administrasi sarana dan prasarana

Download ADMINISTRASI            SARANA DAN PRASARANA

Post on 06-Jan-2016

707 views

Category:

Documents

23 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA. PERALATAN KANTOR. Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien. - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

  • ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

  • PERALATAN KANTOR Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang sesuai dengan yang diharapkan secara efektif dan efisien.

    Perbekalan kantor adalah semua fasilitas /barang-barang yang ada dalam kantor baik langsung atau tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan yang diharapkan.

  • JENIS-JENIS PERBEKALAN KANTORPerabot Kantor Barang/benda kantor yang berfungsi penunjang thd pekerjaan kantor, misalnya: meja, kursi,almari arsip, rak dllPeralatan /perlengkapan kantor barang yang dipergunakan untuk menghasilkan pekerjaan kantor. misalnya: kertas, karbon, tinta printer, perforator,numbering machine dll

  • 3.Mesin-mesin kantor segala mesin yang digunakan untuk menghasilkan pekerjaan kantor yang hasilnya lebih cepat dan baik misalnya: komputer, foto copy, faximile,printer dll4.Pesawat Kantor Mesin kantor yang berfungsi untuk mengadakan komunikasi Misalnya telephon, handphone, answering machine telephon dll5.Interior Kantor barang/ fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor agar bersih, nyaman dan serasi misalnya : bunga, foto, gambar, akuarium dll.

  • KEGUNAAN PERBEKALAN KANTORMenunjang aktifitas pekerjaan kantorMempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantorMemperoleh hasil yang lebih maksimal ,bail dan memuaskanSebagai aset dan perlengkapan kantor

  • PENGADAAN PERBEKALAN KANTOR Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan perbekalan selalu diawali dengan perencaan kebutuhan perbekalan ,rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana dibuat 1 tahun anggaran bersamaan disusun rencana biaya : pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, penginventarisan, pemeliharaan.

  • a.Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalanb.Menentukan jenis, kuantitas, kualitas barangc.Mengadakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang tersediad.Menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasionale.Menyimpan dan memlihara perbekalan kantorf.Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantorg.Menghapus perlengkapan seseuai prosedur yang berlaku

  • Penggunaan mesin-mesin kantor memiliki keuntungan sbb :1.Mempercepat proses penyelesaian pekerjaan kantor2.Menghemat tenaga dan pikiran3.Meningkatkan ketelitian dan mutu hasil pekerjaan4.Mempertinggi hasil pekerjaan5.Adanya keseragaman bentuk,ukuran dan hasil pekerjaan6.Memberikan informasi lebih cepat dan banyak

  • Perlengkapan/ Peralatan kantor terdiri dari 2 jenis yaitu :1.Perlengkapan yang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan 1 kali pakai contoh : kertas, karbon, master risograph dl2.Perlengkapan yang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat dipakai lebih 1 kali contoh : perforator,stapler dll

  • MEMILIH MESIN KANTOR Dalam memilih mesin kantor perlu diperhatikan sbb :1.Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan2.Mesin harus dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan3.Mesin harus praktis dan fleksibel4.Mesin dapat menghemat biaya pelaksanaan pekerjaan5.Kualitas mesin harus baik6.Mudah dalam pemeliharaan7.Mudah dalam pengoperasian8.Mesin dapat meningkatkan produktifitas hasil kerja

  • MACAM-MACAM FUNGSI MESIN KANTOR1,Mesin yang berfungsi sebagai alat komunikasi misal. Aiphone, telephone, HP, faximile2.Mesin yang berfungsi untuk menggadakan / pengganda misal, fotocopy, mesin stensil , risograph, printer dll3.Mesin yang berfungsi untuk merekam misal, tape recorder ,dictaphone dll4.Mesin yang digunakan untuk alat bantu presentasi misal, OHP, LCD, LAPTOP / PC, Flash disk5.Mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen misal, shreeder

  • A.Penyimpanan perbekalan kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja/petugas guang untuk menampung hasil pengadaan barang.B.Pemeliharaan perbekalan kantor adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap pakaiC.Laporan perbekalan kantor adalah kegiatan melaporkan keadaan barang/ perbekalan kantor

  • 1.Barang-barang akan terpelihara dengan baik2.Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu dekat3.Menghidari kehilangan4.Menghindari penyimpanan yang tidak teratur5.Dengan terpeliharanya alat akan menghasilkan pekerjaan yang baik

  • 1.Selalu membersihkan barang secara teratur setelah digunakan dan pisahkan dengan barang yang rusak2.Selalu memperbaiki barang yang rusak3.Memperhatikan cara penyimpanan yang baik dan benar4.Selalu menyimpan kembali barang-barang yang telah digunakan pada tempat semula5.Selalu menggunakan barang sesuai petunjuk

  • 1. Pencatatan dan penomeran mesin kantor2. Penyusunan jadwal perawatanAktivitas perawatan dan perbaikan dilakukan oleh petugas sendiri 4. Menentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggantian dengan mesin baru

  • PERALATAN AWET PAKAI1.Pelubang kertas (perforator)2.Penjepret kertas (Stapler)3.Pembuka surat (letter openers)4.Gunting (shears)5.Cap tanggalan (band dater)6.Peti uang (brankas)7.Tancapan surat (spindle file)8.Bantalan stempel (Stam pad)9.Kotak tempat surat masuk/keluar (letter try in out)10.Lemari arsip (filling cabinet)

  • Pengadministrasian barang inventaris dicatat dalam : 1. Buku induk barang inventaris 2. Buku golongan inventaris 3. Buku catatan non inventaris Tujuan inventarisasi adalah : a. Penertiban administrasi barang b. Penghematan uang kantor c. Bahan informasi untuk menghitung kekayaan kantor d. Mempermudah pengendalian/pengawasan barang

  • 1.Pertanggung jawaban2.Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu3.Pengendalian persediaan4.Bahan pengambilan keputusan

  • PERENCANAAN PERBEKALAN BARANG

    Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalanMenentukan jenis, kuantitas dan kwalitas perbekalan kantor yang diperlukanMengadakan pebekalan sesuai dengan anggaran yang disediakanMenggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasionalMenyimpan dan memelihara perbekalan kantorMengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantorMenghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

  • Membuat DPB (Daftar Permintaan Barang) ke gudangMemeriksa persediaan barang digudangPenandatanganan kebendahara untuk pembelian barangPersetujuan pimpinanDiserahkan kelogistik untuk pembelian barangSebelum barang diterima barang diperiksa dan diuji (kuantitas dan kualitas barang) kalau sudah cocok barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang dan penerimaan barangBarang disimpan digudangan di distribusikan kebagian yang membutuhkan

  • PENDISTRIBUSIAN PERBEKALAN KANTORPengeluaran harus berdasarkan pada surat/bon permitaan atau surat perintah dari atasanMeneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkanMeneliti dan memeriksa barang untuk memenuhi permintaanMecatat mutasi barang pada kaartu barangMencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan persediaan barangMembuat berita acara penyerahan barang dari gudang kepemesanMenyerahkan barang berikut dokumennyaMembuat laporan kepada atasan

  • TATA CARA PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN

    Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantorPenyusunan jadwal perawatanAktivitas perawatan dan perbaikan dilkukan oleh petugas sendiri atau diborongkan pada perusahaan lainMenentukan jangka waktu atau usia mesin-mesin kantor dan penggatiannya dengan mesin yang baru

  • Bentuk garis atau liniBentuk fungsionalBentuk garis dan stafBentuk staf dan fungsionalBentuk lini dan funsionalBentuk lini, fungsional dan stafBentuk komite

  • Pedoman Arah Organisasi itu bergerakLandsan OrganisasiPenentu macam AktifitasPenentu Program, Prosedur, Koordinasi, Intregrasi, Simplikasi, Sinkronasi, dan Mekanisasi.Rumusan Organisasi...???

  • Prinsip Dasar Pengorganisasian KantorPerumusan tujuan atau sasaran dengan jelasPembagian KerjaDelegasi KekuasaanRentang KekuasaanKesatuan perintah dan tanggung jawabKoordinasiAsas FungsionalAsas AkordionAsas Keluwesan

  • Organisasi dan Tata Kerja Organisasi dan tata kerja (Organization and Methods/O&M) merupakan sekelompok teknik-teknik untuk mencapai atau meningkatkan efisiensi pekerjaan kantor (office work). O&M adalah suatu fungsi spesialisasi (orang-orang yang di didik dan di latih secara khusus) untuk mengusahakan efisiensi prosedur-prosedur pekerjaan dan pengendalian operasi suatu organisasi kantor.Tujuan O&M adalah untuk meningkatkan efisiensi ketatausahaan atau administrasi di kantor atau instansi tertentu sehingga anggaran operasional dapat ditekan dan hasilnya tetap optimal.

  • SEKIAN YA . SUDAHLAH

Recommended

View more >