~ Pendahuluan

M ieroson Lxeel adalah Sual 1I pak ct pl:rangk al IIInak yang Il:ri nl erag'>l Ka n.:ni1tcrd JrIdari lembar kcrja Elckt roni k (Elect ronic Spread Shl:et). (,ra Iik cian ma nagl..:ml:nt ()i1t i1hi1;,,(;

(Oatabase Management) Pada Vcrsi 4 merampingkan Illgas-tugas sprl:acl<,heet yang hla<,adan menambah kehebatan <Ian tleksibilita<, program

o Kelebihan -Kelebihan \1icrosoft Excel 4 :

- Mempunyai sembilan tool oar- Mcmiliki fasilitas drag-drop lIntllk memindahkan dan menyalin secan1 Cepal- Chart-Wizard untuk mempermudah pembuatan (,raftk- Koleksi tool untuk analisis dan manajemen model-model worksheet- Pencetakan dan Pembuatan Laporan juga Icbih Ilebibcl

o !\1ulai Microsoft Excel

I.angkah-IangkahI Oengan \1ouse, klik dua bli icon untllk memhukc1jendela group miuo<,oft exel

40

') Dengan Mouse. tunjuk icon berlabel microso!t excL kemudian klik :2kali

o Memilih menu pada microsoft excel:

I.angkah-IangkahI Oengan Mouse. pilih m~nllyang diinginkan " kemlldianklik clenganmouse2 Oengan keyboard. Tekan Ah diikuti dengan hurllp depan dari menl! yang kita

inginkan

Menu File

Menu tile digunakan lIntuk membllka, menutup, menyimpan, menghaplls mencetak dllnkcluar dari Microson Lxce\

Qp.n... ClrhFI2~Ios.I I

Save ShilHF12Save As... F12Save Workbook...Q.I.t....

Print Pr.yi.wPage S.!up...erln!... CtritShllttF12Print R~port.,. ,.

''',"li';1 _ '

E15lt ,AlttF4

Menu Edit

Menu edit digunakan untllk menyalin, mengatllr kembali clan merevisi data

1.1 " 1"1' 1

Cui CtrltX

Copy CtrltC1'1'" 11111.

CI~ar... Deli'.t.tl ::I':'li..1

.\..1 .,

l2elete...Insert...Insert o.bject...

f ill .n'llll }'Ifi" tI. I ,;Ilillt!u l.IJld}

Menu Formula

Menu Formula digunakan untuk meml.lentuk dan mereVISJ rumus-rumus dan mengatur,mencari, dan menganalisis worksheet d~n model anda.

Pasle Function...

12e1lneName...Create Names...APi-01v r.J;'III';~>,

Hate...

Goto... F5find... ShilltF5R~lace...:ielect Special...Sbow Active Cell

o.ulline...Goal Seek...Salyer...Scenario Manager...

Menu Format

Menu Format digunakan untuk mengubah penampilan worksheet

Ifont...

liorder...fallerns...

Cell Protection...

:ityle...AutoFormat..

Bow Height...Column Width...

Jusllfy

!11th.] IIIfrl,'111;t."nd 1(1U.,d

lrrllil'1_llIi!:...1PII..pntiv,

Menu Data

Menu Data digunakan untuk megelola database Microsoft Excel dan mengumpulkan datadari banyak worksheet.

[lndExtract... . I

D.eleteSet DatahueSet ~rlterla .

'Set~acl

. ~ort...

. Se[les... .rable...ear.e...Con.olldate...CroaslAb...

Menu OptionsMenu Options digunakan untuk mengatur Option tampilan atau menyambungkantool barsdan mengontrol berbagai pilihan penge)olaanworksheet global.

Set PrInt lille....~':d PInt': 'p'I:dl..

D.1.play...TRolb.rs...Color P.IJ:,lIe...

frolecl Document..

Add.lns...~.Iculation...Worksp.ce...

~pelllng...-~roupEdit..An.lYsls Tools...

Menu Macro

Menu Macro digunakan untuk mencatat ketukan kunci dan menyimpannya sebgai macroyang bisa anda mainkan ulang kelak. .

Res;ord...~::t;.tr'n,'(or,I",

Sd JknHdl"':

1~.:I;l,i'lf.' Ih:c\,rl.t

l..~~:..j~rlto Qlii(.q,H~~::;'\lml'

Menu Window

Menu Window digunakan untuk pindah dengan cepat diantara jendela dan untukmenyiapkan banyak pandangan ke dalam dokumen.

Arr8nge...tiide

Yiew...

~plilf.eeze P8nesZoom...

"1 Sheet 1

1\'lcml HelpMenu Help digunakan untuk memperoleh informasi mengenai berbagai fasilitas Ms Excel.

Se8.ch...f.oduc\ Support

Introducing Mic.osoft ExcelL~8rning Microsoft Excel

Lolus 1-2-3...MullipI8n...

Aboul Mic.osoft Excel...

Menu ControlMenu Edit mempunyai dua menu yang tidak ada pada menu bar, yaitu menu controldokumen dan menu aplikasi.

Move~IzeMinimizeM8~imlze

CI.ltF7CI.ltFOCt.ltF9

ClrltFl0

~Iose CI.I+F4

Next Window CtrltF6

Sj!lil

Menu Control Ookumen, digunakan untuk memindahkan, membentuk kembali ataumenutup jendela dokumen dan untuk membelah jendela ke dalam sub jendela.Menu Contrtol Aplikasi, digunak<ln untuk mengontrol ukuran dan posisi jendela MenuEdit dan untuk pindah ke aplikasi window lain yang sedang berjalan.

+ Ml'nggunakan Toolbar

Langkah-Iangkah1 Pindahkan penllnjuk mouse pada menu options., Kliklah toolhars....

1 Kemudian pilih toolhars Y<lIlganda inginkan,setelah itu tekan show.4 Untuk memindahkan toolhar pilihan anda ke toolhar doc gunakan mouse untuk

lIntuk mengeser toolbars tersebllt ke toolbar doc.

n Membuat Worksheet

Memasukkan Teks

Langkah-Iangkah :1. Pilih Sel yang anda inginkan dan ketik teks2 Tekan Enter

Memasukkan Angka sehag,ai str'ing,:Langkah-Iangkah .

1 Pilih Sel yang anda inginkan cian kctik angka ciiciahului mengetik I

2. Tekan Enter

Memasukkan Data secara Cepat :I,angkah-Iangkah :1. Tunjuk Sel sel yang anda inginkan tekan tomhol mouse, kemudian geser ke bawah dan

kekanan untuk memilih biclang Isb.2. Ketik Data pertama dan tekan tomhol Tah3. Ketik Data kedua dan tekan tombol Tab

4.Lanjutkan memasukkan data herikutnya dan tekan tombol tamh untuk mamasukkandata selanjutnya.

Memindahkan Data dengan Drag and dropLangkah-Iangkah :I. Pilih range Yllng anclainginkan2. Pindah penllnjuk ke hatas yang mengelilingi range yang dipilih berhentilah ketika

penunjllk suclah berbenlllk anak panahJ. Tekan tomhol mouse, geser yang herwarna ahu-ahu ke range tsh, dan lepaskan tekanan

tombol mouse, klik OK atall tekan enter jika Excel meminta konfirmasi menimpa datayang ada.

Menyisipkan BarisI.angkah-Iangkah :1. Pilih bans yang anda inginkan dengan cara mengklikjudulnya.2. Pilih perintah insert dari menu Edit.

Menghapus barisI,angkah-Iangkah .

I Pilihlah range yang anda inginkan2. Pilih peritah delete dari menu edit1. Pastikan Shift Cells Left terpilih4. Klik Ok, atau tekan Enter.

\f' Beberapa fungsi yang disediak~H1 ()I(~hF:xcel :

Fungsi Sum

Digunakan untuk menjumlahkan isi se\ , langkah-Iangkah sebagai berikut:

Bentuk Fungsi Sum:

=Sum(numberl ,number2

I,angkah-Iangkah .1 Pilih sel dari Worksheet

2 Klik tool autosom (yang berlabel huruf E , tanda penjumlahan):1 Masukkan nama sc\ y-angakan anda jllmlahkan, kemudian tekan enter.

Fungsi Round

Digunakan untuk membulatkan suatu nilai .

Bentuk fungsi round adalah:

=ROUND( angka,digit _angka)

I,angkah-Iangkah.I. Pindahkan ke sel kosong dalam worksheet Anda.2. Masukkan fungsi dari round, kemuclian tekan Enter.

Fungsi If "

Fungsi if adalah suatu fungsi logic dari Microsoft Excel yang paling penting.

Bentuk Fungsi if :

=If (ujUogik,nilai jika_benar, nilaijika_salah)

6

Argumen uji biasanya adalah perbandingan dua benda. Benda bisa berupa nilai, referensisel, rumurs, fungsi, atau teks Tunjuklah jenis perbandingan yang anda inginkan denganmengunakan salah satu operator pembanding.

('ontoh , misalnya sel K6 berisi fungsi .

'I F(J6=" APPROYED",50,"N/ 1\")

o Merevisi Worksheet

o Menyalin Data

Langkah-Iangkah :1. Pilih range yang akan disalin2. Pilih Copy dari menu Edit3. Letakkan cursor pad a tempat yang akan disalin4. Pilih Paste pad a menu Edit (tckan Enter)

Excel menerjemahkan Enter scbagai Shortcut untuk menggantikan perintah Paste

Cara tercepat untuk menyalin data dengan menggunakanflll handle yaitu kotak hitamkecil yang tampil pada ujung kanan-bawah batas di sekeliling range yang dipilih.Langkah-Iangkah1. Pilih sel yang akan disalin2. Pindahkan cursor ke fill handle Cursor akan berbentuk tanda +3. Tekan tombol mouse dan geser fill handle sampai bayangan abu-abu menutupi sel

yang akan disalin kemudian lepaskan tombol mouse.

o Memindahkan Data

l,angkah-langkah :1. Pilih sel yang akan dipindahkan2. Pilih Cut dari menu Edit

3. Pilih sel dimana data akan ditempatkan4. Tekan Enter untuk memindahkan data

o Menyisipkan Baris dan Kolom

Langkah-Iangkah .1. Pilih baris/kolom yang akan disisipkan2. Pilih Insert dari menu Edit.

3. Pada kotak dialog Insert pilihlah metode penyisipan sesuai dengan yang diinginkan4. Klik OK

o Mrnglu,pus Baris <IanKohnn

I.angkah-IangkahI. Pilih baris/kolom yang akan dihapus2 Pilih Delete dari menu Edit

J. Pada kotak dialog Insert pilihlah metode penghapusan sesuaidengan yangdiinginkan

4 Klik OK

o Mt'mbt'rsihkanData

Untuk membuang data dari sederetan sel, dapat digunakan perintah Clear dari menuEdit. Cara tercepat untuk membuang data yang tidak diinginkan dari sederetan seladalah dengan menekan tombol Del.

I,angkah-Iangkah :I. Pilih sel yang akan dihapus2. Tekan tombol Del

3. Pada kotak dialog ('lear, diberikan kesempatan untuk memilih jenis data yang ingindihapus.

4. Klik OK

o !\1rnrmukan ()at~'

Microsoft Excel memungkinkan anda mencari data tertentu misalkan : rumus, nilai,urutan karakter, atau format dalam sel-sel worksheet. Untuk menemukan data didalam sel, Microson Excel menyediakan perintah Find.

Langkah-Iangkah .I. Pilih perintah Find dari menu Formula2. Ketik nilai yang dicari dalam kotak Find What, dan klik OK3. Tekan F7 untuk mengulang perintah Find.

Untuk pindah ke sel yang jauh dari sel yang aktif, dapat dilakukan langkah-Iangkahberikut :

I. Pilih perintah Goto pada menu Formula2. ketik alamat sel yang dituju dal~m kotak Reference dan klik OK

o Mt'nyimpan Worksht'et

Langkah-Iangkah :I. Pilihperintah Save atau Save As dari menu File2. Klik Ok

.li"a menginginkan \..orksheet kerja and<!diprotect, dapat digunakan perintah Protectionpada saa! menyimpan fileI.angkah-Iangkah .

I Pilih pcrintah Save atau Save As dari menu File2. Klik tomhol Options1. Ketik Password-nya pada kotak Protection password, klik OK4. Masukkan kembali password sesuai permintaan, klik OK

Memformat \Vorksheet

o Mellgubah Lebar Kolom

l,angkah-Iangkah .

I. Lcta"kan cursor pad a ujung kanan judul kolom yang akan dirubah.Cursor akan berubah menjadi +

') (Jntuk mcmpcrlebar "olom, gcscrlah hatas ke kanan sampai hatas yang diinginkan.3. Lepaskan tekanan tombol mouse

Cara lain dengan menggunakan perintah Column Width.l,angkah-Iangkah .

I. Pilih sel dalam kolom yang akan diperlebar2. Pilih perintah Column Width dari menu Format3. Ketik angka lebaI' kolom bani pacta kotak teks Column Width4. Klik OK

Pengaturan kemhali lehar kolom menjadi ukuran standar dapat dilakukan sbh:I. Pilih sel mana saja dalam kolom yang akan diatur ulang') Pilih Column Width dari menu Format

1 Klik kOlak periksa (Jse Standard Width dan klik OK

o l\1ellgubah Tinggi Kolom

I.angkah-IangkahI. Letakkan cursor pada ujung kiri haris (nomor haris) yang akan dirubah.

Cursor akan berubah menjadi t2. Untuk mengubah tinggi kolom, geserlah batas ke bawah sampai batas yang

diinginkan.1: l,epaskan tekanan tombol mouse

Cara lain dengan menggunakan perintah Row Height.Langkah-Iangkah :1. Pilih sel mana saja clalam baris yang akan diperlebar2. Pilih perintah Row Height dari menu Format1. Ketik angka tinggi kolom baru pada kotak teks Row Height

9

4. Klik OK

o Menyembunyikan Set

Jika ingin menyemhunyikan haris atau kolom sel, dapat digunakan tinggi haris ataulebar kolom menjadi o. Atau dapat menyembunyikan (menampilkan) kolom atau barisdengan mengklik tomhol Hide atau Unhide pada kotak dialog Colomn Width atauRow Height.

I,angkah-Iangkah :I. Beri tanda baris / kolom yang akan disembunyikan2. Pilih Row Height / Column Width pada menu format:;. Klik kOlak Hide4 OK

Untuk menampilkan baris / kolom yang tadi disembunyikan, pilih kotak Unhide pada~

Row Height / Column Width. Jika' haris yang tersemhunyi belum ditampilkan, pilihperintah Row Height sekali lagi, kli~ kotak Standard Height dan OK.

o Menggunakan Format Angka

Format angka Generalseperti tanda dollar,Formatting Toolbar

Excel (default) tidak otomatis menyisipkan karakter khusus,koma, dan persen. Namun. demikian Excel menyediakan

Menggunakan Formatting Toolhar

Untuk menampilkan formatting toolbar dapat digunakan langkah-Iangkah berikut :I. Pilih sel yang akan diformat jenis angkanya2. Pilih perintah Toolbars dari menu options.3. Klik formatting dua kali pada daftar Show Toolhars4. Pada menu formatting, dapat dipilih format angka yang diinginkan.

Format Angka Built-In Excel

Excel menggunakan salah satu format angka built-in yang beberapa diantaranyaterdapat dalam kotak daftar toolharFormat built-in memberitahukan excel bagaimana menampilkan dan mencetak nilainumerik.

Untuk melihat beherapa format angka, dapat dilakukan langkah-Iangkah herikut :1. Pilih sel yang akan diformat angkanya2. Pilih Numher dari menu Format3. Pada menu Number Format:

10

- --

lJntuk menerapkan format angka lain, dapat memilih kategori yang diinginkan daridaftar dalam kotak Categol)', dan memilih kode yang mewakili model dari daftardalam kotak Format ('ode. Kotak daftar Code di arah bawah kotak dialogmemperlihatkan kode yang disoroti dalam kotak daftar Format Codes. Baris Samplepada dasar memperlihalkan hagaimana angka dalam sel aktif tampak bila diformatdengan kode ilu

o 1\1l'IH'ml)atkanData Dabun S('I

\1icrosott Excel menggunakan perataan General, dimana Excel akan merata-kirikanleks (teks mcngisi ruan!-!,scl dari kiri kc kanan) dan merata-kanankan angka (angkamengisi ruang sel dari kanan kc kiri)

Ada dua cara dalam mengubah perataan ini :·Dengan tool Left, ('enter, dan Right Align pada toolbar standard·Dengan perintah Alignment pada menu Format.

Meratakan dan Mengetengahkan Masukkan

I.angkah-Iangkah .

I. Pilih sel yang akan diratakan (yang akan diketengahkan)2. Klik tool Right/Center/I.eft Align (sesuai yang diinginkan) pada toolbar standard.

Atau pilih perintah Alignment dari menu Format, pilih perataan yang diinginkankemudian klik OK.

o l\1l'ngubah Pl'nampilan Karakter

Unluk mengubah tampilan karakter dapat digunakan tool pada tool bar standard ataudengan menggunakan perintah Font padamenu Format.

o Menyoroti Data Dengan Baris Dan Kotak.

Menggarisbawahi Sel.

Langkah-Iangkah :1. Pilih sel yang akan digarisbawahi2. Klik tool Bottom Border pada toolbar standard.) Pindahkan cursor ke tempat lain sehingga dapat dilihat bahwa sel-sel yang telah

tcrpilih sekarang digarishawahi satu kali

Jika ingin menggaris hawahi dua kali dalam worksheet, dapat dilakukan langkah-langkah sbb:1. Pilih sel yang akan digarisbawahi2. Pilih perintah Border dari menu Format3. Dari menu Border, pilih model garis bawah ganda dalam kotak Style.4. Pilih Bottom

11

- -

" Klik Ok

:\lengllrllng Sel Dalam Kotak

I.angkah-Iangkah .

I Pilih sel yang akan diberi kotak2 Klik tool Outline Border pada toolhar standard1. Pindahkan cursor ke tempat lain sehingga dapat dilihat bahwa .sel-sel yang telah

terpilih sekarang diberi kotak.

-;:;,. MENCETAK DOKlfMEN

o Preview lIalaman Yang Akan Dicqtak.

I.angkah-Iangkah .I Pilih menu Format"') Klik Print Preview

3 llntuk melihat halaman herikutnY<i,klik Next. Dan untuk melihat halamansebelumnya klik Previous

o Mencetak Worksheet

Untuk mencetak worksheet dari jendda preview, klik tombol Print.Jika tidak berada pada jendcla preview, pilihlah perintah Print dari menu File.Hila ingin menggunakan pengaturan default untuk mencetak worksheet, maka kotakdialog Print dapat diahaikan dengan (ara mengklik tool Print pada toolbar standard

o Mencetak Sebagian \Vorksheet

I.angkah-IangkahI. Pilih range yang ingin dicetak2. Pilih pcrintah Set Print .\rea da! i menu Options. Range yang dipilih akan ditandai

dengan garis pllt\lS-putu~3. Pilih perintah Print dari menu Fil~

I.U DATABASE

Setelah kita belajar cara merJlbuat dan menggunakan worksheet dan grafik,sekarang kita lanjutkan ke bagian yang'ketiga dari microsoft excel yaitu database. Sebuahdatabase adalah suatu file data yang t~rdiri dari sekumpulan record-record yang sejenisdan saling berhubungan. ukuran maksimumsebuah database adalah 256 field dan 16383record.

12

Kita dapat mcmbuat dan mcmodifikasi suatu database mclalui perintah-perintahyang ada pada menu Data, seperti ditunjukan dibawah ini

o l\1t.'mhuat Database

Untuk memhuat suat\! database, anda harus memilih range pada worksheet danmcndefinisikan scbagai scbuah database Anda dapat mempunyai bcberapa database padasatu worksheet tetapi yang aktif hanya satu. Sebelum anda membuat database, buatlahworksheet baru yang diberi nama base2. seperti terlihat pada gambar di bawah ini

A14 w

\\!!!m!l!~! II!!!! !'

l

ml!\\!!III\!IIIII!II\!!!!!IIIIIIII!!!!II!II!iffilli1\!!!II!!lil!illillm\li!\\illlllllll!!!II!lliimlli .""'1"""

111111111!I !".j""m' .". ,,,,,,,!,!,,,.,..,.". ,.."". 'm",'" ..,.,,,,,.""",>..,. ""..".~ '( ,

~~~~~~~~n~:d:dJ/\~~~~~~~~~~~~~~:: l ~~~~~~~~~. ~~~~~~~~~:~~~ ~~~~~~~}~~~~1~~~~; ~~; ~~~~~:~~~:~~~:~~~~~:~~~::~~~~~!!~~~~~~~~~n~~~m~~.:.::.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.;.:.: :':':':':':':':'::':':':':':':':':':':':':':':':'..........................:;:;:;:::;:::::::;:::::::;:::::::::;:::::::::::;:::;:::::;::::::: ;.:.:.:.' '.:.:.:.:. :.:.:.::. .:.;.:.:-;. :.:-;:.: :.:.:-:.:. :.;.:.;.:. :.:.:.:.:." :::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::~:::..................................................

f~IIttllmI~~~rltl/)?jt (.Uy s~:tt'\I OIU~~ ~~I~~; .~ . ~rl~ttltttm~mfmt1:.J'I. :4'1 \f?f

1>../1\ ;'U, , .' I"'''!t. I~,II J 1 1110..~I I" '~i -,I~ ;', t. .~tWt... Z4:J ,=:,-1:1)1:MO ~16 1:4 ~4~'S,' "no I" "sr.

. ,..........................., ............ .......

ttIIllfffltlmmmmmml1iII~""~" \ : :...:...:...:.:.i::......

illtit;J;~;;!~!~K;!:~ml~~I;'"'''''1 It:1.!iiJ!QtjN, !liifi1fi.r:

. . . . . . . . . . . . . . ..

Adapun langkah-Iangkah untuk membentuk suatu database adalah sebagai berikut

13

I. pilih range A I. A I 0.., pilih perintah st.'t data hast.' pada menu data

Walaupun tampaknya tidak terjadi apa-apa tetapi dibalik layar excel memberikan namadatabase ke range yang dipilih. Mulai saat itll, excel mengenali range A I:A I0 sebagaisuatu database, kecuali anda memilih range baru dan memilih set database sekali lagi

o Operasi-Operasi Pada Database

Untuk menambah, menghapus, mengubah dan melihat record-record tertentu,microsoft excel menyediakan fasilitas kotak dialog yang terdapat pada menu Data, optionForm.

Pada menu ini anda dapat mcnamba~ ' menghapus , mengubah dan melihat data-datatertentu Cobalah option-opt ion di atas sebagai latihan.

o Memilih Record Berdasarkan ~riteria Tertentu.

Sekarang akan dibahas meng~nai kriteria yang dapat membantu dalam memilihrecord-record tertentu pada sebuah qatabase. Langkah pertama dalam membuat rangekriteria adalah menyalin nama field k'e dalam bidang yang akan anda gunakan sebagairange kriteria. Caranya sebagai berikut.:1. pi\ih sel A12:D12

2. salin nama-nama field yang akan mepjadi baris puncak range kriteria

Berikutnya Anda harus menentukan "riteria seleksi aktua. Untuk contoh ini, anda akanmemilih record yang ST ATF:nY~ladahlh NY. Caranya sebagai berikut :~

14

_ .~... __ .. _ _U~_

I. pilih sel B 13 dan ketik NY, kriteria yang anda inginkan dalam field state2. tckan enter

Cara mengaktifkan range kriterianya adalah sebagai berikut :I pilih range A' 2'D' 1:2 pilih perintah SET CRITERIA dari MENU I>ATA.

Setclah anda mcnentukan kritcria, sckarang kita lanjutkan bagaimana menampilkan semuarecord yang memenuhi kriteria tersebut, proses ini disebut Extracting. Untuk mengekstrakrecord yang sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan gunakan perintah EXTRACTpada menu OAT A, tetapi sebelumnya kita harus menentukan range ekstract. Rangeekstract adalah tempat yang anda berikan untuk menempilkan record-record yang sesuaidengan kriteria yang telah ditentukan. I,angkah pertama dalam menentukan range ekstractadalah menyalin nama-nama field ke bidang kosong worksheet. Ikuti langkah-Iangkahberikut ini :

1. salin nama-nama field dalam sel AI:OI ke A17:017

2. pilih range A 17:021.3 pilih pcrintah SKf EXTRACT dari menu I>ATA4. selanjutnya pilih perintah F.XTRACT dari menu Data, kemudian akan muncul kotak d

dialog seperti gambar dibawah ini

:-:-:.;.,";.

S. aktifkan pilihan Unique Records Only, excel mcnyertakan pilihan ini karena kadang-kadang anda secara tidak sengaja memasukkan record ke dalam database 2 kali.Memilih Unique Records only akan menghapuskan duplikasi di range ekstract.

6. klik OK atau tekan enter

15

Maka pada range ekstract akan terlihat output sebagai berikut

o Mencari Record Tertentu Secara Cepat

Perintah extract pada menu data membantu anda mencari record-record tertentudari sebuah database. Namun, kadang - kadang anda cuma menginginkan " pembacaanct'pat " dari record-record yang memenuhi kritcria tertentu. Disinilah fungsi pemakaianperintah Find pada menu data. Perintah Find memungkinkan anda mencari record yangcocok satu per satu, tanpa harus menyalinnya ke bagian lain dari worksheet anda.Berdasarkan worksheet yang sebelumnya, ikutilah langkah-Iangkah perintah find sebagaiberikut :

1. tentukan kriteria record yang akan dicari ( cara untuk menentukan range kriteria sarnaseperti contoh sebelumnya ), sebagai contoh di bawah ini c~:)I1toh-contohrange kriteria

16

C'l1)' StlAtr Volum~ Saln

1 ~h ) :00

. ('Iy.. StlAl~ V..lum~. SlAinJ

24)

2. pilih perintah find dari menu data.1. hasil / output dari pcrinlah-perinlah diatas adalah sebagai berikut

..............

4. klik tombol anak panah kcdengan kriteria dan excel

alas alilll ke bawah, untuk pindah ke record yang sesuaiakan .melompati record-record yang tidak sesuai.

..,

1"1

............

S setelah sclesai, tckan LSC atau pilihmematikan modus Find

Exit Find dari menu data untuk

o Menyortir Sebuah Dat~.base

Anda dapat menyusun database dalam urutan numerik atau abjad. Menyortir ataumenyusun ulang data dalam urutan tertentu merupakan fasilitas database yang penting.anda dapat menyortir seluruh database atau menyortir hanya range tertentu dari record.Perintah sort di sini meminta anda pertama memilih range sel yang harus disortir.Pertama-tama bukalah file yang diberi sort 1. Contohnya adalah sebagaiberikut :

1. pilih range A2:DIO

18

nnn___n__ :::::a.:::,

.1Ie: V oluUl' Sill..'jy '.)I i"1.1 JI<..A 1

f( hL ,-,.i J':IoAI B S;:'J.i'.)1:,lJ 1I ,1.1'N" ::'1":! S:!tHt)t:loAf ;.;.t S,"'>1"',f, ". ,n ..I

SOIl. ''''ulumr Sill..f':v' " . 1411(; 1:::;=....GA 13 IJ( 37)'w;' "> 13' ;:3r,'., 111 I" ;1' ,,:::t:::,IoAI 1t1... t I'_ /, IL lh tll JI,1

WA j Ij.ab>jWJ 'lh IH>-1YN' Ulil sni!,11

2. pilih perintah sort dari menu data dan kan tampil kotak dialog, seperti yang ditampilkandibawah ini

:}::::::::::}}}:::::::::::::::~Aeii:t:.i..i'::::::::?:::u...

.... ..h.

3. pastikan pilihan Rows dalam group Sort By telah dipilih4. kotak teks 1st key harus dipilih. Gantilah dengan $A$2. Hal ini akan

memberitahukan excel untuk menyortir berdasarkan nilai pada field City ( anda dapatmenggunakan alamat sel manapun dalam kolom E. Abaikan pilihan 2nd Key dan 3rdKey

5. klik pilihan ascending untuk menyortir database dari urutan rendah sampai tinggi6. Klik OK atau tekan ENTER

Output dari hasillangkah-langkah diatas, anda dapat lihat seperti gambar dibawahIn\.

19

95 GRAFIK

Microson Excel menyediakan 14 jeni-.. grafik, tcrmasuk <>jenis 3 dimens. Cirafik exceldarat dihual dalam dua benluk Bentuk pertama adalah jenis dokumcn yang terpisah,tetari secara tak tamrak tcrhuhung ke worksheet yang mengandung data grafik Dokumengralik darat disimpan dengan nama tilenya sendiri Excel memherikannya extcn~ion...XLC'" Bentuk gratik kedua adalah grafik emhedded, yang merupakan bagian dariworksheet Ketika anda ingin mcncetak laporan yang menyertakan grafik dan dataworksheet dalam satu halaman, gunakan grafik cmhcddcd Schclum kita mcmhuat graflk,kita buat terlebih dahulu worksheet baru dengan data sbb:

....

, ....

Sekarang kita buat grafik dari data diatas. lkuti langkah-langkah \niI. Pilih range A6:GII

20

.IAtJ 11\1 t.LA1\ "11\ t.l11 II)IJ'1 J " " 41111 I 11.1 4LJf1 11 \l"J' .10 :C]

1(1 .J 'ftl "I!' ,f' ;r'),I f " .,. ,n J;'.'J ',' I,ll IIHI Ji 4U

I

I2. Klik tool Chartwizart (

marquee mengelilingirange yang dipilih3 tcntukan hidang grafi\';dcngan cara mengeser mouse ke sel. Setelah anda melepaskan

mouse, chartwizart excel muncul dalamjendela kecil herjudul " chartwizart langkah1 dari 5 ".

4. konfinnasikan pilihan range (ditampilkandengan cara mengklik tombol next atau denganmenyajikan jendela Chartwizart kedua.

5. Disini chartwizart mcnawarkan koleksi jenis grafik, klik tombol nextatau tekan ENTER, llntllk menerimajenis grafik yang diberikan, yaitugrafik kolom. Klik next atau tekan ENTER untuk menerima jawabandefault pada langkah 3 dan 4

) pada toolhar standart. Sebuah

dalam kotak range sebagaimenekan ENTER. Perintah ini

,............h.-...-...........................................---.....................,.........

(';t,ftff1

:~~nHHiHn~~J~n!!t~H~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~*~~~~~~~~~~~~~~*~~*f~~~~~*~~~~~~~~~~~*~*~~~~~~~~~~~~~~~~*~!!!~1~~~!!**~~~~~~~~f:~~~~

illllllllllllllllllllll~!u;mHHm !H!!!m!!!!:<H!!\HH:!!!!!!H:H:m!!!!!m;;;UH!!;! ! II~!III!I!IIIIIIIII::IIII

.1~V(~~V~;fiJ..

Gk-~_. - f~ c""'1 "--~- ,,- ' 0 JO u_ . ........................

iiiW;iinWWiWl::;k : '\" ~~r -..' -

~. :.l::::~::itltti:ttt:. -~,. a Itu .\ . ........................

~~~~~tnu~~f~~;~~;;~~J~;~j ~ r / ". : I\i 0 ..- ~ ~~~lftfttIIftI.. ................................................. .........................:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:. .

f(iJ" . -

~.. ~-..'

I

".'t'l\,,;.-

~'r.~

f

'~:. .:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:.:

tlllltlilltltllf;II.i\ttl \~ cjJJ. ~ .; ~ :: .\:\t~\:\:\.\.\:I:\:II.I:\.I.:\\\\II.I:lll.I\1. . ......................... . . ........................

1::::::III::::!::m:::E:I~::::::::::::::::j:i:~~r~J~;~f::~:#.i;i:.l~:~:~::~:{~::;::i.r:~l ::!::I::::::::::::::~I::::::::I:I::c ........................

:~J!!!ll~~I!!!!!!!!:!:!j:l:t;:.!~m:;I:!:!:m!!;i:!i:!!t!i\!';;..I';!'\I\'!!!;!\I\:!:\:!:!I\,!!1!I!!IIII!)y,!I!!1!!:.!!j~

21

b I..l:likluJul LJntu~ ~rali~ dalam ~ula" dlart tllk 1'1.:1hall"an "uta" salllpk dial!, hal ilum,,'n,','lminkan IWlllhal1lln \ all!', illlda hllal

ff,.' ' ~.td;4t1,..1...~'t!1

7 pllill OK atall "...~all I "II'\{

Workshl.:l.:t anda "l'~:1t.In~ bL:I'''I ~I ali~ '\l'pl.:rli gamhal Jlha\\ah 1111

"

1~':I"--'-'-"-""" ,Jj-llil"'~J'r':IJ,~;,i~"',~' IMf

'\