I. NAMA KEGIATANKegiatan Perayaan Natal PMK ITB pada bulan Desember 2010 diberi nama Natal PMK ITB 2010/2011.

II. TEMA KEGIATANKegiatan Perayaan Natal PMK ITB pada Desember 2010 mengambil tema Where is the Love. Bentuk kegiatan dalam acara ini adalah kebaktian yang memadukan konsep fragmen di ibadahnya sehingga jemaat yang sebagian besar mahasiswa bisa turut merasakan realita yang terjadi di balik kehidupan orang-orang yang berada dalam kemiskinan.

III. LATAR BELAKANGPeristiwa Natal sesungguhnya adalah peristiwa yang luar biasa. Natal adalah pernyataan kasih Allah kepada manusia. Tuhan Yesus, yang walaupun dalam rupa Allah, tidak menganggap kesetaraan dengan Allah itu sebagai milik yang harus dipertahankan, melainkan telah mengosongkan diri-Nya dan mengambil rupa seorang hamba dan menjadi sama seperti manusia. Dan kelahirannya adalah dalam kepapaan. Natal memberikan teladan kepada kita mengenai kesederhanaan. Tuhan tidak lahir dalam kemewahan tapi dalam sebuah kandang domba, padahal Ia adalah Raja dari segala raja. Sungguh kontras dengan perayaan natal besar-besaran sering dirayakan pada bulan Desember, yang nyaris membuyarkan pandangan kita akan pesan natal yang sesungguhnya mengenai kesederhanaan. Tuhan Yesus telah memberikan teladan kepada kita. Dengan meningalkan tahta dan kerajaan sorga yang begitu mulia, Ia masuk ke dalam dunia yang hina dan dalam kegelapan.Natal merupakan simbol dari kasih Allah yang terbesar akan umat manusia. Natal mengajarkan bagaimana kita harus mengasihi orang lain. Natal mengajarkan bagaimana kita harus berbagi dengan orang lain termasuk berbagi dengan orang-orang kecil. Bila kita telusuri kisah natal, berita Natal pertama kali disampaikan kepada para gembala. Kepada orang-orang kecil seperti mereka disampaikan berita sukacita oleh malaikat surgawi yang mulia. Dari kisah Natal ini, Allah ingin memperlihatkan kepada manusia, bahwa Allah sangat peduli kepada mereka yang terpinggirkan, mereka yang rendah hati mau menerima kabar sukacita tentang kelahiran Yesus. Allah tidak pernah meninggalkan orang-orang kecil dan lemah yang terlupakan oleh masyarakat. Disekitar kita, masih banyak orang-orang yang kurang beruntung dan terlupakan. Ada begitu banyak orang yang menderita dan berkekurangan. Masih banyak orang yang belum merasakan terang kasih Allah. Adakah kita merasakan hati Allah akan mereka? Dengan pedoman teladan Allah, kita dapat menjadikan natal ini sebagai momen untuk membagikan kasih Allah kepada sesama kita, kepada siapa saja di sekeliling kita. Sungguh ironis apabila kita menjadikan natal sebagai ajang pesta yang meriah, padahal di sekeliling kita masih banyak orang yang hidup dalam ketidakcukupan, apabila kita merayakan natal dengan kesenangan pesta pora padahal di luar sana masih banyak orang yang berduka karena belum merasakan jamahan kasih Allah. Merayakan Natal seharusnya membuat kita berpaling kepada orang-orang kecil dan berbagi dengan kasih. Natal adalah momen kepedulian dengan berbagi kasih Natal kepada saudara-saudara kita. Kerinduan untuk berbagi kasih oleh karena Allah mengasihi manusia inilah yang seharusnya menjadi dasar bagi kita untuk datang menyembah kepada Tuhan di hari Natal.

IV. TUJUANTujuan pelaksanaan acara Natal PMK ITB 2010/2011 ini adalah menyadarkan jemaat kembali bahwa di dalam kesederhanaan Yesus telah datang dan membagikan kasihNya yang sempurna agar kita sebagai anak-anakNya turut berbagi pula di dalam kasih kepada sesama kita sertaa menjangkau angkatan 2010 untuk melayani.

V. SASARANPeserta yang menjadi sasaran kegiatan Natal PMK ITB 2010/2011 adalah sebagai berikut. Mahasiswa/i, dosen, alumni Institut Teknologi Bandung. Anak-anak panti asuhan dan pembimbingnya. Setiap pribadi yang memerlukan Tuhan.

VI. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAANAcara diselenggarakan pada :Hari, Tanggal : Jumat, 10 Desember 2010Waktu: 18.00-21.30Tempat : Aula Barat-Institut Teknologi BandungJalan Ganesha 10 Bandung

VII. DESKRIPSI ACARAAcara Natal PMK ITB 2010/2011 diadakan sebagai perayaan syukur atas kelahiran Tuhan Yesus Kristus dan memperingati kedatanganNya di dunia untuk menebus dosa manusia. Acara ini bernuansa rohani dan kekeluargaan. Adapun susunan acaranya adalah sebagai berikut.

VIII. SUSUNAN PANITIAPelindung: Prof. Akhmaloka, Ph.D.Pembimbing: Dr. Eng. Alamta Singarimbun, M. ScPenanggung Jawab: Theo Amudi (FT 07) Panitia PelaksanaKetua:Harriman Samuel Saragih (MRI 09)Sekretaris:Indriyani Mangampa (STF 09)Bendahara:Samuel (IF 09)Seksi-seksi Acara:Ferty Yolanda Simatupang (STF 09)Amelia N. Sitorus (IF 09)Andre Tuwan (TK 09)Betseba Sibarani (Gl 09)Stephanie Aprillia (FKK 09)Mesrani Susanti (FKK 09)Rinna Santi Sijabat (TK 09)Ricky Tampu (GL 09)Raymond Lagona (GL 09)Andrew Jeremia (STF 09)Sinta Amanda Tangkudung (EL 09) Doa:Niko Nakatama Parapat (STF 09)Ezra Ginting (PN 09)Gavrila Ramona Manayang (PL 09) Dana Usaha:Samuel (IF 09) Albert Christy (STF09)Novhyta Agnes (STF 09)Edwin Lunando (IF 09)n n Karina Wardhani (STI 09)Lio Franklyn Kemit (IF 09)Agastia Cestiakara (STI09) Konsumsi dan usher:Timothy Ivan (TM 09)Sandra Cory Clarisa Tarigan (TL 09)Yunika (STF 09)Hanslibrery Simanjuntak (BM 09)Andreas (FTMD 10)Arthur (SF 10)Bagus (SF 10)Benjamin (FITB 10)Deasy (SF 10)Dita (FMIPA 10)Faber (FITB 10)Happy (FITB 10)Henry (FTI 10)Januar (SITH 10)Jessica (FTI 10)Lani (FITB 10)Maria (FTSL 10)Melly (FITB 10)Monika (FTSL 10)Nirmala (FITB 10)Nixon (FMIPA 10)Paul (FTI 10)Rere (FITB 10)Stefan (SITH 10)Stefanus (FTSL 10)Stephen (FTI 10)Yosua (FTTM 10)David (FTTM 10)Jonathan (FTTM 10)Parlin (FMIPA 10) Perlengkapan: Rivandy Londong Allo (FT 09)Charles Tampubolon (FT 09)Martin Andreas Hutahaean (TK 09)Manoressy Tobias (FT 09)Hombar Pakpahan (KL 09)Arif Sutikno (FT 09) Publikasi, Dokumentasi:Niko Pratama Purba (TM 09)dan PerizinanNuel Pratama Sitanggang (TG 09)Anugrah Rezkita Emesura (DI 09)Baskoro (TK 09)Arifa Sura Sembiring Cola (TK 09)Herri MD (SI 09)Virginia Agustina (STF 09)Theresia Monica Ginting (STF 09) Kreatif: Okihita (IF 09)Risa (KR 09)Raisa (AR 09)Linda Agustina (STF09)Aldina Halim (DI 09)

IX. RENCANA ANGGARAN1. Anggaran PengeluaranPengeluaran Jumlah

1Sekretariat

Proposal50 @ 6000Rp300,000.00

SubtotalRp300,000.00

2Divisi Acara

Pembawa FirmanRp500,000.00

Perlengkapan fragmenRp100,000.00

SubtotalRp600,000.00

3Divisi Dana dan Usaha

SubtotalRp0.00

4Divisi Perijinan, Publikasi, dan Dokumentasi

Penyewaan Aula BaratRp2,400,000.0

Leaflet dan Poster1000 lembarRp600,000.00

Spanduk2 @ 100000Rp200,000.00

Biaya Pemasangan SpandukRp100,000.00

SubtotalRp3,300,000.00

5Divisi Kreativitas

Dekorasi PanggungRp1,000,000.0

Lilin NatalRp250,000.00

Perlengkapan (Alat) DekorasiRp100,000.00

SubtotalRp1,350,000.00

6Divisi Konsumsi

Konsumsi Acara600 @ 6800Rp4,080,000.0

Air Mineral26 @ 12000Rp312,000.00

SubtotalRp4,392,000.00

7Divisi Doa

Penyewaan RuanganRp400,000.00

SubtotalRp400,000.00

8Divisi Perlengkapan

Sound SystemRp1,750,000.0

LightingRp200,000.00

SubtotalRp1,950,000.00

9Divisi Intermedia

Pencetakan sangkakala600 eksemplarRp2,000,000.0

SubtotalRp2,000,000.00

SUBTOTALRp13,992,000.00

Dana Tak Terduga (10% SUBTOTAL)Rp1,399,200.00

TOTALRp15,391,200.00

2. Anggaran PemasukanPemasukanJumlah

Persembahan Rp 1.500.000,00

Total Rp 1.500.000,00

Keuntungan Dana Usaha Rp 2.500.000,00

Total Rp 2.500.000,00

Komitmen Panitia Rp 2.000.000,00

Total Rp 2.000.000,00

Total PemasukanRp 6.000.000,00

3. Anggaran Sponsor dan DonaturDana sebesar Rp 9.391.200,00 diharapkan akan dipenuhi dari donatur dan sponsor.

X. ANGGARAN

XI.LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KetuaPrapelaksanaan Membuat susunan panitia dan rincian kerja per divisi Memantau kinerja tiap divisi Mengadakan rapat koordinasi

Pelaksanaan Membantu divisi acara Memberikan kata sambutan Mengikuti rangkaian acara hingga selesai

Pascapelaksanaan Memimpin evaluasi kegiatan

Evaluasi

Saran

SekretarisPrapelaksanaan Membuat proposal, surat-surat, dan rencana anggaran Menjadi notulen saat rapat koordinasi Membantu divisi humas dan perizinan

Pelaksanaan Membantu divisi acara dalam hal lighting

Pascapelaksanaan Membuat laporan kegiatan

Evaluasi Sekretaris kesulitan menyusun rencana anggaran Penyelesaian proposal tidak sesuai target waktu Kesalahan salah satu nomor rekening untuk sponsor dan donatur pada softcopy yang diedarkan kepada alumni

Saran Setiap divisi sigap ketika dimintai rencana anggaran dan segera berkoordinasi dengan bendahara Pada saat pembentukan kepanitiaan, pastikan setiap divisi mengetahui jobdesknya dengan jelas dan menjalanknnya dengan penuh tanggung jawab Perbanyak komunikasi antarpanitia untuk memperlancar koordinasi Pada tiap rapat koordinasi diharapkan tiap koordinator divisi dan anggotanya dapat datang tepat waktu dan telah mempersiapkan progress divisinya yang akan disampaikan pada rapat tersebut Rencana Anggaran Dana tidak usah terlalu detail, yang penting proposal dapat jadi dengan cepat

BendaharaPrapelaksanaan Mengumpulkan pemasukan sesuai rencana anggaran Mengurus pembayaran ke pihak luar Membantu menyusun rencana anggaran Menjadi koordinator divisi dana usaha

Pelaksanaan Menjadi narator fragmen Menerima pembayaran donatur

Pascapelaksanaan Membuat rincian anggaran/ laporan keuangan Membayarkan bon-bon yang belum dibayar

Evaluasi Pemasukan dan pengeluaran kurang didata secara secara detail

Saran Pembuatan bon harus lebih ditekankan dan dipertegas lagi untuk semua pengeluaran dan pembayaran, walaupun hanya berupa kertas yang ditandatangani

Divisi Perizinan, Publikasi, dan DokumentasiPrapelaksanaan Mengurus perizinan tempat, kendaraan, dan pemasangan spanduk Membuat publikasi acara Natal di wilayah ITB dan kepada alumni serta dosen Mengurus peralatan dokumentasi yang akan dipergunakan pada pelaksanaan acara Membuat undangan untuk dosen

Pelaksanaan Membuat dokumentasi saat acara

Pascapelaksanaan Melaporkan hasil dokumentasi dalam bentuk CD/DVD

Evaluasi Poster agak telat, yg seharusnya seminggu sebelumnya tapi berhubung sibuk ujian jadi H-5 Waktu penempelan poster kurang efektif karena kebanyakan mahasiswa yg datang hanya Sms gateaway harusnya setiap hari tapi sempat 3-4 hari tidak mengirim Undangan ke dosen tidak diadakan

Saran Pulsa dianggarkan dalam anggaran Saat dokumentasi Publikasi ke dosen kurang Tingkatkan kerjasama dengan kampus lain dengan mengadakan publikasi dengan kampus lain

Divisi Dana UsahaPrapelaksanaan Membuat rencana pencarian dana Mengumpulkan dana dengan mencari donatur dan sponsor, menjual kue di kampus dan wilayah Antapani, komitmen serta penjualan kaos panitia Natal Menentukan target dana yang akan dikumpulkan Menjadi bendahara

Pelaksanaan Menjadi narator fragmen Menerima pembayaran donatur

Pascapelaksanaan

Mengumpulkan pembayaran kaos panitia yang belum diterima

Evaluasi

Saran Hasil berjualan kurang didata Pengeluaran kurang didata bonnya Untuk pengeluaran yang tanpa bon kurang diperhatikan pendataannya Anggota divisi kurang diberdayakan Anggota divisi kurang bisa diandalkan

Pembuatan rencana anggaran pada proposal tidak usah terlalu detail agar proposal dapat segera diselesaikan sehingga divisi dana usaha dapat segera bekerja

Konsumsi dan UsherPrapelaksanaan Mencari informasi mengenai jumlah tamu undangan untuk menentukan jumlah porsi makanan Mengadakan kumpul usher sebanyak tiga kali Mengadakan persekutuan doa usher dan choir yang dihadiri oleh kakak-kakak mentor dan pengurus-pengurus PMK

Pelaksanaan Menjadi usher acara Natal Memantau pengaturan konsumsi dan membagikan konsumsi kepada peserta acara

Evaluasi Pesanan makanan berlebih sekitar 120 bungkus Jumlah usher dan choir yang menghadiri PD tidak lengkap Briefing untuk usher diundur satu jam Ada dua mahasiswa 2010 yang sudah mendaftar namun akhirnya mengundurkan diri tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada koordinator divisi Ada beberapa usher yang tidak datang kumpul usher dengan alasan belajar karena takut dengan nilai-nilai jelek atau rumahnya jauh Kurangnya publikasi cara menjadi usher dengan menghubungi koordinator divisi usher Ada peserta yang sudah mendaftar menjadi usher tapi tidak pernah mendapat jarkom Usher kurang penanda sebagai usher jadi kurang terlihat Pembagian lilin kurang berkoordinasi dengan divisi Ada komentar dari peserta mengenai konsumsi yang tidak menggunakan sterofoam

Saran Membuat tanda pengenal yang lebih terlihat sebagai usher

PerlengkapanPrapelaksanaan Membeli barang-barang yang dibutuhkan untuk dekorasi dan acara Mencari informasi tempat penyewaan logistik Merapikan barang-barang keperluan acara Membantu menyiapkan sound system

Pelaksanaan Mengecek ketersediaan barang-barang yang dibutuhkan Berjaga di beberapa tempat jika mendadak ada permintaan barang yang diperlukan Membantu mensetting panggung saat fragmen berlangsung

Pascapelaksanaan Membantu membereskan barang logistik Mengembalikan barang yang sudah disewa dan memastikan semua barang sudah dikembalikan

Evaluasi Koordinasi dengan pengguna ruangan sebelumnya kurang sehingga tidak tahu kapan dapat mulai mempersiapkan ruangan Koordinator perkap sebaiknya tidak memiliki tugas ganda saat acara Tidak ada check sound

Saran Turut melibatkan angkatan bawah (anak TPB) untuk membantu mempersiapkan ruangan

KreatifPrapelaksanaan Membuat logo acara Natal Menentukan konsep dekorasi yang sesuai dengan tema acara Sosialisasi ide-ide kreatif dekorasi ke semua panitia Mendata alat dan bahan yang dibutuhkan untuk properti dekorasi Membuat desain flyer untuk publikasi Melakukan dekorasi tempat acara dan menjaganya

Pelaksanaan Memastikan tidak ada dekorasi yang rusak

Evaluasi

Saran

AcaraPrapelaksanaan Menentukan tema dan ayat tema Membuat konsep acara Membuat rundown acara dan menentukan serta mengurus latihan persiapan pelayan mimbar serta pembicara Menyiapkan dan melatih choir Natal Mengumumkan pada Jumatan PMK mengenai pengumpulan buku untuk disumbangkan kepada panti asuhan yang diundang Mencari dan mengurus panti asuhan yang akan diundang pada acara Menyiapkan konsultan-konsultan untuk altar call Menyiapkan fragmen yang akan ditampilkan pada acara Mengadakan gladi bersih dan briefing acara

Pelaksanaan Mengondisikan jalannya acara Membagi tugas panitia (ada yang menemani pembicara, menjadi time keeper, mengurus lighting, mengurus panti asuhan, dan mengurus lighting)

Pascapelaksanaan Membuat laporan perubahan susunan acara Mengadakan follow up terhadap peserta yang menerima tantangan dari altar call

Evaluasi Viatikum pembicara tidak diberikan setelah acara selesai, baru diberikan tanggal 14 Desember 2010 (H+4) Buku-buku yang seharusnya disumbangkan ke panti asuhan sampai evaluasi belum diberikan kepada panti asuhan karena panti asuhan tersebut sudah memiliki banyak buku hasil sumbangan lainnya Pada awalnya panti asuhan ingin menampilkan permainan angklung, namun mendekati hari H performance diganti dengan vocal group Para jemaat yang menerima tantangan altar call tidak maju untuk didoakan pembicara Tidak ada gladi bersih Terjadi kesalahan teknis di akhir drama Terjadi misscommunication dengan usher untuk waktu pembagian kantung persembahan Di beberapa momen acara, lampu terlambat dinyalakan Acara mengalami keterlambatan sekitar 15 menit dikarenakan persiapan yang belum selesai dan berakhir dengan kelebihan waktu 4 menit Ada kesulitan dalam mencari pelatih untuk choir Choir yang menghadiri latihan awal kurang Ada lagu yang sama dengan persembahan dari panti Counselor untuk altar call kurang Briefing tidak dihadiri oleh semua counselor sehingga ada counselor yang tidak mengetahui teknis briefing Tidak memiliki alternatif menghadapi kondisi jika tidak ada yang maju saat altar call Ada peserta yang tidak mengerti maksud dari altar call Pembicara tidak dibriefing secara langsung untuk altar call secara langsung oleh penanggung jawab altar call, hanya melalui koordinator acara Follow up masih kurang, hanya sedikit yang difollow up Pelafalan pembicara kurang jelas Lighting kurang koordinasi Tantangan altar call kurang jelas Koordinasi microphone untuk fragmen kurang jelas, fragmen masih kekurangan mic Nama panti asuhan kurang disebutkan dengan jelas Lagu kurang familiar bagi sebagian jemaat Lagu terlalu rendah untuk jemaat pria Pemain musik kurang bersemangat Performance hiburan kurang mendapat perhatian dari jemaat Teknis mobilisasi PM kurang jelas

Saran

Sound lebih ditunjang lagi agar dapat terdengar dari belakang Jangan sampai tidak mengadakan gladi bersih agar sound dapat ditinjau sebelum acara dimulai Saat altar call sebaiknya semua peserta acara menutup mata sehingga yang mau menerima tantangan altar call mau maju ke depan Untuk altar call peserta yang menerima tantangan altar call dapat bisa dengan tidak perlu maju hanya dapat diberikan formulir atau disuruh maju ke belakang Teknis altar call lebih diperjelas dan dipermatang Counselor tambahan dapatdiambil dari panitia atau pengurus Tinggi nada disesuaikan untuk baik pria maupun waniti sebelum acara dimulai PM lebih dilibatkan dan dibina motivasinya Lebih teratur dan taat dengan teknis dan waktu briefing panitia Detail seluruh acara termasuk transfer mic jangan lupa diperhatikan

Doa

Prapelaksanaan Mengadakan kegiatan doa bersama divisi doa dan divisi lainnya sebanyak 2-3 kali seminggu Mengkoordinasikan puasa bersama panitia pelaksana dan pengurus PMK Mengadakan PD pengutusan panitia

Pelaksanaan Mengikuti rangkaian acara hingga selesai Mendoakan acara selama acara berlangsung sampai selesai

Pascapelaksanaan

Evaluasi Anggota divisi kurang banyak

Saran Anggota divisi doa lebih diperbanyak Lebih ditekankan lagi mengenai tema dan motivasi Berdoa lebih baik sebelum jemaat datang

XII. KESIMPULANPada acara perayaan Natal PMK ITB 2010/2011 yang merupakan salah satu program kerja dari PMK ITB, kami sebagai panitia menghadapi beberapa kendala. Namun, secara keseluruhan acara perayaan Natal berjalan dengan lancar karena hambatan yang dihadapi saat pelaksanaan acara dapat diatasi dengan cukup baik. Menurut hasil evaluasi kami, tidak seluruh tujuan dari acara Natal ini dapat tercapai. Tujuan untuk mengingatkan jemaat kembali mengenai kesederhanaan serta untuk menjangkau angkatan 2010 dinilai cukup tercapai, namun tujuan untuk mengaplikasikan berbagi dengan sesama dalam acara ini berbagi dengan anak-anak panti asuhan dinilai belum tercapai. Target peserta dari acara ini juga tidak terpenuhi, yaitu peserta yang datang hanya sekitar 500 orang, sedangkan targetnya adalah 600 orang. Kami berharap pesan dari acara ini yaitu mengenai pentingnya kesederhanaan dan berbagi dengan sesama dapat tertanam dalam hati tiap jemaat yang hadir dan panitia.

XIII. LAMPIRAN