3 swot modul

Modul Pelatihan SWOT

TRUSTCO-Jogja 1

S W O T

Setyabudi Indartono


TRUSTCO-Jogja 2

PERSEMBAHAN

Guru, insirator, motivator .....Yang secara ikhlas menjadi energizerMas Bowo Trustco Jakarta

Para asatidz, masayikh ....Yang telah memberikan arahan, panduan di jalan Perjuangan

Rekan-rekan Tim Trustco se Indonesia , juga MalaysiaPara Mujahid Nasrul Fikroh, tatmiyatul kafaah dan tidak lupa kasbulmaisyah

Special for You, Jogja TeamIwan , Setiya, Junni, Choirul, Fadli,

Tak lupa tim Unit Ngaglik 2

Istri Tercinta,Yayuk SorayaAnak-anak,Aiman Hilmi AsaduddinRofiq Wafi’ MuhammadMuhammad Haisan Haedar


TRUSTCO-Jogja 3

SWOT

Pokok bahasan

Tujuan Sesi

Sesi ini bertujuan:

Memberikan gambaran tentang Urgensi SWOT dan memahami

SWOT adalah sebagai sebuah tools Scanning environment .

Urgensi SWOT

SWOT (Strenght-Weakness-Opportunity-Threat) adalah sebagai sebuah tools

Scanning environment yang sudah cukup banyak dikenal. Orang menggunakan

alat ini untuk mengetahui kondisi -kondisi sebagai sebuah kekuatan,

kelemahan, peluang maupun tantangan atau hambatan. SWOT merupakan

sebuah tool untuk menganalisis sebuah kondisi ba ik internal maupun eksternal

individu maupun organisasi.

Bab

1

- Urgensi SWOT

- SWOT Sebagai sebuah tools


TRUSTCO-Jogja 4

SWOT dipergunakan untuk memahami sebuah kondisi riil atau posisi dari

objek yang dianalisis. Baik dari sisi internal maupun sisi eksternalnya. Banyak

aktifitas sebuah program atau proyek yang di laks anakan tanpa

memperdulikan kondisi riil yang dihadapi. Hanya mengandalkan kebiasaan

berandai-andai, seorang atau tim perancang kegiatan tiba -tiba menelorkan hasil

rancangan program atau proyek. Dengan gambaran kesuksesan sebuah

program atau proyek yang akan di petiknya, maka anggaran yang diperlukan

yang begitu besar seolah bukan merupakan sebuah hal yang bisa menjadi

hambatan di kemudian hari. Sehingga tiba saatnya persiapan, semua diawali

dengan berantakan. Proses pelaksanaannyapun tidak terkendali. Sang

perancang akan mencak-mencak ika prosesnya banyak hambatan. Kemudian di

tahap akhir evaluasi, semua di warnai dengan kekecewaan.

Mengingat pentingnya analisis lingkungan dengan alat SWOT ini, maka

diharapkan aktifitas yang dirancang akan sesuai dengan kem ampuan yang

dimiliki serta tantangan dan peluang yang di hadapi. Jika hasil analisis SWOT

inibisa dirinci dengan baik dan terintegral dengan tujuan yang hendak dicapai,

maka hasil analisis SWOT dapat digunakan untuk memahami keunggulan

kompetitif dari sebuah lembaga atau perusahaan, bahkan individu.

SWOT Sebagai sebuah tool

SWOT yang merupakan singkatan dari Strengh (kekuatan), Weakness

(Kelemahan), Opportunity (Peluang), dan Threat (hambatan), dapat

dipergunakan untuk mengukur kondisi riil dari seorang pribadi, lembaga atau

organisasi ataupun sebuah perusahaan.

Analisis SWOT dipakai untuk:

1. Menganalisis kondisi diri dan lingkungan pribadi


TRUSTCO-Jogja 5

2. Menganalisis kondisi internal lembaga dan lingkungan eksternal lembaga

3. Menganalisis kondisi internal perusahaan dan l ingkungan eksternal

perusahaan

4. Mengetahui sejauh mana diri kita di dalam lingkungan kita

5. Mengetahui posisi sebuah lembaga diantara lembaga -lembaga lain

6. Mengetahui kemampuan sebuah perusahaan dalam menjalankan bisnisnya

dihadapkan dengan para pesaingnya.

Sedangkan obyek Penilaian dalam melakukan analisis SWOT adalah:

Kondisi Internal (obyek fokus penilaian)

Kondisi Eksternal (Semua yang mempengaruhi Obyek fokus Penilaian)

Contoh penggunaan SWOT misalnya dapat dipakai untuk mengukur sebuah

gagasan1. Hal ini dapat digambarkan dengan sebuah teknik mengukur gagasan

yang terdiri dari tahap-tahap:

1. Mengelompokkan dan mengurutkan gagasan

2. Melihat pro-kontra gagasan

3. Menuliskan bentuk promosi untuk menjual hasilnya

4. Mendiskripsikan sebuah judul atau tema besar yang mem uat hasilnya

5. Membuat analisis SWOT

6. Membuat tiruan dan mengamati hasilnya

7. Memeriksa jika terjadi kegagalan

8. Merumuskan dan mengurutkan manfaat pokoknnya

9. Memeriksa kenyataan

10. Melakukannya secara kontinyu

1 BS Wibowo, dkk, 2002, TRUSTCO SHOOT sharpening Our concept and Tools, As Sya mil CiptaMedia Jakarta


TRUSTCO-Jogja 6

Contoh penggunaan SWOT lainnya adalah dalam penyusuna n Stretegi

pemasaran sebuah perusahaan.

1. Mendiskripsikan Tujuan pemasaran Perusahaan/business unit

2. Menganalisis Lingkungan pasar bisnis yang ada (SWOT)

3. Mendiskripsikan strategi pencapaian pemasaran

4. Menentukan target-target pemasaran

5. Menyusun agenda kerja p emasaran dalam mencapai taret -target

pemasaran tersebut

Latihan 1.1

Tugas untuk peserta training/workshop SWOT setelah memahami

beberapa poin yang telah di jelaskan di atas adalah:

1. Coba ilustrasikan diri anda sendiri sebagai obyek analisis

2. Deskripsikan keinginan-keinginan atau cita-cita yang hendak diraih

3. Desrkipsikan faktor-faktor yang mungkin mempengaruhi pencapaian

keinginan tersebut, baik yang memiliki pengaruh secara langsung

maupun tidak langsung.

Latihan 1.2

Sama dengan latihan 1.1

1. Coba ilustrasikan sebuah lembaga sosial sebagai obyek analisis






TRUSTCO-Jogja 7

Worksheet 1.1(Lembar ini diperuntukkan untuk mengisi latihan 1.1)

Obyek : _____________________

No Tujuan/cita/cita/harapan No faktor-faktor yang mempengaruhi Langsung/tidak

DESKRIPSI ILUSTRASI


TRUSTCO-Jogja 8


Obyek : _____________________


DESKRIPSI ILUSTRASI


TRUSTCO-Jogja 9

Diksusi.

Dari dua latihan sebelumnya buatlah sebuah kelompok yang terdiri dari 3

sampai 6 orang. Kemudian d iskusikan hal-hal sebagai berikut berdasarkan

pekerjaan worksheet 1.1 dan 1.2.

1. Sejauh mana pemahaman Masing -masing penyusun terhadap obyek yang

disusun

2. Diskusikan data-data dan informasi yang mendukung poin -poin faktor

pengaruh

3. Diskusikan data-data dan informasi yang mendukung alasan poin -poin

pengaruh dikatagorikan menjadi faktor pengaruh langsung atau tidak

langasung

4. Jika ada landasan dari hal -hal yang didiskusikan ternyata tidak memiliki

alasan yang kuat maka coret atau berikan catatan -catatan

5. Setelah selesai di tahap ke 4, hitunglah poin -poin dari deskripsi tujuan dan

faktor-faktor pengaruh yang tidak tercoret atau tidak memiliki catatan. Atau

dengan kata lain hitunglah jumlah poin -poin yang memiliki dasar dan

alasan yang kuat.

Latihan 1.3

Sama dengan latihan sebelumnya, buatlah kelompok yang terdiri dari 5 -8

orang kemudian lanjutkan dengan tahap -tahap berikut.

1. Coba ilustrasikan sebuah perusahaan sebagai obyek analisis






TRUSTCO-Jogja 10


Obyek : _____________________


DESKRIPSI ILUSTRASI


TRUSTCO-Jogja 11

Diksusi.

Dari dua latihan 1.3 pilihlah satu kelompok dari latihan 1.3. kemudian

presentasikan hasil diskusi kelompok. Kemudian diskusikan dengan kelompok

lain dalam satu kelas.

1. Kelompok presenter mempresentasikan di depan kelas.

2. Kelompok lain menjadi penanya dan penyanggah

3. Kelompok presenter harus membukti kan hal-hal :

a. Sejauh mana pemahaman Kelompok terhadap obyek yang

disusun

b. Diskusikan data-data dan informasi yang mendukung poin -poin

faktor pengaruh

c. Diskusikan data-data dan informasi yang mendukung alasan

poin-poin pengaruh dikatagorikan menjadi faktor pe ngaruh

langsung atau tidak langasung

d. Jika ada landasan dari hal -hal yang didiskusikan ternyata tidak

memiliki alasan yang kuat maka coret atau berikan catatan -

catatan

e. Setelah selesai di tahap ke d, hitunglah poin -poin dari deskripsi

tujuan dan faktor-faktor pengaruh yang tidak tercoret atau tidak

memiliki catatan. Atau dengan kata lain hitunglah jumlah poin -

poin yang memiliki dasar dan alasan yang kuat.


TRUSTCO-Jogja 12

STRENGTH DAN WEAKNESS

Pokok bahasan

Tujuan Sesi

Sesi ini bertujuan:

Memberikan pemahaman dan ketrampilan menyusun deskripsi

strenght dan weakness.

Obyek Pengamatan

Di bab sebelumnya telah disinggung bahwa fokus pengamatan terdiri

dari faktor-faktor internal dan faktor-faktor eksternal dari obyek yang dianalis.

SWOT yang terdiri dari Strenght, Weakness, Opportunity dan Threat harus

mampu memberikan gambaran kondisi internal dan eksternal. Dari taget

Bab

2

Strenght

Weakness

Practice

Discuss


TRUSTCO-Jogja 13

tergambarnya kondisi ini, maka SWOT pada bagian strength dan weakness

adalah merupakan bagian dari SWOT yang menjadi alat untuk menggali

faktor-faktor internal dari obyek yang dianalisis.

STRENGHT dan WEAKNESS

Strength atau kekuatan dan weakness atau kelemahan adalah sesuatu hal

yang pasti ada pada sebuah obyek. Setiap Obyek (internal) tidak mungkin

terkumpul di dalamnya hanya memiliki kekua tan tanpa kelemahan. Begitu

juga sebaliknya sebuah obyek tidak mungkin hanya memiliki kelemahan tanpa

mempunyai potensi kekuatanh sekecil apapun. Oleh karenanya disini sangat

penting untuk menggali potensi kekuatan dan kelemahan -kelemahan yang ada

dalam sebuah obyek.

Untuk mendapatkan data dan informasi kekuatan dan kelemahan maka

perlu di deskripsikan terlebih dahulu faktor -faktor atau variabel-variabel

internal yang memungkinkan adanya kekuatan meupun kelemahan. Setelah

Faktor-faktor yang ada terkumpul maka deskripsikan kemampuan atau

kompetensi dari masing-masing variabel tersebut.

Kemudian setelah terdeskripsikan sebuah sumberdaya dengan

kemampuan masing-masing, maka untuk menentukan masing -masing

deskripsi dalam SWOT (Strength dan weakness), maka berilah penilaian dari

INTERNALANALYSIS

Resources

Capabilities


TRUSTCO-Jogja 14

masing-masing deskripsi tersebut, mana yang memiliki kecenderungan positif

dan mana yang memiliki kecenderungan negatif.

Rumusan yang bisa dipakai adalah:

Strength Resources + Capabilities = Positif

Weakness Resources + Capabilities = Negatif

RESOURCES

Yang disebutkan sumberdaya adalah semua potensi internal yang dimiliki baik

sisi material maupun proses dan value. Bahan internal yang perlu di

persiapkan diantaranya misalnya:

1. Individu

- Kecerdasan dan Pendidikan

- Sikap

- Komunikasi

- Psikologi

- Pengalaman, dll

2. Organisasi

- Kondisi Keuangan

- Kondisi Sumberdaya manusia

- Kondisi Pemasaran

- Kondisi Produktivitas

- Kondisi Pemakaian dan penguasaan Teknologi

- Komunikasi, dll


TRUSTCO-Jogja 15

Latihan 2.1

Tugas untuk peserta training/workshop SWOT selanjutnya ad alah:

1. Ilustrasikan sebuah lembaga sebagai obyek analisis.

2. Sebutkan variabel-variabel (sumberdaya) internal yang dimiliki obyek

analisis

3. Deskripsikan kemampuan masing -masing sumberdaya

4. Dengan rumusan Resources + Capabilities, berilah penilaian hasil positif

dan negaifnya

5. Katagorisasikan hasilnya ke dalam kelompok strenght dan weakness

Diskusi.

Setelah masing-masing peserta menyelesaikan latihan 2.1, buatlah kelompok

yang terdiri dari 5-8 orang. Kemudian diskusikan hal -hal berikut.

1. Sejauh mana pemahaman Masing-masing penyusun terhadap obyek

yang disusun

2. Diskusikan alasan-alasan terhadap pengambilan sumberdaya yang

dideskripsikan

3. Diskusikan dengan asumsi yang kuat dengan data -data dan informasi

yang mendukung mengenai kemampuan yang dideskrtipsikan di

masing-masing sumberdaya yang ada.

4. Ujilah hasil penilaian pemasukan deskripsi ke kelompok strenght

maupun weakness.


TRUSTCO-Jogja 16


No Sumberdaya Kemampuan ( +/- ) S / WINTERNAL


TRUSTCO-Jogja 17

Latihan 2.2

Tugas untuk peserta training/workshop SWOT selanjutnya a dalah buatlah

kelompok yang terdiri dari 5 -8 orang kemudian :

1. Ilustrasikan sebuah perusahaan sebagai obyek analisis.

2. Sebutkan variabel-variabel (sumberdaya) internal yang dimiliki obyek

analisis

3. Deskripsikan kemampuan masing -masing sumberdaya


dan negaifnya

5. Katagorisasikan hasilnya ke dalam kelompok strenght dan weakness

Diskusi.

Setelah masing-masing kelompok menyelesaikan latihan 2.2, Kemudian salah

satu kelompok presentasikan hasil diskusi kelompok. Kemudian diskusikan

dengan kelompok lain dalam satu kelas.

1. Kelompok presenter mempresentasikan di depan kelas


3. Kelompok presenter harus membuktikan hal -hal :

a. Diskusikan alasan-alasan terhadap pengambilan sumberdaya

yang dideskripsikan

b. Diskusikan dengan asumsi yang kuat dengan data -data dan

informasi yang mendukung mengenai kemampuan yang

dideskrtipsikan di masing-masing sumberdaya yang ada.

c. Ujilah hasil penilaian pemasukan deskripsi ke kel ompok strenght

maupun weakness.


TRUSTCO-Jogja 18


No Sumberdaya Kemampuan ( +/- ) S / WINTERNAL


TRUSTCO-Jogja 19

OPPORTUNITY dan THREAT

Pokok bahasan

Tujuan Sesi

Sesi ini bertujuan:

Memberikan pemahaman dan ketrampilan menyusun deskripsi

Opportunities dan Threat.

Obyek Pengamatan

Setelah diketahui bersama bahwa untuk mengetahui kondisi internal

digunakan bagian strength dan weakness. Maka Opportunities dan Threat

digunakan untuk mengetahui kondisi eksternal dari obyek analisis.

Bab

3

Opportunity

threat

Practice

Discuss


TRUSTCO-Jogja 20

Opportunities dan Threat

Opportunitiy atau peluang dan threat atau hambatan atau tantangan

adalah sesuatu harus ditemukan dari setiap obyek. Setiap Obyek pengaruh

(eksternal) tidak semuanya menjadi penghambat. Karena bisa jadi di setiap

kesulitan yang ditemui ada kemudahan ata u disetiap hal yang seolah menjadi

penghabat pasti akan bisa diupergunakan menjadi sebuah peluang. Oleh

karenanya sangat penting untuk mampu menemukan dan menggali faktor -

faktor eksternal menjadi sebuah peluang dan mendeskripsikan bagian -bagian

yang berpotensi menjadi penghambat atau penghalang.

Untuk mendapatkan data dan informasi kekuatan dan kelemahan maka

perlu di deskripsikan terlebih dahulu faktor -faktor atau variabel-variabel

eksternal yang memungkinkan memunculkan peluang dan hambatan. Setelah

Faktor-faktor yang ada terkumpul maka deskripsikan kemampuan atau

kompetensi dari masing-masing variabel tersebut.

Sama dengan penentuan Strength dan weakness, maka berilah penilaian

dari masing-masing deskripsi tersebut, mana yang memiliki kecenderungan

positif dan mana yang memiliki kecenderungan negatif.

FIVE FORCE MODELS

(Porter)

IndustrialStructure

OPPORTUNITYTHREAT

StrategicOpportunity

Substitute

BuyerSupplier

New Entrans

SubstituteCompetitor


TRUSTCO-Jogja 21

Rumusan yang bisa dipakai adalah:

Opportunities Resources + Capabilities = Positif

Threat Resources + Capabilities = Negatif

RESOURCES

Seperti yang digambarkan diagram peluang dan hambatan, sum ber-sumber

peluang dan hambatan bisa disebabkan oleh pesaing, produk/barang

pengganti, pembeli, pemasok dan pesaing baru serta pemilik modal, deregulasi

dan pemerintah yang berwenang menyusun peraturan tersebut.

Latihan 3.1

Tugas untuk peserta training/workshop SWOT selanjutnya adalah:

1. Ilustrasikan sebuah lembaga sebagai obyek analisis.

2. Sebutkan faktor-faktor eksternal dari obyek analisis

3. Deskripsikan kemampuan faktor -faktor eksternal tersebut

4. Dengan rumusan Resources + Capabilities, berilah penilaian ha sil positif

dan negaifnya

5. Katagorisasikan hasilnya ke dalam kelompok Opportunities dan Threat


TRUSTCO-Jogja 22


No Faktor Kemampuan ( +/- ) O/TEksternal


TRUSTCO-Jogja 23

Diskusi.

Setelah masing-masing peserta menyelesaikan latihan 3.1, buatlah kelompok

yang terdiri dari 5-8 orang. Kemudian diskusikan hal -hal berikut.

1. Diskusikan alasan-alasan terhadap pengambilan faktor -faktor eksternal

yang dideskripsikan

2. Diskusikan dengan asumsi yang kuat dengan data -data dan informasi

yang mendukung mengenai kemampuan yang dideskrtipsikan di

masing-masing faktor-faktor eksternal.

3. Ujilah hasil penilaian pemasukan deskripsi ke kelompok Opportunities

dan Threat.

Latihan 3.2

Tugas untuk peserta training/workshop SWOT selanjutnya adalah buatlah

kelompok yang terdiri dari 5 -8 orang kemudian :

1. Ilustrasikan sebuah perusahaan sebagai obyek analisis.

2. Sebutkan faktor-faktor eksternal yang dimiliki obyek analisis

3. Deskripsikan kemampuan masing -masing faktor-faktor eksternal

tersebut


dan negaifnya

5. Katagorisasikan hasilnya ke dalam kelompok Opportunities dan Threat


TRUSTCO-Jogja 24


No Faktor Kemampuan ( +/- ) O/TEksternal


TRUSTCO-Jogja 25

Diskusi.

Setelah masing-masing kelompok menyelesaikan latihan 3.2, Kemudian salah

satu kelompok presentasikan hasil diskusi kelompok. Kemudian diskusikan

dengan kelompok lain dalam satu kelas.

1. Kelompok presenter mempresentasikan di depan kelas


3. Kelompok presenter harus membuktikan hal -hal :

a. Diskusikan alasan-alasan terhadap pengambilan faktor -faktor

eksternal yang dideskripsikan

b. Diskusikan dengan asumsi yang kuat dengan data -data dan

informasi yang mendukung mengenai kemampuan yang

dideskrtipsikan di masing-masing faktor-faktor eksternal tersebut.

c. Ujilah hasil penilaian pemasukan deskripsi ke kelompok

Opportunities Maupun Threat.


TRUSTCO-Jogja 26

STRATEGI

Pokok bahasan

Tujuan Sesi

Sesi ini bertujuan:

Memahami Hasil analisis SWOT dalam mendiskripsikan formulasi

dan arahan strategi Strategi

Fungsi SWOT

Dari bab sebelumnya telah disinggung bahwa hasil analisis SWOT adalah

sebagai informasi untuk perumusan sebuah strategi. Hal ini dapat dipahami

karena penyusunan strategi tidak dapat diperoleh dengan berkualitas jika tidak

menghiraukan potensi internal dan kondisi eksternal yang dihadapi.

Bab

4

- Fungsi SWOT

- Penyusunan Stretegi


TRUSTCO-Jogja 27

Penyusunan Strategi

Mengambil dari istilah Arnold Hax 2, strategi adalah sesuatu yang menjadi

pernyataan misi dari indivisu seorang CEO, kemudian dirasionalisasikan oleh

para perencana, dan digunakan sebagai acuan oleh komite eksekutif dan

pimpinan stock holders.

Sedangkan menurut Michael E Porter esensi strategi adalah choosing to

perform activities differently than rivals do. 3

Untuk menyusun strategi dilakukan dengan cara menghubungkan antara f aktor-

faktor internal sejauh mana kekuatan yang dimiliki mampu menangkap peluang dan

menetraisir tantangan dan hambatan, serta merubah kelemahan menjadi keunggulan

kompetitif.

2 Disarikan dari artikel “redefining the concept of strategy”, planning review, May/June 19903 HBR November-December 1996


TRUSTCO-Jogja 28

Penulis

Setyabudi IndartonoLahir di Purwokwero, 20 juli 1972.Menyelesaikan studi SD hingga SMA diBanjarnegara Jawa Tengah. Kemudianmelanjutkan studi S1 di Teknis SipilUniversitas Gadjahmada dan S2 di MagisterManajemen di Universitas yang sama.

Pernah bekerja di PT Freeport Indonesia sebagai senior fasilitator/trainer, kemudian

Direktur Umum dan Keuangan Rumah Sakit P KU Muhammadiyyah Bantul.

Menjadi Direktur Cabang LMT Trustco sejak 1998. Kemudian menjadi Staf

Pengajar/Dosen Manajeman di Universitas Negeri Yogyakarta. Beberapa tuliusan

yang pernah ditulis adalah: Steel Structure Design of PT FI apartments with Staad I II

Software (1995), Construction Management of PT FI (1997), Justice Party direct Selling

(2000), Management Behavior : Mentoring as Solution (2000), Business Research

Method: Memory Research (2000),Yogyakarta Islamic Hospital: Managing

Performance (2000), Yayasan Bina Sehat: Organization Change and Developmet as

a priority need (2000), Human Resource Management: Sociaty central health Bantul

Yogyakarta (2000),Organization Design of Region Directorate of Justice Party of

Yogyakarta (2000), PT KPI Tembagapura Compensation applications (2000),

SWOT (2003), Advance SWOT (2003), Modul TFT Trustco (2004), Leadership (2005),

Training For Beginer (2005), Smart Trainer (2005), Strategic trainer (2005) , Decition

Making (UNY, 2005), Operation Research (UNY, 2004), QSB+ (UNY, 2006),

Marketing Advance (UNY, 2005), Lembaga Keuangan (UNY, 2005),

Tinggal dengan seorang Istri, dr. Yayuk Soraya, dan tiga anak laki -lakinya, Aiman

Hilmi Asaduddin (1999), Rofiq Wafi’ Muhammad (2001), dan Muhammad Kaisan

Haedar (2004) di Jl Arwana No 7 Minomartani. Bisa dihubungi di 08157934565, dan

[email protected] , [email protected]

[email protected]

[email protected]

3 swot modul

Documents