1. sop_kpu.02_um-04 prosedur perbaikan dan pencegahan

Standar Prosedur Operasional - Umum

Prosedur Perbaikan & Pencegahan

No. Dokumen SOP/PDAM.02/UM-05

Revisi 00

Tanggal 10 November 2014

Halaman Hal 1 dari 6

LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN

Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal

Pembuat Dokumen :

Wakil Manajemen

Ditinjau & Disetujui :

Kepala Bagian Umum

Kepala Bidang PK

Kepala Bidang PFPC

Kepala Bidang BKLI

Kepala Bidang P2

Kepala Bidang KI

Disahkan oleh :

Kepala Kantor




Revisi 00



CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi Tanggal Perubahan

Pembuat Dokumen Keterangan Perubahan

00 Penerbitan awal dokumen

1. Tujuan




Revisi 00



Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan cara-cara;1.1. Menganalisa, mengevaluasi dan mencegah terjadinya kesalahan yang berulang dengan

menghilangkan potensi dan penyebab masalah ketidaksesuaian.

1.2. Menetapkan langkah yang sistematis dalam tindakan perbaikan dan pencegahan yang berhubungan dengan kualitas untuk mengatasi masalah ketidaksesuaian yang terjadi.

1.3 Sebagai sarana yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan kinerja sistem manajemen di PDAM TIRTA KEPRI secara berkesinambungan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini meliputi;2.1 pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap semua masalah PTS yang

terdeteksi dilingkungan PDAM TIRTA KEPRI maupun eksternal kantor termasuk dari hasil pelaksanaan audit internal dan eksternal

2.2 verifikasi tindak lanjut terhadap pelaksanaan perbaikan dan pencegahan serta evaluasi efektivitasnya terhadap penanganan temuan PTS atau ketidaksesuain lainnya

3. Definisi

Pekerjaan Tidak Sesuai (PTS) adalah hasil pekerjaan yang tidak memenuhi persyaratan atau ketentuan yang telah ditetapkan. Hasil pekerjaan tidak sesuai dimaksud seperti pengaduan masyarakat atau pengguna jasa, kesalahan pada surat keputusan, dsb.

Tindakan Perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab dari temuan masalah PTS yang telah terjadi.

Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk mencegah terjadinya indikasi potensial dari PTS yang belum atau mungkin terjadi.

4. Referensi/ Dasar Hukum

SOP/PDAM.02/UM-02 : Prosedur Pengendalian Rekaman

SOP/PDAM.02/UM-03 : Prosedur Audit Mutu Internal

SOP/PDAM.02/UM-04 : Prosedur Pengendalian Pekerjaan Tidak Sesuai

SOP/PDAM.02/UM-05 : Prosedur Pengkajian Manajemen




Revisi 00



KEP-154/BC/2012 :Tatacara Penanganan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan Direktorat Jendral Bea dan Cukai

5. Prosedur dan Tanggung Jawab

5.1 Semua Kepala Bagian (Kabag) dan Kepala Bidang (Kabid) bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan serta kelanjutan pemantauan efektifitas tindakan di lingkungan PDAM TIRTA KEPRI maupun eksternal kantor.

5.2 Wakil Manajemen dan Kabag atau Kabid terkait bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan serta kelanjutan pemantauan efektifitas tindakan hasil audit internal maupun eksternal di lingkungan PDAM TIRTA KEPRI.

5.3 Tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap PTS atau ketidaksesuaian lainnya yang ditemukan harus mencakup hal-hal berikut :

5.2.1 Tinjauan temuan permasalahan dengan melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap penyebab masalah dan sumber masalah.

5.2.2 Menetapkan tindakan perbaikan untuk memperbaiki dan mengatasi masalah PTS dan ketidaksesuain yang terjadi tersebut.

5.2.3 Melakukan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensial masalah PTS atau ketidaksesuai yang terjadi dan menghindari terulangnya masalah yang sama.

5.2.4 Melakukan verifikasi atas efektifitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan secara berkesinambungan.

5.4 Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

5.3.1 Kepala Sub Bagian (Kasubag) atau Kepala Seksi (Kasi) bertanggung jawab atas menemukan penyebab potensial ketidaksesuaian yang terjadi dan berpengaruh terhadap efektifitas proses yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu dengan melengkapi;- Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Form QMR-F13 pada

Prosedur Pengendalian Pekerjaan Tidak Sesuai) untuk PTS yang terdeteksi

- Catatan Ketidaksesuaian Audit (Form QMR-F10 pada Prosedur Audit Internal) untuk temuan hasil audit




Revisi 00



5.3.2 Wakil Manajemen mengkoordinir penanganan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap penyebab potensial ketidaksesuaian yang terjadi kepada Kabag atau Kabid terkait lainnya.

5.3.3 Kasubag atau Kasi menentukan penyebab potensial ketidaksesuaian dengan menilai kebutuhan tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan, menentukan personel serta tanggal rencana pelaksanaan tindakan.

5.3.4 Pelaksana kegiatan yang ditunjuk harus melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan pada tanggal rencana pelaksanaannya (atau sebelumnya) sesuai dengan formulir laporan yang sudah dilengkapi.

5.3.5 Wakil Manajemen memantau pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan, bila realisasi tindakan sesuai dengan atau sebelum tanggal pelaksanaannya maka permintaan tindakan perbaikan dan pencegahan dinyatakan selesai.

5.3.6 Jika tindakan perbaikan dan pencegahan belum efektif dan sudah jatuh tempo, maka Wakil Manajemen Kabag atau Kabid terkait atau penanggung jawab bagian terkait agar tindakan perbaikan dan pencegahan segera dilaksanakan.

5.3.7 Metode dan tatacara perbaikan dan pencegahan yang dilakukan harus sesuai dengan dokumen sistem sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan atau surat keputusan yang ditetapkan stakeholder.

5.5 Verifikasi Efektifitas Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

5.4.1 Wakil Manajemen harus menverifikasi efektifitas tindakan perbaikan dan pencegahan yang diterapkan setelah tindakan berlangsung dan dinyatakan selesai.

5.4.2 Jika hasil verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan belum memuaskan atau tidak dapat diatasi maka masalah tersebut dapat di bawa ke dalam Rapat Tinjauan Manajemen.

5.6 Verifikasi terhadap pelaksanaan tindakan untuk PTS dilakukan sesuai Prosedur Pengendalian Pekerjaan Tidak Sesuai dan untuk penyimpangan hasil temuan audit dilakukan sesuai Prosedur Audit Mutu Internal.

5.7 Pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap pengaduan masyarakat mengacu pada Tatacara Penanganan Pengaduan Masyarakat Di Lingkungan Direktorat Jendral Bea dan Cukai.




Revisi 00



5.8 Seluruh rekaman terkait dengan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan harus disimpan serta terdokumentasi dengan merujuk ke Prosedur Pengendalian Rekaman.

6. Dokumentasi/ FormulirNil

7. LampiranNil

1. sop_kpu.02_um-04 prosedur perbaikan dan pencegahan

Documents