8

2 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi secara etimologis atau asal kata administrasi berasal

dari Bahasa Inggris “administration” yang berarti (mengelola). Administrasi juga

berasal dari Bahasa Belanda “administratie” yang memliki cakupan tata usaha,

manajemen dari kegiatan organisasi, dan manajemen sumber daya.

Dari pengertian tersebut menurut Marliani (2018) administrasi mempunyai

pengertian dalam arti sempit dan arti yang luas. Dalam arti sempit adminstrasi

diartikan dengan kegiatan tata usaha. Tata usaha pada dasarnya merupakan kegiatan

pencatatan data, surat-surat informasi secara tertulis serta penyimpanan dokumen

sehingga dapat dipergunakan kembali jika diperlukan.

Administrasi dalam arti luas diartikan dengan kerjasama. Istilah administrasi

berhubungan semua proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang bertujuan

untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara

berdaya guna dan berhasil guna.

Berdasarkan uraian diatas penulis menarik kesimpulan bahwa administrasi

adalah kegiatan menulis atau mencatat serta menyusun sebuah informasi yang terjadi

didalam sebuah organisasi serta mengatur dan mengelola kegiatan bisnis yang telah

direncanakan sebelumnya untuk mencapai tujuan bersama.

9

Dari pengertian admnistrasi di atas, menurut Marliani (2018) pada dasarnya

administrasi terdiri atas karakteristik dan unsur-unsur yang melekat. Berikut

karakteristik administrasi terdiri dari :

1. Efisien, yang berarti tujuan dari administrasi adalah mencapai hasil keputusan

secara maksimal.

2. Efektifitas, yang berarti tujuan yang disepakati sebelumnya dapat tercapai.

3. Rasional, yang berarti bahwa tujuan yang telah dicapai berguna untuk maksud

yang dilakukian secara sadar dan kepentingan organisasi.

Oleh sebab itu, tujuan yang hendak dalam mencapai kegiatan administrasi

adalah menerapkan kemampuan dan ketrampilan kerja sehingga tercapai tujuan

secara efektif,efisien serta melalui tindakan rasional. Tujuan secara efektif dan efisien

dalam tindakan rasional dapat dicapai bila ada perencanaan yang realistik dan tepat

secara logis yang bisa dikerjakan oleh organisasi.

2.1.1 Administrasi Negara

Administrasi negara atau yang biasa disebut adminstrasi publik adalah

kegiatan-kegiatan/proses/usaha yang dibuat untuk mengatur pengelolaan organisasi

yang ada didalam suatu masyarakat untuk dapat berjalan dengan baik, dalam

admnisitrasi negara terdapat tiga elemen yang penting yaitu lembaga eksekutif,

lembaga yudikatif serta lembaga legislatif.

Dwigh Waldo dalam (Muthmainah:2019) mengatakan administrasi negara

dapat dinyatakan dalam pengertian yaitu :

10

a. Administrasi Negara merupakan suatu manajemen dan organisasi dari

manusia dan peralatannya guna mencapai tujuan pemerintah.

b. Admnistrasi Negara merupakan suatu seni tentang manajemen yang

dapat digunakan untuk mengatur berbagai urusan negara.

Dalam definisi diatas penulis menyimpulkan bahwa Administrasi Negara

adalah proses manajemen yang untuk mengelola kegiatan yang berkaitan langsung

dengan urusan pemerintahan.

Admnistrasi negara mempunyai tujuan untuk memberikan pelayanan yang

sebaik-baiknya kepada masyarakat yang berdasarkan ketentuan/peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

2.1.2 Administrasi Niaga

Adminstrasi Niaga atau yang dikenal dengan administrasi bisnis merupakan

kegiatan-kegiatan/proses/usaha yang mengatur kegiatan sektor perusahaan swasta

dengan tujuan memperoleh laba. Administrasi Niaga merupakan bagian dari ilmu-

ilmu sosial yang mempelajari proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam

upaya mencapai tujuan bersama. Administrasi Niaga juga merupakan kegiatan

organisasi dalam upaya mencari keuntungan dengan tidak mempertimbangkan

kesejahteraan rakyat melainkan kepentingan kesejahteraan individu atau kelompok.

Y.Wayong dalam (afifah : 2014) mendefinisikan Administrasi Niaga adalah

keseluruhan kegiatan produksi barang dan jasa sampai tibanya barang dan jasa

tersebut ditangan konsumen.

11

Dari definisi diatas penulis menyimpulkan administrasi niaga adalah suatu

organisasi yang berkaitan langsung dengan kegiatan bisnis guna untuk mencari

keuntungan/profit. Dalam kegiatannya administrasi niaga kepentingannya ditujukan

untuk kesejahteraan individu atau kelompoknya itu sendiri.

2.2 Manajemen Logistik

Logistik berasal dari kata Logis yang berarti rasional dan tikos yang berarti

berpikir sehingga logistik berarti rasional dalam menjalankan kegiatan. Istilah

logistik disebut juga dengan istilah logistik bisnis, manajemen agen, distribusi,

logistik industri, manajemen logistik manajemen material, sistem yang merespons

cepat, manajemen rantai pasokan dan manajemen pasokan. Sedangkan manajemen

Logistik merupakan proses kegiatan yang mengatur dan mengelola perpindahan

barang dari suatu titik produsen dan berakhir di tangan konsumen. Jenis barang yang

ada didalam logistik terdiri dari benda yang berwujud nyata seperti bahan makanan,

bahan-bahan bangunan, hewan, peralatan, dan cairan (Li, X 2014:1)

Peran logistik kini telah meluas bukan hanya sekedar memindahkan produk jadi

bahan, tetapi juga menciptakan keunggulan kompetetif dengan memberikan layanan

yang memenuhi permintaan konsumen. Memiliki jasa logistik yang kompetetif

sangatlah penting bagi indonesia dalam upaya membangun konektivitas nasional dan

internasional (Salim, Z., 2015, Chapman, et al., 2002). Sektor jasa logistik

merupakan sektor yang vital karena perannya dalam mendistribusikan barang dan

jasa, mulai dari ekstraksi bahan baku, proses produksi, pemasaran, sampai barang dan

jasa tersebut sampai di tangan konsumen (Salim, Z., 2015:147-148).

12

Di dalam manajemen logistik, terdapat unsur-unsur yang penting, seperti

halnya yang menjadi unsur-unsur masukan dari manajemen itu sendiri. Adapun

unsur-unsur penting tersebut meliputi manusia (man), uang/dana (money), bahan-

bahan (material), mesin (machine), dan cara/metode (method).

Unsur-unsur manajemen logistik di atas biasa disebut 5 M yang diproses ke

dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik melalui asas-asas manajemen

logistik, yaitu :

1. Koordinasi, yaitu mengkoordinir pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih.

2. Integrasi, yaitu menyatukan ke dalam proses produksi.

3. Sinkronisasi, yaitu ketepatan dalam proses produksi.

4. Simplikasi, yaitu penyederhanaan pekerjaan.

Keempat asas manajemen logistik di atas biasanya disingkat KISS, yang

menjadi dasar dan norma yang mengatur pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen

logistik di antaranya sebagai berikut:

1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

Fungsi ini mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-

pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan

merupakan perincian (detailing) dari fungsi perencanaan, bilamana diperlukan

semua faktor yang mempengaruhi penentuan harus diperhitungkan.

2. Fungsi penganggaran

Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan, usaha-usaha untuk

merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu

11

skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan

pembatasan yang berlaku terhadapnya.

3. Fungsi pengadaan

Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk

memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi

perencanaan, penentuan kebutuhan maupun pengangguran.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran (alokasi)

Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran

material yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi sebelumnya untuk

kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan

Fungsi ini merupakan usaha atau proses kegiatan-kegiatan dan tahapan untuk

mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil material inventaris.

6. Fungsi penghapusan

Fungsi ini merupakan kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha pembebasan material

dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan kata lain, fungsi penghapusan

adalah usaha untuk menghapus kekayaan (aset) karena kerusakan yang tidak

dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis,

kelebihan, hilang,susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

7. Fungsi pengendalian

Fungsi ini merupakan inti pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk

memantau dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi

16

ini di antaranya terdapat kegiatan-kegiatan pengendalian inventarisasi

(inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur utamanya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa logistik tidaklah berdiri sendiri,

dalam arti memerlukan dukungan dari beberapa fungsi di dalamnya dan masing-

masing fungsi saling berkaitan untuk menghasilkan terkendalinya logistik tersebut.

2.2.1 Komponen-komponen Manajemen Logistik

Komponen-komponen logistik merupakan kekuatan utama yang terletak

pada pengembangan teknik dan konsep untuk penanganan komponen-komponen

berdasarkan suatu basis terpadu. Teknologi sistem memberikan kerangka untuk

menilai alternatif-alternatif desain logistik atas total biaya. Terdapat suatu orientasi

sistem yang bertolak belakang dengan pendekatan yang tradisional dalam

menangani kegiatan manajemen logistik bedasarkan basis yang terpisah atau

tersebar. Dalam konteks yang strategis, fokus pusat dari logistik adalah komitmen

pada persediaan. Produk dan material dipandang sebagaimananya mestinya yaitu

sebagai kombinasi dari kegunaan (utilities) bentuk, waktu, tempat, dan pemilikan.

Persediaan tidak banyak gunanya sebelum bentuknya (form) ditempatkan pada

waktu yang tepat pada lokasi di mana ia memberikan kesempatan untuk

dipergunakan oleh konsumen.

Dalam buku cetak Biru Logistik Indonesia disebutkan bahwa dalam

manajemen logistik melibatkan berbagai pemangku kepentingan yang dapat

dikategorisasikan ke dalam lima kelompok, yaitu:

15

1. Konsumen;

2. Pelaku logistik (PL)

3. Penyedia Jasa Logistik (Logistic Service Provider)

4. Pendukung logistik; dan

5. Pemerintah

Kelima pemangku kepentingan tersebut di atas memegang peranan masing-

masing dalam proses manajemen logistik. Kelima pemangku kepentingan

diuraikan sebagai berikut :

1. Konsumen, merupakan pengguna logistik yang membutuhkan barang baik

untuk proses produksi maupun konsumsi. Konsumsi inilah yang menentukan

jenis dan jumlah barang yang akan dibeli dari siapa dan dimana barang

tersebut dibeli dan kemana barang itu diantarkan.

2. Pelaku logistik (PL), merupakan pemilik dan penyedia barang yang

dibutuhkan konsumen, yang terdiri atas :

a. Produsen yang bertindak sebagai penghasil (sumber) barang baik

melalui budidaya (pertanian, perikanan, peternakan, perkebunan,

kehutanan, pertambangan) maupun proses pengolahan produksi;

b. Penyalur (intermediere) yang bertindak sebagai perantara perpindahan

kepemilikan barang dari produsen sampai ke konsumen melalui

saluran disribusi (pedagang besar, grosir, distributor, agen, pasar,

pengecer, warung, dan sebagainya) dalam suatu mekanisme tata

niaga.

16

3. Penyedia jasa logistik (Logistics Service Provider), merupakan institusi

penyedia jasa pengiriman barang (transport, freight forwader, shipping , liner,

EMKL, dsb) dari tempat asal barang (shipper) ke tempat tujuannya

(consignee), dan jasa penyimpanan barang (pergudangan, fumigasi, dsb). Asal

barang bisa berasal dari produsen, pemasok, atau penyalur, sedangkan tempat

tujuan bisa konsumen, penyalur, atau produsen.

4. Pendukung logistik, merupakan institusi untuk memberikan dukungan

terhadap efektivitas dan efisiensi kegiatan logistik,dan memberikan kontribusi

untuk menyelesaikan permasalahan logistik. Yang termasuk dalam kategori

ini diantaranya adalah asosiasi, konsultan, institusi pendidikan dan pelatihan

serta lembaga penelitian.

5. Pemerintah, merupakan:

a. Regulator, yang menyiapkan peraturan perundangan dan kebijakan;

b. Fasilitator yang menyediakan dan membangun infrastruktur logistik

yang diperlukan untuk terlaksananya proses logistik, dan

c. Integrator yang mengkoordinasikan dan mensinkronkan aktivitas

logistik sesuai dengan visi yang ingin dicapai, dan pemberdayaan baik

d. kepada pelaku logistik, penyedia jasa logistik maupun pendukung

logistik.

2.2.2 Aktivitas dalam Manajemen Logistik

Untuk melakukan aktivitas logistik diperlukan infrastruktur logistik yang

terdiri atas simpul logistik (logistics node) dan mata rantai logistik (logistics link)

19

yang berfungsi menggerakkan barang dari titik asal (point of origin) ke titik

tujuan (points of destination). Simpul logistik dapat berupa pelaku logistik,

maupun konsumen, sedangkan link logistik meliputi jaringan distribusi, jaringan

transportasi,jaringan informasi, dan jaringan keuangan. Aktivitas – aktivitas

logistik, meliputi berikut ini :

1. Pelayanan pelanggan (customer services) merupakan kegiatan yang

berorientasi pada pelanggan. Pelayanan pelanggan berhubungan erat dengan

penerapan manajemen logistik, yaitu dalam perencanannya membawa barang

fisik ke suatu tempat pelanggan sebagai tujuan.

2. Peramalan permintaan (demand forecasting) merupakan penentuan sejumlah

produk dan layanan-layanan yang dibutuhkan pelanggan dalam point-point

akan datang. Kegiatan ini merupakan kegiatan perencanaan.

3. Komunikasi dalam logistik merupakan kegiatan logistik yang berkomunikasi

antar proses-proses logistik maupun komunikasi dengan pelanggan,

pengambilan keputusan. Komunikasi dapat dikatakan sebagai penyimpanan

informasi yang penting untuk mendukung kesuksesan proses.

4. Penanganan material (material handling) berkaitan dengan semua aspek

pergerakan atau aliran material, persedian dalam proses, dan barang jadi

dalam pabrik atau gudang.

5. Pemrosesan pesanan (order processing) merupakan pemrosesan pesanan dari

konsumen. Siklus pesanan ini merupakan kunci hubungan konsumen dengan

organisasi. Organisasi saat ini telah berubah dalam meningkatkan metode

20

pesanan, yaitu dengan electronic data interchange (EDI) dan electronic funds

transfer ( EPT) untuk mempercepat proses tersebut.

6. Pengemasan (packaging), fungsinya sebagai perlindungan barang dari

kerusakan serta sebagai bentuk sisi advertising dan promosi.

7. Dukungan layanan dan komponen-komponen (parts and service support)

merupakan pelayanan penuh untuk kepuasan pelanggan di mana setelah

penjualan, suatu organisasi/perusahaan memberikan layanan-layanan berupa

servis atau penyediaan komponen-komponen dari produk yang disediakannya.

Hal ini, meliputi pengiriman suku cadang, menyediakan stok suku cadang,

menarik produk cacat, karena apabila suatu produksi berhenti karena

ketiadaan suku cadang akan mengakibatkan keluarnya biaya yang tidak

sedikit.

8. Penentuan lokasi gudang dan pabrik (plants and warehouse site selection),

penentuan lokasi gudang berkenaan dengan pencapaian tingkat layanan

pelanggan.

9. Persediaan (inventory management), persediaan barang guna memenuhi

tingkat pelayanan tertentu, meliputi faktor-faktor biaya, umur barang, biaya

gudang.

10. Lintas dan transportasi, pengelolaan pergerakkan produk dan penentuan

metode pengiriman, memilih jalur secara spesifik, mengikuti aturan-aturan di

berbagai lokasi, dan mengetahui kebutuhan pengiriman domestik dan

internasional.

19

11. Pengadaan (procurement) merupakan pengadaan, pembelian material, dari

luar organisasi atau dari pemasok, negosiasi, jadwal pengiriman.

12. Pengembalian barang merupakan penanganan pengembalian barang dari

pelanggan di mana kondisi barang tersebut rusak atau tidak sesuai

sebagaimana mestinya.

13. Pergudangan dan penyimpanan (warehousing & storage), pengelolaan tempat

yang dibutuhkan untuk menyimpan atau merawat persediaan.

14. Logistik reverse (Reverse Logistics) merupakan kegiatan logistik dalam

pemindahan material yang tidak terpakai dalam suatu proses produksi,

distribusi atau pengemasan, termasuk pengangkutan ke lokasi pembuangan

atau pendaur ulangan. Hal ini di Eropa memiliki regulasi yang ketat.

2.3 Manajemen Operasional

Pengertian manajemen operasi yaitu mengandung unsur adanya kegiatan yang

dilakukan dengan mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Manajemen operasi menurut Heizer dan Render

(2015:3) merupakan serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk

barang dan jasa dengan mengubah masukan menjadi hasil.

Manajemen operasi juga menangani serangkaian proses pengubahan input

menjadi output yang bernilai untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam

pengertian yang luas, manajemen operasi berkaitan dengan produksi barang dan jasa.

Di samping itu, ada juga kecendrungan manajemen operasi yang mulai melibatkan

20

fungsi-fungsi lain di perusahaan, seperti informasi pemasaran, akuntansi,

pembelian/logistik, dan sumber daya manusia.

2.3.1 Pengertian Pengiriman

Definisi pengiriman adalah kegiatan dari bagian operasional logistik yang

mendistribusikan produk barang dan jasa dari produsen sampai ke konsumen.

Dalam distribusi yang artinya menyampaikan produk dari produsen kepada

konsumen. Kegitan pengiriman merupakan kegiatan operasional yang berlangsung

pada saat produk pesanan sudah siap dikirimkan baik dalam bentuk fisik maupun

kelengkapan dokumen-dokumennya.

Seperti pengertian dari Lembaga Logistik Indonesia berpendapat bahwa

pengiriman barang adalah :

“ Menyiapkan pengiriman fisik barang dari gudang ke tempat tujuan yang

disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman serta dalam kondisi yang

sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya”

Pengertian tersebut memberikan penjelasan yang dapat disimpulkan bahwa

kegiatan untuk pengiriman adalah bukanlah hanya kegiatan pengalihan

kepemilikan suatu barang atau jasa dari produsen pindah ke konsumen melainkan

dengan memperhatikan fisik barang dan kelengkapan dokumennya. Kegiatan

pengiriman menciptakan arus yang saling bersinggungan yaitu saluran pemasaran

dan arus saluran distribusi. Kegiatan tersebut melibatkan pihak distributor yang

melaksanakan tugas kegiatan pengiriman.

Kegiatan pengiriman secara tidak langsung sering kali kita jumpai dalam

kehidupan sehari-hari, dari kebanyakan pihak produsen sendiri tidak mampu untuk

21

menangani masalah pengiriman tanpa dibantu oleh beberapa penyedia jasa

pengiriman itu sendiri. Untuk mengatasi permasalahan tersebut produsen tentunya

membutuhkan mitra bisnis atau pelayanan jasa yang mumpuni untuk menangani

penyaluran pengiriman yang baik agar produk dan jasa yang diberikan dapat

dengan cepat dirasakan dampaknya oleh konsumen selaku target pasar dari

produsen itu sendiri (Mikael:2016).

2.3.2 Pengertian pelayanan jasa pengiriman barang

Pengertian pelayanan jasa pengiriman barang merupakan kegiatan seseorang

atau sekelompok orang/organisasi/perusahaan yang menawarkan jasanya untuk

digunakan dalam kegiatan logistik atau yang biasa disebut dengan jasa ekpedisi.

Maka bisa disimpulkan pelayanan jasa pengiriman barang adalah suatu badan usaha

yang bergerak dalam bidang bisnis pengiriman barang, adapun jalur dalam

pengiriman barang tersebut melalui jalur darat, jalur udara, atau jalur laut dan

memberikan pelayanan yang secara efektif dan efisien guna memenuhi kepuasan

pelanggan yang akan mengirimkan barangnya.

Dalam prosedur pengiriman barang pelaku jasa pengiriman mempunyai

peraturan atau prosedur yang berbeda-beda ada yang mempermudahkan dalam hal

pengiriman barang, namun ada juga yang memberlakukan peraturan yang sangat ketat

tergantung dari pelayanan yang ditawarkan oleh perusahaan itu sendiri. Berikut cara

pelayanan kerja dari kegiatan jasa pengiriman barang secara umum meliputi :

22

1. Barang atau produk yang akan dikirim

Merupakan kewajiban pertama dalam pengiriman barang, karena tanpa

adanya barang yang akan dikirimkan kegiatan pengiriman barang tidak akan

terlaksanakan. Barang-barang yang dikirimkan tentunya tidak melanggar

hukum dan peraturan yang ada dan harus sesuai dengan standar yang sudah

ditentukan.

2. Pengemasan barang atau packing

Pengemasan barang merupakan proses untuk menyiapkan barang yang siap

Di distribusikan dengan memberi wadah atau pembungkus yang dapat

membantu mencegah atau mengurangi kerusakan yang terjadi pada barang

serta melindungi produk yang ada di dalamnya. Namun ada beberapa barang

yang perlu penanganan khusus yaitu barang yang jenis nya mudah pecah

belah, barang yang berbentuk cairan atau makanan yang mudah membusuk.

3. Administrasi dokumen pengiriman

Dokumen yang dimaksudkan adalah pengurusan surat-surat perizinan

pengiriman barang dari beacukai dan pihak lainnya yang bersangkutan.

4. Moda transportasi

Pemilihan moda transportasi adalah pilihan alternatif dalam pengiriman

barang baik melalui darat, udara dan laut. Pengiriman barang melalui udara

bisa menggunakan jasa pesawat terbang, sedangkan pengiriman barang

melalui darat bisa menggunakan jasa truck atau yang disebut trucking dan

pengiriman barang melalui laut bisa menggunakan jasa kapal laut.

23

2.3.3 Operasional Pengiriman Barang

Adapun urutan kegiatan proses pengiriman barang pada jasa pengiriman

barang secara garis besar yaitu:

1. Collecting/Drop off

Collecting adalah proses penerimaan order dari bagian operational dengan

mengumpulkan barang yang sudah dibuat surat perintah pengirimannya.

2. Sortasi barang

Sortasi merupakan proses pemisahan barang dengan sesuai kota domisili

atau Collection Point barang serta pendataan paket kiriman baik berupa fisik

paket maupun dokumen yang akan dikirimkan melalui pengiriman barang.

3. Transporting

Transporting merupakan proses pengangkutan (loading) barang kiriman dari

domisili collection point dengan menggunakan mobil van maupun trucking.

4. Pick-up

Pick-up merupakan proses pengambilan barang atau penerimaan barang

berupa paket, dokumen maupun kargo melalui armada trucking ataupun

mobil van dan diteruskan menggunakan kurir motor.

5. Delivery

Delivery merupakan proses pengiriman barang yang sesuai dengan manifest

yang terdaftar dan yang sudah di proses oleh customer ke bagian operational

dan dikirim sesuai dengan kota tujuan.