Administrasi Administrasi KantorKantor

Dra Armida. S. M.SiDra Armida. S. M.Si

Dra. Armida S, M.Si

2012

Administrasi kantorAdministrasi kantor

► administrasi adalah rangkaian administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dialkukan oleh sekelompok pokok yang dialkukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.tujuan tertentu.

►Kantor : tempat Kantor : tempat menangani ”Informasi menangani ”Informasi ”, mulai dari menerima, ”, mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkanmenyimpan sampai menyalurkan

Pengertian AdministrasiAdministrasi berasal dari kata Yunani AD-MINISTRARE yang

Berarti Pengabdian atau service atau pelayanan(Zaman Hindia Belanda kata administrasi) Prajudi administrasi dibedakan menjadi dua pengertian : 1. Arti sempit : Tata Usaha 2. Arti Luas : - Proses .... (pemikiran, perencanaan, penga turan, penggerakan, pengawa

san/pengendalian sampai proses pencapaian tujuan.

- Fungsi .... a. Ada orang yg merencanakan b. Ada orang yg memimpin c. Ada orang yg mengawas d. Ada orang yg mengorganisir dll

- Kepranataan..a. Administrator (penentu kebijakan)

b. Manajer (memimpin kerja) c. Staf (membantu manajer)

d. Karyawan / pegawai (pelaksana)

KANTORKANTOR

•Ruang /kamar kerja•Markas•Biro•Instansi, badan, jawatan, pers.

Office (Inggris) :

•Kewajiban tugas,duty, task, function

•Jabatan( tanure of official position)

•Markas/ gedung ( Quarter )

•Jasa layanan (kind help, Service )

•Tugas pekerjaan ( duties )

Kantoor (Belanda):

TEMPAT/RUANG (statis)

PROSES (dinamis)

SARANA (fungsional)

Pengertian Kantor

PENGERTIAN KANTORPENGERTIAN KANTOR

1. 1. Tempat atau ruanganTempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan penyelenggaraan kegiatan 2. 2. ProsesProses penyelenggaraan kegiatan penyelenggaraan kegiatan 3. 3. Secara fungsionalSecara fungsional s seebbaaggaiai tempat berkumpulnya tempat berkumpulnya

pejabat dan staf melakukan kegiatan yang pejabat dan staf melakukan kegiatan yang sifatnya sifatnya administratif administratif ::

Prajudi

DEFINISI KANTORDEFINISI KANTOR

Menurut Prajudi :

Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis

Ruang (kompleks) tempat orang menjalankan aktivitasBiro atau tempat kedudukan dari suatu administrasi

Instansi, badan, jawatan, perusahaan

Modern

Pengertian Administrasi PerkantoranPengertian Administrasi Perkantoran

Istilah Office Administrasi dan Office Manajemen di Amerika Istilah Office Administrasi dan Office Manajemen di Amerika

Serikat dan Inggris, dipakai silih berganti dengan arti yang sama.Serikat dan Inggris, dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perumusan Arthur GragerPerumusan Arthur Grager..

“ “Office management is the function of administering the Office management is the function of administering the communication and record service of an organization”communication and record service of an organization”

(Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi)terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi)

Perumusan George TerryPerumusan George Terry

“ “Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaanpengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan

perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakanperkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakan

nya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. nya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

RUANG LINGKUP RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORANADMINISTRASI PERKANTORAN

1.1. Pekerjaan perkantoran pada umumnyaPekerjaan perkantoran pada umumnya

2.2. Sistem perkantoranSistem perkantoran

3.3. Organisasi PerkantoranOrganisasi Perkantoran

4.4. Komunikasi Perkantoran (antar instansi)Komunikasi Perkantoran (antar instansi)

5.5. Pelaporan manajerialPelaporan manajerial

6.6. Manajemen KearsipanManajemen Kearsipan

7.7. Kontrol PerkantoranKontrol Perkantoran

8.8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoranPenyederhanaan pekerjaan perkantoran

9.9. Tata Ruang PerkantoranTata Ruang Perkantoran

10.10. Perlengkapan PerkantoranPerlengkapan Perkantoran

11.11. Studi Perkantoran.Studi Perkantoran.

TUGAS KANTORTUGAS KANTOR

1. Menerima Informasi 1. Menerima Informasi 2. Merekam Informasi2. Merekam Informasi3. Mengatur Informasi3. Mengatur Informasi4. Memberi Informasi4. Memberi Informasi5. Melindungi Aset5. Melindungi Aset

1. Menerima Informasi 1. Menerima Informasi 2. Merekam Informasi2. Merekam Informasi3. Mengatur Informasi3. Mengatur Informasi4. Memberi Informasi4. Memberi Informasi5. Melindungi Aset5. Melindungi Aset

Surat Dinas

DATA & INFORMASI

Data:Hal, peristiwa atau kenyataan lainnyaapapun yang mengandung suatupengertian untuk dijadikan dasar gunapenyusunan keterangan,pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan

Data:Hal, peristiwa atau kenyataan lainnyaapapun yang mengandung suatupengertian untuk dijadikan dasar gunapenyusunan keterangan,pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan

Drs. Eldison, M.Pd.I Widyaiswara Madya

1. Data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang ber manfaat. (menurut George R.Terry)

1. Data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang ber manfaat. (menurut George R.Terry)

2. Data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai / memiliki nilai nyata dalam keputusan, baik sekarang maupun yang akan datang (menurut Gordon)

2. Data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai / memiliki nilai nyata dalam keputusan, baik sekarang maupun yang akan datang (menurut Gordon)

Tugas Kantor

““SSuatu proses tertentuuatu proses tertentu yang terdiri atas yang terdiri atas perencanaan,perencanaan, pengorganisasian,pengorganisasian, pengge pengge

rakan, dan pengawasan yang dilakukanrakan, dan pengawasan yang dilakukan

untuk menentukan dan mencapai tujuan yang untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengantelah ditetapkan dengan menggumenggunana

kan manusiakan manusia dan sumber-sumber lainnya.dan sumber-sumber lainnya.

(Menurut Terry)(Menurut Terry)

Gambaran Terry

Pengertian Manajemen Kantor Pengertian Manajemen Kantor ModernModern

ManajemenManajemen

Proses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia Proses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia secara produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi )secara produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi )

KantorKantor

1.1. Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan.Tempat atau ruang penyelenggaraan kegiatan.

2.2. Proses penyelenggaraan kegiatan.Proses penyelenggaraan kegiatan.

3.3. Sarana pemusatan kegiatan.Sarana pemusatan kegiatan.

ModernModern

Mutakhir/ terbaruMutakhir/ terbaru

Manajemen Kantor ModernManajemen Kantor Modern

Proses pendayagunaan seluruh Proses pendayagunaan seluruh sumberdaya yang tersedia sumberdaya yang tersedia

secara produktif untuk mencapai secara produktif untuk mencapai tujuan ( organisasi ) pada tujuan ( organisasi ) pada

tempat tertentu dengan melalui tempat tertentu dengan melalui proses yang dilengkapi dengan proses yang dilengkapi dengan

sarana mutakhirsarana mutakhir

CIRI- CIRI KANTOR MODERN

Peralatan serba modern

SDM profesionalPengorganisasian

berkualifikasi standar

Proses Penyelenggaraan Proses Penyelenggaraan AdministrasiAdministrasi

Usaha kerjasama

Saat Penentuan

tujuan

Sekelompokorang

kegiatan

1 2 3 4 5 6 7 8

SaatTujuan tercapai

8 Unsur administrasi8 Unsur administrasiPenggorganisasianPenggorganisasian

s/ds/dHubungan MasyarakatHubungan Masyarakat

Unsur-unsur administrasi menurut The Liang Gie: Pengorganisasian Manajemen Tata Hubungan Kepegawaian Keuangan Perbekalan Tata Usaha Komunikasi

Tata usaha• 1.      Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan

mencari data, mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

• 2.      Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

3.      Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.4.      Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

►5.      Mengirim: 5.      Mengirim:

kegiatan   menyampaikan dengan kegiatan   menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.pihak kepada pihak lain.

►6.      Menyimpan: 6.      Menyimpan:

kegiatan menaruh dengan berbagai kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu cara dan alat di tempat tertentu yang aman.yang aman.

4 Bidang/aktivitas pokok TU

• Komunikasi• Registrasi• Kalkulasi/komputasi• Filing

Ciri atau sifat Tata UsahaCiri atau sifat Tata Usaha

Bersifat pelayananBersifat pelayanan Terdapat dan diperlukan oleh semua Terdapat dan diperlukan oleh semua

bagian organisasibagian organisasi Dilaksanakan oleh semua pihakDilaksanakan oleh semua pihak Banyak menggunakan alat-alat tulisBanyak menggunakan alat-alat tulis

Peranan TU• 1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-

pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

• 2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

• 3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi

Sampai jumpa minggu depan

Terimakasih