20120409 kedeputian 1 penyusunan road map
DESCRIPTION
Roadmap reformasi birokrasi kemenpan yang menjelaskan tahapan dalam melakukan proses reformasi birokrasi di instansi pemerintah. Sangat menarik buku iniTRANSCRIPT
Penyusunan Roadmap Reformasi BirokrasiPemerintah Provinsi
Tim Teknis UPRBNKementerian PAN dan RB
Mataram, 10 – 12 April 2012
Pokok Bahasan
1. Apa dan Mengapa diperlukan Road Map
2. Format Road Map3. Langkah-langkah Penyusunan
Road Map
2
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Apa dan Mengapa diperlukan Road Map Reformasi Birokrasi
• Menjadi instrumen yang akan memandu perubahan di lingkungan Pemda sesuai dengan karakteristik yang dimilikinya
• Menjadi instrumen yang mempersatukan seluruh kegiatan reformasi birokrasi dalam lingkungan Pemda
• Road Map menjadi instrumen yang memberikan petunjuk tentang darimana dan akan kemana perubahan dilakukan dalam rangka reformasi birokrasi
• Road Map merupakan dokumen yang menjadi acuan perubahan birokrasi bagi setiap Pemda
Road Map
Mengapa Diperlukan Road Map
Road Map merupakan rencana rinci yang memuat tahapan sistematis dan sistemis mengenai pelaksanaan reformasi birokrasi dalam kurun waktu tertentu
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Format Road Map
A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi
program dan kegiatan reformasi birokrasi
1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan
tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi
program dan kegiatan reformasi birokrasi
1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan
tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran
Substansi inti penyusunan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road MapAsesmen
Organisasi SaatIni
Redefinisi Visi, Misi ,Strategidan SasaranOrganisasi
RestrukturisasiOrganisasi
Analisis BebanKerja
PerbaikanTatalaksana/ Proses Bisnis
AnalisisJabatan
Perbaikan SOP
PerencanaanPegawai
Pendidikan danPelatihanBerbasis
Kompetensi
Rekrutmen danSeleksi
EvaluasiJabatan
PemeringkatanJabatan
PenetapanTunjangan
Kinerja
PengembanganModel
Kompetensi
PenilaianKinerja
Pegawai
PemberianTunjangan
Kinerja
AsesmenKompetensi
Individu
PengembanganKarir
PenguatanUnit KerjaOrganisasi
Standar KinerjaOrganisasi
Database Kepegawaian
PerbaikanKewenangan/
Fungsi
Pengembangane-Office dan e-
Government
PengembanganStandar
KompetensiJabatan
PenguatanUnit KerjaPelayanan
PenyusunanIKU
AkuntabilitasKinerja Instansi
Pemerintah
Profil BirokrasiK/L dan Pemda
2014
Penetapan Standar Pelayanan
Target Kinerja Layanan
PengembanganIndikator
Kinerja Jabatan
MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL
QUICK WINS
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
7
1. Membentuk Tim-tim yang terkait dengan pelaksanaan reformasi birokrasi
PMO
Pokja
Tim Pengarah
Tim Pelaksana
Ketua: Kepala DaerahAnggota: Pejabat Es. I
Pemerintah Daerah
Ketua: SekdaSekretaris: Pejabat Es. IIAnggota: Sesuai Kebutuhan
Pemerintah Daerah
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi
program dan kegiatan reformasi birokrasi
1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan
tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran
1. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini:• Dapat digunakan berbagai instrumen
yang sering dipakai untuk assessment• Formulir 1 dan 2 dapat dipergunakan
sebagai alat bantu• Assessment sebaiknya melibatkan para
stakeholders instansi• Assessment difokuskan pada area-area
perubahan reformasi birokrasi2. Mengidentifikasi berbagai permasalahan
birokrasi yang memberikan pengaruh pada pencapaian kinerja organisasi
3. Mengidentifikasi berbagai pencapaian kinerja dan faktor yang menjadi kunci keberhasilan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
2. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini
Organisasi • Apakah struktur organisasi saat ini sudah berfungsi efektif untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi ?
• Apakah terdapat tumpang tindih tugas pokok dan fungsi?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan
reformasi birokrasi• ...
Tatalaksana • Apakah tatalaksana dalam organisasi berjalan secara efektif?• Bagaimana penggunaan teknologi informasi dalam mendukung efektivitas
tatalaksana?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan
reformasi birokrasi
Peraturan Perundang-undangan
• Apakah peraturan perundang-undangan yang diterbitkan tumpang tindih satu dengan lain peraturan perundang-undangan?
• Apakah peraturan perundang-undangan yang telah diterbitkan benar-benar memberikan fasilitasi kepada para stakeholders?
• ...Sumber daya manusia aparatur
• Bagaimana kondisi SDM aparatur dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi?• Apakah manajemen SDM yang diterapkan sudah memiliki kemampuan untuk
membentuk SDM yang profesional?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan
reformasi birokrasi• ...
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
2. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini
Pengawasan • Apakah sistem pengawasan sudah mampu mengurangi KKN?• Apakah sistem pengawasan sudah mampu membawa organisasi ke dalam
pengelolaan keuangan yang baik?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan
reformasi birokrasi• ...
Akuntabilitas • Apakah organisasi sudah memiliki kinerja yang dapat dipertanggungjawabkan ?• Apakah organisasi mampu memberikan kinerja outcomes dan impact kepada
masyarakat?• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan
reformasi birokrasi• ...
Pelayanan publik • Apakah organisasi sudah mampu memberikan pelayanan sesuai dengan harapan masyarakat?
• Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi
• ...Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
• Apakah pegawai sudah memiliki pola pikir dan budaya kerja yang berorientasi pada kinerja?
• Sejauhmana pola pikir dan budaya kerja mendukung kinerja organisasi?• ...
lanjutan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
3. Mengidentifikasi berbagai permasalahan birokrasi yang memberikan pengaruh pada pencapaian kinerja organisasi
Hasil Assessment organisasi saat ini
Organisasi • Hirarki terlalu banyak
Tatalaksana
Peraturan Perundang-undangan
Sumber daya manusia aparatur
Pengawasan
Akuntabilitas
Pelayanan publik
Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
Identifikasi permasalahan birokrasi Contoh:
Catatan:Perhatikan pula apa permasalahan yang terkait dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
4. Mengidentifikasi berbagai pencapaian kinerja dan faktor yang menjadi kunci keberhasilan
Hasil Assessment organisasi saat ini
Organisasi
Tatalaksana
Peraturan Perundang-undangan
Sumber daya manusia aparatur
Pengawasan
Akuntabilitas
Pelayanan publik
Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
Identifikasi hasil pencapaian kinerja Contoh:
Catatan:Perhatikan pula apa pencapaian yang terkait dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
1. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014:• Dapat digunakan berbagai instrumen
yang sering dipakai untuk assessment• Assessment sebaiknya melibatkan para
stakeholders instansi• Assessment hendaknya difokuskan pada
area-area perubahan reformasi birokrasi dan dikaitkan dengan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014
2. Mengidentifikasi berbagai kelemahan birokrasi yang perlu diperbaiki agar memiliki kemampuan untuk mewujudkan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014
3. Mengidentifikasi Quick Wins (Dibahas tersendiri)
A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi
program dan kegiatan reformasi birokrasi
1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan
tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
5. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014
Organisasi • Bagaimana struktur organisasi yang dikehendai sehingga organisasi mampu berjalan secara efektif dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...Tatalaksana • Bagaimana sistem tatalaksana yang mampu mendukung
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...Peraturan Perundang-undangan
• Bagaimana peraturan perundang-undangan yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...Sumber daya manusia aparatur
• Bagaimana sistem manajemen SDM yang yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
5. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014
Pengawasan • Bagaimana sistem pengawasan yang mampu mengurangi KKN dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...Akuntabilitas • Bagaimana sistem akuntabilitas yang mampu Apakah organisasi
sudah memiliki kinerja yang mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...Pelayanan publik • Bagaimana sistem pelayanan publik yang mampu memberikan
pelayanan sesuai dengan harapan masyarakat?• ...
Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
• Bagaimana pola pikir dan budaya kerja yang berorientasi pada kinerja dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
• ...
lanjutan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
6. Mengidentifikasi berbagai kelemahan birokrasi yang perlu diperbaiki agar memiliki kemampuan untuk mewujudkan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014
Kondisi saat ini 2014
Harapan Kinerja Organisasi 2014
Profil Birokrasi
2014
Permasalahan birokrasi
Kinerja yang dicapai
Kelemahan yang perlu di perbaiki
RENCANA(Mengacu pada Program dan Kegiatan)
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
7. Merumuskan tujuan-tujuan berdasarkan klasifikasi 8 area perubahan
Tujuan
Organisasi
Tatalaksana
Peraturan Perundang-undangan
Sumber daya manusia aparatur
Pengawasan
Akuntabilitas
Pelayanan publik
Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
8. Merumuskan Sasaran-saran per tahun berdasarkan klasifikasi 8 area perubahan
Tujuan Sasaran
Organisasi
Tatalaksana
Peraturan Perundang-undangan
Sumber daya manusia aparatur
Pengawasan
Akuntabilitas
Pelayanan publik
Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
Program/Kegiatan
Output Tahapan Kerja
Waktu pelaksanaan
Kriteria Keberhasilan
Rencana Anggaran
Penanggung jawab
Belum dapat diisi sebelum dilakukan
prioritasi
9. Menyusun rencana program, kegiatan dan tahapan kerja
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
20
10. Menyusun agenda prioritas
Penyusunan Agenda Prioritas dilakukan terhadap seluruh program kegiatan serta aktivitas (tahapan kerja) pelaksanaan reformasi birokrasi.Kriteria prioritas, antara lain:• Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan aktivitas
(tahapan kerja) yang dilakukan terhadap kinerja organisasi;
• Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) yang dilakukan terhadap kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) lainnya;
• Sekuensi dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) dalam program;
• Keterkaitan antar satu kegiatan dan kegiatan lain secara sistemis sesuai dengan karakteristik masing organisasi
Penyusunan agenda prioritas harus disusun melalui proses dengan melibatkan seluruh tim yang bertanggungjawab atas program-program dan kegiatan-kegiatan.Peran pimpinan (baik ketua Tim Pengarah dan anggota Tim Pengarah dan Tim Pelaksana) akan sangat menentukan
Outputurutan program,
kegiatan, tahapan kerja yang harus
dilakukan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
Outputurutan program,
kegiatan, tahapan kerja yang harus
dilakukan
Sekuensi kegiatan dan tahapan kerjaWaktu pelaksanaan
Program/Kegiatan
Output Tahapan Kerja
Waktu pelaksanaan
Kriteria Keberhasilan
Rencana Anggaran
Penanggung jawab
11. Menyusun sekuensi kegiatan dan tahapan kerja dan waktu pelaksanaan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi
program dan kegiatan reformasi birokrasi
1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan
tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran
Menyusun Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi
12. Menyusun konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah-langkah Penyusunan Road Map
A. Ringkasan EksekutifB. PendahuluanC. Konsolidasi rencana aksi
program dan kegiatan reformasi birokrasi
1. Pencapaian2. Rencana3. Kriteria keberhasilan4. Agenda prioritas5. Waktu pelaksanaan dan
tahapan kerja6. Penanggungjawab7. Rencana anggaran
Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi
13. Menyusun Ringkasan Eksekutif dan Pendahuluan
Latihan
24
• Pilih satu area perubahan• Lakukan asessment kondisi saat ini dan
permasalahannya• Lakukan kondisi yang diinginkan tahun 2014• Identifikasi berbagai kelemahan/
permasalahan yang perlu diperbaiki• Tetapkan Tujuan dan Sasaran• Susun kegiatan dan tahapan kerja (cek
dengan kegiatan dari Pedoman, tidak menutup kemungkinan jika akan ditambahkan kegiatan baru)
• Buat rencana gunakan tabel (disediakan format excell)