a. · dan ilmu administrasi pada umumnya. malang, november 2014 ... secara efektif dengan...

P e n g a n t a r A d m i n i s t r a s i P e r k a n t o r a n

MODUL

Win7HomePremium

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

SMK/MAK


Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena

atas berkah dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Modul Pengantar Administra Perkantoran ini sehingga dapat selesai

tepat pada waktunya.

Modul ini merupakan buku pegangan yang dapat digunakan

bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar dan mengajar di

sekolah. Materi yang terdapat dalam modul ini disusun berdasarkan

KI-KD (Standar Kompetensi-Kompetensi Dasar) dalam Kurikulum

2013. Sebagai pegangan, modul ini berisikan materi ajar pada KD

Memahami Azas-Azas Manajemen Perkantoran dan Mengidentifikasi

struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi perkantoran .Modul ini tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-

buku penunjang yang lainnya.

Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi melalui

berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik

langsung dengan teknik bervariasi untuk memudahkan peserta didik

dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang

diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan

kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan oleh guru, membaca

buku-buku sumber lainnya, browsing di internet dan pembelajaran

lainnya yang dapat diperoleh dari berbagi macam sumber secara

mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung

kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak

yang telah membantu hingga modul ini dapat terselesaikan dengan

tepat waktu. Semoga modul ini dapat memberikan pencerahan dalam

pemahaman materi Pengantar Administrasi Perkantoran khususnya

dan Ilmu Administrasi pada umumnya.

Malang, November 2014

Penulis


Kata Pengantar 2

Daftar isi 3

Glosarium 4

I. Pendahuluan 6

A. Petunjuk Pengguanaan Modul 7

B. Kompetensi Inti 8

C. Kompetensi Dasar 8

D. Tujuan Akhir Pembelajaran 8

II. Pembelajaran

2.1. Pembelajaran I

Asas-Asas Manajemen Perkantoran 11

1. Kompetensi Dasar 12

2. Tujuan Pembelajaran 12

3. Materi Pokok dan Sub Materi

A. Pengertian Pekerjaan Kantor 13

B. Asas-Asas Pengorganisasian Kantor 14

C. Contoh Penerapan Asas-Asas Pekerjaan Kantor 18

4. Tes Formatif

A. Pilihan Ganda 20

B. Essay 22

5. Lembar Jawaban

A. Pilihan Ganda 23

B. Essay 23

2.2. Pembelajaran II

Organisasi Kantor 25

1. Kompetensi Dasar 26

2. Tujuan Pembelajaran 26

3. Materi Pokok dan Sub Materi

A. Pengertian Organisasi Kantor 27

B. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor 28

C. Bentuk/Struktur Organisasi Kantor 29

D. Uraian Tugas 37

4. Ringkasan Materi 41

5. Tes Formatif


A. Pilihan Ganda 42

B. Essay 43

6. Kunci Jawaban

A. Pilihan Ganda 44

B. Essay 44

III. Penutup 45

1. Evaluasi

A. Pilihan Ganda 46

B. Essay 52

C. Lembar Kerja Kelompok 53

2. Lembar Penilaian

A. Pedoman Penilaian 54

B. Kriteria Penilaian 54

3. Kunci Jawaban

A. Pilihan Ganda 56

B. Essay 56

Daftar Pustaka 60


Birokrasi : sistem pemerintahan yg dijalankan oleh pegawai

pemerintah krn telah berpegang pd hierarki dan jenjang jabatan; cara

bekerja atau susunan pekerjaan yg serba lamban, serta menurut tata

aturan (adat dsb) yg banyak liku-likunya dsb

clerical work : pekerjaan administratif

duplikasi fungsi : fungsi yang digandakan

Filsafat : pengetahuan dan penyelidikan dng akal budi

mengenai hakikat segala yg ada, sebab, asal, dan

hukumnya; teori yg mendasari alam pikiran atau

suatu kegiatan; ilmu yg berintikan logika,

estetika, metafisika, dan epistemologi;

fleksibilitas : penyesuaian diri secara mudah dan cepat;

keluwesan; ketidak canggungan

harmonisasi : upaya mencari keselarasan

Hilarki : urutan tingkatan atau jenjang jabatan (pangkat

kedudukan); organisasi dng tingkat wewenang dr

yg paling bawah sampai yg paling atas; Bio

deretan tataran biologis, spt famili, genus,

spesies; kumpulan pembesar gereja yg diatur

menurut pangkat;

kolektif : secara bersama; secara gabungan

office Service : pelayanan kantor

Otoritas : hak untuk bertindak, kekuasaan; wewenang; hak

melakukan tindakan atau hak membuat peraturan

untuk memerintah orang lain

tour of duty : Perjalanan dari pekerjaannya

Privilege : mempunyai hak-hak istimewa

skematis : dapat digambarkan, menurut bagan (rencana)


PEENDAHULUA

Petunjuk Pengguanaan Modul

Kompetensi Dasar

Tujuan Akhir Pembelajaran

Kompetensi Inti


1. Peserta Didik

Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada

cek kemampuan sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.

Diskusikan dengan peserta didik lain mengenai apa yang telah anda cermati untuk

mendapatkan pemahaman yang lebih baik lagi tentang tujuan belajar dan

kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu dan ada hal yang

masih belum dimengerti, tayakan pada guru, atau dapat membuka buku dan

browsing di internet sampai anda dapat memahami.

Bila anda mendapatkan kesulitan dalam proses memahami materi, diskusikan

dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru mata pelajaran

pengantar administrasi perkantoran.

Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu atau pun kelompok dengan jujur, teliti

dan tanggung jawab.

Peserta didik tidak dibenarkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum

menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari,

ajukan kompetensi lain dan sertifikasi.

2. Guru/ Pendidik Informasikan kepada peserta didik tentang cara menggunakan modul, cara

pembelajaran, cara penilaian, dan alat yang digunakan serta waktu yang

diperlukan selama proses pembelajaran berlangsung.

Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan

dalam hal memahami isi materi.

Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan tanggapan atas pencapaian

belajar peserta didik.

Selama kegiatan belajar mengajar, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.

3. Perlengkapan yang harus disediaka Alat:

Buku tulis Alat tulis Karton, lem, gunting Lembar kerja siswa

Bahan :

Buku-buku yang berkaiatan dengan asas-asas manajemen perkantoran Buku-buku yang berkaitan dengan organisasi kantor


Kompetensi Inti:

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong

royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan

sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi

secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri

sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,

seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang

kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Adapun beberapa kompetensi inti yang akan di bahas pada modul ini adalah :

1. Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran

2. Memahami azas-azas manajemen perkantoran 3. Menguraikan Pekerjaan kantor

Kompetensi Dasar 1 : Memahami Asaz-Asaz Manajemen perkantoran

1. Peserta didik dapat menjelaskan asaz-asaz manajemen perkantoran

2. Peserta didik dapat membedakan penerapan dari asaz-asaz manajemen perkantoran

3. Peserta didik dapat Mengaplikasikan sikap dan prilaku efektif dan efisien dalam

aktivitas di kelas. Khususnya dalam penerapan asas-asas manajemen


Kompetensi Dasar 2 : Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran

1. Peserta didik dapat mengidentifikasi prinsip-prinsip organisasi kantor

2. Peserta didik dapat menyebutkan bentuk-bentuk organisasi kantor

3. Peserta didik dapat mengidentifikasi struktur organisasi kantor

4. Peserta didik dapat mengidentifikasi uraian tugas organisasi kantor

Kompetensi Dasar 1: Memahami Asaz-Asaz Manajemen perkantoran

Apakah Anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum

1. Pengertian Pekerjaan Kantor?

2. Asaz Sentralisasi ?

3. Asas Desentralisasi ?

4. Asas Gabungan?

5. Penerapan macam-masam Asas

Manajemen Perkantoran

Apakah Anda telah mampu dan terampil

dalam: Sudah Belum

1. Mengidentifikasi Penerapan Asas-Asas

Manajemen Kantor?

2. Terampil dalam sikap dan prilaku efektif

dan efisien dalam aktivitas di kelas

Apakah Anda telah memiliki sikap: Sudah Belum

1. Rapi, teliti, cekatan dalam mempraktikkan

Asas-Asas Manajemen Kantor?

2. Mampu memimpin dan di pimpin yang

merupakan pengamalan perintah Tuhan

yang harus dilakukan secara sungguh-

sungguh?


Tindak Lanjut

Jika Sudah Anda harus dapat menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat

melanjutkan ke materi berikutnya.

Jika Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara intensif di

bawah bimbingan guru/instruktur Anda.

Kompetensi Dasar 2 : Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang

administrasi perkantoran

Apakah Anda sudah mengetahui tentang: Sudah Belum

1. Pengertian Organisasi Kantor?

2. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor?

3. Bentuk/Struktur Organisasi Kantor?

4. Kelebihan dan kekurangan dari penerapan

Bentuk/Struktur Organisasi Kantor?

5. Uraian Tugas Organisasi Kantor?

Apakah Anda telah mampu dan terampil dalam: Sudah Belum

1. Mengidentifikasi bentuk-bentuk struktur organsiasi

dan hubungannya dengan jabatan?

2. Mengidentifikasi Kelebihan dan kekurangan dari

penerapan Bentuk/Struktur Organisasi Kantor?

3. Mengidentifikasi Uraian Tugas Organisasi Kantor?

Apakah Anda telah memiliki sikap? Sudah Belum

1. Cakap dalam melakukan identifikasi bentuk-bentuk

struktur organsiasi dan hubungannya dengan

jabatan?

2. Terampil, cermat dan cakap dalam mengidentifikasi

Uraian Tugas Organisasi Kantor?

Tindak Lanjut

Jika Sudah Anda harus dapat menunjukkan bukti belajar dan Anda dapat melanjutkan

ke materi berikutnya.

Jika Belum Anda diminta untuk mengulang dan berlatih kembali secara insentif di

bawah bimbingan guru/instruktur Anda.


Kompetensi Dasar

Tes Formatif

Kunci Jawaban

Materi Pokok dan Sub Materi

Tujuan Pembelajaran


1.1. Memahami azas-azas manajemen perkantoran

Asaz-Asaz Manajemen Perkantoran


Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work

(pekerjaan administratif). Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu

kegiatan. Namun kegiatan yang

dimaksud terfokus untuk

mencapai suatu tujuan yang

telah ditentukan sebelumnya.

Kegiatan tersebut dilaksanakan

mengikuti perencanaan dan

prosedur kerja yang telah

ditetapkan. Melakukan bidang

pekerjaan dapat diadakan

dengan menggunakan mesin,

alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang

pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada

prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor

terkait pada prosedur kerja.

Setiap tugas pekerjaan pokok untuk mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi

pemerintah, swasta, maupun badan sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office

Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan bagian dari pelayanan

kantor.

G.R. Terry merumuskan pengertian pekerjaan kantor sebagai berikut:

“Office work includes verbal transmission of information and the producing of written

records and report providing the means by which many items may be summarized

quickly to supply a factual basis for manajerial control.”

(Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan

warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal

dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari

pimpinan).


William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai

berikut : Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan

usaha pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna

dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin

merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana

digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-

surat pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan

kantor, ketiga asas itu adalah :

1. Asas sentralisasi (pemusatan)

Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan

dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri

disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas

utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama

dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti mengetik, mengelola surat,

mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah

unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan

lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus

dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit

pelayanan yang dapat dibentuk antara lain : bagian surat menyurat, bagian

penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian

perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll.

Keuntungan asas sentralisasi :

a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.

c) Keseragaman dapat dicapai

d) Latihan-latihan pegawai kantor dapat ditingkatkan

e) Biaya pekerjaan dantor dapat dihemat

f) Adanya fleksibilitas dalam organisasi.

g) Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip


h) Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap

i) Mudah melakukan pengawasan

j) Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor

Kerugian asas sentralisasi :

a) Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat

disediakan oleh unit tata usaha.

b) Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.

c) Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

d) Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.

e) Lambat dalam pelaksanaan tugas.

Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya

kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top

Manajer. Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara skematis :

Gambar 1.1

Penerapan asas sentralisasi (pemusatan)

2. Asas desentralisasi (pemencaran).

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-

masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri

sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh

unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke

http://2.bp.blogspot.com/-Yr-R-L6wvgY/UDnQ0znXieI/AAAAAAAAAVA/g4wm1ThTDRA/s1600/Sentralisasi.jpg

http://2.bp.blogspot.com/-Yr-R-L6wvgY/UDnQ0znXieI/AAAAAAAAAVA/g4wm1ThTDRA/s1600/Sentralisasi.jpg


seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian)

melaksanakan kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung

jawab terhadap kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap

bagian tidak melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan

hanya bertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.

Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi

selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja

ketatausahaan yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi

dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi,

memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya dan kepala bagian pemasaran hanya

bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.

Keuntungan asas desentralisasi :

a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-

masing.

b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan.

c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.

d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

kerugian asas desentralisasi

a) pekerjaan akan terlalu bebas.

b) Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi.

c) Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip.

d) Adanya pemborosan biaya

e) Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja

f) Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

Pada asas ini manajer kantor memegang peranan sebagai pengawas , artinya

kepala kantor hanya bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan TU Umum

kepada Top Manajer dan hanya memberikan kebebasan dalam menangani

pekerjaan di KA TU. Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara

skematis


Gambar 1.2

Penerapan asas desentralisasi (pemencaran)

3. Asas Dekonsentralisasi (campuran)

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan

dan kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan

kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku.

Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor

sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala

sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun

kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain.

Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang

maksimal.

Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi pusat untuk

melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk

unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor

pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan

organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya.

Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu :

1. Melaksanakan aktivitas tertentu yang sebaiknya dilakukan di pusat dan

memberikan pertimbangan-pertimbangan kepada segenap satuan operatif dalam

hal pembuatan formulir-formulir, pelaporan-pelaporan dan pekerjaan-pekerjaan

kantor pada umumnya

http://3.bp.blogspot.com/-6CYPc8YOWco/UDnQ9FAjvTI/AAAAAAAAAVI/95vc_vJFVCQ/s1600/Desentralisasi.jpg



Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh

keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan

diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.

2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan

ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi.

Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat

mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan,

dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan

dalam organisasi.

Setiap kantor memiliki penerapan asas pengorganisasian pekerjaan kantor yang

berbeda-beda. Tergantung dengan budaya, jenis organisasi dan system yang di anutnya

dalam menentukan asas-asas pengorganisasian pekerjaan kantor yang akan di gunakan di

dalam kantor atau perusahaan tersebut. Beberapa contoh penerapan asas-asas

pengorganisasian pekerjaan kantor yaitu :

1. Asas sentralisasi (pemusatan)

Contoh penerapan asas ini adalah bagian surat menyurat tersendiri, bagian

kearsipan tersendiri, bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-masing

bagian secara sentral melayani seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan

tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut bagian tata usaha atau sekretariat.

Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip, maka secara

sentral semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan

dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

2. Asas desentralisasi (pemencaran)

Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas

utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga

melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran,

mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain. Begitu juga di

unit lain seperti produksi, keuangan, HRD dan lainnya. Mereka melakukan tugas

utamanya masing-masing namun juga melaksanakan fungsi pekerjaan kantor.


3. Asas campuran

Sebagai contohnya adalah sebuah universitas memiliki kantor pelayanan

ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-

tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi

pelayanan pada falultas tersebut. Selain itu di perusahaan dagang, penyedia jasa,

dan Bank juga telah banyak menggunakan asas ini. Asas campuran ini sangat

cocok digunakan oleh perusahaan dan instansi besar yang memiliki berbagai

cabang dibanyak daerah atau tempat.


1. Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit

dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan, disebut…

a. Asas desentralisasi

b. Asas resentralisasi

c. Asas gabungan

d. Asas sentralisasi

e. Asas besentralisasi

2. sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk

melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor

pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.

Kasus tersebut merupakan penerapan asas….



c. Asas gabungan


e. Asas besentralisas

3. Berikut yang merupakan asas-asas manajemen perkantoran adalah …..

a. Asas resentralisasi, Asas desentralisasi, Asas gabungan

b. Asas desentralisasi, Asas besentralisasi, Asas gabungan

c. Asas besentralisasi, Asas sentralisasi, Asas gabungan

d. Asas Sentralisasi, Asas Desentralisasi, Asas gabungan

e. Asas resentralisasi, Asas besentralisasi, Asas sentralisasi

4. Salah satu tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi

yaitu….

a. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan

ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi

b. Memberikan pengajaran dan pengalaman terhadap pelaksanaan pekerjaan



c. Memberikan tugas dan intruksi terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan

yang tersebar di segenap satuan organisasi

d. Memberikan pendidikan dan pelatihan terhadap pelaksanaan pekerjaan


e. Memberikan bimbingan dan pelatihan terhadap pelaksanaan pekerjaan


5. Yang bukan merupakan keuntungan dari penggunaan asas desentralisasi dalam

organisasi adalah …..

a. Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-

masing.

b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan.

c. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.

d. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

e. Pekerjaan tidak dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan.

6. Yang bukan merupakan kerugian dari penggunaan asas sentralisasi dalam

organisasi adalah …..

a. Tidak adanya pengawasan yang dapat menimbulkan frustasi.

b. Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat.

c. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

d. Lambat dalam pelaksanaan tugas.

e. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit

7. Pekerjaan pelayanan atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok untuk

mencapai tujuan organisasi, disebut…

a. pekerjaan operatif

b. pekerjaan kantor

c. pekerjaan pesuruh

d. pekerjaan fisik

e. pekerjaan otot

8. Beberapa unit pelayanan yang dapat di bentuk dalam penerapan Asas sentralisasi

(pemusatan), kecuali …..

a. bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian jasa

b. bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor

c. bagian surat menyurat, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja,

d. bagian penerimaan tamu, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor


e. bagian surat menyurat, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor

9. Salah satu ciri pekerjaan kantor memang bersifat pelayanan, artinya …..

a. Dilakukan demi tidak terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain.

b. Dilakukan demi terselenggaranya seluruh unsur organisasi.

c. Dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain

d. Dilakukan demi membuat keputusan yang tepat dalam organisasi

e. Dilakukan demi pengolahan arsip dan iventarisasi, komunikasi internal dan

eksternal

10. Salah satu tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi,

adalah…

a. Memberikan tindakan dan penegasan terhadap pelaksanaan pekerjaan


b. Memberikan demosi dan demonstrasi terhadap pelaksanaan pekerjaan


c. Memberikan himbauan dan pemberitahuan terhadap pelaksanaan pekerjaan


d. Memberikan motivasi dan harapan hidup terhadap pelaksanaan pekerjaan


e. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan


1. Sebutkan dan jelaskan azas-azas manajemen perkantoran yang anda ketahui?

2. Apa saja perbedaan dari masing-masing asas-asas tersebut?


1. A

2. C

3. D

4. A

5. E

6. A

7. B

8. A

9. C

10. E

1. Ada 3 jenis asas manajeman perkantoran yaitu :

Asas sentralisasi (pemusatan)

Asas sentralisasi adalah asas dengan semua pekerjaan kantor dalam organisasi

yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi

yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan

operatif (tugas utama).

Asas desentralisasi (pemencaran).




unit atau bagian organisasi.

Asas Dekonsentralisasi (campuran)

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan

kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan


Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan

kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat.

2. perbedaan dari masing-masing asas-asas manajemen perkantoran yaitu :

Asas Sentralisasi : Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan

tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti


mengetik, mengelola surat, mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-

pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi

yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan

lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak

unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk

bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat

dibntuk

Asas Desentralisasi :kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian

organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan

kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor)

bertanggung jawab terhadap kegiatan kantor yang berada

dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati batas

tanggung jawabnya. Dalam asas ini pula masing-masing satuan

organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-

tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan

yang terdapaat dalam lingkungan sendiri

Asas Gabungan : Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak

mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku.

Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam

melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian

pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah

pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu

namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk

pekerjaan yang lain. Pada organisasi yang sudah besar dapat

dibentuk unit organisasi pusat untuk melayani semua unit

organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit

pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat

dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas

campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih

menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya.


Kompetensi Dasar

Ringkasan Materi

Tes Formatif

Materi Pokok dan Sub Materi

Tujuan Pembelajaran

Kunci Jawaban


1.2. Mengidentifikasi struktur organisasi dan jabatan di bidang administrasi

perkantoran

ORGANISASI KANTOR


Secara sederhana, organisasi dapat dinyatakan sebagai perpaduan dari beberapa

rangkaian kerja sama untuk mencapai tujuan, oleh karena itu organisasi yang baik adalah

organisasi yang dapat menciptakan sistem kerja sama dalam pencapaian tujuan. Menurut

T.W. Wajong; dalam Fungsi

Administrasi Negara dinyatakan

bahwa ” Organisasi adalah

gabungan alat yang disusun dalam

hubungan kerja sama untuk

mencapai tugas tertentu”.

(Wajong 1989). Oleh Sondang P

Siagian; dalam Filsafat

Administrasi, disebutkan bahwa :

“Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang

bekerja sama serta secara formal terkait dalam rangka pencapaian tujuan yang telah

ditentukan, dalam kaitan mana terdapat seorang atau beberapa orang yang disebut atasan dan

seorang/ sekelompok orang yang disebut bawahan”. (Sondang P. Siagian, 1978. hal. 7)

Sedangkan kantor dapat definisikan sebagai sebutan untuk tempat yang digunakan

untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa

suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi

kepada dua jenis; kantor yang terbesar dan terpenting biasanya dijadikan kantor pusat,

sedangkan kantor-kantor lainnya dinamakan kantor cabang. Definisi lain dari kantor adalah

kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan

tempat pengendalian kegiatan informasi.

Jadi dapat di simpulkan bahwa orgaisasi kantor adalah perpaduan dari beberapa

rangkaian kerjasama yang memiliki struktur pekerjaan, tanggung jawab dan pembagian kerja

untuk mencapai tujuan bersama yang sama dalam suatu tempat yang digunakan untuk

perniagaan atau perusahaan yang di jalankan secara rutin.

http://jasapengetikan.com/birokrasi-dan-administrasi-publik.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Perniagaan

http://id.wikipedia.org/wiki/Perusahaan

http://id.wikipedia.org/wiki/Kamar

http://id.wikipedia.org/wiki/Ruangan

http://id.wikipedia.org/wiki/Bangunan

http://mengerjakantugas.blogspot.com/2009/01/organisasi-proyek.html


Prinsip organisasi merupakan hal yang terpenting

bagi sutu perusahaan atau instansi. Prinsip organisasi akan

menghasilkan suatu keefisienan dalam menggunakan sumber

daya perusahaan, khususnya sumber daya manusia dan

keuangan. Menurut Robbons (2003), Gitlow (2001), dan

Cortada (2001) ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam

mendesain struktur organisasi. Yaitu :

1. Spesialisasi pekerjaan adalah derajat dimana derajat

dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Melalui

pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi

dapat dicapai.

2. Departementalisasi sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan

kesamaan fungsi yang dijalankan. Katergori dalam departementalisasi adalah kategori

wilayah atau geografi. Untuk itu kategori sangat diperlukan karena organisasi

dilapangan sangat jarang menggunakan 1 kategori, minimal 2 kategori yang

digunakan dalam pengorganisasian operasi perusahaan.

3. Rantai Komando merupakan unsur yang menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas

(pekerjaan) akan dilaporkan.

4. Rentang Pengawasan, unsure ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang dapat

dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi adalah unsur yang berkaitan dengan peran siapa yang

akan mengambil suatu keputusan dalam suatu organisasi. Jika pengambilan keputusan

dilakukan oleh pemimpin atau kantor pusat dapat dikatakan bahwa organisasi yang

bersangkutan menggunakan sentralisasi. Sedangkan desentralisasi menurut Gomez

Mejia, Balkin dan Cardy (2004) desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab

dan wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang

berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian, dengan menggunakan

desentralisasi tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah,

karena banyak orang yang terlibat didalamnya.

6. Formalisasi, Unsure ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji (2004) sebagai suatu

dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan

pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan.


Sedangkan beberapa prinsip-prinsip yang perlu di perhatikan dalam organisasi kantor.

yang baik menurut Drs.Moekijat dalam bukunya “Administrasi Perkantoran” , yaitu :

a. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian terbawah

perusahaan.

b. Otoritas harus dihubungkan dengan tenggung jawab.

c. Jenjang pengawasan harus tepat

d. Pengawasan pusat dengan desentralisasi yang maksimum.

e. Jangan ada terlalu banyak tingkatan manajemen.

f. Menjamin adanya garis komunikasi yang baik, baik secara vertical maupun secara

horizontal.

g. Otoritas dan tanggung jawab harus dirumuskan.

h. Menggunakan prinsip spesialisasi dengan sebaik-baiknya.

Salah satu usaha untuk menjamin adanya fleksibilitas dalam rangka pengembangan

organisasi, maka bentuk organisasi harus diusahakan sesederhana mungkin. Dalam

perkembangannya ada enam macam bentuk organisasi yang masing masing memiliki

kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya. Keenam macam bentuk organisasi yaitu :

1. Organisasi Lini

Organisasi lini (garis lurus) merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Cirri

utama organisasi ini adalah jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak

pada satu garis vertical. Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh

masalah baik itu menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia.

Organisasi lini banyak digunakan pada perusahaan-perusahaan kecil dan prinsip-prinsip

pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini

disebut juga organisasi tradisional atau klasik.

Kelebihan struktur garis atau organisasi lini yaitu :

Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang

diembannya, karena struktur ini sederhana dan mudah dimengerti.

Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat

karena tidak ada halangan birokrasi


Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi pada umumnya besar,

sebab mereka saling mengenal satu sama lain

Antar anggota dapat terbina perasaan saling pengertian satu sama lain.

Kekurangan struktur garis atau organisasi lini yaitu :

Kekurangan terbesar struktur ini adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan

spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih

kompleks.

Manajer harus mengerjakan beberapa aktivitas khusus sendiri karena tidak adanya

staf tambahan. Ketika tugas manajerial berkembang, beberapa tugas harus

didelegasikan.

Struktur ini juga sering gagal memberikan pengganti personel manajerial yang

sesuai karena pada beberapa kasus, tugas karyawan yang terbatas sejak awal

menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat

ke posisi manajerial.

Tujuan pribadi pimpinan tertinggi seringkali tidak dapat dibedakan dengan tujuan

organisasi.

Gambar 2.1

Contoh Bentuk Organisasi Lini

2. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-

orang lini terdiri dari orang-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya.

Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan

penyedia fasilitas untuk lini.


Kelebihan struktur garis (lini) dan staf, yaitu :

Posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf.

Manajer pada posisi garis mempunyai waktu lebih untuk melakukan aktivitas yang

berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan.

Fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan

menyelesaikan proyek baru dengan jumlah waktu yang minimum.

Sebagian besar pengalaman sebagai staf merupakan persiapan menuju posisi garis.

Dapat diterapkan di segala macam organisasi, baik organisasi besar maupun

organisasi kecil

Disiplin dan gairah kerja karyawan pada umumnya tinggi

Kekurangan struktur garis dan staf, yaitu :

Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah.

karyawan staf “mengambil” wewenang posisi garis.

Beberapa manajer mengurangi “privilege” dari staf ahli, yang menghalangi

perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.

Tugas pokok organisasi seringkali di nomor duakan.

Arus kerja dan proses pengambilan keputusan seringkali berbelit-belit.

Apabila pertumbuhan tidak terawasi dengan tepat bisa menyuburkan praktek KKN.

Sehingga struktur organisasi tidak lagi sesuai dengan volume kerja yang ada.

Gambar 2.2

Contoh Bentuk Organisasi Lini dan Staf


Pada organisasi lini dan staf beberapa beban presiden direktur dibagi kepada beberapa

spesialis (manajer/direktur penjualan, manajer pabrik, dsb). Tetapi mereka tetap melapor

kepada presdir yang tetap memikul tanggung jawab keseluruhan atas operasi usaha.

Bagan organisasi lini staf yang disederhanakan dapat dilihat dari gambar diatas.

3. Organisasi fungsional

Organisasi dengan bentuk ini merupakan suatu organisasi yang berdasarkan pembagian

tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya.

Organisasi ini tidak terlalu menekan hilarki sturtural, tetepai lebih pada sifat dan pungsi

yang perlu dijalankan. Dalam organisasi ini seorang bawahan dapat menerima beberapa

instruksi dari beberapa pejabat serta harus mempertanggung jawabkannya pada masing-

masing pejabat yang bersangkutan.

Kelebihan dari organisasi fungsional, yaitu :

a. Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik.

b. Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal.

c. Koordinasi antara orang-orang dalam satu funsi mudah dilaksanakan atau dijalankan.

d. Pekerjaan mental dapat dipisahkan dari pekerjaan fisik.

Kekurangan organisasi fungsional antara lain adalah sebagai berikut :

a. Tanggung jawab terbagi-bagi, sehingga jika terjadi satu masalah tidak jelas siapa

yang harus bertanggung jawab penuh.

b. Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan yang membingungkan,

c. Terjadi saling mementinngkan fungsi masing-masing menyebabkan koordinasi yang

bersifat menyeluruh sukar dijalankan.

d. Pertukaran (mutasi) pekerjaan sukar dilakukan, karna anggota organisasi terlalu

menspesialisasikan diri dalam satu bidang keahliannya saja, sehingga untuk

mengadakan pertukaran jabatan harus dilakukan suatu pendidikan yang intensif

terlebih dahulu.


Gambar 2.3

Contoh Bentuk Organisasi Fungsional

4. Organisasi Lini dan Fungsional

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada

perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan

tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang

melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala

unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan. Memiliki ciri-ciri:

Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat

bantuan.

Terdapat spesialisasi yang maksimal

Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

Gambar 2.4

Contoh Bentuk Orgaisasi lini dan Fungsional


Kebaikan organisasi Lini dan fungsional, yaitu :

a. Solodaritas tinggi

b. Disiplin tinggi

c. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

d. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

Sedangkan keburukannya adalah :

a. Kurang fleksibel dan tour of duty

b. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih

dari satu orang

c. Spesiaisasi memberikan kejenuhan

5. Organisasi Lini, Fungsional dan Staff

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan

fungsional. Memiliki ciri-ciri: Organisasi besar dan kadang sangat ruwet, Jumlah

karyawan banyak. Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:

Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

Gambar 2.5

Contoh Bentuk Organisasi Lini, Fungsional Dan Staf


6. Organisasi Komite

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan

secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :

a) Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai

wewenang lini

b) Staff Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf.

Memiliki ciri-ciri :

Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota

dewan.

Asas musyawarah sangat ditonjolkan

Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi

Gambar 2.6

Contoh Bentuk Organisasi Komite

Kebaikan Organisasi komite, yaitu :

1) Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan

pemegang saham maupun dewan

2) Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

3) Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Sedangkan keburukan organisasi komite, yaitu :

1) Proses decision making sangat lambat

2) Biaya operasional rutin sangat tinggi

3) Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

Presiden

Mentri Negara - dep Pejabat Setingkat Mentri Mentri Negara – non dep Komite: KPU, KPPU


7. Struktur Matriks

Struktur organisasi matriks mulai diperkenalkan oleh industri antariksa amerika

serikat. Organisasi matriks adalah suatu desain struktural menugaskan para spesialis dari

berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek atau lebih yang dipimpin

oleh para manajer.

Ciri-ciri organisasi matriks sitem organisasi ini menghubungkan para karyawan di

bagian yang berbeda, agar dapat bekerja sama menyelesaikan proyek tertentu. Sistem ini

banyak digunakan diperusahaan-perusahaan besar atau perusahaan multinasioanal.

Contoh Struktur Organisasi Matriks

Keunggulan Struktur Matriks, adalah:

1. Memacu kreativitas dan inisiatif karyawan dalam menghadapi perubahan-perubahan

lingkungan.

2. Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah dapat diambil karena adanya staf

ahli.

3. Memungkinkan inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi regular.

Kelemahan Struktur Matriks, adalah:

1. Masalah potensial mengenai akuntabilitas karena adanya lebih dari satu atasan.

2. Kesulitan potensial dalam membentuk tim yang yang solid karena karyawan direkrut

dari beragam departemen.

3. Berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dan manajer departemen

lainnya.

http://2.bp.blogspot.com/-YL15sd4NNd4/ULIeWWy8aCI/AAAAAAAACl0/9diWkKwBrTU/s1600/matriks.jpg



Setelah kita mengetahui berbagal macam struktur organisasi, hal yang perlu kita

lakukan adalah merancang pekerjaan untuk masing-masing posisi, yang diikuti dengan

analisis dan bagaimana mendeskripsikan pekerjaan yang telah didesain sebelumnya.

Rancangan pekerjaan didefinisikan oleh Gomez-Meija, dkk (2004) sebagai proses

pengorganisasian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk melakukan sebuah

pekerjaan. Ada dua hal panting yang berpengaruh dalam merancang sebuah pekerjaan, yaitu

(1) Analisis alur kerja (work flow analysis) yang mendeskripsikan bagaimana pekerjaan

sebagai input menambah nilai terhadap sebuah pekerjaan, yang nantinya akan dilanjutkan

oleh pekerjaan lainnya. (2) Strategi bisnis yang diambil dan bagaimana struktur organisasi

yang paling tepat dengan strategi tersebut.

Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan (Gomez-Mejia,

dkk, 2004):

1. Penyederhanaan pekerjaan.

Pendekatan ini didasari oleh asumsi bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih

sederhana, berupa tugas yang selalu berulang-ulang untuk mernaksimalkan efisiensi

dan efektivitas pekerjaan administrasi. Meskipun penyederhanaan pekerjaan hampir

sama dengan penyusunan kembali proses bisnis (business process reengineering /

BPR), namun hal yang membedakan adalah pendekatan ini hanya menitikberatkan pada

pekerjaan dan proses tertentu, bukan proses keseluruhan dart sebuah perusahaan

(Denton, 1992).

2. Pemekaran pekerjaan.

Pendekatan ini menurut Szilagyi dan Wallace (1980) dilakukan dengan memekarkan

sebuah pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya, jika seorang pekerja

bagian persuratan hanya bertanggung jawab pada pengiriman surat, namun sekarang

diberikan tanggung jawab untuk melakukan pendokumentasian surat.

3. Perotasian pekerjaan.

Pendekatan ini dimungkinkan dengan merotasi karyawan di antara pekerjaan yang ada

tanpa mengubah alur pekerjaan. Misalnya, jika seorang staf dart bagman persuratan


dirotasi ke bagian administrasi keuangan. Hal ini dilakukan jika dirasakan bahwa

karyawan menterlukan penyegaran lingkungan dan jenis pekerjaan. Karena apabila

tidak dilakukan, produktivitas yang bersangku tan akan menurun dan tidak berkinerja

sebagaimana mestinya.

4. Pemerkaya pekerjaan.

Pendekatan ini dilakukan untuk membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan

menantang bagi seorang karyawan. Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa

tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga selesainya

proses pekerjaan yang dimaksud (Lawler, 1986). Misalnya, seorang karyawan bagian

duplikasi (fotokopi) dokumen perusahaan juga bertanggung jawab terhadap

pendistribusian di lingkungan internal perusahaan.

5. Desain pekerjaan berdasarkan tim.

Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan wewenang bagaimana menyelesaikan

pekerjaan yang diberikan (Campion dan Higgs, 1995). Pendekatan ini dapat

dicontohkan dengan pembentukan tim administrasi sebuah proyek baru yang

melibatkan karyawan dari bidang keuangan, pemasaran, R&D, dan sumber daya

manusia. Diharapkan nantinya pembentukan tim tersebut diikuti dengan kemandirian

dalam mengelola sebuah proyek, seperti perencanaan anggaran proyek ataupun

bagaimana memanfaatkan sumber daya yang ada seefektif dan seefisien mungkin.

Setelah pekerjaan dirancang, langkah yang perlu dilakukan adalah analisis pekerjaan.

Analisis ini merupakan proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat

keputusan tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi tugas, kewajiban,

dan tanggung jawab dart pekerjaan tertentu.

Tugas merupakan elemen dasar dan hal yang perlu dilakukan dalam sebuah pekerjaan.

Adapun kewajiban adalah satu atau lebih tugas yang hams dilakukan guna menyelesaikan

pekerjaan. Dan tanggung jawab merupakan satu atau beberapa kewajiban yang

mengidentifikasi dan menjelaskan tujuan utama atau alasan utama sebuah pekerjaan itu ada.

Ada beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam melakukan sebuah analisis pekerjaan,

misalnya, Dari mana pekerjaan administrasi tersebut berasal? Apakah diperlukan peralatan

khusus (misalnya, kalkulator, mesin fax, printer, mesin fotokopi, dan sebagainya)?

Pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan

pekerjaan administrasi yang dimaksud? Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan?

Dalam kondisi yang hagaimana pekerjaan administrasi tersebut hat-us dilakukan? Nilai


tambah apa yang diharapkan dengan adanya pekerjaan administrasi tersebut? Dengan bagian

administrasi mana pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan?

Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan, dan

didefinisikan oleh analisis pekerjaan ke dalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan

deskripsi pekerjaan. Menurut Gomez-Mejia (2004), ada dua jenis deskripsi pekerjaan:

1. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dart tugas, kewajiban,

dan tanggung jawab dari pekerjaan. Hal ini biasanya mengatur hingga hal-hal detail

dart sebuah pekerjaan. Biasanya ini disediakan pada organisasi birokrasi, seperti

organisasi pemerintahan atau layanan publik yang mengedepankan efisiensi dan

kontrol untuk mencapai tujuannya.

2. Deskripsi pekerjaan secara umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas,

kewajiban, dan tanggung jawab dart sebuah pekerjaan (Johnson, 2001). Deskripsi ini

tepat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam

pencapaian tujuannya. Dewasa ini, deskripsi ini paling banyak digunakan pada

organisasi atau perusahaan yang didorong dengan adanya pelaksanaan TQM maupun

business process reengineering, di mana kedua hal tersebut mensyaratkan fleksibilitas

dalam mendeskripsikan sebuah pekerjaan yang menyisakan ruang untuk memperbaiki

pekerjaan yang ada (Candy dan Dobkins, 1992).

Menurut Jones (1984), deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu:

Identifikasi informasi, dengan mengidentifikasi nama pekerjaan, lokasi dan sumber

dari informasi analisis pekerjaan, siapa yang berwenang mendeskripsikan pekerjaan,

dan semua hal yang menyediakan informasi mengenai deskripsi pekerjaan.

Ringkasan pekerjaan, adalah pernyataan pendek yang meringkas kewajiban, tanggung

jawab, dan lokasi pekerjaan dalam struktur organisasi.

Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan, yang menjalankan apa yang telah

dilakukan pada pekerjaan, bagaimana pekerjaan tersebut diselesaikan, dan mengapa

harus diselesaikan (Fierman, 1994).

Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum. Spesifikasi pekerjaan merupakan

karakteristik karyawan yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan secara balk.

Misalnya, untuk staf bagian dokumentasi atau pustakawan dibutuhkan orang yang

memiliki karakteristik teliti dan tekun dalam mengorganisasi file-file sejarah sebuah

organisasi serta tahan pada situasi pekerjaan yang menjemukan. Adapun kualifikasi

minimum merupakan standar minimum yang harus dimiliki seorang pelamar untuk


pekerjaan yang dimaksud. Misalnya, untuk karyawan administrasi bagian keuangan

minimal bisa mengoperasikan Microsoft Excel secara baik.


Dari berbagai penjelasan pada bab-bab sebelumnya kami dapat menyimpulkan bahwa

Organisasi merupakan penggambaran jaringan hubungan kerja dan pekerjaan yang sifatnya

formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang diperuntukkan untuk setiap anggota

organisasi. Organisasi juga dapat dikatakan sebuah susunan hierarki yang secara jelas

menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab.

Selain itu, organisasi juga dapat diartikan sebagai alat yang berstruktur, permanen,

yang fleksibel,sehingga apa yang terjadi dan yang akan terjadi dalam organisasi relative tetap

sifatnya dan karenanya dapat diperkirakan.

Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam

suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya

dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya, organisasi besar yang

menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan tentunya

dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.

Suatu perusahaan maupun suatu instansi sangat diperlukan sebuah pengorganisasian

ataupun organisasi kantor. Pengorganisasian yang baik akan membawa sebuah kantor atau

perusahaan ke arah kesuksesan.


1. Fauza bekerja disuatu perusahaan elektronik. Di perusahaan itu dia menjabat sebagai

manager, setelah mendapat tugas berupa mempromosikan produk perusahaan itu.

Kemudian dia membagi-bagikan tugas itu kepada bawahannya agar tugas itu dapat cepat

selesai. Kegiatan yang dilakukan Fauza tersebut merupakan prinsip organisasi yaitu…

a. Koordinasi

b. Tingkat pengawasan

c. Pembagian kerja

d. Rentang management

e. Pendelegasian wewenang

2. Organisasi terbagi menjadi beberapa macam. Jika sebuah kantor menerapkan system

organisasi, dimana semua karyawan menerima instruksi langsung dari pimpinan kantor

itu. Maka jenis organisasi yang diterapkan dikantor itu adalah…

a. Organisasi garis/lini d. Organisasi lurus

b. Organisasi garis dan staf e. Organisasi kepanitiaan

c. Organisasi fungsional

3. Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-

warkat tertulis. Fungsi dari pekerjaan kantor tersebut adalah…

a. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

b. Sebagai bahan pertanggung jawaban

c. Untuk memberikan penjelasan

d. Untuk memenuhi tugas-tugas yang diberikan atasan

e. Mengatur informasi

4. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekurangan dari bentuk

organisasi…

a. Staf d. Fungsional dan garis

b. Fungsional e. Garis/Lini

c. Garis dan staff

5. Salah satu fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi adalah sebagai berikut, kecuali…

a. Memberikan pelayanan untuk mencapai tujuan organisasi

b. Menyediakan informasi bagi pimpinan

c. Menyediakan keterangan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan

d. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

e. Meningkatkan motivasi karyawan

6. Apa bila seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan

berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya

dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan


dimanfaatkan semaksimal mungkin tetapi sulit untuk melakukan tour of duty,

merupakan bentuk organisasi…

a. Fungsional d. Fungsional dan garis

b. Staf e. Lini

c. Garis dan staff

7. Pekerjaan penunjang tugas utama, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis

menulis, catat mencatat yang berhungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan,

merupkan pengertian dari…

a. Pekerjaan tulis d. Pekerjaan kertas

b. Manajemen e. Pekerjaan melayani

c. Pekerjaan kantor

8. Salah satu contoh pekerjaan kantor adalah…

a. Traveling d. Maling

b. Mailing e. penunjang

c. Driving

9. Berikut ini termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor yang dilaksanakan di sekolahan

yaitu…

a. Mengajar siswa d. Mencatat pesanan

b. Membuat soal-soal ulangan e. memeriksa pasien

c. Memberikan hukuman

10. Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan

secara kolektif, adalah pengertian dari …

a. Organisasi Lini

b. Organisasi Fungsional

c. Organisasi Struktural

d. Organisasi Komite

e. Organisasi Matriks

1. Jelaskan secara singkat pengertian organisasi, dan unsur-unsur apa yang terdapat

dalam organisasi ?

2. Gambarkan contoh organisasi yang sederhana!


1. C

2. A

3. A

4. E

5. E

6. A

7. C

8. B

9. B

10. D

1. Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama

untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terkait secara formal dalam suatu

susunan hierarkis.

Unsur-unsurnya: kelompok orang; kerjasama; tujuan; keterikatan formal; dan

sususnan hierarkis

2. Struktur organisasi sederhana


Evaluasi

Lembar Penilaian

Kunci Jawaban


1. William Leffingwell dan Edwin Robinson merumuskan pekerjaan kantor sebagai

berikut, kecuali…

a. warkat-warkat dari badan usaha

b. pemakaian warkat-warkat

c. pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari

d. penelantaran warkat-warkat

e. pembuatan warkat-warkat

2. Pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit

dalam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan, disebut…

f. Asas desentralisasi

g. Asas resentralisasi

h. Asas gabungan

i. Asas sentralisasi

j. Asas besentralisasi

3. Berikut yang merupakan asas-asas manajemen perkantoran adalah …..

a. Asas resentralisasi, Asas desentralisasi, Asas gabungan

b. Asas desentralisasi, Asas besentralisasi, Asas gabungan

c. Asas besentralisasi, Asas sentralisasi, Asas gabungan

d. Asas Sentralisasi, Asas Desentralisasi, Asas gabungan

e. Asas resentralisasi, Asas besentralisasi, Asas sentralisasi

4. unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan,

namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat

surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain,

merupanak contoh penerapan dari….

a. Asas Desentralisasi

b. Asas Sentralisasi

c. Asas Gabungan

d. Asas Resentralisasi

e. Asas Besentralisasi


5. Salah satu tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi,

adalah…

f. Memberikan tindakan dan penegasan terhadap pelaksanaan pekerjaan


g. Memberikan demosi dan demonstrasi terhadap pelaksanaan pekerjaan


h. Memberikan himbauan dan pemberitahuan terhadap pelaksanaan pekerjaan


i. Memberikan motivasi dan harapan hidup terhadap pelaksanaan pekerjaan


j. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan


6. sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk

melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor

pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.

Kasus tersebut merupakan penerapan asas….

f. Asas desentralisasi

g. Asas resentralisasi

h. Asas gabungan

i. Asas sentralisasi

j. Asas besentralisas

7. Berikut ini merupakan struktur penerapan asas…



c. Asas gabungan


e. Asas besentralisas




8. sebagai perpaduan dari beberapa rangkaian kerja sama untuk mencapai tujuan, oleh

karena itu organisasi yang baik dapat menciptakan sistem kerja sama dalam

pencapaian tujuan, adalah pengertian dari ….

a. Organisasi

b. Kantor

c. Pekerjaan kantor

d. Prinsip Kantor

e. Fungsi kantor

9. Ada 6 prinsip yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi, kecuali…

a. Spesialisasi pekerjaan

b. Departementalisasi

c. Repartementalisasi

d. Rantai Komando

e. Formalisasi

10. Jabatan-jabatan yang tercantum didalam organisasi terletak pada satu garis vertical.

Dalam organisasi ini presiden direktur menangani seluruh masalah baik itu

menyangkut produksi, penjualan, keuangan ataupun personalia, ini menujukkan ciri

organisasi…..

a. Lini

b. Staf

c. Struktural

d. Line

e. Fungsional

11. Berikut ini merupakan struktur organisasi …….

a. Lini dan Fungsional

b. Lini dan Struktural

c. Lini dan Staf

d. Lini, Staf dan Fungsional

e. Komite

12. Kelebihan dari Struktur Organisasi Lini adalah…..

a. Posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan

staf


b. Disiplin dan gairah kerja karyawan pada umumnya tinggi

c. Spesialisasi karyawan dapat dilakukan secara maksimal

d. Antar anggota dapat terbina perasaan saling pengertian satu sama lain

e. Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik

13. Berikut ini merupakan struktur organisasi ……

a. Lini

b. Matriks

c. Komite

d. Fungsional

e. Staf

14. Organisasi komite merupakan suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas

tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif, yg terdiri dari….

a. Executive Committee dan Staff Committee

b. Staff Committee dan Fungsional Committee

c. Executive Committee dan Fungsional Committee

d. Privilege Committee dan Fungsional Committee

e. Departementalisasi Committee dan Staff Committee

15. Berikut yang merupakan kelemahan dari penerapan struktur organisasi Matriks

adalah…

a. Tujuan pribadi pimpinan tertinggi seringkali tidak dapat dibedakan dengan tujuan

organisasi

b. Tugas pokok organisasi seringkali di nomor duakan

c. Arus kerja dan proses pengambilan keputusan seringkali berbelit-belit

d. Ditinjau dari segi karyawan, banyaknya atasan yang membingungkan

e. Masalah potensial mengenai akuntabilitas karena adanya lebih dari satu atasan

16. Bentuk Organisasi lini dan Fungsional memiliki beberapa ciri yaitu….

a. Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat

bantuan

b. Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota

dewan

c. Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi

d. Karyawan dengan tugas pokok (line personal)




e. spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya. Organisasi ini tidak terlalu

menekan hilarki sturtural

17. Ada 5 pendekatan yang dapat digunakan dalam merancang pekerjaan menurut

Gomez-Mejia, kecuali ….

a. Penyederhanaan pekerjaan

b. Pemekaran pekerjaan

c. Pemaksaan pekerjaan

d. Perotasian pekerjaan

e. Pemerkaya pekerjaan

18. Menurut Gomez-Mejia ada dua jenis deskripsi pekerjaan, yaitu ….

a. Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang merupakan ringkasan dari tugas,

kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan dan Deskripsi pekerjaan secara

umum yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung

jawab dart sebuah pekerjaan

b. Deskripsi pekerjaan secara umum yang merupakan ringkasan dart tugas,


khusus yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung

jawab dart sebuah pekerjaan

c. Deskripsi pekerjaan secara khusus yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas,

kewajiban, dan tanggung jawab dart sebuah pekerjaan dan Deskripsi pekerjaan

secara umum yang merupakan ringkasan dart tugas, kewajiban

d. Deskripsi pekerjaan secara umum yang merupakan ringkasan jabatan, wewenang

dan otoritas dalam pekerjaan dan Deskripsi pekerjaan secara khusus, yang

merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban, dan tanggung jawab dari pekerjaan

e. Deskripsi pekerjaan secara umum yang merupakan ringkasan dart tugas,


khusus yang mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban

19. Kebaikan dari penerapan bentuk organisasi komite yaitu….

a. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal

b. Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil

c. Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan

d. Memungkinkan inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi regular

e. Adanya spesialisasi menyebabkan perencanaan tugas dapat dengan baik


20. Karyawan lebih sulit untuk mengembangkan diri, merupakan kekurangan dari bentuk

organisasi…



c. Garis dan staf

21. deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, Kecuali…..

a. Identifikasi informasi

b. Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan

c. Otoritas dan kewenangan jabatan

d. Spesifikasi pekerjaan

e. Ringkasan pekerjaan

22. Yang merupana bentuk organisasi paling sederhana dan sering di gunakan pada

perusahaan-perusahaan kecil adalah….



c. Garis dan staff

23. Berikut ini merupakan struktur organisasi …….

a. Lini dan Fungsional

b. Lini dan Struktural

c. Lini dan Staf

d. Lini, Fungsional dan Staf

e. Komite

24. Berikut ini yang merupakan bentuk-bentuk organisasi, kecuali…

a. Staf d. Line

b. Fungsional e. Lini

c. Matriks

25. Pertumbuhan tidak terawasi dengan tepat bisa menyuburkan praktek KKN. Sehingga

struktur organisasi tidak lagi sesuai dengan volume kerja yang ada, merupakan

kekurangan dari bentuk organisasi…



c. Garis dan staff


1. Sabut dan jelaskan macam-macam asas manajemen perkantoran!

2. Berikan contoh dari macam-macam asas manajemen perkantoran masing-masing

satu!

3. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang organisasi kantor?

4. Sebutkan dan jelaskan prinsip-prinsip yang harus di perhatikan dalam mendisain

struktur organisasi!

5. Sebutkan dan gambarkan beberapa macam bentuk organisasi!(min.3)


I. Petunjuk Kerja Siswa

Diskusikanlah dengan kelompok mu yang tersiri dari 4-5 orang aggota

Siapkan alat berupa :

1. Gunting

2. penggaris

3. karton

bahan berupa

1. Lem kertas

2. Koran

Amati dan perhatikan asas dan struktur organisasi yang ada di lingkungan sekolah

mu.

Diskusikan hasil pengamatan kalian

Buatlah Mean Map dan gambarkan struktur organisasi yang kalian temukan dalam

pengamatan kalian di atas katron menggunakan alat dan bahan yang sudah kalian

siapkan

Presentasikan hasil diskusi kalian di depan kelas

II. Petunjuk Kerja Guru

Berilah penjelasan dari macam-macam bentuk organisasi yang ada.

Pastikan bahwa seluruh siswa telah mengerti akan materi yang telah diajarkan agar

pengamatan ini dapat berjalan dengan baik dan berhasil

Guru harus siap menjadi fasilitator jika ada siswa yang kesulitan dalam melakukan

pengamatan

Bantulah siswa jika mereka membutuhkan bantuan selama melakukan pengamatan


A. PEDOMAN PENILAIAN

Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor

Pilihan Ganda 25 1 – 25 2

Jumlah Skor 50

Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor Maksimum

Uraian 5 1 12

2 8

3 5

4 13

5 12

Jumlah Skor

B. Kriteria perolehan skor uraian :

Nomor

Soal Skor Kriteria Perolehan Skor

1.

2 Diperoleh jika siswa mampu menyebutkan asaz-asaz manajemen

perkantoran

10 Diperoleh jika siswa menjelaskan dari masing-masing asaz-asaz

manajemen perkantoran

2

2 Diperoleh jika siswa hanya memberikan satu contoh asaz-asaz

manajemen perkantoran

6 Siswa dapat memberikan contoh dari semua asas-asa manajemen

perkantoran

3 5 Diperoleh jika siswa dapat menjelaskan pengertian organisasi kantor

4

2 Diperoleh jika siswa hanya menyebutkan 1-2 prinsip-prinsip organisasi

kantor

4 Diperoleh jika siswa dapat menyebutkan 6 prinsip-prinsip organisasi

kantor

7 Diperoleh jika siswa dapat menyebutkan dan menjelaskan dari masing-

masing prinsip-prinsip organisasi kantor

5

4 Diperoleh jika siswa hanya dapat menyebutkan min.3 macam saja benuk

organisasi tanpa menggambarnya

8 Diperoleh jika siswa mampu menggambarkan macam-macam bentuk

organisasi

Bentuk Soal Jumlah Skor Maksimum

Pilihan Ganda 50

Uraian 50

Total 100


Keterangan :

A : Sangat Baik (85 – 100) C : Cukup (60 - 69)

B : Baik (75 – 84) D : Kurang (<60)

Pedoman penilaian :

Nilai = ∑

x 100


1. D 11. A 21. C

2. A 12. D 22. E

3. D 13. B 23. A

4. A 14. A 24. D

5. A 15. E 25. C

6. C 16. A

7. C 17. C

8. A 18. A

9. C 19. B

10. A 20. C

1. Ada 3 jenis asas manajeman perkantoran yaitu :

Asas sentralisasi (pemusatan)

Asas sentralisasi adalah asas dengan semua pekerjaan kantor dalam organisasi

yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi

yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan

operatif (tugas utama).

Asas desentralisasi (pemencaran).




unit atau bagian organisasi.

Asas Dekonsentralisasi (campuran)

Asas sentralisasi dan asas desentralisasi masing-masing memiliki kelebihan dan

kekeurangn masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan


Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan

kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat.

2. Contoh dari asas-asas manajemen perkantoran yaitu :

a. Asas sentralisasi (pemusatan)


Contoh penerapan asas ini adalah bagian surat menyurat tersendiri, bagian

kearsipan tersendiri, bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-

masing bagian secara sentral melayani seluruh satuan organinsasi dalam

lingkungan tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut bagian tata usaha atau

sekretariat. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip,

maka secara sentral semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip

tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian arsip.

b. Asas desentralisasi (pemencaran)

Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas

utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga

melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat

penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.

Begitu juga di unit lain seperti produksi, keuangan, HRD dan lainnya. Mereka

melakukan tugas utamanya masing-masing namun juga melaksanakan fungsi

pekerjaan kantor.

c. Asas campuran

Sebagai contohnya adalah sebuah universitas memiliki kantor pelayanan

ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada

tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk

melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut. Selain itu di perusahaan

dagang, penyedia jasa, dan Bank juga telah banyak menggunakan asas ini.

Asas campuran ini sangat cocok digunakan oleh perusahaan dan instansi besar

yang memiliki berbagai cabang dibanyak daerah atau tempat.

3. orgaisasi kantor adalah perpaduan dari beberapa rangkaian kerjasama yang memiliki

struktur pekerjaan, tanggung jawab dan pembagian kerja untuk mencapai tujuan

bersama yang sama dalam suatu tempat yang digunakan untuk perniagaan atau

perusahaan yang di jalankan secara rutin

4. Spesialisasi pekerjaan adalah derajat dimana derajat dalam organisasi dibagi menjadi

beberapa pekerjaan. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang

efisiensi dapat dicapai.

1) Departementalisasi sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan

berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan. Katergori dalam

departementalisasi adalah kategori wilayah atau geografi. Untuk itu kategori

sangat diperlukan karena organisasi dilapangan sangat jarang menggunakan 1


kategori, minimal 2 kategori yang digunakan dalam pengorganisasian operasi

perusahaan.

2) Rantai Komando merupakan unsur yang menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas

(pekerjaan) akan dilaporkan.

3) Rentang Pengawasan, unsure ini mendeskripsikan berapa jumlah bawahan yang

dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer.

4) Sentralisasi dan Desentralisasi adalah unsur yang berkaitan dengan peran siapa

yang akan mengambil suatu keputusan dalam suatu organisasi. Jika pengambilan

keputusan dilakukan oleh pemimpin atau kantor pusat dapat dikatakan bahwa

organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisasi. Sedangkan

desentralisasi menurut Gomez Mejia, Balkin dan Cardy (2004) desentralisasi

merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan

keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi

yang membutuhkan perhatian, dengan menggunakan desentralisasi tindakan dapat

dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, karena banyak orang yang

terlibat didalamnya.

5) Formalisasi, Unsure ini didefinisikan oleh Gomes-Meiji (2004) sebagai suatu

dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan

pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah

pekerjaan.

5. Organisasi Lini

Organisasi Matriks





Organisasi Lini dan Fungsional


Silalahi,Ulbert.2007. Bandung : Sinar Baru Algensindo

Ivancevich, dkk. 2008. Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta

: Erlangga

Robbins dan Judge. 2007. Perilaku Organisasi, Jilid 2. Jakarta :

Salemba Empat

Parulian Hutapea dan Nurianna Thoha, Kompetensi Plus Teori,

Desain, Kasus, dan Penerapan untuk HR dan Organisasi yang

Dinamis,(Jakarta:PT.Gramedia Pustaka Utama,2008).

Badri Munir Sukoco,Manajemen Administrasi Perkantoran

Modern,(Jakarta:Erlangga,2007)

Ida Nuraida, SE, Manajemen Administrasi Perkantoran,

(Yogyakarta: 2008, Kanisius),

a. · dan ilmu administrasi pada umumnya. malang, november 2014 ... secara efektif dengan...

Documents