PENGEMBANGAN SISTEM: METODE ALTERNATIF

Pengembangan sistem metode alternatif Metode paket (Package). Metode prototip (prototiping). Metode pengembangan oleh pemakai (end user computing/user development). Metode outsourcingBeberapa faktor penentu pemilihan metode pengembangan sistem teknologi informasi adalah: ketersediaan paket, sumberdaya sistem teknologi informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian sistem.

Pemilihan metode-metode pengembangan STIMulaiPaket Tersedia? tidak Sumberdaya STI? mampu Individu Dampak STI? organisasi Jadwal Pemakaian? Masih lama segera Tidak mampu ya

Paket

Outsourcing

EUC

Prototype

SDLC Selesai

Perbandingan Metode Konvensional dengan Metode Alternatif Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode SDLC (system development life cycle), STI dikembangkan oleh analis sistem. Analis sistem (system analyst) adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara profesional. Pengembangan STI alternatif model paket dilakukan dengan membeli paket perangkat lunak yang ada. Paket ini dikembangkan oleh pihak ketiga, yaitu analis sistem penjual paket. Prototyping merupakan pengembangan sistem teknologi informasi secara bertahap, yaitu dengan mengembangkan suatu protip yang sederhana dulu dan ditingkatkan dari waktu ke waktu sampai STI selesai dikembangkan.

Pengembangan STI metode end user development (EUD) atau end user computing (EUC)dilakukan oleh pemakai sistem teknologi informasi itu sendiri. Pengembangan STI model outsourcing dilakukan oleh pihak ketiga dan sekaligus dioperasikan oleh pihak ketiga.

Perbedaan siapa yang mengembangkan dan mengoperasikan antara metode-metode pengembangan STIPengembangan SistemSDLC

Yang MengembangkanAnalis Sistem

Yang MengoperasikanDepartemen Sistem Informasi Departemen Sistem Informasi/Pemakai Sistem Pemakai Sistem Pemakai Sistem Pihak ketiga

Paket

Pihak Ketiga

Prototyping End User Computing Outsourcing

Analis Sistem Pemakai Sistem Pihak ketiga

PaketFaktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih paket: 1. Spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2. Ketersediaan paket. 3. Mengevaluasi kemampuan paket Kriteria dalam mengevaluasi kemampuan paket: a. Fungsi yang ditawarkan b. Fleksibilitas c. Kemudahan dipakai d. Perangkat keras dan perangkat lunak dukungan e. Karakteristik file dan basis data f. Instalasi g. Perawatan h. Dokumentasi i. Kualitas penjual j. Biaya

Pemilihan paketSpesifikasi yang dibutuhkan perusahaan Ketersediaan paket Mengevaluasi Kemampuan Paket

Paket Yang dipilih

Gunakan paket Tanpa perubahan

Modifikasi paket

Modifikasi organisasi

Tiga Hal yang Dapat Dilakukan oleh Perusahaan Setelah Paket yang Dicari Ditemukan dan Dipilih1. Paket digunakan tanpa perubahan. Paket seperti ini biasanya adalah paket yang sederhana atau paket untuk aplikasi yang umum, misalnya paket untuk aplikasi akuntansi (MYOB, DacEasy, Peachtree, dll). 2. Paket dimodifikasi. Kasus ini biasanya dilakukan jika: a. kebutuhan yang diminta oleh perusahaan belum dapat dipenuhi oleh paket yang dipilih dan, b. yang dianggap benar adalah proses dari perusahaan bukan proses dari paket, sehingga paket harus menyesuaikan perusahaannya. 3. Perusahaan yang dimodifikasi. Kasus ini dilakukan jika: a. kebutuhan yang diminta sudah dipenuhi oleh paket yang dipilih dan, b. yang dianggap benar adalah proses dari paket bukan proses dari perusahaan, sehingga perusahaan yang harus disesuaikan. Proses ini biasanya dilakukan jika perusahaan akan mengadakan business process reengineering (BPR) melalui penggunaan teknologi sistem informasi.

Kelebihan dan Kekurangan PaketKelebihan-kelebihan Paket:1. 2. 3. 4. 5. Kualitas paket yang baik. Dapat digunakan seketika. Harga paket relatif murah. Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis. Kompatibel dengan sesama pengguna paket.

Kelemahan-kelemahan Paket:1. Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik. 2. Perbaikan, modifikasi, dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri. 3. Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya. 4. Ketergantungan dari pemasok. 5. Tidak memberikan keuntungan kompetisi.

outsourcing Penentuan apakah akan dikerjakan dan dioperasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya (resources) dari departemen sistem teknologi informasi. Jika departemen STI tidak mempunyai sumber daya yang baik, misalnya tidak mempunyai analis dan pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai, pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.

Kelebihan-Kelebihan Outsourcing1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan melakukan outsourcing. 2. Mengurangi waktu proses. 3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal. 4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya. 5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer. 6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. 7. Mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal. 8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. 9. Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Kelemahan-Kelemahan Outsourcing1. Jika aplikasi yang di-outsource adalah aplikasi yang stratejik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama. 2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsource-kan. 3. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. 4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi tersebut.

Keputusan Insourcing Lawan Outsourcing Berdasarkan Besarnya Budjet Berdasarkan Jenis Aplikasinya: Stratejik dan Kritikal Berdasarkan Kontribusi Aktivitas TI terhadap Operasi dan Posisi Bisnis. Berdasarkan Analisis Strategic Grid

Berdasarkan Besarnya Budjet1. De facto in-sourcingKeputusan ini merupakan keputusan 100% budjet untuk in-sourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, biasanya oleh departemen TI.

2. Total in-sourcingSebagian besar (sekitar 80% budjet) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

3. Selective outsourcingSebagian besar (sampai dengan 80% budjet) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.

4. Total outsourcing Menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80% budjet) pengembangandan operasi kegiatan TI kepada peyedia jasa luar.

Berdasarkan Jenis Aplikasinya: Stratejik dan KritikalPetuah konvensional mengatakan bahwa aplikasiaplikasi yang dapat di-outsource-kan adalah aplikasi-aplikasi yang jenisnya tidak stratejik dan tidak kritikal.Tinggi

Kritikal

Daerah Outsourcing

Rendah

Stratejik

Tinggi

Berdasarkan Kontribusi Aktivitas TI terhadap Operasi dan Posisi BisnisDua dimensi untuk mengevaluasi keputusan outsourcing sebagai berikut: 1. Kontribusi TI terhadap posisi bisnis, yang terdiri dari: a. Diferensiasi. b. Komoditas. 2. Kontribusi TI terhadap operasi bisnis, yang terdiri dari: a. Kritika. b. Berguna.

Dari dua buah dimensi ini dapat diperoleh empat kategori kontribusi TI terhadap posisi dan operasi bisnis: 1. Diferensiasi Kritikal (critical differentiation). 2. Komoditas Kritikal (critical commodities). 3. Komoditas Berguna (useful commodities). 4. Diferensiasi Berguna (useful differentiation).kritikal

Kontribusi Aktivitas TI terhadap Operasi bisnis

Komoditas Kritikal (Best source)2

Diferensiasi Kritikal (Insource)1

Berguna

Komoditas Berguna (Outsource)3

Diferensiasi Berguna (Eliminate/Migrate4

Komoditas

Diferensiasi

Berdasarkan Analisis Strategic Grid Posisi perusahaan didalam strategic grid ditentukan oleh dua dimensi yaitu: pertama adalah ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang. Kedua adalah portofolia pengembangan aplikasi-aplikasi TI dimasa depan. Dari kedua dimensi diperoleh empat kuadran, yaitu: 1. Factory, 2. strategic, 3. support, 4. turaround.

Gambar McFarlan and McKenneys Strategic GridTinggi

Factory 1Keputusan Outsourcing: Ya Alasan untuk Outsourcing:Ketergantungan operasi terhadap TI sekarang Kualitas lebih baik untuk jasa Outsourcing. Kualitas lebih baik dari backup Fokus manajemen berbeda Fibber-optic dan teknologi komunikasi memfasilitasi solusi Ti internasional

Strategic 2Keputusan Outsourcing: TidakAlasan mempertimbangkan Outsourcing: Membebaskan dari unit TIinternal yang diluar kendali. mengurangiinvestasi memfasilitasi fleksibilitas biaya menfasilitasi manajemen pemisahan operasi (divestiture)

Support 3Keputusan Outsourcing: Ya Alasan untuk outsourcing: Akses ke TI yang lebih profesional Kemungkinan untuk menge luarkan karyawan kecil dan bermasalah Mengurangi resiko arsitek tur TI yang tidak tepat

Turnaround 4Keputusan outsourcing: Tidak Alasan mempertimbangkan Outsourcing: Unit TI internal tidak mempunyai teknologi yang di butuhkan. Unit TI internal tidak mempunyai kemampuan manajemen proyek TI.

Rendah

Portofolia pengembangan Aplikasi-aplikasi TI dimasa depan

Tinggi

Strategi KontrakEvaluasi strategi kontrak menggunakan dua buah dimensi sebagai berikut:1. Gaya pembelian (purchasing style) yang menjelaskan gaya hubungan antara perusahaan dengan penyedia jasa outsorcing yang terdiri dari: a. Transaksi. b. Hubungan baik. 2. Fokus Pembelian (purchasing focus) yaitu menjelaskan siapa yang akan mengoperasikan dan mengelola aktivitas-aktivitas TI yang terdiri darI: a. Sumber daya. b. Hasil.

Kombinasi dari dua dimensi dapat diperoleh empat macam alternatif kontrak outsourcing sebagai berikut:1. 2. 3. 4. Beli-dalam (Buy-in). Pemasok terpilih (Preferred supplier). Kontrak Penuh (Contratct-out). Kontrak Terpilih (Preferred contratctor).

Alternatif kontrak untuk Outsourcingtransaksi

Cara Pembelian

Beli-dalam (Buy-in) 2Hubungan baik

Kontrak-penuh (Contract-out) 1 Kontraktor terpilih(Preferred Contactor) 4

Pemasok terpilih (Preferred Supplier)3

Sumber daya

Hasil

Dua dimensi mempertimbangkan sisi teknis:1.Kematangan teknis (Technical maturity)Kemampuan dari perusahaan untuk mendefinisikan secara spesifik kebutuhan-kebutuhan yang harus disediakan oleh outsourcer. Tingkat integrasi aktivitas TI dengan proses bisnis dan sistem-sistem teknikal yang lain.Tinggi

2.Integrasi teknis (Technical integration)

Tingkat integrasi teknologi

Beli-dalam (Buy-in) 2 Pemasok terpilih (Preferred Supplier) 3Rendah

Kontrak-penuh (Contract-out) 1 Kontraktor terpilih

Rendah

(Preferred Contractor) 4

Tinggi

END-USER DEVELOPMENT Merupakan metode yang dipertimbangkan dalam mengembangkan sistem teknologi informasi. Faktor penentu pengembangan STI oleh pemakai sistem adalah dampak dari STI yang akan dikembangkan, jika dampaknya sempit hanya pada individu pemakai sistem, sebaliknya jika dampaknya luas, maka pengembangan sistem dengan EUC akan berbahaya. Bila terjadi kesalahan, maka dampaknya akan berpengaruh luas pada pemakai sistem atau organisasi secara luas.

Kelebihan dan Kekurangan EUCNo 1.

Kelebihan EUCMenghindari permasalahan kemacetan di departemen sistem informasi jika harus dikembangkan di departemen itu. Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenuhi karena dikembangkan sendiri terutama untuk sistem yang ad hoc yang melibatkan keputusan tidak terstruktur. Meningkatkan keterlibatan pemakai di dalam pengembangan sistem, sehinga menimbulkan kepuasan dalam penggunaan sistem. Kualitas pemahaman pemakai sistem terhadap sistem teknologi informasi akan meningkat, jika aplikasinya dikembangkan sendiri.

Kekurangan EUCKarena pemakai sistem harus menhembangakan aplikasinya sendiri, paling tidak pemakai juga harus mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi dan pengembnagan sistem. Penerapan EUC mempunyai resiko mengganggu bahkanmerusak sistem informasi diluar yang dikembangkan oleh pemakai sistem. Kelemahan teknis yang dimiliki oleh pemakai sistem. Penerapan EUC dapat tidak efisien dan efektif jikadikembangkan oleh pemakai sistem yang juga sebagai manajer perusahaan.

2.

3.

4.

Waktu Penerapan EUCNolans Stages dapat digunakan dalam menentukan timing dari EUC yaitu:1. Inisiasi (initiation) tahap organisasi mengenal teknologi informasi. 2. Ketularan (contagion) pengunaan teknologi informasi tanpa mempertimbangkan untung dan ruginya (proses peniruan). 3. Kendali (control) organisasi menggunakan teknologi informasi dengan pertimbangan untug dan rugi. 4. Matang (mature) Penggunaan teknologi informasi tidak hanya lewat pertimbangan biaya dan manfaat, tetapi juga dipertimbangkan sevagai alat kompetisi.

Strategi EUCPerkembangan EUC di organisasi harus diarahkan pada tahapan pertumbuhan terkendali (controlled growth) yang dilakukan secara optimal. Ada tiga strategi yang dapat dilakukan antara lain: 1. Strategi Aselerasi (acceleration) menekankan pada kecepatan ekspansi, peningkatan kuantitas atau jumlah manajer yang melakukan EUC. 2. Strategi Kontaimen (contaiment) Menekankan pada pengendalian dan kualitas penerapan EUC. 3. Strategi Imbang (balance) Menekankan pada kualitas dan kuantitas secara bersama- sama untuk mencapai pertumbuhan dari penerapan EUC.

Ekspansi

Pertumbuhan terkendali

Aselerasi

Imbang

Kontainmen

Kontrol

Taktik Penerapan EUCDilakukan untuk mengatasi kelemahan kemampuan teknis manajer, dengan cara:1. Menyediakan alat-alat pengembangan sistem yang mudah digunakan. Berupa, alat perangkat keras generasi keempat, seperti DBMS (data base management systems) dengan bahasa kueri (query language) dan CASE (computer aided software engineering). 2. Membangun information center dalam organisasi. Berfungsi sebagai konsultan teknis, pengawas dalam menjamin penerapan EUC, unit pelatihan bagi pemakai sistem dan unit yang mencari dan mengevaluasi alat- alat pengembangan sistem yang dapat membantu pemakai sistem.

Prototyping Metode ini, digunakan untuk mengembangkan STI yang harus segera dioperasikan jika tidak, proses pengambilan keputusan menjadi terlambat. Metode prototyping dipilih dengan pertimbangan bahwa jadwal pemakaian sistem teknologi informasi (STI) yang harus segera tidak dapat menunggu terlalu lama lagi. Prototyping merupakan proses pengembangan suatu prototip secara cepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh dan lengkap, dan biasanya disebut dengan proses iteratif (iteratif process). Suatu prototip (prototype) diartikan sebagai bentuk dasar atau model awal dari suatu sistem atau bagian dari suatu sistem.

Tahapan Pengembangan Sistem Mengunakan Metode Prototip1. Identifikasi kebutuhan pemakai yang paling mendasar. mewawancarai pemakai sistem tentang kebutuhan yang paling minimal terlebih dahulu. 2. Membangun prototip. prototip dibangun oleh pembuat sistem, dengan membangun bagian yang paling mendasar dari keseluruhan sistem yang paling dibutuhkan oleh pemakai sistem. Alat bantu yang digunakan seperti DBMS dan CASE. 3. Menggunakan prototip. pemakai sistem dianjurkan menggunakan prototip, sehinga dapat menilai kekurangan prototip dan dapat memberikan masukan pada pembuat sistem. 4. Merevisi dan meningkatkan prototip. pembuat sistem memperbaiki prototip berdasarkan keinginan pemakai sistem, jika prototip belum lengkap maka proses ini diulang mulai dari tahap yang ke tiga. 5. Jika prototip lengkap menjadi sistem yang dikehendaki, proses iterasi dihentikan.