SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Widhi Sulistyo

Kriteria Sistem Yang Baik

KegunaanEkonomisKeandalanKapasitasKesederhanaanFleksibilitas

Klasifikasi Sistem• Suatu Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudat padang,

yaitu;

Sistem Abstrak (Abstract System), adalah sistem yang tidak tampak secra fisik, karena hanya berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh, sistem Teologia yang merupakan suatu sistem yang menggambarkan hubungan manusia dengan Tuhan.

Sistem Fisik (Physical System), adalah sistem yang tampak secara fisik. Contoh, Sistem Komputer, Sistem Produksi, Sistem Pendidikan dll

Sistem Alamiah (Natural System), adalah sistem yang terjadi dari proses-proses alam. Contoh Sistem Geologi.

Sistem buatan Manusia (Human made system), adalah suatu sistem yang dirancang atau didisain oleh manusia. Contoh Sistem Informasi.

Sistem Deterministik (Deterministic System), adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diramalkan. Interaksi antar elemen-elemen dapat diteteksi, sehingga outputnya juga dapat diramalkan. Contoh sistem kompputer

Sistem Probabiltas (Probabilistic System), adalah sistem yang tidak bisa diramalakan Contohnya Sistem Manusia.

Sistem Tertutup (Closed System), adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.

Sistem Terbuka (Open System), adalah sistem yang berhubungan atau dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

Indikator Perubahan sistem• Perubahan sistem lama ke sistem yang baru. Indikator-

indikator tsb diantaranya: Keluhan dari langganan Laporan yang tidak tepat waktu Isi Laporan yang sering salah Tanggung jawab yang tidak jelas Waktu kerja yang berlebihan Kehilangan kesempatan kompetisi pasar Kesalahan-kesalahan menual yang terlalu tinggi File-file yang kurang teratur

Pengembangan Sistem :

• Sistem Baru• Memperbaiki Sistem yang

Lama

1. Adanya PermasalahanKetidak beresanPertumbuhan Organisasi

2. Untuk Meraih Kesempatan3. Adanya Instruksi (Directive)

Mengapa .... Sistem Berkembang ?

Prinsip Pengembangan Sistem

• Untuk Manajemen• Investasi Modal Yang Besar• Memerlukan Orang Yang Terdidik• Adanya Tahapan Kerja dan Tugas• Proses Pengembangan Sistem

Tidak Harus Urut• Jangan Takut Membatalkan Proyek• Dokumentasi

Perencanaan Sistem

Analisis Sistem

Rancangan Sistem General

Evaluasi dan Seleksi Sistem

Rancangan Sistem Terinci

Output Input Proses Database Kontrol Jaringan Komputer

Pengembangan Perangkat lunak dan Implementasi Sistem

Pemeliharaan Sistem

Tahapan Pengembangan Sistem(SDLC)

TahapPerencanaan Sistem

1. Menyadari Masalah2. Mendefinisikan Masalah3. Menentukan Tujuan Sistem4. Mengidentifikasi Kendala Sistem5. Membuat Studi Kelayakan6. Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem7. Menyetujui atau Menolak Penelitian Proyek8. Menetapkan Mekanisme Pengendalian

Tahap Analisis Sistem

1. Mengumumkan Penelitian Sistem

2. Mengorganisasi Team Proyek

3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem5. Menyiapkan Usulan Rancangan6. Menyetujui atau Menolak Rancangan

Proyek

Tahap Rancangan Sistem(General, Seleksi, Rinci)

1. Menyiapkan Rancangan Sistem yang Terinci2. Mengidentifikasi Alternatif Konfigurasi Sistem3. Mengevaluasi Alternatif Konfigurasi Sistem4. Memilih Konfigurasi yang Terbaik5. Menyiapkan Usulan Penerapan6. Menyetujui atau Menolak Penerapan Sistem

TahapPenerapan Sistem

1. Merencanakan Penerapan2. Mengumumkan Penerapan3. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Keras4. Mendapatkan Sumber Daya Perangkat Lunak5. Menyiapkan Database6. Menyiapkan Fasilitas Fisik7. Mendidik Peserta dan Pemakai8. Masuk ke Sistem Baru

Tahap Pemeliharaan Sistem

1. Menggunakan Sistem

2. Audit Sistem

3. Memelihara Sistem Memperbaiki Kesalahan Menjaga Kemutakhiran Sistem Meningkatkan Sistem

Software

HardwareCPU, Monitor, Keyboard, Printer, Mouse, Plotter, sacnner, .....

System SoftwareSystem Management ProgramsSystem Support ProgramsSystem Development Software

Application SoftwareGeneral Purpose App. ProgramsApplication Specific Programs

BrainwareDatabase, Administrator, Sistem Analis, Programmer, Operator

HubunganHardware, Software, Brainware

ComputerHardware

System Software

Application Software

Brainware

INFORMASI Definisi:

R.Mcleod

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

Jenis Informasi ; Formal dan Informal

Ciri-ciri InformasiTerbaru, Tepat Waktu, Relevan, Konsisten dan Penyajian dalam bentuk yang sederhana

Penggunan Informasi Low Level Managers Middle Level Managers Top Level Managers

INFORMASI menurut pakar

Menurut Gordon B, Davis :Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang

Menurut Jhon G, Burch :Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan, pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan.

Hubungan Data dan Informasi

•Data bersifat objektif sangat bergantung bagi si penerimanya.

KONSEP DASAR INFORMASI

• Raymond Mcleod menyatakan tentang informasi sebagai berikut;“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan

bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ” 4)

• Jenis-jenis informasi▫ Formal : yang dihasilkan dari dalam organisasi▫ Informal : yang berasal dari luar organisasi

• Ciri-ciri Informasi▫ Terbaru▫ Tepat Waktu▫ Relevan▫ Konsisten▫ Penyajian dalam bentuk yang sederhana

• Penggunaan Informasi▫ Low Level Managers▫ Middle Level Managers▫ Top Level Managers

------------------------------------------------------------------------------4) Raymond McLeod, Jr, Management Information System A Study Of Computer-Base Information System 6 th edition, by

Prentice-Hall, Inc 1992

Fungsi-fungsi Informasi•Adapun fungsi-fungsi informasi adalah

sebagai berikut:▫Untuk meningkatkan pengetahuan bagi

sipemakai▫Untuk mengurangi ketidakpastian dalam

proses pengambilan keputusan pemakai▫Mengambarkan keadaan yang sebenarnya

dari sesuatu hal.

SISTEM INFORMASI

DefinisiAdalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yangmempertemukan kebutuhan pengolahan transaksiharian, mendukung operasi, bersifat manajerial dankegiatan strategi dari suatu organisasi danmenyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan

R.Mcleod Sistem Informasi merupakan sistem yang empunyaikemampuan untuk mengumpulkan informasi darisemua sumber dan menggunakan berbagai mediauntuk menampilkan informasi

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

• Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

• Bila istilah sistem dan informasi digabung menjadi sistem informasi, maka ▫ “Sistem informasi adalah suatu sistem yang

menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan”.

• Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomuni kasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Komponen Sistem Informasi.

• Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan (building block), yaitu:▫ Blok Masukan (Input block), adalah data-data yang masuk ke dalam sistem▫ Blok Model (Model block), adalah kombinasi prosedur, logika dan model

matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

▫ Blok Keluaran (Output block), adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

▫ Blok Teknologi (Technology block), merupakan kotak alat dalam sistem informasi, yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh.

▫ Blok Basis Data (Database block), merupakan kompulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

▫ Blok Kendali (Control block), adalah pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menangulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.

▫ Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu sama lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

PERANGKAT SISTEM INFORMASI1. HARDWARE : komputer, printer, dan teknologi jaringan2. SOFTWARE

a. OPERATING SYSTEM : Windows, Linux, Novell Netware, dllb. APLIKASI : Ms.Office, GL, Corel Draw, dllc. UTILITY : anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll.d. BAHASA PEMROGRAMAN : V.Foxpro, C++, Pascal, dll.

3. BRAINWARE :a. CLERICAL PERSONNELb. FIRST LEVEL MANAGERc. STAFF SPECIALISTd. MANAGEMENT

4. DATA : dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb.5. PROSEDUR : Manual book, prosedur sistem pengendalian intern

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

OPERATOR

PERENCANAAN STRATEGIS, KEBIJAKANDAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PERENCANAAN TAKTIS DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

PERENCANAAN, PENGAWASAN OPERASI DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

TOPMANAGEMENT

MIDDLEMANAGEMENT

LOW MANAGEMENT

PEMROSESAN TRAN- SAKSI DAN RESPON PERMINTAAN

HUMAN ERROR• Metode pengumpulan dan pengukuran data

yang tidak tepat.• Operator sistem tidak mengikuti prosedur

pengolahan yang benar.• Kehilangan data atau data tidak terolah.• Pemeriksaan atau pencatatan.• Salah dalam menggunakan dokumen induk /

file induk.• Kesalahan dalam prosedur pengolahan.• Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

Komponen Sistem InformasiEnam komponen (Jogiyanto, 2005) adalah:• Input: merupakan data yang masuk ke dalam sistem

informasi. Komponen ini harus ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi.

• Model: informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah lewat suatu model tertentu.

• Output: merupakan produk sistem informasi berupa informasi yang berguna bagi pemakainya.

• Teknologi: komponen dalam sistem informasi yang berfungsi untuk mempercepat proses pengolahan.

• Basis data: merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

• Pengendalian: komponen yang digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat.

Sumber Daya InformasiO’Brien (2005) membagi sumber daya informasi ke dalam 5

bagian, yakni:

• Sumber daya manusia: terdiri dari pemakai akhir, pekerja ahli dan pakar sistem informasi.

• Sumber daya perangkat keras (hardware): yang meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi

• Sumber daya perangkat lunak (software): meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi

• Sumber daya data: yang dapat berupa banyak bentuk termasuk data alfanumerik tradisional yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi dan kegiatan serta entitas lainnya. Data teks terdiri dari kalimat dan paragraf yang digunakan dalam menulis komunikasi, data gambar seperti bentuk grafik dan angka serta gambar video grafis dan video, serta data audio.

Lanjutan •Sumber daya jaringan: meliputi komputer,

proses komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi

Sumber daya perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya jaringan dapat dimasukkan dalam satu kelompok yaitu sumber daya teknologi.

Peran Sistem Informasi

Dalam organisasi, sistem informasi memberi 5 peran utama yaitu untuk meningkatkan:

• Efisiensi, pada awalnya sistem informasi digunakan untuk pengolahan transaksi.

• Efektivitas, sistem informasi menyediakan informasi bagi para manajer di organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan dengan lebih efektif.

• Komunikasi sistem informasi mengintegrasikan pengguna termasuk manajer secara elektronik. Peningkatan komunikasi dapat dicapai dengan menggunakan e-mail dan chat

• Kolaborasi, peningkatan kolaborasi dapat dicapai dengan menggunakan video conference dan teleconference.

• Kompetitif, peran ini dapat dicapai dengan menggunakan sistem informasi strategis yang merupakan sistem informasi di dalam organisasi untuk mengimplementasikan strategi untuk keunggulan kompetitif (Jogiyanto, 2005).

Unsur-unsur Sistem InformasiDi dalam sistem informasi ada interaksi antara 3 pihak yang terlibat , yaitu:

• Pengguna (user). Sikap pengguna banyak dipengaruhi sejauh mana sistem informasi yang baru membantu kelancaran tugas dan pekerjaan mereka. Bila dengan sistem informasi tersebut pekerjaan mereka menjadi semakin lancar maka mereka akan menerima, tetapi bila sebaliknya maka mereka akan menolak (resistance).

• Manajemen. Manajemen berharap sistem informasi yang diimplementasikan benar-benar dapat berfungsi di dalam pemecahan masalah dan memberikan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.

• Ahli sistem informasi. Karena kurang berpengalaman, ahli sistem informasi terfokus dalam prosedur yang terlalu teknis sehingga ketika sistem informasi diimplementasikan ternyata tidak seperti yang diharapkan. Untuk itu para profesional sistem informasi tidak hanya berlatar belakang ilmu teknik semata namun juga perlu untuk memahami manajemen maupun aspek perilaku organisasi (Mc Leod, 2004).