1. tesis kinerja puskesmas

i

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS DI DINAS KESEHATAN KABUPATEN TIMOR TENGAH SELATAN

Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S-2

Minat Utama Sistem Informasi Manajemen Kesehatan

Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat

Jurusan Ilmu-Ilmu Kesehatan

SILVESTER LADOLIMA

NIM : 07/261085/PKU/09386

PROGRAM PASCA SARJANA

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

YOGYAKARTA 2009

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

http://www.pdffactory.com

i



ii



iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Yang Maha

Kuasa, yang telah memberikan limpahan berkat dan kasih setia-Nya

sehingga dapat menyelesaikan penulisan tesis yang berjudul “Sistem

Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten

Timor Tengah Selatan”. Tesis ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam

mencapai derajat Magister di Bidang Sistem Informasi Manajemen

Kesehatan pada Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.

Penulis menyadari banyak sekali bantuan berupa tenaga, biaya

dan sumbangan pemikiran serta dukungan moril dari berbagai pihak

dalam menyelesaikan tesis ini. Penulis pada kesempatan ini mau

menyampaikan rasa terima kasih dan apresiasi yang tulus kepada Bapak

dr. Lutfan Lazuardi, M.Kes, Ph.D selaku pembimbing pertama dan Bapak

Anis Fuad, DEA, selaku pembimbing kedua yang telah mengorbankan

waktu, tenaga dan memberikan sumbangan pemikiran dan dorongan moril

kepada penulis.

Selebihnya pada kesempatan ini pula penulis ingin

menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang dengan tulus

ikhlas telah banyak membantu penulis dalam menempuh studi dan

menyelesaikan tesis ini yakni kepada :

1. Bapak Prof.dr. Hari Kusnanto J.,Dr.PH selaku Direktur Program Studi

Ilmu Kesehatan Masyarakat, Sekolah Pasca Sarjana UGM beserta

jajarannya.

2. Ketua dan Pengelola Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan

beserta seluruh dosen dan staf yang telah banyak membantu,

memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan saran selama penulis

mengikuti pendidikan dan penulisan tesis ini.

3. Bapak dr. Markus Ng. Righuta, selaku Kepala Dinas Kesehatan

Kabupaten Timor Tengah Selatan dan staf yang telah memberikan

kesempatan kepada penulis untuk melanjutkan pendidikan pada



iv

Program Studi Pasca Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas

Gadjah Mada.

4. Seluruh teman-teman mahasiswa SIMKES 2007 yang telah banyak

memberikan bantuan berupa dorongan moril dan pemikiran kepada

penulis.

5. Teristimewa penulis persembahkan rasa terima kasih untuk ayahanda

(alm.) dan ibunda tercinta yang telah memberikan dukungan doa.

6. Juga dipersembahkan buat isteri tercinta Mery Aruan, anakku Gisela

dan Christian yang senantiasa penuh pengertian, sabar, pengorbanan

yang semestinya selalu bersama mereka, tapi mengikuti pendidikan di

Program Studi Ilmu Kesehatan Masyarakat

7. Semua pihak yang tidak sempat penulis sebutkan satu persatu yang

telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis dalam

menyelesaikan pendidikan dan penulisan tesis ini.

Penulis menyadari dalam menyelesaikan penulisan tesis ini masih

banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang sifatnya membangun

penulis sangat harapkan. Semoga tesis ini dapat memberikan manfaat

terutama sebagai masukan bagi peningkatan dan pengembangan sistem

informasi kesehatan dimasa yang akan datang

Yogyakarta, Juni 2009

Penulis



v

DAFTAR ISI

LEMBAR

PENGESAHAN.............................................................................Error! Bookmark not defined.

PERNYATAAN.............................................................................................Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR…………………………………………………………….iii DAFTAR ISI………………………………………………………………………v DAFTAR GAMBAR....................................................................................vii DAFTAR TABEL……………………………………………………………….viii DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................ix INTISARI………………………………………………………………………….x ABSTRACT……………………………………………………………………...xi BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1

A. Latar Belakang ................................................................................1 B. Perumusan Masalah........................................................................5 C. Tujuan Penelitian.............................................................................6 D. Manfaat Penelitian...........................................................................6 E. Keaslian Penelitian ..........................................................................7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA………………………………………………….9 A. TELAAH PUSTAKA.........................................................................9 1. Sistem Informasi Kesehatan............................................................9 2. PUSKESMAS ..................................................................................9 3. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)....................10 4. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) 11 5. Sumber Daya Manusia (SDM).......................................................14 6. Kepemimpinan...............................................................................15 7. Perilaku..........................................................................................17 8. Motivasi dan Sikap ........................................................................18 9. Kerangka Teori ..............................................................................20

B. Landasan Teori..............................................................................24 C. Kerangka Konsep ..........................................................................26 D. Pertanyaan Penelitian....................................................................27

BAB III METODE PENELITIAN……………………………………………...28 A. Jenis Penelitian .............................................................................28 B. Lokasi dan Subyek Penelitian........................................................29 C. Definisi Operasional.......................................................................30 D. Instrumen Penelitian......................................................................32 E. Cara Pengumpulan Data ...............................................................32 F. Cara Analisis Data.........................................................................33 G. Etika Penelitian..............................................................................34 H. Jalannya Penelitian .......................................................................34 I. Kesulitan dan Kelemahan Penelitian .............................................35

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN………………………..36



vi

A. Hasil Penelitian..............................................................................36 1. Gambaran umum wilayah penelitian .............................................36 2. Karakteristik Responden................................................................38 3. Karakteristik Puskesmas ...............................................................38 4. Proses Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan...............39 5. Aspek Teknis .................................................................................44 6. Aspek Sistem/kelembagaan ..........................................................48 7. Aspek Perilaku...............................................................................54 8. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas.................57

B. Pembahasan .................................................................................63 1. Proses pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan...............63 2. Aspek Teknis .................................................................................64 3. Aspek Sistem/Kelembagaan..........................................................66 4. Aspek Perilaku...............................................................................69 5. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas .................. 71

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN………………………………………...75 A. Kesimpulan....................................................................................75 B. Saran.............................................................................................76 DAFTAR PUSTAKA..............................................................................77 Lampiran 1 : ........................................................................................79 Lampiran 2 : ........................................................................................80 Lampiran 3 : ........................................................................................81

Lampiran 4………………………………………………………………….82 Lampiran 5 .........................................................................................84 Lampiran 6 : ........................................................................................86 Lampiran 7 .........................................................................................88 Lampiran 8 : .......................................................................................90 Lampiran 9 : ........................................................................................92 Lampiran 10 : DOKUMENTASI.........................................................94



vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Grafik pengiriman laporan bulanan puskesmas Gambar 2 Prisma Analisis Kinerja Sistem Informasi Kesehatan Gambar 3 Konsep atau alur pikir penelitian Gambar 4 Peta wilayah kerja Dinas Kesehatan Kabupaten TTS Gambar 5 Alur proses pelaksanaan SP2TP Gambar 6 Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinkes Kabupaten Gambar 7 Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Puskesmas



viii

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Gambaran Penelitian sejenis Tabel 2 Tingkat pendidikan responden Tabel 3 Karakteristik puskesmas terpilih Tabel 4 Aktivitas dan hambatan proses pelaksanaan SP2TP Tabel 5 Ketersediaan fasilitas pendukung SP2TP Tabel 6 Ketersediaan aturan berupa SK. Juklak/Juknis Tabel 7 Observasi pelaksanaan SP2TP Tabel 8 Administrasi pelayanan dengan SP2TP Tabel 9 Kelengkapan database penunjang pelayanan Tabel 10 Database kegiatan pelayanan di puskesmas Tabel 11 Kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan SP2TP Tabel 12 Kinerja pelaksanaan SP2TP dengan kinerja baik dan kurang

.

..

.

.

.



ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Penjelasan menjadi subyek penelitian Lampiran 2 Pernyataan kesediaan menjadi subyek penelitian Lampiran 3 Panduan wawancara mendalam Lampiran 4 Pedoman wawancara mendalam untuk pengelola data

puskesmas Lampiran 5 Pedoman wawancara mendalam untuk kepala

puskesmas Lampiran6 Pedoman wawancara mendalam untuk pengelola data

dinas kesehatan kabupaten Lampiran 7 Pedoman wawancara mendalam untuk Kasubdin

Yankes/Yanmed, Kasie Puskesmas, Kasubag Program dan Pelaporan

Lampiran 8 Pedoman wawancara mendalam untuk Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten

Lampiran 9 Checklist observasi di puskesmas Lampiran 10 Dokumentasi kearsipan



x

INTISARI Latar Belakang : Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis. Tujuan : Mengeksplorasi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas berdasarkan analisis kinerja Sistem Informasi Kesehatan (SIK), baik dari aspek teknis dan non teknis Metode Penelitian : Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif, maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas. Hasil Penelitian : Proses pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, mengalami berbagai hambatan, khususnya yang berkaitan dengan pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data, yang kurang mendukung terhadap keberhasilan SP2TP. Kualitas aspek teknis yakni penguasaan tentang SP2TP, proses datanya, sarananya serta kapasitas SDM belum memadai dan mendapat perhatian sebagaimana mestinya. Aspek sistem dalam konteks organisasional yang berkaitan dengan aspek perilaku khususnya menyangkut dengan peran, tugas dan tanggung jawab yang diwujudkan lewat sikap, motivasi dan tindakan nyata dalam pelaksanaan SP2TP dan pemanfaatan data secara konsisten belum nampak. Kesimpulan : Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan sudah berjalan, walaupun secara kualitas belum optimal karena belum didukung oleh aspek teknis dan non teknis yang berkualitas dan memadai. Kata Kunci : SP2TP/SIMPUS, Penampilan/kinerja SIK, Kualitas sistem dan informasi



xi

ABSTRACT Background : Implementation of the Integrated Recording and Reporting System of the Public Health Center (SP2TP) is just limited to data, which are results of an interaction between community and health facility. The SP2TP/SIMPUS can also help in planning the health programs of the public health center. However, it was unable to implement as expected, even the presence of the recording and reporting system was seen as a relatively burdening one for staff in the public health center. Therefore, evaluation must be done to study the implementation of the Recording and Reporting System and to find problems technically and non-technically faced in the public health center. Purpose : To explore the Recording and Reporting System of the Public Health Center based on analysis on performance of the Health Information System (SIK) in view of both technical and non-technical aspects. Method : This is a descriptive study with a case study design using a qualitative method to explore relevant information as much as possible and the process of implementing the Recording and Reporting System of the Public Health Center. Result : The process of implementing the SP2TP in the Health Service of South Timor Tengah Regency underwent obstacles, particularly related to knowledge and behavior of data administrators and users that less supported the success of the SP2TP. The quality of technical aspects, including the mastery of the SP2TP, data processing, infrastructures, and the capacity of human resources, were inadequate and less paid sufficient attention. Meanwhile, systemic aspects in organizational context, which were related to behavioral aspects, particularly of roles, tasks, and responsibilities actually manifested in attitudes, motivations and real actions in the implementation of the SP2TP and the utilization of data in a consistent manner, did not appear. Conclusion : The Recording and Reporting System of the Public Health Center has actually been implemented in South Timor Tengah Regency, but the quality was relatively low, because the implementation was sufficiently not supported by the quality adequate technical and non-technical aspects. Keywords : The SP2TP/SIMPUS, Performance of the Health Information System, System and information quality



1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Keadaan Geografis dan topografis Kabupaten Timor Tengah

Selatan merupakan daerah pegunungan dan berbukit dengan kemiringan

rata-rata diatas 50 %. Kabupaten Timor Tengah Selatan mempunyai luas

wilayah 3.947,0 km² dan terdiri dari 23 Kecamatan, 227 desa dan 13

kelurahan. Berdasarkan hasil registrasi penduduk tahun 2007 jumlah

penduduk Kabupaten Timor Tengah Selatan berjumlah 425.895 jiwa,

dengan rata-rata pertumbuhan penduduk per tahun sebesar 1,12 %. Pola

persebaran penduduknya secara umum tidak merata, hal ini disebabkan

oleh keadaan geografis yang berbukit-bukit, dan faktor lingkungan alam

yang mempengaruhi kehidupan masyarakat setempat.

Sarana dan prasarana yang menunjang pelayanan kesehatan di

Kabupaten Timor Tengah Selatan meliputi jumlah puskesmas sebanyak

24 buah, RSUD 1 buah, RSIA 1 buah dan Balai Pengobatan swasta 4

buah, Puskesmas Pembantu 64 buah, polindes 167 buah dan posyandu

berjumlah 703 buah. Untuk fasilitas transportasi berupa puskesmas

keliling sebanyak 23 unit dan sepeda motor sebanyak 154 unit. Jarak

terjauh dari ibukota kabupaten ke puskesmas dapat ditempuh dengan

kendaraan roda empat atau roda dua kurang lebih 6 sampai dengan 8 jam

perjalanan.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil

dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan (Puskesmas,

Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas

Keliling, Bidan di desa dan Posyandu). Dengan demikian belum cukup

untuk menggambarkan keadaan dan masalah kesehatan masyarakat di

wilayah puskesmas/kecamatan. Oleh karena data atau informasi dari



2

SP2TP harus dikonfirmasi dan dipadukan dengan data/informasi lainnya

di kecamatan, bahkan dengan data yang bersifat ”community

based”(misalnya sensus, survey, studi) sehingga dapat dimanfaatkan

untuk pengambilan keputusan pada berbagai jenjang administrasi

kesehatan.

Kabupaten Timor Tengah Selatan yang merupakan salah satu

kabupaten di Provinsi Nusa Tenggara Timur yang masih tertinggal dalam

bidang data dan sistem informasi kesehatan, dimana kondisi data dan

sistem informasi kesehatan masih dilakukan perprogram dan

terfragmentasi. Dalam upaya untuk mengatasi sistim informasi kesehatan

yang masih terfragmentasi ini, upaya yang dilakukan bersama dengan

lembaga bantuan internasional (GTZ) mengadakan pembenahan dan

penataan kembali sistem informasi kesehatan sesuai dengan

perkembangan dan arus kemajuan yang terjadi serta tuntutan perbaikan

sistem manajemen data base. Perbaikan dan penataan di tingkat

kabupaten dan puskesmas dilakukan dengan upaya untuk penyempunaan

format-format pelaporan dan cara pengisiannya sesuai ICD X secara

manual, begitu pula ditingkat puskesmas. Bentuk kegiatannya adalah

kegiatan sosialisasi dan pelatihan-pelatihan yang difasiltasi oleh GTZ,

dengan harapan petugas terbiasa dengan model pelaporannya, sebelum

kehadiran SIMPUS elektronik.

Secara umum sistem informasi kesehatan khusus yang di

puskesmas biasanya sering juga disebut dengan Sistem Informasi

Manajemen Puskesmas (SIMPUS), saat ini sudah tersedia. SIMPUS

menyediakan data dan informasi yang dapat digunakan untuk membantu

proses manajemen dan meningkatkan manajemen puskesmas menjadi

lebih berhasil-guna dan berdaya-guna. Sistem informasi manajemen

puskesmas dapat membantu dalam perencanaan program-program

kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan

seperti yang harapkan.



3

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas yang dilaksanakan

sampai saat ini didukung oleh data yang bersumber pada Sistem

Pencatatan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP), yang telah

digunakan sejak tahun 1981. SP2TP merupakan mekanisme pencatatan

dan pelaporan bersumber data rutin hasil dari kegiatan program

kesehatan di Puskesmas. Dalam SP2TP terdapat tidak kurang dari 42

buku register atau formulir untuk mencatat dan merekap data kegiatan.

Mekanisme pengiriman pelaporan terpadu puskesmas

menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai Desember

dalam tahun yang sama. Adapun laporan yang dikirim dari puskesmas ke

kabupaten meliputi (a) laporan bulanan (LB1 data kesakitan, LB2 data

obat-obatan, LB3 data gizi, KIA, imunisasi dan pengamatan penyakit

menular, LB4 data kegiatan puskesmas), (b) laporan sentinel (LB1 S dan

LB2 S) (c) laporan tahunan (LT-1) data dasar puskesmas, (LT-2) data

kepegawaian dan (LT-3) data peralatan. Semua input data di kabupaten

melalui Sub Bagian Umum, dilanjutkan ke Subdin Yankes/Yanmed dan

ke program-program yang ada di dinas kesehatan kabupaten.

Dari hasil kajian Dinas Kesehatan Kabupaten bersama GTZ

disimpulkan sebagai berikut : Bahwa sistem pencatatan dan pelaporan di

puskesmas merupakan salah satu kegiatan di Puskesmas yang selama ini

dirasakan cukup membebani petugas puskesmas oleh karena berbagai

alasan. Tugas rangkap, pencapaian target program, waktu terbatas,

banyaknya jenis format pencatatan dan pelaporan, tidak tersedianya

sarana penunjang, tidak konsistensi pelaporan dan tumpang tindih

(DinKes. Kab. TTS, 2007)

Terbatasnya sumber daya manusia khususnya yang menangani

sistem informasi kesehatan, terbatasnya teknologi penunjang serta

rendahnya penguasaan tekonologi tersebut, sistem yang kaku merupakan

faktor teknis penghambat dalam pencapaian kinerja pencatatan pelaporan

puskesmas yang baik. Selain itu sistem informasi kesehatan kurang

didukung dari aspek teknis, aspek sistem/lingkungan dan aspek perilaku



4

dalam konteks organisasional yang secara struktur dan kelembagaan

lebih fokus kearah penanganan program-program kesehatan.

Untuk menggambarkan kondisi tersebut diatas dapat dilihat pola

pengiriman data laporan bulanan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan

Kabupaten tahun 2007 seperti pada grafik dibawah ini :

Persentase rutinitas pengriman laporan bulanan dari puskesmas (n=23)

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

% P

uske

smas

tidak

kadang

rutin

Jenis Laporan Bulanan

LB 1 LB 2 LB 3 : Gizi KIA IMUN P2M LB 4 : RAJAL PKM GIGI Kunjungan

Gambar 1. Grafik pengiriman laporan bulanan puskesmas.

Dari pola grafik yang ada maka dapat dilihat bahwa puskesmas

yang mengirimkan data laporan bulanan SP2TP dapat digolongkan

sebagai berikut ; (a) rutin mengirimkan tiap bulan, (b) kadang-kadang

mengirimkan dan (c) tidak mengirimkan sama sekali. Dari jumlah

puskesmas sebanyak 23 unit, sebagai contoh gambaran puskesmas yang

mengirimkan data laporan bulanan SP2TP secara rutin ke Dinas

Kesehatan Kabupaten pada tahun 2007 sebagai berikut; untuk laporan

LB1 yang rutin mengirimkan 16 puskesmas (69,5 %), LB 2 yang rutin

mengirimkan 23 puskesmas (100 %), LB 3 terdiri dari Laporan Gizi yang

rutin mengirimkan 12 puskesmas (52,2 %), Laporan KIA yang rutin

mengirimkan 14 puskesmas (60,8 %), Laporan Imunisasi yang rutin



5

mengirimkan 17 puskesmas (73,9 %)sedangkan LB 4 terdiri dari Laporan

Rawat Jalan yang rutin mengirimkan 8 puskesmas (34,7%), Laporan

Perkesmas yang rutin mengirimkan 11 puskesmas (47,8 %), Laporan Gigi

yang rutin mengirimkan 4 puskesmas (17,4) dan Laporan Kunjungan

yang rutin mengirimkan 4 puskesmas (17,4%).

Yang menarik dari semua jenis laporan bulanan diatas, hanya

laporan bulanan obat (LB2/LPLPO) yang secara rutin membuat dan

mengirimkan laporan setiap bulan. Hal ini disebabkan karena laporan obat

sudah menggunakan aplikasi, sehingga memudahkan di dalam

pengawasan dan pengendalian. Selain itu laporan obat langsung dibawah

kendali pengelolaan Gudang Farmasi Kabupaten serta mempunyai aturan

yang tegas terhadap pengelolaan obat. Apabila ada puskesmas yang

tidak memasukkan laporan bulanan obat, maka sanksinya adalah

puskesmas tersebut tidak mendapatkan pelayanan permintaan dan

pengambilan obat.

Oleh karena itu perlu dilakukan suatu evaluasi untuk mengkaji

pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas agar dapat

memberikan gambaran nyata keadaan puskesmas dan diharapkan dapat

dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan dalam upaya untuk

perbaikan dan peningkatan program.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan

permasalahan penelitian sebagai berikut ”Bagaimana pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Timor

Tengah Selatan?



6

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Secara umum penelitian ini bertujuan ingin mengevaluasi

pelaksanaaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu

puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan.

2. Tujuan Khusus

a. Mengeksplorasi aspek teknis pada pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas

b. Mengeksplorasi aspek sistem/lingkungan pada pelaksanaan

sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas

c. Mengeksplorasi perilaku pimpinan, tenaga pengelola data

dalam dukungannya terhadap pelaksanaan sistem pencatatan

dan pelaporan terpadu puskesmas

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi pemerintah daerah

Dapat menjadi masukan bagi pemerintah daerah khususnya

stakeholders bidang kesehatan didalam mendukung ketersediaan

sumber daya data dan informasi kesehatan di Kabupaten Timor

Tengah Selatan.

2. Bagi Dinas kesehatan

Dapat menjadi masukan bagi para pengelola data dan para

pengambil keputusan baik di tingkat puskesmas dan kabupaten

dalam upaya pengembangan dan penerapan sistem informasi

kesehatan baik di puskesmas maupun kabupaten secara elektronik.

3. Bagi pengembangan ilmu pengetahuan

Dapat digunakan sebagai referensi pustaka dan dapat

menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang sistem informasi

kesehatan.



7

E. Keaslian Penelitian

Penelitian tentang evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan di

Kabupaten Timor Tengah Selatan, sampai dengan saat ini belum pernah

ada. Penelitian yang dilakukan oleh peneliti lain namun ada kesamaan

dengan penelitian ini mengenai evaluasi sistem informasi adalah sebagai

berikut :

1. West et al. (2004) melakukan penelitian tentang evaluasi manfaat

implementasi pengumpulan data beban kerja berbasis komputer

di pelayanan kesehatan primer (primary health care) di daerah

pedesaan terpencil di Skotlandia dengan menggunakan metode

evaluasi kualitatif dan hasilnya menunjukkan bahwa kondisi yang

terjadi di daerah terpencil informasi tentang budaya (culture) dan

local contextual menyebabkan masalah dalam implementasi

sistem informasi seperti kurangnya logistik, luasnya cakupan

wilayah, kurangnya berbasis komputer.

2. Ridwan (2006) melakukan penelitian tentang evaluasi penggunaan

perangkat lunak pada konsultasi gizi di Puskesmas Kota Pontianak

dengan metode penelitian kualitatif dengan rancangan deskriptif

dan hasilnya menunjukkan bahwa belum semua puskesmas

menggunakan perangkat lunak pada konsultasi gizi.

3. Sudarianto (2007) melakukan penelitian tentang evaluasi

penerapan sistem informasi transaksi puskesmas (SITRAPUS) di

Kabupaten Bantaeng, Provinsi Sulawesi Selatan dengan metode

penelitian kualitatif dengan rancangan fenomenologi dan hasilnya

menunjukkan bahwa proses penerapan SITRAPUS tidak

melibatkan para pengguna secara mendalam dalam perancangan

sistem dan pengguna masih kesulitan mengoperasikan SITRAPUS

karena pengoperasiannya masih manual, softwarenya belum

memuat seluruh program yang ada di Puskesmas.

Untuk mengetahui lebih jelas persamaan dan perbedaan

penelitian diatas dengan penelitian ini dapat dilihat pada tabel dibawah ini:



8

Tabel 1 Gambaran Penelitian sejenis

Penelitian

Struktur penelitian Penelitian sejenis Penelitian ini 1. West et al. (2004)

Judul penelitian Evaluasi manfaat implementasi pengumpulan data beban kerja berbasis komputer di pelayanan kesehatan primer

Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan

Metode penelitian Kualitatif Kualitatif Rancangan Deskriptif Studi Kasus Obyek penelitian Pelayanan kesehatan terpencil Dinas kesehatan dan

puskesmas Lokasi penelitian Skotlandia Kabupaten Timor Tengah

Selatan 2. Ridwan (2006)

Judul penelitian Evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi gizi


Metode penelitian Kualitatif Kualitatif Rancangan Deskriptif Studi Kasus Obyek penelitian Puskesmas Dinas kesehatan dan

puskesmas Lokasi penelitian Kota Pontianak Kabupaten Timor Tengah

Selatan 3. Sudarianto

Judul penelitian Evaluasi penerapan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas di Kabupaten Bantaeng


Metode penelitian Kualitatif Kualitatif Rancangan Fenomenologi Studi Kasus Obyek penelitian Dinas Kesehatan dan

Puskesmas Dinas kesehatan dan puskesmas

Lokasi penelitian Kabupaten Bantaeng, Provinsi Sulawesi Selatan

Kabupaten Timor Tengah Selatan



9

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. TELAAH PUSTAKA

1. Sistem Informasi Kesehatan Sistem informasi kesehatan merupakan bagian fungsional sistem

kesehatan secara komprehensif, yang memberikan pelayanan kesehatan

secara merata, terpadu, yang meliputi pelayanan kuratif, rehabilitatif,

preventif dan promotif. Sistem informasi kesehatan harus dapat

menghasilkan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan

diberbagai tingkatan administrasi pelayanan kesehatan.

Pengembangan sistem informasi yang diterapkan oleh Pusat

Data dan Informasi Departemen Kesehatan RI adalah jaringan yang

berbasis on line mulai dari pusat sampai kabupaten dengan harapan

muatan data yang dicatat dan dilaporkan dari tingkat puskesmas dan

jaringannya disesuaikan dengan kebutuhan di tingkat puskesmas dan

kabupaten/kota. Minimal data yang harus dicatat dan dilaporkan meliputi

data Profil Kesehatan sebanyak 165 indkator, data SPM sebanyak 73

indikator, dan data inventori sebanyak 138 indikator serta ditambah

dengan indikator lokal spesifik

2. PUSKESMAS

Kepmenkes nomor 128/Menkes/SK/II/2004 menyatakan bahwa

puskesmas merupakan Unit Pelaksana Tehnis (UPT) Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan

pembangunan kesehatan di suatu wilayah.

Menurut peraturan daerah (perda) Kabupaten Timor Tengah

Selatan nomor 21 tahun 2001 menyatakan bahwa puskesmas merupakan

unit pelaksana tehnis dinas kesehatan Kabupaten yang bertanggung



10

jawab terhadap penyelenggaraan pelayanan kesehatan masyarakat di

wilayahnya.

Puskesmas adalah konsep dasar pelayanan kesehatan primer

untuk masyarakat, sesuai dengan definisinya yaitu pelaksana tehnis dinas

kesehatan kabupaten yang bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan

pembangunan kesehatan di wilayahnya, maka puskesmas merupakan

penanggung jawab upaya kesehatan tingkat pertama yang selalu dan

setiap saat dekat dengan pelayanan kemasyarakatan.

Puskesmas memiliki tujuan untuk meningkatkan kesadaran,

kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat

tinggal di wilayah kerjanya agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-

tingginya bagi masyarakatnya.

Dalam melaksanakan kewenangannya serta tugas pokok dan

fungsinya puskesmas, melaksanakan upaya pelayanan kesehatan dasar

yang memiliki daya ungkit tinggi untuk peningkatan derajat kesehatan

masyarakat yang meliputi enam dasar utama (the basic six), yaitu (1)

upaya promosi kesehatan, (2) upaya kesehatan lingkungan, (3) upaya KIA

dan KB, (4) upaya pencegahan dan P2M, (5) upaya pengobatan, (6)

upaya rehabilitatif. Selain itu ada upaya pelayanan tambahan untuk

meningkatkan derajat kesehatan dengan melibatkan stakeholder yang

peduli terhadap program kesehatan di puskesmas dan jaringannya.

3. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS)

merupakan suatu tatanan manusia atau peralatan yang menyediakan

informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas untuk

mencapai sasaran kegiatannya( DepKes RI,1997).

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) memiliki

tujuan untuk meningkatkan kualitas manajemen puskesmas secara lebih

berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal

data dari SP2TP dan informasi lain yang menunjang.



11

Upaya pencatatan dan pelaporan yang dilaksanakan di

puskesmas merupakan penyelenggaraan sistem informasi kesehatan

puskesmas. Di dalam penyelenggaraan upaya ini seakan-akan berjalan

sendiri dan belum bersinergis atau terintegrasi dengan upaya kesehatan

lainnya. Seandainya ada hubungannya hanya sebatas pada upaya

pengumpulan data. Pekerjaan pencatatan dan pelaporan diartikan secara

terbatas yaitu sekedar mengumpulkan data, mengolah/merekap data dan

mengirimkan laporan. Sebagian dibuat dalam bentuk media untuk

presentasi berupa table, grafik yang dipaparkan pada papan informasi

atau dalam bentuk buku laporan tahunan puskesmas yang pada akhirnya

setelah masa berlaku data sudah lewat (kedaluwarsa), semuanya

disimpan dalam bentuk arsip dan jarang dipakai.

Sumber-sumber informasi diatas adalah Sistem Pencatatan dan

Pelaporan Puskesmas atau yang dikenal dengan nama SP2TP, yang

meliputi catatan-catatan kartu individu, rekam medis keluarga dan buku-

buku register serta laporan mingguan, bulanan, semesteran, tahunan dan

wabah. Sumber informasi lainnya adalah hasil survey lapangan,

riset/penelitian, laporan dari lintas sektor dan laporan sarana kesehatan

swasta.

4. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah

segala bentuk pencatatan dan pelaporan yang berhubungan dengan

Sumber daya manusia, pelayanan kesehatan, sarana dan prasarana,

peralatan penunjang yang ada di puskesmas.

Pelaksanaan Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu

puskesmas (SP2TP) terdiri dari unsur pencatatan, pelaporan dan

pengolahan serta pemanfaatan data.

Kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan di dalam gedung

maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas tempat tidur, dan

puskesmas pembantu serta bidan di desa harus dicatat dan dilaporkan .



12

Dengan demikian perlu adanya mekanisme pencatatan dan pelaporan

yang baik serta formulir yang tersedia cukup dan cara

pengisian/pelaporan yang benar dan teliti.

Adapun pemanfaatan dari Sistem pencatatan dan pelaporan

terpadu puskesmas (SP2TP) dan informasi lainnya untuk (1) menunjang

proses manajemen tingkat puskesmas, sebagai bahan penyusunan

rencana tahunan puskesmas, sebagai bahan penyusunan rencana kerja

operasional puskesmas serta bahan untuk pemantauan, evaluasi dan

pembinaan (2) Dinas Kesehatan Kabupaten, sebagai bahan dalam

penyusunan perencanaan tahunan, penilaian kinerja puskesmas

berdasarkan beban kerja dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas,

sebagai bahan untuk pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan

program di wilayahnya, serta untuk menentukan prioritas masalah, upaya

pemecahan dan tindak lanjutnya(3) membantu kelancaran perencanaan

(P1), penggerakkan pelaksanaan (P2) dan pengawasan, pengendalian

dan penilaian (P3) program-program serta sebagai masukkan dalam

diskusi-diskusi Musyawarah perencanaan dan pembangunan

(Musrenbang).

Keberadaan SP2TP untuk menjawab ketersediaan data dasar di

puskesmas yang meliputi SDM/tenaga, bangunan, peralatan dan sarana

penunjang di puskesmas dan jaringannya yang valid, reliable untuk

kebutuhan perencanaan dan pengambilan keputusan oleh oleh kalangan

sendiri, stakeholder dan pihak-pihak yang membutuhkan.

Ruang lingkup Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu

puskesmas mencakup semua kegiatan yang dilaksanakan oleh

Puskesmas, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, termasuk bidan

di desa. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat dalam SP2TP adalah

seluruh kegiatan di puskesmas yang meliputi data (1) umum dan

demografi di wilayah kerja puskesmas (2) ketenagaan (3) Sarana dan (4)

kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan didalam gedung dan diluar

gedung puskesmas.



13

Variabel atau indikator yang dilaporkan adalah data atau infomasi

yang sensitive, mudah diperoleh, spesifik, dan sederhana, serta

bermanfaat untuk pemantauan dan evaluasi yang dapat menggambarkan

aksesibilitas, masalah, manajemen dan dampak dari pada program.

Sistem pelaporan SP2TP mempergunakan system tahun kalender,

dengan periode pelaporan dari puskesmas ke kabupaten adalah bulanan

dan tahunan. Sedangkan periode pelaporan ke tingkat provinsi dan pusat

adalah triwulan.

Berdasarkan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan

Masyarakat nomor 590/BM/DJ/Info/V/1996 tentang Penyederhanaan

SP2TP, formulir laporan telah disederhanakan dalam upaya untuk

mengurangi beban kerja bagi petugas puskesmas, jadi diharapkan tidak

adanya laporan lain dari puskesmas selain SP2TP, dan data/variabel yang

dilaporkan tersedia dalam formulir pencatatan. Dengan demikian

data/variabel yang dilaporkan diharapkan dapat dipercaya serta dapat

diterima tepat waktu (Depkes RI 1997).

Adapun format pelaporan yang tersedia didalam SP2TP meliputi :

a. Laporan bulanan, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut :

a.1. Laporan bulanan data kesakitan (LB-1)

a.2. Laporan bulanan obat-obatan (LB-2) atau LPLPO

a.3. Laporan bulanan gizi, KIA, Imunisasi, dan pengamatan

penyakit menular (LB-3)

a.4.Laporan bulanan kegiatan puskesmas meliputi kunjungan

puskesmas, rawat tinggal, perawatan kesehatan masyarakat,

pelayanan medik dasar, kesehatan gigi, pelayanan JPKM,

kesehatan sekolah, kesehatan olahraga, PKM, kesehatan

lingkungan dan laboratorium (LB-4).

b. Laporan bulanan sentinel, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut :

b.1. Laporan bulanan sentinel penyakit yang dapat dicegah dengan

imunisasi, Ispa dan Diare (LB-1S)



14

b.2. Laporan bulanan sentinel KIA, gizi, dan penyakit akibat kerja

(LB-2S), laporan bulanan ini dibuat oleh puskesmas dengan

rawat tinggal

c. Laporan tahunan, meliputi jenis pelaporan sebagai berikut : c.1. Laporan tahunan data dasar puskesmas (LT-1)

c.2. Laporan tahunan data kepegawaian (LT-2)

c.3. Laporan tahunan data perlatan (LT-3)

5. Sumber Daya Manusia (SDM)

Menurut Tarumingkeng (2008), menyampaikan bahwa sumber

daya manusia adalah faktor sentral di dalam organisasi, apapun bentuk

serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi dan misi

untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaannya visi dan misi

tersebut dikelola oleh manusia.

Simamora (2006) mengemukakan bahwa sumber daya manusia

adalah asset organisasi yang paling penting dan membuat sumber daya

organisasi lainnya bekerja, sumber daya manusia penting karena

mempengaruhi efisiensi dan efektivitas dari pada organisasi, serta

merupakan pengeluaran pokok perusahaan dalam menjalankan bisnis.

Rachmawati (2008) berpendapat bahwa sumber daya manusia

adalah semua yang berhubungan dengan sistem rancangan formal dalam

suatu organisasi untuk menentukan efektivitas dan efisiensi untuk,

mewujudkan sasaran organisasi. Dimana sumber daya manusia

merupakan faktor strategis dan sangat penting di dalam menggerakkan

organisasi untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Setiap organisasi di dalam kehadirannya tentunya mempunyai

bermacam-macam tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Tujuan dan

harapan tersebut bisa diraih dengan dukungan dan pemberdayaan

seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Semua

sumber daya yang ada pada organisasi yang menunjukkan keunggulan

kompetitif potensial adalah sumber daya manusia. Pada dasarnya



15

keberhasilan organisasi tergantung bagaimana kesiapan sumber daya

manusianya, pengelolaannya baik jumlah dan kualitas yang cukup dan

mempunyai visi dan misi jelas.

6. Kepemimpinan

Wijono (1997) menyatakan pada umumnya bahwa kepemimpinan

(leadership)berkaitan dengan pokok atau inti dari pada manajemen.

Kepemimpinan berkaitan pula dengan kemampuan motivasi, komunikasi

dan membina hubungan antar manusia. Seorang pemimpin harus

memotivasi dirinya sendiri dan orang lain agar mau bekerja untuk tujuan.

Pemimpin yang mampu berkomunikasi dan mampu berhubungan

manusiawi dengan orang lain (human relations) dengan baik akan lebih

mudah mempengaruhi dan menggerakkan orang lain sesuai dengan

keinginannya dalam mencapai tujan yang dikehendaki.

Tanpa kepemimpinan yang baik, sulit bagi seorang manajer atau

pemimpin menjalankan fungsi manajemen dengan semestinya.

Perencanaan yang baik, organisasi yang memadai, anggaran yang besar,

sarana dan prasarana yang lengkap belum tentu menjamin bahwa akan

memperoleh hasil kegiatan (output) yang diinginkan

Kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai kegiatan mempengaruhi

orang lain untuk bekerja keras dengan penuh kemampuan untuk

mencapai tujuan kelompok atau dapat didefinisikan pula sebagai bentuk

hubungan dimana satu orang yakni pemimpin mempengaruhi pihak lain

untuk bekerja sama secara sukarela dalam mengerjakan tugas-tugas yang

berhubungan untuk mencapai hal yang diinginkan oleh pimpinan tersebut.

Wewenang, tugas dan fungsi manajer dapat diuraikan sebagai

berikut :

a. Wewenang manajer meliputi wewenang formal maupun wewenang

informal (wewenang pribadi) :

a.1. Wewenang formal adalah wewenang yang sah yang dimiliki oleh

seorang pemimpin karena kedudukannya. Dengan wewenang ini



16

pemimpin dapat mengarahkan, memotivasi, memerintah

bawahannya sesuai kehendaknya untuk mencapai tujuan

organisasi. Wewenang dapat berupa wewenang dari atas (top

down authority) maupun dari bawahan (bottom up authority).

a.2. Wewenang informal atau wewenang pribadi adalah suatu

wewenang yang ada pada diri seseorang karena kewibawaannya.

Misalnya karena lebih senior, pendidikan lebih tinggi, kebapakan,

karena prestasi, dedikasi, loyalitas dan tidak tercela.

Wewenang formal dapat didelegasikan atau dilimpahkan ke

pejabat/pemimpin yang lain sedangkan wewenang informal tidak

dapat dilimpahkan.

b. Tugas manajer dapat diuraikan sebagai berikut :

b.1. Seorang manajer memikul tanggung jawab.

b.2. Seorang manajer harus menjaga keseimbangan dalam mencapai

tujuan yang bersaing

b.3. Manajer adalah seorang pemikir yangn konseptual

b.4. Manajer bekerja melalui orang lain

b.5. Manajer adalah seorang penengah

b.6. Seorang manajer adalah serang politisi

b.7. Manajer adalah seorang diplomat

b.8. Manajer adalah pengambil berbagai keputusan yang pelik

c. Fungsi kepemimpinan dapat digambarkan sebagai berikut :

c.1. Membuat keputusan

c.2. Meminta kesetiaan pegawai

c.3. Inisiatif (prakarsa), inovatif, dan kreatif

c.4. Memanfaatkan sarana dan prasarana

c.5. Mendelegasikan tugas dan wewenang kepada bawahan

c.6. Memberikan hukuman dan penghargaan

c.7. Memberikan petunjuk, menegur, memerintah, melarang,

memperbaiki atau meluruskan.



17

7. Perilaku

a. Perilaku Manusia

Wijono (1997) mengutarakan bahwa perilaku manusia dapat

dipelajari dengan bermacam-macam cara antara lain dengan penelitian

sejarah, agama, filsafat dan pengalaman-pengalaman empiris. Namun

yang dimaksud dalam ilmu perilaku manusia adalah ilmu pengetahuan

yang menyelidiki perilaku berdasar fakta-fakta dengan metode

keilmuan, seperti psikologi adalah ilmu yang mempelajari perilaku

manusia normal dari berbagai aspek, terutama yang penting adalah

berkaitan dengan proses belajar, berpikir, bekerja, persepsi dan

pemecahan masalah. Juga tentang pembentukan kepribadian,

tindakan dan motivasi.

b. Perilaku Organisasi

Wijono (1997) mengatakan perilaku organisasi yang

mempelajari perilaku manusia dalam organisasi dirasakan semakin

penting diketahui oleh para manajer. Ada yang menyebutnya sebagai

perilaku administrasi dan sebagainya yang sejenis, namun terdapat

kesamaan pandang yaitu bahwa kesemuanya mempelajari perilaku

manusia dalam organisasi yang menyangkut dengan proses

kerjasama, berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan

tertentu.

c. Sains Perilaku

Menurut Simamora (2006) menyatakan bahwa era sains

perilaku (behavioral science) muncul sebagai dampak meluasnya

pemikiran mazhab hubungan manusia yang meliputi beragam temuan

akademik dari berbagai disiplin ilmu antara lain psikologi, ilmu politik,

sosiologi, dan biologi. Sains perilaku lebih terfokus pada organisasi

secara keseluruhan, dan kurang pada individu-individunya.

Sains perilaku mengkaji bagaimana tempat kerja mempengaruhi

individu dan bagaimana individu karyawan mempengaruhi tempat



18

kerja. Banyak yang meyakini bahwa bidang-bidang modern dari

perilaku organisasi (organization behavioral), pengembangan

organisasional (organizational development), dan manajemen sumber

daya manusia (human resources management) bertumbuh dari era

sains perilaku.

8. Motivasi dan Sikap a. Motivasi

Azwar (1996) menyatakan bahwa motivasi berasal dari

perkataan motif (motive) yang artinya rangsangan, dorongan atau

pembangkit tenaga yang dimiliki seseorang sehingga orang tersebut

memperlihatkan perilaku tertentu. Sedangkan yang dimaksudkan

dengan motivasi adalah upaya untuk menimbulkan rangsangan,

dorongan dan ataupun pembangkit tenaga pada seseorang dan

ataupun pada sekelompok masyarakat tersebut mau berbuat dan

bekerjasama secara optimal melaksanakan sesuatu yang telah

direncanakan untuk tujuan yang telah ditetapkan.

Dari pengertian diatas dapat dipahami bahwa pekerjaan

motivasi hanya akan berhasil dengan sempurna jika dapat :

a.1. Diusahakan agar tujuan yang organisasi yang telah

ditetapkan juga menjadi tujuan perorangan dan ataupun

kelompok masyarakat yang akan melaksanakan kegiatan.

Sebab jika tujuan tersebut tidak dimiliki atau tidak sejalan,

maka akan sulitlah diharapkan seseorang atau sekelompok

masyarakat mau berbuat sebagaimana yang dihgarapkan.

a.2. Diusahakan agar perbuatan yang diharapkan untuk

dilakukan tersebut adalah sesuai dengan kemampuan

yang dimiliki seseorang dan ataupun sekelompok

masyarakat. Seandainya kemampuan yang dimiliki

terbatas, tetapi tetap dipaksakan untuk nmelakukan

kegiatan, niscaya akan mudah timbul kegagalan.



19

a.3. Perangsang pada motivasi, dimaksudkan agar seseorang

mau dan bersedia melakukan seperti yang diharapkan,

kadang kala perlu disediakan perangsang (incentive).

Dalam motivasi perangsang ini dibedakan atas dua macam

yakni : (1) perangsang positif (positive incentive) ialah

imbalan yang menyenangkan yang disediakan untuk

karyawan yang berprestasi. Rangsangan positif ini banyak

macamnya antara lain hadiah, pengakuan, promosi dan

ataupun melibatkan karyawan tersebut pada kegiatan yang

bernilai gengsi yang lebih tinggi, (2) Perangsang negatif

(negative incentive) ialah imbalan yang tidak

menyenangkan berupa hukuman bagi karyawan yang tidak

berprestasi dan ataupun yang berbuat tidak seperti yang

diharapkan. Macam dan jenis perangsang negatif banyak

antara lain denda, teguran, pemindahan tempat kerja

(mutasi) dan ataupun pemberhentian dari pekerjaan atau

tugas.

Tentunya agar pekerjaan administrasi dapat berjalan dengan

lancar, pemberian perangsang untuk memotivasi ini harus disesuaikan

dengan kemampuan serta kondisi yang dihadapi. Segala sesuatu yang

bersifat terpaksa atau dilakukan secara berlebihan tidak

mendatangkan hasil sebagaimana yang diharapkan sesuai dengan

tujuan.

b. Sikap

Menurut Wijono (1997) sikap (attitude) dapat diartikan sebagai

suatu cara bereaksi seseorang terhadap suatu rangsangan yang

timbul dari seseorang atau situasi tertentu. Sikap seseorang

merupakan perpaduan pengalaman masa lampau dengan keadaan

lingkungan saat ini. Sikap memiliki tiga komponen utama yaitu kognitif,

afektif dan perilaku



20

Kognitif adalah proses pengamatan terhadap sesuatu (orang,

barang, tempat dan sebagainya) sehingga kita dapat mengenalnya.

Afektif adalah komponen yang menyangkut pencarian alasan

mengapa ada anggapan bahwa sesuatu itu baik, buruk,

menyenangkan dan tidak menyenangkan dan sebagainya.

Sedangkan perilaku berkaitan dengan interaksi seseorang

dengan orang lain atau sesuatu hal. Sikap seseorang terhadap

sesuatu hal tertentu dapat menghasilkan suatu perilaku tertentu.

9. Kerangka Teori

Wijono (1997) mengatakan bahwa terdapat dua jenis dalam

penelitian evaluasi yaitu Penelitian evaluasi formatif yang menekankan

pada proses dan evaluasi sumatif yang menekankan pada produk.

Evaluasi formatif ingin mendapatkan umpan balik dari suatu aktivitas

dalam proses, sehingga dapat digunakan untuk meningkatkan program

atau produk. Evaluasi sumatif menekankan pada efektivitas pencapaian

program yang berupa produk tertentu.

Patton (1991) mengatakan bahwa evaluasi proses dimaksudkan

untuk menguraikan dan memahami dinamika internal berjalannya suatu

program. Tidak hanya aktivitas formal dan hasil yang diharapkan, tetapi

juga menyelidiki pola-pola tidak normal dan akibat yang tidak diharapkan

dalam konteks yang penuh dari implementasi program dan

perkembangannya. Pada umumnya berguna untuk penyebarluasan

gagasan dan meniru program di bawah suatu kondisi, dimana program

tersebut telah dilakukan sebagai proyek percontohan atau

dipertimbangkan sebagai model yang berguna untuk ditiru di tempat lain.

Azwar (1996) menyampaikan bahwa evaluasi/penilaian dapat

ditemukan pada setiap tahap pelaksanaan program, maka penilaian

secara umum dapat dibedakan atas tiga jenis sebagai berikut :



21

a. Penilaian pada tahap awal program

Penilaian yang dilakukan disini adalah pada merencanakan

suatu program (formative evaluation). Tujuan utamanya adalah

untuk meyakinkan bahwa rencana yang akan disusun benar-

benar telah sesuai dengan masalah yang ditemukan, dalam arti

dapat menyelesaikan masalah tersebut. Penilaian yang

bermaksud mengukur kesesuaian program dengan masalah

dan atau kebutuhan masyarakat ini sering disebut pula dengan

studi penjajakan kebutuhan (need assessment study).

b. Penilaian pada tahap pelaksanaan program

Penilaian yang dilakukan disini adalah pada saat program

sedang dilaksanakan (promotive evaluation). Tujuan utamanya

adalah untuk mengukur apakah program yang sedang

dilaksanakan tersebut telah sesuai dengan rencana tersebut

atau tidak, atau apakah terjadi penyimpangan-penyimpangan

yang dapat merugikan pencapaian tujuan dari program tersebut.

Pada umumnya ada dua bentuk penilaian pada tahap

pelaksanaan program ini, ialah pemantauan (monitoring) dan

penilaian berkala (periodic evaluation).

c. Penilaian pada tahap akhir program

Penilaian yang dilakukan disini ialah pada saat program telah

selesai dilaksanakan (summative evaluation). Tujuan utamanya

secara umum dapat dibedakan atas dua macam yaitu untuk

mengukur keluaran (output) serta untuk mengukur dampak

(impact) yang dihasilkan. Dari dua macam penilaian akhir ini,

diketahui bahwa penilaian keluaran lebih mudah dari pada

penilaian dampak, karena pada penilaian dampak

membutuhkan waktu yang lebih lama.

Peranan dan arti dari ketiga macam penilaian ini sama pentingnya.

Karena sebenarnya hasil yang diperoleh dari ketiga macam penilaian ini

amat berguna untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Dengan



22

dilaksanakan penilaian, akan dapat dihindari terjadinya sesuatu yang sia-

sia yang dalam bidang administrasi yang terpenting adalah mencegah

terjadinya penghamburan sumber daya, tata cara, dan kesanggupan

(tenaga, dana, sarana, dan metode) yang keadaannya memang sangat

terbatas.

Menurut Donabedian (1979) bahwa karakteristik evaluasi dapat

dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu :

a. Masukan (input) yaitu atribut, atau ciri-ciri tempat pemberi

pelayanan (personil, keuangan, peralatan dan

sarana/prasarana)

b. Proses yaitu semua aspek kegiatan pelayanan kesehatan.

c. Keluaran (output) yaitu semua hasil akhir dari pelayanan

kesehatan.

Pendekatan sistem pada evaluasi sistem pencatatan dan

pelaporan puskesmas sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-

bagian sumber daya masukan, proses, keluaran, umpan balik dan

dampak yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi satu sama

lainnya.

Menurut LaFond & Fields (2003) mengatakan Evaluasi

penampilan sistem informasi kesehatan dapat pula dilakukan dengan

fokus penilaian pada 3 (tiga) aspek yakni (a) aspek teknis, (b) aspek

sistem/lingkungan dan (c) aspek perilaku. Ketiga aspek tersebut

dipengaruhi oleh beberapa faktor penyebab (determinant) antara lain

sebagai berikut :

a. Aspek teknis, faktor determinannya adalah: disain sistem,

form pengumpulan data, teknologi dan pengetahuan dan

keterampilan personil.

b. Aspek Sistem/lingkungan faktor determinannya adalah:

Kepemimpinan, Struktur, Budaya, Role/regulasi dan sumber

daya



23

c. Aspek Perilaku faktor determinannya adalah: sikap, motivasi

dan nilai

Evaluasi dengan pendekatan penampilan (perfomance) sistem

informasi kesehatan dapat dilihat dari tiga aspek yakni : aspek teknis,

aspek sistem/lingkungan dan aspek perilaku dimana ketiga aspek tersebut

merupakan suatu rangkaian hubungan atau relasi yang saling

mempengaruhi satu sama lainnya. Pola analisis dan evaluasi kinerja

sistem informasi kesehatan seperti pada gambar sebagai berikut :

Gambar 2. Prisma Analisis Kinerja Sistem Informasi Kesehatan



24

B. Landasan Teori

Lafond & Fields (2003) mendefinisikan Sistem Informasi Kesehatan

Rutin sebagai suatu informasi yang diperoleh pada rentang waktu

tertentu, selama satu tahun atau kurang melalui mekanisme yang

dirancang untuk mendapatkan informasi sesuai dengan kebutuhan.

Definisi ini termasuk sistem pengumpulan dan penggunaan data statistik

pelayanan kesehatan, data administrasi dan keuangan, data surveilens

dan epidemiologi, data tindakan kesehatan berbasis komunitas dan data

kejadian penting atau kejadian luar biasa.

Kinerja sistem informasi kesehatan rutin didefinisikan sebagai

sebuah proses untuk menghasilkan data yang berkualitas, dengan tujuan

utamanya adalah tersedianya informasi yang berkualitas untuk

pengambilan keputusan di sektor kesehatan. Kinerja dari sistem informasi

kesehatan rutin, tidak saja diukur hanya berdasarkan kualitas dari data

yang dihasilkan namun juga berdasarkan bukti penggunaan data tersebut

secara terus menerus untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.

Untuk mendapatkan sistem informasi kesehatan rutin yang baik terutama

dalam hal ketersediaan data dan pemanfaatan data sering kali diperlukan

suatu strategi dan intervensi mengenai beberapa kemungkinan faktor-

faktor yang mempengaruhi kinerja.

Kerangka kerja analisis “PRISMA” menjelaskan ada tiga faktor

penting yang didasarkan pada asumsi bahwa kapasitas yang meningkat

pada sistem informasi kesehatan rutin diperlukan suatu intervensi yang

berkaitan dengan faktor-faktor lingkungan dan perilaku yang

mempengaruhi kinerja, begitu juga faktor-faktor teknis.

Informasi yang dihasilkan dan pemanfaatannya secara baik dan

terus menerus memerlukan suatu strategi yang difokuskan pada tiga hal

yaitu meningkatkan kualitas teknis dari proses datanya, sarananya,

membangun kapasitas individu untuk memahami dan menggunakan data.

Faktor lingkungan kaitannya dengan upaya untuk memperkuat sistem



25

atau konteks organisasional yang mendukung pengumpulan dan

penggunaan data. Begitu pula dengan faktor perilaku menekankan pada

pengetahuan dan kemampuan pada proses pengumpulan dan

penggunaan data. Didalam aspek perilaku melibatkan konsep yang tidak

nyata yaitu motivasi, tingkah laku dan nilai yang dipegang seseorang

yang berhubungan dengan informasi kesehatan, kinerja, tanggung jawab

dan hierarki

Upaya untuk menganalisis atau mengevaluasi penampilan sistem

informasi kesehatan dapat dilakukan dengan fokus penilaian pada tiga

aspek yakni (a) aspek teknis, (b) aspek sistem/lingkungan dan (c) aspek

perilaku. Ketiga aspek tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor

penyebab (determinant) antara lain sebagai berikut :

1. Aspek teknis, faktor determinannya adalah: disain sistem, form

pengumpulan data, teknologi dan pengetahuan dan keterampilan

personil.

2. Aspek Sistem/lingkungan faktor determinannya adalah:

Kepemimpinan, Struktur, Budaya, Role/regulasi dan sumber daya

3. Aspek Perilaku faktor determinannya adalah: sikap, motivasi dan

nilai.



26

C. Kerangka Konsep

Model evaluasi yang akan digunakan untuk menilai sistem

pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) di Dinas

Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan adalah mengintegrasikan

pikiran dan teori dari Patton (1991), Azwar (1996), Wijono (1997),

Donabedian (1979) dan LaFond & Fields (2003) yang dimodifikasi.

Evaluasi dalam penelitian ini difokuskan pada aspek teknis yang meliputi :

Disain/rancangan sistem, ketersediaan format pencatatan dan pelaporan,

teknologi dan pengetahuan dan ketrampilan personil sedangkan aspek

sistem/kelembangaan meliputi : kepemimpinan, Role/regulasi, sumber

daya, struktur, protap, tupoksi dan pembinaan dan pengawasan.serta

aspek perlaku yang meliputi : sikap, motivasi dan nilai.

Untuk menjadi gambaran di dalam penelitian ini, dapat

dideskripsikan konsep atau alur pikir seperti gambar di bawah ini :

Aspek Teknis : a. Disain/rancangan sistem b. Ketersediaan format dan kartu c. Teknologi d. Penget. dan ketrampilan personil

Aspek Sistem/lingkungan:

a. Kepemimpinan b. Role/regulasi Penampilan Kinerja Sistem c. Sumber daya Pencatatan dan Pelaporan d. Struktur Puskesmas (SP2TP) e. Protap f. Tupoksi g. Pembinaan dan supervisi

Aspek Perilaku :

a. Sikap b. Motivasi c. Nilai

Gambar 3. Konsep atau alur pikir penelitian



27

D. Pertanyaan Penelitian

a. Bagaimana aspek teknis untuk pelaksanaan sistem pencatatan

dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten Timor Tengah

Selatan?

b. Bagaimana aspek sistem/kelembagaan untuk pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas di Kabupaten

Timor Tengah Selatan?

c. Bagaimana pengaruh aspek perilaku terhadap pelaksanaan

sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di Kabupaten Timor

Tengah Selatan?



28

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif, dengan

rancangan studi kasus dengan menggunakan metode kualitatif,

maksudnya adalah untuk menggali informasi sebanyak-banyaknya dan

secara detail pada proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan

puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan.

Menurut Yin (2002), studi kasus adalah suatu inkuiri empiris yang

menyelidiki fenomena di dalam konteks kehidupan nyata, bilamana batas-

batas antara fenomena dan konteks tampak dengan tegas dan dimana

multi sumber bukti dimanfaatkan.

Menurut Utarini (2005), metode deskriptif dapat diartikan sebagai

prosedur pemahaman masalah yang diselidiki dengan menggambarkan

atau menyajikan deskripsi lengkap dari suatu fenomena yang diamati

dalam konteks yang nyata.

Patton (1991) menjelaskan, pemilihan metode kualitatif dengan

mempertimbangkan bahwa metode kualitatif mengizinkan evaluator

mempelajari isu-isu, kasus-kasus, atau kejadian-kejadian terpilih secara

mendalam dan rinci. Fakta bahwa pengumpulan data tidak dibatasi oleh

kategori yang sudah ditentukan sebelumnya atas analisis untuk

menyokong kedalaman dan kerincian data kualitatif. Metode kualitatif

secara khusus menghasilkan kekayaan data yang rinci tentang banyak

jumlah orang yang terbatas dan kasus. Data kualitatif menyediakan

kedalaman dan kerincian melalui pengutipan secara langsung dan

deskripsi yang teliti tentang situasi program, kejadian, orang, interaksi, dan

perilaku yang teramati.



29

B. Lokasi dan Subyek Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Lokasi penelitian akan dilaksanakan di Kabupaten Timor

Tengah Selatan, Provinsi Nusa Tenggara Timur. Alasan peneliti

memilih tempat ini dengan pertimbangan bahwa kabupaten tersebut

menjadi salah satu tempat pilot proyek pelaksanaan pengembangan

Sistim Informasi Kesehatan Daerah Kabupaten/Kota, dalam kerjasama

dengan lembaga donor (GTZ Kupang). Unit analisisnya adalah empat

puskesmas terpilih dengan syarat (a) puskesmas terjauh, (b)

puskesmas terdekat, (c) puskesmas yang terbanyak kunjungannya, (d)

puskesmas yang paling sedikit kunjungannya dan dinas kesehatan

kabupaten.

2. Subyek Penelitian

Penetapan subyek di dalam penelitian ini menggunakan tehnik

purposive sampling (dengan pertimbangan-pertimbangan tertentu)

yang diambil dari empat puskesmas, dan dinas kesehatan kabupaten.

Adapun subyek penelitiannya sebagai berikut :

a. Petugas pengelola data puskesmas : 4 orang

b. Kepala Puskesmas : 4 orang

c. Pengelola data kabupaten : 2 orang,

d. Kasubdin Yankes/Yanmed 1 orang,

e. Kasie Puskesmas 1 orang,

f. Kasubag Program dan Pelaporan : 1 orang

g. Kepala Dinas 1 orang.



30

C. Definisi Operasional

1. SP2TP adalah segala bentuk pencatatan dan pelaporan yang

berhubungan dengan Sumber daya manusia, pelayanan kesehatan,

sarana dan prasarana, peralatan penunjang yang ada di puskesmas.

2. Kinerja SP2TP adalah persepsi pengguna tentang hasil kerja yang

dicapai berupa laporan yang berkualitas

3. Kualitas informasi adalah persepsi pengguna tentang perolehan

informasi yang lengkap, relevansi dan bermanfaat sesuai dengan

kebutuhannya

a. Lengkap adalah persepsi pengguna bahwa informasi yang

didapatkan lengkap sesuai kebutuhan.

b. Relevansi adalah persepsi pengguna bahwa informasi yang

diperoleh relevan dan menjawab kebutuhan pekerjaan.

c. Manfaat adalah persepsi pengguna bahwa informasi yang

diperoleh dirasakan bermanfaat dalam melaksanakan

pekerjaan.

4. Sumber Daya adalah ketersediaan sumber daya yang meliputi sumber

daya manusia dan sumber daya dana guna mendukung pelaksanaan

pencatatan dan pelaporan puskesmas

a. Sumber daya manusia adalah tersedianya petugas pengelola data

dan informasi dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan

puskesmas

b. Sumber daya dana adalah tersedianya dana operasional kegiatan

untuk mendukung pelaksanaan pencatatan dan pelaporan

puskesmas

5. Kepemimpinan (leadership) adalah seni untuk mengkoordinasi,

menggerakkan dan memotivasi individu-individu serta kelompok-

kelompok dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas ;



31

a. Koordinasi dan penggerakan adalah upaya untuk melibatkan pihak-

pihak tertentu didalam pelaksanaan SP2TP, misalnya Bappeda,

Pemda dan DPR, LSM/NGO.

b. Motivasi adalah keinginan atau niat pimpinan untuk mengevaluasi

proses pelaksanaan SP2TP, hal ini ditunjukkan dengan adanya

kegiatan pertemuan monitoring dan evaluasi yang dlakukan secara

berkala terhadap pelaksana kegiatan.

6. Prosedur tetap adalah tersedianya dokumen pedoman atau panduan

tertulis tentang pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan

puskesmas

7. Struktur organisasi adalah tersedianya dokumen gambaran rentang

kendali tugas serta kewenangan dan tanggungjawab

8. Tugas pokok dan fungsi adalah tersedianya dokumen pemberian tugas

dan pekerjaan sesuai dengan kemampuan, kompetensi dan

tanggungjawab

9. Role/regulasi adalah tersedianya aturan atau dasar hukum (SK, Juklak,

Juknis) yang mengatur hubungan tata kerja dalam pelaksanaan


10. Pembinaan dan supervisi adalah adanya upaya melakukan pembinaan

dan pengawasan secara berkala terhadap pelaksanaan pencatatan

dan pelaporan puskesmas

11. Disain/rancangan sistem adalah keterlibatan pengguna dalam

penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem dimulai dari

penyiapan rancangan, identifikasi berbagai alternatif sistem dan

memilih rancangan yang tepat sesuai kebutuhan

12. Ketersediaan format dan kartu adalah tersedianya bahan berupa

format dan kartu untuk pencatatan dan pelaporan kegiatan di

puskesmas.

13. Teknologi adalah teknologi yang dipakai untuk kelancaran

pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas, berupa teknologi

komputer baik itu perangkat keras dan perangkat lunak.



32

14. Pengetahuan dan keterampilan personil adalah cara berpikir dan

bekerja personil yang terampil dan sistimatis dalam melaksanakan


15. Perilaku adalah sikap, peranan dan tindakan pimpinan maupun

petugas pengelola data terhadap pelaksanaan pencatatan dan

pelaporan puskesmas

16. Sikap adalah suatu cara bereaksi/merespons dari pimpinan dan

pengelola data terhadap pelaksanaan pencatatan dan pelaporan

puskesmas

17. Motivasi adalah dorongan atau keinginan dari pimpinan dan pengelola

data untuk bekerja sesuai tugas dan tanggungjawab dalam

melaksanakan pencatatan dan pelaporan puskesmas

18. Nilai adalah sesuatu yang bermanfaat/bernilai yang didapatkan dari

pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas

D. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian yang dipakai adalah pedoman wawancara

mendalam (indepth interview), daftar pertanyaan yang berisikan

pertanyaan-pertanyaan terbuka terkait dengan evaluasi sistem pencatatan

dan pelaporan terpadu puskesmas, dan pedoman observasi dengan

check list, tape recorder, kamera dan catatan lapangan dan dokumentasi.

E. Cara Pengumpulan Data

Menurut Patton (1991) di dalam metode kualitatif, terdapat tiga cara

untuk pengumpulan data, yaitu (1) wawancara mendalam, (2) observasi

dan (3) dokumentasi.

Didalam penelitian ini proses pengambilan data direncanakan

dengan wawancara mendalam dan menggunakan pedoman wawancara

dan pertanyaannya, serta alat perekam berupa tape recorder untuk setiap

wawancara yang dilakukan, selain itu melakukan observasi dengan check



33

list untuk membandingkan dan melengkapi data yang diperoleh dari

wawancara mendalam.

F. Cara Analisis Data

Utarini (2006) mengemukakan bahwa proses pengumpulan data

bukanlan merupakan akhir dari metode kualitatif, yang paling kritis justru

adalah analisis data, interpretasi dan penyajian data yang bertujuan

memberikan makna data yang dikumpulkan, mereduksi informasi,

mengidentifikasi pola-pola yang bermakna dan menyusun kerangka guna

mengkomunikasikan esensi data yang dikumpulkan.

Penelitian ini akan menggunakan metode perbandingan tetap

(constant comparative method) dari Glasser dan Strauss (cit. Moleong,

2006) adalah sebagai berikut :

1. Mentranskripsikan hasil wawancara dan hasil observasi

2. Mereduksi data (menyederhanakan data) yaitu mengidentifikasi

bagian terkecil temuan data yang memiliki makna, dan membuat

coding untuk memudahkan penelusuran sumber data, coding

pada tahap awal disebut open coding karena sifatnya mendekati

data aslinya.

3. Kategorisasi data yaitu memilah data-data dari open coding

kemudian dikelompokkan kedalam bagian-bagian yang

mempunyai kesamaan, dan setiap kategori dianalisa kembali

menjadi rangkuman kategori dan selanjutnya diberi label (axial

coding).

4. Mensintesiskan data yaitu mencari hubungan data antara

kategori satu dengan kategori lainnya, kemudian dianalisis dan

diberi label kembali hingga membentuk suatu teori baru

(theoretical coding).

5. Merumuskan data berdasarkan pernyataan yang paling

proporsional sebagai kategori utama kemudian

diinterpretasikan dalam laporan penelitian



34

6. Membandingkan dan memeriksa ulang data yang diperoleh dari

sumber data yang berbeda pada subyek penelitian.

7. Menyajikan data secara naratif yaitu menceritakan data yang

dihasilkan dari setiap subyek penelitian kemudian menarik

kesimpulan

G. Etika Penelitian

Menjamin kerahasiaan, hak atau kewajiban subyek penelitian

adalah etika utama yang disampaikan kepada calon subyek. Disamping

itu peneliti menyampaikan bahwa penelitian ini adalah penelitian ilmiah

dan untuk kepentingan penyelesaian pendidikan atau studi.

H. Jalannya Penelitian

1. Tahap persiapan

a. Work shop usulan proposal

b. Konsultasi dengan pembimbing akademi untuk penentuan judul

dan pembimbing penelitian untuk tesis

c. Konsultasi dengan pembimbing dalam penyusunan proposal

penelitian

d. Melakukan studi pustaka sebagai bahan acuan dalam penelitian

e. Menyusun proposal

f. Menyiapkan pedoman wawancara dan observasi

g. Mengajukan izin penelitian

2. Tahap pelaksanaan

a. Pengumpulan data primer di puskesmas dan Dinas Kesehatan

Kabupaten Timor Tengah Selatan, dengan melakukan wawancara

terhadap subyek penelitian.

b. Melakukan observasi dan pengumpulan data sekunder

c. Pengolahan data dan analisa data

d. Penyusunan hasil penelitian



35

I. Kesulitan dan Kelemahan Penelitian

1. Kesulitan Penelitian

Pada saat awal wawancara dilaksanakan terdapat kekhawatiran

dari beberapa responden akan hasil wawancara yang diperkirakan akan

dipublikasikan, tetapi setelah diberikan penjelasan akan kerahasiaan

identitas, responden bersedia memberikan pendapat dan tanggapannya

tentang pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas

(SP2TP). Kesulitan berikutnya adalah karena adanya hubungan pekerjaan

antara peneliti dengan responden sehingga terjadi keseganan untuk

memberikan informasi yang lebih rinci dan mendalam.

2. Kelemahan Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus dengan teknik cross

sectional studi yang dilakukan pada waktu tertentu saja, sehingga peneliti

tidak melihat proses pelaksanaan SP2TP secara keseluruhan, karena

terbatasnya waktu dan tenaga.



36

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan cara observasi dan wawancara

mendalam dengan judul evaluasi sistem pencatatan dan pelaporan

puskesmas di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan.

1. Gambaran umum wilayah penelitian

Pelaksanaan penlitian ini dilakukan di wilayah Dinas Kesehatan

Kabupaten Timor Tengah Selatan dan empat puskesmas yang dipilih

yakni Puskesmas Kota SoE (puskesmas dengan kunjungan terbanyak),

Puskesmas Kualin (puskesmas dengan kunjungan yang paling sedikit),

Puskesmas Nulle (puskesmas yang terdekat) dan Puskesmas Hauhasi

(puskesmas yang terjauh). Fokus penelitian ini ditujukan kepada pihak

manajemen dan petugas pengelola data baik itu di dinas kesehatan

kabupaten dan empat puskesmas yang dipilih.

Secara umum dari segi topografi Kabupaten Timor Tengah Selatan

merupakan daerah bergunung dan berbukit dengan kemiringan rata-rata

diatas 50 %. Secara administratif Kabupaten Timor Tengah Selatan

mempunyai luas wilayah 3.947,0 km² dan terdiri dari 23 Kecamatan, 227

desa dan 15 kelurahan.

Gambaran keadaan umum dari keempat puskesmas yang dipilih

untuk penelitian ini sebagai berikut :

a. Puskesmas Kota SoE, wilayah kerja Puskesmas Kota SoE

mempunyai jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu

sebanyak 2 unit, polindes sebanyak 13 unit dan mempunyai 13

kelurahan.

b. Puskesmas Kualin, wilayah kerja Puskesmas Kualin mempunyai

jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu sebanyak 3

unit, polindes sebanyak 5 unit dan mempunyai 7 wilayah desa.



37

c. Puskesmas Nulle, wilayah kerja Puskesmas Nulle mempunyai

jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu sebanyak 5

unit, polindes sebanyak 10 unit dan mempunyai 11 wilayah

desa.

d. Puskesmas Hauhasi, wilayah kerja Puskesmas Hauhasi

mempunyai jaringan pelayanan berupa puskesmas pembantu

sebanyak 3 unit, polindes sebanyak 6 unit dan mempunyai 8

wilayah desa

Sebagai gambaran kondisi wilayah kerja dari Dinas Kesehatan

Kabupaten Timor Tengah Selatan seperti pada peta di bawah ini :

Gambar 4. Peta wilayah kerja Dinas Kesehatan Kabupaten TTS.

Kec. Fatumnasi

Kec. Polen

Kec. Kie

Kec. Amanuban Selatan

Kec. Kualin

Kec. Boking

Kec. Mollo Barat

Kec. Kuanfatu

Kec. Oenino

Kec. Mollo Utara

Kec. Amanuban Barat

Kec. Amanuban Timur

Kec. Mollo Selatan

Kec. Toianas

Kec. Kolbano

Kec. Batuputih

Kec. Amanatun Utara

Kec. Nungkolo

Kec. Kotolin

Kec. Amanuban Tengah

Kec. Amanatun SelatanKec. Kota Soe

Kec. Kokbaun

.

Laut Timor

Kab. Kupang

Kab. TTU Kab. Belu

G_kecamatan1.shpKec. Amanatun SelatanKec. Amanatun UtaraKec. Amanuban BaratKec. Amanuban SelatanKec. Amanuban TengahKec. Amanuban TimurKec. BatuputihKec. BokingKec. FatumnasiKec. KieKec. KokbaunKec. KolbanoKec. Kota SoeKec. KotolinKec. KualinKec. KuanfatuKec. Mollo BaratKec. Mollo SelatanKec. Mollo UtaraKec. NungkoloKec. OeninoKec. PolenKec. Toianas

Bground.shp.Kab. BeluKab. KupangKab. TTULaut Timor

20 0 20 40 Miles

N

EW

S

Legenda :

Dinkes/Puskesmas Kota SoE

Puskesmas Nulle

Pusk esmas Kualin

Puskesmas Hauhasi



38

2. Karakteristik Responden

Dari 14 responden terpilih yang diwawancarai terdiri dari 5 orang

laki-laki (35,71 %) dan 9 orang perempuan (64,29 %). Untuk tingkat

pendidikan responden dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 2. Tingkat Pendidikan Responden

No Tingkat Pendidikan Jumlah %

1 SLTA 1 7,1

2 D 1 2 14,2

3 D 3 4 28,9

4 Sarjana Kesehatan Masyarakat 3 21,4

5 Dokter Umum 3 21,4

6 S2 Kesehatan Masyarakat 1 7,1

Jumlah 14 100

Berdasarkan tabel diatas, yang paling banyak yaitu responden

yang mempunyai tingkat pendidikan diploma tiga sebanyak 4 orang (28,9

%), dan yang paling sedikit yakni tingkat SLTA dan S2 Kesehatan

Masyarakat masing-masing sebanyak 1 orang (28,9 %).

Menurut tugas, fungsi dan tanggung jawab responden tersebut

dapat dikelompokkan menjadi, pengambil kebijakan dinas kesehatan 4

orang (28,9 %), pengambil kebijakan puskesmas 4 orang (28,9 %),

pengelola data dinas kesehatan 2 orang (14,2 %), dan pengelola data

puskesmas 4 orang (28,9 %).

3. Karakteristik Puskesmas

Keempat puskesmas yang diambil sebagai subyek di dalam

penelitian ini yakni puskesmas yang mempunyai karakteristik seperti pada

tabel sebagai berikut :



39

Tabel 3 . Karakteristik puskesmas terpilih

No Puskesmas Kunjungan/hari Jarak dari kota kab Waktu tempuh

1 Kota SoE * 90 orang/hari ± 1 Km ± 10 menit

2 Kualin ** 17 orang/hari ± 70 Km ± 4 - 5 jam

3 Nulle *** 60 orang/hari ± 8 Km ± 30 menit

4 Hauhasi **** 25 orang/hari ± 110 Km ± 6 - 8 jam

Keterangan : * = puskesmas yang terbanyak kunjungan pasien ** = puskesmas dengan kujungan pasien sedikit *** = puskesmas yang terdekat **** = puskesmas yang terjauh

Dari tabel diatas diketahui puskesmas Kota SoE dan Puskesmas

Nulle merupakan puskesmas dengan rata-rata kunjungan pasien paling

banyak dan paling dekat dengan ibukota kabupaten, hal ini berkaitan

dengan jumlah penduduk yang banyak dan ketersediaan sumber daya

yang cukup. Sedangkan Puskesmas Kualin dan Pusksemas Hauhasi

merupakan puskesmas yang paling sedikit rata-rata kunjungan pasien

perhari dan letaknya jauh dari ibukota kabupaten dengan segala

keterbatasan sumber dayanya.

Selain itu untuk kelancaran pelaksanaan program sehari-hari di

puskesmas masing-masing didukung dengan ketersediaan tenaga

kesehatan yakni Puskesmas Kota SoE sebanyak 29 orang, Puskesmas

Kualin sebanyak 7 orang, Pukesmas Nulle sebanyak 19 orang dan

Puskesmas Hauhasi sebanyak 5 orang. Jumlah penduduk sebagai

sasaran pelayanan pada masing-masing puskesmas yakni Puskesmas

Kota SoE : 34.401 orang, Puskesmas Kualin :19. 323 orang, Puskesmas

Nulle : 31.788 orang dan Puskesmas Hauhasi : 12. 121 orang.

4. Proses Pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas

adalah berfungsinya sistem pencatatan dan pelaporan secara



40

berkesinambungan, teratur sebagai bentuk pertanggungjawaban

pelaksanaan kegiatan di puskesmas dan jaringannya.

a. Proses pelaksanaan SP2TP.

Pelaksanaan SP2TP yakni beroperasinya kegiatan pencatatan dan

pelaporan guna didapatkannya semua data hasil pelaksanaan kegiatan di

puskesmas (temasuk didalamnya puskesmas pembantu, puskesmas

keliling, polindes dan pos kesehatan desa) dan data yang berkaitan, serta

dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai

dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur guna menunjang

pengelolaan upaya kesehatan masyarakat, seperti yang disampaikan oleh

responden berikut :

”Aaaa...proses pelaksanaan kegiatan SP2TP yang dilakukan selama ini yakni, pengumpulan data dimulai dari pustu/polindes lalu dikirimkan ke puskesmas. Selanjutnya dari puskesmas diteruskan ke dinas kesehatan kabupaten sesuai dengan kesepakatan”. (Responden 1 )---Petugas kabupaten ” Untuk Puskesmas Kota SoE dimulai dari bidan desa/polindes dan pustu, setiap tanggal 28 dalam bulan mengirimkan laporannya ke puskesmas, dan sesuai dengan kesepakatan setiap tanggal 5 dalam bulan laporan puskesmas dikirim ke dinas kesehatan kabupaten”. (Responden 7)---Petugas puskesmas Proses pelaksanaan SP2TP mulai dari jaringan pelayanan

kesehatan yang terkecil yakni dari polindes/bidan desa sampai dengan

dinas kesehatan kabupaten dapat disampaikan seperti pada gambar

dibawah ini :

Polindes/pustu Puskesmas Dinas Kesehatan - Mengumpulkan data - Mengumpulkan - Menerima data - Merekap data - Merekap data - Distribusi data

- Diolah - Merekap data - Diolah

Feedback/umpan balik

Gambar 5. Alur proses pelaksanaan SP2TP



41

Proses pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Timor Tengah Selatan

dilihat sebagai suatu kegiatan rutinitas sesuai kebiasaan yang terjadi

selama ini tanpa memperhatikan prosedur dan mekanisme yang

sebagaimana mestinya sehingga hasilnya tidak maksimal. Kondisi

tersebut seperti yang digambarkan pada tabel dibawah ini :

Tabel 4. Aktivitas dan hambatan proses pelaksanaan SP2TP

Tingkatan

instansi

Aktivitas Kondisi saat ini Hambatan

Pustu, Polindes Pencatatan

- Rutinitas/kebiasan

- Beban kerja

- Manual

- Belum ada juknis

- Tenaga terbatas

- Fasilitas terbatas

Puskesmas - Pencatatan

- Pertemuan berkala

- Feedback

- Pembinaan & supervisi

- Advokasi & koordinasi


- Beban kerja

- SDM non terlatih

- Manual

- Jarang/tidak pernah




- Belum ada juknis

- Tenaga kurang

- Belum ada latihan

- Teknologi kurang

- Koordinasi&pengawasan


- Koordinasi&komunikasi

- Pemahaman kurang

Dinas Kesehatan - Pencatatan

- Pertemuan berkala

- Feedback

- Pembinaan & supervisi

- Advokasi & koordinasi

- Belum satu pintu

- Belum terintegrasi


- Beban kerja

- SDM non terlatih

- Manual





- Belum ada struktur

- Pemahaman kurang

- Kurang paham juknis

- Tenaga kurang

- Belum ada latihan

- Teknologi kurang



- Koordinasi&komunikasi

- Disorientasi SP2TP

Berdasarkan hasil wawancara tentang proses kerja yang dilakukan

oleh para pengelola data, baik itu kabupaten maupun puskesmas belum

sesuai dengan petunjuk teknis SP2TP, artinya belum terintegrasi dengan

baik, terdapat hambatan teknis misalnya, laporan sering nyasar bahkan



42

hilang, laporan tidak tepat waktu, dan berbagai alasan lainnya, hal ini

seperti yang diinformasikan oleh responden :

”.......... laporan untuk program kesehatan keluarga misalnya nyasar ke yanmed atau ke program lainnya dan ada kecenderungan bahwa laporan tsb bisa hilang. Adanya keluhan dan bantahan dari puskesmas karena sudah mengirimkan laporan ke kabupaten........, SDM yang ada di sub bagian umum tamatan SMA dan kurang paham terhadap jenis-jenis laporan”. (Responden 5)---Petugas kabupaten. ”Sebagai tenaga penghimpun data di puskesmas Nulle, setiap tanggal 3 atau 4 dalam bulan, mendatangi program-program untuk mengecek kesiapan dan kelengkapan laporan program, .......... hambatan yang ditemui yakni laporan tidak tepat waktu atau sering terlambat, laporan belum lengkap”.(Responden12)---.Petugas puskesmas Proses kerja oleh tenaga pengelola data dalam pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan menemui berbagai permasalahan atau

hambatan teknis yakni untuk tingkat kabupaten laporan sering nyasar

bahkan hilang karena salah penanganan. Sedangkan tingkat puskesmas

permasalahannya yakni laporan sering terlambat atau tidak tepat waktu

dan tidak lengkap.

b. Peranan SP2TP.

Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas mempunyai peranan

yang penting didalam ketersediaan sumber data atau informasi (evidance

based) bagi upaya pelayanan kesehatan kepada masyarakat.

Berdasarkan hasil wawancara tentang pentingnya sistem pencatatan dan

pelaporan dapat digambarkan oleh responden sebagai berikut :

”Jelas sangat penting, dengan laporan SP2TP kita dapat menghasilkan data atau sumber informasi yang dapat dijadikan sebagai data based untuk mengevaluasi pelaksanaan program, melihat kemajuan program, perencanaan program dan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan” (Responden 2)---Petugas kabupaten.

”Ya.. hemat saya penting sekali, laporan SP2TP dapat menyediakan informasi yang dapat dijadikan sebagai sumber data (data based) untuk mengetahui trend kasus, memantau kemajuan



43

program dan untuk perencanaan program”.(Responden 8)---Petugas puskesmas Pentingnya data, terhadap para pengambil kebijakan baik di dinas

kabupaten maupun puskesmas, semuanya mengatakan bahwa data atau

informasi penting untuk perencanaan kegiatan/program, pelaksanaan

monitoring dan evaluasi, bahan pengambilan keputusan serta upaya untuk

tindak lanjut dan pemecahan masalah guna mendukung tugas pokok dan

fungsi dalam pelayanan.

c. Manfaat SP2TP.

Pemanfaatan data SP2TP secara proporsional harus dikaitkan

dengan prioritas program, keterpaduan pelayanan baik itu dengan lintas

program dan lintas sektor terkait, masalah penyakit yang berpotensi

KLB/wabah serta upaya efektivitas pelayanan., seperti ungkapan

responden :

”Ya…SP2TP sangat bermanfaat untuk kebutuhan pelayanan kesehatan yakni untuk melihat peningkatan trend kasus, untuk sistem kewaspadaan dini, untuk evaluasi kemajuan program, sebagai data based untuk perencanaan, untuk memprediksi keadaan kesehatan dan pencapaian target pelayanan kesehatan”. (Responden 4)---Petugas kabupaten ”Bermanfaat sekali untuk kebutuhan pelayanan kesehatan di puskesmas yakni sebagai data untuk perencanaan dan penyusunan program, untuk melihat peningkatan trend kasus dan pola penyakit, menjadi bahan untuk sistem kewaspadaan dini, sebagai bahan untuk evaluasi kemajuan program”.(Responden 9)---Petugas puskesmas Pemanfaatan informasi yang diperoleh dari data SP2TP mejadi

dasar atau pedoman untuk pemantauan, penilaian, mendeteksi

kemungkinan terjadinya KLB/wabah, dan untuk perbaikan dan

peningkatan manajemen di dinas kesehatan kabupaten maupun

puskesmas.



44

5. Aspek Teknis

Aspek teknis merupakan aspek yang terkait dengan ketersediaan

sistem dan aspek pendukung lainnya seperti ketersediaan format dan

kartu, teknologi serta ketersediaan tenaga yang profesional, terampil di

bidang sistem informasi kesehatan. Untuk menggambarkan aspek teknis

terhadap kondisi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di

Kabupaten Timor Tengah Selatan sebagai berikut :

a. Disain Sistem.

Disain sistem menentukan bagaimana sistem akan mencapai

tujuan dan didahului dengan analisis sistem untuk mendeskripsikan apa

yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi

pemakai. SP2TP yang beroperasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor

Tengah Selatan merupakan sistem jadi atau sistem siap pakai yang

merupakan produk departemen kesehatan. Dalam aplikasi atau

pelaksanaan tentunya sistem ini ada kelemahan dan kelebihannya, seperti

yang diungkapkan responden:

”……….Puskesmas Kota SoE, kelemahannya yaitu (a)belum ada tenaga khusus untuk menangani SP2TP(b) kurang memperhatikan pengisian dan pengolahan data (c) belum adanya aplikasi SIK (d) sarana terbatas (e) koordinasi, pengendalian dan pengawasan belum optimal”.(Responden 7)---Petugas puskesmas “Kelebihannya; dipilih mejadi puskesmas uji coba pengembangan SIK, selain itu SP2TP dapat dijadikan rujukan untuk perencanaan, monitoring dan evaluasi maupun pengambilan keputusan”.(Responden 7)---Petugas puskesmas

Rancangan sistem yang dibuat tidak sesuai dengan kondisi dan

kemampuan, serta sumber daya yang tersedia, sehingga pada

implementasi sistem tersebut mengalami berbagai permasalahan yang

pada akhirnya sistem tersebut kurang maksimal dalam upaya untuk

menghasilkan data yang berkualitas.



45

b. Ketersediaan format dan kartu.

Format dan kartu mutlak dibutuhkan sebagai bahan yang

digunakan untuk mencatat dan melaporkan semua hasil kegiatan yang

dilaksanakan pada berbagai tingkatan pelayanan kesehatan. Pengadaan

format dan kartu untuk mendukung pelaksanaan sistem pencatatan dan

pelaporan dilakukan oleh dinas kesehatan kabupaten, tapi pada

kenyataan apabila ada kekurangan, pihak puskesmas menggandakan

atau menambahkan sendiri sesuai dengan kebutuhan, seperti yang

disampaikan berikut :

”Ya.. berkaitan dengan ketersediaan format dan kartu untuk mendukung kelancaran pencatatan dan pelaporan tentunya tersedia sesuai dengan kebutuhan. Pengadaannya menggunakan sumber dana yang berasal dari Dana Alokasi Umum. dan dilakukan oleh bidang yankes/yanmed lalu dibagikan ke puskesmas-puskesmas” (Responden 3)---Petugas kabupaten ”Ketersediaan format dan kartu menggunakan sumber dana yang berasal dari Dana Alokasi Umum dari dinas kesehatan kabupaten. Dari segi jumlah apabila ada kekurangan diupayakan untuk digandakan sendiri oleh puskesmas dengan sumber dananya dari jamkesmas.” (Responden 13)---Petugas puskesmas Belum adanya perencaraan yang akurat oleh dinas kesehatan

kabupaten tentang jumlah dan ketersediaan format dan kartu guna

mendukung pelaksanaan SP2TP di puskesmas bahkan terkesan

membebani, sehingga bisa mengganggu kesinambungan pelaksanaan

sistem itu sendiri.

c. Teknologi.

Faktor teknologi di dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan

pelaporan sangat diperlukan untuk meningkatkan efisiensi dari berbagai

aspek, misalnya ketepatan, akurasi dan kecepatan. Teknologi atau

fasilitas yang tersedia untuk mendukung operasional pelaksanaan SP2TP

di Kabupaten Timor Tengah Selatan dapat berupa komputer, dan aplikasi

atau software yang dapat digunakan untuk mendukung efektivitas

pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas.



46

Untuk mengetahui ketersediaan fasilitas teknologi di Kabupaten

Timor Tengah Selatan dan empat puskesmas yang diteliti dapat dilihat

pada tabel berikut :

Tabel 5. Ketersediaan fasilitas pendukung SP2TP

Ketersediaan teknologi/ fasilitas penunjang No

Nama Unit

Komputer/printer Mesin tik Listrik

1 Dinkes Kabupaten Ada (15 unit) Ada(5 unit) ada (24 jam)

2 Pusk Kota SoE * Ada (2 unit) Ada(1 unit) ada (24 jam)

3 Pusk Kualin ** tidak ada Ada(1 unit) tidak ada

4 Pusk Nulle *** Ada (1 unit) Ada(1 unit) ada (24 jam)

5 Pusk Hauhasi **** tidak ada Ada(1 unit) ada (12 jam)


Dilihat dari tabel diatas, Puskesmas Kota SoE dan Puskesmas

Nulle merupakan puskesmas yang mempunyai fasilitas komputer/printer

dan listrik, hal ini terkait dengan tata letak kedua puskesmas tersebut yang

berada sekitar ibukota kabupaten. Sedangkan untuk Puskesmas Hauhasi

dan Puskesmas Kualin letaknya cukup jauh dari ibukota kabupaten, dan

ketersediaan fasilitas komputer/printer maupun listrik sangat minim

bahkan tidak ada.

”Puskesmas kami terletak dijantung kota kabupaten, jadi untuk ketersediaan fasilitas penunjang seperti komputer dan perangkat lainnya ada, hanya saja pemanfaatannya untuk SP2TP belum maksimal. Pengisian laporan SP2TP tetap secara manual, artinya ketersediaan komputer belum terlalu banyak membantu mengingat belum tersedianya aplikasi software SP2TP”.(Responden 7)---Petugas puskesmas ”Puskesmas Kualin letaknya paling jauh dengan kota kabupaten, fasilitas penunjang misalnya listrik berfungsi hanya 12 jam, jam



47

kerja listriknya tidak berfungsi, komputer dan printer tidak ada, yang tersedia hanya mesin tik dan alat tulis. pengisian laporan SP2TP dilakukan secara manual, dengan bantuan mesin tik dan tulisan tangan”.(Responden 9)---Petugas puskesmas

Ketersediaan fasilitas penunjang berupa komputer dan jaringannya

belum membawa perubahaan yang berarti, khususnya untuk membantu

dalam meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan sistem pencatatan dan

pelaporan.

d. Pengetahuan dan ketrampilan personil.

Personil yang mempunyai kapasitas dan kompetensi yang

mumpuni dalam pelaksanaan kegiatan pencatatan dan pelaporan

merupakan salah satu syarat untuk mendapatkan sistem pelaporan yang

berkualitas dan kredibel. Dari hasil wawancara didapatkan bahwa semua

pengelola data dan laporan adalah tenaga kesehatan dengan spesifikasi

pendidikan bervariasi yakni SMF, D1 Gizi, Akper, SKM dan Dokter Umum,

yang ditugaskan bertanggung jawab terhadap proses pelaksanaan

SP2TP. Pelatihan dan magang yang berkesinambungan sebagai upaya

memperkuat kemampuan dan motivasi bagi tenaga pengelola data jarang

dilakukan. Kenyataan sehari-hari mereka semua lebih fokus pada tugas

pokoknya sebagai pemegang program kesehatan, seperti diungkapkan

responden dibawah ini :

”........ Mengelola data masih dilihat sebagai pekerjaan sampingan karena mereka lebih fokus pada program. Ke depan diharapkan pengelolaan SP2TP diberikan pada tenaga yang secara khusus untuk mengelola data serta mendapatkan semacam tunjangan khusus sehingga mereka fokus pada pekerjaan”.(Responden 10)---Petugas puskesmas ”.........di kabupaten maupun di puskesmas belum ada tenaga yang profesional khusus untuk SP2TP. Pekerjaan mengelola data masih dilihat sebagai pekerjaan sampingan, .......... tenaga khusus untuk mengelola data dan diberikan tunjangan sehingga mereka fokus dan profesional pada pekerjaan tsb”.(Responden 5)---Petugas kabupaten.



48

Untuk mengoptimalkan pengelolaan data sebaiknya ada tenaga

khusus dan profesional di bidang sistem informasi kesehatan serta

diberikan tanggung jawab dan tunjangan khusus/fungsional, sehingga

fokus terhadap sistem pencatatan dan pelaporan.

6. Aspek Sistem/kelembagaan

Aspek sistem kelembagaan yang meliputi konteks sistem

kesehatan dan konteks organisasional, kaitannya dengan peran dan

tanggung jawab dalam upaya untuk meningkatkan sistem manajemen

informasi kesehatan, dipengaruhi oleh faktor-faktor dibawah ini :

a. Kepemimpinan.

Kepemimpinan merupakan suatu upaya untuk mempengaruhi atau

menggerakkan orang lain (staf) agar bekerja keras menyelesaikan tugas-

tugas, dengan penuh kemampuan dan tanggung jawab untuk mencapai

tujuan. Sesuai dengan tugas, tanggungjawab dan kewenangan yang

dimiliki oleh oleh seorang pemimpin dalam pelaksanaan SP2TP tentunya

mempunyai upaya untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan kegiatan

tersebut, seperti yang disampaikan berikut :

”Koordinasi dan advokasi selama ini sudah berjalan, namun belum terlalu optimal, untuk itu ke depan perlu dilakukan konsolidasi dan pembenahan ulang baik pada tataran internal dan eksternal kita”. (Responden 1)---Petugas kabupaten ”Selama ini koordinasi internal dan pengawasan yang terjadi belum begitu bagus baik itu koordinasi antar program di kabupaten maupun pengawasan terhadap puskesmas . Hal ini didukung dengan belum satu pintunya data, sharing data dan belum terintegrasi dengan baik”. (Responden 3)---Petugas Kabupaten “Koordinasi internal dan pengawasan yang terjadi belum begitu bagus baik itu koordinasi dengan dinas kesehatan kabupaten dan koordinasi antar program di puskesmas. Pengawasan baik itu terhadap pustu dan polindes belum berfungsi secara baik ”. (Responden 10)---Petugas puskesmas Koordinasi, advokasi dan pengawasan berjalan belum optimal pada

semua level baik itu ditingkat kabupaten maupun tingkat puskesmas.Untuk



49

itu diperlukan upaya perbaikan dan peningkatan mutu manajemen sistem

secara kontinu sangat membantu sistem agar tetap eksis dan

berkesinambungan.

b. Role/regulasi.

Aspek legalitas yang diwujudkan pada ketesediaan aturan atau dasar

hukum berupa surat keputusan, Juklak/juknis yang mengatur hubungan

tata kerja dan tanggungjawab untuk keberhasilan suatu program. Sesuai

dengan hasil wawancara yang dilakukan terhadap responden di

kabupaten dan puskesmas telihat pada tabel berikut :

Tabel 6. Ketersediaan aturan berupa SK, Juklak/Juknis

Ketersedian Aturan No Nama Unit

SK tim SIK Juklak/Juknis

1 Dinas Kesehatan Kabupaten ada ada

2 Puskesmas Kota * tidak ada tidak ada

3 Puskesmas Kualin** tidak ada tidak ada

4 Puskesmas Nulle*** tidak ada tidak ada

5 Puskesmas Hauhasi**** tidak ada tidak ada


Dari tabel diatas diketahui bahwa SK tim SIK dan Juklak/juknis

hanya ada dilevel dinas kesehatan kabupaten sementara untuk di level

puskesmas mengatakan bahwa baik SK tim SIK maupun Juklak/Juknis

tidak ada, sehingga pada pelaksanaan kegiatan pencatatan dan

pelaporan di puskesmas, mereka bekerja apa adanya sesuai dengan

kebiasaan yang berjalan selama ini.Hal ini tentunya sangat berpengaruh

pada kinerja petugas, dalam upaya untuk mendapatkan suatu laporan



50

yang berkualitas. Untuk ketersediaan role/regulasi di dinas kesehatan

kabupaten dan puskesmas berupa SK tim SIK dan juklak/juknis , seperti

terungkap :

”Aaam....regulasi yang kami buat untuk menunjang pelaksanaan SP2TP adalah dengan menetapkan dan membentuk team Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dengan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan”.(Responden 1)---Petugas kabupaten ”............ (1) pengadaan juknis SP2TP (sampai saat ini puskesmas kami belum ada juknisnya) (2) penegasan dan penataan kembali SP2TP agar sesuai dengan juknisnya yang tertuang dalam SK Dirjen Binkesmas nomor 590 tahun 1996, menurut informasi juknis tsb hanya tersedia di dinas kesehatan kabupaten,.................”. (Responden 10)---Petugas puskesmas Surat Keputusan dan Petunjuk Teknis atau Petunjuk Pelaksanaan

merupakan dasar hukum dan pedoman untuk mengelola SP2TP.

Keempat puskesmas yang diteliti semuanya tidak ada juknis/juklak

maupun surat keputusan untuk mendukung dalam bekerja sebagai dasar

dalam bertindak dan pengambilan keputusan.

c. Struktur Organisasi.

Gambaran struktur organisasi untuk menggerakkan pelaksanaan

sistem pencatatan dan pelaporan, berupa tersedianya dokumen pmbagian

tugas dan tanggungjawab. Berikut struktur organisasi dinas kesehatan

kabupaten sesuai dengan PP 41 tahun 2007 dan SK Dirjen Binkesmas no

590 tahun 1996 seperti tertera pada gambar di bawah ini :

Gambar 6. Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di Dinkes Kabupaten

Kepala Dinas Penanggung jawab

Kabid Yanmed Koodinator

Kasie Puskesmas Pelaksana

Program Yankes/Yanmed Anggota

Sekretariat Anggota

Program Kesling dan PSM Anggota, dst



51

Secara struktur organisasi, pengelolaan pencatatan dan pelaporan

di tingkat kabupaten sudah ada seksi tersendiri, yakni sub bagian program

dan pelaporan berada di bawah struktur Sekretariat dinas kesehatan

kabupaten, tapi pada pelaksanaan sampai dengan saat ini masih berada

di seksi puskesmas, subdin yankes/yanmed, seperti terungkap :

”............., namun pada kenyataan struktur organisasi belum befungsi optimal, begitu pula struktur yang terkait dengan kelembagaan di dinas kesehatan kabupaten. Saya berharap ada satu seksi khusus yang menangani SP2TP, agar data terfokus pada seksi itu dan tidak menyebar pada masing-masing program”.(Responden 6)---Petugas puskesmas

Struktur organisasi di dinas kesehatan kabupaten harus diperjelas

dan sebaiknya berada pada seksi khusus yang berkenaan dengan sistem

pelaporan yakni Seksi Program dan Pelaporan, sehingga fokus program

sesuai dengan tupoksi yang diemban.

Struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan di

puskesmas, juga belum optimal dan belum berjalan secara benar. Semua

komponen yang ada di puskesmas bekerja tanpa dilandasi dengan sistem

pembagian tugas dan tanggungjawab yang rinci. Sesuai dengan SK Dirjen

Binkesmas no 590/1996, menetapkan alur fungsi struktur oganisasi yang

berkaitan dengan sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas sebagai

berikut :

Gambar 7. Struktur organisasi pengelolaan SP2TP di puskesmas.

Hasil wawancara dengan responden yang berasal dari puskesmas

mengungkapkan bahwa fungsi struktur organisasi belum sesuai dengan

kedudukan dan tanggungjawab, seperti terungkap :

Kepala Puskesmas Penanggungjawab

Pengelola Data Koordinator

Program KIA Anggota

Program Gizi Anggota

Program Sanitasi Anggota, dst



52

”............namun kenyataannya struktur organisasi puskesmas belum berjalan optimal karena berbagai hal antara lain; tingkat pengetahuan, tidak ada petunjuk teknis, beban kerja yang banyak dan tenaga terbatas, begitu pula fungsi struktur yang terkait dengan kelembagaan di puskesmas”. (Responden 7)---Petugas puskesmas Struktur organisasi di dalam pengelolaan data di puskesmas perlu

dipertegas dan diperjelas dengan menempatkan orang atau petugas yang

tepat dan bertanggungjawab sehingga struktur tersebut dapat berfungsi

dengan baik dan berhasil.

d. Prosedur Tetap (Protap).

Tersedianya protap sebagai pedoman atau acuan di dalam

pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan suatu

syarat mutlak bagi keberhasilan pencatatan dan pelaporan yang

berkualitas. Dari hasil wawancara dibuktikan bahwa semua puskesmas

menyampaikan bahwa dokumen protap belum ada, kegiatan yang

berjalan selama ini dikerjakan karena faktor kebiasaan dan mengikuti

contoh yang sudah ada, seperti terungkap :

”....... selama ini protap belum dijalankan secara benar khususnya di tempat kami, selama ini kami bekerja karena faktor kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada. Mengenai dokumen tertulis tentang protap itupun kami belum punya”.(Responden 8)---Petugas puskesmas Pedoman dalam bekerja berupa ketersediaan dokumen protap

secara tertulis sangat diperlukan dan selalu siap di meja kerja, sehingga

apabila dibutuhkan, pengelola data tidak bingung dalam bekerja dan

bertindak serta mengikuti pedoman yang tersedia.

e. Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi).

Ketersediaan dokumen untuk mengatur tata pelaksanaan tugas

dan pekerjaan, ruang lingkupnya dan tanggungjawab. Berdasarkan hasil

wawancara dengan responden di dinas kesehatan kabupaten bahwa

konsistensi kepatuhan terhadap penggunaan protap belum optimal,

sementara hasil wawancara dengan responden di puskesmas



53

mengatakan bahwa mereka belum mempunyai dokumen tupoksi sebagai

acuan dalam bekerja.

”Aaa... aspek kelembagaan baik itu protapnya, struktur dan tupoksi sesuai juknis SP2TP sudah berjalan khususnya di dinas kesehatan, namun belum optimal, begitupula dengan puskesmas belum optimal dalam pelaksanaannya,”.(Responden 1)---Petugas kabupaten ”.........Kepatuhan terhadap tupoksi selama ini belum dijalankan secara benar, kami bekerja karena faktor kebiasaan dan mengikuti contoh yang sudah ada, alasannya utama belum ada juknis/pedoman”.(Responden 14)---Petugas puskesmas Uraian tugas dalam tupoksi bagi semua komponen yang berkaitan

penyelenggaraan SP2TP harus jelas, apa yang mau dikerjakan,

batasannya apa, serta pertanggunganjawab dan konsekwensi pekerjaan

tersebut. Diperlukan upaya penegasan kembali, melakukan kajian

sehingga secara konsisten baik di dinas kesehatan dan puskesmas untuk

melaksanakan SP2TP sesuai juknisnya

f. Pembinaan dan Supervisi.

Pembinaan dan supervisi dalam upaya kesinambungan program

perlu dilakukan secara berkala dan konsisten. Pembinaan dan supervisi

bermakna melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap

pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan pada berbagai jenjang

administrasi pelayanan. Pelaksanaan pembinaan dan supervisi selama ini

jarang dilaksanakan bahkan tidak pernah dilakukan, berikut komentar

responden:

“Pembinaan dan supervisi dari propinsi ke kabupaten maupun dari kabupaten ke puskesmas jarang dilakukan bahkan boleh dikatakan pada akhir-akhir ini tidak ada. Hal ini karena berbagai keterbatasan yakni dana, disorientasi terhadap SP2TP (lebih ke program)”.(Responden 2)---Petugas kabupaten “Pembinaan dan supervisi dari kabupaten ke puskesmas jarang dilakukan bahkan boleh dikatakan pada akhir-akhir ini tidak ada, sehingga dapat mempengaruhi kualitas dari hasil laporan,”(Responden 8)---Petugas puskesmas



54

Pembinaan dan supervisi yang dilakukan secara berkala dan

berkesinambungan merupakan faktor penting dalam upaya untuk

memberikan pemahaman dan ketrampilan dalam pengelolaan data, baik

itu pada level kabupaten maupun puskesmas.khususnya prosedur dan

tata pengelolaan laporan yang benar.

7. Aspek Perilaku

Perilaku organisasi yang biasa disebut sebagai perilaku

administrasi mempunyai pandangan tentang perilaku manusia dalam

organisasi yang menyangkut dengan proses kerjasama, berhubungan

satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Aspek perilaku didalam

pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di

Kabupaten Timor Tengah Selatan dapat dilihat dari faktor-faktor

dibawah ini :

a Sikap.

Sikap adalah sesuatu yang kompleks, yang bisa didefinisikan

sebagai pernyataan-pernyataan evaluatif, baik yang menyenangkan

maupun yang tidak menyenangkan, atau penilaian mengenai obyek,

manusia, atau peristiwa-peristiwa. Sikap merupakan cara reaksi tehadap

pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas terkait dengan

penguasaan pengetahuan dan kemampuan pada proses pengumpulan

dan penggunaan data. Cara bersikap sebagai pemimpin atau pengambil

keputusan, melalui upaya yang berhubungan dengan kebijakan dan

komitmen untuk keberhasilan program, seperti komentar responden :

”………. kebijakan dan komitmen yang kami tempuh ke depan adalah dengan (a) menerapkan SP2TP sistem satu pintu (b) melibatkan stake holders/NGO/LSM yang peduli dengan sistem informasi kesehatan (c) Advokasi dan pendekatan dengan para pengambil keputusan di daerah/dukungan politis”. (Responden 1)---Petugas Kabupaten Pengelolaan data yang belum terintegrasi secara baik memerlukan

komitmen untuk menata manajemen sistem pengelolaan data secara



55

benar dan terpadu. Selain itu upaya untuk melibatkan stake holders serta

pendekatan dan advokasi kepada para pengambil kebijakan di daerah

merupakan solusi lain bagi kesinambungan pelaksanaan SP2TP.

Perwujudan peranan dan sikap yang penting untuk kesinambungan

dan kelancaran pelaksanaan pencatatan dan pelaporan puskesmas

adalah kegiatan pertemuan berkala dan upaya umpan balik sebagai

bentuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan kegiatan tersebut :

”Ya... pertemuan berkala sangat penting, untuk mengkaji sejauh mana perkembangan program baik keberhasilan maupun kegagalannya, menilai kesinambungan program SP2TP, feed back untuk perbaikan dan peningkatan program. Pertemuan berkala belum berjalan dengan baik, dan frekwensinya sangat terbatas dan tidak konsisten”. (Responden 1)---Petugas kabupaten ”…...... pertemuan berkala khusus untuk SP2TP sangat terbatas bahkan tidak pernah dilakukan. Kalaupun ada pertemuan biasanya disisipkan pada pertemuan program pada setiap awal bulan, keadaan ini tidak efektif, dan kita tidak bisa menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan SP2TP secara periodik”(Responden 13)---Petugas puskesmas Pertemuan berkala merupakan forum yang sangat penting untuk

evaluasi kegiatan, melihat perkembangannya dan melakukan upaya

umpan balik bagi kesinambungan serta keberhasilan program. Pertemuan

berkala secara khusus untuk mengevaluasi program SP2TP tidak pernah

dilakukan.

Dilihat dari cara bersikap petugas pengelola data, mereka lebih

fokus kepada pekerjaan karena loyalitas terhadap tugas yang dibebankan

oleh pimpinan sesuai kemampuan yang ada, artinya bekerja semampunya

tanpa target atau standart yang jelas :

”Kami sebagai tenaga pengelola data di puskesmas, ……. bagi kami bukan masalah suka atau tidak suka terhadap pekerjaan tsb, tapi bagaimana kami berusaha mengamankan dan menjalankan apa yang ditugaskan oleh pimpinan sesuai dengan kemampuan yang ada”.(Responden 12)---Petugas puskesmas Aspek kesetiaan pada penugasan pimpinan dalam melaksanakan

tugas sebagai tenaga pengelola data dapat dilihat sebagai suatu nilai



56

yang positif, tapi harus diimbangi dengan penguasaan akan tugas dan

pekerjaan tersebut sehingga dapat menghasilkan laporan yang

berkualitas.

b Motivasi.

Motivasi merupakan dorongan atau keinginan untuk bekerja sesuai

dengan tugas dan tanggungjawab, namun pada kenyataan motivasi yang

diwujudnyatakan dalam tindakan atau aksi belum terlalu memberikan

harapan untuk keberhasilan pelaksanaan SP2TP di puskesmas maupun

di dinas kesehatan kabupaten. Motivasi dapat dilihat dari aksi atau

tindakan nyata berupa kebijakan dan komitmen yang diambil dan motivasi

dalam bekerja, seperti yang disampaikan responden berikut :

”Kebijakan dan komitmen yang ditempuh adalah mengubah pola kerja yang lama dengan orientasi pada perbaikan dan mengacu pada (a) sistem atau juknis pelaksanaan SP2TP (sampai saat ini puskesmas kami belum ada juknisnya), ……. (e) meningkatkan alokasi dana untuk operasional SP2TP”(Responden 7)---Petugas puskesmas ”Ya…. kebijakan dan komitmen yang kami buat :……… (c) melakukan koordinasi dengan dinas kesehatan kabupaten, NGO/LSM (d) meningkatkan alokasi dana untuk operasional SP2TP”.(Responden 9)---Petugas puskesmas Advokasi, koordinasi dan pengawasan berjalan belum optimal pada

semua level baik itu ditingkat kabupaten maupun tingkat puskesmas.

Motivasi atau dorongan untuk melakukan advokasi, koordinasi dan

pengawasan dari pengelola data dan pengguna informasi dipengaruhi

oleh pemahaman serta pengetahuan tentang proses pelaksanaan SP2TP

serta manfaat dari kegiatan tersebut.

c Nilai.

Nilai merupakan pandangan atau anggapan atau kepercayaan

mengenai sesuatu itu baik atau buruk. Nilai mengandung kepercayaan

bahwa suatu tindakan dan perbuatan dianggap patut ataupun tidak patut



57

dilakukan oleh seseorang berdasarkan pertimbangan baik secara individu

maupun sebagai masyarakat.

Pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Kabupaten Timor

Tengah Selatan diharapkan dapat memberi nilai atau manfaat bagi

pelaksanaan program secara keseluruhan. Secara umum dapat

disampaikan bahwa nilai yang didapatkan dalam pelaksanaan SP2TP

cukup dirasakan walaupun belum optimal, seperti diungkapkan responden

berikut :

“Walaupun belum optimal, namun menurut kami bermanfaat sekali untuk kebutuhan pelayanan kesehatan di puskesmas karena bisa dipakai untuk evaluasi kemajuan program, ……… sebagai data based untuk perencanaan dan penyusunan program/kegiatan”. (Responden 8)---Petugas puskesmas Nilai atau manfaat yang didapatkan dari pelaksanaan SP2TP

dipengaruhi oleh tindakan dari pengelola data dan pengguna data

kaitannya dengan peran, tanggungjawab, uraian tugas dan kewajiban,

dimana pola dan proses pelaksanaan program yang belum dikelola

secara baik sehingga menghasilkan informasi yang belum maksimal pula.

8. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

Kinerja sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan

sebuah proses untuk menghasilkan data, dengan tujuan utamanya yaitu

tersedianya informasi atau data yang berkualitas untuk upaya tindakan

dan pengambilan keputusan. Salah satu indikator untuk mengetahui

kualitas data adalah kelengkapan datanya, sesuai dengan hasil

pengamatan peneliti, pada tahap pelaksanaan SP2TP di beberapa

puskesmas terpilih didapatkan hasil seperti pada tabel dibawah ini :



58

Tabel 7. Oservasi Pelaksanaan SP2TP

No Obyek Observasi P1 P2 P3 P4

1 Persediaan format dan kartu V V V V

2 Fasilitas pendukung : a. Listrik V V X X

b. Komputer V V X X

c. Mesin tik V V V V

3 Penyimpanan data (lemari/rak) V V V V

4 Ketersediaan dokumen protap X X X X

5 Struktur organisasi/dokumen pembagian tugas X X X X

6 Dokumen uraian tugas/tupoksi X X X X

7 Dokumen mekanisme pelaporan X X X X

Keterangan : V= ada P1 = puskesmas kunjungan terbanyak X= tidak P2 = puskesmas kunjungan paling sedikit P3 = puskesmas terdekat

P4 = puskesmas terjauh Dari empat puskesmas yang diobservasi, semua puskesmas

mempunyai persediaan format dan kartu, sementara fasilitas pendukung

berupa listrik dan komputer hanya ada pada dua puskesmas (Kota SoE,

Nulle) sedangkan dua puskesmas (Hauhasi, Kualin) lainnya tidak ada.

Untuk faslitas mesin tik dan fasilitas penyimpanan data semua puskesmas

memilikinya, tapi pada Puskesmas Kualin dan Hauhasi data belum tertata

dengan baik. Sedangkan untuk ketersediaan dokumen baik itu protap,

struktur organisasi, tupoksi dan mekanisme laporan semuanya tidak

punya.

Untuk kelancaran administrasi sistem pelayanan kepada

masyarakat diperlukan beberapa macam buku registrasi seperti buku

register pendaftaran pasien, buku register rawat jalan dan buku register

obat atau LPLPO. Database atau kearsipan yang diamati berkaitan

dengan sistem pelayanan di puskesmas seperti terungkap pada tabel di

bawah ini :



59

Tabel 8. Administrasi Pelayanan Dengan SP2TP


1 Pendaftaran pasien : Register kunjungan V V V V

2 Pemeriksaan dan diagnosis : Register rawat jalan V V V V

3 Apotek : Register obat (LPLPO) V V V V

Keterangan : V= ada P1 = puskesmas kunjungan terbanyak X= tidak P2 = puskesmas kunjungan paling sedikit P3 = pusesmas terdekat

P4 = puskesmas terjauh

Dari empat puskesmas yang diobservasi oleh peneliti bahwa

semua pasien yang datang dicatat pada register kunjungan, selanjutnya

untuk hasil pemeriksaan dan diagnosis pasien dicatat pada register rawat

jalan, sedangkan pengarsipan bagi pasien yang sudah ambil obat dicatat

pada register obat atau LPLPO.

Sedangkan database untuk menunjang proses pelayanan, berupa

data kependudukan, data ketenagaan dan data fasilitas pendukung dan

data keuangan, dapat digambarkan pada tabel berikut :

Tabel 9. Kelengkapan Database Penunjang Pelayanan


1 Data kependudukan : a. Family folder V V V V

b. Mutasi penduduk X X X X

2 Data ketenagaan : a. Data tenaga V V V V

b. Data mutasi tenaga V V V V

3 Data Peralatan & keuangan : a. Keuangan V V V V

b. Peralatan V X V X

Keterangan : V = Ada P1 = puskesmas kunjungan terbanyak X = Tidak ada P2 = puskesmas kunjungan sedikit P3 = puskesmas terdekat

P4 = puskemas terjauh



60

Dari tabel diatas, data kependudukan berupa family folder semua

puskesmas ada datanya, sedangkan data kependudukan tentang mutasi

penduduk semua puskesmas tidak punya. Dilihat dari aspek kelengkapan

data ketenagaan baik itu data tenaga maupun data mutasi tenaga

semuanya lengkap. Sementara untuk data keuangan semua puskesmas

tersedia datanya, sedangkan untuk data peralatan hanya dua puskesmas

yang lengkap, dua puskesmas lainnya tidak lengkap.

Database yang berhubungan dengan sistem pelayanan

dipuskesmas meliputi data LB 1 (data kesakitan), LB 2 (data obat-obatan),

LB 3 (KIA, Gizi, Imunisasi dan P2M), LB 4 (kunjungan, perkesmas,

pelayanan dasar gigi, rawat inap, JPKM/jamkesmas, laboratorium, UKS,

PKM, kesehatan lingkungan, kesehatan olahraga, PSM/pemberdayaan

keluarga).

Databese tersebut bisa dipakai untuk membantu Dinas Kesehatan

Kabupaten dalam menyusun perencanaan tahunan, bahan penilaian

kinerja dan keberhasilan puskesmas berdasarkan beban kerja dan

pencapaian hasil kegiatan puskesmas, sebagai bahan untuk pemantauan,

evaluasi dan pengendalian program dan sebagai bahan untuk

menentukan prioritas masalah dan upaya pemecahan serta tindak

lanjutnya.

Semua data atau informasi dari sistem pencatatan dan pelaporan

puskesmas yang tersedia bisa dijadikan bahan dalam musyawarah

perencanaan dan pembangunan tingkat kecamatan maupun musyawarah

perencanaan dan pembangunan tingkat kabupaten ataupun jenjang

diatasnya. Data atau informasi bisa juga dipakai sebagai bahan dalam

pengambilan keputusan dalam upaya untuk perbaikan dan

pengembangan program dan peningkatan penataan manajemen

organisasi. Untuk itu kelengkapan database pelayanan di puskesmas

terpilih, dapat dijadikan indikator kinerja bagi kualitas sistem pencatatan

dan pelaporan puskesmas seperti pengamatan peneliti berikut ini :



61

Tabel 10. Database Kegiatan Pelayanan di Puskesmas


1 LB 1 - data kesakitan L TL L L

2 LB 2 - data obat-obatan : - Stock obat L L L L

- Permintaan obat L L L L

- Pemakaian obat L L L L

3 a. LB 3 - data KIA : - Data pelayanan ibu &anak L L L L

- Data tumbuh kembang anak L TL L TL

b. LB 3 - Gizi L L L L

c. LB 3 - Imunisasi L L L L

d. LB 3 - Pengamatan penyakit menular L TL L L

4 LB 4 meliputi : - Kunjungan L L L L

- Perkesmas L TL L L

- Pelayanan dasar gigi L TL L TL

- Rawat inap TL TL TL TL

- JPKM/Jamkesmas L L L L

- Laboratorium L TL L TL

- UKS L TL L L

- PKM L TL L L

- Kesehatan lingkungan L TL L L

- Kesehatan olahraga TL TL TL TL

- Pemberdayaan keluarga/PSM TL TL TL TL

Prosentase TL (tidak lengkap) 15 60 15 30

Keterangan : L = lengkap (Jan s/d Des 08) P1 = puskesmas kunjungan terbanyak TL= tidak lengkap( < 12 bulan) P2 = puskesmas kunjungan sedikit P3 = puskesmas terdekat

P4 = puskesmas terjauh

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa puskesmas yang paling

banyak kunjungan pasien dan puskesmas yang paling dekat, yakni

Puskesmas Kota SoE dan Puskesmas Nulle memiliki tata pengelolaan



62

data yang cukup baik (85 % lengkap) sehingga hampir semua data

kegiatan pelayanan di puskesmas lengkap dan tersedia dan tertata

dengan baik. Sedangkan untuk puskesmas yang jumlah kunjungan pasien

paling sedikit dan puskesmas yang paling jauh, yakni Puskesmas Kualin

kelengkapan dan ketersediaan datanya 40 %, dan kearsipannya belum

tertata dengan baik, begitu pula Puskesmas Hauhasi kelengkapan dan

ketersediaan datanya 70 % dan kearsipannya belum tertata dengan baik.

Puskesmas Hauhasi kelengkapan dan ketersediaan data cukup tinggi

yakni 70 % karena tenaga pengelola datanya seorang dokter yang

menguasai sistem pencatatan dan pelaporan dan disiplin dalam menata

dan mengelola data.

Bagi puskesmas dengan kunjungan terbanyak (P1), laporan yang

tidak lengkap meliputi kegiatan rawap inap, kesehatan olahraga dan

pemberdayaan masyarakat, hal ini disebabkan karena program atau

kegiatannya tidak ada. Puskesmas dengan kunjungan yang paling sedikit

(P2), laporan yang tidak lengkap terdiri dari data kesakitan, data tumbuh

kembang anak, pengamatan penyakit menular, perkesmas, pelayanan

dasar gigi, rawat inap, laboratorium, UKS, PKM, kesling, kesehatan

olahraga dan pemberdayaan masyarakat, disebabkan karena tenaga di

Puskesmas Kualin (tahun 2008) hanya 3 orang dan praktis banyak

kegiatan yang tidak dikerjakan. Untuk puskesmas terdekat (P3), laporan

yang tidak lengkap meliputi kegiatan rawap inap, kesehatan olahraga dan

pemberdayaan masyarakat, hal ini disebabkan karena program atau

kegiatannya tidak ada. Sementara puskesmas yang terjauh (P4) yaitu

Puskesmas Hauhasi, laporan yang tidak lengkap meliputi data tumbuh

kembang anak, pelayanan dasar gigi, rawat inap, laboratorium, kesehatan

olahraga dan pemberdayaan masyarakat, disebabkan karena tenaga

terbatas, maka kegiatannya pun terbatas.



63

B. Pembahasan

1. Proses pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Sesuai dengan peranan dan fungsi dari pelaksanaan SP2TP yakni

didapatkannya semua data hasil pelaksanaan kegiatan di puskesmas

(temasuk didalamnya puskesmas pembantu, puskesmas keliling, polindes

dan pos kesehatan desa) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya

data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai dengan

kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur guna menunjang

pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.

Dari hasil wawancara dengan responden dan hasil temuan

lapangan, terungkap bahwa proses pelaksanaan SP2TP belum berjalan

dengan baik sesuai dengan mekanisme dan garis program yang sudah

ditentukan. Proses kerja yang terjadi selama ini, baik itu kabupaten

maupun puskesmas, sudah berjalan walaupun hasilnya belum terlalu

optimal, hal ini disebabkan karena pelaksanaan SP2TP belum sesuai

dengan pedoman dan petunjuk teknis, hal ini dibuktikan dengan sistem

pengelolaan data yang belum optimal artinya belum terintegrasi dengan

baik dan masih terdapat beberapa hambatan teknis misalnya, laporan

sering nyasar bahkan hilang, laporan tidak tepat waktu dan laporan tidak

lengkap.

Pelaksanaan SP2TP mulai dari prosesnya sampai dengan hasil

dilakukan secara manual dimulai dari tingkatan pelayanan kesehatan yang

terdekat dengan masyarakat mulai bidan desa, polindes, pustu,

poskesdes, dan puskesmas sampai dengan jenjang pelayanan kesehatan

diatasnya. Kegiatan pokok puskesmas yang dilakukan di dalam gedung

maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas tempat tidur, dan

puskesmas pembantu serta bidan di desa harus dicatat dan dilaporkan.

Penggunaan laporan yang dihasilkan dari Sistem Pencatatan dan

Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) dan informasi lainnya yakni

untuk menunjang proses manajemen tingkat puskesmas, sebagai bahan



64

penyusunan rencana tahunan puskesmas, sebagai bahan penyusunan

rencana kerja operasional puskesmas serta bahan untuk pemantauan,

evaluasi dan pembinaan. Hal ini sesuai dengan petunjuk teknis tentang

pelaksanaan SP2TP (Depkes RI, 1997).

Sistem pencatatan dan pelaporan yang berkualitas tentunya dapat

dilihat dari faktor ketersediaan data dan pemanfaatan data secara

konsisten dan berkesinambungan. Dilihat dari kondisi dan situasi yang

terjadi saat ini dilapangan, peranan dan manfaat SP2TP belum maksimal

sebagai database, yang dapat digunakan untuk perencanaan, evaluasi,

dan pengambilan keputusan, hanya saja belum optimal karena bebagai

permasalahan. Secara umum persoalan yang paling menonjol adalah

kemampuan atau profesionalitas dari para pengguna yang masih lemah,

masih terbatasnya jumlah sarana, sistem organisasi SP2TP yang belum

optimal, sehingga kualitas informasi dan pemanfatannya tidak maksimal.

Data atau informasi yang dihasilkan dan dimanfaatkan secara baik

dan terus menerus memerlukan suatu strategi khusus yang difokuskan

pada tiga aspek yaitu meningkatkan kualitas teknis, yang meliputi proses

datanya, sarananya, membangun kapasitas individu. Faktor lainnya yakni

memperkuat sistem atau konteks organisasional dan faktor perilaku yang

menekankan pada pengetahuan dan kemampuan pada proses

pengumpulan dan penggunaan data (Lafond & Filelds, 2003).

2. Aspek Teknis

Aspek teknis berhubungan dengan ketersediaan sistem dan aspek

pendukung lainnya seperti ketersediaan format dan kartu, teknologi serta

ketersediaan tenaga yang profesional, terampil di bidang sistem informasi

kesehatan.

Ketersediaan sistem didalam mendukung pelaksanaan kegiatan

pencatatan dan pelaporan puskesmas di Kabupaten Timor Tengah

Selatan, sudah ada sejak tahun 1981, namun didalam perjalanannya

mengalami berbagai upaya penyempurnaan dan perbaikan sesuai dengan



65

kebutuhan dan perkembangan zaman. Kondisi ini sesuai dengan teori

tentang disain sistem, yakni model sistem informasi sebagai sesuatu yang

ditentukan oleh pengguna atau manajer (Anderson, 1994). Dalam

pandangan ini, sistem informasi dianggap bersifat endogen terhadap

organisasi, yaitu dimana para anggota organisasilah yang memegang

kontrol terhadap aspek teknis dari sistem tersebut dan dapat

mengendalikan konsekuensi dari implementasinya. Menurut teori ini,

perubahaan terjadi secara rasional seiring dengan dikenalinya kebutuhan-

kebutuhan yang ada dan masalahpun dapat terselesaikan.

Dari uraian diatas, maka dalam implementasi SP2TP di Kabupaten

Timor Tengah Selatan belum sesuai dengan makna pengenalan sistem

secara mendalam terhadap kebutuhan-kebutuhan yang ada. Pengguna

informasi belum mampu mengendalikan perubahaan yang dihasilkan oleh

SP2TP, sehingga peranan dan manfaatnya belum optimal dalam

pelaksanaan program.

Ketersediaan sarana berupa format dan kartu maupun fasilitas

penunjang dalam pelaksanaan SP2TP di Kabupaten Timor Tengah

Selatan belum sesuai dengan harapan, artinya tersedianya sarana belum

menjawab kebutuhan dan masih ada kekurangannya. Begitu pula dengan

ketersediaan SDM yang profesional, hampir semua pengelola data di

Kabupaten Timor Tengah Selatan latar belakang pendidikannya adalah

tenaga kesehatan, dan fokus kegiatan lebih pada penanganan program

atau kegiatan, sementara pengelolaan data hanya sebagai sampingan.

Kegiatan pendidikan, pelatihan dan magang yang berkualitas

diharapkan mampu meningkatkan kapasitas petugas pengelola data,

namun jarang dilakukan bahkan tidak ada. Bagaimanapun orang

seharusnya tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya yaitu

pendidikan formal, karena belajar adalah suatu proses seumur hidup (long

life process). Oleh karena itu program pelatihan dan pengembangan

karyawan harus bersifat berkesinambungan dan dinamis sesuai dengan

kebutuhan dan manfaatnya untuk penguasaan pengetahuan dan



66

ketrampilan, serta tanggungjawab terhadap.pelaksanaan program

(Rachmawati, 2008).

Namun pada kenyataan kegiatan pelatihan yang dilaksanakan

secara terus menerus untuk meningkatkan kapasitas petugas pengelola

data di Kabupaten Timor Tengah Selatan jarang dilakukan, kalaupun ada

tidak terancana dengan baik dan waktunya tidak pasti dan tidak

komprehensif.

3. Aspek Sistem/Kelembagaan

Kepemimpinan di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah

Selatan, dalam upaya untuk mengelola sumber daya, menggerakkan dan

mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan, dalam tataran

organisasi secara umum sudah dijalankan, tapi keberpihakan manajemen

secara khusus terhadap pelaksanaan SP2TP dengan memperhatikan

sumber daya secara benar sampai dengan saat ini belum optimal.

Berbagai masukan dan saran lewat kerjasama dan koordinasi dengan

berbagai pihak yang peduli tentang sistim informasi kesehatan dari waktu

ke waktu, tentunya dapat merubah pola pikir baik pihak manajemen

maupun staf. Peranan kepemimpinan di dalam kesuksesan pelaksanaan

SP2TP cukup penting untuk menggerakkan semua potensi organisasi

untuk mendapatkan hasil yang optimal yakni laporan yang berkualitas.

Menurut Wijono (1997) menyatakan bahwa kepemimpinan

(leadership)berkaitan dengan pokok atau inti dari pada manajemen.

Kepemimpinan berkaitan pula dengan kemampuan motivasi, komunikasi

dan membina hubungan antar manusia. Seorang pemimpin harus

memotivasi dirinya sendiri dan orang lain agar mau bekerja untuk tujuan.

Pemimpin yang mampu berkomunikasi dan mampu berhubungan

manusiawi dengan orang lain (human relations) dengan baik akan lebih

mudah mempengaruhi dan menggerakkan orang lain sesuai dengan

keinginannya dalam mencapai tujan yang dikehendaki.



67

Suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan benar apabila

diatur dengan suatu pedoman, aturan atau regulasi yang jelas berupa

Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan atau Petunjuk Teknis.

Ketersediaan regulasi untuk menuntun pelaksanaan kegiatan SP2TP

hanya tersedia pada level kabupaten berupa SK tim SIK maupun Juknis,

sementara level puskesmas belum ada dan mereka bekerja dengan

berpedoman pada contoh yang sudah ada ataupun karena kebiasaan dari

petugas yang satu ke petugas yang lainnya. Pada hal menurut SK Dir.

Binkesmas no.590/BM/DJ/Info/1996, pada hakekatnya petunjuk teknis ini

memberikan acuan atau pedoman dalam pengolahan, penyajian, dan

interpretasi data SP2TP di tingkat puskesmas dan dinas kesehatan

kabupaten, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan dalam

pengambilan keputusan, perencanaan dan tindak lanjut pemecahan

masalah guna menunjang tugas pokok dan fungsi (Depkes RI, 1997).

Sebuah organisasi akan berfungsi dengan baik apabila didukung

oleh sumber daya yang memadai dan berkualitas. Sumber daya inti dalam

penggerakan organisasi yakni sumber daya manusia, sumber daya dana

dan sumber daya sarana dan prasarana. Kesiapan sumber daya

khususnya sumber daya manusia dan sumber daya dana, hubungannya

dengan pelaksanaan SP2TP di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor

Tengah Selatan, masih merupakan masalah baik dari segi kuantitas dan

kualitas.

Ketersediaan sumber daya manusia untuk mengelola SP2TP di

Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan dari segi kuantitas

tidak bermasalah artinya jumlahnya cukup, namun dari segi kualitas

bermasalah dan kurang profesional, karena semua tenaga pengelola data

adalah tenaga kesehatan dan fokus kerjanya yaitu mengurus program

sedangkan pekerjaan mengolah data dilakukan apabila ada waktu yang

luang.

Sebuah organisasi di dalam kehadirannya tentunya mempunyai

bermacam-macam tujuan dan harapan yang ingin dicapai. Tujuan dan



68

harapan tersebut bisa diraih dengan dukungan dan pemberdayaan

seluruh sumber daya yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Seluruh

sumber daya yang ada pada organisasi yang menunjukkan keunggulan

kompetitif potensial adalah sumber daya manusia. Keberhasilan sebuah

organisasi tergantung bagaimana kesiapan sumber daya manusianya,

pengelolaannya baik jumlah dan kualitas yang cukup dan mempunyai visi

dan misi jelas (Rachmawati, 2008).

Alokasi sumber daya dana di dalam pelaksanaan program SP2TP

di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, belum

mendapatkan perhatian secara proporsional, artinya belum ada alokasi

pembiayaan secara khusus untuk kesinambungan kegiatan SP2TP, yang

terjadi adalah apabila dibutuhkan dana untuk operasional SP2TP, disiasati

dari program yang lain.

Agar pelaksanaan program SP2TP itu berhasil, maka sesuai

dengan teorinya mengatakan bahwa kegiatan manajemen untuk

menghimpun semua sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dan

dimanfaatkan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi

(Muninjaya, 2004).

Sistem kelembagaan dalam organisasi sangat dibutuhkan untuk

mengatur tata kerja dan tata kegiatan dan pola komunikasi pada

organisasi tersebut. Sistem kelembagaan berupa struktur organisasi,

prosedur tetap dan Tugas pokok dan fungsi perlu diatur dalam aturan

perundang-undangan. Tata aturan perundang-undangan berkenaan

dengan sistem kelembagaan di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor

Tengah Selatan berupa Peraturan Pemerintah, Surat Keputusan dan

Peraturan Daerah sudah ada, namun belum diterapkan atau diaplikasikan

sebagaimana yang diatur didalamnya. Permasalahan yang dihadapi yaitu

lemahnya kesiapan sumber daya manusia untuk implementasi aturan dan

keterbatasan-keterbatasan sumber daya lainnya.

Kondisi saat ini Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan

mempunyai struktur khusus tentang pelaporan yaitu sub bagian pogram



69

dan pelaporan yang berada di Sekretariat (PP 41 tahun 2007), namun

belum berfungsi karena hingga pada saat penelitian, posisi penanganan

SP2TP masih berada di bawah seksi puskesmas, bidang yankes/yanmed.

Dengan kata lain struktur organisasi untuk menggerakkan penanganan

sistem informasi kesehatan di Kabupaten Timor Tengah Selatan belum

berfungsi sebagaimana mestinya sesuai dengan struktur yang baru.

Untuk prosedur tetap dan tugas pokok dan fungsi berkaitan dengan

pelaksanaan SP2TP sesuai dengan SK Dirjen Binkesmas no 590/1996

tersedia, namun keberadaannya hanya tersedia di dinas kesehatan

kabupaten, sementara puskemas tidak tersedia. Pelaksanaan pengolahan

data yang dilakukan selama ini didasarkan pada pengalaman, kebiasaan

dan mengikuti contoh yang sudah ada.

Pembinaan dan supervisi terhadap pelaksanaan SP2TP di Dinas

Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan baik dari propinsi ke

kabupaten maupun dari kabupaten ke puskesmas jarang ada bahkan

tidak ada, alasannya adalah karena keterbatasan dana. Pembinaan dan

supervisi dalam pengawasan pelaksanaan program perlu dilakukan

secara terus menerus. Menurut Wijono (1997) mengungkapkan

pembinaan dan pengawasan dilakukan dengan mengamati pelaksanaan

seluruh aspek program untuk menjamin agar semua kegiatan yang

sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana. Peningkatan

pembinaan dan pengawasan pada hakekatnya akan membawa ataun

berdampak pada peningkatan kemampuan pelaksanaan dan

pengendalian kegiatan.

4. Aspek Perilaku

Begitu pula dengan faktor perilaku menekankan pada pengetahuan

dan kemampuan pada proses pengumpulan dan penggunaan data.

Didalam aspek perilaku melibatkan konsep yang tidak nyata yaitu

motivasi, sikap atau tingkah laku dan nilai yang dipegang seseorang yang



70

berhubungan dengan informasi kesehatan, kinerja, tanggung jawab dan

hierarki.

Sikap dari para pengambil keputusan dan pengelola data terhadap

proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan belum sesuai

dengan tujuan akhir dari SP2TP yakni menghasilkan sistem informasi

kesehatan yang berkualitas. Motivasi dan tingkah laku dari pimpinan dan

pertugas pengelola data tergambar dari upaya-upaya yang dilakukan saat

ini, dan bisa ditunjukkan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan

jumlah dan frekwensi yang sangat terbatas, misalnya pembinaan dan

supervisi yang minim, pertemuan berkala yang jarang bahkan tidak pernah

dilakukan, tidak adanya umpan balik, tidak dibagikannya juknis ke

puskesmas dan belum adanya kepedulian dan keberpihakan yang serius

terhadap program SP2TP.

Nilai atau manfaat yang didapatkan dari pelaksanaan SP2TP

adalah bagaimana proses itu berjalan, mendapatkan informasi yang

berkualitas dan digunakan secara konsisten untuk perencanaan dan

evaluasi program bahkan untuk pengambilan keputusan. Agar informasi

menjadi lengkap dan akurat maka data atau informasi dari SP2TP harus

dikonfirmasi dan dipadukan dengan data/informasi lainnya di kecamatan,

bahkan dengan data yang bersifat ”community based”(misalnya sensus,

survey, studi) sehingga dapat dimanfaatkan untuk pengambilan

keputusan pada berbagai jenjang administrasi kesehatan dan pihak-pihak

yang berkepentingan (Depkes RI,1997). Hasil penelitian mengatakan

bahwa baik di dinas kesehatan kabupaten maupun di puskesmas

mamahami peranan dan manfaat dari SP2TP, namun belum optimal

dalam tindakan atau aksi nyata untuk menggunakan sistem informasi

untuk perencanaan dan evaluasi, hal ini dapat terjadi karena faktor

kapasitas, pengetahuan, pemahaman dan kemauan baik dari pihak

pimpinan maupun tenaga pengelola data.



71

5. Kinerja Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas

Kinerja sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas dapat diukur

dengan suatu indikator yakni kualitas informasi yang dihasilkan, baik dari

segi kelengkapannya, relevansinya dan pemanfatannya. Kualitas

informasi yang dihasilkan dari berfungsinya proses pelaksanaan SP2TP

di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan belum optimal

sesuai dengan konsep awalnya. Hal ini dipengaruhi oleh belum

tersedianya SDM yang profesional di bidang sistem informasi kesehatan,

terbatasnya sarana dan prasarana penunjang, terbatasnya alokasi dana,

belum adanya aplikasi atau software khusus SP2TP, masih lemahnya

keberpihakan dan orientasi pada program SP2TP.

Kinerja merupakan fungsi dari motivasi, ability (kemampuan) dan

role perception (pemahaman peran) atau pemahaman seseorang atas

tugas dan perilaku yang diperlukan untuk mencapai kinerja yang tinggi.

Dan seseorang dikatakan mempunyai pemahaman peran yang tinggi bila

ia tahu dengan persis tentang bagaimana mengerjakan dan

menyelesaikan tugasnya dengan sebaik-baiknya.

Pada hal menurut teori data atau informasi yang dihasilkan dan

dimanfaatkan secara baik dan berkesinambungan dipengaruhi oleh tiga

aspek penting yakni meningkatkan kualitas teknis, yang meliputi proses

datanya, sarananya, membangun kapasitas individu. Kedua faktor lainnya

yakni memperkuat aspek sistem atau konteks organisasional dan aspek

perilaku yang menekankan pada pengetahuan dan kemampuan pada

proses pengumpulan dan penggunaan data (Lafond & Filelds, 2003).

Untuk memahami kinerja pelaporan yang dihasilkan dapat dilihat

faktor kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan sistem pencatatan

pelaporan puskesmas ditinjau dari aspek teknis, aspek sistem

kelembagaan/lingkungan dan aspek perilaku dapat diperhatikan pada

tabel berikut :



72

Tabel 11. Kelebihan dan kelemahan dalam pelaksanaan SP2TP

Komponen P1 P2 P3 P4 Kelebihan Kelemahan Kelebihan Kelemahan Kelebihan Kelemahan Kelebihan Kelemahan

Ada SDM Belum terlatih Ada SDM Belum terlatih Ada SDM Belum terlatih Ada SDM Belum terlatih Teknis Tersedia Komputer

Pemakaian belum optimal

Tersedia mesin tik

Secara manual Tersedia Komputer

Pemakaian belum optimal

Tersedia mesin tik

Secara manual

Leadership Kebijakan dan komitmen belum pro SP2TP




Pengolahan SP2TP berdasarkan contoh yang ada/rutinitas

Tidak punya Juknis serta pembinaan dan pengawasan kurang







Keterlibatan NGO/LSM

Konsistensi MOU kurang

Keterlibatan stake holder

Belum optimal Keterlibatan stake holder

Belum optimal Keterlibatan stake holder

Belum optimal

Sistem

Koordinasi, advokasi dan pengawasan

Terbatasnya kemampuan pesonal







Peranan dan taggung jawab

Pemahaman pentingnya data kurang







Perilaku

Sikap dan motivasi bekerja

Beban kerja dan penghargaan kurang







P1 = puskesmas kunjungan terbanyak P2 = puskesmas kunjungan sedikit P3 = puskesmas terdekat P4 = puskemas terjauh



73

Dari aspek teknis, sumber daya manusia yang profesional sebagai

penggerak dalam pengelolaan SP2TP tidak tersedia karena belum ada

upaya penguatan kapasitas terhadap petugas kesehatan yang selama ini

berkecimpung dalam penanganan laporan. Ketersediaan teknologi berupa

komputer belum dioptimalkan fungsinya dan hanya dipakai untuk

mengetik surat, belum dipakai untuk pengelolaan data

Untuk aspek sistem, leadership/kepemimpinan didalam

pelaksanaan SP2TP belum berpihak pada upaya untuk meningkatlkan

kinerja dari sistem pencatatan dan pelaporan. Upaya koordinasi, advokasi

dan pengawasan belum dijalankan secara baik dalam rangka untuk

mendapatkan dukungan atau keterlibatan dalam pelaksanaan sistem.

Dari aspek perilaku, peranan, tugas dan tanggungjawab

dihubungkan dengan upaya pengelolaan dan penggunaan data belum

signifikan karena rendahnya motivasi kerja, hal ini disebabkan karena

pengetahuan dan ketrampilan kurang, pembinaan dan pengawasan

kurang dan tidak adanya penghargaan atau insentif.

Sesuai dengan pengamatan pada tiga aspek diatas dalam

pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas, semuanya

dapat berdampak pada kinerja pelaporan puskesmas. Untuk mengetahui

beberapa puskesmas yang mempunyai kinerja baik dan beberapa

puskesmas mempunyai kinerja kurang terhadap pelaksanaan SP2TP,

dapat dilihat dari aspek teknis, sistem dan perilaku seperti pada tabel

berikut :



74

Tabel 12. Kinerja pelaksanaan SP2TP dengan kategori baik dan kurang

Komponen Kinerja baik Kinerja Kurang

Teknis a. Tersedia komputer

b. SDM banyak

c. Akses mudah

d. Fasilitas tersedia

a. Tidak ada komputer

b. SDM terbatas

c. Akses sulit

d. Fasilitas kurang

Sistem • Leadership stabil

• Konsultasi mudah

• Pembagian tugas merata

• Beban kerja relatif kurang

• Keterlibatan NGO/LSM

• Leadership kurang stabil

• Konsultasi relatif sulit

• Tupoksi kurang merata

• Beban kerja banyak

• NGO/LSM belum terlibat

Perilaku • Peran dan tanggung jawab

terhadap pekerjaan merata

• Motivasi pemanfaatan data

tinggi

• Ketekunan kerja cukup tinggi

• Peran dan tanggung jawab

terhadap pekerjaan kurang

merata

• Motivasi pemanfaatan data

kurang

• Ketekunan kerja kurang

Berdasarkan tabel diatas dapat diambil kesimpulan bahwa

puskesmas-puskesmas dengan pelaksanaan SP2TP baik, karena

puskesmas-puskesmas tersebut dilihat dari aspek teknis, aspek sistem

kelembagaan dan aspek perilaku mendukung, berfungsi dan tersedia.

Sedangkan puskesmas-puskesmas dengan pelaksanaan SP2TP kurang

karena puskesmas-puskesmas tersebut dilihat dari aspek teknis, aspek

sistem kelembagaan dan aspek perilaku kurang mendukung, dan bahkan

tidak tersedia.



75

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari uraian hasil penelitian dan pembahasan, dapat ditarik kesimpu

sebagai berikut :

1. Pengetahuan dan perilaku para pengelola dan pengguna data belum

mendukung untuk keberhasilan SP2TP, terutama perilaku terhadap

proses pengumpulan dan penggunaan SIK serta motivasi untuk

membuat keputusan berdasarkan fakta.

2. Aspek Teknis berkaitan dengan pengenalan dan pemahaman

terhadap SP2TP secara baik belum terjadi. Ketersediaan format dan

kartu apabila kurang apabila kurang dibebankan kepuskesmas. Dari

segi teknologi berupa komputer dan jaringannya belum banyak

manfaatnya karena petugasnya belum siap. Tenaga yang terampil

dan profesional dibidang SP2TP belum ada.

3. Aspek Sistem Kelembagaan, terutama kaitannya dengan

kepemimpinan yang fokus dan berpihak pada program SP2TP, dan

upaya untuk menggerakkan semua potensi sumber daya organisasi

belum optimal.

4. Aspek Perilaku, berupa respons terhadap program SP2TP, baik oleh

pengelola dan pengguna data belum optimal di dalam tindakan

nyata. Jadi belum terjadi sikap yang konsisten antara pemahaman

pengetahuan dan tindakan nyata untuk mendukung proses

pelaksanaan SP2TP. Tingkah laku secara sadar untuk

memanfaatkan data dalam pengambilan keputusan belum terjadi

baik itu pengambil kebijakan maupun petugas pengelola data.

5. Kinerja sistem pencatatan dan pelaporan berupa informasi yang

dihasilkan belum sesuai dengan indikator yang diharapkan yaitu

informasi yang berkualitas, baik dari segi kelengkapan, relevansinya

dan pemanfaatannya.



76

B. Saran

Dalam rangka peningkatan dan perbaikan pelaksanaan sistem

pencatatan dan pelaporan puskesmas pada masa yang akan datang,

pada kesempatan ini peneliti menyampaikan saran-saran sebagai berikut :

1. Perlu dilakukan penataan kembali struktur pengelolaan data secara

benar.

2. Perlu penguasaan dan pemahaman secara benar dan mendalam

tentang peranan dan manfaat SP2TP, sehingga mendapat perhatian

secara sungguh-sungguh serta merencanakan alokasi sumber daya

yang proporsional sesuai dengan kebutuhan operasionalnya.

3. Perlu penataan dan penguatan sistem kelembagaan, kepemimpinan

yang paham dan peduli terhadap kelancaran dan kesinambungan

pelaksanaan SP2TP,.

4. Perlu disiapkan regulasi sebagai dasar hukum yang mendukung

pelaksanaan SP2TP,dalam bentuk juknis dan surat keputusan.

5. Perlu dilakukan pelatihan dan magang secara terencana dan

berkesinambungan guna mendapatkan SDM yang terampil dan

profesional di dalam pengelolaan data

6. Perlu dilakukan pembinaan dan supervisi serta pengendalian

secara teratur guna pengendalian pengawasan terhadap kelancaran

dan kesinambungan pelaksanaan SP2TP.

7. Diperlukan adanya insentif yang layak untuk meningkatkan motivasi

kerja bagi para pengelola data.

8. Diperlukan upaya penataan secara komprehensif terhadap

pengelolaan SP2TP, sehingga dapat menjadi masukkan bagi

pengembangan dan penerapan sistem informasi kesehatan secara

elektronik di Kabupaten Timor Tengah Selatan



77

DAFTAR PUSTAKA

Azwar, A. (1996) Pengantar Aministrasi Kesehatan. Edisi Ketiga Jakarta

Donabedian, A. (1979) Aspects of medical care administration specifying requirement for health care. Harvard University Press. Massachusetts, London

Depkes.RI (2003) Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 004/Menkes/SK/I/2003 tentang Kebijakan dan Strategi Desentralisasi Bidang Kesehatan. Jakarta

Depkes RI. (1997a) Pedoman Sistim Informasi Manajemen Puskesmas.Jakarta

Depkes RI.(1997b) Petunjuk Pelaksanaan Sistim Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas. Jakarta

Depkes RI. (1997c) Petunjuk Penglahan dan Pemanfaatan data SP2TP.

Jakarta

Dinkes Kabupaten Timor Tengah Selatan (2007) Profil Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan. SoE/Kab.TTS

Lafond, A, and Fields (2003) The Prism: Introducing an Analytical

Framework for Understanding Performance of Routine Health Information Systems in Developing Countries: A Workshop on Enhancing the Quality and Use of Health Information at the District Level Eastern Cape Province, SouthAfrica, Tersedia dalam http://www.changesproject.org/pubs/prismpapersafrica.pdf (diakses 3 Nopember 2008, jam 13.00 wib)

Moleong, Lexy J. (2006) Metode Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi, PT

Remaja Rosdakarya. Bandung Muninjaya, G.A.A (2004) Manajemen Kesehatan. EGC, Jakarta Patton, Q.M. (1991) Metode Evaluasi Kualitatif. Pustaka Pelajar.

Yogyakarta


http://www.changesproject.org/pubs/prismpapersafrica.pdf


78

Pemda Kab.TTS (2001) Perda tentang Struktur Tugas Kantor, Dinas, Badan dan Bagian pada lingkungan Sekretariat Daerah Kab.TTS. SoE/TTS

Rachmawati Ike Kusdyah. (2008) Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Andi. Yogyakarta

Ridwan U. (2006) Evaluasi penggunaan perangkat lunak pada konsultasi

gizi puskesmas Kota Pontianak. Tesis Magister (Un published). Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.

Simamora, Henry (2006) Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN Edisi ketiga, Cetakan II. Yogyakarta

Sudarianto (2008) Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Transaksi Puskesmas (SITRAPUS) di Kabupaten Bantaeng Provinsi Sulawesi Selatan. Tesis Minat Sistem Informasi Manajemen Kesehatan, Universitas Gadjah Mada Yogyakarta

Tarumingkeng, R.C., (2008) Peran Strategis Manajemen Sumber Daya Manusia, Tersedia dalam http://www.Ukrida.com (Diakses 24 Oktober 2008 jam 09.30 wib)

Utarini, A. (2005) Metode Penelitian di dalam panduan penyusunan tesis.

Universitas Gadjah Mada. Yogyakarta.

Wijono,D. (1997) Manajemen Kepemimpinan dan Organisasi Kesehatan. Airlangga University Press. Surabaya.

West C. Farmer J. & Whyte B. (2004) Implementing computerized

workload Data Collection in Rural Primary Health Care. Australian Journal of Rural Health (2004) 12,11-16

Yin, R.K., (2002) Studi kasus desain dan metoda . PT Raja Grafindo

Persada. Jakarta.


http://www.Ukrida.com


79

Lampiran 1 :

KUISIONER PENELITIAN

PENJELASAN UNTUK MENJADI SUBYEK PENELITIAN

Kepada

Yth. Bapak/Ibu/Sdra/i

di

Kabupaten Timor Tengah Selatan

Dengan hormat,

Dengan segala kerendahan hati, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu/Sdra/i untuk menjadi subyek penelitian kami dengan Judul : Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan, dengan jujur, tanpa ada paksaan dari siapa pun dan tanpa ada praduga, sebab semua ini kami lakukan untuk perbaikan dan pengembangan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas ini ke depan. Semua informasi dan jawaban yang kami dapatkan semata-mata untuk kepentingan penelitian, oleh sebab itu kami akan menjamin kerahasiaan jawaban Bapak/Ibu/Sdra/i. Atas kerelaan dan kesediaan Bapak/Ibu/Sdra/i untuk meluangkan waktunya menjawab pertanyaan yang ada dalam daftar isian ini, kami sampaikan banyak terimakasih. Hormat kami Peneliti,

Silvester Ladolima

PROGRAM STUDI ILMU KESEHATAN MASYARAKAT MINAT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KESEHATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA Gd.IKM lt 3, sayap Timur Jl. Farmako, Yogyakarta 55281. Telp/Fax.0274 – 549432, Email: [email protected] Website : http://simkes.ugm.ac.id


mailto:[email protected]

http://simkes.ugm.ac.id


80

Lampiran 2 :

PERNYATAAN KESEDIAAN MENJADI SUBYEK PENELITIAN

(INFORMED CONSENT) Untuk penelitian dengan judul : Evaluasi Sistem Pencatatan Dan

Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan.

Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama :……………………………… Umur :……………………………… Pendidikan :……………………………… Pekerjaan/Jabatan :……………………………… Alamat :………………………………

Setelah mendapatkan penjelasan tentang maksud dan tujuan serta manfaat penelitian ini, dengan ini kami menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi subyek penelitian yang dilakukan oleh Saudara Silvester Ladolima dari Minat SIMKES Sekolah Pasca Sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada.

Demikian pernyataan ini kami buat dengan sesungguhnya tanpa paksaan dari siapapun.

SoE, ……………………….2008 Peneliti, Informan, Silvester Ladolima (………………………………..)






81

Lampiran 3 :

PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM

Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan.

Prolog :

Selamat pagi/siang/sore bapak/ibu, Kami mau memperkenalkan diri kami, nama Silvester Ladolima, peneliti dari Universitas Gadjah Mada. Kami sampaikan terima kasih atas kesediaan dan partisipasi bapak/ibu dalam penelitian ini. Informasi yang akan kami dapatkan dalam memperoleh gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas dalam upaya untuk perbaikan dan penyempurnaan sistem informasi kesehatan, khususnya di Kabupaten Timor Tengah Selatan.

Tujuan :

Mendapatkan gambaran pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas di Kabupaten Timor Tengah Selatan

Mekanisme :

1. Salam (perkenalan, ramah tamah, ucapan terima kasih atas partisipasinya)

2. Menjelaskan maksud dan tujuan wawancara 3. Menjelaskan penggunaan alat perekam 4. Waktu wawancara berkisar antara 60 – 90 menit 5. Suasana wawancara tetap diupayakan untuk santai, tenang, dan

tidak terganggu 6. Membuat perjanjian untuk klarifikasi ulang hasil wawancara 7. Akhiri wawancara dengan salam an ucapan terima kasih






82

Lampiran 4

PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan

Tanggal wawancara : Tempat wawancara : Waktu wawancara : I. Identitas Responden

1. Nama : 2. Pendidikan : 3. Unit Kerja :

II. Pertanyaan untuk petugas pengelola data puskesmas 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas

a. Bagaimana pendapat anda tentang proses pelaksanaan SP2TP?

b. Bagaimana proses kerja anda sebagai pengelola SP2TP? 2. Aspek tehnis

a. Bagaimana menurut anda tentang ketersediaan format dan kartu untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: pengadaannya? jumlahnya? waktu? lengkap?

b. Bagaimana menurut anda tentang mekanisme pelaporan?Probing : Laporan dari kegiatan-kegiatan di puskesmas? laporan dari pustu, polindes, poskesdes? Waktu? Lengkap?

c. Bagaimana menurut anda tentang biaya operasional untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing : sumbernya dari mana? jumlahnya? untuk apa saja?

d. Bagaimana menurut anda tentang fasilitas penunjang untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing :listrik berfungsi berapa jam? kondisi komputer? printer? mesin ketik? dipakai ?

e. Bagaimana menurut anda tentang tenaga yang profesional dalam pelaksanaan SP2TP? Probing : Jelaskan ? pelatihan/magang yang pernah diikuti?

3. Aspek sistem/kelembagaan a. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap

untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: jelaskan? kepatuhannya?

b. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: jelaskan? sebagai apa?kewenangan dan tanggung jawab?



83

c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: jelaskan? uraian tugasnya?

d. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan? Probing: materi pertemuan? dokumennya? tindak lanjut? periodenya?

4. Perilaku

Bagaimana dengan peran dan dukungan anda untuk keberhasilan pelaksanaan SP2TP ?Probing : suka dengan pekerjaan tsb? penghargaan?insentif? penugasan pimpinan?



84

Lampiran 5 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM

Evaluasi Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Puskesmas Di Dinas Kesehatan Kabupaten Timor Tengah Selatan



II. Pertanyaan untuk kepala puskesmas 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas


b. Menurut bapak apakah ada kelemahan dan kelebihan didalam pelaksanaan SP2TP?

c. Menurut anda apakah penting Sistem Pencatatan dan pelaporan puskesmas ?

d. Bagaimana pendapat anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan di puskesmas?

2. Aspek tehnis a. Bagaimana ketersediaan format dan kartu untuk kelancaran

pencatatan dan pelaporan? b. Bagaimana mekanisme pelaporan di puskesmas? c. Bagaimana dengan dukungan fasilitas penunjang untuk

kelancaran pencatatan dan pelaporan? d. Bagaimana pendapat anda tentang personal yang profesional

didalam mendukung pelaksanaan SP2TP? 3. Aspek sistem/kelembagaan

a. Bagaimana dengan kebijakan anda tentang pelaksanaan SP2TP?

b. Bagaimana dengan pembinaan dan supervisi dari pihak dinas kesehatan kabupaten?

c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

d. Bagaimana fungsi struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

e. Bagaimana dengan tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

f. Bagaimana dengan alokasi biaya operasional untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

g. Bagaimana dengan ketersediaan SDM untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?



85

h. Bagaimana pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

4. Perilaku a. Bagaimana pendapat anda tentang kebijakan dan komitmen

yang ditempuh dalam pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana pendapat anda tentang upaya koordinasi dan

advokasi baik internal dan eksternal untuk keberhasilan pencatatan dan pelaporan puskesmas?

c. Bagaimana pendapat anda tentang penggunaan sistem informasi kesehatan untuk pengambilan keputusan?



86

Lampiran 6 :




II. Pertanyaan untuk pengelola data dinas kesehatan kabupaten 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas


b. Bagaimana proses anda bekerja dengan adanya laporan SP2TP yang masuk dari puskesmas ?

c. Bagaimana pendapat anda tentang kesulitan/permasalahan yang dihadapi kaitannya dengan laporan SP2TP?

2. Aspek tehnis a. Bagaimana mekanisme pelaporan di Dinas kesehatan

kabupaten? b. Bagaimana dengan dukungan fasilitas penunjang untuk

kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten? c. Bagaimana pendapat anda tentang personal yang profesional

didalam mendukung pelaksanaan SP2TP? d. Menurut anda apakah diperlukan pelatihan/magang/refreshsing

untuk meningkatkan kinerja? 3. Aspek sistem/kelembagaan

a. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan ingkat kabupaten?

b. Bagaimana fungsi struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten?

c. Bagaimana dengan tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten?

d. Bagaimana dengan alokasi biaya operasional untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten?

e. Bagaimana pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan tingkat kabupaten?

4. Aspek Perilaku a. Bagaimana dengan hubungan dan komunikasi dengan pihak-

pihak terkait (program/puskesmas) didalam pelaksanaan SP2TP ?



87

b. Bagaimana dengan upaya feedback/umpan balik terhadap pelaksanaan SP2TP?

c. Bagaimana dengan upaya untuk penggunaan informasi kesehatan untuk perencanaan dan peningkatan program?

d. Apakah ada dukungan/apresiasi terhadap tugas dan tanggung jawab didalam pelaksanaan kegiatan di tingkat kabupaten(misalnya insentif bulanan)?



88

Lampiran 7 PERTANYAAN WAWANCARA MENDALAM




II. Pertanyaan untuk Kasubdin Yankes, Kasie Puskesmas,Kasubag program dan pelaporan 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas


b. Menurut anda apakah penting Sistem Pencatatan dan pelaporan puskesmas ?

c. Bagaimana pendapat anda manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan?


pencatatan dan pelaporan? b. Bagaimana mekanisme pelaporan di Dinas kesehatan

kabupaten? c. Bagaimana dengan dukungan fasilitas penunjang untuk

kelancaran pencatatan dan pelaporan? d. Bagaimana pendapat anda tentang personal yang profesional

didalam mendukung pelaksanaan SP2TP? 3. Aspek sistem/kelembagaan

a. Bagaimana dengan kebijakan anda tentang pelaksanaan SP2TP?

b. Bagaimana dengan pembinaan dan supervisi dari pihak dinas kesehatan propinsi/kabupaten?

c. Bagaimana menurut anda tentang pentingnya prosedur tetap untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

d. Bagaimana fungsi struktur organisasi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

e. Bagaimana dengan tupoksi untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

f. Bagaimana dengan alokasi biaya untuk penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan?

g. Bagaimana dengan ketersediaan SDM untuk penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan?



89

h. Bagaimana dengan pentingnya pertemuan berkala untuk kelancaran pencatatan dan pelaporan?

4. Aspek Perilaku

a. Bagaimana dengan koordinasi internal dan pengawasan terhadap pelaksanaan SP2TP ?

b. Bagaimana dengan upaya feedback/umpan balik terhadap pelaksanaan SP2TP?

c. Bagaimana dengan upaya untuk penggunaan informasi kesehatan untuk perencanaan dan peningkatan program?



90

Lampiran 8 :




II. Pertanyaan untuk Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten 1. Proses pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas

a. Bagaimana pendapat bapak tentang proses pelaksanaan SP2TP?

b. Menurut bapak apakah ada kelemahan dan kelebihan didalam pelaksanaan SP2TP?

c. Menurut bapak apakah penting Sistem Pencatatan dan pelaporan puskesmas ?

d. Bagaimana pendapat bapak tentang manfaat SP2TP untuk kebutuhan pelayanan kesehatan.


pencatatan dan pelaporan? b. Bagaimana mekanisme pelaporan di Dinas kesehatan

kabupaten? c. Bagaimana pendapat bapak tentang fasilitas penunjang untuk

kelancaran pencatatan dan pelaporan puskesmas? d. Bagaimana pendapat bapak tentang personil yang profesional

didalam pelaksanaan SP2TP? 3. Aspek sistem/kelembagaan

a. Bagaimana regulasi untuk menunjang pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana pembinaan dan supervisi yang dilakukan secara

berkala dari pihak dinas kesehatan propinsi/kabupaten? c. Bagaimana pendapat bapak terhadap ketersediaan SDM untuk

penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan puskesmas? d. Bagaimana pendapat bapak alokasi biaya untuk

penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan puskesmas? e. Bagaimana pendapat bapak tentang aspek kelembagaan

(Protap, struktur dan tupoksi)terhadap kelancaran pencatatan dan pelaporan?



91

f. Bagaimana pendapat bapak akan pentingnya pertemuan berkala untuk mengevaluasi pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan?

4. Perilaku a. Bagaimana pendapat bapak tentang kebijakan dan komitmen

yang ditempuh dalam pelaksanaan SP2TP? b. Bagaimana pendapat bapak tentang upaya koordinasi dan

advokasi baik internal dan eksternal untuk keberhasilan pencatatan dan pelaporan puskesmas?

c. Bagaimana pendapat bapak tentang upaya untuk melibatkan pihak-pihak terkait (NGO/LSM) untuk membantu dalam pelaksanaan SP2TP?

d. Bagaimana pendapat bapak tentang penggunaan sistem informasi kesehatan untuk pengambilan keputusan



92

Lampiran 9 : CHECK LIST OBSERVASI DI PUSKESMAS


Hari /Tanggal : Tempat : Waktu :

1. Pelaksanaan SP2TP :

2. Pelayanan dengan SP2TP

No Obyek Observasi Fokus Observasi 1 Registrasi/pendaftaran pasien Pemakaian register…………….

(sebutkan) 2 Pemeriksaan dan diagnosis Pemakaian register

………………. (sebutkan) 3 Apotek a. Pemakaian

register………….. (sebutkan)

b. Proses pelayanan obat c. Proses pembuatan laporan

No Obyek Observasi Fokus Observasi 1 Stock Formulir dan kartu Pada semua unit (sebutkan) 2 Fasilitas pendukung :

a. Listrik b. Komputer c. Mesin ketik

Ada/tidak, operasi jam (sebutkan) Ada/tidak Ada/tidak

3 Penyimpanan data/arsip Dimana……..(sebutkan) 4 Ketersediaan protap Tersedia protap (ada/tidak) 5 Struktur organisasi Pembagian tugas (ada/tidak) 6 Tupoksi Uraian tugas (ada/tidak) 7 Mekanisme pelaporan Lihat dokumen



93

3. Penelusuran database :

No Obyek Observasi Fokus observasi Data Base Kelengkapan database

SP2TP a. Data kependudukan - Family folder Lengkap/tidak - Mutasi penduduk Lengkap/tidak b. Data ketenagaan - Data Tenaga Lengkap/tidak - Data Mutasi tenaga Lengkap/tidak c. Data Fasilitas pendukung dan

keuangan

- Inventaris peralatan Lengkap/tidak - Keuangan Lengkap/tidak d. Data pelayanan puskesmas - LB1 (data kesakitan) Lengkap/tidak - LB 2 (data obat-obatan) Lengkap/tidak • Data stock obat-obatan

• Data permintaan obat • Data pemakaian obat

Lengkap/tidak Lengkap/tidak Lengkap/tidak

- LB 3 (KIA) • Data pelayanan ibu dan anak Lengkap/tidak • Data tumbuh kembang anak Lengkap/tidak - LB 3 (Gizi) Lengkap/tidak - LB 3 (Imunisasi) Lengkap/tidak - LB 3 (Pengamatan penyakit menular) Lengkap/tidak - LB 4 • Kunjungan Lengkap/tidak • Perkesmas Lengkap/tidak • Pelayanan dasar gigi Lengkap/tidak • Rawat inap Lengkap/tidak • JPKM Lengkap/tidak • Laboratorium Lengkap/tidak • UKS Lengkap/tidak • PKM Lengkap/tidak • Kesehatan lingkungan Lengkap/tidak • Kesehatan olahraga Lengkap/tidak • Pemberdayaan keluarga Lengkap/tidak



94

Lampiran 10 : DOKUMENTASI PENGUMPULAN DATA

Kondisi Kearsipan di Puskesmas Kota Soe

Kondisi Kearsipan di Puskesmas Nulle

Kondisi Kearsipan di Puskesmas Hauhasi

Kondisi Kearsipan di Puskesmas Kualin



1. tesis kinerja puskesmas

Documents