107, Bagian Rumah Tangga
menyelenggarakan fungsi:
1) Penyiapan bahan pembinaan rumah tangga Kementerian serta
pelaksanaan kerumahtanggaan Sekretariat Jenderal.
2) Pelaksanaan urusan rumah tangga Menteri.
3) Pelaksanaan urusan pemeliharaan sarana dan prasarana gedung
Kementerian dan Sekretariat Jenderal.
4. Koleksi
Arsip yang tersimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral berasal dari unit pengelola eselon 1 Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun jenis dan jumlah koleksi arsip
yang tersimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral adalah sebagai berikut:89
Tabel 4. 1: Koleksi Arsip Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral
No. Unit Asal Jenis Arsip Kurun
Waktu
Jumlah
1. Direktorat Jenderal
Pertambangan Umum
(sekarang Ditjen
Mineral Batubara)
Kontrak
Perjanjian
1984-1995 273 Berkas
2. Direktorat Jenderal
Pertambangan Umum
(sekarang Ditjen
Mineral Batubara)
AMDA,
ANDAL
1950-2001 1.951
Berkas
3. Badan Geologi Seismogram 1950-1995 33.729
Berkas 559
Roll)
4. Badan Penelitian dan
Pengembangan ESDM
Teknik
Penambangan
dan Laporan
Penelitian
1986-2003 1.356
Berkas
89
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
63
5. Sekretariat Jenderal
KESDM ( Biro
Kepegawaian dan
Organisasi
Personal File 1970-2010 8.201
Berkas
6. Sekretariat Jenderal
KESDM (Biro
Keuangan)
SPM PLN 1983-2002 6.823
Berkas
7. Direktorat Jenderal
Pertambangan Umum
(sekarang Ditjen
Mineral Batubara)
Kartografi 1929-2001 126 Tube
8. Direktorat Jenderal
Minyak dan Gas Bumi
Dokumen UKL
dan UPL
1997-2010 1.166
Berkas
9. Direktorat Jenderal
Minyak dan Gas Bumi
Dokumen
Eksplorasi
Migas
1981-2008 532 Berkas
10. Direktorat Jenderal
Minyak dan Gas Bumi
Dokumen
Kerjasama
Migas
1985-2008 710 Berkas
11. Setditjen Dokumen
Lelang
2004-2010 2.311
Berkas
12. SETJEN Blueprint 2005-2007 56 Berkas
13. Minerba PKP2B 40 Berkas
Total 57. 112
Berkas 126
Tube
Dari beberapa jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang termasuk kedalam
arsip vital yaitu Kontrak Perjanjian, Kartografi dan PKP2B (Perjanjian
Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara).
Gambar 4. 2 : Arsip Vital Kontrak Karya
Gambar 4. 3 : Arsip Vital Kartografi
64
B. Hasil Penelitian
Pada bagian ini penulis akan menjelaskan dan memaparkan mengenai
hasil dari observasi dan wawancara terhadap informan dalam pelaksanaan
proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Menjelaskan mengenai proses
alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral, penerapan kebijakan alih media arsip, prosedur pelayanan alih
media arsip vital serta hambatan/kendala yang dihadapi saat melaksanakan
kegiatan alih media arsip vital Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
Penulis melakukan observasi awal pada 2 Maret 2018 dan melakukan
wawancara mendalam pada 15 Mei 2018 di ruang entri data Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Penulis melakukan
wawancara kepada informan yaitu kepala Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral Bapak Tukiran Heru Susanto, S.H, Ibu Eny
Nurwianty, S.Sos sebagai arsiparis ahli madya dan Ibu Eka Runie, S.E, M.M
sebagai arsiparis ahli madya.
Berikut penulis akan menjabarkan hasil wawancara dengan informan-
informan tersebut di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral.
1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
mengelola berbagai macam jenis arsip dari Kementerian Energi dan
65
Sumber Daya Mineral yaitu terkait minyak dan gas bumi, mineral batu
bara, ketenaga listrikan, energi baru dan terbarukan dan konservasi energi,
serta masalah geologi. Arsip yang dikelola Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral beberapa memiliki nilai guna yang
tinggi atau dapat disebut arsip vital. Arsip vital yang disimpan di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral seperti
sertifikat tanah dan sertifikat bangunan merupakan aset dari Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral karena arsip-arsip tersebut merupakan
bukti kepemilikan yang sah dan berfungsi sebagai alat untuk melindungi
kepentingan hak Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Arsip
vital yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral memiliki fungsi sebagai alat bukti di mata hukum seperti
kontrak karya (KK), Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan
Batubara (PKP2B). Selain itu juga memiliki fungsi dinamis seperti arsip
kartografi yang dapat dijadikan alat dasar manajemen, sehingga informasi
yang terkandung didalamnya secara langsung dipergunakan Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral.
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah
melakukan beberapa upaya preservasi untuk menjaga arsip tetap dalam
keadaan fisik yang baik dan dapat digunakan isi informasi didalamnya.
Upaya preservasi yang telah dilakukan diantaranya yaitu penyampulan
dengan menggunakan kertas kising, melakukan fumigasi, menjaga suhu
ruangan, membersihkan rak arsip yang disebut dengan kegiatan jum‟at
bersih. Upaya preservasi lainnya melakukan alih media arsip yaitu
66
memindahkan arsip dalam bentuk kertas ke media digital. Mengingat arsip
vital memiliki peranan penting bagi Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral saat ini alih media dilakukan pada arsip vital.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Tukiran Heru Susanto
dan Ibu Eny Nurwianty mengatakan bahwa:
“Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada bidang migas
berarti dari direktorat jendral gas dan minyak dan gas bumi
kemudian mengenai batu bara itu dari direktorat jenderal batubara,
kemudian mengenai ketenaga listrikan itu ada direktorat jenderal
ketenaga listrikan, kemudian mengenai masalah energi baru
terbarukan dan konservasi energi itu dari dikjen PKP2B. Selain itu
ada yang fungsi-fungsi penunjang dikategorikan sebagai arsip vital,
hasil dari kegiatan gunung api, itu punya fungsi penelitian dan arsip
vital juga, nah juga dari badan litbang itu hasil penelitian-penelitian
mengenai ESDM”90
“Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di lingkungan KESDM,
dikjen migas itu minerba, litang ada dikjen ketenagalistrikan”91
Sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral adalah dari unit-unit pengolah atau unit kerja eselon
1 di lingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yaitu Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Direktorat
Jenderal Mineral Batubara, Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan dan
Badan Penelitian dan Pengembangan ESDM seperti dokumen penelitian.
Jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu Kontrak Karya (KK),
Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara (PKP2B),
kartografi seperti as-built drawing dari kontruksi, mekanikal elektrikal,
90
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 91
Eny Nurwianti, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
67
jaringan air, jaringan sumur pompa. Seperti yang disampaikan oleh bapak
Tukiran Heru Susanto sebagai berikut:
“Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing termasuk kartografi,
kartografi itu apa sih? Ya seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada
As-built Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel kemudian ada
jaringan air ada jaringan sumur pompa dan sebagainya itu peta
kartografi istilahnya, itu menjadi arsip yang vital”92
Beberapa contoh arsip vital yang telah dialihmediakan di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan sumber Daya Mineral adalah sebagai
berikut:
Tabel 4. 2 : Koleksi Alih Media UPA KESDM
No. Loker Jenis Arsip Tahun Jml Ket
1. 4 Perencanaan Pembangunan Gedung
Arsip Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral
2005 112 Ok
2. 5 Dokumen Gambar Perencanaan
Proyek Renovasi Wisma Departemen
Energi dan Sumber Daya Mineral
2005 16 Ok
3. 6 Renovasi Gedung Kantor Direktorat
Jenderal Gas dan Minyak Bumi
2007 136 Ok
4. 7 Peta Kawasan Rawan Bencana
Gunung Berapi Tangkuban Perahu
Provinsi Jawa Barat
2007 1 Ok
5. 13 Pekerjaan Arsitektur Tahap I,
Gedung Serbaguna Pondok Ranji
2007 61 Ok
6. 14 Pekerjaan Lanjutan Pembangunan
dan Prasarana Gedung Arsip Pondok
Ranji
2007 38 Ok
7. 19 Pekerjaan Elektrikal Tahap I 2007 47 Ok
8. 22 Gambar Rencana Arsitektur Mekanik
dan Elektrikal
2007 35 Ok
Alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral dimulai pada tahun 2016, kegiatan alih media ini dilakukan secara
rutin setiap tahunnya. Sebagaimana hasil wawancara penulis dengan Ibu
Eny Nurwianty dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:
92
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
68
“Pada tahun 20016 untuk alih media”93
“Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan tergantung data yang
kita terima dari unit pengolah”94
Keberhasilan serta kelancaran dalam kegiatan alih media arsip
membutuhkan sarana dan prasarana yang handal dan sesuai dengan standar
kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Eny Nurwianty dan
Ibu Eka Runie tentang sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam alih
media sebagai berikut:
“Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh ruang alih
medianya juga itu sih yang paling dibutuhkan”95
“Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer nya scannya,
ruangan untuk alih media nya juga, software itu juga termasuk”96
Sarana dan prasarana yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih media arsip vital
yaitu ruang alih media yaitu tempat dilakukannya proses alih media arsip,
serangkat software dan hardware. Software yaitu program manipulasi
gambar dan hardware yaitu meliputi komputer, scanner dan alat back up
data (CD, DVD, Hardisk).
Kegiatan alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dilakukan oleh sub bagian kearsipan yang
berjumlah tiga orang arsiparis, sebagaimana hasil wawancara dengan Ibu
Eny Nurwianty dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:
“Kalau di pusat sini ya subag kearsipan”97
93
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 94
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 95
Eni Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 96
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 97
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
69
“Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis”98
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Tukiran Heru Susanto
dan Ibu Eka Runie mengenai proses alih media arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral ialah sebagai berikut:
“Sebelum dokumen dialih mediakan pertama kali kita lihat fisik
arsipnya, setelah kita lihat infentarisir arsipnya kita tentukan nilai
gunanya, nilai gunanya kita pastikan ini yang arsip vital, berikutnya
kita melihat dalam bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian
dibersihkan dari debu, dibersihkan dari paper klip, dibersikan dari
map-map, itu dipilah-pilah semua. Nah setelah clear and clean
bentuknya lembaran-lembaran itu baru kita laksanakan untuk alih
media melalui scan , setelahnya baru kasih kode klasifikasi tadi
untuk mengetahui itu nomornya kemudian masalahnya apa termasuk
penempatannya di mana gitu buat daftar hasil scanning itu
prosedurnya begitu"99
“SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi arsip apa yang akan
kita alih mediakan, kita lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah,
setelah itu dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai bentuk
lembaran-lembaran gitu, dari paper clip, jika semuanya udah
selesai barulah dialihmediakan, yaitu di scanning sampai selesai,
setelah proses alihmedianya selesai kita input data atau indexing
gitu, terakhir barulah tahap penyimpanan, tidak lupa juga tadi
berita acaranya ya”100
Berdasarkan hasil wawancara dari informan tersebut dapat diketahui
bahwa prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dilakukan dalam tiga tahapan yaitu
tahapan sebelum alih media, tahapan alih media dan tahapan setelah alih
media:
a. Tahapan Sebelum Alih Media
Tahapan sebelum alih media yaitu tahapan persiapan sebelum
dilakukannya kegiatan alih media, adapun tahapannya antara lain:
98
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 99
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 100
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
70
Gambar 4. 4 : Flowchart Tahapan Sebelum Alih Media
1) Identifikasi arsip
Identifikasi arsip meliputi beberapa kegiatan yaitu melihat jenis
arsip yang akan dialihmediakan, arsip yang akan dialihmediakan di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital dan
diutamakan kepada arsip vital yang tingkat penggunaannya tinggi.
Selanjutnya pengecekan kondisi fisik arsip apakah layak untuk
dialih mediakan, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak dapat
langsung dialihmediakan. Selanjutnya melihat ukuran arsip, arsip
yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang tersedia.
Gambar 4. 5 : Identifikasi Arsip
Identifikasi Arsip
Cleaning dan Sorting
Persiapan Alat Alih Media
71
2) Proses Cleaning dan Sorting
Proses Cleaning yang dilakukan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral meliputi pembersihan arsip dari
debu, membuka paper clip yang ada pada arsip dan mengeluarkan
arsip dari map-map arsip seperti hanging folder, map snelhecter
dan stopmap folio. Arsip yang telah di identifikasi dan dibersihkan
selanjutnya di sorting kembali. Kegiatan ini meliputi memilah-
milah arsip, mengeluarkan apabila ada halaman kosong yang tidak
perlu dialihmediakan serta memilah apabila terdapat dokumen
ganda yang akan discanning.
Gambar 4. 6 : Proses Cleanning Gambar 4. 7 : Proses Sorting
3) Persiapan Alat Alih Media
Alat-alat yang dibutuhkan dalam melakukan kegiatan alih media
yaitu seperti komputer, scanner dan juga software yaitu aplikasi
pemindai hasil scan.
72
Gambar 4. 8 : Persiapan Berkas Alih
Media
Gambar 4. 9 : Persiapan Alat Alih
Media
b. Tahapan Alih Media
Tahapan alih media yaitu proses pemindaian arsip dari bentuk
cetak ke dalam bentuk digital sampai dikemas kedalam bentuk
compack disk (CD). adapun tahapannya antara lain:
Gambar 4. 10 : Flowchart Tahapan Alih Media
1) Scanning
Scaning yaitu melakukan pemindaian arsip vital lembar per
lembarnya, dalam proses scanning direkomendasikan untuk
menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu
hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan dalam format
JPEG.
Scanning
Editing
Finishing
73
Gambar 4. 11 : Scanning Arsip Vital Gambar 4. 12 : Proses Scanning
Arsip Vital
2) Editing
Editing yaitu proses pengeditan arsip vital dari hasil scan melalui
aplikasi hingga menyimpan hasil edit. Tahapan yang dilakukan
dalam editing ini yaitu cropping atau memotong area yang
berlebih pada gambar, resizing atau mengatur ukuran gambar,
kemudian menyimpan file kembali.
Gambar 4. 13 : Editing Alih
Media/Cropping Gambar 4. 14 : Editing Alih
Media/Resizing dan Contras
3) Finishing
Finishing yaitu tahapan pengemasan file hasil editing ke dalam
format PDF, selanjutnya disimpan ke media cakram berupa
CD/DVD.
74
Gambar 4. 15 : Tahapan Alih Media Finishing
c. Tahapan Setelah Alih Media
Tahapan terakhir setelah proses alih media arsip vital selesai maka
langkah-langkah selanjutnya yaitu:
Gambar 4. 16 : Flowchart Tahapan Setelah Alih Media
1) Penyimpanan kembali fisik arsip ke tempat penyimpanan
Arsip asli yang telah dilakukan proses alih media disimpan
kembali ke tempat penyimpanan sesuai dengan nomor klasifikasi.
Penyimpanan Kembali Fisik Arsip
Indexing/Input Data
Penyimpanan Hasil Alih Media
75
Gambar 4. 17 : Penyimpanan Kembali Fisik Arsip ke Rak Penyimpanan
2) Indexing/Input Data
Setelah proses alih media selesai kemudian operator indeks
memasukkan data field indeks sesuai dengan dokumen terkait dan
harus memastikan bahwa indeks diberikan kepada dokumen yang
tepat. Indeks arsip merupakan tanda pengenal arsip yang
membedakan antara arsip yang satu dengan arsip lainnya. Indexing
di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
menggunakan sistem nomor/angka yaitu arsip disusun berdasarkan
urutan nomor alih media.
Gambar 4. 18 : Proses Indexing/Input
Data
Gambar 4. 19 : Data yang Telah di
Input
76
3) Penyimpanan Hasil Alih Media
Hasil alih media yang telah dikemas dalam bentuk CD/DVD
disimpan di ruang penyimpanan hasil alih media. Ruang
penyimpanan hasil alih dalam bentuk CD ditempatkan pada ruang
cold storage dengan suhu 16 derajad.
Gambar 4. 20 : Penyimpanan Koleksi Hasil Alih Media
Secara keseluruhan tahapan alih media arsip vital sebagai upaya
preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral adalah sebagai berikut :
Gambar 4. 21 : Flowchart Alih Media Arsip Vital di UPA KESDM
77
Preservasi arsip vital dengan teknik alih media di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berfungsi melindungi arsip
dari faktor penyebab kerusakan arsip seperti kandungan zat kimia yang
ada di dalam kertas, debu, cahaya matahari, suhu dan kelembapan,
binatang pengerat, bencana alam, serta melindungi penggunaan fisik asli
arsip yang tinggi.
Waktu yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dalam mengalih mediakan arsip vital setiap
tahunnya tidak dapat diperhitungkan secara pasti. Hal ini dikarenakan
kegiatan alih media bergantung kepada jumlah alat yang digunakan oleh
arsiparis, jika arsiparis memiliki masing-masing alat scan kegiatan alih
media akan lebih cepat. Selain itu juga kecepatan scanning juga
mempengaruhi kecepatan dalam alih media arsip vital. Sebagaimana yang
disampaikan oleh Bapak Tukiran dan Ibu Eka Runie sebagai berikut:
“Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3 orang gitu ya, kalau 3
orang itu punya alat sama-sama punya alat semua lebih cepat ya
kan lebih banyak, terus kemudian kita juga mengenai kualitas scan
nya, biasanya scan itu kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma
bisa satu per satu ketergantungan nya kan disitu, selain itu juga
kompetensi sumber daya manusia nya gitu”101
“Kita tidak bisa memprediksi waktu tepatnya itu berapa lama ya,
karena ini terkait juga dengan sarana prasarana tadi, sdm nya juga,
kalau proses alih media sedang berlangsung kadang mati lampu
yang itu juga dapat mengganggu proses, dan juga tergantung
jumlah arsip yang dialihmediakan, jadi tidak bisa dipastikan”102
Arsip yang telah dialihmediakan dalam bentuk CD/hardisk di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral saat ini
disimpan di ruangan sementara. Hal ini dikarenakan Unit Pusat Arsip
101
Tukiran Heru Sesanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 102
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
78
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sedang mempersiapkan
ruangan khusus untuk menyimpan koleksi hasil alih media. Sebagaimana
yang disampaikan oleh Ibu Eny Nurwianti sebagai berikut:
“Sementara ini kita sedang mempersiapkan ruangan khusus untuk
ini sekarang sedang proses yah, untuk sekarang di simpan di
ruangan pak tukiran dulu”103
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
memiliki target kedepannya mengenai alih media arsip. Sebagaimana yang
disampaikan oleh Bapak Tukiran Heru Susanto dan Ibu Eka Runie sebagai
berikut:
“Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana mengolah arsip
data itu menjadi informasi ya melalui sarana alih media ini gitu jadi
kita tidak langsung melihat pada fisiknya tapi melihat informasinya
bagaimana kita cara mengolah data atau arsip menjadi informasi itu
yang yang terpenting masa depannya, jadi kedepannya adalah
bagaimana arsip itu bisa diolah menjadi informasi sehingga mudah
di akses oleh publis gitu, nah tentunya nanti dalam memberikan
akses ini kita punya namanya SKKAA, SKKAA itu apa Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip gitu, setelah dialih mediakan
dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak oleh publik gitu,
karna arsip-arsip di lingkungan KESDM itu banyak yang
mengandung kerahasiaannya terutama kaitan dengan keekonomian
negara”104
“Target kedepannya terus melakukan alihmedia arsip ini tidak
hanya untuk arsip vital saja tapi juga arsip lainnya agar arsip ini
dapat memberikan informasi kepada publik, juga itu terkait sarana
tadi kita dalam alihmedia arsip ini membutuhkan bermacam-macam
tipe scanner mudah-mudahan nya tersedia di sini”105
Dari wawancara tersebut dapat diketahui target kedepannya terkait
alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral yaitu dapat mengalih mediakan arsip lainnya selain arsip
vital, dapat mengolah arsip menjadi informasi sehingga dapat dengan
103
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 104
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 105
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
79
mudah diakses oleh publik. Dalam memberikan akses kepada publik
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
menerapkan SKKAA (Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip).
SKKAA merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip
dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan
kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta
arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.
2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Kebijakan alih media arsip diatur dalam Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Penerapan kebijakan
alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral pada point pertama yaitu alih media arsip sebagaimana
dimaksud dalam pasal 48 dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Unit pusat arsip telah
melakukan alih media dari arsip berbentuk kertas menjadi digital yang
disimpan dalam bentuk CD/hardisk. Selanjutnya poin kedua yaitu dalam
melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta arsip
menetapkan kebijakan alih media arsip. Berdasarkan hasil wawancara
dengan Ibu Eny Nurwianty menyatakan bahwa:
“Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja belum disahkan oleh
pimpinan, kita tu merujuk ke undang-undang 43 tahun 2009 itu”106
106
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
80
Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat diketahui Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral mengenai kebijakan
alih media berpedoman kepada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan yang dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 pasal 48 dan 49. Untuk kebijakan tertulis
mengenai alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral telah dirancang namun belum disahkan secara resmi
oleh pimpinan yaitu Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral.
Berdasarkan proses alih media arsip yang telah dilakukan dapat dilihat
kebijakan sementara yang diterapkan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih
media, arsip diindentifikasi terlebih dahulu. Tahapan identifikasi arsip
meliputi arsip yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna
tinggi atau arsip vital dan mengutamakan arsip vital yang tingkat
penggunaannya tinggi atau sering digunakan. Selanjutnya arsip yang akan
dialih mediakan dilakukan pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi
fisik arsip tidak rusak maka dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya
melihat ukuran arsip, arsip yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral disesuaikan dengan
scanner yang tersedia.
Penerapan kebijakan selanjutnya pada poin ketiga mengenai alih
media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip dan nilai
informasi. Hal ini dapat dilihat pada prosedur alih media arsip vital di Unit
81
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral pada tahapan
sebelum alih media yaitu arsip diidentifikasi terlebih dahulu sebelum
dialihmediakan. Selanjutnya poin keempat mengenai Arsip yang
dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum. Hal ini dapat
dilihat pada tahapan setelah alih media, fisik arsip yang telah dialih
mediakan disimpan kembali ke tempat penyimpanan arsip. Selanjutnya
pada poin kelima yaitu alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip dengan memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media. Di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral arsip hasil alih
media telah diautentikai oleh pimpinan Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral sebagai bentuk keaslian agar arsip hasil alih media dapat
dinyatakan valid, utuh dan terpercaya. Sebagaimana hasil wawancara
penulis dengan Bapak Tukiran Heru Susanto yaitu sebagai berikut:
“Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan terpercaya intinya gitu, jadi
kealiannya itu tidak diragunakan autentikasi diperlukan karena
arsip itu harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi itu ada oleh
pimpinan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral”107
Penerapan kebijakan alih media arsip pada point keenam yaitu
pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan. Di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah ada berita acara dan
daftar arsip. Seperti hasil wawancara penulis dengan Ibu Eka Runie dan
Ibu Eny Nurwianty menyatakan bahwa:
“Iya itu penting ya berita acara, kita ada”108
107
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 108
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
82
“Setelah tahapan alih media arsip selesai kita membuat daftar arsip
ini”109
Berdasarkan hasil wawancara tersebut di atas, secara umum Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral mengenai
penerapan kebijakan alih media arsip telah menerapkan kebijakan yang
tercantum pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
3. Prosedur Pelayanan Koleksi Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Layanan arsip dikenal dengan istilah akses dan jasa rujukan (access
and reference services). Akses dan jasa rujukan menunjukan pada
tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk dapat digunakan dan
dimanfaatkan oleh pemakai ataupun peneliti. Pengelolaan akses atau
layanan mencakup pembuatan prosedur yang memungkinkan peraturan
hukum dan persetujuan donor tetap diperhatikan, perlindungan arsip dari
tindak kriminal, kerusakan atau penataan kembali.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Tukiran Heru Susanto
dan Ibu Eny Nurwianty mengenai prosedur pelayanan koleksi hasil alih
media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
yaitu sebagai berikut:
“Secara garis besar memberi surat kepada sekretariat jenderal biro
umum terus kemudian setelah bersurat itu akan ada jawaban ada
atau konfirmasi, setelah ada konfirmasi nanti setelah yang
109
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
83
bersangkutan datang itu harus mengisi formulir terkait apa dokumen
yang akan dibutuhkan setelah surat itu turun dari pimpinan disposisi
kita selaku arsiparis tetap mencari stelah mencari
menginformasikan kepada pimpinan setelah diberitahu pimpinan
kita akan memberitahukan bahwasanya surat tersebut ketemu dan
disilahkan untuk datang ke Kementerian ESDM itu tahapannya
seperti itu, baru pencarian arsipnya setelah arsipnya ketemu mengisi
formulir berkas peminjaman setelah berkas peminjaman itu baru
pemberian berkas dimaksud dalam bentuk copy ya bukan aslinya ya
itu SOP runtutannya seperti itu gitu”110
“Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk alih media itu
pertama mengajukan permohonan peminjaman arsip ke kementerian
ESDM kepada biro umum, nah sebelum pemohon mendapat surat
balasan pimpinan menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip,
setelah kita mendapatkan surat ini selanjutnya kita selaku arsiparis
disini akan mencarikan arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah
ketemu kita beritahukan lagi kepada pimpinan tadi, setelah itu
barulah si pemohon mendapat surat balasan, selanjutnya pemohon
datang kesini untuk mengisi form peminjaman, barulah kita berikan
arsip yang dibutuhkan di pemohon tersebut dalam bentuk copy
nya”111
Berdasarkan wawancara tersebut dapat diketahui prosedur pelayanan
koleksi alih media arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral yaitu sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan akses arsip vital kepada kepala biro umum
sekretariat jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral di
jalan Medan Merdeka Selatan No. 18 Jakarta.
b. Pihak pimpinan dari biro umum menurunkan surat ke Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
c. Arsiparis mencarikan arsip terkait yang dibutuhkan.
d. Setelah arsip ditemukan dan disiapkan selanjutnya diberitahukan
kepada pimpinan di biro umum.
110
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 111
Eny Nurwianty, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
84
e. Konfirmasi/ balasan surat dari biro umum kepada stakeholder yang
mengajukan.
f. Pengguna arsip datang ke Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
g. Mengisi formulir terkait dokumen yang akan dibutuhkan.
h. Pemberian dokumen dalam bentuk copy.
Secara keseluruhan prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital
di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah
sebagai berikut :
Gambar 4. 22 : Prosedur Pelayanan Arsip Koleksi Alih Media di UPA KESDM
Salah satu tugas dan fungsi layanan arsip adalah memberikan
informasi kepada pengguna atau pemakai arsip. Pada Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang dapat mengakses atau
menggunakan koleksi alih media arsip vital menurut wawancara penulis
dengan Bapak Tukiran Heru Susanto ialah sebagai berikut:
85
“Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya terbatas karena itu
siapa yang penggunanya arsip vital hasil alih media ini itu
stakholder ya KESDM siapakah stakeholder itu selain BUMN sektor
KESDM juga perusahaan-perusahaan yang terkait dengan kegiatan
wilayah kerja pertambangan dan energi, jadi stakeholder itu adalah
BUMN sektor ESDM termasuk perusahaan-perusahaan yang
berusaha di bidang ESDM, itulah stakeholder yang membutuhkan
arsip-arsip yang dialih media”112
Pengguna atau pemakai koleksi hasil alih media di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu stakeholder dari
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu merupakan BUMN
(Badan Usaha Milik Negara) sektor Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral serta perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan
wilayah kerja di bidang energi dan pertambangan. Hal ini dikarenakan
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
mengalihmediakan jenis arsip vital yang sifatnya terbatas, dimana tidak
semua dapat mengakses informasinya.
4. Hambatan/Kendala dalam Melakukan Alih Media Arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Ada 3 kendala yang ada dalam melakukan kegiatan alih media di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yaitu terkait
dengan Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana dan
pemeliharaan sarana simpan. Dari hasil wawancara yang telah dilakukan,
penulis mendapat jawaban mengenai kendala dalam alih media arsip vital
sebagai berikut:
a. Sumber Daya Manusia
112
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
86
Kendala pertama yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu
sumber daya manusi (SDM). Sebagaimana hasil wawancara yang telah
dilakukan penulis dengan Bapak Tukiran Heru Susanto sebagai
berikut:
“Untuk alih media itu perlu satu sumber daya manusia yang
punya kompetensi ya kompetensi tentunya gini alatnya canggih ya
tapi kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah setelah itu SDM
pun juga bisa mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita alih
mediakan gitu harus bisa memahami nilai guna nilai guna yang
terkait arsip vital”113
Keterbatasan sumber daya manusia atau arsiparis serta kompetensi
arsiparis merupakan salah satu kendala dalam melakukan kegiatan
alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
b. Sarana dan Prasarana
Kendala kedua yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu
sarana dan prasarana, Seperti hasil dari wawancara penulis dengan Ibu
Eka Runie menyatakan bahwa:
“Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner, arsip disini
ukurannya kan berbeda beda jadi tidak bisa cuma dengan satu
jenis scanner saja”114
Jumlah scanner yang dimiliki Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral masih terbatas, sedangkan alih media arsip
vital memerlukan berbagai tipe scanner karena arsip yang
dialihmediakan terdiri dari berbagai jenis ukuran kertas, seperti arsip
113
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 114
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
87
kartografi yang ukuran kertasnya lebih besar dari jenis arsip yang
dialihmediakan lainnya.
c. Pemeliharaan Sarana Simpan
Kendala terakhir yang dihadapi dalam alih media arsip vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu
pemeliharaan sarana simpan, seperti hasil wawancara penulis dengan
Bapak Tukiran Heru Susanto sebagai berikut:
“Kendala berikutnya adalah bagaimana hasil alat simpan bentuk
eksternal hardisk maupun USB bisa untuk kebaca 2 tahun 3 tahun
yang akan datang itu perarti ini perlu migrasi setiap tahun”115
Arsip yang telah dialihmediakan disimpan dalam bentuk
CD/Hardisk memerlukan pemeliharaan khusus. Agar arsip-arsip ini
bisa tetap digunakan seterusnya maka diperlukan migrasi data setiap
tahunnya.
Dalam menghadapi kendala tersebut diatas, beberapa upaya yang
dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
yaitu dengan melakukan GNSTA serta dengan mengikuti diklat kearsipan
bagi arsiparis. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan Bapak
Tukiran Heru Susanto dan Ibu Eka Runie menyatakan bahwa:
“Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA Gerakan Nasional Sadar
dan Tetib Arsip apa sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan
kearsipan, tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan
kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib sarana dan
anggaran kearsipan GNSTA itu isinya itu, kalau kaitannya tetib
SDM kearsipan jadi termasuk kompetensi seorang arsiparis yang
mumpuni yang profesional yang mandiri seperti itu, terus kaitannya
dengan biaya tadi segala sesuatu untuk mencapai output yang
diinginkan perlu didukung dengan sumber daya anggaran, selain
115
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
88
sarana prasarana, kebijakan, sumber daya manusia dan
penganggaran ini wajib”116
“Dengan mengikuti diklat kearsipan”117
Upaya yang dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dalam menghadapi kendala dalam alih media arsip
vital yaitu dengan menerapkan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar dan
Tertib Arsip) pada setiap arsiparis. GNSTA yaitu gerakan tertib kebijakan
kearsipan, tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib
sumber daya manusia kearsipan, serta tertib sarana dan anggaran
kearsipan. Selain itu juga dengan mengikuti diklat kearsipan bagi
arsiparis-arsiparis di lingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
C. Pembahasan
1. Proses Alih Media Arsip Vital sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
merupakan lembaga kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggungjawab
dalam penyelenggaraan kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
didirikan bertujuan untuk mengelola dan melestarikan arsip yang disimpan
di dalamnya.
Beberapa upaya preservasi yang telah dilakukan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral diantaranya penyampulan
116
Tukiran Heru Susanto, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018 117
Eka Runie, Hasil Wawancara Pribadi, Mei 15, 2018
89
dengan menggunakan kertas kising, melakukan fumigasi, menjaga suhu
ruangan, membersihkan rak arsip yang disebut dengan kegiatan jum‟at
bersih dan preservasi alih media arsip. Preservasi arsip dengan teknik alih
media ini saat ini hanya dilakukan pada arsip vital.
Arsip vital yang akan dialihmediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berasal dari unit-unit
pengolah atau unit kerja eselon 1 Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yaitu berasal dari Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi,
Direktorat Jenderal Mineral Batubara, Direktorat Jenderal
Ketenagalistrikan dan Badan Penelitian dan Pengembangan ESDM seperti
dokumen penelitian.
Jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu Kontrak Karya (KK),
Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara (PKP2B), dan
kartografi seperti as-built drawing dari kontruksi, mekanikal elektrikal,
jaringan air, jaringan sumur pompa.
Kegiatan alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dapat terbilang baru, kegiatan alih media dimulai
pada tahun 2016 dan dilakukan secara rutin pertahunnya. Divisi yang
bertanggungjawab dalam kegiatan alih media di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah sub bagian
kearsipan yang beranggota tiga orang arsiparis.
Demi terwujudnya perencanaan terkait dengan alih media arsip vital,
perlu adanya perencanaan yang matang terkait pemilihan sarana dan
90
penyediaan prasarana yang bermutu oleh lembaga kearsipan yang
mempunyai tanggungjawab secara penuh dalam mengelola arsip.118
Sarana
dan prasarana yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih media arsip vital yaitu ruang
alih media yaitu tempat dilakukannya proses alih media arsip, serangkat
software dan hardware.
Arsip vital merupakan arsip yang penting bagi kegiatan bagan
korporasi. Arsip vital disebut juga arsip kelas satu.119
Arsip vital
mengandung informasi yang berharga bagi lembaga yang
mengeluarkannya, sehingga perlu dikelola, dirawat dan dilestarikan
sedemikian rupa mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, karena kondisi
fisik arsip yang sebagian besar berbahan dasar kertas yang terbuat dari
kayu sehingga dapat dengan mudah rusak karena beberapa faktor seperti
penggunaan yang terlalu sering yang memungkinkan arsip sering dapat
rusak. Tindakan alih media merupakan salah satu cara agar menekan
kemungkinan rusaknya arsip yang sering digunakan. Alih media yang
dilakukan adalah digitalisasi arsip yaitu pemindaian arsip dari bentuk hard
file ke dalam bentuk soft file dengan menggunakan sistem operasi
komputer.120
Proses alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber daya mineral terdiri dari tiga tahapan yaitu, tahapan sebelum alih
118
Laksono, “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis,” hal.
51. 119
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, hal. 229. 120
Narendra, “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi: Studi Kasus Alih Media,”
hal. 215.
91
media, tahapan alih media, dan tahapan setelah alih media. Adapun
tahapan alih media tersebut sebagai berikut:
a. Tahapan sebelum alih media.
Sebelum melakukan preservasi, pihak berwenang perlu memastikan
dan meyediakan perlengkapan yang berkaitan dengan kegiatan
tersebut, dimulai dari menyediakan ruang kerja yang sehat, nyaman
dan aman, serta aman bagi dokumen.121
Tahapan sebelum melakukan
alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yaitu dengan melakukan: 1) Identifikasi arsip yang meliputi
beberapa kegiatan yaitu melihat jenis arsip yang akan dialihmediakan,
arsip yang akan dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu arsip yang memiliki nilai guna
tinggi atau arsip vital dan diutamakan kepada arsip vital yang tingkat
penggunaannya tinggi. Selanjutnya pengecekan kondisi fisik arsip
apakah layak untuk dialih mediakan, apabila kondisi fisik arsip tidak
rusak dapat langsung dialihmediakan. Selanjutnya melihat ukuran
arsip, arsip yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang
tersedia. 2) Proses cleaning dan sorting meliputi pembersihan arsip
dari debu, membuka paper clip yang ada pada arsip dan mengeluarkan
arsip dari map-map arsip seperti hanging folder, map snelhecter dan
stopmap folio. Arsip yang telah di identifikasi dan dibersihkan
selanjutnya di sorting kembali. Kegiatan ini meliputi memilah-milah
121
Helen Forde, Preserving Archives (London: Facet Publishing, 2007).
92
arsip, mengeluarkan apabila ada halaman kosong yang tidak perlu
dialihmediakan serta memilah apabila terdapat dokumen ganda yang
akan discanning. 3) Persiapan Alat alih media, Alat-alat yang
dibutuhkan dalam melakukan kegiatan alih media yaitu seperti
komputer, scanner dan juga software yaitu aplikasi pemindai hasil
scan.
b. Tahapan Alih Media
Tahapan ini merupakan pokok dari kegiatan alih media arsip vital,
kegiatan pada tahap ini diantaranya yaitu: 1) scanning yaitu melakukan
pemindaian arsip vital lembar per lembarnya, dalam proses scanning
direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot
per inch). Setelah itu hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan
dalam format JPEG. 2) Editing yaitu melakukan pemindaian arsip vital
lembar per lembarnya, dalam proses scanning direkomendasikan untuk
menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Setelah itu
hasil scan disimpan ke dalam file penyimpanan dalam format JPEG. 3)
Finishing yaitu tahapan pengemasan file hasil editing ke dalam format
PDF, selanjutnya disimpan ke media cakram berupa CD/DVD.
c. Tahapan Setelah Alih Media
Tahapan terakhir dalam kegiatan alih media diantaranya yaitu: 1)
penyimpanan kembali fisik arsip ke tempat penyimpanan, Arsip
asli yang telah dilakukan proses alih media disimpan kembali ke
tempat penyimpanan sesuai dengan nomor klasifikasi. 2)
Indexing/Input data, setelah proses alih media selesai
93
kemudian operator indeks memasukkan data field indeks sesuai
dengan dokumen terkait dan harus memastikan bahwa indeks
diberikan kepada dokumen yang tepat. Indeks arsip merupakan
tanda pengenal arsip yang membedakan antara arsip yang satu
dengan arsip lainnya. Indexing di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral menggunakan sistem
nomor/angka yaitu arsip disusun berdasarkan urutan nomor alih
media. 3) Penyimpanan Hasil Alih Media, Hasil alih media yang
telah dikemas dalam bentuk CD/DVD disimpan di ruang
penyimpanan hasil alih media. Ruang penyimpanan hasil alih
dalam bentuk CD ditempatkan pada ruang cold storage dengan
suhu 16 derajad.
Tahapan alih media di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral hampir sama dengan apa yang disampaikan oleh
Abdul Rahman Saleh yaitu sebelum memulai kegiatan alih media hal yang
perlu dipersiapkan yaitu perangkat keras dan perangkat lunak seperti
komputer dan alat pemindai. Selanjutnya melakukan kegiatan alih media
mulai dari menyeleksi dan mengumpulkan bahan yang akan dialih media,
pembongkaran jilidan, melakukan pemindaian per halaman, pengeditan
hasil pemindaian, membuat dan mengelola metadata, pemindahan atau
penulisan dokumen PDF serta basis data CD-ROM atau DVD, serta yang
terakhir penjilidan kembali dokumen yang telah dibongkar.122
122
Abdul Rahman Saleh, Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step, hal. 13.
94
Menurut hemat penulis proses mengalihmediakan arsip vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral berperan
penting untuk menyelamatkan arsip, menyelamatkan nilai guna arsip agar
dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama tanpa mengurangi isi
informasi yang terkandung di dalam fisik arsip. Tidak hanya itu kelebihan
dari kegiatan alih media ini yaitu dapat melindungi fisik asli arsip dari
kerusakan akibat penggunaan yang berlebihan, karena arsip hasil alih
media dalam bentuk digital ini dapat digunakan dalam keseharian.
Selanjutnya menghemat tempat penyimpanan, mempermudah dalam hal
temu kembali, menyampaikan informasi dengan cara yang lebih interaktif,
dan juga dapat dijadikan sebagai fasilitas backup.
Target kedepannya terkait alih media arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu dapat mengalih
mediakan arsip lainnya selain arsip vital, dapat mengolah arsip menjadi
informasi sehingga dapat dengan mudah diakses oleh publik. Dalam
memberikan akses kepada publik Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral menerapkan SKKAA (Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip). SKKAA merupakan aturan pembatasan hak
akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk
menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi
hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.
95
2. Penerapan Kebijakan Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Kebijakan merupakan sebuah ketetapan yang berlaku yang dicirikan
oleh perilaku konsisten dan berulang, baik dari yang membuatnya maupun
yang terkena kebijakan. Dengan adanya kebijakan terkait alih media
diharapkan kegiatan alih dapat lebih terarah. Berdasarkan Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
pasal 48 dan 49 bahwa dalam rangka pemeliharaan arsip dinamis
sebagaimana dimaksud dalam pasal 40 ayat 3 dapat dilakukan alih media
arsip. Berikut kebijakan dalam alih media arsip:123
a. Alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 dilaksanakan
dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi informasi
dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Dalam melakukan alih media arsip pimpinan masing-masing pencipta
arsip menetapkan kebijakan alih media arsip.
c. Alih media arsip dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi arsip
dan nilai informasi.
d. Arsip yang dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
e. Alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di lingkungan pencipta
arsip dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi
atau terkait dengan arsip hasil alih media.
f. Pelaksanaan alih media dilakukan dengan membuat berita acara yang
disertai dengan daftar arsip yang dialihmediakan.
g. Berita acara alih media arsip dinamis sekurang-kurangnya memuat:
1) waktu pelaksanaan;
2) tempat pelaksanaan;
3) jenis media;
4) jumlah arsip;
123
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
96
5) keterangan proses alih media yang dilakukan;
6) pelaksana; dan
7) penandatangan oleh pimpinan unit pengolah dan/atau unit
kearsipan.
h. Daftar arsip dinamis yang dialihmediakan sekurang-kurangnya
memuat:
1) unit pengolah;
2) nomor urut;
3) jenis arsip;
4) jumlah arsip;
5) kurun waktu; dan
6) keterangan.
i. Pelaksanaan alih media arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan
pencipta arsip.
j. Arsip hasil alih media dan hasil cetaknya merupakan alat bukti yang
sah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Berdasarkan peraturan pemerintah mengenai alih media arsip tersebut
diatas, hal-hal yang telah diterapkan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral dalam melakukan alih media arsip vital yaitu
pada poin pertama, alih media arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 48
dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai kemajuan teknologi
informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Dalam hal ini Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral melakukan alih media arsip kedalam bentuk digital.
Selanjutnya pada poin kedua, dalam melakukan alih media arsip
pimpinan masing-masing pencipta arsip menetapkan kebijakan alih media
arsip. Dalam hal ini Untuk kebijakan tertulis mengenai alih media arsip di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah
dirancang namun belum disahkan secara resmi oleh pimpinan yaitu
97
Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral. Berdasarkan proses alih media
arsip yang telah dilakukan dapat dilihat kebijakan sementara yang
diterapkan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih media, arsip
diindentifikasi terlebih dahulu. Tahapan identifikasi arsip meliputi arsip
yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital
dan mengutamakan arsip vital yang tingkat penggunaannya tinggi atau
sering digunakan. Selanjutnya arsip yang akan dialih mediakan dilakukan
pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak maka
dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya melihat ukuran arsip, arsip
yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang tersedia.
Selanjutnya poin ketiga, alih media arsip dilaksanakan dengan
memperhatikan kondisi arsip dan nilai informasi. Dalam hal ini Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebelum melakukan
alih media ada tahapan identifikasi arsip, di mana pada tahapan ini arsip-
arsip yang akan dialihmediakan dilihat kondisi fisik arsip terlebih dahulu.
Selain itu Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
melakukan alih media pada arsip vital dimana nilai informasi yang
terkandung di dalam arsip vital sangat penting.
Selanjutnya poin keempat, arsip yang dialihmediakan tetap disimpan
untuk kepentingan hukum berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Dalam hal ini dapat dilihat dalam tahapan setelah alih media
98
arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
yaitu penyimpanan kembali fisik arsip ke tempat penyimpanan.
Selanjutnya poin kelima, alih media arsip diautentikasi oleh pimpinan di
lingkungan pencipta arsip. Dalam hal ini berdasarkan hasil wawancara
penulis dengan bapak Tukiran Heru Susanto, arsip hasil alih media telah
diautentikasi oleh pimpinan Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral. Alih media akan berfungsi sebagai dokumen peradilan apabila
ada otentikasi, oleh karena itu penerapan otentikasi suatu dokumen digital
hasil alih media dirasa sangat penting.
Selanjutnya poin keenam, pelaksanaan alih media dilakukan dengan
membuat berita acara yang disertai dengan daftar arsip yang
dialihmediakan. Dalam hal ini berdasarkan hasil wawancara penulis
dengan Ibu Eka Runie dan Ibu Eny Nurwiaty, Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah membuat berita acara
dan daftar arsip hasil alih media. Untuk berita acara alih media arsip pada
poin ketujuh, di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral telah memuat waktu pelaksanaan alih media, tempat pelaksanaan,
jenis media, jumlah arsip yang dialihmedia, keterangan proses alih media
yang dilakuakan, pelaksana, dan penandatanganan oleh pimpinan unit
pengolah/unit kearsipan. Untuk daftar arsip hasil alih media pada poin
kedelapan, di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral telah memuat unit pengolah arsip, nomor urut, jenis arsip, jumlah
arsip, kurun waktu, dan keterangan.
99
Gambar 4. 23: Berita Acara Alih Media
UPA KESDM
Gambar 4. 24: Daftar Arsip Alih Media
UPA KESDM
Berdasarkan kebijakan alih media arsip di atas, secara umum Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral telah
menerapkan kebijakan yang tercantum pada Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Prosedur Pelayanan Koleksi Alih Media Arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Layanan arsip dikenal dengan dua istilah yaitu istilah akses dan jasa
rujukan (access and reference services). Akses dan jasa rujukan
menunjukan pada tersedianya arsip atau informasi oleh institusi untuk
dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh pemakai maupun peneliti. Yang
kedua dikenal dengan istilah rujukan (reference). Rujukan adalah istilah
umum yang digunakan untuk penyediaan fasilitas dan jasa di lembaga
100
arsip yang dapat digunakan oleh pemakai atau peneliti apabila kesepakatan
akses disetujui.124
Layanan arsip memiliki tugas memberikan layanan informasi serta
jasa penelusuran bahan arsip. Dalam memberikan layanan ada proseder
yang harus diikuti. Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber daya
Mineral memiliki prosedur dalam memberikan layanan arsip kepada
pengguna arsip.
Prosedur layanan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber daya Mineral dimulai dari pengguna arsip mengirimkan surat
permohonan akses arsip kepada kepala biro umum Sekretariat Jenderal
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang beralamat di jalan
Medan Merdeka Selatan no. 18 Jakarta. Setelah kepala biro umum
menerima surat permohonan akses arsip, surat ini dikirim ke Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang beralamat di
jalan Yaktapena Raya, Pondok Ranji, Tangerang Selatan. Selanjutnya
arsiparis mencarikan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna, apabila arsip
ditemukan maka unit pusat arsip memberikan laporan kembali ke biro
umum. Selanjutnya pengguna arsip akan mendapat balasan surat bahwa
arsip yang diminta tersedia di unit pusat arsip. Selanjutnya mengguna
mendatangi Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
dan mengisi formulir peminjaman arsip. Terakhir arsiparis memberikan
file yang diminta dalam bentuk copy kepada pengguna.
124
Minami, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman, Akses dan Layanan Arsip, hal. 1.4.
101
Agar arsiparis dapat melayani pengguna arsip dengan baik, maka
arsiparis harus mampu mengidentifikasi jenis pengguna atau pemakai, agar
arsip yang dilayankan sesuai dengan kebutuhan pemakai. Ada dua jenis
pengguna dapat diidentifikasi yaitu pertama vocational user, yang
termasuk kedalam kelompok ini adalah staf dari induk organisasi
profesional, ilmuwan, mahasiswa serta pengajar. Yang kedua yaitu
avocational user, yang termasuk kedalam kelompok ini adalah
genealogist, sejarawan, serta hobbyists.125
Pengguna atau pemakai koleksi hasil alih media di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu stakeholder dari
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang merupakan BUMN
(Badan Usaha Milik Negara) sektor Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral serta perusahaan-perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan
wilayah kerja di bidang energi dan pertambangan. Hal ini dikarenakan
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
mengalihmediakan jenis arsip vital yang sifatnya terbatas, dimana tidak
semua dapat mengakses informasinya.
Berdasarkan penelitian yang telah penulis lakukan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sistem pelayanan arsip
menerapkan sistem pelayanan tertutup dimana yang dapat mengakses arsip
hanya staf atau karyawan dan stakeholder dengan pengajuan permohonan
izin terlebih dahulu. Sementara itu, jenis pengguna berdasarkan cara
memperoleh informasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
125
Ishak, “Teknik Layanan Kearsipan.”
102
Sumber Daya Mineral adalah pemakai langsung (direct use) dimana
pengguna langsung datang ke pusat arsip untuk dapat menggunakan arsip
melalui prosedur yang telah ditetapkan. Menurut hemat penulis sitem
pelayanan arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral sudah bagus karena telah memiliki prosedur layanan, hanya saja
yang menjadi faktor kendala dalam pelayanan arsip ini yaitu jarak antara
pusat arsip dengan kementerian yang cukup jauh menjadi hambatan dalam
mengirimkan surat permohonan akses arsip sehingga memakan waktu
yang cukup lama agar arsip dapat diakses.
4. Hambatan/Kendala dalam Melakukan Alih Media Arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Kendala yang ada dalam proses alih media arsip di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dapat menjadi faktor
penghambat dalam melaksanakan kegiatan alih media arsip. Berdasarkan
hasil wawancara kendala yang dihadapi Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dalam melaksanakan kegiatan alih
media arsip yaitu kurangnya jumlah sumber daya manusia atau arsiparis
dalam melakukan kegiatan alih media selain itu kompetensi dalam
melakukan alihmedia arsip masih terbilang minim dikarenakan
background arsiparis yang berbeda-beda.
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
menyimpan jenis arsip yang berbeda-beda, dengan ukuran kertas yang
berbeda-beda pula, untuk itu dibutuhkan berbagai jenis dan tipe scanner
agar dapat mengalihmediakan semua jenis arsip terutama arsip kartografi
103
yang ukurannya lebih besar dari arsip lainnya. Jumlah scanner yang
terbatas di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral menjadi kendala dalam melakukan alihmedia arsip.
Terakhir pemeliharaan sarana simpan. Arsip hasil alih media yang
telah disimpan kedalam bentuk CD/Hardisk memerlukan pemeliharaan
khusus agar dapat tetap bisa digunakan dari tahun ketahun. Agar arsip
hasil alih media tetap bisa digunakan kedepannya maka perlu melakukan
migrasi data.
Upaya yang dilakukan Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral dalam menghadapi kendala mengalihmediakan arsip yaitu
dengan menerapkan GNSTA (Gerakan Nasional Sadar dan Tertib Arsip) pada
setiap arsiparis. GNSTA yaitu gerakan tertib kebijakan kearsipan, tertib
sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber daya
manusia kearsipan, serta tertib sarana dan anggaran kearsipan.
Gerakan sadar arsip ini dipelopori oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI), program ini dicanangkan oleh Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Reformasi Birokrasi pada tanggal 17 Agustus 2016.
Tujuan utama dari GNSTA yaitu membangun kesadaran akan pentingnya
pengelolaan arsip, membangun penyelenggaraan tertib arsip dan
menyelamatkan arsip di seluruh kementerian atau lembaga.
Selain menerapkan GNSTA upaya lainnya yaitu dengan mengikuti
diklat kearsipan bagi arsiparis-arsiparis di lingkungan Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral maupun di luar kementerian.
104
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan
sebelumnya, maka dapat disimpulan hal-hal sebagai berikut:
1. Proses alih media arsip vital sebagai upaya preservasi di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral terdiri dari tiga tahapan
yaitu pertama tahapan sebelum alih media yang meliputi proses
identifikasi arsip, cleaning dan sorting arsip dan persiapan alat untuk alih
media arsip; kedua tahapan alih media yang meliputi proses scanning,
editing sampai finishing; ketiga tahapan setelah alih media yang meliputi
penyimpanan kembali arsip ke tempat penyimpanan, indexing/input data,
dan menyimpan arsip hasil alih media ke tempat penyimpanan.
2. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan secara umum telah diterapkan oleh Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Penerapan kebijakan
sementara yang berlaku di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral yaitu sebelum melakukan kegiatan alih media, arsip
diindentifikasi terlebih dahulu. Tahapan identifikasi arsip meliputi arsip
yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral adalah arsip yang memiliki nilai guna tinggi atau arsip vital
dan mengutamakan arsip vital yang tingkat penggunaannya tinggi atau
105
sering digunakan. Selanjutnya arsip yang akan dialihmediakan dilakukan
pengecekan kondisi fisik arsip, apabila kondisi fisik arsip tidak rusak maka
dapat langsung dialih mediakan. Selanjutnya melihat ukuran arsip, arsip
yang dialihmediakan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral disesuaikan dengan scanner yang tersedia.
3. Prosedur pelayanan koleksi alih media di Unit Pusat Arsip Kemeneterian
Energi dan Sumber Daya Mineral dimulai dari mengirimkan surat kepada
biro umum, selanjutnya biro umum mengirimkan kepada pusat arsip,
kemudian arsiparis mencarikan arsip yang dibutuhkan, apabila telah
ditemukan pusat arsip memberikan konfirmasi kepada kementerian,
selanjutnya penguna mendapatkan surat balasan, setelah itu pengguna
datang ke pusat arsip dan mengisi formulir peminjaman, terakhir arsiparis
memberikan arsip dalam bentuk copy. Sistem pelayanan arsip menerapkan
sistem pelayanan tertutup di mana yang dapat mengakses arsip hanya staf
atau karyawan dan stakeholder dengan pengajuan permohonan izin
terlebih dahulu. Jenis pengguna berdasarkan cara memperoleh informasi di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral adalah
pemakai langsung (direct use) dimana pengguna langsung datang ke pusat
arsip untuk dapat menggunakan arsip melalui prosedur yang telah
ditetapkan.
4. Hambatan/kendala yang dihadapi Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral dalam melakukan alih media arsip vital sebagai
upaya preservasi ada tiga yaitu kurangnya sumber daya manusia,
kurangnya jumlah scanner yang tersedia dan pemeliharaan sarana simpan.
106
B. Saran
Dari kesimpulan di atas, penulis akan menyampaikan beberapa saran
yang kiranya dapat dijadikan pertimbangan bagi Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. Adapun saran-saran dari
penulis sebagai berikut:
1. Penambahan staf ahli dan memberikan pelatihan khusus kepada arsiparis
yang menangani alih media arsip vital agar mempermudah proses alih
media arsip vital kedepannya.
2. Penambahan hardware yang bagus dan memadai seperti scanner
contohnya kamera pemindai agar proses alih media pada jenis arsip yang
ukurannya lebih besar dapat segera terlaksanakan.
3. Persiapan ruangan penyimpanan untuk koleksi hasil alih media dapat
segera diselesaikan agar koleksi hasil alih media arsip dapat tetap terawat
di ruangan khusus nantinya.
4. Sebaiknya dalam waktu dekat kebijakan alih media arsip di lingkungan
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dapat
disahkan, agar arsiparis memiliki pedoman dan standar yang menjadi
acuan, sehingga alih media arsip tidak dianggap remeh dan
dikesampingkan.
5. Upaya kedepannya yaitu dapat mengalihmediakan arsip lainnya selain
arsip vital serta dapat mengolah arsip menjadi informasi sehingga dapat
dengan mudah diakses oleh publik dapat degera terlaksanakan.
107
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Rahman Saleh. Membangun Perpustakaan Digital: Step by Step. Jakarta:
Sagung Seto, 2010.
Bartos, Basir. Manajemen Kearsipan: untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara, 2012.
Bungin, Burhan. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana, 2017.
Creswell, John W. Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mix.
Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.
Djaelani, Aunu Rofiq. “Teknik Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif.” Jurnal
Majalah Ilmiah Pawiyatan Vol. 20, no. 1 (2013).
Emzir. Metode Penelitian Kualitatif Analisis Data. Jakarta: Rajawali Press, 2010.
Fajri, Hamdani, dan Syahyuman. “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di
Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan.”
Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri E, Vol. 1, no. 1
(2012).
Fatmawati, Endang. “Analisis Kebutuhan Pelestarian Bahan Perpustakaan
Tercetak.” Pustabiblia: Journal of Library and Information Science Vol.
1, no. 1 (2017).
Fitri, Syafriati. “Alih Media Arsip Dinamis Inaktif ke CD-ROM di Kasubag
Hukum Pengadilan Tinggi Padang.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan
dan Kearsipan Universitas Negeri Padang Vol. 4, no. 1 (2015).
Forde, Helen. Preserving Archives. London: Facet Publishing, 2007.
Ginn, Mary Lea. Records Management. Canada: South-Western Cangage
Learning, 2011.
Gumilang, Galang Surya. “Petode Penelitian Kualitatif dalam Bidang Bimbingan
dan Konseling.” Jurnal Fokus Konseling Vol. 2, no. 2 (2016).
Gunarto, Imam, dan Mudalsih. Manajemen Pusat Arsip. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2014.
Gusda, Aldona, dan Elva Rahmah. “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Statis di
Kantor Arsip Kabupaten Pesisir Selatan.” Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan, Seri G, Vol. 2, no. 1 (2013).
Hayati, Naila. “Pemilihan Metode yang Tepat dalam Penelitian: Metode
Kuantitatif dan Metode Kualitatif.” Jurnal Tarbiyah al-Awlad Vol. 4, no. 1
(2015).
108
Ibrahim, Andi. Pelestarian Bahan Pustaka. Makasar: Alauddin University Press,
2014.
Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian: Pengantar Teori dan
Pengantar Praktis Penelitian Sosial bagi Mahasiswa dan Peneliti Pemula.
Jakarta: STIA-LAN, 1999.
Irmawati, Dessy, dan Yuniar Indrihapsari. “Sistem Informasi Kearsipan Untuk
Meningkatkan Kualitas Pelayanan.” Jurnal Pendidikan Teknologi dan
Kejuruan Vol. 22, no. 2 (2014).
Ishak. “Teknik Layanan Kearsipan.” Fakuiltas Ilmu Budaya Universitas Sumatera
Utara, 2015.
https://perpustakaanreferensiuntukkuliah.weebly.com/.../teknis_layanan_k
earsipan.ppt.
Ismayati, Nita. “Preservasi Arsip Vital Perguruan Tinggi: Studi Kasus di
Universitas X.” Jurnal Pustakawan Indonesia Vol. 13, no. 2 (2014).
Kallberg, Maria. “Archivists 2.0: Redefining The Archivist‟s Profession in The
Digital Age.” Records Management Journal Vol. 22, no. 2 (2012).
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Kusmayadi, Eka, Imam Gunarto, dan Mudalsih. Manajemen Pusat Arsip.
Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016.
Laksono, Ridho. “Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip
Statis.” Jurnal Diplomatika Universitas Gadjah Mada Vol. 1, no. 1
(2017).
Mardiyanto, Verry. “Strategi Kegiatan Preservasi Arsip Terdampak Bencana
Lokasi Kasus di Arsip Nasional Republik Indonesia.” Khazanah: Jurnal
Pengembangan Kearsipan Vol. 10, no. 2 (2017).
Martoatmodjo, Karmidi. Pelestarian Bahan Pustaka. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka, 2014.
Mirmani, Anon, Ratih Surtihanti, dan Yeni Budi Rahcman. Akses dan Layanan
Arsip. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016.
Mirmani, Anon. Pengantar Kearsipan. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka,
2013.
Mulyadi, Mohammad. “Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif Serta Pemikiran
Dasar Menggabungkannya.” Jurnal Studi Komunikasi dan Media Vol. 15,
no. 1 (2011).
109
Musrifah. “Proteksi Arsip Vital Pada Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah di
Yogyakarta.” Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan Vol. 4, no. 2
(2016).
Najaf, Febdia, dan Bakhtaruddin. “Pemeliharaan Arsip di Kantor Pengadilan
Tinggi Padang.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri
A, Vol. 1, no. 1 (2012).
Narendra, Albertus Pramukti. “Model Transformasi Media melalui Digitalisasi:
Studi Kasus Alih Media.” Record and Library Journal Vol. 2, no. 2
(2016).
Nasruddin. “Sejarah Penulisan Al-Qur‟an: Kajian Antropologi Budaya.” Jurnal
Rihlah UIN Alauddin Makasar Vol. 2, no. 1 (2015).
Nasution, S. Metode Penelitian Naturalistik Kualitatif. Bandung: Tarsito, 2003.
Nilamsari, Natalina. “Memahami Studi Dokumen dalam Penelitian Kualitatif.”
Jurnal Wacana Vol. 13, no. 2 (2014).
Nufus, Ade. “Preservasi Arsip.” Libria Vol. 9, no. 2 (2017).
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 06 Tahun 2005 Tentang
Pedoman Perlindungan, Pengamanan Dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip
Vital Negara.
Peraturan Pemenrintah Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan
Legalisasi.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Saputra, Rio Agus, dan Elva Rahmah. “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi
Kerusakan Arsip di Kantor Perpustakaan Arsip Dan Dokumentasi Kota
Bukittinggi.” Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A,
Vol. 1, no. 2 (2013).
Subandi. “Deskripsi Kualitatif sebagai Satu Metode dalam Penelitian
Pertunjukan.” Jurnal Harmonia Vol. 11, no. 2 (2011).
Sudjono. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tangerang Selatan: Universitas
Terbuka, 2014.
Sugiarto, Agus, dan Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern: Dari
Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media, 2015.
Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2012.
110
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,
2003.
Sungadji, Etta Mamang, dan Sopiah. Metodelogi Penelitian - Pendekatan Praktis
dalam Penelitian. 1 ed. Yogyakarta: Andi Publisher, 2010.
Sutirman. “Urgensi Manajemen Arsip Elektronik.” Jurnal Efisiensi: Kajian Ilmu
Administrasi Vol. 13, no. 1 (2015).
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok
Kearsipan.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Utami, Riven Raviah, dan Elva Rahmah. “Perlindungan, Pengamanan, dan
Penyelamatan Arsip Vital Pengadilan Tinggi Padang.” Jurnal Ilmu
Informasi Perpustakaan dan Kearsipan, Seri A, Vol. 1, no. 1 (2012).
Widyawan, Rosa. Melestarikan Bahan Perpustakaan: Menjamin Akses Informasi.
Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Pusat Dokumentasi dan
Informasi Ilmiah, 2013.
Wirajaya, Asep Yudha. “Preservasi dan Konservasi Naskah-Naskah Nusantara di
Surakarta Sebagai Upaya Penyelamatan Asset Bangsa.” Etnografi Vol. 16,
no. 2 (2016).
Zulhalim. “Desain dan Implementasi Aplikasi Alih Media Arsip Statis
Menggunakan Visual Basic.Net, Sql Server dan Crystal Report Studi
Kasus: Sistem Informasi Manajemen Arsip Plus di Badan Perpustakaan
Arsip Daerah Propinsi Dki Jakarta.” Jurnal Manajemen Informatika Vol.
6, no. 4 (2013).
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1
TRANSKRIP WAWANCARA
Informan 1
Nama : Tukiran Heru Susanto, S.H
Jabatan : Kepala Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral
Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018
Tempat : Ruang Entri Data
1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral?
... ya sebetulnya sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral itu, pusat arsip sebagai record centernya itu
menyimpan arsip-arsip yang sifatnya untuk kepentingan kementerian dan
kepentingan kebangsaan, mengenai jenis-jenisnya itu ada tekstual,
kartografi, seismograf dan CD, Arsip yang berbasis kertas maupun yang
berbasis elektronik bentuknya kan alih media
2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
... .. kalau totalnya sih sekitar 57.000 berkas lebih ya, jadi prinsipnya ini
baru sebagian yang tersimpan di sini karena belum terdata secara
keseluruhan, masih di unit pengolah.
3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral?
Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada bidang migas berarti dari
direktorat jendral gas dan minyak dan gas bumi kemudian mengenai batu
bara itu dari direktorat jenderal batubara, kemudian mengenai ketenaga
listrikan itu ada direktorat jenderal ketenaga listrikan, kemudian
mengenai masalah energi baru terbarukan dan konservasi energi itu dari
dikjen PKP2B. Selain itu ada yang fungsi-fungsi penunjang dikategorikan
sebagai arsip vital, hasil dari kegiatan gunung api, itu punya fungsi
penelitian dan arsip vital juga, nah juga dari badan litbang itu hasil
penelitian-penelitian mengenai ESDM.
4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing termasuk kartografi, kartografi
itu apa sih? Ya seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada As-built
Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel kemudian ada jaringan air ada
jaringan sumur pompa dan sebagainya itu peta kartografi istilahnya, itu
menjadi arsip yang vital.
5. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media
arsip Vital?
Kalau sarana prasarananya kita butuh ruangan ya untuk alih medianya
sendiri, komputer, scanm jadi ini kalo kaitannya sarana dan prasarana
untuk alih media itu mengingat spesifikasi arsip-arsip di lingkungan
KESDM itu banyak masalah pertambangan memerlukan scan, tetapi scan
yang berbagai tipe yang memang perlu ada di sini
6. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
Sebelum dokumen dialih mediakan pertama kali kita lihat fisik arsipnya,
setelah kita lihat infentarisir arsipnya kita tentukan nilai gunanya, nilai
gunanya kita pastikan ini yang arsip vital, berikutnya kita melihat dalam
bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian dibersihkan dari debu, dibersihkan
dari paper klip, dibersikan dari map-map, itu dipilah-pilah semua. Nah
setelah clear and clean bentuknya lembaran-lembaran itu baru kita
laksanakan untuk alih media melalui scan , setelahnya baru kasih kode
klasifikasi tadi untuk mengetahui itu nomornya kemudian masalahnya apa
termasuk penempatannya di mana gitu buat daftar hasil scanning itu
prosedurnya begitu.
7. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih
media arsip vital?
Itu ada ya bagian subag kearsipan.
8. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip
vital?
Untuk alih media ada 3 orang arsiparis.
9. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?
Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3 orang gitu ya, kalau 3 orang
itu punya alat sama-sama punya alat semua lebih cepat ya kan lebih
banyak, terus kemudian kita juga mengenai kualitas scan nya, biasanya
scan itu kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma bisa satu per satu
ketergantungan nya kan disitu, selain itu juga kompetensi sumber daya
manusia nya gitu.
10. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?
Untuk saat ini kita simpan di ruangan saya, ada lemari khusus, nah kita
sudah merancang ini salah satu diantaranya itu udah ada alih media
dalam bentuk disket dan scan CD Kaset itu sudah ada, nah ini akan kita
gunakan sebagai ruang penyimpanan hasil alih media ini sedang
persiapan
11. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana mengolah arsip data itu
menjadi informasi ya melalui sarana alih media ini gitu jadi kita tidak
langsung melihat pada fisiknya tapi melihat informasinya bagaimana kita
cara mengolah data atau arsip menjadi informasi itu yang yang terpenting
masa depannya, jadi kedepannya adalah bagaimana arsip itu bisa diolah
menjadi informasi sehingga mudah di akses oleh publis gitu, nah tentunya
nanti dalam memberikan akses ini kita punya namanya SKKAA, SKKAA
itu apa Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip gitu, setelah dialih
mediakan dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak oleh publik gitu,
karna arsip-arsip di lingkungan KESDM itu banyak yang mengandung
kerahasiaannya terutama kaitan dengan keekonomian negara
12. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kalau kebijakan kita pakai UU 43 tahun 2009 tentang kearsipan ya, tapi
kalau untuk kebijakan sendiri di pusat arsip ini itu sudah kita rancang.
13. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah
dialihmediakan?
Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan terpercaya intinya gitu, jadi
keasliannya itu tidak diragunakan autentikasi diperlukan karena arsip itu
harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi itu ada oleh pimpinan
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral.
14. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?
Ada kita untuk berita acara.
15. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?
Itu kita buat setelah kita alih mediakan ya, jadi ada.
16. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Secara garis besar memberi surat kepada sekretariat jenderal biro umum
terus kemudian setelah bersurat itu akan ada jawaban ada atau
konfirmasi, setelah ada konfirmasi nanti setelah yang bersangkutan
datang itu harus mengisi formulir terkait apa dokumen yang akan
dibutuhkan setelah surat itu turun dari pimpinan disposisi kita selaku
arsiparis tetap mencari stelah mencari menginformasikan kepada
pimpinan setelah diberitahu pimpinan kita akan memberitahukan
bahwasanya surat tersebut ketemu dan disilahkan untuk datang ke
Kementerian ESDM itu tahapannya seperti itu, baru pencarian arsipnya
setelah arsipnya ketemu mengisi formulir berkas peminjaman setelah
berkas peminjaman itu baru pemberian berkas dimaksud dalam bentuk
copy ya bukan aslinya ya itu SOP runtutannya seperti itu gitu.
17. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya terbatas karena itu siapa
yang penggunanya arsip vital hasil alih media ini itu stakholder ya
KESDM siapakah stakeholder itu selain BUMN sektor KESDM juga
perusahaan-perusahaan yang terkait dengan kegiatan wilayah kerja
pertambangan dan energi, jadi stakeholder itu adalah BUMN sektor
ESDM termasuk perusahaan-perusahaan yang berusaha di bidang ESDM,
itulah stakeholder yang membutuhkan arsip-arsip yang dialih media.
18. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih
media arsip?
Untuk alih media itu perlu satu sumber daya manusia yang punya
kompetensi ya kompetensi tentunya gini alatnya canggih ya tapi
kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah setelah itu SDM pun juga
bisa mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita alih mediakan gitu
harus bisa memahami nilai guna nilai guna yang terkait arsip vital tadi,
setelah itu SDM sarana dan prasarana dalam bentuk scannya tadi scanner
nya tadi untuk ESDM dibutuhkan alat scanner yang betul betul sesuai
dengan kebutuhan karna sifat kertasnya yang berbeda-beda, setelah itu
kendala yang berikutnya adalah hasil alih media bisa dalam bentuk disket
internal hardisk dan sebagainya nah saat kita mengolah itu kita
menggunakan tipe-tipe tertentu nah ahsil scan itu perlu kita simpan dalam
suhu tertentu contohnya eksternal hardisk USB dan sebagainya itu kita
simpan di ruangan tertentu tadi yang sedang kita rencanakan tadi
itukemudian kita atur suhunya tertentu nah kendala berikutnya adalah
bagaimana hasil alat simpan bentuk eksternal hardisk maupun USB bisa
untuk kebaca 2 tahun 3 tahun yang akan datang itu perarti ini perlu
migrasi setiap tahun, berarti pemeliharaan sarana simpan.
19. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan
proses alih media arsip?
Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA Gerakan Nasional Sadar dan
Tetib Arsip apa sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan kearsipan,
tertib sarana kearsipan, tertib penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber
daya manusia kearsipan, tertib sarana dan anggaran kearsipan GNSTA
itu isinya itu, kalau kaitannya tetib SDM kearsipan jadi termasuk
kompetensi seorang arsiparis yang mumpuni yang profesional yang
mandiri seperti itu, terus kaitannya dengan biaya tadi segala sesuatu
untuk mencapai output yang diinginkan perlu didukung dengan sumber
daya anggaran, selain sarana prasarana, kebijakan, sumber daya
manusia dan penganggaran ini wajib.
Informan 2
Nama : Eny Nurwianty, S.Sos
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya
Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018
Tempat : Ruang Entri Data
1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral?
Jenis-jenisnya, kan ada yang tekstual, kartografi, kemudian ada yang CD
terus sama seismograf yang bentuk khusus.
2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Jumlahnya itu, sementara itu mengenai kontrak perjanjian itu 237 berkas,
kemudian AMDAL itu 1951 berkas, kemudian seismograf 33.729 lembar
atau 559 roll, kemudian teknik penambangan dan laporan penelitian itu
ada 1356 berkas, kemudian personal file itu ada 8201 berkas atau 566
boks, kemudian SPM PLN itu 6823 berkas, masih ada lagi kartografi 126
tube, dokumen UKL dan UPL 1166 berkas, kemudian dokumen eksplorasi
migas 532 berkas, dokumen kerjasama migas 710 berkas, kemudian
dokumen lelang 2311 berkas, kemudian ada juga blue print 56 berkas,
PKP2B 40 berkas. Belum yang alih media itu sekitar 140.
3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral?
Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di lingkungan KESDM, dikjen
migas itu minerba, litang ada dikjen ketenagalistrikan.
4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kontrak karya, PKP2B, kartografi.
5. Kapankah alih media arsip Vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral mulai dilakukan?
Pada tahun 20016 untuk alih media.
6. Apakah ada periode khusus dalam melakukan alih media arsip Vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Pertahun sih, tergantung datanya itu.
7. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media
arsip Vital?
Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh ruang alih medianya juga
itu sih yang paling dibutuhkan.
8. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih
media arsip vital?
Kalau di pusat sini ya subag kearsipan.
9. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip
vital?
Itu 3 orang arsiparis bagian subag kearsipan.
10. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
Ini ada beberapa tahapan ya, sebelum alih media itu kita mengidentifikasi
arsip terlebih dahulu dokumen yang akan kita alih mediakan, kemudian
setelah identifikasi arsipnya dibersihkan dari debu dan membuka arsip
kalau yang dijilid dari jilid nya dari sampai bentuk lembaran, setelah
semua proses cleaning ini selesai barulah kita alih mediakan, seperti
menscan, setelahnya kita edit agar rapi barulah finishing, nah barulah
setelah kegiatan alih media ini selesai masuk ke tahapan indexing dan
mengimput data, sebelumnya kita simpan ya dokumen aslinya, dan
terakhir barulah kita pindahkan kedalam bentuk CD/Hardisk dan kita
simpan.
11. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?
Tergantung sih ya, kalau scannernya bagus itu akan memakan waktu yang
cepat tapi kalau scannernya lagi ada masalah biasanya agak sedikit lama,
selain itu juga tergantung pada arsiparis yang melakukan alih medianya.
12. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?
Sementara ini kita sedang mempersiapkan ruangan khusus untuk ini
sekarang sedang proses yah, untuk sekarang di simpan di ruangan pak
tukiran dulu.
13. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Targetnya sih kita usahakan kalau memang sudah terdata itu kita akan
alih mediakan arsip-arsip seperti tadi tu kontrak karya.
14. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja belum disahkan oleh
pimpinan, kita tu merujuk ke undang-undang 43 tahun 2009 itu.
15. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah
dialihmediakan?
Iya ada.
16. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?
Itu pasti ada.
17. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?
Setelah tahapan alih media arsip selesai kita membuat daftar arsip ini.
18. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk alih media itu pertama
mengajukan permohonan peminjaman arsip ke kementerian ESDM
kepada biro umum, nah sebelum pemohon mendapat surat balasan
pimpinan menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip, setelah kita
mendapatkan surat ini selanjutnya kita selaku arsiparis disini akan
mencarikan arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah ketemu kita
beritahukan lagi kepada pimpinan tadi, setelah itu barulah si pemohon
mendapat surat balasan, selanjutnya pemohon datang kesini untuk
mengisi form peminjaman, barulah kita berikan arsip yang dibutuhkan di
pemohon tersebut dalam bentuk copy nya.
19. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Stakeholder Kemeneterian Energi dan Sumber Daya Mineral, itu
perusahaan yang terkait dengan kementerian ini.
20. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih
media arsip?
Sumber daya manusia SDM nya masih kurang, hambatan itu yang paling
ini sih scanner ya sarana prasarana itu sih ya.
21. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan
proses alih media?
Apa yah, itu gerakan tertip arsip sih ya itu salah satu cara juga untuk
menghadapi kendala.
Informan 3
Nama : Eka Runie, S.E, M.M
Jabatan : Arsiparis Ahli Madya
Hari/Tanggal : Selasa/15 Mei 2018
Tempat : Ruang Entri Data
1. Apakah jenis arsip yang disimpan di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral?
Banyak yah jenis arsip yang kita simpan di pusat arsip ini yaitu arsip
seismogram, kontrak perjanjian, laporan penelitian, personal file,
kartografi, PKP2B, blueprint seperti itu
2. Berapakan jumlah koleksi arsip secara keseluruhan yang dimiliki oleh Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Seismogram itu banyak yah sekitar 33.000 lebih, personal file 8000an
kalau ditotal itu ada 57.000 lebih itu.
3. Darimanakah sumber arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral?
Dari dikjen mineral dan batubara, dikjen minyak dan gas bumi, badan
penelitian juga litbang ya.
4. Apakah jenis arsip vital yang dialih mediakan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Arsip vital yang dialih mediakan itu PKP2B Kartografi juga termasuk
kontark karya juga.
5. Kapankah alih media arsip Vital di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral mulai dilakukan?
Tahun 2016
6. Apakah ada periode khusus dalam melakukan alih media arsip Vital di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan tergantung data yang kita
terima dari unit pengolah.
7. Apakah sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam melakukan alih media
arsip Vital?
Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer nya scannya, ruangan
untuk alih media nya juga, software itu juga termasuk.
8. Apakah ada divisi khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan alih
media arsip vital?
Ada yah bagian subag kearsipan yang melakukan kegiatan ini.
9. Berapa banyak arsiparis yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip
vital?
Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis.
10. Bagaimana prosedur alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral?
SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi arsip apa yang akan kita alih
mediakan, kita lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah, setelah itu
dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai bentuk lembaran-lembaran
gitu, dari paper clip, jika semuanya udah selesai barulah dialihmediakan,
yaitu di scanning sampai selesai, setelah proses alihmedianya selesai kita
input data atau indexing gitu, terakhir barulah tahap penyimpanan, tidak
lupa juga tadi berita acaranya ya.
11. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan alih media arsip vital?
Kita tidak bisa memprediksi waktu tepatnya itu berapa lama ya, karena ini
terkait juga dengan sarana prasarana tadi, sdm nya juga, kalau proses
alih media sedang berlangsung kadang mati lampu yang itu juga dapat
mengganggu proses, dan juga tergantung jumlah arsip yang
dialihmediakan, jadi tidak bisa dipastikan.
12. Dimanakah arsip yang telah dialih mediakan disimpan?
Sekarang kita simpan di ruangan sementara dulu karena ruangan khusu
untuk ini sedang dalam proses pengerjaan
13. Apakah target kedepannya yang ingin dicapai dalam alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Target kedepannya terus melakukan alihmedia arsip ini tidak hanya untuk
arsip vital saja tapi juga arsip lainnya agar arsip ini dapat memberikan
informasi kepada publik, juga itu terkait sarana tadi kita dalam alihmedia
arsip ini membutuhkan bermacam-macam tipe scanner mudah-mudahan
nya tersedia di sini.
14. Apakah sudah ada kebijakan tertulis atau SOP alih media arsip di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Sekarang kita berpedomannya ke undang-undang 43 tentang kearsipan,
untuk kebijakan pusat arsip ini belum disahkan.
15. Apakah ada tanda autentikasi oleh pimpinan terhadap arsip yang telah
dialihmediakan?
Iya ada
16. Apakah ada berita acara terkait alih media arsip?
Iya itu penting ya berita acara, kita ada.
17. Apakah ada daftar arsip yang telah dialih mediakan?
Ada
18. Bagaimana prosedur pelayanan koleksi alih media arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Alurnya seperti ini, yaitu mengajukan surat ke sekretarian jenderal
kementerian energi dan sumber daya mineral pada biro umumnya yang
pusat di jalan merdeka selatan, lanjut pemohon akan mendapat surat
balasan, sebelumnya ini ada prosesnya ya, nanti sebelum mendapat surat
balasan, pihak pimpinan itu memberikan kabar kepada kami bahwa ada
pemohonan peminjaman arsip yang dibutuhkan, setelah itu arsiparis
disini akan mencarikan arsip terkait, setelah ditemukan barulah kita
informasikan lagi ke pimpinan bahwa arsip terkait telah disiapkan,
selanjutnya kan si pemohon mendapat surat balasan, tahap berikutnya
yang membutuhkan arsip datang ke kami ke pusat arsip dan mengisi form
peminjaman, barulah kami serahkan arsip yang dibutuhkan begitu.
19. Siapa saja yang dapat mengakses koleksi alih media arsip Vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral?
Perusahaan yang memiliki kaitan dengan wilayah kerja ya, pertambangan
misalnya dan kementerian energi dan sumber daya mineral ini sendiri.
20. Apakah hambatan atau kendala yang dihadapi dalam melakukan proses alih
media?
Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner, arsip disini ukurannya
kan berbeda beda jadi tidak bisa Cuma dengan satu jenis scanner saja,
kompetensi arsiparis nya juga menjadi salah satu kendala, kurangnya sdm
juga.
21. Bagaimana cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi dalam melakukan
proses alih media?
Dengan mengikuti diklat kearsipan.
Lampiran 2
LEMBAR OBSERVASI
ALIH MEDIA ARSIP VITAL SEBAGAI UPAYA PRESERVASI DI UNIT
PUSAT ARSIP KEMENTERIAN ENERGI
DAN SUMBER DAYA MINERAL
No. Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan
1. 2 Maret 2018 Unit Pusat Arsip
Kementerian
Energi dan Sumber
Daya Mineral
Penulis melakukan pengamatan
terhadap arsip yang
dialihmediakan di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dilakukan
pada arsip-arsip yang bernilai
guna tinggi atau disebut arsip
vital.
Dalam observasi yang dilakukan
penulis menanyakan tentang
usaha preservasi yang telah
dilakukan di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral. Dalam observasi
ini penulis mendapatkan
informasi usaha preservasi yang
telah dilakukan penyampulan
arsip dengan kertas kising,
fumigasi arsip, menjaga suhu
ruangan penyimpanan, dan
membersihkan rak arsip setiap
jum‟at (kegiatan jum‟at bersih).
2. 19 Maret 2018 Unit Pusat Arsip
Kementerian
Energi dan Sumber
Daya Mineral
Penulis melakukan pengamatan
terhadap SDM pengelolaan arsip,
diketahui bahwa SDM yang ada
berlatarbelakang berbagai bidang
bukan dari bidang kearsipan,
namun pada dasarnya SDM
memiliki pengalaman yang cukup
mampuni.
Dalam observasi yang dilakukan
penulis menanyakan tentang
kebijakan alih media di
lingkungan Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral. Dalam observasi
ini penulis mendapatkan
informasi kebijakan alih media di
Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral
sudah ada tetapi belum disahkan
secara resmi oleh pimpinan.
Penulis melakukan pengamatan
terhadap peralatan penunjang
kegiatan alih media arsip, penulis
melihat peralatan yang
mendukung kegiatan alih media
arsip masih kurang terutama
scanner.
REDUKSI DATA
Kategori Sub
Kategori
Data Narasumber Keterangan
Alih
Media
Arsip
Vital
Sumber
Arsip Vital
Sumber arsip vital itu adalah kor KESDM pada
bidang migas berarti dari direktorat jendral gas
dan minyak dan gas bumi kemudian mengenai
batu bara itu dari direktorat jenderal batubara,
kemudian mengenai ketenaga listrikan itu ada
direktorat jenderal ketenaga listrikan, kemudian
mengenai masalah energi baru terbarukan dan
konservasi energi itu dari dikjen PKP2B. Selain
itu ada yang fungsi-fungsi penunjang
dikategorikan sebagai arsip vital, hasil dari
kegiatan gunung api, itu punya fungsi
penelitian dan arsip vital juga, nah juga dari
badan litbang itu hasil penelitian-penelitian
ESDM.
Tukiran Heru
Susanto
Dari data yang diperoleh dari dua
informan sumber arsip vital di Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral adalah dari unit-unit
pengolah atau unit kerja eselon 1 di
lingkungan Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu
Direktorat Jenderal Minyak dan Gas
Bumi, Direktorat Jenderal Mineral
Batubara, Direktorat Jenderal
Ketenagalistrikan, dan Badan Penelitian
dan Pengembangan ESDM.
Dari unit-unit pengolah, unit kerja eselon 1 di
lingkungan KESDM, dikjen migas itu minerba,
litang ada dikjen ketenagalistrikan.
Eny
Nurwianty
Jenis Arsip
Vital yang
dialihmedia
kan
Kontrak karya, PKP2B, As-built Drawing
termasuk kartografi, kartografi itu apa sih? Ya
seluk beluk bentuknya bangunan jadi ada As-
built Drawing, konstruksi, mekanikal elektikel
kemudian ada jaringan air ada jaringan sumur
pompa dan sebagainya itu peta kartografi
istilahnya, itu menjadi arsip yang vital.
Tukiran Heru
Susanto
Jenis arsip vital yang dialih mediakan di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral yaitu: Kontrak
Karya, PKP2B, Kartografi seperti As-built
Drawing, Kontruksi, mekanikal elektrikal,
jaringan air, jaringan sumur pompa.
Dimulai
Alih Media
Pada tahun 20016 untuk alih media. Eny
Nurwianty
Alih media arsip vital di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral dimulai pada tahun 2016.
Periode
Alih Media
Sebisa mungkin rutin per tahun kita lakukan
tergantung data yang kita terima dari unit
pengolah.
Eka Runie Kegiatan alih media di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral dilakukan secara rutin yaitu per
tahunnya.
Sarana dan
Prasarana
Alih media
Yang pasti kita butuh scanning, selain itu butuh
ruang alih medianya juga itu sih yang paling
dibutuhkan.
Eny
Nurwianty
Dari data yang didapat dari dua informan
sarana dan prasarana yang dibutuhkan
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dalam kegiatan alih
media arsip vital yaitu: Ruang alih media
yaitu tempat dilakukannya proses alih
media arsip vital; dan Perangkat software
dan hardware. Software yaitu program
manipulasi gambar dan hardware yaitu
meliputi komputer, scanner dan alat back
up data (CD, DVD, Hardisk).
Seperangkat alat untuk alih media ya, komputer
nya scannya, ruangan untuk alih media nya
juga, software itu juga termasuk.
Eka Runie
Jumlah
Arsiparis
Alih Media
Subag kearsipan berjumlah 3 orang arsiparis.
Eka Runie Arsiparis yang melakukan alih media di
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral berjumlah sebanyak
3 orang.
Prosedur
Alih Media
Sebelum dokumen dialih mediakan pertama
kali kita lihat fisik arsipnya, setelah kita lihat
infentarisir arsipnya kita tentukan nilai
gunanya, nilai gunanya kita pastikan ini yang
arsip vital, berikutnya kita melihat dalam
bentuk fisiknya, nah fisik itu kemudian
dibersihkan dari debu, dibersihkan dari paper
klip, dibersikan dari map-map, itu dipilah-pilah
semua. Nah setelah clear and clean bentuknya
lembaran-lembaran itu baru kita laksanakan
untuk alih media melalui scan , setelahnya baru
kasih kode klasifikasi tadi untuk mengetahui itu
nomornya kemudian masalahnya apa termasuk
Tukiran Heru
Susanto
Berdasarkan data yang diperoleh dari 2
informan prosedur alih media arsip di Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral hampir sama yaitu:
a. Tahapan sebelum alih media.
Identifikasi arsip. Identifikasi terhadap
dokumen yang akan dialih mediakan
meliputi : kondisi dokumen, ukuran,
jenis, jumlah, kerahasiaan dan faktor
lainnya; Proses Cleaning dan sorting
terhadap dokumen yang akan
dilakukan proses scanning seperti
pembersihan debu, pembukaan paper
penempatannya di mana gitu buat daftar hasil
scanning itu prosedurnya begitu.
clip dan pemilahan dokumen yang
tidak perlu serta dokumen ganda yang
akan discanning.
b. Tahapan alih media. Scanning.
Melakukan pemindaian arsip vital
lembar per lembarnya; Editing. Proses
pengeditan arsip vital dari hasil scan
melalui aplikasi hingga menyimpan
hasil edit; dan Finishing. Tahap akhir
alih media arsip vital dengan
mengemas atau merapikan ke full text
PDF, lalu ke media cakram berupa
CD/DVD.
c. Tahapan setelah alih media.
Penyimpanan kembali fisik arsip ke
tempat penyimpanan; Indexing/input
data. Setelah proses alih media selesai
kemudian operator indeks
memasukkan data field indeks sesuai
dengan dokumen terkait dan harus
memastikan bahwa indeks diberikan
kepada dokumen yang tepat; dan
Penyimpanan hasil alih media. Hasil
alih media yang telah dikemas dalam
bentuk CD/hardisk disimpan di ruang
penyimpanan hasil alih media.
SOP nya itu pertama kita mengidentifikasi
arsip apa yang akan kita alih mediakan, kita
lihat kondisi arsip nya kita pilah-pilah, setelah
itu dibersihkan, dilepaskan dari jilidan sampai
bentuk lembaran-lembaran gitu, dari paper clip,
jika semuanya udah selesai barulah
dialihmediakan, yaitu di scanning sampai
selesai, setelah proses alihmedianya selesai kita
input data atau indexing gitu, terakhir barulah
tahap penyimpanan, tidak lupa juga tadi berita
acaranya ya
Eka Runie
Waktu Alih
Media
Lama waktunya apa jumlahnya, kan tadi 3
orang gitu ya, kalau 3 orang itu punya alat
sama-sama punya alat semua lebih cepat ya kan
lebih banyak, terus kemudian kita juga
mengenai kualitas scan nya, biasanya scan itu
kan ada yang lebih cepat, lebih lambat cuma
Tukiran Heru
Susanto
Waktu yang dibutuhkan Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral dalam mengalih mediakan arsip
vital setiap tahunnya tidak dapat
diperhitungkan secara pasti, hal ini
dikarenakan kegiatan alih media
bisa satu per satu ketergantungan nya kan
disitu, selain itu juga kompetensi sumber daya
manusia nya gitu
bergantung kepada jumlah alat yang
digunakan oleh arsiparis, jika arsiparis
memiliki masing-masing alat scan
kegiatan alih media akan lebih cepat,
selain itu juga kecepatan scanning juga
mempengaruhi kcepatan dalam alih media
arsip vital.
Tempat
Penyimpana
n hasil alih
media
Sementara ini kita sedang mempersiapkan
ruangan khusus untuk ini sekarang sedang
proses yah, untuk sekarang di simpan di
ruangan pak tukiran dulu.
Eny
Nuewianty
Arsip hasil alih media disimpan di ruangan
khusus di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral. Saat ini
belum ada ruangan tersendiri untuk hasil
alih media dikarenakan sedang dalam
tahap persiapan.
Target
kedepannya
Prinsipnya gini kedepan itu adalah bagaimana
mengolah arsip data itu menjadi informasi ya
melalui sarana alih media ini gitu jadi kita tidak
langsung melihat pada fisiknya tapi melihat
informasinya bagaimana kita cara mengolah
data atau arsip menjadi informasi itu yang yang
terpenting masa depannya, jadi kedepannya
adalah bagaimana arsip itu bisa diolah menjadi
informasi sehingga mudah di akses oleh publis
gitu, nah tentunya nanti dalam memberikan
akses ini kita punya namanya SKKAA,
SKKAA itu apa Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip gitu, setelah dialih mediakan
dengan SKKAA itupun boleh dibuka atau tidak
oleh publik gitu, karna arsip-arsip di
lingkungan KESDM itu banyak yang
mengandung kerahasiaannya terutama kaitan
dengan keekonomian negara
Tukiran Heru
Susanto
Harapan kedepannya terkait alih media
arsip di Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral yaitu
Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral dapat mengalih
mediakan arsip lainnya selain arsip vital;
dam Unit Pusat Arsip Kementerian Energi
dan Sumber Daya Mineral dapat mengolah
arsip menjadi informasi sehingga dapat
dengan mudah diakses oleh publik. Dalam
memberikan akses kepada publik Unit
Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral menerapkan
SKKAA (Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip).
Kebijakan Kebijakan/S Kita sudah punya ya, sudah ada hanya saja Eny Kebijakan alih media arsip vital di Unit
Alih
Media
op Alih
Media
belum disahkan oleh pimpinan, kita tu merujuk
ke undang-undang 43 tahun 2009 itu
Nurwianty Pusat Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral mengacu kepada
Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, untuk kebijakan di lingkungan
UPA KESDM sudah ada namun belum
disahkan secara resmi oleh pimpinan
KESDM.
Autentikasi Arsip itu dinyatakan valid ya utuh dan
terpercaya intinya gitu, jadi kealiannya itu tidak
diragunakan autentikasi diperlukan karena arsip
itu harus utuh dan terpercaya, jadi autentikasi
itu ada oleh pimpinan Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
Tukiran Heru
Susanto
Sudah ada tanda autentikasi untuk hasil
alih media.
Berita
Acara
Iya itu penting ya berita acara, kita ada. Eka Runie Sudah ada berita acara.
Daftar
Arsip
Setelah tahapan alih media arsip selesai kita
membuat daftar arsip ini.
Eny
Nurwianty
Daftar arsip hasil alih media di UPA
KESDM dibuatkan setelah proses alih
media selesai.
Layanan
Koleksi
Prosedur
Pelayanan
arsip
Untuk prosedur layanan arsip khususnya untuk
alih media itu pertama mengajukan
permohonan peminjaman arsip ke kementerian
ESDM kepada biro umum, nah sebelum
pemohon mendapat surat balasan pimpinan
menurunkan surat kepada kita unit pusat arsip,
setelah kita mendapatkan surat ini selanjutnya
kita selaku arsiparis disini akan mencarikan
arsip yang dibutuhkan, nah apabila telah
ketemu kita beritahukan lagi kepada pimpinan
tadi, setelah itu barulah si pemohon mendapat
surat balasan, selanjutnya pemohon datang
kesini untuk mengisi form peminjaman,
barulah kita berikan arsip yang dibutuhkan di
Eny
Nurwianty
Prosedur pelayanan koleksi alih media
arsip vital di Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral yaitu sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan akses arsip
vital kepada kepala biro umum
sekretariat jenderal Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral di
jalan Medan Merdeka Selatan No. 18
Jakarta.
1) Pihak pimpinan dari biro umum
menurunkan surat ke Unit Pusat
Arsip Kementerian Energi dan
Sumber Daya Mineral.
pemohon tersebut dalam bentuk copy nya. 2) Arsiparis mencarikan arsip terkait
yang dibutuhkan.
3) Setelah arsip ditemukan dan
disiapkan selanjutnya
diberitahukan kepada pimpinan di
biro umum.
b. Konfirmasi/ balasan surat dari biro
umum kepada stakeholder yang
mengajukan.
c. Pemohon datang ke pusat arsip
d. Mengisi formulir terkait dokumen
yang akan dibutuhkan.
e. Pemberian dokumen dalam bentuk
copy.
Pengguna
Arsip
Terkait arsip-arsip vital, arsip yang sifatnya
terbatas karena itu siapa yang penggunanya
arsip vital hasil alih media ini itu stakholder ya
KESDM siapakah stakeholder itu selain
BUMN sektor KESDM juga perusahaan-
perusahaan yang terkait dengan kegiatan
wilayah kerja pertambangan dan energi, jadi
stakeholder itu adalah BUMN sektor ESDM
termasuk perusahaan-perusahaan yang
berusaha di bidang ESDM, itulah stakeholder
yang membutuhkan arsip-arsip yang dialih
media.
Tukiran Heru
Susanto
Pihak yang dapat mengakses arsip hasil
alih media yaitu stakeholder Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral
diantaranya BUMN sektor Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dan
perusahaan-perusahaan yang terkait
dengan kegiatan wilayah kerja
pertambangan dan energi.
Hambatan/
Kendala
Kendala
dalam Alih
Media
Untuk alih media itu perlu satu sumber daya
manusia yang punya kompetensi ya kompetensi
tentunya gini alatnya canggih ya tapi
kompetensi manusianya tidak mumpuni, nah
setelah itu SDM pun juga bisa
mengkategorikan tadi arsip apa sih yang kita
alih mediakan gitu harus bisa memahami nilai
guna nilai guna yang terkait arsip vital.
Tukiran Heru
Susanto
Berdasarkan data yang diperoleh dari 2
orang informan hambatan/kendala yang
dihadapi Unit Pusat Arsip Kementerian
Energi dan Sumber Daya Mineral dalam
alih media arsip vital yaitu:
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
2. Sarana dan Prasarana (Scanner)
3. Pemeliharaan Sarana Simpan (perlu
migrasi setiap tahunnya)
Sebenarnya kendalanya itu tadi seperti scanner,
arsip disini ukurannya kan berbeda beda jadi
tidak bisa cuma dengan satu jenis scanner saja.
Eka Runie
Kendala berikutnya adalah bagaimana hasil alat
simpan bentuk eksternal hardisk maupun USB
bisa untuk kebaca 2 tahun 3 tahun yang akan
datang itu perarti ini perlu migrasi setiap tahun
Tukiran Heru
Susanto
Upaya
dalam
Menghadapi
Kendala
Dengan gerakan tertib arsip ya GNSTA
Gerakan Nasional Sadar dan Tetib Arsip apa
sih GNSTA itu sendiri jadi tertib kebijakan
kearsipan, tertib sarana kearsipan, tertib
penyelenggaraan kearsipan, tertib sumber daya
manusia kearsipan, tertib sarana dan anggaran
kearsipan GNSTA itu isinya itu, kalau
kaitannya tetib SDM kearsipan jadi termasuk
kompetensi seorang arsiparis yang mumpuni
yang profesional yang mandiri seperti itu, terus
kaitannya dengan biaya tadi segala sesuatu
untuk mencapai output yang diinginkan perlu
didukung dengan sumber daya anggaran, selain
sarana prasarana, kebijakan, sumber daya
manusia dan penganggaran ini wajib.
Tukiran Heru
Susanto
Berdasarkan data dari informan upaya
yang dilakukan Unit Pusat Arsip
Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral dalam menghadapi kendala dalam
alih media arsip vital yaitu:
1. Menerapkan program GNSTA
(Gerakan Nasional Sadar dan Tertib
Arsip.
2. Arsiparis mengikuti diklat mengenai
kearsipan
Dengan mengikuti diklat kearsipan. Eka Runie
Lampiran 3
PERSURATAN
Lampiran 4
DOKUMENTASI
Arsip Kartografi
Arsip Kartografi Setelah Dibersihkan
Pelayanan Peminjaman Arsip 2017
Form Peminjaman Arsip
Ruang Pemilahan Arsip
Ruang Penyimpanan dengan Rak Ruang Entri Data
Gedung Pusat Arsip dari Depan Foto Bersama Informan
BIODATA PENULIS
ETIKA MULIA SARI. Lahir di Batusangkar, Sumatra
Barat, 13 Mei 1996, anak terakhir dari enam bersaudara,
putri dari Bapak Akhyar dan Ibu Tasmawati. Bertempat
tinggal di Padang Laweh Kecamatan Sungai Tarab
Kabupaten Tanah Datar Provinsi Sumatra Barat.
Menyelesaikan pendidikan dasar di SDN 29 Padang Laweh
Kecamatan Sungai Tarab tahun 2008, kemudian
melanjutkan sekolah menengah pertama di SMPN 1 Sungai
Tarab selesai pada tahun 2011, dan sekolah menengah atas
di SMAN 1 Sungai Tarab selesai pada tahun 2014.
Kemudian melanjutkan pendidikan pada program studi S1 Ilmu Perpustakaan
Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta angkatan 2014.
Menyelesaikan kuliah dengan menulis skripsi berjudul “Alih Media Arsip Vital
Sebagai Upaya Preservasi di Unit Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral”. Selanjutnya, mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) tahun
2017 di Pusat Arsip Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang
beralamat di Pondok Ranji, Tangerang Selatan. Melaksanakan Kuliah Kerja Nyata
(KKN) di Kampung Roke, Desa Neglasari, Kecamatan Jasinga, Kabupaten Bogor.
Saat kuliah pernah menjadi anggota organisasi KMM (Kumpulan Mahasiswa
Minang).