administrasi pengadaan barang spare part di bpu … fileperpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG

SPARE PART DI BPU ROSALIA INDAH

KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

BAMBANG SUMANTRI

D1510015

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2014


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

“Sesungguhnya bersama kesulitan itu ada kemudahan”

(QS Al-Insyirah ayat 6)

“Janganlah mencari kawan yang membuat anda merasa nyaman, tetapi carilah

kawan yang memaksa anda untuk terus berkembang ”

(Thomas J. Watson)

“Semua yang kita kerjakan dengan rasa iklhas, senang, sungguh-sungguh dan

pantang menyerah pastilah kesuksesan yang kita dapatkan”

(Penulis)


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :

1. Bapak dan ibuku tercinta, yang mendukung,

menyayangi dan mendoakanku dengan sepenuh

hati.

2. Kakakku tercinta Mas Iwan Setiawan, dan Mas

Didik Irawan yang telah mendukung dan

medoakanku.

3. Teman-teman MA A 2010, terima kasih banyak

atas persahabatan yang kita rangkai ini, semoga

kita mendapat rahmat dan hidayah dari Allah

dalam mengejar cita-cita kita masing-masing.

4. Seseorang yang aku cinta yang selalu memberi

dukungan, kasih sayang dan doa sepenuh hati.

5. Almamater UNS.


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb

Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis, sehingga dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dengan judul “ADMINISTRASI

PENGADAAN BARANG SPARE PART DIBPU ROSALIA INDAH JATEN

KARANG ANYAR” untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar vokasi Ahli

Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial

Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, penulis dibantu oleh beberapa

pihak yang telah memberikan dukungan dalam berbagai hal. Untuk itu, penulis

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Prof. Drs. H. Pawito. Ph. D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

3. Drs. H. Sakur, M.S. selaku Pembimbing Akademik yang telah banyak

memberikan pengarahan selama menjalankan studi di Fakultas Ilmu sosial

Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Drs. Surayatmojo, M. Si selaku Dosen Pembimbing penulis yang dengan

sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

5. Bp. Sudarto Achmad selaku pembimbing magang dari BPU Rosalia Indah,

yang telah berkenan memberikan waktu, tenaga, pikiran, dan dukungan bagi

kami.

6. Bapak Eko Sumarno Bagian Divisi Karoseri BPU Rosalia Indah yang telah

membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

7. Bapak dan Ibu tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk

mengasuh, membimbing dan memberi dukungan sepenuhnya baik secara


commit to user

vii

moriil, materiil, maupun doa restu kepada penulis, sehingga penulis dapat

menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi pada

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

8. Kakak-kakakku yang selalu memberikan dukungan dan semangat penuh

bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Sahabat-sahabatku Halim, Deny, Bambang, Cristian, Ahmad, Andi,

Danang, Riyan, Kurniawan, serta khususnya Rekan-rekan seperjuangan MA

A 2010 yang saling mendukung dan memotivasi mengerjakan Tugas Akhir.

10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah

membantu penulis menyusun Tugas Akhir ini.

Penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan banyak

kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang

bermanfaat dari pembaca untuk lebih sempurnanya dan dapat diterima semua

kalangan.

Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi para

pembaca pada umumnya dan penulis khususnya.

Wassalamualaikum Wr. Wb

Surakarta, 8 Januari 214

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ........................................................................................... i

PERSETUJUAN .................................................................................................. ii

PENGESAHAN ................................................................................................... iii

PERNYATAAN .................................................................................................. iv

MOTTO ................................................................................................................ v

PERSEMBAHAN ............................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................... vii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ ix

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xii

DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii

ABSTRAK ........................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 1

A. Latar Belakang Masalah................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ....................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ..................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 5


commit to user

x

A. Pengertian Administrasi ................................................................ 5

B. Pengertian Spare Part .................................................................... 7

C. Gudang ........................................................................................... 8

D. Pemasukan Barang ........................................................................ 12

E. Pengeluaran Barang....................................................................... 13

F. Penge Administrasi Pemasukan Barang Dan Pengeluaran

Barang Spare Part .......................................................................... 13

BAB III METODE PENGAMATAN ............................................................ 15

A. Lokasi Pengamatan ...................................................................... 15

B. Jenis Pengamatan ......................................................................... 15

C. Sumber Data .................................................................................. 16

D. Teknik Pengumpulan Data............................................................ 17

E. Teknik analisis data ....................................................................... 18

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ......................... 21

A. Deskripsi Perusahaan .................................................................. 21

1. Profil perusahaan ............................................................................ 21

2. Sejarah singkat Berdirinya perusahaan ......................................... 21

3. Tujuan Visi dan Misi Perusahaan .................................................. 22

4. Perkembangan ................................................................................ 22

5. Struktur Organisasi ......................................................................... 23

B. Hasil Pengamatan......................................................................... 35


commit to user

xi

1. Administrasi Pengadaan Barang Spare Part Karoseri di BPU

Rosalia In dah ............................................................................... 35

a. Administrasi Pengadaan Barang Spare Part ............................... 35

b. Alur Belanja Barang Spare Part .................................................... 40

c. Proses Alur Barang Spare Part ..................................................... 41

d. Alur Pemesanan barang spare part ................................................ 41

e. Alur Pembelian barang spare part ................................................. 41

f. Alur Penerimaan barang spare part ............................................... 43

g. Alur Peyimpanan barang spare part .............................................. 44

BAB V PENUTUP .......................................................................................... 47

A. Kesimpulan ..................................................................................... 47

B. Saran ................................................................................................ 49

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 50

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar IV.1 Model Analisis Interaktif .............................................................. 20

Gambar IV.1 Struktur Organisasi BPU Rosalia Indah....................................... 24

Gambar IV.2 Pengadaan Barang Spare Part ....................................................... 39

Gambar IV.3 Alur Pengadaan Barang Spare Part .............................................. 40


commit to user

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel IV. 1. Macam Macam Spare Part Di Gudang Karoseri .......................... 36

Tabel IV. 2. Pengajuan Bahan Baku Spare Part ............................................... 41

Tabel IV. 3. Order Pembelian Spare Part ........................................................... 42

Tabel IV. 4. Tanda Terima Barang Spare Part ................................................... 44

Tabel IV. 5. Kartu Stock ..................................................................................... 45


commit to user

xiv

ABSTRAK

NAMA: Bambang Sumantri. NIM: D1510015, 2014, ADMINISTRASI PENGADAAN BARANG SPARE PART DI BPU ROSALIA INDAH KARANGANYAR, Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tugas Akhir, 51 Halaman.

Biro perjalanan umum merupakan perusahaan jasa yang banyak digunakan berbagai konsumen. BPU harus dapat membaca unit-unit untuk melayani konsumen yang ingin menikmati fasilitas bus.. BPU Rosalia Indah. Adalah perusahaan yang bergerak dibidang trasportasi yang menyediakan jasa trasportrasi antar kota dan antar propinsi. Untuk menunjang kegiatan perjalanan tersebut, perusahaan membutuhkan armada sesuai dengan tingkat kebutuhan konsumen. Pengoperasian armada secara terus menerus lambat laun mengakibatkan spare part mesin, asesoris interior dan exterior bus mengalami kerusakan serta harus diganti dengan spare part bus yang baru. Oleh karena itu, spare part memiliki kedudukan yang penting sebagai jantung penggerak perekonomian di BPU Rosalia Indah agar armada bus dapat digunakan untuk melayani perjalanan konsumen secara memuaskan.

Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana administrasi pengadaan barang spare part karoseri di BPU Rosalia Indah.

Dikarenakan BPU Rosalia Indah. Adalah perusahaan yang bergerak di bidang transportasi yang menyediakan jasa transportrasi antar kota dan antar propinsi, maka dari itu BPU Rosalia Indah berkewajiban untuk melakukan administrasi pengadaan barang spare part secara rutin dan berkala. Terdapat dua hal dalam administrasi pengadaan barang spare part Di BPU Rosalia Indah, yakni administrasi pemasukan dan pengeluaran barang spare part.

Metode pengamatan yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah metode deskriptif kualitatif. Sedangkan teknik pengumpulan data yang dipergunakan yaitu wawancara, dokumentasi dan observasi.

Secara keseluruhan dapat disimpulkan dari pengamatan ini bahwa Terdapat dua hal dalam administrasi pengadaan barang spare part Di BPU Rosalia Indah, yakni administrasi pemasukan dan pengeluaran barang spare part. Dan sebagai saran, sebaiknya BPU Rosalia Indah perlu melakukan pemesanan barang spare part lebih awal serta memberikan sanksi administrasi berupa denda kepada vendor yang terikat kerja sama dengan BPU Rosalia Indah. Adanya pemesanan barang spare part lebih awal ditujukan untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak terduga serta pemberian sanksi administrasi berupa denda yang diperuntukkan pada pihak vendor bisa bekerja lebih profesional serta BPU Rosalia Indah bisa dinilai sebagai perusahaan perjalanan umum dan pengiriman barang yang terbaik dikelasnya.


commit to user

xv

ABSTRACTEDLY

NAME: Bambang Sumantri. NIM: D1510015, 2014, GOODS PROCUREMENT ADMINISTRATION SPARE PART AT BPU ROSALIA INDAH KARANGANYAR, Program Administrations Management III. diploma, Social Science Faculty and University Politics eleven Surakarta's Marches, Final task, 51 Pages.

Common tripping bureau constitute there are many service firm utilized by consumer sort. BPU shall get to read units to service consumer that wants to enjoy bus facility.. BPU Rosalia Indah. Are corporate one move at trasportasi's area that provide trasportrasi's service inter-city and province squire. To prop that trip activity, firm needs fleet correspond to consumer requirement zoom. Fleet operation continually by degrees begets spare part machine, interior accessories and exterior is bus experiences damage and have to be substituted by spare part bus a new one. Therefore, spare part having important position as cardiac as economics drive at BPU Rosalia Indah that bus fleet can be utilized to service ala consumer trip satisfies.

To the effect this watch is subject to be know how goods procurement administration spare part karoseri at BPU Rosalia Indah.

Because of BPU Rosalia Indah. Are corporate one move at transportation area that provide transportrasi's service inter-city and province squire, therefore of that BPU Rosalia Indah honor bound to do goods procurement administration spare part routinely and periodic. Available two administration deep things acquisition goods spare part At BPU Rosalia Indah, namely incoming administration and outgoing goods spare part .

Observing method that is utilized in this final task is kualitatif's descriptive method. Meanwhile data collecting tech that is used which is interview, documentation and observation.

Wholly gets to be concluded from this watch that exists two administration deep things acquisition goods spare part At BPU Rosalia Indah, namely incoming administration and outgoing goods spare part . And as suggest as, better BPU Rosalia Indah need to do spare part's goods ordering earlier and gives administration sanction as fine to vendor that bonded job equals Beautiful BPU Rosalia Indah. Mark sense spare part's goods ordering earlier is attributed to anticipate things that doesn't be predicted and administration sanction application as fine that destined on one's side vendor can more work professional and BPU Rosalia Indah can be assessed as firm of common trip and the best one goods dispatch be brazed.

administrasi pengadaan barang spare part di bpu … fileperpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

Documents