1

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

“ARSIP”UU No. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalamberbagai bentuk dan media sesuai denganberbagai bentuk dan media sesuai denganperkembangan teknologi informasi dankomunikasi yang dibuat dan diterima oleh :- lembaga negara - pemerintahan daerah

- lembaga pendidikan - perusahaan- orpol dan ormas - perseoranganorpol dan ormas perseorangandalam rangka kehidupan bermasyarakat,berbangsa dan berbegara

ARSIP DI ORGANISASI/PERUSAHAAN

ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS

Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi dan disimpan selama jangka waktu tertentu

Arsip yang dihasilkan oleh organisasi karena memiliki nilai guna kesejarahan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidaklangsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan

ARSIP DINAMISARSIP AKTIF ARSIP INAKTIF

Arsip yang frequensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/perusahaan

Arsip yang frequensi penggunaannya sudah menurun- berada di Record

centre organisasi/

- berada`di unit keja/unit pengolah

perusahaan

2

KONDISI SAAT INI

Kurangnya perhatian pimpinan dalam pengelolaan arsiparsip,Kemampuan teknis pegawai terbatas dalam mengelola arsip,Tidak ada biaya/anggaran pengelolaan arsip,Minimnya peralatan pemberkasan,Penataan berkas tidak menggunakan kode klasifikasi, tetapi menggunakan nomor urut agendatetapi menggunakan nomor urut agenda,

Masalah arsip di sebagian besar instansi....

1. Arsip aktif dan inaktif masih bercampur di ruang kerjag j

2. pemberkasan tidak menggunakan klasifikasi, tetapi masih didasarkan pada nomor urutagenda,

3. terjadi penumpukan arsip ruang kerja

ARSIP (sebelum ditata)

SURATMASUK

2015

SURATKELUARTh. 2015

SURATMASUK

2016

ORDNERORDNER

ORDNER

3

Cuti Tahunan

2015

KendaraanDinas

Th. 2015

Anggaran Rutin2015

ORDNERORDNER

ORDNER

CutiTahunan

2015

KendaraanDinas

Th. 2015

Anggaran Rutin2015

ORDNERORDNER

ORDNER

ARSIP DI UNIT KERJA (setelah ditata)PENGORGANISASIAN ARSIP AKTIF

DI ORGANISASI/PERUSAHAAN

F k l /Rektor

Fakultas/jurusan

Fakultas/JurusanSekretariat/Kabag TU/Kabag Umum

Fakultas/Jurusan

Tersentral melalui Sekretaris

RECORD CENTRE

4

Tujuan Pengelolaan Arsip Aktif

t k i f i imenyatukan informasi arsip,Memudahkan temu balik arsip- cepat- tepat- lengkap- aman- amanMemudahkan pelaksanaan penyusutan arsip

JENIS ARSIP APA SAJA YANG ADA DI UNMUH ?

1. ARSIP DOSEN DAN KARYAWAN

Arsip RektorArsip RektorArsip DekanArsip Ketua JurusanArsip Dosen TetapArsip Dosen Tidak Tetap (Dosen Luar Biasa)p p ( )Arsip Karyawan TetapArsip Karyawan Tidak tetap

2. ARSIP PRODUK HUKUM

Ekstern untuk dokumentasi : -- Peraturan/SK/Instruksi/SE e a u a /S / s u s /S

Intern (yg dibuat perusahaan) - Peraturan Rektor- SK Rektor- SE RektorSE Rektor- SK Dekan- SE Dekan

5

3. ARSIP KEUANGAN

Arsip gaji karyawanArsip anggaran kegiatanArsip pembelian barangArsip pengadaan peralatan kantorArsip biaya pemeliharaan gedung dan tamantamanArsip rekening listrik, telepon

4. ARSIP PROFIL UNMUH

Arsip mengenai data profil universitas, terdiri dari :- Sejarah berdirinya universitas- Struktur organisasi- Kantor Pusat dan Cabang

A d k i t t h- Agenda kegiatan tahunan- kerjasama dengan universitas lain

5. ARSIP ASSET

sertifikat tanah kantorIMB pembangunan kantorBPKB dan STNK kendaraan dinasFaktur/kuitansi pembelian peralatan kantor, seperti : AC, komputer, laptop, meubeler,

j k jmeja kerja

SARANA DAN PRASARANAPENATAAN BERKAS

6

SARANA PEMBERKASAN

PERANGKAT PERANGKATPERANGKAT KERAS :

- FILING CABINET, LEMARI ARSIP, ORDNER

PERANGKAT LUNAK :

- KLASIFIKASI- KODE

INDEKSORDNER- SEKAT/GUIDE,

FOLDER,

- INDEKS- TUNJUK

SILANG

Contoh KODE KLASIFIKASI SURAT

OT - ORGANISASI TATA LAKSANA00. ORGANISASI01. TATA LAKSANA

HM - KEHUMASANHM - KEHUMASAN00. PENERANGAN01. HUBUNGAN02. DOKUMENTASI DAN PERPUSTAKAAN03. KEPROTOKOLAN

KP - KEPEGAWAIAN00. PENGADAAN01. TATA USAHA KEPEGAWAIAN02. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN03. KORPRI04. PENILAIAN DAN HUKUMAN05. SCREENING06. PEMBINAAN MENTAL07. MUTASI08. KESEJAHTERAAN09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

FOLDER

GUIDE ATAU SEKAT

TERTIER

SEKUNDER

PRIMERPRIMER

OT.00.2 PERUBAHAN ORGANISASI

TAHUN 2010

OT.00.2 PERUBAHAN ORGANISASI

OT.00 ORGANISASI

OT. ORGANISASI

TATA LAKSANA

7

TAB

FOLDER

35 5 cm

2 cm8 cm

35,5 cm

24 cm

Folder dengan tab di atas

Tab

24 cm

35,5 cm

2 cm

8 cm

Folder dengan tab disamping

FILING CABINET

Tampak Depan Tampak Samping

Almari Arsip

8

TAHAPAN PENATAAN BERKAS

memeriksa surat/berkas apakah sudah siap untuk disimpan, dengan cara :- lihat disposisi (simpan, file, arsip)- lihat lampiran surat (apakah sudah

lengkap)

Setiap surat yang akan diberkaskan dibaca terdahulu isi informasinya, kemudian dibuatlah INDEKS = Kata tangkap/ringkas atau Judul berkasatau Judul berkas,Setelah diindeks, surat diberi kode klasifikasi (pokok masalah, sub-maslah, dan sub-sub masaah).Menyiapkan sekat I, II, III dan folder untuk melakukan penataan berkas,Menempatkan sekat dan folder yg telah diberi kode klasifikasi, kedalam filing kabinet

MEMBUAT INDEKS

Menentukan unit atau bagian dari kata t k i f i d i ktangkap informasi pada arsip, yang akan dijadikan sebagai tanda pengenal arsip. Indeks dapat berupa: indeks nama orang, indeks nama badan, indeks nama tempat, Indeks subjek indeks angka

KEGUNAAN INDEKS• UNTUK MENGELOMPOKKAN UNTUK MENGELOMPOKKAN

DAN MEMBERKASKAN ARSIP YANG MEMPUNYAI

KODE DAN KEGIATAN YANG SAMA;

• SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN

KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN

9

SYARAT INDEKS

• SINGKAT;JELAS DAN• JELAS DAN

MUDAH DIINGAT• KATA BENDA

ATAU KATA YANG

MEMBERIKAN PENGERTIANPENGERTIAN KEBENDAAN;

• DIAMBIL DARI ISI ARSIP ATAU ISI

SURATNYA.

Indekslah berkas atau surat berikut :1. Surat Rektor UNMUH Yogyakarta kepada

Kopertis. tentang Perubahan struktur organisasi UNMUHg

2. Surat Rektor UNMUH kepada Menteri Agama tentang Program Kerja Tahun 2016

3. Surat dari Dinas Kominfo Kota Samarindatentang Seminar “Peranan IT dalam Manajemen Perguruan TinggiMuhammadiyah”

4. Surat dari Universitas Udayana Denpasar kepada Rektor UNMUH Jakarta tentang studi banding

5. Kumpulan surat penempatan karyawan tahun 2015

6. Pengumunan Pembantu Rektor II bidang administrasi tentang Penerimaan karyawan g ytahun 2014

7. Berkas kondite tahun 20158. Berkas kenaikan gaji karyawan tahun 2015

INDEKS NAMA ORANG/PERUSAHAAN

. Straigth order

. Indexing order

10

STRAIGTH ORDER

Nama Orang/Perusahaan/OrganisasiNama Asli Indeks

Dr Achmad Sagalana Achmad Sagalana DrDr Achmad Sagalana Achmad Sagalana,Dr.Ir. Rahayu Effendi Rahayu Effendi, Ir.Prof. Dr. Ali Hardi Ali Hardi, Prof., Dr.Sandra Lintang Sandra LintangSylvester Stallone Sylvester StallonePT Angin Ribut Angin Ribut PTPT. Angin Ribut Angin Ribut, PT.CV. Sama Suka Sama Suka, CV.

INDEXING ORDER

Nama Orang/ Perusahaan/OrganisasiN A li I d kNama Asli Indeks

Drs. Achmad Sagalana Sagalana, Achmad, Drs.Ir. Rahayu Effendi Effendi, Rahayu, Ir.Prof. Dr. Ali Hardi Hardi, Ali, Prof., Dr.Sandra Lintang Lintang, SandraSylvester Stallone Stallone, Sylvestery , yPT. Angin Ribut Ribut, Angin, PT.CV. Sama Suka Suka, Sama, CV.Dra. Lies Didit Prasetyo Prasetyo,Didit,Lies, Dra.

Cara Pengaturan Berkas : Model Indexing Order

Situmorang G T (Mayor CAJ)

Sutarto, Endriartono (Jenderal

H i N di (P f)

Magetsari, Noerhadi (Prof, Dr)

Hom, George (Mr)

Situmorang, G.T. (Mayor CAJ)

Robert, Sandra (Ms)

Bisri, Cholis (KH)

Hari., Nurdin (Prof)

Cara Pengaturan Berkas : Model Indexing Order

R R b t

Rendra, W.S.

Suharti, Ami

Lubis, T. Mulya

Noer, Jajang C.

Pangaribuan, Luhut MP

R., Robertus

Dillon, HS

Harrington, Charles

11

Cara Pengaturan Berkas : Model Indexing Order

Shangrila, Hotel

Tugu, Wisma

Balai Kartini, Ged.

Gajah, Museum

Hilton, Hotel

Manggala Wanabhakti, Ged.

Aryanti, Wisma

CONTOH LABEL INDEKS

Subjek

Rapat Paripurna DPR, Agustus 1999

Anwari, Thomas, Dr., Ir.

Nama orangNama orang

INDEKS SUBJEKSurat tentang tagihan rekening telepon mei 2015

Indeksnya : tagihan listrik Mei 2015Kodenya : Primer : KUI - KEUANGANSekunder : KU.05 - PEMBAYARANTersier : KU.05.07 - REKENING LISTRIKFolder : KU.05.07 - Tagihan Listrik Mei 2015

KU.05.07Tagihan Listrik

Mei 2010

KU.05.07REKENING LISTRIK

KU.05PEMBAYARAN

KUKEUANGAN

12

INDEKS DAPAT BERUPA :

Masalah/subjekNama OrangNama Organisasi/instansiNama Tempat/wilayah

BERKAS

Himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis

PENATAAN BERKAS

Kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis

TUJUAN PENATAAN BERKAS

Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepatMempermudah penyusutan arsip

13

BERKAS KESAMAAN MASALAH(Rubrik)

DOKUMEN YANG MASALAHNYA SAMA DIHIMPUN DALAM SATU BERKAS- Berkas Kenaikan pangkat dosen unmul 2014- Berkas pengadaan ATK unmul 2014

BERKAS KESAMAAN JENIS

Berkas yang sama jenisnya dihimpun dalam berkas (seri) yang sama :- Seri Surat Edaran Rektor Unmul th 2014- Seri SK Kenaikan pangkat peg. Unmul 2015- Seri SK KGB peg. Unmul 2014

BERKAS KESAMAAN URUSAN(DOSIER)

Dokumen yang merupakan hasil satu kegiatan dihimpun dalam satu berkas.Berkas akan mencerminkankegiatan sejak awal hingga akhir- Berkas Penerimaan mahasiswa baru unmul 2015- Berkas Proyek Revovasi gedung Rektorat Unmul 2014y g g

PEMBERIAN KODE KLASIFIKASI

Setiap surat yang akan diberkaskan diberi indeks dan kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan Kode Klasifikasi surat

14

KEGUNAAN KLASIFIKASIMENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATUMASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS;

MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS;

UNTUK MEMUDAHKAN DALAM KEGIATAN PENEMUAN KEMBALI

Catatan :

1.Penataan atau pemberkasan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah

2. Penataan atau pemberkasan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunya Daftar Arsip Aktif

3. Daftar Arsip Aktif terdiri dari : Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas

Daftar Berkas

UNIT PENGOLAH

NOMOR BERKAS

KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI BERKAS

KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN

Daftar Isi Berkas

NOMOR BERKAS

NOMOR ITEM ARSIP

KODE KLASIFIKASI

URAIAN INFORMASI

BERKAS

TANGGAL JUMLAH KETERANGAN

15

TUNJUK SILANG

• SARANA ATAU TANDA YANG SECARA LANGSUNGSECARA LANGSUNG

MENUNJUKKAN KE TEMPAT PENYIMPANAN YANG LAIN

• SARANA PADA TEMPAT PENYIMPANAN YANG

MENUNJUKKAN TEMPAT YANGMENUNJUKKAN TEMPAT YANG LAIN DI MANA DOKUMEN

TERSEBUT DISIMPAN

PENGGUNAAN TUNJUK SILANG

• JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIHMASALAH ATAU LEBIH

• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI

• JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT

SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.

CONTOH PENGGUNAAN FORMULIR TUNJUK SILANG

Indeks :PENGUMUMAN LELANG BARANG

Kode:PL.08.01

TanggalNo.

: 19 MARET 2010:

Lihat :PENGADAAN BARANG

Indeks :PENGADAAN BARANG

Kode :PL.03

TanggalNo.

: 10 MEI 2010:

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP AKTIF

Karena sifatnya tertutup perlu ada batasan, siapa yg berhak meminjam arsip & siapa yg berhak mengijinkanJangka waktu peminjaman dibatasi maksimal 1 minggu dan dpt diperpanjangAda pengendalian/ pencatatan sbg bukti terjadinya transaksi peminjamanMenempatkan kembali arsip yg dipinjam sesuai dgn penempatan semula

16

Peralatan Peminjaman Arsip

Buku Peminjaman ArsipNO.

URUTKODE /

NO.SURATISI RINGKAS JUMLAH

BERKASNAMA

PEMINJAMPARAF / TGL

PINJAMPARAF / TGL

KEMBALI

OUT INDICATOR

Sebagai pengganti arsip yang dipinjam.

1 folder - outguide1 atau beberapa lembar - outsheet

OUT GUIDENo Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

OUT SHEETNo Indeks Peminjam Paraf No Indeks Peminjam Paraf

PENEMUAN KEMBALIARSIP AKTIF

BUKU KENDALI SURAT

17

LATIHAN :

1.Buatlah pemberkasan arsip pegawai berdasarkan Geografis mulai dari Propinsi Kabupaten/kota

2. Buat Daftar Arsip Aktif terdiri dari : Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas

Nama Nama PegawaiPegawaiSyahriniSyahrini

Kab. KotaSamarinda

PropinsiKALTIM.

PulauKALIMANTAN