1 ok level iii - jr secretary

112
PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI SEKRETARIS YUNIOR LEVEL III (JUNIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT) KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.III.01 1 DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan

Upload: maddamos

Post on 30-Jun-2015

257 views

Category:

Documents


9 download

TRANSCRIPT

Page 1: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

SEKRETARIS YUNIOR LEVEL III

(JUNIOR ADMINISTRATIVE ASSISTANT)

KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.III.01

1

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN

PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan

Page 2: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

KATA PENGANTAR

Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang

Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan

diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi

kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan

tenaga kerja.

Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan

pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun

di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan

berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi

kerja.

Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh

Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu

penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman

Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan

panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi

pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia.

Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan

adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan

dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga

Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta.

Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak

berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu

pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan

kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun

berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki

kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI.

Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun,

semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja

bagi LPK.

Jakarta, Desember 2008DIREKTUR

STANDARDISASI KOMPETENSIDAN PROGRAM PELATIHAN

2

Page 3: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.ScNIP.160044978

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior

2. Kode Program Pelatihan : K.72.9.0.1.2.3.III.01

3. Jenjang Program Pelatihan : Level III

4. Tujuan Pelatihan :

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten :

4. 1 Dapat menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai

4. 2 Dapat menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju4. 3 Dapat menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo

copy, dll.4. 4 Dapat menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang

dituju, menerima dan mengantar tamu4. 5 Dapat berkomunikasi dengan pelanggan dengan berpedoman

kepada etika bisnis4. 6 Dapat melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup

yang terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya

4. 7 Dapat mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan dalam rangka pengelolaan Kas Kecil

4. 8 Dapat mengaplikasikan Prosedur K3 Perkantoran

5. Unit Kompetensi yang ditempuh :5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi5.2 Berkomunikasi melalui Telepon5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan5.4 Mengoperasikan Komputer5.5 Menggunakan Peralatan Kantor5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja

Sederhana5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan5.11 Memelihara Data di Komputer5.12 Melakukan Prosedur Administrasi5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar5.16 Mempersiapkan Dokumen

3

Page 4: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

5.17 Mempersiapkan Kas Kecil5.18 Menyiapkan Pekerjaan5.19 Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja5.20 Meminimalisir Pencurian

6. Lama Pelatihan : 582 Jam Pelatihan (@45 menit)OJT : 320 Jam (@45 menit)Jumlah : 902 Jam Pelatihan

7. Persyaratan Peserta Pelatihan :7.1 Pendidikan : Minimal Tamat SMA/SMK7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : -7.3 Umur/Usia : Minimal 17 Tahun7.4 Jenis Kelamin : Pria / wanita7.5 Kesehatan : Sehat Jasmani7.6 Test Kemampuan : General Test dan RPL

4

Page 5: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

NO UNIT KOMPETENSI KODE UNITJAM PELATIHAN

PENGETAHUAN

KETERAMPILAN JUMLAH

I KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM1.1. Mengaplikasikan

Keterampilan Dasar Komunikasi

ADM.PK01.001.01

6 18 24

1.2. Berkomunikasi melalui Telepon

ADM.PK01.002.01

4 12 16

1.3. Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

ADM.PK01.003.01

6 18 24

1.4. Memberikan Pelayanan kepada Pelanggan

ADM.PK01.004.01

4 12 16

1.5. Mengoperasikan Komputer

ADM.PK01.005.01

4 12 16

1.6. Menggunakan Peralatan Kantor

ADM.PK01.006.01

6 18 24

Jumlah I 30 90 120

II KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI2.1 Mengoperasikan Aplikasi

Perangkat Lunak

ADM.PK02.001.01

12 64 76

2.2 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana

ADM.PK02.003.01

6 24 30

2.3 Menghasilkan Dokumen Sederhana

ADM.PK02.005.01

6 16 22

2.4 Melakukan Prosedur Administrasi

ADM.PK02.007.01 12 36 48

2.5 Menangani Penerimaan Surat/ Dokumen

ADM.PK02.008.01

4 8 12

2.6 Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen

ADM.PK02.009.01

4 8 12

2.7 Mempersiapkan Dokumen ADM.PK02.012.01

4 12 16

2.8 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

ADM.PK02.013.01

8 36 44

2.9 Memelihara Data di Komputer

ADM.PK02.014.01

4 12 16

2.10 Membaca dalam Bahasa Inggris pada TOD

ADM.PK.02.020.01

8 24 32

2.11 Menulis dalam Bahasa Inggris pada TOD

ADM.PK.02.021.01

8 24 32

2.12 Mempersiapkan Kas Kecil

ADM.PK.02.026.01

8 24 32

2.13 Menyiapkan Pekerjaan ADM.PK.02.029.01

4 16 20

Jumlah II 90 304 392

5

Page 6: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

NO UNIT KOMPETENSI KODE UNITJAM PELATIHAN

PENGETAHUAN

KETERAMPILAN JUMLAH

III. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS3.1 Menjaga kebersihan

peralatan dan tempat kerja

ADM.PK.03.001.01

6 12 18

3.2 Mengikuti K-3 perkantoran

ADM.PK.03.002.01

6 12 18

3.3 Meminimalisir Pencurian

ADM.PK02.005.01

6 12 18

Jumlah III 18 36 54IV. EVALUASI PROGRAM

LATIHAN4.1 Evaluasi

pelaksanaan pelatihan- 4 12 16

Jumlah IV 4 12 16 Jumlah I s/d

IV 140 442 582

V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan

pekerjaan Administrasi Perkantoran di tempat kerja / Industri

-320

Jumlah V 320

Jumlah I s/d V 140 442 902

6

Page 7: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI

I. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM

1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK01.001.01Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap KerjaPengetahua

n

Keterampilan

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

01.Mengidentifi-

fikasi proses komunikasi di tempat kerja

1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi

Cara berkomunikasi yang baik dan benar.

Pengembangan pendekat-an proaktif untuk peningkatan pelayanan.

Melakukan identifikasi persyarat-an berkomunikasi di tempat kerja

Bersikap ramah dan santun 3 3

1.2 Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja.

Dapat menggunakan sarana berkomunikasi yang tersedia

Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega

Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.

Mengetahui cara meng-umpulkan informasi secara efektif dan efektif

Mampu memilah informasi yang diterima

Penyampaian infor-masi efektif dan efisien

7

Page 8: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

02.Menerima & menyampai-kan informasi

2.1 Pengamatan efektif dan keterampilan mendengar-kan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan info baik verbal maupun non verbal komunikasi yang tepat.

Prosedur komunikasi yang efektif

Dapat menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal dengan tepat.

Dapat melakukan komunikasi dengan efektif.

Berbicara ramah dan santun dalam menyampaikan dan menerima informasi

3 3

8

Page 9: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

9

Page 10: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.2 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan diketahui.

Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal

Menyeleksi informasi yang diterima sesuai tujuan

Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan terselesaikan.

Menerima dan memahami semua informasi yg diterima dengan benar

2.3 Dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibac

Prosedur penanganan kelengkapan informasi di tempat kerja

Informasi yang diterima atau disampaikan dapat diindentifikasi dan dipenuhi.

Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang yg tepat dengan benar

2.4 Informasi dan ide di diskusi-kan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat.

Dapat mengkategorisasi dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja

Dapat mengkomposisi informasi dan ide untuk di diskusikan

Melakukan pencatatan untuk melengkapi dokumentasi secara akurat.

Dapat mendiskusikan ide dan informasi dengan menggunakan teknik komunikasi yang tepat.

Kelengkapan dokumentasi rutin ditulis rapi dan mudah dibaca

Melakukan diskusi terhadap ide dan informasi dengan cara jelas dan santun.

03.Membuat Konsep Komunikasi Tertulis seba-gai Informasi

3.1Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi

Dapat mencocokkan prosedur dan format penulisan konsep yang relevan

Dapat mengkoordinasikan relevansi prosedur dan format penulisan konsep.

Mengapresiasi pro-sedur dan format penulisan konsep yg relevan

3 4

3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan batas waktu

Dapat menyimpulkan konsep tertulis yang perlu diketahui.

Konsep tulisan yang telah disimpulkan disampaikan pada orang yg dituju.

Menyampaikan konsep tulisan tepat pada waktunya.

3.3 Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di tempat kerja.

Dapat mengekspresikan bahasa verbal dan non verbal sesuai kebutuhan ditempat kerja.

Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik.

Media komunikasi dipilih berdasarkan kebutuhan dan SOP

ELEMEN KRITERIA UNJUK KERJA MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

10

Page 11: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

KOMPETENSI Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

04.Memilih Media Komunikasi

4.1 Prosedur pemilihan media komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan SOP.

Pemilihan media komunikasi sesuai SOP

Memilih media komunikasi sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan

Penggunaan media komunikasi yang dipilih sesuai dengan SOP

2 2

4.2 Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai dengan acuan K3

Prosedur K3 Perkantoran Melakukan kegiatan unjuk kerja sesuai dengan acuan K3

Asesmen Asesmen Asesmen

1.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui TeleponKode Unit : ADM.PK01.002.01Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit

11

Page 12: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1. Menerima Panggilan

1.1Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar perusahaan

Tata cara menerima penggilan telepon dipahami

Cara mengangkat telpon

Cara Mengucap salam

Cara memberikan in-formasi yang tepat dan benar

Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon

Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon dengan sopan dan ramah

2 3

1.2Permohonan/ Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan kepada departemen/orang yang tepat untuk ditindak-lanjuti.

Prosedur pencatatan pesan telepon

Mencatat dan menyampai-kan permintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon

Mencatat dan me-nyampaikan per-mintaan pesan telepon pada lem-bar pesan telepon sesuai dengan peraturan perusahaan

1.3Bantuan ditawarkan kepada penelpon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat

Prosedur berkomunikasi di telepon

Melakukan komunikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan

Melakukan komu-nikasi untuk menawarkan ban-tuan sesuai tujuan dengan tepat

1.4Uraian penelpon diulang secara rinci untuk memperkuat pengertian

Prosedur melakukan konfirmasi di telepon

Melakukan konfirmasi ulang terhadap uraian yang disampaikan

Melakukan kon-firmasi ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan sopan

1.5Jika memungkinkan peluang digunakan untuk dapat menjelaskan produk-produk dan pelayanan perusahaan

Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusa-haan dengan tepat

12

Page 13: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1.6Panggilan telepon yang mengancam dan mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang yangberwenang sesuai dengan prosedur perusahaan

Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan

Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan

Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan sesuai SOP

2. Melakukan panggilan telepon

2.1 Nomor telepon yang dituju diidentifikasi secara benar

Prosedur melakukan hubungan telepon

Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon

Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon dengan benar

2 3

2.2 Tujuan dari menelpon telah dirancang/ dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil

Aturan berkomunikasi di telepon

Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon

Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon dengan benar

2.3 Alat/sarana digunakan secara tepat

Prosedur penggunaan alat/ sarana

Menggunakan sarana dengan benar

Menggunakan sarana sesuai SOP

2.4 Nama perusahaan dan alasan menelepon disampaikan dengan tepat

Prosedur penyampaian maksud menelepon

Melakukan penyampaian maksud alasan menelepon dengan benar

Alasan menelepon disampaikan dengan tepat

2.5 Sikap dan etika bertelepon adalah sopan dan ramah setiap saat

Prosedur berkomunikasi di telepon

Melakukan pembicaraan telepon dengan meng-gunakan kosakata dan percakapan yang tepat

Melakukan pembicaraan telepon dengan meng-gunakan kosakata dan percakapan yang tepat sesuai SOP

3. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepon

3.1 Pembicaraan telepon yang akan berakhir dapat diidentifikasi

Prosedur mengakhiri pembicaraan di telepon

Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir

Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir dengan tepat

1 2

13

Page 14: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

3.2 Salam penutup diucapkan dengan benar

Cara mengucap salam penutup pada akhir pembicaraan

Mengucapkan kalimat yang benar untuk mengakhiri pembicaraan dengan ramah dan sopan

Salam penutup diucapkan dengan sopan dan tepat

3.3. Pesawat telepon ditutup dengan tepat dan benar

Cara meletakan gagang telepon yang benar

Meletakan gagang telepon setelah memastikan hubungan telepon telah berakhir

Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan tidak bersuara

4. Penyampaian

Pesan Telepon

4.1 Penulisan pesan dalam lembar pesan telepon dilakukan dengan tepat dan benar

Prosedur penulisan pesan pada LPT

Menuliskan pesan telepon pada Lembar Pesan Telepon dengan benar

Pencatatatan dilakukan sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan benar

1 2

4.2 Pesan secara tepat disiarkan/disampaikan kepada orang yang dituju dengan batas waktu/ tenggang waktu

Prosedur penyampaian pesan telepon

Menyampaikan pesan pada orang yang dituju

Menyampaikan pesan pada orang yang dituju segera

4.3 Penyampaian pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat

Cara penyampaian pesan dengan waktu yang tepat

Penyampaian pesan disampaikan tepat waktu dengan benar

Pesan disampai-kan sesuai waktunya.

Asesmen Asesmen Asesmen

14

Page 15: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

1.3. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan PelangganKode Unit : ADM.PK01.003.01Durasi Pembelajaran : 16 jam @ 45 menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

15

Page 16: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

1. Berkomunikasi di Tempat Kerja

1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi

Jenis Komunikasi di tempat kerja

Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja

2 4

1.2 Sarana untuk berkomu-nikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja.

Jenis sarana komunikasi Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi

Memakai sarana yang benar dalam ber-komunikasi

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.

Proses pemberian informasi

Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien

Menyampaikan informasi dengan benar

1.4Kepekaan akan kebuda-yaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.

Kultur Budaya

Kultur sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang ber-beda kultur dan sosial sesuai dengan per-bedaan kultur dan budaya

1.5Kemampuan mendengar-kan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah.

Komunikasi aktif dua arah

Melakukan komunikasi

Mendengarkan secara aktif.

Menunjukkan kemampu-an untuk memahami dan mendengarkan dengan baik

1.6Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan.

Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan masalah

Melakukan usaha pemecahan konflik atau kesalahpahaman

Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan perusahaan

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

16

Page 17: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan

2.1 Kebutuhan dan tujuan pe-langgan, termasuk di dalam-nya kebutuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pe-layanan diberikan secara tepat.

Kebutuhan pelanggan

Jenis produk layanan

Kualitas pelayanan

Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan

Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan

Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

2 4

2.2 Semua kebutuhan dan per-mintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama.

Kualitas pelayanan

Kebutuhan potensial layanan

Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan

Menunjukkan ke-mampuan memenuhi permintaan pelanggan

2.3 Kesempatan untuk me-ningkatkan kualitas pelayan-an diidentifikasi dan dilaku-kan bilamana memungkin-kan.

Pengembangan jasa kepada pelanggan

Mempergunakan peluang untuk senantiasa me-ningkatkan kualitas pelayan-an

Melakukan peningkatan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan

2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur perusahaan.

Kualitas pelayanan

Kebutuhan potensial layanan

Melakukan prosedur menangani keluhan pelanggan

Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan perusahaan

2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya.

Proses penanganan keluhan pelanggan

Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan

Menunjukkan kemampuan meme-nuhi permintaan pelanggan

Asesmen Asesmen Asesmen

17

Page 18: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

1.4. Unit Kompetensi : Memberikan Pelayanan kepada PelangganKode Unit : ADM.PK01.004.01Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1. Memahami konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan

1.1Informasi pelayanan yang tersedia dipilih dan diberikan sesuai kebutuhan yang diinginkan

Prosedur pemberian informasi kepada pelanggan

Memberikan informasi kepada pelanggan sesuai kebutuhan

Memberikan informasi kepada pelanggan sesuai kebutuhan dengan tepat dan benar

2 5

1.2Prinsip-prinsip pelayanan prima dipahami dan diterapkan di unit kerja sesuai dengan SOP

Prinsip-prinsip pelayanan prima

Menerapkan prinsip-prinsp pelayanan prima

Menerapkan prinsip-prinsp pelayanan prima sesuai dengan SOP

2. Memahami unsur-unsur kualitas pelayanan prima

2.1Unsur-unsur kuallitas pelayanan prima dipahami secara cermat dan tepat

Kualitas pelayanan prima Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima

Menerapkan unsur-unsur kualitas pelayanan prima dengan cermat dan tepat

1 3

2.2Kualitas pelayanan pelang-gan dijaga dan ditingkatkan secara efektif dan efisien

Prosedur penerapan kualitas pelayanan pelanggan

Melakukan peningkatan ter-hadap kualitas pelayanan pelanggan secara ber-kesinambungan

Melakukan peningkatan terhadap kualitas pe-layanan pelanggan secara berkesinambung-an sesuai dengan kebutuhan perusahaan

3. Memberikan pelayanan kepada pelanggan

1.1Kebutuhan pelayanan di-identifikasi secara tepat, efektif dan efisien sesuai SOP

Kebutuhan pelanggan

Jenis produk layanan

Kualitas layanan

Memberikan layanan sesuai kebutuhan pelang-gan

Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan

Menunjukkan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

1 4

18

Page 19: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1.2Keluhan pelanggan ditangani secara baik dan tepat sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses penanganan keluhan pelanggan

Melakukan prosedur me-nangani keluhan pelang-gan

Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelang-gan

Mengatasi keluhan pelang-gan sesuai dengan kebijak-an perusahaan

1.3Hubungan dengan pelang-gan dibangun untuk memberikan pelayanan yang maksimal sesuai dengan kebutuhan pelanggan

Cara membangun hubungan baik yang profesional dengan pelanggan

Melakukan peningkatan hubungan baik dan profesional kepada pelang-gan

Melakukan peningkatan hubungan baik dan profesional kepada pelang-gan sesuai SOP

1.4Bahasa dan sikap yang baik dan benar digunakan

Prosedur penggunaan bahasa dan sikap

Menggunakan bahasa dan sikap yang sesuai

Menggunakan bahasa dan sikap yang sesuai dengan sopan dan ramah

Asesmen Asesmen Asesmen

19

Page 20: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

1.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer Kode Unit : ADM.PK01.005.01Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1. Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi

1.1 Komputer dinyalakan sesuai dengan prosedur pemakaian

Prosedur pengoperasian Komputer

Melakukan pengoperasian komputer

Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP

1 1

1.2 Fungsi dasar diidentifikasi berdasarkan pemakaian sistem informasi

Prosedur identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer

Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer

Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer sesuai SOP

1.3 Informasi diidentifikasi dengan benar

Prosedur identifikasi informasi

Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer

Melakukan identifikasi informasi sebelum me-mulai penggunaan kom-puter sesuai prosedur

1.4 Metode pencarian secara tepat dipilih untuk penggunaan tipe informasi

Prosedur pencarian metode

Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih

Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih dengan tepat

1.5 Susunan perangkat keras disusun dengan benar

Prosedur penyusunan perangkat keras

Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar

Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar sesuai SOP

1.6 Tersedianya fasilitas bantuan (help) yang dapat digunakan jika dibutuhkan.

Teknik penggunaan fasilitas bantuan (help)

Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan

Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan sesuai SOP

20

Page 21: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

21

Page 22: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2. Menyimpan Data di Komputer

2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer (folder, file, perlengkapan network, recycle bin dan waste basket)

Prosedur penyimpanan data di komputer

Melakukan penyimpanan data di Komputer

Melakukan penyimpanan data di Komputer sesuai SOP

1 2

2.2 Fungsi yang berbeda dan bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan tertentu

Prosedur identifikasi dari fungsi-fungsi desktop komputer

Melakukan pengoperasian komputer dengan menge-nal fungsi-fungsi dari Desktop

Melaksanakan pekerjaan pada tempatnya

2.3 Program dibuka, diubah ukurannya dan ditutup untuk tujuan navigasi

Prosedur pengoperasian program

Melakukan identifikasi program yang akan digunakan

Melakukan identifikasi program yang akan digunakan sesuai SOP

2.4 Shortcuts dari desktop dibuat, jika perlu dengan bantuan dari orang-orang yang ahli.

Teknik pembuatan shortcuts

Membuat shortcuts dari desktop

Membuat shortcuts dari desktop sesuai SOP

3. Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder

3.1 Folder dengan petunjuk sub folder dibuat dan diberi nama yang sesuai

Prosedur pembuatan folder dan nama folder

Membuat folder dan judul folder

Membuat folder dan judul folder sesuai kebutuhan perusahaan

1 1

3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll) diidentifikasi

Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll)

Melakukan identifikasi atribut-atribut folder sesuai kebutuhan

Mengenal penggunaan atribut-atribut folder sesuai kebutuhan

3.3 Sub folder dipindahkan diantara folder-folder

Teknik pemindahan sub folder

Melakukan pemindahan sub folder

Melakukan pemindahan sub folder sesuai SOP

3.4 Folder diganti namanya apabila diperlukan

Teknik penggantian nama folder

Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan

Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan sesuai SOP

22

Page 23: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

3.5Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbeda-beda.

Teknik mengakses folder dan sub folder dengan metode berbeda

Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda

Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda sesuai SOP

4. Mengatur file untuk pema-kai (user) dan /atau ke-perluan peng-aturan data

4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim dipakai dari file dalam folder diidentifikasi

Prosedur pengaturan data / file untuk pemakai (user)

Membuat pengaturan data/file untuk pemakai (user)

Membuat pengaturan data/ file untuk pemakai (user) sesuai SOP

1 2

4.2 File dibuat dan diberi nama yang sesuai, bila perlu

Prosedur membuat dan memberi nama file

Membuat dan memberi nama file

Membuat dan memberi nama file sesuai kebutuhan

4.3 Kelompok file dipilih dan di

buka serta diganti nama-nya apabila diperlukan

Prosedur penggantian nama dan kelompok file

Melakukan penggantian nama dan kelompok file

Melakukan penggantian nama dan kelompok file sesuai SOP

4.4 File dicopy ke tempat penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan dipindahkan melalui folder

Prosedur menyimpan data ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP

4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan apabila perlu

Prosedur memperbaiki / mengembalikan file yang terhapus

Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus.

Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus sesuai SOP

4.6 Tools perangkat lunak digunakan untuk menempatkan file

Prosedur menggunakan tools perangkat lunak

Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file

Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file sesuai SOP

5. Mencetak data/informa

5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang

Prosedur mencetak data/ informasi dari mesin

Mencetak data/informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari

1 2

23

Page 24: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

si telah di-install printer mesin printer sesuai prosedur

24

Page 25: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

5.2 Proses kerja pencetakan dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu

Prosedur membatalkan pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan pencetakan pada printer sesuai prosedur

5.3 Kesalahan dalam pencetakan dapat diubah dalam daftar printer yang telah diinstalasi jika tersedia.

Prosedur mengubah pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall sesuai SOP

6. Mematikan Komputer

6.1 Menutup komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka

Prosedur mengakhiri pengoperasian komputer

Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka

Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka sesuai SOP

1 1

6.2 Komputer dimatikan sesuai ketentuan prosedur pemakaian.

Prosedur mematikan komputer

Melakukan mematikan komputer sesuai ketentuan prosedur pemakaian

Mematikan komputer sesuai SOP dengan benar

Asesmen Asesmen Asesmen

25

Page 26: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

26

Page 27: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

1.6. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan KantorKode Unit : ADM.PK01.006.01Durasi Pembelajaran : 24 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1. Memilih Peralatan

1.1 Peralatan untuk melaksana-kan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan

Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami

Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan.

Menggunakan pakaian dan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang

2 6

1.2 Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan.

Jenis Peralatan serta operasional kerjanya

Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan.

Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan

Memeriksa dan Meng-amati ketidaksesuaian peralatan

Penggunaan peralatan disesuaikan dengan kebutuhan

2.

Mengoparasi-kan Peralatan

2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan

Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan fungsinya

Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan menurut Buku manual / SOP

Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan menurut fungsinya

3 8

2.2 Ketidaksesuaian diidentifi-kasi secara tepat dan benar

Penanganan ketidak-sesuaian kerja Peralatan

Melakukan identifikasi ketidaksesuaian per-alatan

Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP

27

Page 28: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

3. Memelihara

Peralatan

3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan

Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual

Melakukan pemeliharaan peralatan yang digunakan

Mentaati rambu-rambu penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan

2 3

3.2 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai intruksi

Cara Pencatatan peme-liharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan

Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentu-kan

Menyimpan buku pe-meliharaan pada tempat-nya

3.3Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi penggunaan

Pengetahuan cara menyimpanan sarana menurut SOP

Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar

Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan

3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan

Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur

Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya

Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan

Asesmen Asesmen Asesmen

28

Page 29: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

II. KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI

2.1 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat LunakKode Unit : ADM.PK02.001.01Durasi Pembelajaran : 76 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1.

Mengakses aplikasi perangkat lunak

1.1 Pilihan aplikasi yang dibutuhkan diidentifi-kasikan dengan benar

Cara memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang benar

Memilih aplikasi dengan benar sesuai kebutuhan

Aplikasi yang dipilih benar dan tepat 4 8

1.2 Sistem digunakan secara benar dan efisien

Cara menggunakan sistem dengan benar

Menggunakan sistem secara benar dan tepat

Sistem digunakan secara benar dan tepat

1.3 Metode pencarian dipilih secara tepat dan cepat untuk penggunaan tipe informasi

Cara memilih metode pencian secara benar dan cepat untuk penggunaan tipe informasi

Memilih metode pencarian dilakukan dengan benar sesuai penggunaan tipe informasi

Metode pencrian yang dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan tipe informasi

2. Menjalankan aplikasi perangkat lunak

2.1 Aplikasi perangkat lunak dipilih sesuai dengan kebutuhan

Cara memilih aplikasi perangkat lunak dengan benar

Memilih aplikasi perangkat lunak dipilih dengan benar dan tepat

Pemilihan aplikasi, tepat sesuai dengan

Kebutuhan

20 44

2.2 Aplikasi dijalankan sesuai dengan prosedur

Cara menjalankan/ meng-operasikan aplikasi sesuai prosedur

Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku manual

Perangkat lunak di-operasikan sesuai SOP

2.3 Peranan yang berbeda dari bagian-bagian dari aplikasi diidentifikasi untuk fungsi tertentu

Cara mengidentifikasi Aplikasi untuk fungsi tertentu dan peranan yang berbeda dari bagian-bagian yang benar sesuai SOP

Mengidentifikasi aplikasi untuk fungsi tertentu dan sesuai peranan yang berbeda dilakukan dengan benar

Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi yang berbeda sesuai kebutuhan

Asesmen Asesmen Asesmen

29

Page 30: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

II.2. Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja SederhanaKode Unit : ADM.PK02.003.01Durasi Pembelajaran : 30 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

01.

Menggunakan

cara kerja praktis

1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna.

Penggunakan komputer sesuai kondisi ergonomis

Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat

Duduk dengan posisi yang benar 2 2

1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer.

Jenis pekerjaan apa saja yang dapat menggunakan komputer

Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum meng-operasikan komputer

Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer

1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan.

Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk memperjelas tugas dan permintaan

Menggunakan bahasa teknis dan program komputer yang tepat

Bahasa teknis dan program digunakan sesuai kebutuhan

02.

Menciptakan Lembar Kerja Sederhana

2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai.

Pengoperasian Komputer Pilihan pengoperasian komputer dilakukan sesuai dengan permintaan

Pengoperasian dilakukan sesuai permintaan dan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan

2 4

2.2 Menentukan perangkat lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan

Pilihan perangkat lunak/ program

Memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan

Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan

2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan

Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja di komputer

Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan

30

Page 31: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi.

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan.

Pengoperasian komputer Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat

Penggunaan rumus program sesuai SOP

2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia

03. Menghasilkan Lembar Kerja

3.1 Data yang dimasukan, diperiksa ulang kesesuaian-nya

Cara mencari bantuan dari Manual, Help

Cara melihat lembar kerja melalui Preview

Dapat menyiapkan, meng-hasilkan pekerjaan menyim-pan dalam waktu yang ditentukan

Teliti, memeriksa ulang pekerjaan

2 7

3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu

Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan

3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan on-line digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya.

Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan

Menggunakan bantuan sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja

Penggunaan bantuan di-lakukan sesuai kebutuhan

31

Page 32: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan

Pengoperasian pencetakan

Melakukan preview sebelum mencetak dokumen

Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak

3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Melakukan penyimpanan data

Penyimpanan data dilakukan sesuai SOP

32

Page 33: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

04.

Menghasilkan grafik-grafik sederhana

4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan.

Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik

Membuat Grafik

Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst.

3 8

4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemu-kan tugas dan permintaan pengaturan

Dapat mengcopy grafik ke Word

4.3 Grafik dipreview, pencocok-kan dan pencetakan yang berhubungan dengan per-mintaan dan tugas pengaturan.

Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak

Dapat mencetak grafik

Asesmen Asesmen Asesmen

33

Page 34: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.3. Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen SederhanaKode Unit : ADM.PK02.005.01Durasi Pembelajaran : 22 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

01.Mempersiap-kan Peralatan

1.1 Peralatan Komputer dipersiapkan sesuai dengan SOP

Prosedur penggunaan Komputer

Mempersiapkan peralatan komputer

Bekerja sesuai prosedur/ SOP

2 4

1.2 Perangkat lunak/program dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan

Jenis program perangkat lunak

Menentukan jenis program yang akan digunakan

Jenis program yang akan digunakan sesuai kebutuh-an

1.3 Media penyimpanan telah diformat

Prosedur memformat media penyimpanan data

Melakukan format media penyimpanan data

Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP

1.4 Nama file diakses sesuai kebutuhan

Pengaksesan judul file Melakukan akses judul file

Melakukan akses judul file sesuai kebutuhan

1.5 Dokumen yang akan diproduksi diklarifikasikan dengan unit terkait

Prosedur memproduksi dokumen

Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait

Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait sesuai SOP

1.6 Perangkat alat cetak diidentifikasi kelayakannya

Prosedur pencetakan dokumen

Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen

Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen sesuai SOP

1.7 Bahan untuk mencetak disiapkan sesuai kebutuhan

Mempersiapkan bahan untuk mencetak

Mempersiapkan bahan untuk mencetak sesuai kebutuhan

34

Page 35: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

02.Memastikan akan kebutuhan Dokumen

2.1 Tujuan dokumen, pembaca dan kebutuhan presentasi diklarifikasi dengan pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan perusahaan

Teknik membuat surat bisnis

Membuat surat untuk keperluan perusahaan

Melakukan pekerjaan sesuai SOP

2 6

2.2 Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model surat, seberapa besar kapasitas penyimpanan menyimp-an dan aspek keamanan-nya teridentifikasi

Jenis bentuk surat dan cara penyimpanannya

Membuat surat dengan bentuk yang diminta

Membuat surat dengan bentuk yang diminta sesuai kebutuhan perusahaan

03.Mencetak dokumen

3.1 Dokumen yang akan dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan formatnya

Format dan tatabahasa Ketepatan tata bahasa surat dan formatnya diperiksa ulang sebelum dicetak

Ketepatan tata bahasa surat diperiksa ulang sebelum dicetak sesuai SOP

2 8

3.2 Memastikan bahwa alat cetak beroperasi dengan baik

Alat cetak Memeriksa alat cetak sebelum digunakan

Memeriksa alat cetak sebelum digunakan sesuai SOP

3.3 Dokumen dicetak sesuai dengan instruksi dan kebutuhan

Cara mencetak Mencetak dengan format yang benar

Mencetak dengan format yang benar sesuai kebutuhan organisasi

3.4 Tampilan, penyesuaian, dan pencetakan dokumen-

35

Page 36: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas.

Asesmen Asesmen Asesmen

2.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK.02.007.01Durasi Pembelajaran : 48 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1.4 Dokumen diproses sesuai dengan pro-sedur perusahaan dengan batas waktu.

Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusahaan

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan

4 81. Proses

dokumen-dokumen kantor

1.5 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen.

Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses dokumen

Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dokumen dengan benar.

Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar sesuai prosedur per-usahaan

1.3 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

Prosedur penanganan kerusakan pada peralatan kantor

Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusak-an peralatan kantor

Melakukan tindakan cepat dalam menangani ke-rusakan peralatan kantor sesuai prosedur perusahaan

2. Dasar surat – menyurat

2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan

Macam-macam jenis surat dan format surat

Membuat surat dengan format yang sesuai

Membuat surat dengan aturan yang ditentukan perusahaan

4 18

2.2 Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat

Teknik penulisan kalimat/kata-kata pada surat

Membuat surat dengan menggunakan bahasa

Penggunaan kalimat /kata-kata tepat dan

36

Page 37: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

dan benar dan mengguna-kan bahasa yang singkat dan jelas

yang singkat dan jelas benar

37

Page 38: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar

Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar

Mengidentifikasi peng-gunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat.

Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan

2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim.

Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim

Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim

3. Mengurus / menjaga system dokumen

3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan

Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusaha-an

Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan

4 10

3.2. Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan

Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks

Melakukan modifikasi referensi dan sistem

Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan

Asesmen Asesmen Asesmen

38

Page 39: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.5. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.008.01

Durasi Pembelajaran : 12 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

01

Mengidentifi-kasi surat/ dokumen yang diterima

1.1 Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan

Pengetahuan cara meng-identifikasi surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan

Melakukan pengidentifikasian surat/dokumen yang diterima

Melakukan pengidentif-ikasian surat/ dokumen yang diterima

1 1

1.2 Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya

Prosedur penerimaan surat/ dokumen

Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/dokumen

Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi

Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Melakukan pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP

1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan.

Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama

Pengidentifikasi keakurat-an surat elektronik sesuai prosedur perusahaan

39

Page 40: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

02 Memproses pencatatan surat/ dokumen masuk

2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

Prosedur penerimaan surat/ dokumen

Melakukan pencatatan surat/ dokumen yang diterima

Melakukan pencatatan surat/ dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

2 3

2.2 Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

Melakukan proses pencatat-an dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan

2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui.

Prosedur penerimaan surat/ dokumen yang ditujukan kepada karyawan lainnya

Melakukan distribusi surat/ dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya

Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya

03

Mendistribusi-kan surat/ dokumen masuk

3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Melakukan proses pen-distribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera

2 3

3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/dokumen

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur

3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlu-kan.

Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen

Melakukan pembuatan salinan

Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan

Asesmen Asesmen Asesmen

40

Page 41: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

41

Page 42: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.6. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK02.009.01

Durasi Pembelajaran : 12 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

01

Mengidentifi-kasi surat / dokumen untuk dikirim

1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur perusahaan

Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim

Melakukan proses peng-identifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim

Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP

1 1

1.2 Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya

Proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

Melakukan proses penyelek-sian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

Penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya

1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia

Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan

1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa ke-akuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur perusahaan.

Prosedur pengiriman surat melalui elektronik

Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim

Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan

02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim

2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan

Prosedur pengiriman surat/ dokumen

Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/ dokumen yang akan dikirim

Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan

1 2

42

Page 43: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan

Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

03

Mendistribusi-kan surat/ dokumen

3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Melakukan proses pen-distribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera

1 2

3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/dokumen

Melakukan proses peng-identifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur

3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat

Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen

Melakukan pembuatan salinan

Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan

04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama

4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama

Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan

1 1

4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Melakukan proses pe-nyeleksian pilihan peng-iriman dengan benar dan hati-hati untuk men-dapatkan yang terbaik

Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

43

Page 44: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Melakukan proses penye-leksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik

Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan

4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti.

Prosedur pengelolaan surat-surat penting untuk ditindaklanjuti

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat -surat penting sesuai prosedur perusahaan

05 Mengelola dan Mengirim e-mail

5.1 Daftar distribusi disiap-kan sesuai prosedur perusahaan

Proses pendistribusian surat/ dokumen

Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ dokumen

Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur

1 2

5.2 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat elektronik

Melakukan proses pemerik-saan keakuratan dan me-nyiapkan lampiran yang diperlukan

Melakukan proses peme-riksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan

5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat elektronik

Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektro-nik yang akan dikirim

Pencatatan dan penyim-panan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur perusahaan

Asesmen Asesmen Asesmen

44

Page 45: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.7. Unit Kompetensi : Mempersiapkan DokumenKode Unit : ADM.PK02.012.01Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1. Mengidentifikasi Dokumen yang diperlukan

1.1 Dokumen yang diperlukan diidentifikasi sesuai kebutuhan

Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis

Melakukan identifikasi terhadap jenis dokumen yang diperlukan

Dokumen yang diperlukan diidentifikasi sesuai kebutuhan

2 3

1.2 Bantuan dari bagian lain dapat diperoleh apabila diperlukan

Peranan dan tanggung jawab pekerjaan

Melakukan identifikasi terhadap peranan dan tanggung jawab pekerjaan rekan kerja

Bantuan dicari sesuai kebutuhan

2.

Mempersiapkan Dokumen

2.1 Struktur dan isi dokumen disiapkan untuk tujuan yang jelas

Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis

Pemahaman struktur dan isi dokumen

Melakukan identifikasi terhadap struktur dan isi dokumen sesuai tujuan

Memperhatikan struktur dan isi dokumen

2 4

2.2 Isu penting dikenali dan dianalisa

Menganalisa hal-hal penting yang terkait dengan dokumen sesuai kebutuhan

Hal-hal penting yang terkait dengan dokumen dianalisa sesuai prosedur

2.3.mengambil tindakan di-sertakan apabila diperlukan

2.4 Kualitas isi dokumen diperiksa dan ditingkatkan apabila diperlukan

Melakukan klarifikasi terhadap kualitas isi dan ketepatan teks dokumen

Kualitas isi dan ketepatan dokumen diklarifikasi sesuai prosedur

2.5 Teks diperiksa untuk kebenarannya sebelum tahap akhir

45

Page 46: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

2.6 Data dianalisa dan dinilai sesuai dengan keperluan-nya untuk digabung dengan dokumen lainnya

Jenis dokumen dalam kegiatan bisnis

Pemahaman struktur dan isi dokumen

Melakukan analisa dan penilaian terhadap data-data pendukung sesuai kebutuhan

Data-data atau dokumen pendukung dianalisa dan dinilai ketepatannya

2.7 Dokumen pendukung disiapkan sesuai dengan kebutuhan

3. Menindak-lanjuti Dokumen

3.1Dokumen ditayangkan/di-edarkan secara tepat sesuai kepentingan

Penanganan dokumen Melakukan identifikasi dokumen untuk ditindaklanjuti

Identifikasi dokumen untuk menentukan tindak lanjut

2 3

3.2Penyampaian/sirkulasi dokumen ditindaklanjuti dengan tindakan yang tepat

Menyampaikan dokumen yang harus ditindak lanjuti

Tindakan tepat diambil dalam menindaklanjuti dokumen sesuai kebutuhan

3.3Setiap rekomendasi diperisa dan tindakan sesuai prioritas yang disetujui

Memperhatikan prioritas tindak yang harus dilakukan

3.4Tindakan diambil sesuai dengan kebutuhan

3.5Dokumen yang direkomendasikan diajukan kepada manajemen untuk dipergunakan sesuai dengan kebutuhan

Asesmen Asesmen Asesmen

46

Page 47: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.8. Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga Sistem KearsipanKode Unit : ADM.PK.02.013.01Durasi Pembelajaran : 44 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

01. Mengidentifikasi Kebutuhan Organisasi

1.6 Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi

Sistem kearsipan dan cara mengidentifikasi sesuai kebutuhan perusahaan

Melakukan identifikasi sistem kearsipan yang telah ditentukan

Melakukan identifikasi sistem kearsipan yang telah ditentukan sesuai pedoman perusahaan

2 6

1.7 Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Pengembangan sistem kearsipan yang telah ada

Melakukan pengembangan sistem kearsipan

Pengembangan sistem dikembangkan secara terus menerus

1.8 Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen.

Jenis-jenis peralatan kearsipan yang digunakan dalam mem-proses dokumen

Melakukan identifikasi terhadap peralatan yang akan digunakan dalam memproses dokumen

Menggunakan peralatan kantor dengan benar

1.9 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan.

Prosedur penanganan peralatan kantor yang rusak

Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti

Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur perusahaan

02. Mengelola dokumen sesuai sistem

2.1. Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan

Prosedur penyimpanan dokumen

Mengetahui status dokumen yang akan disimpan

Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan

Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan sesuai SOP

3 20

47

Page 48: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.2. Dokumen disimpan/ diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan

Langkah-langkah penyimpanan dengan berbagai sistem yang ada

Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan berbagai metode seperti :

- Pola sentralisasi

- Pola desentralisasi

Menyimpan arsip menurut sistem yang diminta dengan benar dan menggunakan peralatan yang sesuai

Melakukan penyimpan-an arsip sesuai sistem yang telah ditentukan

03 Menjaga Sistem Kearsipan

3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan.

Prosedur keamanan arsip yang disimpan

Menyimpan arsip dengan memperhatikan prosedur yang aman

Menggunakan peralatan sesuai panduan

3 10

3.2. Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya

Prosedur pemindahan dokumen agar terjamin integritasnya

Melakukan pencatatan yang dapat dimonitor terhadap pemindahan arsip agar terjamin integritasnya

Membuat catatan pemindahan arsip sesuai aturan

3.3. Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

Prosedur pengembangan sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring sistem yang diper-baharui sesuai dengan panduan

3.4. Mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali.

Mengenal sistem yang digunakan di kantor untuk mempermudah penemuan kembali arsip

Menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat

Dapat menyimpan kembali arsip yang telah digunakan

Menemukan kembali sesuai waktu yang ditentukan

Asesmen Asesmen Asesmen

48

Page 49: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.9. Unit Kompetensi : Memelihara Data di KomputerKode Unit : ADM.PK.02.014.01Durasi Pembelajaran : 16 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1. Mengidentifi-kasi data/file

1.1 Data yang akan disimpan diidentifikasi sesuai dengan klasifikasi

Cara mengidentifikasi data yang akan disimpan di komputer

Dapat membuat direktori di windows

Peralatan digunakan sesuai manual book

2 2

1.2 Piranti lunak di-identifikasi sesuai dengan kebutuhan

Mengetahui program komputer yang akan digunakan

Dapat menyimpan data dengan software Word, Excel dan powerpoint

Penyimpanan mem-perhatuikan keamanan file

1.3 Sistem penyimpanan dipilih sesuai dengan kebutuhan.

Prosedur memilih sistem penyimpanan di Komputer

Melakukan penyimpanan file di direktori

Melakukan penyimpan-an file di direktori sesuai SOP

02. Memelihara data / file

2.1. Direktori atau folder dibuat sesuai keperluan

Prosedur pembuatan direktori atau folder

Membuat direktori menurut sistem kearsipan

Membuat direktori sesuai keperluan

2 10

2.2. Pemberian nama data/file dilakukan sesuai dengan pedoman perusahaan

Teknik pemberian nama data/ file

Membuat nama data/file untuk pengarsipan di komputer

Membuat nama data/ file untuk pengarsipan di komputer sesuai prosredur perusahaan

2.3. Penyimpanan data/file dilakukan dengan tepat dan benar

Prosedur penyimpanan data / file

Melakukan penyimpanan data/file dengan di Komputer

Melakukan penyimpan-an data/file dengan tepat dan benar

2.4. Salinan pendukung dibuat sesuai keperluan

Prosedur membuat salinan pendukung

Melakukan pembuatan salinan pendukung

Melakukan pembuatan salinan pendukung sesuai kebutuhan

49

Page 50: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.5. Salinan pendukung disimpan ditempat yang telah ditentukan

Prosedur penyimpanan salinan pendukung

Melakukan penyimpanan salinan pendukung

Melakukan pembuatan salinan pendukung pada tempat yang telah ditentukan

2.6. Data / file salinan dipelihara

Prosedur pemeliharan data/file salinan

Melakukan pemeliharaan data/file di Komputer

Melakukan pemelihara-an data / file di Komputer sesuai SOP

2.7. Perlindungan dari virus dilakukan sesuai

Prosedur penggunaan anti virus di Komputer

Melakukan perlindungan anti virus

Melakukan perlindung-an anti virus sesuai SOP

Asesmen Asesmen Asesmen

50

Page 51: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.10 Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasarKode Unit : ADM.PK02.020.01Durasi Pembelajaran : 32 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1. Mengenali tanda- tanda umum yang biasa digunakan pada industri

1.1 Arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna

nya.

Pengertian dan pemahaman serta penafsiran makna dari tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris.

Memilih tanda baca untuk digunakan sesuai kebutuhan dengan benar sesuai kebutuhan

Tanda baca dipilih dan digunakan secara benar dan tepat

1 3

2. Membaca dokumen kerja

sederhana

2.1 Maksud dan isi dokumen diidentifikasi

Cara mengidentifikasi isi dokumen

Melakukan identifikasi Isi dokumen secara benar dan tepat

Isi dokumen diidentifikasi secara benar dan tepat sesuai SOP

3 12

2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen

Cara menanggapi maksud dari isi dokumen yang diidentifikasi dengan benar.

Tanggapan maksud dari isi dokumen benar dan tepat

Kebenaran tanggapan isi dokumen dengan tepat

Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat

2.3. Bantuan dicari apabila diperlukan

Cara mencari bantuan yang diperlukan secara tepat

Melakukan pencarian Bantuan yang diperlukan

Bantuan yang diperlukan dicari sesuai SOP

3. Membaca teks instruksional sederhana

3.1 Tujuan dan inti teks diidentifikasi

Cara mengidentifikasi tujuan dan inti teks

Tujuan dan inti teks diidentifikasi secara benar

Teks instruksional dibaca dengan benar

2 5

3.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan

Cara menanggapi maksud dan teks yang dibutuhkan

Tanggapan terhadap maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan

Pemberian tanggapan sesuai kebutuhan

51

Page 52: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

3.3 Bantuan dicari apabila diperlukan

Cara mencari bantuan Bantuan dicari sesuai kebutuhan

Bantuan dicari bila diperlukan

4. Membaca diagram sederhana

4.1 Maksud dan inti diagram/simbol sebagai sarana komunikasi diidentifikasi

Cara mengidentifikasi maksud dan inti diagram atau simbol sebagai sarana komunikasi

Maksud dan inti diagram teridentifikasi

Simbol sebagai sarana komunikasi digunakan dengan tepat

2 6

4.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan

Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan

Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan

Memberikan tanggapan sesuai dengan maksud

4.3 Bantuan dicari apabila diperlukan

Cara mencari bantuan Mencari bantuan sesuai keperluan

Mencari bantuan kepada pihak yang tepat

Asesmen Asesmen Asesmen

52

Page 53: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.11. Unit Kompetensi : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional DasarKode Unit : ADM.PK02.021.01Durasi Pembelajaran : 32 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1.

Mengidentifi-kasi tujuan penulisan

1.1 Tujuan penulisan di-identifikasi

Teknik penulisan surat dalam bahasa Inggris

Dapat mengidentifikasi tujuan penulisan

Penulisan dibuat sesuai dengan tujuan

4 12

1.2 Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipilih untuk dipersiapkan

Jenis-jenis dokumen tepat sebagai pendukung penulisan diketahui

Dapat mengidentifikasi jenis dokumen pendukung yang diperlukan

Dokumen pendukung yang diperlukan di-identifikasi dengan tepat

1.3 Bahasa yang tepat untuk memenuhi kebutuhan konteks digunakan sesuai kebutuhan

Penggunaan kalimat bahasa Dapat menggunakan bahasa yang tepat sesuai kebutuhan

Memperhatikan kalimat/ tata bahasa yang tepat sesuai kebutuhan

1.4 Tata cara, tata krama, social dan budaya dalam penulisan dokumen diperhatikan

Pemahaman penggunaan tata bahasa yang seharusnya

Dapat mengetahui peng-gunaan tata bahasa

Penggunaan tata bahasa sesuai pedoman etika

1.5 Kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan dan diikuti

Etika penggunaan tata bahasa

Dapat menggunakan etika tata bahasa

Meperhatikan etika ber-bahasa dalam penulisan

1.6 Informasi disampaikan secara obyektif

Jenis informasi tertulis Dapat menyampaikan informasi secara obyektif

Obyektifitas informasi diperhatikan

2. Memperhati-kan kalimat pada penulis-an

2.1 Kata kunci, ungkapan dan kalimat sederhana digunakan dalam menyampaikan suatu pengertian

Penguasaan kosa kata Dapat menggunakan kalimat sederhana yang memudah-kan pengertian

Penulisan dibuat dengan kalimat yang memudahkan pengertian

4 12

53

Page 54: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.2 Instruksi dan/atau petunjuk diruntut dengan benar

Pengaplikasian instruksi dan/atau petunjuk dengan benar

Dapat mengikuti instruksi dan/atau petunjuk dengan benar

Instruksi dan/atau petunjuk diikuti dengan benar

2.3 Kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis di-ikuti

Penggunaan kaidah ejaan dan tata bahasa bisnis

Penulisan memperhatikan kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa umum dalam bisnis

Kaidah ejaan penulis-an diperhatikan

2.4 Kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti

Kalimat dan ejaan yang sesuai dengan bahasa surat

Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa surat bisnis

Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa surat bisnis sesuai SOP

2.5 Komunikasi tertulis dengan informasi visual seperti tanda-tanda, peta, diagram dan table didukung apabila diperlukan.

Ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang tepat digunakan untuk penulis-an yang berkaitan dengan bisnis. Bahasa resmi dan tidak resmi diketahui waktu penggunaannya

Pemahaman terhadap tanda-tanda penulisan seperti peta, diagram, kolom2, tanda baca, penggunaan bahasa resmi, dll

Dapat menggunakan tanda-tanda penulisan dengan tepat

Memperhatikan penggunaan tanda-tanda penulisan

Asesmen Asesmen Asesmen

54

Page 55: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

55

Page 56: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.12. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Kas KecilKode Unit : ADM.PK.02.026.01Durasi Pembelajaran : 32 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

1. Memproses pengajuan uang tunai

1.1 Keperluan kas kecil di identifikasi

Prosedur pengajuan uang tunai

Melakukan identifikasi ke-perluan kas kecil

Keperluan kas kecil di identifikasi

3 6

1.2 Pengajuan uang tunai dibuat dengan meng-gunakan formulir mengikuti SOP

Proses pengajuan uang tunai untuk kas kecil

Melakukan pengajuan uang tunai untuk keperluan kas kecil

Pengajuan uang tunai menggunakan formulir sesuai SOP

1.3 Semua transaksi didata dengan benar dan tepat

Prosedur pengajuan uang tunai

Melakukan pendataan terhadap transaksi yang akan dilakukan

Pendataan transaksi dibuat dengan benar dan tepat

1.4 Apabila diperlukan pembayaran, dokumen diperiksa terlebih dahulu dan pengeluaran yang mengikuti prosedur perusahaan

Melakukan pemeriksaan dokumen pendukung sebelum melaksanakan pembayaran

Pemeriksaan dokumen pendukung sebelum melakukan pembayaran sesuai prosedur perusahaan

1.5 Semua transaksi meng-ikuti tatacara yang sesuai dengan tingkat kecepatan yang ditentukan oleh perusahaan dan standar pelayanan kepada pelanggan

Melakukan transaksi dengan mengikuti tata cara yang sesuai standar pelayanan kepada pelanggan

Transaksi yang dilakukan mengikuti ketentuan perusahaan dan standar pelayanan pelanggan

02. Melakukan rekonsiliasi pengukuran data

2.1Prosedur penentuan saldo dilakukan sesuai waktu menurut SOP

Proses mempersiapkan kas kecil

Melakukan penentuan saldo pada waktu yang telah ditentukan

Penentuan saldo dilakukan menurut SOP

3 6

56

Page 57: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan

Keterampilan

2.2Uang yang tersedia (saldo) dipisahkan dari uang yang diterima sebelum terjadi keseim-bangan dan mengikuti prosedur keamanan perusahaan

Proses mempersiapkan kas kecil

Melakukan pemisahan dana yang ada pada saldo dengan dana yang akan diterima untuk keperluan kas kecil

Pemisahan dana yang ada di saldo dilakukan dengan akurat

2.3Pencatatan transaksi penerimaan uang pada laporan kas harian dilakukan secara akurat

Proses pencatatan transaksi penerimaan uang

Melakukan pencatatan penerimaan uang pada laporan kas harian

Pencatatan penerimaan uang pada laporan kas harian secara akurat

2.4Dokumen untuk transak-si tunai dan bukan tunai dihitung secara akurat

Prosedur penghitungan penerimaan dana kas kecil

Melakukan penghitungan dengan akurat terhadap dokumen untuk transaksi

Penghitungan dilakukan dengan hati-hati

2.5Uang tunai dihitung secara akurat

Melakukan penghitungan uang tunai yang diterima

Penghitungan dilakukan dengan akurat

2.6Dokumen non tunai di-hitung secara akurat

Prosedur penghitungan penerimaan dana non tunai

Melakukan penghitungan dokumen non tunai yang diterima

Penghitungan dilakukan dengan akurat

2.7Keseimbangan nilai yang tercatat dengan semua transaksi dapat ditunjuk-kan dengan akurat

Prosedur pencatatan dana kas kecil

Melakukan pencatatan keseimbangan dana kas kecil

Pencatatan keseimbangan dana kas kecil dibuat dengan akurat dan mengikuti SOP

2.8Semua pengambilan di data mengikuti SOP

Asesmen Asesmen Asesmen

57

Page 58: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.13. Unit Kompetensi : Menyiapkan PekerjaanKode Unit : ADM.PK02.029.01Durasi Pembelajaran : 20 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

2. Identifikasi organisasi per-syaratan kerja

1.1 Persyaratan kerja dan tanggung jawab di-identifikasi dengan nasi-hat dari orang yang tepat

Persyaratan kerja dan tanggung jawab pekerjaan

Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja dan tanggung jawab

Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja dan tanggung jawab kepada orang yang tepat

2 3

1.2 Peran dan tanggung jawab dari rekan dan orang diatasnya di identifikasi

Peranan dan tanggung jawab pekerjaan

Melakukan identifikasi terhadap peranan dan tanggung jawab pekerja-an rekan kerja

Melakukan identifikasi terhadap persyaratan kerja dan tanggung jawab rekan kerja dan pimpinan

1.3 Pegawai dan peraturan pegawai diidentifikasi dan pengetahuan diterapkan ditempat yang sesuai

Peraturan kepegawaian Melakukan identifikasi terhadap peraturan ke-pegawaian dan menerap-kan ditempat yang sesuai

Melakukan identifikasi terhadap peraturan ke-pegawaian dan menerap-kan sesuai SOP

1.4 Tugas, hukum dan tanggung jawab yang sesuai dengan tujuan organisasi dan di identifikasi serta diterapkan ditempat yang tepat

Tugas-tugas dan tanggung jawab sebagai karyawan

Menerapkan tugas dan tanggung jawab sebagai karyawan

Menerapkan tugas dan tanggung jawab sebagai karyawan sesuai dengan SOP

1.5 Perilaku dimana lingkungan kerja menjadi aman dikenali dan diikuti

Tata krama dan perilaku sebagai karyawan

Menerapkan perilaku yang aman di lingkungan kerja

Menerapkan perilaku yang aman sesuai tata krama di lingkungan kerja

58

Page 59: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

2. Bekerja dalam satu tim

2.1 Perilaku ramah dan mau membantu diperlihatkan setiap waktu

Standar perilaku dalam tim

Menunjukkan dan melakukan kerjasama tim yang kompak

Melakukan perilaku yang ramah dan membantu dalam satu tim

1 3

2.2 Alokasi pekerjaan di lengkapi sesuai permintaan

Prosedur penanganan pekerjaan

Melakukan penanganan pekerjaan dengan alokasi yang telah ditentukan

Melakukan penanganan pekerjaan dengan alokasi yang telah ditentukan sesuai permintaan

2.3.ketika kesulitan muncul

Ketepatan bantuan layanan

Memberikan bantuan yang dibutuhkan

Memberikan bantuan yang dibutuhkan dengan segera

2.4 Pertanyaan digunakan untuk mengklarifikasi instruksi atau tanggung jawab

Teknik klarifikasi tugas dan tanggung jawab

Melakukan klarifikasi terhadap tugas dan tanggung jawabnya

Melakukan klarifikasi terhadap tugas dan tanggung jawabnya dengan tepat dan sopan

2.5 Sikap tidak diskriminasi di identifikasi dan dilaksanakan

Teknik pengidentifikasian pekerjaan

Melakukan identifikasi terhadap sikap tidak diskriminasi untuk dilaksanakan

Melakukan identifikasi terhadap sikap tidak diskriminasi setiap menangani pekerjaan

59

Page 60: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

3.

Mengembang-kan kebiasaan kerja secara efektif

3.1Prioritas kerja pribadi telah diketahui dan di peroleh keseimbangan dengan prioritas lainnya

Teknik menentukan prioritas kerja

Melakukan penyesuaian prioritas kerja dengan pribadi

Melakukan penyesuaian prioritas kerja dengan pribadi sesuai kebutuhan

1 2

3.2Strategi manajemen waktu diterapkan dalam kegiatan kerja

Penerapan manajemen waktu

Menerapkan strategi manajemen waktu

Menerapkan strategi manajemen waktu disetiap kegiatan kerja

3.3Pakaian serta perilaku yang sesuai diperhatikan di tempat kerja

Prosedur penggunaan pakaian di tempat kerja

Memperhatikan prosedur penggunaan pakaian dan perilaku kerja

Memperhatikan prosedur penggunaan pakaian dan perilaku kerja sesuai SOP

Asesmen Asesmen Asesmen

60

Page 61: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.14. Unit Kompetensi : Menjaga Kebersihan Peralatan dan Tempat KerjaKode Unit : ADM.PK03.001.01Durasi Pembelajaran : 18 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1.

Mengidentifikasi peralatan dan tempat kerja

1.1 Peralatan dan tempat kerja diidentifikasi untuk dibersihkan

Jenis perawatan peralatan dan tempat kerja

Melakukan identifikasi terhadap jenis perawatan peralatan dan tempat kerja

Identiifkasi jenis perawatan peralatan dan tempat kerja sesuai SOP

2 2

1.2 Seluruh peralatan diperiksa kebersihan dan keamanannya dalam beroperasi sebelum digunakan

Melakukan perawatan kebersihan dan keamanan peralatan yang akan digunakan

2. Menggunakan bahan-bahan dan peralatan kebersihan

2.1 Bahan-bahan untuk membersihkan disesuai-kan dan disiapkan sesuai dengan petunjuk pabrik dan relevan terhadap per-syaratan kesehatan dan keselamatan

Penggunaan bahan dan alat kebersihan

Melakukan identifikasi terhadap bahan dan alat yang akan digunakan

Identifikasi jenis bahan dan alat yang digunakan sesuai petunjuk

4 6

2.2 Dimanapun dibutuhkan daerah kerja diberi barikade atau tanda untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja maupun pelanggan

Pemahaman jenis-jenis tanda/barikade untuk K3

Jenis-jenis tanda/barikade yang digunakan pada K3 dipahami

Menerapkan penggunaan tanda/barikade K3 sesuai SOP

2.3 Bahan kimia yang sesuai dipilih untuk daerah tertentu dan diperguna-kan sesuai dengan persyaratan keamanan

Jenis bahan kimia Melakukan identifikasi terhadap jenis bahan kimia sesuai keperluan dan standar

Bahan kimia digunakan sesuai dengan standar operasional

61

Page 62: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

2.4 Peralatan dipergunakan secara benar dan sesuai petunjuk pemakaian

Penggunaan peralatan kebersihan

Menggunakan peralatan K3 sesuai SOP

Peralatan K3 digunakan dengan benar dan sesuai dengan petunjuk

2.5 Penggunaan pakaian kerja yang sesuai untuk menghindari kecelakaan kerja dilakukan

Penggunaan pakaian kerja

Menggunakan pakaian kerja yang sesuai dengan tempat kerja

Penggunaan pakaian kerja disesuaikan dengan tempat kerj

2.6.kelebihan bahan kimia dibuang sesuai dengan norma higienis, keamanan serta peraturan mengenai lingkungan

Kebersihan lingkungan kerja

Menjaga kebersihan lingkungan dari sampah dan bahan kimia yang tidak terpakai

Kebersihan lingkungan dijaga dari sampah dan bahan kimia yang berbahaya

62

Page 63: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

3. Memelihara dan menyimpan peralatan serta bahan kimia

3.1Peralatan dibersihkan setelah dipakai sesuai dengan petunjuk pabrik

Pemeliharaan dan penyimpanan peralatan serta bahan kimia untuk kebersihan tempat kerja

Melakukan pemeliharaan peralatan dan bahan kimia dengan benar

Pemeliharaan peralatan dan bahan kimia dilakukan sesuai petunjuk pabrik

2 2

3.2Pemeliharaan rutin dilakukan sesuai dengan ketetapan perusahaan

Menerapkan pemeliharaan rutin terhadap peralatan dan bahan kimia

3.3Kerusakan diidentifikasi dengan benar serta dilaporkan berdasarkan ketetapan perusahaan

Melakukan identifikasi terhadap kerusakan peralatan

Melaporkan kerusakan peralatan sesuai standar perusahaan

3.4Peralatan disimpan didaerah penyimpanan dan dalam keadaan siap dipakai kembali

Melakukan penyimpanan peralatan pada tempat yang telah ditentukan

Penyimpanan peralatan dilakukan sesuai petunjuk

63

Page 64: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

3.5Bahan-bahan kimia di-simpan sesuai dengan persyaratan kesehatan dan keselamatan

Pemeliharaan dan penyimpanan peralatan serta bahan kimia untuk kebersihan tempat kerja

Melakukan penyimpanan peralatan pada tempat yang telah ditentukan

Penyimpanan peralatan dilakukan sesuai petunjuk

Asesmen Asesmen Asesmen

64

Page 65: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.15. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 PerkantoranKode Unit : ADM.PK03.002.01Durasi Pembelajaran : 18 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1. Mengikuti prose dur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja

1.1 Prosedur keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja diikuti dengan benar sesuai dengan aturan perusaha-an dan relevan dengan peraturan pemerintah dan syarat-syarat asuransi

Prosedur K3 Mengikuti prosedur K3 Keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja diikuti sesuai prosedur

2 3

1.2 Pelanggaran prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja di identifikasi dan dilaporkan

Jenis pelanggaran prosedur

Mengetahui jenis pelang-garan prosedur K3

Jenis pelanggaran prosedur K3 dipahami sesuai SOP

1.3 Segala bentuk perilaku dan kejadian-kejadian yang mencurigakan segera dilaporkan pada orang yang berwenang

Mengetahui bentuk perilaku dan pelanggaran prosedur K3 yang mencurigakan

Melaporkan kepada orang yang berwenang terhadap bentuk pelanggaran prosedur

2. Menghadapi situasi-situasi darurat/ emergency

2.1 Keadaan darurat dan potensi keadaan darurat dapat segera diketahui

Menghadapi situasi darurat/ emergency

Mengaplikasikan tindakan tepat dalam menghadapi keadaan darurat sesuai lingkup tanggung jawabnya

Tindakan dalam meng-hadapi situasi darurat dilakukan sesuai prosedur perusahaan

2 3

2.2 Tindakan yang dibutuhkan ditentukan dalam lingkup tanggung jawabnya

65

Page 66: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.3 Prosedur keadaan darurat diikuti sesuai dengan prosedur perusahaan

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

2.4 Bantuan segera dicari dari rekan sejawat dan atau orang yang mempunyai wewenang bilamana perlu

Mengaplikasikan tindakan tepat dalam menghadapi keadaan darurat sesuai lingkup tanggung jawabnya

Tindakan dalam meng-hadapi situasi darurat dilakukan sesuai prosedur perusahaan

2.5 Rincian keadaan darurat dilaporkan dengan benar atau sesuai dengan aturan

66

Page 67: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

3. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi

3.1Mempertimbangkan pe-nampilan pribadi terhadap permasalahan lingkungan kerja dan K3, termasuk :

- Berpakaian dan kesehatan pribadi

- Menggunakan pakaian dan bersepatu yang tepat

Prosedur penggunaan pakaian di tempat kerja

Menggunakan pakaian kerja yang sesuai dengan tempat kerja

Penggunaan pakaian kerja disesuaikan dengan tempat kerja

1 3

4.

Mengantisipasi keamanan dan daerah bersih kering dan daerah berair

4.1Daerah yang akan dibersihkan diamankan dari bahaya

Prosedur keamanan untuk daerah kering dan basah

Menjaga keamanan daerah kering dan basah dengan menggunakan tanda/ barikade sesuai keperluan

Penggunaan tanda/barikade untuk antisipasi kecelakaan di daerah kering atau basah

1 3

4.2Daerah kerja diberi barikade atau tanda untuk memperkecil resiko terhadap kolega kerja maupun pelanggan

5. Memberikan umpan balik mengenai K3

5.1Isu-isu yang membutuh-kan perhatian diidentifikasi

Pembuatan laporan K3 Melakukan identifikasi terhadap isu-isu berkaitan dengan K3

Isu-isu berkaitan dengan K3 diketahui untuk dilaporkan

1 4

67

Page 68: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA

MATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

5.2Permasalahan yang ditemukan dilaporkan kepada pihak yang berwenang sesuai dengan syarat-syarat perusahaan dan pemerintahan yang harus dipenuhi.

Membuat laporan permasalahan K3 sesuai syarat perusahaan

Laporan permasalahan K3 dilakuan sesuai SOP

Asesmen Asesmen Asesmen

68

Page 69: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

2.16. Unit Kompetensi : Meminimalisir PencurianKode Unit : ADM.PK03.005.01Durasi Pembelajaran : 18 Jam @ 45 Menit

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

1. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin

1.1 Sistem dan prosedur keamanan digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan

Persyaratan keamanan sarana dan prasarana kerja

Melakukan identifikasi terhadap bentuk keamanan sarana dan prasarana kerja sesuai jenis barang yang akan diamankan

Jenis keamanan sarana dan prasarana kerja dilakukan sesuai SOP

3 7

1.2 Keamanan kas/uang tunai ditangani sesuai dengan kebijakan perusahaan

1.3 Perilaku pelanggan yang mencurigakan diamati dan ditangani sesuai dengan kebijakan

Melakukan antisipasi terhadap tindakan yang mencurigakan

Tindakan yang mencuriga-kan diamati dan ditangani sesuai kebijakan perusahaan

1.4 Pencuri dari pihak luar maupun dalam ditangani menurut kebijakan perusahaan

Penanganan pencurian Melakukan tindakan yang bijaksana dalam menangani pencurian

Tindakan diambil sesuai kebijakan perusahaan

1.5 Dokumen, produk-produk dan peralatan disimpan dalam cara yang sesuai dan aman

Cara penyimpanan peralatan dan dokumen perusahaan untuk menghindari kehilangan

Menyimpan dokumen, produk dan peralatan sesuai SOP

Penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja dilakukan sesuai prosedur

2. Meminimalisir pencurian

2.1 Tindakan tepat dilakukan untuk mengurangi pencurian dengan menggunakan prosedur perusahaan

3 5

69

Page 70: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI

KRITERIA UNJUK KERJAMATERI PELATIHAN JAM PELATIHAN

Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja Pengetahuan Keterampilan

2.2 Barang yang mudah dicuri diawasi sesuai dengan kebijakan perusahaan

Cara penyimpanan peralatan dan dokumen perusahaan untuk menghindari kehilangan

Menyimpan dokumen, produk dan peralatan sesuai SOP

Penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja dilakukan sesuai prosedur

2.3 Keamanan kas/uang tunai, mesin kas dan kunci-kunci dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan

2.4 Keamanan stok dan per-alatan atas pelanggan, staf dan pihak kontraktor luar dijaga sesuai dengan kebijakan perusahaan

Asesmen Asesmen Asesmen

70

Page 71: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT)

5.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

Kode Unit : ADM.PK01.001.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi Proses Komunikasi di Temat Kerja

02. Menerima dan menyampaikan informasi

03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi

04. Memilih Media Komunikasi

Pengetahuan prinsip / dasar dari kualitas jasa Kemampuan untuk mengembangkan pendekatan-pendekatan proaktif untuk peningkatan

dari pelayanan pelanggan dalam konteks industri bisnis pada umumnya. Kemampuan untuk menata -dalam bentuk tertulis- informasi yang diterima secara akurat,

dan mengkomunikasikannya kepada yang berkepentingan. Kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat, agar pesan dapat segera

diterima dan dipahami oleh Komunikan / penerima pesan.

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

V.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui telepon

Kode Unit : ADM.PK.01.002.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Menerima Panggilan Telepon

02. Melakukan Panggilan Telepon

Menerima panggilan telepon sesuai prosedur/SOP di perusahaan Melakukan kemampuan bertutur kata sopan, ramah serta memberkan pelayanan bersahabat Menunjukan kemampuan berkomunikasi melalui telepon Mencatat pesanan telepon pada Lembar Penerimaan Telepon Menyampaikan pesan sesuai maksud dan tujuan dengan tepat waktu Melakukan panggilan telepon keluar sesuai prosedur/SOP di perusahaan Memberikan informasi yang relevan kepada yang dituju dan sesuai maksud dan tujuan

menilpon Menggunakan sarana telepon secara tepat

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

71

Page 72: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

03. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan

Telepon 04. Penyampaian Pesan telepon

Memberikan tanda-tanda percakapan yang akan diachiri Menutup pembicaraan dengan mengucap salam pada saat mengakhiri pembicaraan di

telepon Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan benar Menyampaikan pesan telepon yang telah dicatat pada LPT pada orang yang tepat dengan

waktu yang telah ditentukan Mengecek dokumen penerimaan telepon setelah menyelesaikan pencatatan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.3 Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

Kode Unit : ADM.PK.01.003.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Berkomunikasi ditempat kerja02. Memberikan bantuan kepada

pelanggan03. Bekerja dalam satu tim

Memberikan pelayanan dalam menangani surat masuk atau surat keluar Membarikan bantuan pada pihak yang mnembutuhkan penanganan surat masuk dan

surat keluar Bekerjasama dalam satu tim dalam menangani berkas

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.4 Unit Kompetensi : Memberi Pelayanan kepada pelanggan

Kode Unit : ADM.PK.01.004.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Memahami konsep pelayanan prima dan prinsip-prinsip pelayanan

02. Memahami unsur-unsur kualitas pelayanan prima

03. Memberikan pelayanan pada pelanggan

Melakukan pelayanan prima dengan memperhatikan konsep pelayanan dan prinsip pelayanan

Memberikan pelayanan pada pelanggan dengan melihat unsur kualitas pelayanan prima

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

72

Page 73: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

5.5. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer

Kode Unit : ADM.PK.01.005.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01 Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi

02 Menyimpan data di komputer 03 Mengatur petunjuk dasar dan

struktur folder04 Mengatur file untuk pemakai

(user) dan atau keperluan pengaturan data

05 Mencetak data/informasi06 Mematikan komputer

Mengoperasikan komputer sesuai prosedur penggunaan atau buku manual Data disimpan dengan disesuaikan pada folder yang tepat Menyusun struktur folder sesuai dengan kebutuhan Pengaturan penyimpanan file disesuaikan dengan kebutuhan Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor

sesuai SOP Melakukan pencetakan data/informasi dengan media yang tepat Mematikan komputer yang sudah tidak dipakai sesuai prosedur

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.6. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor

Kode Unit : ADM.PK.01.006.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01 Memilih Peralatan Kantor

02 Mengoperasikan Peralatan Kantor

03 Memelihara Peralatan

Menggunakan peralatan kantor sesuai dengan fungsi kegunaan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan kantor

Khususnya ke administrasian kantor. Menentukan jumlah kebutuha peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan

pekerjaan kantor Menguasai tehnik pengoperasian peralatan kantor ditempat kerja sesuai kemampuan

yang dimilikinya untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor

sesuai SOP

Melakukan pemeliharaan peralatan kantor dengan mengopersaikanya sesuai SOP dan Buku Manual

73

Page 74: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

Melakukan penyimpanan terhadap peralatan yang telah digunakan pada tempat yang ditentukan dan sesuai SOP perusahaan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.7 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak

Kode Unit : ADM.PK02.001.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengakses aplikasi peranagkat lunak

02. Menjalankan aplikasi perangkat lunak

Melakukan akses aplikasi perangkat lunak pada komputer untuk menyelesaikan pekerjaan kantor

Menggunakan sistem yang tepat sesuai keperluan penggunaan Mencari metode dalam penggunaan tipe informasi

Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam menyelesaikan pekerjaan/tugas Menjalankan aplikasi perangkat lunak sesuai prosedur dan Buku manual Melakukan identifikasi aplikasi perangkat lunak sesuai bagian serta peranan dan fungsi

tertentu

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.8 Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana

Kode Unit : ADM.PK02.003.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Menggunakan praktek keamanan kerja

02. Menciptakan lembar kerja sederhana

03. Menghasilkan lembar kerja04. Menghasilkan grafik-grafik

sederhana

Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai kondisi ergonomis pengguna sesuai SOP Membuat format yang diminta Memasukan data Melakukan preview sebelum mencetak Memberikan judul file dan menyimpan file Menemukan kembali file

74

Page 75: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

5.9 Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana

Kode Unit : ADM.PK02.005.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mempersiapkan Peralatan02. Memastikan akan kebutuhan

Dokumen03. Mencetak dokumen

Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai SOP Membuat dokumen sesuai instruksi Memasukan data yang diminta Melakukan preview sebelum mencetak Mencetak dokumen pada sarana yang sesuai

5.10 Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi

Kode Unit : ADM.PK.02.007.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Proses dokumen-dokumen kantor

02. Dasar Surat menyurat03. Mengurus/menjaga sistem

dokumen

Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

75

Page 76: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

5.11. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

Kode Unit : ADM.PK.02.008.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi surat / dokumen yang diterima

02. Memproses pencatatan surat /dokumen masuk

03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk

Memilah milah surat masuk berdasarkan 76irri amplop Melakukan proses penerimaan surat berdasarkan prosedur Mencatat surat masuk pada buku agenda surat masuk Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.12. Unit Kompetensi: Menangani Pengiriman Surat/Dokumen

Kode Unit : ADM.PK.02.009.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. meng-identifikasi surat/dokumen untuk dikirim

02. memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim

03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk

04. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama

05. Mengelola dan mengirim email

Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan

Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur perusahaan Mengelola surat penting dengan prosedur khusus Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama Mengelola email dan mengirim email sesuai prosedur perusahan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.13. Unit Kompetensi : Mempersiapkan Dokumen

76

Page 77: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

Kode Unit : ADM.PK02.012.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi Dokumen yang diperlukan

02. Mempersiapkan Dokumen03. Menindaklanjuti Dokumen

Melakukan identifikasi terhadap dokumen sesuai kebutuhan Mempersiapkan dokumen sesuai instruksi Mengambil tindakan tepat yang harus dilakukan sesuai isi dokumen

5.14. Unit Kompetensi: Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan

Kode Unit : ADM.PK.02.013.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi kebutuhan organisasi

02. Mengelola dokumen sesuai sistem

03. Menjaga sistem kearsipan

Melakukan identifikasi pada sistem klearsipan yang digunakan di kantor Melakukan pengelolaan arsip berdasarkan sistem yang telah diterapkan di kantor Melakukan pemeliharaan dan penataan arsip Memberikan pelayanan peminjaman arsip pada bagian yang membutuhkan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.15. Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer

Kode Unit : ADM.PK.02.014.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi data/file02. Memelihara data/file

Melakukan pendataan file yang disimpan pada media digital dengan menggunakan komputer

Melakukan pemeliharaan file di media digital dari gangguan virus Membuat salinan data file bila dibutuhkan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.16. Unit Kompetensi: Membaca Dalam Bahasa inggris pada tingkat Operasional Dasar

77

Page 78: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

Kode Unit : ADM.PK.02.020.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengenali tanda –tanda umum yang biasa digunakan pada industri

02. Membaca dokumen kerja sederhana

03. Membaca Teks instruksional sederhana

04. Membaca diagram sederhana

Mengenali tanda-tanda umum yang digunakan ditempat kerjakan Mengerti singkatan dalam bahasa Inggris untuk ditafsirkan maknanya Mengidentifikasi maksud isi dokumen sederhana Maksud isi dokumen ditinaklanjuti sesuai kewenanganya Mengerti inti dan tujuan dari dokumen sederhana Menanggapi maksud dari instruksional isi dokumen sederhana Membaca inti diagram/simbol dari sarana komunikasi Memberikan tanggapan maksud dari teks menurut kebutuhan

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.17. Unit Kompetensi : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional DasarKode Unit : ADM.PK02.021.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi tujuan penulisan

02. Memperhatikan kalimat pada penulisan

Menulis dokumen sederhana dengan menggunakan bahasa Inggris Memperhatikan tata bahasa penulisan sesuai dengan tujuan dan maksud penulisan dibuat

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.18. Unit Kompetensi : Mempersiapkan kas kecil

Kode Unit : ADM.PK.02.026.01

78

Page 79: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Memproses pengajuan uang tunai

02. Melakukan rekonsiliasi/ pengakuratan data

Melakukan pengajuan uang tunai setelah melaporakan laporan kas kecil

Melakukan rekonsiliasi sebagai akuratisasi data melalui proses sesuai SOP.

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.19. Unit Kompetensi : Menyiapkan Pekerjaan

Kode Unit : ADM.PK.02.029.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Identifikasi organisasi/ persyaratan kerja

02. Bekerja dalam tim

03. Mengembangkan kebiasaan kerja secara efektif

Mengetahui produk perusahaan dan peran serta tanggung jawab di tempat kerj

Memahami tindakan dan kerjasama yang efektif sesuai etika bisnis

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.20. Unit Kompetensi : Menjaga Kebersihan dan Peralatan Tempat Kerja

Kode Unit : ADM.PK.03.001.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengidentifikasi peralatan dan tempat kerja

02. Menggunakan bahan-bahan dan peralatan kebersihan

03. Memelihara dan menyimpan peralatan serta bahan kimia

Mengetahui kebersihan yang harus dijaga terhadap peralatan dan tempat kerja

Memahami penggunaan bahan dan peralatan kebersihan

Mengetahui cara memelihara dan menyimpan peralatan kebersihan dan bahan kimia

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.21. Unit Kompetensi : Mengikuti Prosedur K3 Perkantoran

Kode Unit : ADM.PK.03.002.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

79

Page 80: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

01. Mengikuti prosedur K3

02. Menghadapi situasi darurat/ emergency

03. Menjaga standar keamanan penampilan pribadi

04. Mengantisipasi keamanan pada daerah bersih kering dan daerah berair

05. Memberikan umpan balik mengenai K3

Mengetahui prosedur K3 yang ada pada tempat kerja/perusahaan

Memahami dalam menghadapi situasi darurat di tempat kerja

Mengetahui cara memberikan laporan atau umpan balik mengenai K3

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.22. Unit Kompetensi : Meminimalisir Pencurian

Kode Unit : ADM.PK.03.005.01

ELEMEN KOMPETENSI INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Menggunakan sistem keamanan penyimpanan secara rutin

02. Meminimalisir pencurian

Mengetahui sistem penyimpanan dokumen, produk dan peralatan kerja sesuai prosedur

Memahami tindakan tepat yang wajib dilakukan dalam meminimalisir kehilangan atau pencurian dokumen, produk atau peralatan kerja

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

1. EVALUASI PROGRAM PELATIHAN

NO. KEGIATAN MATERI EVALUASI

80

Page 81: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

1. Evaluasi Program Latihan Melakukan evaluasi program pelatihan antar lain :- Fasilitas Latihan- Modul, bahan dan Lamanya Latihan- Instruktur - OJT

81

Page 82: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN

1. Judul/Nama Pelatihan : Sekretaris Yunior (Junior

Administrative Assistant)

2. Kode Program Pelatihan :

NO

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN

1. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

ADM.PK01.001.01

Pesawat Telepon Komputer Printer ATK

Form memo LPT

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

2. Berkomunikasi melalui Telepon

ADM.PK01.002.01

Pesawat Telepon ATK

Kertas Buku Telepon Daftar alamat

telepon

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

3. Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

ADM.PK01.003.01

Pesawat Telepon ATK

Form memo LPT

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

4. Mengoperasikan Komputer

ADM.PK01.005.01

Komputer Printer UPS Flash Disc CD/DVD External hardisc ATK

Kertas Tinta Printer

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

5. Menggunakan Peralatan Kantor

ADM.PK01.006.01

Komputer Printer Mesin Fax Mesin Tik Mesin Photo Copy Calculator Perfurator Letter Tray Tancapan kertas Binder clips Letter Opener Stepler remover Stepler ATK

Kertas Tinta Printer Kertas Fax Tinta photo

copy

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

6. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak

ADM.PK02.001.01

Komputer Printer UPS Flash Disc CD/DVD External hardisc ATK

Kertas Tinta Printer

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

82

Page 83: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

83

Page 84: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

NO

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN

7. Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana

ADM.PK02.003.01 Komputer

Meja, kursi Printer

Materi pekerjaan yang diberikan

Alat tulis: kertas

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

8. Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

ADM.PK02.008.01

Meja kerja Baki surat Map-map Stempel tanggal

terima Stapler Klip kertas Alat tulis Stabilo

Buku agenda surat

Lembar disposisi

Kertas ber-lem Kertas hvs

Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

9. Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen

ADM.PK02.009.01

Komputer Printer Alat tulis Baki surat Map-map Stempel perusahaan

Kertas HVS Kertas berkop Amplop Buku agenda

surat Tanda terima Buku ekspedisi

Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

10. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

ADM.PK02.013.01

Ordner Filing Cabinet Guide filing cabinet Tab ordner Map gantung Perforator Alat tulis

Form Kartu Kendali

Form peminjaman

Kertas HVS Form referensi

silang Arsip - arsip

Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

11. Memelihara Data di Komputer

ADM.PK02.014.01

KomputerMedia Simpan digitalAlat tulis

Kertas hvs Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

12. Melakukan Prosedur Administrasi

ADM.PK02.007.01

- Komputer- Printer- Alat tulis- Stapler- Stabilo

Kop surat Amplop Tanda terima Buku ekspedisi Lembar

disposisi Kertas hvs

Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

13. Menghasilkan Dokumen Sederhana

ADM.PK02.005.01

- Komputer- Printer- Alat tulis

Kop surat Amplop Tanda terima Kertas hvs

Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

14. Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

ADM.PK02.020.01

- Kamus- Diagram/

Gambar- Rekaman Video

Lembar Kerja

15. Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

ADM.PK02.021.01

- Kamus- Diagram/

Gambar- Rekaman Video

Lembar Kerja

84

Page 85: 1 OK LEVEL III - JR SECRETARY

RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA

Judul/Nama Pelatihan : Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat

Operasional Dasar

Nama Peserta Pelatihan : .....................................................,,

Nama Lembaga/Perusahaan : .......................................................

Kegiatan di Tempat Kerja : ........................................................

NOHARI/

TANGGALAREAKERJA

UNIT/ ELEMEN KOMPETENSI

KEGIATAN JAM HASIL PEMBIMBING

1.

2.

3.

……………………., …. ………………….. …..

Pimpinan ……………..

…………………………………..

85