2010 01 08 - lpj umum pmb 2009

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB

iswaLaporan Pertanggungjawaban Penyambutan Mahasiswa Baru 2009 PMK ITB1. Dasar Pemikiran Setiap tahunnya, ITB sebagai salah satu dari perguruan tinggi di Indonesia akan melaksanakan seleksi penerimaan mahasiswa baru. Calon mahasiswa yang diterima sebagai mahasiswa baru akan memasuki kampus ITB yang merupakan lingkungan baru bagi mereka. Selain memasuki lingkungan yang baru, mereka juga akan menghadapi gaya hidup baru di dalam dunia perkuliahan. Oleh karena itu, mereka perlu mengenal lebih dalam lagi dan beradaptasi terhadap hal-hal yang akan mereka hadapi. Namun, dalam proses tersebut mereka sangat membutuhkan arahan dan bimbingan agar dapat melewatinya dengan baik. Untuk itulah penyambutan mahasiswa baru perlu dilakukan. Dalam acara ini kami sebagai saudara seiman akan menyambut mereka sebagai sahabat sekaligus keluarga kami yang baru. Selain itu, kami juga rindu untuk mengarahkan dan membimbing mereka sehingga sebelum memasuki dunia kuliah, diharapkan mereka telah memiliki landasan iman yang kuat dalam Yesus Kristus sebagai Tuhan dan Sahabat mereka, sehingga dapat menjadi kekuatan mereka dalam menghadapi hidup perkuliahan dan berbagai permasalahan yang akan mereka hadapi nantinya. Adapun tema dari PMB PMK 2009 ini adalah: Totally for You Dengan ayat tema: Demikianlah kami, dalam kasih sayang yang besar akan kamu, bukan saja rela membagi injil Allah dengan kamu, tetapi juga hidup kami sendiri dengan kamu, karena kamu telah kami kasihi. (1 Tesalonika 2:8) Tema ini mewujudkan kerinduan segenap panitia PMB 2009 PMK ITB. Kerinduan kami yaitu menyambut dan menjangkau mahasiswa-mahasiswa baru yang akan datang dan mengikuti proses mentoring. Totally for You bermula dari semangat penjangkauan total. Penjangkauan total yang terkandung dalam tema ini mengandung suatu target untuk pencapaian hasil penjangkauan yang lebih baik. Dengan demikian, akan semakin banyak jemaat PMK yang dapat menikmati pembinaan dan terutama pemuridan untuk mencapai visi PMK ITB, yaitu menjadi pohon Tarbantin Kebenaran (Yes 61:3b-4). Tema ini memiliki dasar firman Tuhan dari 1 Tesalonika 2:8, yaitu tentang kasih Paulus kepada jemaat di Tesalonika yang bukan sekedar membagikan Injil kepada mereka, tetapi juga membagikan hidup kepada mereka. Inilah visi PMB PMK ITB 2009, yaitu menjangkau dengan mebagikan hidup kami sendiri kepada PMK 2009 karena mereka telah kami kasihi.

1 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB2. Susunan Kepanitiaan Pelindung Pembimbing Penanggung Jawab Panitia Pelaksana Ketua Sekretaris Bendahara Divisi-divisi Koordinator Doa Anggota Koordinator Mentor Anggota : Stefanus Ezra : Robert Rosalin (STEI 08) (FTI 08) (STEI 08) : Yanes David P. Sidabutar : 1. Pamela 2. Listra Endenta : Rischa (GD 07) (STEI 08) (FTSL 08) (FTI 08) : Rektor ITB Prof. Dr. Ir. Djoko Santoso, M. Sc. : Dr. Eng. Alamta Singarimbun, M. Sc. : Koordinator Persekutuan Mahasiswa Kristen ITB, Ivan Riandi Y. Hutabarat (FA 06)

: Ruth Theresia (FK 07) : Abram Sinaga (PL '07) Clara Nathania (FITB '08) Josephine Linando (FITB '08) Immanuel H. (FTSL '08) Lius Daniel (FTI '08) Leonardo Sebayang (GL '07) Reynaldo siahaan (SI '07) Daniel Tamado (SI '07) Micah Hutajulu (FTTM '08) Hendy (MS '07) Cristin Melati (FMIPA '08) Vincent August (FTI '08) yosua (TL 07) Sarmedi (TK 07) Josia PT (SBM 07) Ronald (FTI 08) Iascy (TK 07) Sheila (FA 07) : Richard Arnold : Harlen Samuel Jonathan Halim Dinata Thewa (FTI 08) (FMIPA 08) (FTI 08) (FTSL 08) (FTI 08)

Koordinator Dana Usaha Anggota



Koordinator Acara Anggota

: Eko Roy M.S. : Rikardo Adi Kurniawan Delta Kirsty Gina Edith David Gaby Jonathan Ery Maruli Bobby Daniel : Silvia : Irene Frans Funny Tesa : Manda : Eric Ferlin Valdo Jonathan : Alpriadi : Harry Bob Samuel : Daniel : Ken Heber Sandro Wilson Luhut

(TK 07) (TK 07) (FTI 07) (FTI 08) (FMIPA 08) (SITH 08) (FTI 08) (FTTM 08) (FITB 08) (STEI 08) (FTI 08) (FTI 08) (FMIPA 08) (SAPPK 08) (SAPPK 08) (SF 08) (FTI 08) (FTI 08) (FTMD 08) (FTMD 08) (SAPPK 08) ( FTMD 08) ( 08) (FTMD 08) (FMIPA 08) (STEI 08) (FMIPA 08) (FTTM 08) (FITB 08) (FTSL 08) (TA 07) (AR 07)

Koordinator Konsumsi Anggota

Koordinator PubDokReg Anggota

Koordinator Humas Anggota Koordinator Perlengkapan Anggota

Koordinator Lapangan : Jimmy Anggota : Julius Siregar


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB3. Pelaksanaan Kegiatan dan Laporan Tiap Divisi DIVISI DOA Koordinator: Stefanus Ezra S./ Telkom 08 Anggota : 1. Roberta Animalesto/ Teknik Fisika 08 2. Rosaline Juniati/ Teknik Elektro 08 Program Kerja 1. Persekutuan Doa Semalaman a. Rencana diadakan satu kali, yaitu 1-2 minggu sebelum hari-H b. Tidak terlaksana, hal ini dikarenakan komitmen panitia untuk berdoa tanpa harus ditentukan di satu malam tertentu, dan lebih diarahkan kepada doa yang disiplin di kamar-kamar doa pribadi panitia. 2. Persekutuan Doa Panitia a. Rencana dilaksanakan setiap minggu setelah para panitia kembali ke bandung ketika menjelang hari-H. b. Terlaksana, meskipun tidak teratur dalam pelaksanaannya. 3. Doa on air (kontak doa) a. Diadakan setiap hari Rabu jam 10.00 malam. b. Terlaksana. Yang didapatkan dari Divisi Doa dan Evaluasi 1. (Yeremia 31:10) Dengarlah firman TUHAN, hai bangsa-bangsa, beritahukanlah itu di tanah-tanah pesisir yang jauh, katakanlah: Dia yang telah menyerakkan Israel akan mengumpulkannya kembali, dan menjaganya seperti gembala terhadap kawanan dombanya! Yang didapat dari sini ialah, beritahukanlah itu di tanah-tanah pesisir yang jauh, maksudnya ialah penjangkauan kita nantinya bukan cuma anak-anak yang emang dari awalnya udah taat, tetapi juga emang anak-anak 09 yang latar belakangnya buruk. Berikutnya, menjaganya seperti gembala terhadap kawanan dombanya!..., maksudnya ialah orang-orang kita jangkau harus sampai dimuridkan dengan benar, seperti domba yang digembalai baik oleh gembalanya. Ayat ini dimaksudkan untuk para penjangkau (mentor) agar dapat melakukan lebih lagi, lebih lagi daripada yang telah dilakukan sebelum-sebelumnya.4 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB2. (1 Tesalonika 2:8) Demikianlah kami, dalam kasih sayang yang besar akan kamu, bukan saja rela membagi Injil Allah dengan kamu, tetapi juga hidup kami sendiri dengan kamu, karena kamu telah kami kasihi. Yang didapat disini, adalah kita tidak cuma membagi injil kepada anak-anak 09, tetapi para pemurid juga membagikan hidup, hidup itu seperti apa? (2 Timotius 3:10-11) Tetapi engkau telah mengikuti ajaranku, cara hidupku, pendirianku, imanku, kesabaranku, kasihku dan ketekunanku. Engkau telah ikut menderita penganiayaan dan sengsara seperti yang telah kuderita di Antiokhia dan di Ikonium dan di Listra. Semua penganiayaan itu kuderita dan Tuhan telah melepaskan aku dari padanya. Nah seperti dalam surat paulus kepada timotius diatas, demikianlah hidup yang dibagikan oleh paulus kepada timotius, yaitu ajaran, cara hidup, pendirian, iman, kesabaran, kasih dan ketekunan, bahkan semua pangalaman paulus di beberapa daerah. 3. Pada waktu awal-awal terbentuknya kepanitian, saya mendapatkan bahwa para panitia masih bekerja dengan kekuatan sendiri, atau maksudnya kurang mengandalkan Tuhan dalam pekerjaannya, yang saya dapat dari Yeremia 17:5-8. 4. (Ibrani 12:1-3) Karena kita mempunyai banyak saksi, bagaikan awan yang mengelilingi kita, marilah kita menanggalkan semua beban dan dosa yang begitu merintangi kita, dan berlomba dengan tekun dalam perlombaan yang diwajibkan bagi kita. Marilah kita melakukannya dengan mata yang tertuju kepada Yesus, yang memimpin kita dalam iman, dan yang membawa iman kita itu kepada kesempurnaan, yang dengan mengabaikan kehinaan tekun memikul salib ganti sukacita yang disediakan bagi Dia, yang sekarang duduk di sebelah kanan takhta Allah. Ingatlah selalu akan Dia, yang tekun menanggung bantahan yang sehebat itu terhadap diri-Nya dari pihak orang-orang berdosa, supaya jangan kamu menjadi lemah dan putus asa. Yang didapat disini adalah, para panitia pada lesu, kejatuhan rohani, bahkan dalam sate saja jarang setelah liburan, tetapi dari ayat diatas yang didapat ialah jangan pandang masalah/beban yang kita hadapi, tetapi pandanglah Kristus dan lari kepada apa yang ditujukan Tuhan.



DIVISI MENTOR Divisi Mentor PMB PMK ITB 2009 adalah bagian dari kepanitiaan PMB PMK ITB 2009 yang bertanggung jawab secara langsung kepada Koordinator PMB PMK ITB 2009 dan Divisi Internal PMK ITB Wewenang : menyusun kebijakan, mengkoordinasi, dan memantau dalam hal mentoring dan penjangkauan mahasiswa Kristen ITB 2009. Anggota : 1. Ruth Theresia FKK 07 (koordinator) 2. Abram C. Sinaga PL 07 3. Clara Nathania GD 08 4. Cristin Melati AS 08 5. Hendy MS 07 6. Iasci Simanjuntak TK 07 7. Imanuel SI 08 8. Josephine Linando ME 08 9. Josia P. Tarigan SBM 07 10. Leonardo Sebayang GL 07 11. Lius Daniel TK 08 12. Reynaldo P. Siahaan SI 07 13. Sarmedi Sia TK 07 14. Sheila Puspasari FA 07 15. Vincent August FT 08 16. Yosua Y. Satrio TL 07

Program Kerja : 1. Menyusun Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009 Tata cara ini dirumuskan dan disetujui melalui rapat Divisi Mentor dan 4 LP yang berlangsung pada tanggal 2 Juni 2009 di TVST ITB. Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009 merupakan acuan yang sah dari kegiatan mentoring dan penjangkauan PMB PMK 2009. Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009 terlampir 2. Mengatur Kegiatan Pemerlengkapan dan Pengutusan Mentor PMB PMK ITB 09 Mentor PMB PMK ITB 09 diberlengkapi melalui proses pemerlengkapan mentor PMB yang diselenggarakan oleh keempat LP yang bekerja sama dengan PMK ITB.6 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBPada pemerlengkapan mentor LP, materi yang wajib diberikan kepada mentor antara lain materi keselamatan, persekutuan, disiplin rohani serta bagaimana teknik berkomunikasi dengan anak mentor. Pemerlengkapan mentor oleh keempat LP diselenggarakan sebagai berikut : PMK OH : 4 Juni, 1-2 Agustus 2009 LPMI : 30 Juli- 1 Agustus 2009 Sion : 30-31 Mei, 1-10 Agustus 2009 Navigator : 4, 10, 17, 24 Agustus 2009 Selain oleh LP, pemerlengkapan bagi mentor,panitia, dan pelayan mimbar PMB juga diselenggarakan oleh pengurus PMK ITB dengan tujuan menyatukan visi mentor dan panitia PMB PMK ITB 09 tentang visi PMK dan visi PMB PMK ITB 09. Kegiatan pemerlengkapan mentor, panitia, dan pelayan mimbar PMB PMK ITB 09 berlangsung pada tanggal 6 Agustus 2009 di BSC A. Dari 101 orang mentor, yang menghadiri pemerlengkapan oleh PMK ITB ini sebanyak 100 orang, 1 orang mentor tidak dapat hadir karena sakit. Kebaktian Pengutusan mentor, panitia dan pelayan mimbar PMB PMK ITB 09 bertujuan untuk meneguhkan komitmen untuk melayani dalam rangkaian kegiatan PMB PMK ITB 09 serta mengutus para mentor, panitia dan pelayan mimbar yang telah siap melayani. Kebaktian Pengutusan mentor, panitia dan pelayan mimbar diselenggarakan pada tanggal 8 Agustus 2009 di Aula Gereja Baptis Wastu Kencana. 3. Melakukan proses seleksi Mentor PMB PMK ITB 2009 Adapun persyaratan dan proses seleksi mentor PMB PMK ITB 2009 tercantum pada Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009. Setelah melalui pertimbangan yang beracuan pada Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan, diperoleh mentor PMB PMK ITB 09 sebanyak 101 orang. Jumlah mentor dari PMK OH sebanyak 21 orang, LPMI 38 orang, Sion 27 orang, dan Navigator 15 orang. 4. Menyusun Materi Mentoring PMB PMK ITB 09 (terlampir) Materi yang disampaikan pada saat mentoring harus mencakup. Eksposisi Tema PMB PMK ITB 2009: Totally for u! (1 Tes 2:8) Tujuan : Mengajak mentor dan panitia PMB 2009 untuk mengerti dan menghidupi tema PMB PMK 2009 Menjelaskan tema PMB PMK 2009 sebagai arah gerak panitia dan mentor kepada mahasiswa baru Mengajak mahasiswa baru untuk bersama-sama menhidupi tema PMB PMK 2009 Keselamatan

-

-

-

Tujuan : Menjelaskan konsep keselamatan yang benar menurut Alkitab


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB Mengajak setiap adik mentor untuk mau menerima Yesus sebagai satu-satunya jalan keselamatan dan yakin akan keselamatan dirinya. Disiplin Rohani

Tujuan : Memberi pemahaman tentang pentingnya melakukan disiplin rohani Mengajak anak mentor untuk mengaplikasikan disiplin rohani dalam kehidupan seharihari - Persekutuan Tujuan : Menjelaskan pentingnya persekutuan kepada adik mentor Mengarahkan adik mentor untuk mengikuti persekutuan dan pemuridan sebagai tempat untuk bertumbuh Materi mentoring disusun oleh divisi mentor dengan berbagai revisi oleh koordinator PMB PMK ITB 09, Divisi Internal PMK ITB, dan Koordinator Umum PMK ITB dengan pertimbangan dari BP dan alumni PMK ITB. 5. Mengatur dan mengkoordinasikan kelompok mentoring. Mentor PMB PMK ITB yang berjumlah 101 orang dibagi ke dalam 22 kelompok yang masing-masing terdiri atas 4 atau 5 mentor. Masing-masing kelompok mentor dipimpin oleh seorang koordinator yang bertugas mengkoordinasi informasi dari kelompok mentor kepada divisi mentor ataupun sebaliknya serta mensupervisi jalannya proses mentoring dalam kelompok tersebut dan melaporkannya pada divisi mentor. 6. Mempersiapkan kit mentoring dan mengkoordinasikan pembuatan papan nama kelompok mentor. Kit mentoring berisi : 1 set materi mentoring lembar biodata lembar kunjungan lembar evaluasi penyampaian materi lembar pemilihan LP angket evaluasi mentoring untuk anak mentor tanda pengenal mentor berupa hand band Papan nama kelompok mentor dibuat oleh mentor kelompok yang bersangkutan secara bersama-sama, dengan bahan yang telah disediakan oleh divisi mentor & divisi perlengkapan. Divisi mentor memfasilitasi pembuatan ppan nama tersebut dalam suatu acara keakraban mentor dan panitia dengan tujuan mengakrabkan sesama mentor dan panitia PMB PMK ITB 09. 7. Mengatur kegiatan mentoring mahasiswa Kristen yang berlangsung selama rangkaian acara PROKM.

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBKegiatan mentoring dilakukan 2 hari pada waktu ISHOMA dengan koordinasi dengan panitia PROKM ITB. Hari 1 (13 agustus 2009) 12.00-13.30 WIB Lokasi: Roof top sabuga Acara : Pembagian maba ke dalam kelompok besar mentoring (22 kelompok) Makan bersama (tidak dapat dilaksanakan) Perkenalan Games (tidak sempat dilakukan) Pengumpulan biodata maba Pembagian kelompok mentor kecil Hari 2 (14 agustus 2009) 11.00-13.00 WIB Lokasi : Lapangan rumput Aula Barat Acara : Makan bersama (tidak dapat dilaksanakan) Games Sharing dari mentor tentang pentingnya persekutuan dengan sudara seiman dan bagaimana persekutuan di PMK memberikan dampak bagi pertumbuhan rohani. Pengisian angket evaluasi mentoring dari maba Mentor wajib menghadiri briefing setiap sebelum acara dimulai.Kehadiran mentor selalu didata sebelum acara dimulai. Mentor yang tidak hadir tepat waktu mendapat teguran dari panitia 8. Mengkoordinasikan 4 LP dan mentor dalam acara Pengenalan Pelayanan Kampus Acara Pengenalan Pelayanan Kampus Waktu : 19 Agustus 2009 Tempat : GSG Tujuan : Memperkenalkan PMK yang bekerja sama dengan 4 LP sebagai pelayanan kampus di ITB Memotivasi maba untuk terlibat dalam pelayanan kampus Divisi mentor mengkoordinasikan kepada: Pengurus PMK untuk memperkenalkan visi misi PMK dan divisi-divisi di PMK 4 LP untuk mempersiapkan presentasi untuk memperkenalkan LP-nya masingmasing kepada maba sekaligus mengajak untuk datang ke OH LP Mentor untuk mengajak anak-anak mentornya untuk menghadiri acara tersebut, mendampingi anak mentor selama acara tersebut dan membantu anak mentor agar

-

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBdapat lebih memahami isi acara tersebut, membantu menciptakan suasana yang kondusif bagi anak mentor agar dapat memahami acara dengan baik, memotivasi anak mentor untuk ikut ambil bagian dalam pelayanan di divisi PMK serta pemuridan di LP. Tingkat kehadiran mentor dalam acara ini tinggi, dari 101 mentor semuanya hadir. Tingkat kehadiran anak mentor dalam acara ini cukup baik dibandingkan PMB tahun sebelumnya, yaitu mencapai 243 orang dari total 385 anak mentor. 9. Mengkoordinasi dan memantau OH 4 LP Open House terlaksana oleh 4 Lembaga Pelayanan yaitu: PMK Open House (PMK OH) : 28 Agustus 2009 LPMI : 29 Agustus 2009 Sion : 04 September 2009 Navigator : 05 September 2009 Seluruh Open House yang ada memenuhi tujuan diadakan Open House yaitu: Memperkenalkan lembaga pelayanannya kepada mahasiswa baru Kehadiran mentor dalam OH LP : PMK OH : 83 orang LPMI : 82 orang Sion : 73 orang Navigator : 70 orang Kehadiran anak mentor dalam OH LP : PMK OH : sekitar 75 orang LPMI : sekitar 70 orang Sion : sekitar 60 orang Navigator : sekitar 55 orang Dua dari empat lembaga pelayanan melakukan tantangan pemuridan yaitu LPMI dan Sion. 10. Mengkoordinasi mentoring pada saat Retreat PMK Penutupan dari PMB PMK ITB 09 mengambil waktu pada Retreat PMK 2010. Retreat PMK merupakan suatu sarana untuk menyadarkan anak mentor tentang panggilan mereka di kampus, yaitu untuk menjadi Tarbantin Kebenaran, memotivasi anak mentor utnuk mau memberikan dirinya sebagai pekerja Tuhan di kampus ITB. Divisi mentor membantu mensosialisasikan retreat PMK kepada anak mentor melalui partisispasi aktif dari mentor untuk menghimbau anak mentor turut serta dalam Retreat PMK. Divisi mentor bekerja sama dengan panitia Retreat menyusun suatu sesi refleksi & sharing antara anak mentor dan mentor dalam kelompok mentornya masingmasing sekaligus dengan tujuan mengevaluasi pertumbuhan dan respon anak mentor setelah mengalami proses mentoring. Kehadiran anak mentor: 196 orang Kehadiran mentor : 56 orang 11. Koordinasi panitia dengan semua mentor dalam hal penyampaian informasi

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBKoordinasi dilakukan secara terpusat oleh koordinator divisi mentor kepda koordinator-koordinator kelompok mentor yang diharapkan melanjutkan informasi kepada rekan-rekan mentor 1 kelompoknya. Informasi yang disampaikan dapat berupa perihal jadwal mentoring, OH LP, rangkaian kegiatan PMB lainnya, pengumpulan laporan hasil penjangkauan. 12. Mengelola data maba dan hasil penjangkauan (terlampir) 13. Mengevaluasi kinerja mentor dan menyampaikannya kepada LP yang merekomendasikan Evaluasi 1. Tata Cara Mentoring dan Penjangkauan PMB PMK ITB 2009 Tata cara mentoring dan penjangkauan yang dibuat oleh Divisi mentor PMB PMK ITB 09 sudah lebih lengkap dan lebih jelas dibandingkan tata cara mentoring PMB 2008. Beberapa hal yang perlu dievaluasi dari tata cara mentoring dan penjangkauan : Tentang Divisi Mentor Pada PMB tahun 2009, anggota Divisi mentor merupakan perwakilan dari 4 LP yang bertugas mensosialisasikan informasi dari Divisi mentor ke LP dan sebaliknya. Sistem keanggotaan ini sudah cukup baik, sebab anggota divisi mentor dituntut untuk netral dan objektif, bahkan terhadap LP-nya sendiri, sehingga komunikasi dan transparansi antara Divisi mentor dan LP dapat terjalin lebih baik. Tentang persyaratan calon mentor Dalam tata cara mentoring pada bagian definisi calon mentor PMB PMK ITB 09 tidak tercantum persyaratan bahwa calon mentor harus sudah mengikuti kegiatan pemerlengkapan LP, namun hanya tertulis memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh LP masing-masing. Akibatnya ada 2 LP (Navigator dan Sion yang mengirimkan beberapa orang mentor yang tidak mengikuti pemerlengkapan LP secara lengkap. Penyelesaian yang diusulkan oleh Divisi mentor kepada LP adalah memastikan mentormentor tersebut mendapatkan materi yang disampaikan pada saat pemerlengkapan LP sebelum mentoring dengan anak mentor dimulai. Masalah lain yang timbul mengenai persyaratan calon mentor adalah pada poin terakhir, yaitu bersedia menjadi mentor dengan sukarela. Pada tanggal 4 Agustus 2009, ketika semua nama-nma calon mentor dari LP telah ditetapkan menjadi mentor oleh Divisi mentor, ternyata ada 4 orang mentor dari LP Sion yang mengundurkan diri dengan alasan tidak siap dan tidak diberitahu sebelumnya oleh pihak LP bahwayang bersangkutan direkomendasikan oleh LP kepada Divisi Mentor untuk menjadi mentor dalam PMB PMK ITB 09. Untuk hal ini LP Sion akan diberikan surat teguran. Tentang persyaratan mentor

-

-

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBAktif dalam pemuridan dan persekutuan di LP masing-masing Parameter ini dievaluasi dengan meminta penjelasan pihak LP bagaimana kondisi pemuridan dan keaktifan mentor mengikuti persekutuan rutin di LP masing-masing. Untuk menghindari ketidaknetralan oleh LP, masukan yang objektif juga diterima oleh anggota Divisi mentor yang merupakan perwakilan dari 4 LP. Secara keseluruhan bila dibandingkan dengan PMB tahun lalu, kualitas mentor dalam hal pemuridan dan persekutuan sudah lebih baik dibanding tahun yang lalu. Aktif dalam kegiatan persekutuan PMK (minimal kebaktian Jumat) parameter ini memiliki kelemahan sebab keaktifan dalam kebaktian Jumat PMK sangat relatif dan sulit terkuantifikasi.Masukan untuk PMB berikutnya agar parameter ini dapat dikuantifikasi misalnya melalui presensi dalam Kebaktian Jumat PMK. Namun demikian, secara keseluruhan Divisi mentor dalam melakukan seleksi terhadap calon mentor dengan kedua parameter ini sudah cukup tegas dan lugas. Tentang kewajiban mentor Tingkat kedisiplinan mentor dalam hal ketepatan waktu menghadiri setiap rangkaian kegiatan PMB masih kurang, apalagi dalam acara yang tidak melibatkan anak mentor (kebaktian pengutusan, pemerlengkapan, acara kebersamaan mentor, briefing mentor). Panitia sudah memberikan teguran kepada mentor baik secara personal maupun secara umum. Panitia juga memberlakukan sistem daftar hadir yang berbeda bagi mentor yang tidak tepat waktu dengan tujuan menegur mentor agar tidak terlambat lagi. Namun, tingkat keterlambatan mentor tidak juga berkurang secara signifikan. Perihal ketidakdisiplinan mentor ini akan dilaporkan kepada LP untuk dijadikan bahan evaluasi. Tingkat kehadiran mentor dalam setiap rangkaian acara PMB, pada awalnya sangat baik,mentor yang berhalangan hadir dikarenakan hal yang sangat mendesak seperti sakit atau keperluan studi yang tidak bisa ditinggalkan. Namun, setelah acara mentoring di Sabuga, tingkat kehadiran mentor menurun secara signifikan. Dari mentor-mentor yang tidak dapat hadir hanya sebagian kecil yang mengkonfirmasi ketidakhadiran keada divisi mentor H-1/ H+1 Tentang Tugas Mentor Secara keseluruhan dalam mengajak anak mentor mengikuti OH LP, mengajak anak mentor untuk dimuridkan di LP dan menjelaskan dengan netral tenteng 4 LP, mentor PMB 09 sudah cukup baik. Namun demikian dalam hal menemani anak-anak mentor mulai saat OH LP sudah mengalami penurunan dan puncaknya adalah di Retreat PMK. Banyak mentor yang tidak dapat hadir pada retreat PMk tanpa memberikan alasan yang jelas bahkan mentor sangat kurang menginformasikan dan menghimbau anak mentor untuk mengikuti retreat.

-

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBHampir 40 % mentor dinilai kurang aktif dalam memastikan anak-anak mentornya mendapatkan tepat pertumbuhan rohani. Mentor kurang memfolow up pertumbuhan rohani anak-anak mentornya yang sudah memutuskan untuk dimuridkan di salah satu LP. Dalam hal melaporkan hasil mentoring dan penjangkauan, kualitas mentor sangat rendah. Pada periode laporan pertama (5-10 Oktober 09) 65 % mentor mengumpulkan laporan. Pada periode laporan kedua (10-12 Desember 09) dan ketiga (setelah retreat) tidak ada mentor yang mengumpulkan laporan (akibat kelalaian divisi mentor dalam mengingatkan mentor kembali akan tugasnya). Berdasarkan angket pada bulan agustus dan evaluasi saat retreat PMK, menurut anak-anak mentor, 75 % mentor sudah mendampingi anak-anak mentor dengan baik. Mentor dinilai cukup proaktif dalam mengajak anak-anak mentor mengikuti persekutuan dan pemuridan. Komunikasi dan relasi yang terjalin antara anak mentor dan mentor juga cukup baik. Menurut penilaian anak mentor, mentor cukup perhatian dan peduli kepada anak mentor. Mentor yang tidak dapat berkomunikasi dengan baik kepada anak-anak mentornya sebagian besar disebabkan karena penolakan anak mentor terhadap kegiatan-kegiatan yang berbau rohani atau keterbatasan untuk terlibat dalam pelayanan kampus karena sudah terlibat di gereja lokal atau pembatasan oleh ortu . Namun demikian ditemukan juga mentor yang bahkan sama sekali tidak pernah berkomunikasi dengan anak mentornya. Mentor hanya bertemu anak mentor 2 kali ketika acara mentoring dalam rangkaian acara PROKM, setelah itu komunikasi terputus.Untuk kasus ini, mentor yang bersangkutan akan mendapat teguran dari divisi mentor. Tentang periode 6 bulan mentoring Periode mentoring selama 6 bulan ini tadinya bertujuan agar mentor dapat menjangkau anak-anak mentor secara total. Namun, ternyata sistem ini mengalami berbagai kesulitan untuk dilaksanakan terutama setelah periode OH LP. Sebagian besar mentor mulai sibuk menjelang UTS dan UAS sehingga anak mentornya terabaikan, demikian pula anak mentor mulai sibuk dengan aktifitas masing-masing sehingga komunikasi dengan mentor terhambat. Untuk mengatasi masalah ini diperlukan koordinasi dan motivasi yang sangat baik dari panitia PMB terutama divisi mentor. Panitia perlu terus menerus diingatkan dan dimotivasi untuk memiliki kinerja yang konsisten. Tentang Pelanggaran dan Sanksi Tidak ada mentor yang berturut-turut tidak mengikuti pemerlengkapan dan kebaktian pengutusan. Ketidakdisiplinan mentor sudah mendapat teguran secara personal dan umum dan akan diberikan surat teguran kepada LP untuk menjadi bahan evaluasi.

-

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBTidak ada mentor yang diketahui oleh divisi mentor memberikan tantangan kepada anak mentor untuk menjadi anak rohani 2. Kegiatan Pemerlengkapan dan Pengutusan mentor Kegiatan Pemerlengkapan LP Untuk PMK OH dan LPMI tidak ada masalah Untuk Navigator masalah dalam hal waktu pemerlengkapan. Navigator mengadakan pemerlengkapan pada 4, 10, 17, 24 Agustus 2009, padahal pengutusan mentor dilaksanakan pada tanggal 10 Agustus dan mentoring sudah dimulai pada tanggal 13 Agustus. Akibatnya sulit memastikan apakah mentor terpilih dari Navigator mengikuti pemerlengkapan LP navigator secara lengkap. Hal ini terjadi menurut LP Navigator dikarenakan kurangnya pekerja Lp yang mempersiapkan acara pemerlengkapan serta para mentor dan pekerja LP yang baru kembali ke Bandung setelah liburan pada awal Agustus. Untuk Sion Masalah KORPS. Pemerlengkapan calon mentor Sion dilakukan melalui KORPS. Padahal KORPS sebenarnya adalah pemerlengkapan untuk pekerja Sion. Hal ini jelas menyalahi beberapa aturan . Pertama, materi, pembicara dan jadwal KORPS disusun di bawah koordinasi Seksi Pembinaan Pemuda GKKD, padahal sudah jelas bahwa PMK ITB tidak bekerja sama dengan denominasi gereja manapun dalam hal pembinaan mahasiswa ITB, begitu pula seharusnya dalam hal mentoring dan penjangkauan. Kedua, materi pemerlengkapan yang disampaikan sangat jauh berbeda dengan yang disepakati bersama dengan Divisi Mentor. Ketiga, akibat jadwal KORPS yang sangat padat dan seringkali bentrok dengan rangkaian acara persiapan mentor dari panitia PMB, mentor-mentor Sion mengalami kesulitan menghadiri acara PMB atau bagi yang dapat menghadiri keduanya mengalami kelelahan secara fisik. Untuk hal ini LP Sion akan diberikan teguran. Dan untuk mencegah hal ini terulang kembali di PMB selanjutnya, PMK ITB diharapkan mengambil tindakan tegas untuk menyelesaikan permasalahan ini. Pemerlengkapan Mentor oleh PMK Masalah utama adalah persiapan dari panitia dan pengurus PMK. Persiapan logistik & tempat perlu ditingkatkan agar acara dapat dimulai lebih tepat waktu. Materi dan pembicara juga dapat dipersiapkan dengan lebih baik agar tujuan dapat diterima dengan baik oleh panitia dan mentor. Kebaktian Pengutusan Kendala terjadi akibat keterlambatan mentor dan panitia. Saat acara dimulai baru 20 % dari keseluruhan mentor dan panitia yang hadir. Panitia perlu lebih tegas pada mentor perihal ketepatan waktu.

-

-

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB3. Materi Mentoring Materi mentoring yang disusun sudah cukup jelas, singkat dan baik. Namun demikian, menurut sebagian mentor, materi mentoring yang disusun menggunakan bahasa yang agak sulit dimengerti. Mentor mengharapkan materi mentoring disusun dengan bahasa yang lebih sederhana. Berdasarkan laporan mentoring tanggal 10 oktober, hanya 30% mentor dari mentor yang mengumpulkan laporan yang sudah menyampaikan keempat materi mentoring sebelum OH LP. Hal ini dikarenakan mentor butuh waktu untuk membina relasi dengan anak mentor dahulu sebelum menyampaikan materi, bukan hanya sekedar kejar target. Dari laporan yang terkumpul, 15 % anak mentor belum sama sekali mendapat materi mentoring dari mentornya. Hal ini dikarenakan mentor mengalami kesulitan untuk mengajak anak mentor bertemu. Dari anak mentor yang sudah mendapat materi dari mentornya, 75 % merespon dengan baik. Sisanya kurang merespon dengan baik, khususnya dalam materi keselamatan dan tantangan lahir baru. Setelah OH LP, bagi anak mentor yang materi mentoringnya belum diselesaikan, mentor mulai malas melakukan mentoring kepada anak-anak mentornya. Untuk anak mentor yang sudah memiliki kelompok pemuridan di LP, hal ini dapat ditangani oleh kaka rohani. Akan tetapi masih banyak juga anak mentor yang belum memutuskan untuk dimuridkan. Mentor harusnya tetap mendampingi dan tidak mengurangi perhatian pada anak mentor yang belum memilih dimuridkan. 4. Kelompok Mentoring Relasi dan koordinasi antar anggota kelompok mentor masih kurang. Fungsi koordinator kelompok mentor belum berjalan. Bahkan masih banyak jarkom atau informasi yang tidak disampaikan koordinator kelompok mentor kepada rekan-rekan 1 kelompok mentornya. Untuk evaluasi ke depan, pemilihan koordinator kelompok mentor perlu diperhatikan dengan baik,agar memilih orang yang tepat dan bertanggung jawab serta dapat memberikan teladan sebagai mentor yang baik kepada rekan-rekan 1 kelompoknya. Divisi mentor juga sangat perlu secara periodik dan rutin mengumpulkan koordinator kelompok mentor untuk mengevaluasi kinerja kelompok mentornya serta memotivasi koordinator kelompok. Selain itu, perlu bagi divisi mentor untuk memberikan jobdesk yang jelas kepada masing-masing koordinator kelompok mentor, agar dalam pelaksanaanya tidak terjadi miskomunikasi antara koordinator dan anggota mentor tersebut. 5. Kegiatan Mentoring dalam rangkaian acara PROKM ITB Hari 1

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB Masalah ketidaktepatan waktu acara PROKM sehingga waktu mentorin terlambat dan terlalu sebentar. Acara makan bersama dan games yang bertujuan untuk mengakrabkan mentor dan anak mentor tidak terlaksana karena kurangnya waktu. Masalah Pembagian kelompok Teknis pembagian anak mentor ke dalam kelompok perlu diperbaiki. Akibat kesamaan antara no kel 6 dan 9 pada undian,panitia mengalami kesulitan menempatkan anakanak mentor dalam kelompok 6 atau 9 Jumlah maba pria jauh lebih besar dibanding maba wanita dan melebihi kapasitas mentor pria. Satu orang mentor pria bahkan bisa sampai menangani 6 orang anak mentor. Sementara mentor wanita maksimal hanya 3-4. Solusi awal yang ditawarkan oleh divisi mentor adalah dengan sistem partner dengan mentor wanita. Namun, setelah dievaluasi dari laporan mentoring pertama, sistem ini tidak berjalan. Untuk mentoring tahun berikutnya, perlu dibuat proporsi mentor pria yang lebih besar dari mentor wanita dibanding tahun ini. Tempat mentoring tidak berurutan sesuai kelompok, sehingga panitia kesulitan mengantarkan anak mentor ke kelompoknya. Tahun berikutnya, diharapkan tempat mentoring tersusun berurutan sesuai kelompok sehingga memudahkan mobilisasi. Pembagian ke dalam kelompok kecil berjalan lancar Hari 2 Relatif lebih lancar daripada hari 1 Masih terjadi keterlambatan juga dari acara fakultas PROKM Anak-anak mentor tidak datang dalam waktu yang bersamaan. Sehingga ada anak mentor yang harus menunggu lebih lama sebelum acara sharing kelompok berlangsung, ada anak mentor yang hanya sebentar mengikuti acara sharing kelompok mentor. Karena keterbatasan waktu tidak semua kelompok mentor sempat sharing tentang persekutuan dan PMK, tapi lebih cenderung memilih untuk menjalin relasi yang baik dulu dengan anal mentor melalui games atau ice breaking. Banyak panitia yang mengganggu ketertiban dan kenyamanan anak-anak mentor maupun mentor. Mobilisasi panitia perlu diperhatikan. Setelah mentoring hari kedua, anak-anak mentor merasa lebih mengenal satu sama lain dan lebih akrab dengan mentornya.

-

-

6. Acara Pengenalan Pelayanan Kampus Ketidaktepatan waktu mentor menyebabkan acara dimulai sangat terlambat. Kendala : mentor menunggu sampai semua anak mentornya hadir, baru masuk bersama-sama ke dalam GSG. Akibatnya terjadi juga penumpukan antrian di depan pintu masuk GSG, padahal di dalam GSG jumlah yang hadir sangat sedikit


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBSuasana GSG sangat tidak kondusif. Suara tidak terdengar jelas, slide kurang terlihat, dan masalah-masalah teknis lainnya menyebabkan anak mentor kurang fokus dalam mengikuti acara dan kurang memerhatikan acara yang sedang berlangsung. Keberterimaan terhadap materi sangat rendah. Apalagi mengingat materi yang diberikan adalah tentang PMK dan LP yang cukup sulit dipahami secara langsung. Untuk ke depannya dirasa lebih efektif apabila sebelum acara perkenalan 4 LP mentor sudah memberitahu terlebih dahulu kepada anak mentor tentang pelayanan PMK dan 4 LP Materi dan cara presentasi PMK dan 4 LP kurang menarik dan kurang jelas. 7. OH 4 LP Tanggal pelaksanaan sudah cukup pas karena. Kuliah belum terlalu sibuk. Mahasiswa baru dapat mengenal lembaga pelayanan lebih awal hasilnya mahasiswa baru dapat memilih tempat pemuridannya lebih awal dan mengikuti persekutuan dari LP tsb dari awal. Penurunan jumlah mahasiswa baru yang hadir dapat disebabkan karena : kejenuhan, dan mentor yang kurang mengajak pada hari selanjutnya. Penurunan jumlah mentor yang hadir dapat disebabkan karena : kejenuhan, dan adik mentornya tidak hadir pada Open House sebelumnya sehingga kehilangan motivasi. Untuk mengatasi masalah penurunan jumlah mahasiswa baru dan mentor ini, perlu diperjelas kepada masing-masing mentor tentang peranan masing-masing dalam perkenalan lembaga-lembaga pelayanan, agar di dalam open house tersebut para mentor tidak merasa cuma menjalankan tugas, tapi lebih dari itu, mentor-mentor merasa lebih dibutuhkan. Kemudian, perlu juga diadakan rapat koordinasi setelah selesai OH satu lembaga pelayanan sehingga dapat dilakukan evaluasi yang baik tentang ketidak-hadiran para mahasiswa baru di OH lembaga pelayanan yang bersangkutan, dan juga para mentor pun dapat dievaluasi, kenapa sampai tidak datang di OH lembaga pelayanan tersebut. Terakhir, untuk lebih meminimalisasi penurunan jumlah mentor di tiap OH lembaga pelayanan, divisi mentor sebaiknya membuat sistem senator kepada masingmasing lembaga pelayanan untuk secara intensif bertanggung jawab memberikan koordinasi antara PMK (dalam hal ini Panitia PMB) dengan lembaga pelayanan yang bersangkutan. Senator-senator inilah yang bertanggung jawab atas kualitas para mentor yang diutus oleh lembaga pelayanan sehingga tidak perlu dikhawatirkan lagi terjadinya

-


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBketidak-tersampaian informasi dari Panitia PMB kepada lembaga pelayanan, seperti yang terjadi kepada Lembaga Pelayanan Navigator dan SION di PMB tahun 2009 ini. 8. Retreat PMK Tingkat kehadiran dan keterlibatan mentor dalam mensosialisasikan tentang retreat PMK kepada anak mentor sangat rendah, padahal retreat merupakan momen yang sangat baik, sekaligus momen terakhir dalam rangkaian acara PMB PMK yang dapat dimanfaatkan untuk menjangkau anak mentor. Namun demikian, anak mentor yang datang jauh lebih banyak dibanding mentor. Acara sharing dan evaluasi mentoring dalam kelompok mentor dinilai sangat baik oleh mentor maupun anak mentor. Kesempatan ini sangat baik untuk mengevaluasi proses mentoring selama 6 bulan yang telah berlangsung serta memotivasi kembali anak mentor untuk terlibat dalam pemuridan dan persekutuan. Apalagi mengingat banyak juga anak mentor yang belum terjangkau yang mengikuti retreat. 9. Kinerja Divisi Mentor Kinerja divisi masih belum maksimal mengingat jumlah anggota divisi yang sudah cukup banyak. Pembagian tugas belum jelas dan seimbang Koordinasi belum cukup baik Kordiv seharusnya lebih proaktif dan lebih memotivasi anggota divisi untuk bekerja lebih optimal. Perlu dibentuk tim dari divisi mentor untuk memantau kelompok mentor secara intensif. - Perlu pertemuan yang benar-benar intensif antar sesama mentor sebelum proses mentoring dimulai, agar terjalin pergaulan dan komunikasi yang akrab antar sesama mentor, dengan demikian, kinerja para mentor selama masa penjangkauan akan jauh lebih mudah. - Lebih kepada PMK secara organisasi, seharusnya ada selang waktu yang cukup antar satu agenda dengan agenda lain, hal ini untuk menghindari ketergesa-gesaan dalam pelaksanaan dan fokus sumber daya PMK sendiri tidak terpecah-pecah. Tahun 2009, kepanitiaan PMB-PMK dibentuk pada saat kepanitiaan Paskah PMK belum ditutup, bahkan masih dalam proses LPJ. LAMPIRAN 1. Tata Cara mentoring & Penjangkauan PMB PMK 09 2. Database Maba & Hasil Penjangkauan 3. Materi Mentoring

-



DIVISI ACARA Koordinator: Eko Roy Marella TK07 Anggota: Adi Kurniawan TK08 Tri Boby Chandra TI 08 Daniel FI08 David Sibarani MG08 Deltha FM Barus TI08 Edith TK08 Jonathan Ery P IF08 Regina Angeline MB08 Kirsty Raquel N FI08 Octreza Siahaan KL07 Rikardo P Pardede TK07 A. PROGRAM KERJA Program kerja divisi acara yang kami susun adalah: 1. Mengkonsep tema PMB 2010 PMK ITB. 2. Menentukan dan mengkonsep acara-acara yang akan diadakan pada PMB 2009 PMK ITB, yaitu mentoring, pembukaan, pengenalan pelayanan kampus dan LP, dan penutupan. a. Mentoring Direncanakan pada tanggal 11-13 Agustus 2009 dengan menyesuaikan jadwal penerimaan mahasiswa baru ITB. Lokasi mentoring adalah rooftop Sabuga b. Pembukaan Direncanakan pada Jumat, 14 Agustus 2009 pada waktu sholat Jumat, di 9231 dan 9232. Tujuan acara adalah menyambut PMK ITB 2009 dan membawa 2009 lebih akrab dengan PMK ITB melalui sharing alumni, serta pembukaan PMB 2009 PMK ITB. c. Pengenalan Pelayanan Kampus


Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBDirencanakan pada tanggal 19 Agustus 2009 di Aula Timur ITB. Tujuan acara adalah mengenalkan 2009 kepada pelayanan kampus di ITB. Adapun pelaksanaan yang dini atas harapan banyaknya 2009 yang mendengar penjelasan ini. Pengalaman tahun sebelumnya mengajarkan bahwa lebih sedikit mahasiswa baru yang mengikuti acara pengenalan jika diadakan lebih lambat. Selain itu, diharapkan PMK ITB merupakan wadah yang pertama kali mereka kenal untuk berkegiatan. 3. Menyusun teknis pelaksanaan tiap acara yang diadakan. 4. Menentukan tempat pelaksanaan setiap acara. 5. Menyiapkan dan membriefing para pelayan dan pembicara pada tiap kegiatankegiatan yang melibatkan pihak di luar kepanitiaan. 6. Menyusun teknis acara mentoring di Sabuga dengan berkoordinasi dengan divisi mentor. 7. Membriefing mentor sebelum dan pada hari-H mentoring tentang teknis mentoring. 8. Menyediakan slot waktu untuk open house empat lembaga pelayanan. 9. Menjadi penanggung jawab dalam setiap acara PMB 2009 PMK ITB. 10. Melakukan dekorasi tempat untuk acara-acara yang membutuhkan dekorasi. B. PELAKSANAAN Adapun pelaksanaan dari program kerja kami adalah sebagai berikut. 1. Pemilihan tema Sebelum pemilihan tema, panitia secara umum diberikan penjelasan dari pengurus PMK tentang tujuan besar dari PMB tahun 2009, yaitu keinginan adanya suatu penjangkauan total. Adanya penjangkauan yang berkualitas baik dan rasio keterjangkauan 2009 yang lebih tinggi dari tahun-tahun sebelumnya menjadi kerinduan terbesar. Selanjutnya, pemilihan dan pengonsepan tema diberikan kepada divisi acara. Pada awalnya, tiap anggota divisi acara diminta mendoakan sebuah bagian alkitab untuk dijadikan ayat tema. Pada rapat penentuan tema, divisi acara mendapat dua ayat yang menjadi calon tema, yaitu 1 Tesalonika 2:8 dan Yeremia 31:10. Setelah didiskusikan dalam forum panitia, panitia bersepakat untuk mengangkat 1 Tesalonika 2:8 sebagai ayat tema PMB 2009 PMK ITB dengan tagline Totally For You. 2. Pelaksanaan Mentoring a. Penyusunan rundown dan teknis lapangan mentoring Penyusunan kami lakukan dengan asumsi tiga hari mentoring dengan satu jam interaksi setiap harinya. b. Waktu Pelaksanaan Pihak rektorat dan PROKM 2009 pada akhirnya memberikan dua hari untuk unit-unit keagamaan selama rangkaian acara penerimaan mahasiswa baru. Alasan utama waktu yang singkat ini adalah porsi interaksi pihak rektorat dengan20 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBmahasiswa baru lebih besar daripada tahun-tahun sebelumnya. Pihak PROKM 2009 juga dirugikan dalam hal ini sehingga terjadi pula bentrok kepentingan antara PROKM 2009 dengan unit keagamaan. Solusi yang disepakati adalah penetapan dua hari interaksi antara 2009 dengan unit keagamaan, yaitu 13 dan 14 Agustus 2009. Waktu yang diberikan juga tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Jatah waktu yang terealisasi lebih sempit dan mundur beberapa menit, bahkan jam sehingga rencana yang dibuat banyak mengalami perubahan pada hari-H. Namun acara mentoring tetap dapat berjalan karena terbentuknya kerja sama antar anggota divisi acara, divisi acara dengan pihak KM, panitia PMB PMK, dan para mentor. 3. Pembukaan PMB PMK Kegiatan pembukaan gagal dilaksanakan karena waktu yang direncanakan untuk acara pembukaan, yaitu 14 Agustus 2009, digunakan untuk acara mentoring. Seperti sudah disebutkan sebelumnya, hanya ada dua hari untuk unit keagamaan selama kegiatan PRO-KM sehingga kegiatan mentoring lebih diutamakan. Pembicara-pembicara dan para pelayan mimbar yang direncanakan melayani di acara pembukaan telah dihubungi dan menyatakan bersedia. Namun pada H-2 sampai H-1, kami menghubungi mereka untuk memberiahukan pembatalan acara pembukaan. 4. Pengenalan PMK dan 4 LP Acara ini berhasil dilaksanakan pada tanggal 19 Agustus 2009 di GSG. Tempat yang direncakan semula, yaitu Aula Timur, telah dipesan oleh KMPN ITB sebelumnya dan tempat yang akhirnya digunakan adalah GSG. Dari segi acara, rundown berjalan seperti rencana. PMK dan tiap LP telah dibriefing sebelum acara. Dekorasi, konsumsi, dan perlengkapan tersedia seperti yang direncanakan. Mahasiswa 2009 yang hadir mencapai sekitar 300 orang. Jumlah ini tergolong besar dan menjadi kesempatan yang baik bagi PMK dan 4 LP menyambut dan memperkenalkan diri. Dari segi ketersampaian tujuan dan kebermanfaatan acara bagi 2009, acara ini tidak mencapai target awalnya. Ada dua masalah utama yang sangat jelas dalam hal ini. Pertama, analisis kondisi dan kebutuhan 2009 kurang tajam. Berangkat dari pengalaman PMB PMK sbelumnya, panitia sepakat bahwa PMK dan 4 LP harus diperkenalkan sedini mungkin supaya lebih banyak 2009 yang berkesempatan mengenal PMK dan 4 LP serta menjadikan PMK sebagai rumah pertamanya di ITB sebelum unit-unit lain memperkenalkan diri kepada mereka. Kemasan, persiapan, dan pengonsepan acara ini kurang matang sehingga ini seperti memaksakan kebutuhan PMK dan 4 LP. Hal ini terlihat dari sikap dan antusiasme 2009 ketika mengikuti acara ini. Kedua, akustik GSG sangat buruk sehingga tidak mendukung keberlangsungan acara. Penataan soundsytem yang lebih baik dan pengadaan loudspeaker yang lebih21 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBbanyak dari biasanya telah diusahakan untuk mewujudkan kenyamanan pendengaran. Namun pada kenyataannya, suara yang dihasilkan tetap terdengar buruk dan tidak jelas, terlebih di bagian-bagian yang tidak dekat dengan loudspeaker. Akibatnya peserta menjadi sangat sulit untuk fokus dan menangkap maksud tiap hal yang disampaikan. Pengalaman ini membuat kami menyarankan untuk tidak lagi menggunakan GSG untuk acara-acara PMK karena sebaik apapun penataan soundsystem, akustik GSG tetap tidak dapat mengakomodasi. C. Kendala Kendala-kendala yang dihadapi oleh divisi acara adalah 1. Pada tahap perencanaan, banyak anggota divisi acara yang tidak ada di Bandung untuk jangka waktu yang lama. Hal ini menjadi kendala dalam penyusunan rencana dan koordinasi untuk langkah-langkah selanjutnya. 2. Pendampingan dari SC divisi acara yang belum maksimal. 3. Koordinator belum dapat membentuk koordinasi dan pembagian tugas yang jelas bagi seluruh anggota divisi acara. 4. Adanya ketidakpastian jadwal PRO-KM dan jatah waktu bagi unit-unit keagamaan. 5. Adanya ledakan jumlah mahasiswa PMK 2009. 6. Kurangnya informasi yang memadai tentang jumlah mahasiswa baru yang beragama Kristen dari rektorat. 7. Adanya kesulitan dalam pengonsepan tiap acara akibat variabel yang begitu luas, baik dari segi waktu, mahasiswa baru, PMK, dan 4 LP. D. Saran Untuk divisi acara PMB PMK selanjutnya, ada beberapa saran yang kami berikan. 1. Pada tahap awal pembentukan, koordinator sebaiknya mempunyai target dan agenda yang jelas sehingga memudahkan dan mempertajam langkah selanjutnya. 2. Divisi acara sebaiknya menyusun fokus PMB, analisis kondisi dan analisis kebutuhan PMK dan mahasiswa baru yang didokumentasikan sehingga ada tools dan arahan yang handal dalam pengkonsepan acara-acara selanjutnya, bukan sekedar mengandalkan intuisi dan perkiraan. 3. Divisi acara harus bersedia kembali ke Bandung secepatnya saat liburan untuk bertukar pikiran, mempertajam konsep, dan mendekatkan diri satu sama lain. 4. Waktu mentoring yang ditargetkan cukup tiga hari saja. 5. Acara pengenalan PMK dan 4 LP perlu sedini mungkin, tetapi dengan konsep yang matang dan kemasan yang menarik. 6. Dalam rangkaian PMB PMK, sangat baik jika ada penantangan lahir baru dalam suatu kebaktian. 7. SC divisi acara sebaiknya saudara/i yang sudah cukup berpengalaman di PMK sehingga dapat memberi pikiran dan saran lebih kepada divisi dengan tanggung jawab dan resiko yang cukup besar ini.22 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB8. Adanya plan B untuk tiap acara.

9. Divisi acara dibantu divisi Humas harus sesegera mungkin memiliki komunikasi yang intensif dengan pihak PRO-KM dan juga untuk permintaan data mahasiswa baru kepada pihak rektorat. 10. Sangat penting adanya evaluasi tepat setelah suatu acara berlangsung. Untuk divisi lain, ada beberapa saran, 1. Koordinator umum sebaiknya memiliki tujuan, target, dan acuan yang jelas sehingga pengambilan langkah dan keputusan lebih tajam dan tepat sasaran. 2. Tiap-tiap koordinator diberikan arahan yang jelas dan bimbingan yang konsisten dari koordinator umum dan SC. 3. Divisi lapangan sebaiknya lebih sigap dan aksesibel sebelum dan saat acara PMB. 4. Divisi doa sebaiknya lebih aktif dalam memobilisasi gerakan doa seluruh panitia, bukan hanya internal divisi doa. 5. Divisi mentor sebaiknya melakukan evaluasi rutin untuk para mentor dan mengadakan pertemuan para mentor yang lebih intensif dan segera. 6. Divisi dokumentasi sebaiknya lebih aktif menyebarluaskan hasil dokumentasi PMB PMK. 7. Pelaksanaan mentoring enam bulan sangat baik. Banyak 2009 yang akhirnya terjangkau sekalipun jumlah mereka banyak. Namun perlu adanya kerja sama dengan pengurus PMK untuk regenerasi pekerja PMK. Ada keterlambatan dalam regenerasi kepada 2009 dibandingkan tahun sebelumnya sebagai akibat atmosfer penjangkauan yang masih kental sampai akhir tahun 2009. E. PENUTUP Demikianlah LPJ divisi acara PMB 2009 PMK ITB. Begitu banyak kekurangan dan cacat dari pekerjaan kami. Namun menjadi ungkapan syukur yang amat besar karena kami boleh menjadi alat Tuhan dalam penjangkauan kali ini. Segala hal yang telah terlaksana dalam PMB 2009 ini, juga segala pencapaian dan kekurangan, kami percaya itu semua telah dirancangkan Tuhan untuk kemuliaan-Nya di PMK ITB, di kampus ITB, dan diseluruh dunia. Dengan demikian tidak ada dasar untuk bermegah dan tidak ada dasar untuk kecewa karena semua itu hanya anugerah Allah. Harapan kami, Totally for You yang pada awalnya sapaan kita kepada 2009, kiranya tetap menjadi semboyan tiap kita kepada tiap orang yang kita layani. Segala kemuliaan bagi Allah di tempat yang mahatinggi.



DIVISI PERKAP Koordinator: Daniel Sihombing Ki'08 Anggota: 1. Sandro TM'08 2. Ken Abraham Power'08 3. Luhut Si'08 4. Wilson Gl'08 5. Heber Fi'08 A. JOB DESCRIPTION Memenuhi kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam acara PMB PMK 2008. B. PROGRAM KERJA 1. Mendaftar peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara 2. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara 3.Menyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada hari pelaksanaan. Deskripsi program kerja 1. Mendaftar peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara Latar belakang Divisi logistik merupakan divisi yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada saat acara berlangsung, maupun dalam persiapan acara. Divisi ini berkoordinasi dengan divisi-divisi lain dalam penyusunan daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dan ikut serta membantu dalam penyediaan peralatan yang dibutuhkan secara spesifik bagi setiap divisi dan acara yang dilakukan. Tujuan 1. Memiliki patokan dalam penyediaan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada saat pelaksanaan acara. 2. Menjadi dasar dalam penyususan anggaran dana. Sasaran Setiap divisi dalam panitia PMB PMK 2008 Parameter Daftar peralatan dari setiap divisi diperoleh 2 minggu setelah pembentukan panitia. Pelaksanaan 1. meminta para koordinator divisi untuk memberikan data peralatan yang dibutuhkan24 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB2.Mengelompokan data tersebut berdasarkan acara dan hari pelaksanaan. 3. Memperkirakan barang-barang yang dapat dipinjam atau disewa, sehingga dapat diperhitungkan anggaran dananya. Evaluasi 1. Daftar peralatan dan perlengkapan didasarkan pada kebutuhan setiap divisi sesuai draft acara kasar. 2. Daftar peralatan yang dibutuhkan mengalami perubahan beberapa kali pada saat sebelum acara. 3. Beberapa hari sebelum dilaksanakan acara, terjadi penambahan daftar peralatan yang dibutuhkan dari beberapa divisi. Solusi dan Saran 1. Setiap divisi sebaiknya membuat juga plan B jika ternyata plan A tidak bisa dilakukan, serta membuat daftar peralatan yang dibutuhkan untuk plan B. dimana daftar peralatan untuk plan B juga ikut diberikan pada divisi logistik minimal seminggu sebelum pelaksanaan sehingga memudahkan divisi logistik untuk menyiapkan peralatan yang dibutuhkan. 2. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan dari setiap divisi dan acara Latar belakang Peralatan dan perlengkapan merupakan salah satu faktor penentu pelaksanaan acara. Beberapa peralatan dan perlengkapan tidak dapat disediakan secara tiba-tiba pada saat acara. Peralatan dan perlengkapan tersebut harus dipinjam atau disewa terlebih dahulu. Tujuan 1. Memiliki kepastian mengenai sumber peralatan yang akan digunakan pada saat acara. 2. Memastikan dan menetapkan peralatan yang akan digunakan dalam untuk acara hari H tersedia. Sasaran Unit Kegiatan Mahasiswa, Himpunan Mahasiswa, Lembaga Pelayanan, gereja, dan tempat penyewaan peralatan. Parameter Setiap peralatan yang dibutuhkan dapat dipenuhi dan tersedia pada hari acara Pelaksanaan 1. Mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai tempat penyewaan peralatan yang dibutuhkan. Selain tempat penyewaan, dilakukan pula upaya peminjaman beberapa peralatan. 2. Melakukan survei. 3. Terus berkoordinasi dengan divisi lain. 4. Setiap anggota divisi logistik menjadi Penanggungjawab (PJ) yang bertanggungjawab penuh dalam penyediaan satu atau beberapa barang yang akan digunakan dalam acara (Lampiran B).25 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB5. Melakukan peminjaman melalui surat peminjaman resmi. Surat peminjaman resmi dibuat oleh sekretaris. 6. Membeli dan menyewa peralatan yang dibutuhkan. Evaluasi dan solusi 1. Informasi mengenai tempat peminjaman diperoleh dari Bang MOrdekhai (SC) , bang arifin, dan orang-orang yang memiliki kapasitas soal peralatan dan sound system. 2. Survei untuk peminjaman sound system tidak dilakukan, tetapi dilakukan koordinasi dengan tempat penyewaan melalui telepon. Survei tidak dilakukan karena sound yang dipinjam untuk kebaktian pembukaan berasal dari MAI, yang sudah sering dipakai dalam berbagai kegiatan PMK. 3. Peminjaman kepada Program Studi, LP, Unit Kegiatan Mahasiswa, harus dilakukan melalui surat peminjaman resmi agar memudahkan peminjaman Saran 1. Koordinasi antar panitia, baik dalam satu divisi maupun berbeda divisi, harus terus terjaga dan tidak boleh sampai ada kesalahan informasi ataupun kekurangan informasi mengenai acara yang akan dilangsungkan. 2. Setiap PJ yang telah ditetapkan harus dapat benar-benar memastikan bahwa alat yang dibutuhkan dapat digunakan pada saat acara dilangsungkan. 3. Divisi perlengkapan dapat menyediakan untuk beberapa alat, yang rawan mengalami kerusakan acara, dengan jumlah N+1 dari jumlah yang dibutuhkan sebenarnya (N). Untuk alat yang baru dapat dipastikan peminjamannya pada saat mendekati hari acara, dapat dilakukan dengan mempunyai alternatif peminjaman dari beberapa tempat. 4. Inventarisasi alat juga harus dilakukan secara terus-menerus, dalam arti selalu diperbaharui informasinya. Hal ini harus dilakukan dengan koordinasi yang benar dengan seluruh divisi, maupun anggota divisi perlengkapan.

3. Menyiapkan dan bertanggung jawab atas peralatan dan perlengkapan yang digunakan pada hari pelaksanaan Latar belakang: Pada saat pelaksanaan acara, divisi logistik berperan sebagai penanggung jawab penuh alat-alat yang digunakan dalam acara. Oleh sebab itu, divisi logistik berperan untuk menjaga alat dari waktu peminjaman sampai pada pengembalian. Divisi logistik juga berperan untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan atau kesalahan teknis terhadap peralatan yang digunakan pda hari H. Tujuan: 1. Peralatan dapat dikembalikan kepada pihak pemberi pinjaman dalam keadaan yang baik.26 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB2. Acara dapat didukung dengan peralatan yang baik dan setiap keadaan teknis dapat diatasi dengan baik. Sasaran: Pihak yang menggunakan peralatan, pihak peminjam, dan divisi-divisi lain. Parameter: 1. Peralatan yang digunakan harus dikembalikan kepada pihak peminjam dalam keadaan baik. 2. Acara tidak terganggu akibat kesalahan teksnis dari peralatan. Pelaksanaan: 1. Pemasangan peralatan dilakukan sebelum acara dimulai. 2. Dilakukan pengecekan secara menyeluruh terhadap setiap peralatan yang digunakan. 3. Anggota divisi logistik stand by pada saat acara untuk mengantisipasi kesalahan teknis yang mungkin terjadi. 4. Pemberesan pada akhir acara. evaluasi dan solusi : 1. pada waktu PD pemberkatan ada sedikit kesulitan saat penyampaian materi dari divisi mentor. dimana suara mentor saat sedang bertanya atau minta penjelasan kepada divisi mentor tidak/kurang terdengar. kemudian digunakan mic yang berkabel, tetapi mengalami kesulitan saat mobilisasinya. sebaiknya digunakan mic wireless dalam kegiatan ini selanjutnya. 2. Tikar yang dipinjam dari GBKP saat PD pemberkatan jumlahnya berlebih. 3. ada kabel extention yang terbakar saat acara pengenalan PMK dan 4 LP di GSG. hal membuat layat infocus sempat mati beberapa saat. tetapi kemudian segera digant Pada saat ac dengan kabel extention dengan daya yang lebih besar. 4. tikar yang digunakan saat acara pengenalan PMK dan 4 LP kurang. kemudian digunakan karpet yang tersisa di sekre PMK. 5. kualitas suara yang dihasilkan saat acara pengenalan PMK dan 4 LP kurang baik. hal ini karena aula GSG yang digunakan kurang baik untuk acara yang dilakukan. sebaiknya jangan menggunakan aula GSG untuk acara seperti ini. 6. salah satu HT mengalami gangguan saat hari terakhir mentoring. hal itu karena baterainya sudah tidak memadai dan tidak ada baterai cadangan. tetapi karena Ht mulai terganggu saat acara sudah mau selesai, jadi tidak terlalu mengganggu kegiatan. tetapi harus disediakan baterai cadangan untuk Ht. Saran: 1. Inventarisasi harus dilakukan, untuk mengantisipasi terjadinya kekurangan peralatan. Kekurangan ini dapat terjadi pada awal acara maupun akhir acara.27 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB2. Seluruh peralatan yang akan digunakan harus dicek dahulu sebelum acara dilaksanakan, sehingga apabila terjadi kesalahan teknis pada saat acara, sudah terantisipasi pada saat pengecekan. 3. Koordinasi harus benar-benar dijaga oleh setiap panitia, agar setiap persiapan dapat dilakukan dengan maksimal. 4. Divisi perlengkapan harus lebih sigap dan tanggap dalam menangani kekurangan peralatan, maupun kesalahan teknis yang terjadi pada saat acara. C. EVALUASI UMUM Evaluasi ini merupakan evaluasi umum dari divisi perlengkapan PMB PMK 2008. 1. Perlu ditingkatkan koordinasi dengan divisi lain soal penyediaan alat, terutama jika terjadi perubahan acara dan peralatan yang dibutuhkan. 2. Perlu ditingkatkan koordinasi dan kinerja dari masing-masing penanggungjawab alat.

D. PENUTUP Kesan bahwa divisi perlengkapan akan mengalami berbagi kesulitan saat pelaksaan acara bisa dihindari. hal ini karena koordinasi yang cukup baik, walaupun ada berbagi kekurangan. hubungan antar anggota dan peredaran informasijuga berlangsung dengan baik. LAMPIRAN A DAFTAR BARANG YANG DIGUNAKAN Acara mentoring di sabuga : 1. HT (6) 2. ToA (2) 3. Koran 4. Alat P3K Acara pengenalan PMK dan 4 LP : 1. tikar (18) 2. karpet 3. screen infocus (2) 4. infocus (2) 5. lampu halogen (2) 6. soundsystem LAMPIRAN B DAFTAR PENANGGUNGJAWAB PERLENGKAPAN 1. daniel : soundsystem28 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB2. 3. 4. 5. 6. sandro : tikar Ken : lampu halogen Luhut : soundsystem dan peralatan PMK Wilson : HT dan Toa, infocus dan screen-nya Heber : koran dan alat P3K

DIVISI PUBLIKASI, DOKUMENTASI, DAN REGISTRASI A. PROGRAM KERJA a. Mempublikasikan kegiatan kepada panitia, mentor, SC, dan mahasiswa 2009 melalui berbagai bentuk sarana, seperti: jarkom sms, selebaran, poster, spanduk, dan sebagainya. b. Mendokumentasikan setiap kegiatan PMB dalam bentuk softcopy gambar dan video c. Melakukan registrasi dan mengumpulkan data panitia dan mahasiswa 200929 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBd. Membuat tanda pengenal (badge) untuk panitia dan mentor B. PELAKSANAAN a. Softcopy gambar dan video dalam DVD (sebagian telah diupload di facebook) b. Data mahasiswa Kristen 2009 dalam bentuk softcopy dan hardcopy C. EVALUASI a. Tanda pengenal buat panitia dan mentor dibuat lebih jelas b. Kurangnya alat dokumentasi yang dimiliki divisi pubdokreg c. Koordinasi dengan panitia lain kurang baik di dalam keberlangsungan dokumentasi acara d. Koordinasi dengan divisi Humas dan Perizinan terkait pencarian data 2009 adalah kurang baik e. Data mahasiswa 2009 dari fakultas sangat sulit didapatkan walaupun surat izin resmi telah diberikan dan follow-up ke TU setiap fakultas terus dilakukan f. Penanggung jawab untuk jobdesk publikasi itu sendiri hanya 1 orang sehingga cukup teras berat dalam publikasi langsung ke ratusan orang secara langsung g. Banyak anggota divisi pubdokreg yang pulang ke kota masing-masing pada hari-hari libur di saat ada rapat sehingga koordinasi internal menjadi cukup sulit h. Kurangnya taransparansi dalam akses ke semua dokumentasi D. SARAN a. Data mahasiswa 2009 perlu disusun dan diatur lebih rapi lagi demi pengarsipan PMK yang baik b. Division of work atau pembagian kerja divisi perlu lebih jelas c. Akses terhadap setiap dokumentasi lebih taransparan

Pubdokreg Amanda Arianto (Koordiv) Eric Gultom Ferlin Damanik

FTI 08 FTI 08 FTMD 08

08997022754 085270098484 085270933018

[email protected] [email protected] [email protected]



Valdo Naibaho Jonathan Alwendy Barus Andrew

FTMD 08 SAPPK 08 FTMD 08 FMIPA 08

08126088176 081370618830 081370829977 085262492842

[email protected] [email protected]

DIVISI KONSUMSI Koordinator Divisi : Silvia Nainggolan AR08 Anggota Divisi : 1. Frans Funny FA08 2. Irene Simbolon PL08 3. Anastasia Tesalonika KI08 A. PROGRAM KERJA31 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITBDivisi konsumsi bertugas memastikan terpenuhinya konsumsi setiap peserta dan panitia di setiap rangkaian acara PMB PMK 2009. B. PELAKSANAAN - Pemenuhan konsumsi untuk kebaktian pengutusan. Konsumsi untuk tiap mentor dan panitia tercukupi. Konsumsi terbagi dua yaitu konsumsi untuk tiap orang dan konsumsi untuk per kelompok mentor. Tidak ada masalah dalam pendistribusian konsumsi ke tiap orang maupun ke tiap kelompok mentor. - Pemenuhan konsumsi untuk acara kelompok mentor di lapangan metrologi. Ada kesulitan dalam pendistribusian konsumsi ke tiap kelompok, sehingga ada kelompok yang tidak mendapatkan konsumsi sementara ada juga beberapa kelompok yang mendapat konsumsi lebih. - Pemenuhan konsumsi mentor selama dua hari di Sabuga dan di Lapangan Sipil. Konsumsi pada hari pertama mentoring di Sabuga berupa makan siang yang dimakan bersama dengan anak mentor sembari acara mentoring berlangsung. Hanya saja ada sedikit kesulitan bagi para mentor karena harus membayar konsumsi terlebih dahulu sebelum mendapatkannya dan bagi divisi konsumsi sendiri karena harus meladeni pembayaran sembari membagikan konsumsi. Pada mentoring hari kedua di Lapangan Sipil, ada beberapa anak 2009 yang tidak mendapatkan makan siang dari prodinya, sehingga konsumsi yang harusnya hanya untuk mentor dan panitia saja dibagikan juga kepada beberapa anak 2009 tersebut. Namun hal ini dapat diatasi dengan adanya bantuan konsumsi dari pihak KM ITB. - Pemenuhan konsumsi pada acara pembukaan dan perkenalan pelayanan kampus. Pada acara ini, konsumsi ada dua kali, yaitu snack pada awal acara dan makan malam (makan berat) yang dibagikan untuk tiap orang pada akhir acara untuk dibawa pulang. Namun snack yang diharapkan untuk dibagikan di awal acara tersebut datang telat sehingga waktu pembagian snack diundur. Pendistribusian konsumsi berjalan dengan cukup baik meski ada kewalahan dalam pendistribusian makanan di akhir acara karena konsumsi disiapkan hanya pada satu pintu padahal waktu itu ternyata ada tiga jalur/pintu keluar. Konsumsi berlebih di akhir acara dengan jumlah yang cukup banyak. C. ANGGARAN



PENGELUARAN 1. Konsumsi kebaktian pengutusan 08/08/09 2. Konsumsi acara keakraban kelompok mentor 11/08/09 Hari 1 3. Konsumsi 13/08/09 mentoring di Hari 2 Sabuga dan Lap. 14/08/09 Sipil Snack 150 bungkus@Rp 1.650 + 4 dus minuman@Rp 15.000 Snack 28.000 + 4 dus minuman @Rp 15.000 150@Rp 4500 + 5 dus minuman@Rp 13000 150@Rp 5000 + 6 dus minuman@Rp 13000 - Catering 500 kotak@ Rp 6.500 + 11 dus minuman @ Rp 14.000 = Rp 3.404.000,00 - Snack 550 bungkus@Rp 2300 = Rp 1.265.000,00 - 14 dus minuman@ Rp 12.500 = Rp 175.000,00 Rp 20.000 + 17.500 + 300.000 TOTAL

JUMLAH Rp 307.500,00 Rp 88.000,00 Rp 740.000,00 Rp 828.000,00

4. Konsumsi kebaktian pembukaan dan perkenalan pelayanan kampus 19/08/09

Rp 4.844.000,00

5. Lain-lain (Untuk acara)

Rp 337.500, 00 Rp 7.145.000,00

D. KENDALA - Tempat konsumsi cukup jauh sehingga waktu pengantaran makanan lumayan lama. Hal ini disebabkan karena tempat konsumsi yang dipilih adalah rumah makan yang dimiliki oleh alumni. Sebenarnya pertimbangan memilih tempat konsumsi ini adalah supaya bisa mendapat harga yang lebih murah dengan kualitas yang bagus karena negoisasi dengan alumni diharapkan bisa lebih baik. Namun ternyata apa yang diharapkan tidak tercapai, malah membuat kerja divisi menjadi lebih rumit. - Kurangnya orang untuk mengangkut dan mendistribusikan makanan karena kurang koordinasi dengan divisi ataupun panitia lainnya. - Dari divisi konsumsi sendiri, hanya satu orang yang tidak berperan sebagai mentor sedangkan tiga orang lainnya berperan juga sebagai mentor. Hal ini membuat kinerja divisi konsumsi menjadi berkurang pada saat acara berlangsung. Namun hal ini tidak membuat adanya kesalahan yang berarti untuk jalannya keseluruhan acara. E. SARAN - Dalam pendistribusian konsumsi hendaknya sudah dibicarakan dan dikoordinasikan terlebih dahulu dengan panitia lainnya sehingga tidak kewalahan dalam menangani pembagian yang merata ke tiap orang.33 PENJANGKAUAN TOTAL 6 BULAN

Laporan Pertanggungjawaban PMB 2009 PMK ITB- Buat divisi konsumsi, memang tidak terlalu diperlukan bagi anggota divisi untuk turun tangan pada hari-H nya. Namun paling tidak dua atau tiga orang yang ada dalam divisi tersebut berfokus pada divisi itu saja, tidak merangkup sekaligus dua peran dalam satu acara sehingga kerja divisi dapat efektif dan tidak menyulitkan sebelah pihak. - Konsumsi tidak terlalu perlu dicari dengan harga yang terlalu murah. Yang penting ialah konsumsi layak dan cukup memuaskan untuk peserta. Keprofesionalitasan kerja divisi perlu ditingkatkan.


2010 01 08 - lpj umum pmb 2009

Documents