administrasi umum perhotelan - quantumbook.id · c. dokumen dalam arti spesifik, yaitu hanya...

ADMINISTRASI UMUM PERHOTELAN

(C2) KELAS X

Penulis :Rina Kuntari, M.Pd

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

ADMINISTRASI UMUM PERHOTELANSMK/MAK Kelas X

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan

perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).

2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun

tanpa izin tertulis

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe Photoshop CS3. Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)B5 (17,6 × 25) cmviii + 226 halaman

Penulis : Rina Kuntari, M.PdEditor : Tim Quantum BookPerancang sampul : Tim Quantum BookPerancang letak isi : Tim Quantum BookPenata letak : Tim Quantum BookIlustrator : Tim Quantum BookTahun terbit : 2019ISBN : 978-602-53560-6-3

iii

Kata Pengantar

Kata Pengantar

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan anugerah-Nya, sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan buku pembelajaran untuk SMK/MAK Ini.

Buku ini ditulis sebagai salah satu sumber belajar siswa SMK/MAK kelas X untuk mempelajari dan memperdalam materi Administrasi Umum Perhotelan. Selain itu, buku ini ditulis secara umum dalam rangka ikut serta mencerdaskan bangsa Indonesia di era perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini.

Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan Kompetensi Inti, Kompetensi Dasar, Kata Kunci, Tujuan Pembelajaran, Peta Konsep, Aktivitas Siswa, Tugas Siswa, Info, Rangkuman, Uji Kompetensi, dan Tugas Proyek. Pembahasan materi disajikan dengan bahasa yang lugas dan mudah kita pahami, dari pembahasan secara umum ke pembahasan secara khusus.

Dengan demikian, buku ini diharapkan dapat menjadi teman sekaligus menjadi bacaan yang menyenangkan bagi Anda untuk mempelajari lebih dalam tentang Komunikasi Industri Pariwisata dan menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari untuk diri sendiri dan lingkungan

Akhirnya, semoga buku pelajaran Administrasi Umum Perhotelan SMK/MAK Kelas X ini bermanfaat bagi siswa dan seluruh pembaca dalam memperoleh pengetahuan.

Selamat belajar, semoga sukses.

Penulis

Administrasi Umum Perhotelan Kelas X untuk SMK/MAKiv

Daftar Isi

BAB 1 Dokumen Kantor ............................................................................................... 1 A. Pengertian Dokumen ....................................................................................................... 4 B. Jenis-Jenis Dokumen ........................................................................................................ 5 C. Manfaat dan Fungsi Dokumen ...................................................................................... 8 D. Ruang Lingkup Dokumen ............................................................................................... 9 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 12

BAB 2 Surat Menyurat .................................................................................................. 17 A. Pengertian Dokumen ....................................................................................................... 20 B. Fungsi Surat .......................................................................................................................... 21 C. Jenis-Jenis Surat .................................................................................................................. 22 D. Bentuk Surat ......................................................................................................................... 41 E. Sistem Penanganan Surat ............................................................................................... 48 F. Perlengkapan Penanganan Surat ................................................................................. 53 G. Lipatan Surat ........................................................................................................................ 58 H. Surat Menyurat di Hotel ................................................................................................... 62 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 68

BAB 3 Sistem Kearsipan ............................................................................................... 73 A. Pengertian Arsip ................................................................................................................. 76 B. Tujuan Sistem Pengarsipan ........................................................................................... 77 C. Ciri-Ciri Sistem Kearsipan ................................................................................................ 78 D. Jenis-Jenis Arsip .................................................................................................................. 79 E. Azas-Azas Kearsipan .......................................................................................................... 80 F. Sistem Kearsipan ................................................................................................................ 81 G. Peralatan Sistem Pengarsipan ....................................................................................... 87 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 92

BAB 4 Penerimaan dan Pengeluaran Uang ................................................................ 97 A. Hotel Accounting ............................................................................................................... 100 B. Kas ............................................................................................................................................ 103 C. Peralatan Pengelolaan Dana Kas Kecil ........................................................................ 104 D. Sistem Pengelolaan Kas Kecil ......................................................................................... 107 E. Prosedur Penerimaan Kas Kecil di Hotel .................................................................... 107 F. Prosedur Pengeluaran Kas Kecil di Hotel ................................................................... 110 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 114

BAB 5 Bukti Pembayaran ............................................................................................ 119 A. Pengertian Transaksi ......................................................................................................... 122 B. Jenis Bukti Pembayaran di Hotel .................................................................................. 127 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 132

v

BAB 6 Laporan Kas Kecil .............................................................................................. 137 A. Metode Impres .................................................................................................................... 140 B. Metode Fluktuatif ............................................................................................................... 141 C. Laporan Kas Kecil di Hotel ............................................................................................... 145 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 155

BAB 7 Pencarian Data Komputer ................................................................................ 161 A. Perangkat Komputer ......................................................................................................... 164 B. Mengenal Sistem Operasional Komputer ................................................................. 166 C. Mengenal File di Dokumen ............................................................................................ 169 D. Pencarian Data di Komputer .......................................................................................... 171 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 176

BAB 8 Pembuatan Dokumen di Dalam Komputer ..................................................... 181 A. Perangkat Komputer ......................................................................................................... 184 B. Menyimpan Dokumen Baru di Ms Word .................................................................... 188 C. Membuat Dokumen Baru di Excel................................................................................ 190 D. Menyimpan Dokumen Baru di Exel ............................................................................. 193 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 196

BAB 9 Dokumen Bisnis ................................................................................................. 201 A. Pengertian Dokumen Bisnis ........................................................................................... 204 B. Manfaat Dokumen Bisnis ................................................................................................. 204 C. Jenis Dokumen Bisnis ....................................................................................................... 205 D. Pedoman Membuat Dokumen Bisnis ......................................................................... 206 E. Pedoman Membuat Dokumen Bisnis Hotel ............................................................. 212 Uji Kompetensi .............................................................................................................................. 220Daftar Pustaka ................................................................................................................... 225Biodata Penulis .................................................................................................................. 226

Administrasi Umum Perhotelan Kelas X untuk SMK/MAKvi

Daftar Gambar

Daftar Gambar

Bab 1 Dokumen Kantor Gambar 1.1 Dokumen pribadi ........................................................................................................... 5 Gambar 1.2 Dokumen niaga .............................................................................................................. 5 Gambar 1.3 Dokumen sejarah ........................................................................................................... 6 Gambar 1.4 Dokumen pemerintah .................................................................................................. 6 Gambar 1.5 Dokumen literer ............................................................................................................. 6 Gambar 1.6 Dokumen korporir ......................................................................................................... 7 Gambar 1.7 Dokumen privat .............................................................................................................. 7

Bab 2 Surat Menyurat Gambar.2.1 Bekerja dalam tim .......................................................................................................... 42 Gambar 2.1 Surat pribadi ................................................................................................................... 25 Gambar 2.2 Surat keluarga ................................................................................................................. 30 Gambar 2.3 Contoh surat niaga ........................................................................................................ 29 Gambar 2.4 Kartu Pos ........................................................................................................................... 32 Gambar 2.5 Telegram ............................................................................................................................ 33 Gambar 2.6 Surat bersampul ............................................................................................................. 33 Gambar 2.7 Warkat Pos ........................................................................................................................ 33 Gambar 2.8 Surat sangat rahasia ...................................................................................................... 33 Gambar 2.9 Surat rahasi biasa ........................................................................................................... 34 Gambar 2.10 Surat terbatas .................................................................................................................. 34 Gambar 2.11 Memorandum ................................................................................................................. 35 Gambar 2.12 Nota .................................................................................................................................... 35 Gambar 2.13 Pengumuman .................................................................................................................. 36 Gambar 2.14 Surat edaran ..................................................................................................................... 36 Gambar 2.15 Surat kilat .......................................................................................................................... 37 Gambar 2.16 Jenis surat menurut tujuannya ................................................................................. 41 Gambar 2.17 Bentuk surat lurus penuh ............................................................................................ 42 Gambar 2.18 Bentuk surat lurus .......................................................................................................... 43 Gambar 2.19 Bentuk surat setengah lurus ...................................................................................... 44 Gambar 2.20 Bentuk surat lekuk ......................................................................................................... 45 Gambar 2.21 Bentuk surat mengantung ......................................................................................... 46 Gambar 2.22 bentuk surat Indonesia lama ..................................................................................... 47 Gambar 2.23 Bentuk Surat Indonesia Baru ..................................................................................... 48 Gambar 2.24 Perlengkapan penanganan surat ............................................................................. 55 Gambar: 2.25 Contoh buku ekspedisi ................................................................................................ 57 Gambar 2.26 Contoh formulir tanda terima ................................................................................... 58 Gambar 2.27 Contoh lembar disposisi .............................................................................................. 58 Gambar 2.28 Mail forwarding card ..................................................................................................... 63 Gambar 2.29 Confirmation letter ........................................................................................................ 64

Bab 3 Sistem Kearsipan Gambar 3.1 Pengamatan surat menyurat ..................................................................................... 76 Gambar 3.2 Penataan dokumen sistem abjad ............................................................................. 83 Gambar 3.3 Penataan dokumen sistem subjek atau pokok soal .......................................... 84 Gambar 3.4 Penataan dokumen sistem tanggal ........................................................................ 85

vii

Gambar 3.5 Penataan dokumen sistem nomor urut ................................................................. 85 Gambar 3.6 Penataan dokumen sistem telminal digit ............................................................. 86 Gambar: 3.7 Penataan dokumen sistem midle digit .................................................................. 86 Gambar 3.8 Penataan dokumen sistem duplex numerical ..................................................... 86 Gambar 3.9 Penataan dokumen sistem wilayah ......................................................................... 87 Gambar 3.10 Filling cabinet .................................................................................................................. 87 Gambar 3.11 Stopmap folio .................................................................................................................. 88 Gambar 3.12 Hanging Map (Map Gantung) ................................................................................... 88 Gambar 3.13 Schnelhecter Map .......................................................................................................... 89 Gambar 3.14 Ordner ................................................................................................................................ 89 Gambar 3.15 Lemari arsip ...................................................................................................................... 89 Gambar 3.16 Komputer .......................................................................................................................... 90 Gambar 3.17 Numerator ........................................................................................................................ 90

Bab 4 Penerimaan dan Pengeluaran Uang Gambar 4.1 Pengamatan keuangan ................................................................................................ 100 Gambar 4.2 Ilustrasi Uang ................................................................................................................... 103 Gambar 4.3 Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil ............................................. 104 Gambar 4.4 Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil ...................................................... 105 Gambar 4.5 Jurnal pengeluaran kas ................................................................................................ 105 Gambar 4.6 Buku jurnal kas kecil ...................................................................................................... 105 Gambar 4.7 Buku laporan penggunaan dana kas kecil ............................................................ 106 Gambar 4.8 Bukti pengeluaran kas kecil........................................................................................ 106 Gambar 4.9 Alat Tulis ............................................................................................................................ 106

Bab 5 Bukti Pembayaran Gambar 5.1 Pengamatan bukti pembayaran ............................................................................... 122 Gambar 5.3 Contoh Cek ....................................................................................................................... 123 Gambar 5.2 Contoh kuitansi............................................................................................................... 123 Gambar 5.4 Contoh bilyet giro .......................................................................................................... 124 Gambar 5.5 Contoh faktur .................................................................................................................. 124 Gambar 5.6 Contoh nota kontan ...................................................................................................... 125 Gambar 5.7 Nota kredit ........................................................................................................................ 125 Gambar 5.8 Bukti memo ...................................................................................................................... 126 Gambar 5.9 Rekening koran ............................................................................................................... 126 Gambar 5.10 Reservation form ............................................................................................................ 127 Gambar 5.11 Registration card ............................................................................................................ 128 Gambar 5.12 Guest bill ........................................................................................................................... 128 Gambar 5.13 Room count sheet ......................................................................................................... 129 Gambar 5.14 Room sales recapitulation .......................................................................................... 129 Gambar 5.15 Remitance of fund ......................................................................................................... 130Bab 6 Laporan Kas Kecil Gambar 6.1 Outlet bill .......................................................................................................................... 146 Gambar 6.2 Guest bill ........................................................................................................................... 147 Gambar 6.3 Guest bill/ Rekening tamu .......................................................................................... 148 Gambar 6.4 Pengisisan guest bill ..................................................................................................... 149 Gambar 6.5 Kuitansi .............................................................................................................................. 149 Gambar 6.6 Kuitansi isi ......................................................................................................................... 150 Gambar 6.7 Room sales recapitulation .......................................................................................... 150

Administrasi Umum Perhotelan Kelas X untuk SMK/MAKviii

Gambar 6.8 Room sales recapitulation bagian 1 ........................................................................ 151 Gambar 6.9 Room sales recapitulation bagian dua ................................................................... 152 Gambar 6.10 Room sales recapitulation isi ..................................................................................... 153

Bab 7 Pencarian Data Komputer Gambar 7.1 Case komputer ................................................................................................................ 164 Gambar 7.2 Monitor .............................................................................................................................. 165 Gambar 7.3 Keyboard ........................................................................................................................... 165 Gambar 7.4 Mouse ................................................................................................................................. 165 Gambar 7.5 Flashdisk ............................................................................................................................ 166 Gambar 7.6 Printer ................................................................................................................................. 166 Gambar. 7.7 Mengeklik libraries ....................................................................................................... 171 Gambar. 7.8 Memilih lokasi ................................................................................................................ 171 Gambar. 7.9 Memilih folder tersimpan (1) .................................................................................... 172 Gambar. 7.10 Memilih folder tersimpan (2) ........................................................................................ 172 Gambar. 7.11 Memilih file yang dimaksud ...................................................................................... 172 Gambar. 7.12 Tempat pencarian file .................................................................................................. 173

Bab 8 Pembuatan Dokumen di Dalam Komputer Gambar 8.1 Membuka dokumen baru di MS word ................................................................... 185 Gambar 8.2 Membuat dokumen baru ............................................................................................ 186 Gambar 8.3 Menulis dokumen di MS Word .................................................................................. 187 Gambar 8.4 Menyimpan dokumen .................................................................................................. 189 Gambar 8.5 Membuat dokumen baru Microsoft excel ............................................................ 191 Gambar 8.6 Membuat dokumen baru Microsoft excel ............................................................ 191 Gambar 8.7 Menulis dokumendi word ........................................................................................... 193 Gambar 8.8 Menyimpan dokumendi word .................................................................................. 194

Dokumen Kantor 1

Dokumen Kantor1BAB

3.1 Menganalisis Dokumen Kantor.4.1 Menyusun Dokumen Kantor.

Kompetensi Dasar

Administrasi Umum Perhotelan Kelas X untuk SMA/MAK2

Peta Konsep

Dokumen Kantor

Pengertian Dokumen

Jenis-JenisDokumen

Manfaat dan Fungsi Dokumen

Ruang Lingkup Dokumen

Dokumen Kantor 3

SainsFaktual: Definisi atau pengertian dokumen banyak dikemukakan oleh para ahli dan lembaga rujukan.Konseptual:Dokumen dikelompokan menurut beberapa indikator pengelompokan.Prosedural :Dokumen diterbitkan oleh pihak tertentu dengan memilik i informasi dan cir i tertentu.Metakognitif:Mengetahui manfaat dan fungsi dokumen.

TechnologyDokumen dibuat dan disimpan menggunakan peralatan khusus dan ruangan khusus.

EngineeringMerancang sistim penyimpanan dokumen.

MathematicsMenggunak an s istem atau metode penyimpanan dokumen.

Berikut ini ada beberapa dokumen di antaranya Anda miliki. Amatilah gambar tersebut, kemudian jabarkan tentang kapan dan di mana dokumen di dapat, serta manfaat dokumen tersebut!

Jenis Dokumen Hasil Pengamatan

Rapor

Sumber: Dokumen Penulis

Kartu Pelajar


Materi Pembelajaran


Akta Kelahiran


A. Pengertian Dokumen

Setiap orang mempunyai dokumen bahkan semenjak ia dilahirkan, namun mengertikah Anda tentang definisi atau pengertian dokumen? Banyak pendapat tentang pengertian dokumen, namun pada unit ini akan dibatasi pada beberapa pendapat yang dikutip dari beberapa ahli.

1. Louis Gottschalk “1986:38” Louis Gottschalk memberikan banyak definisi tentang dokumen yang kemudian

menguraikan pengertian dokumen menjadi beberapa sudut pandang.a. Dokumen merupakan sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan

dari pada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis.

b. Dokumen diperuntukan untuk surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, dan konsesi.

c. Dokumen dalam arti luas merupakan proses pembuktian yang didasarkan atas sumber jenis apapun, baik yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, maupun arkeologis.

2. G.J Renier “University Collage London 1997:104”G.J Renier mengemukan pendapatnya sebagai berikut.a. Dokumen dalam arti luas yaitu meliputi semua sumber tertulis saja, baik tertulis

maupun lisan.b. Dokumen dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja.c. Dokumen dalam arti spesifik, yaitu hanya meliputi surat-surat resmi dan surat-surat

negara, seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, hibah, dan sebagainya. Selain menurut pendapat para ahli, pengertian dokumen dapat pula diambil dari beberapa rujukan. Pengertian dokumen dari beberapa sumber yang dapat menjadi rujukan, yaitu sebagai berikut.

1. Menurut Ensiklopedia Indonesia Dokumen berarti surat akta, piagam, surat resmi, dan bahan rekaman tertulis atau

tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.

Dokumen Kantor 5

2. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan

sebagai bukti atau keterangan.

3. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan,

dan lampiran-lampiran untuk melengkapi sebuah buku atau thesis. Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.

4. Menurut Kamus Kepegawaian DokumenBerikut pengertian dokumen menurut kamus kepegawean dokumen.a. Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan,

disusun, disediakan atau untuk disebarkan.b. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

B. Jenis-Jenis Dokumen

Supaya lebih memahami dan mengidentifikasi jenis dokumen yang akan kita temui selama kita hidup bermasyarakat dan bernegara, maka marilah kita pelajari jenis dokumen berikut!

1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Pemakaiannya atau Kepentingannyaa. Dokumen milik pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan bagi

perorangan yang terkait dengan surat pembuktian terhadap sebuah peristiwa yang telah dilakukan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah.

Gambar 1.1 Dokumen pribadi

Sumber: Dokumen penulis

b. Dokumen niaga, merupakan dokumen yang berkaitan dengan jenis perniagaan berupa surat niaga untuk membuktikan peristiwa sebuah transaksi perdagangan atau perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham.

Gambar 1.2 Dokumen niagaSumber: https://rebanas.com dan http://ceceplukmana.blogspot.co.id


c. Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah yang bisa di gunakan untuk mendukung atau membuktikan sebuah peristiwa di masa yang telah lalu. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.

Gambar 1.3 Dokumen sejarahSumber: https://myteachmedia.wordpress.com

d. Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan sebuah negara. Contohnya: Keppres dan UU.

Gambar 1.4. Dokumen pemerintahSumber: https://www.slideshare.net, http://www.kemenperin.go.id/brosur, https://kapilaritas.blogspot.co.id

2. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknyaa. Dokumen literer, yaitu dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, di gambar, atau

direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film.

Gambar 1.5 Dokumen litererSumber: https://farizdp15.wordpress.com, https://travel.idntimes.com

Dokumen Kantor 7

b. Dokumen korporil, yaitu dokumen yang merupakan benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).

Gambar 1.6 Dokumen korporirSumber: https://anoyshoko.wordpress.com dan https://histekh.wordpress.com

c. Dokumen privat, yaitu dokumen yang berupa surat/arsip (disimpan dengan sistem kearsipan).

Gambar 1.7 Dokumen privatSumber: https://www.zonareferensi.com dan http://file-ft.undip.ac.id

3. Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya Jenis dokumen dapat ditinjau dari nilai kegunaanya terbagi menjadi empat macam,

yaitu sebagai berikut.a. Nilai penerangan Dokumen ini merupakan surat berharga yang dapat digunakan menjadi alat bukti

pada saat akan memberikan informasi kepada masyarakat. b. Nilai perdagangan Dokumen ini adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat bukti

dalam transaksi jual beli di dunia perniagaan atau perdagangan.c. Nilai yuridis Nilai yuridis adalah nilai sebuah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai

alat pembuktian yang sah secara hukum di hadapan pengadilan.d. Nilai historis Nilai historis adalah surat berharga tersebut dapat digunakan sebagai alat untuk

membuktkan sebuah peristiwa penting yang terjadi di masa lalu.


4. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya Dilihat dari segi fungsinya, jenis dokumen terdiri dari dokumen dinasmis dan

dokumen statis.a. Dokumen dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses

penyelesaian pada pekerjaan kantor. Dokumen dinamis ada tiga macam, yakni dokumen dinamis aktif, semi aktif, dan inaktif.

b. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak secara langsung dapat digunakan dalam proses pekerjaan kantor.

5. Jenis Dokumen Ditinjau Dari Penelitian Jenis dokumen dapat juga ditinjau dari penelitian, dokumen ini dibedakan menjadi

tiga, yaitu sebagai berikut.a. Dokumen primer, merupakan dokumen yang berisi informasi penelitan yang

berasal langsung dari sumbernya. Contoh: hak paten penelitian, laporan penelitian, dan disertasi.

b. Dokumen sekunder, yaitu dokumen yang berisi informasi tentang literarur primer. Contoh: Bibliografi.

c. Dokumen tertier, yaitu dokumen yang berisikan informasi mengenai sebuah literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku petunjuk teknis, dan buku panduan literatur.

6. Jenis Dokumen Ditinjau dari Sumbernya Berdasarkan sumbernya jenis, dokumen dapat dibedakan menjadi lima. Kelima

jenis dokumen tersebut adalah sebagai berikut.a. Dokumen yang bersumber dari pihak pemerintah yang mempunyai berkekuatan

hukum. Contohnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan pemerintah, dan surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemerintah.

b. Dokumen yang bersumber dari pihak swasta dan juga memiliki kekuatan hukum. Contohnya akta notaris, visum dokter, dan surat penghargaan.

c. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, antara lain surat perjanjian jual beli, surat kontrak kerja, dan contrack rate.

d. Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan, misalnya kliping, kaleidoskop, pamflet, dan sebagainya.

e. Perseorangan, misalnya koleksi keramik, koleksi perangko, benda antik dan sebagainya

C. Manfaat dan Fungsi Dokumen

1. Ciri-Ciri Dokumen Dokumen mempunyai ciri tertentu yang dapat membedakan dengan hal lain. Ciri

tersebut adalah sebagai berikut.a. Dapat memberi informasi kepada pihak-pihak tertentu yang membutuhkannya.b. Dapat membantu pihak manajemen tingkat (top management) dalam proses

pengambilan sebuah keputusan.

Dokumen Kantor 9

c. Memiliki nilai hukum, sehingga dokumen dapat dijadikan bukti atas apa yang sudah dilakukan atau di kerjakan oleh sesorang.

d. Memberi atau menjadi pedoman untuk menyelesaikan jika terjadi masalah atau pekerjaan tertentu.

e. Membantu sebuah proses penyelesaian pekerjaan kantor.

2. Fungsi Dokumen Dokumen yang diterbitkan memiliki tujuan tertentu di antaranya sebagai

berikut.a. Alat komunikasi.b. Bukti dari kegiatan yang telah dikerjakan atau dilakukan oleh seseorang.c. Data pendukung apabila terjadi atau menghadapi masalah.d. Data pendukung untuk melakukan proses pengurusan barang atau kargo.

3. Manfaat Dokumen Dokumen mempunyai berbagai manfaat, yaitu sebagai berikut.a. Dapat memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada pihak tertentu

yang memerlukannya.b. Menjadi rujukan dalam menyiapkan alat bukti, dan data-data tentang suatu

keterangan dokumen.c. Menyimpan serta menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.d. Dapat melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.e. Menjadi acuan bagi peneliti dalam menyiapkan isi dokumen sebagai bahan

penelitian pada ilmuan.f. Mampu mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan

negara.g. Mampu menjamin keutuhan sebuah informai yang dimuat dalam dokumen.

D. Ruang Lingkup Dokumen

Ruang lingkup dokumen meliputi beberapa cakupan atau ruang lingkup, yaitu sebagai berikut.

1. Dokumentasi Literer Ruang lingkup dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Contohnya,

yaitu kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur dan bahan pustaka lainnya yang akan disusun menurut sistem tertentu. Tujuannya agar pengunjung lebih mudah ketika akan mencari bahan bacaan (buku) yang diinginkan dan diperlukan.

2. Dokumentasi Korporil Ruang lingkup dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Artinya, kegiatan

mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-fosil, arca-arca, dan benda-benda kuno yang akan disimpan di museum serta akan disusun berdasarkan sistem tertentu.

3. Dokumentasi Privat Ruang lingkup dokumentasi privat, yaitu meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi

ini adalah merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip, atau surat-


menyurat lainnya yang berguna dan akan disimpan menurut sistem tertentu agar bila ada yang diperlukan akan mudah ditemukan.

1. Tanyakan kepada beberapa teman Anda mengenai dokumen yang mereka punya!

2. Kumpulkan data melalui wawancara dan pengamatan tentang jenis, ciri, manfaat, dan ruang lingkup dokumen tersebut!

3. Amati lingkungan kelas dan sekolah kumpulkan data tentang jenis, ciri, manfaat, dan ruang lingkup dokumen!

4. Buatlah laporan hasil wawancara pada lembar kertas folio!

Kegiatan Individu

1. Buatlah kelompok yang beranggotakan tiga orang!2. Pilihlah satu lokasi untuk dikunjungi seperti perpustakaan sekolah, perpustakaan

daerah, dan museum daerah!3. Lakukanlah pengamatan tentang jenis dokumen yang ada di tempat tersebut!4. Lakukanlah wawancara dengan petugas dan pengunjung tentang manfaat

dokumen tersebut!5. Buatlah laporan hasil pengamatan pada lembar kertas folio!

Kegiatan Kelompok

Rangkuman

1. Pengertian dokumen dapat ditinjau dari para ahli, sumber rujukan, dan kamus kepegawaian dokumen.

2. Jenis dokumen, antara lain sebagai berikut.a. Jenis-jenis dokumen berdasarkan pemakaiannya atau kepentingannya.b. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya.c. Dokumen ditinjau dari nilai kegunaannya.d. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya.e. Jenis dokumen ditinjau dari penelitian.f. Jenis dokumen ditinjau dari sumbernya.

3. Fungsi dan manfaat dokumen, antara lain sebagai berikut.a. Alat komunikasi.b. Bukti dari kegiatan yang telah dikerjakan atau dilakukan oleh seseorang.c. Data pendukung apabila terjadi atau menghadapi masalah.d. Data pendukung untuk melakukan proses pengurusan barang atau kargo.

4. Manfaat dokumen antara lain sebagai berikut.a. Dapat memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada pihak

tertentu yang memerlukannya.

Dokumen Kantor 11

b. Menjadi rujukan dalam menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.

c. Menyimpan serta menyelamatkan fisik doumen dan isi dokumen.d. Dapat melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.e. Menjadi acuan bagi peneliti dalam menyiapkan isi dokumen sebagai bahan

penelitian pada ilmuan.f. Mampu mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan

negara.g. Mampu menjamin keutuhan sebuah informai yang dimuat dalam dokumen.

5. Ruang lingkup dokumentasi, antara lain sebagai berikut.a. Dokumentasi literer.b. Dokumentasi korporil.c. Dokumentasi privat.

6. Jenis dokumen hotel, antara lain sebagai berikut.

No. Jenis Dokumen Nama Dokumen Manfaat Dokumen

1. Berdasarkan pemakaiannya atau kepentingannya

Reservation form Bukti pemesanan kamat

2. Berdasarkan bentuk fisiknya

Brosur Alat promosi dan komunikasi dengan tamu

3. Dokumen ditinjau dari nilai kegunaannya

Confirmation letter Menyatakan bahwa pesanan kamar sudah tersedia

4. Dokumen berdasarkan fungsinya

Guarantee letter Pembayaran tamu terjamin

5. Ditinjau dari penelitian Tingkat hunian kamar

Guna mengevaluasi kemajuan hunian dan pandapatan hotel

6. Ditinjau dari sumbernya

IMB Dari pemerintah izin mendirikan bangunan hotel


1. Ketika Anda pulang sekolah menemukan sebuah KTP terjatuh dan tertulis nama Sekarjati, maka Sekarjati telah kehilangan dokumen ....a. pemerintah d. sejarahb. niaga e. literasic. pribadi

2. Pada saat Anda melakukan sebuah transaksi pembelian kipas angin, Anda mendapatkan sebuah dokumen niaga berupa ....a. dokumen pemerintahb. dokumen niagac. dokumen pribadid. dokumen sejarahe. dokumen literasi

3. Indragiri adalah siswa kelas X. Bersama teman sekelasnya, hari ini mengunjungi museum Apabila ia mengamati fosil ikan hiu, maka ia sedang mengamati dokumen ....a. niagab. pribadic. sejarahd. literasie. pemerintah

4. Hari ini Mentari mendapat tugas mencari informasi di perpustakaan. Di sana banyak sekali dokumen ....a. niagab. pribadic. sejarahd. literasie. pemerintah

5. Ketika Anda berpergian ke luar negeri, Anda diminta membuat paspor. Paspor termasuk dokumen ....a. niagab. pribadic. sejarahd. literasie. pemerintah

6. Setelah Anda lahir, orang tua Anda membuatkan dokumen pribadi yang menyatakan tentang keterangan kelahiran Anda, berupa ....a. surat keterangan lahirb. akta kelahiranc. surat keterangan pendudukd. surat keterangan keluargae. surat keterangan kelurahan

Uji Kompetensi

A. Pilihlah jawaban yang tepat!

Dokumen Kantor 13

7. Saat Anda diminta menuliskan alamat, maka keterangan Anda dinyatakan sah bila telah sama dengan keterangan yang berada di dokumen ....a. surat keterangan lahirb. akta kelahiranc. surat keterangan pendudukd. surat keterangan keluargae. surat keterangan kelurahan

8. Pak Husain dan Pak Budi sedang melakukan persidangan atas luas tanah yang mereka miliki. Hakim menanyakan surat tanah milik keduanya, pada saat seperti itu dokumen tersebut berfungsi sebagai ....a. alat komunikasib. sumber informasic. bukti dari yang kita kerjakan/lakukand. data pendukung apabila ada masalahe. data pendukung untuk proses pengurusan kargo

9. Melati melakukan pelanggaran lalu lintas, sehingga Melati akan mendapat dokumen surat tilang. Dokumen tersebut berfungsi sebagai ....a. alat komunikasib. sumber informasic. bukti dari apa yang kita kerjakan/lakukand. data pendukung apabila ada masalahe. data pendukung untuk proses pengurusan kargo

10. Jika tamu memesan kamar di sebuah hotel, maka datanya akan ditulis pada sebuah dokumen bernama ....a. reservation formb. guanrantee letterc. confirmation letterd. brosure. IMB

11. Tamu yang menginap di hotel dan dipastikan pembayarannya karena ia memiliki ....a. reservation formb. guanrantee letterc. confirmation letterd. brosure. IMB

12. Pesanan kamar Anda sudah pasti ada karena Anda memiliki ....a. reservation form b. guantantee letter c. confirmation letterd. brosure. IMB


13. Guna sarana promosi, hotel menerbitkan ....a. reservation formb. guantantee letterc. confirmation letterd. brosure. IMB

14. Pemesanan tamu sudah dijamin pembayarannya oleh pihak tertentu karena tamu membawa ....a. reservation formb. guantantee letterc. confirmation letterd. brosure. IMB

B. Jawablah pertanyaan berikut ini dengan benar dan jelas!

1 Saat naik kelas, siswa mendapat dokumen ....

2 Saat akan naik haji, Anda harus mengurus dokumen ....

3 Saat membayar uang sekolah, siswa akan mendapat dokumen berupa ....

4 Dokumen yang menyatakan Anda adalah, anggota dari sebuah keluarga yang sah adalah ....

5 Dokumen yang menyatakan Anda sudah berhak membawa kendaraan roda dua adalah ....

6 Buku yang Anda baca termasuk dokumen ....

7 Dokumen yang menyatakan bahwa Anda adalah siswa sah dari sekolah tertentu adalah ....

8 Dokumen yang menyatakan Anda adalah pemilik sah kendaraan tersebut adalah ....

9 Patung yang berada di museum termasuk dokumen ....

10 IMB atau izin mendirikan bangunan merupakan dokumen ....

C. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan benar!

1 Terangkan pengertian dokumen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dengan benar!

2 Tuliskan jenis dokumen sebanyak tiga kategori dengan tepat!

3 Tuliskan fungsi dan manfaat dokumen dengan benar!

4 Tuliskan tiga dokumen dokumen hotel dengan tepat!

5 Tuliskan dokumen yang ada di museum!

Dokumen Kantor 15

Lembar Kerja Siswa Berbasis STEM

Sains

LEMBAR KERJA SISWANama Siswa/ kelompok :Kelas :Narasumber : 1. 2.Teknik pengamatan :

Faktual: Nama dokumen dan pengertian dokumen

Konseptual:Pengelompokan dokumen

Prosedural:Pihak tertentu yang menerbitkan dokumen

Metakognitif:Manfaat dan fungsi dokumen

Technology






Engineering







Mathematics






administrasi umum perhotelan - quantumbook.id · c. dokumen dalam arti spesifik, yaitu hanya...

Documents