1 modul kelembagaan
TRANSCRIPT
lkmko
pdki.
com
1
BAB I PENDAHULUAN
A. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUMPeserta memahami tentang perkoperasian dan sistem kelembagaan dan organisasi
LKM KOPERASI PMK
B. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUSSetelah mengikuti diklat ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan:
1. Menjelaskan jati diri koperasi,2. Menjelaskan visi-misi dan nilai-nilai dasar LKM Kop3. Menjelaskan Organisasi LKM Kop PMK4. Menguraikan tentang Tugas Pengelola dan Hubungan kerja antar pengelola.
C. KERANGKA PEMBELAJARAN1. JATI DIRI KOPERASI2. VISI- MISI DAN NILAI-NILAI DASAR LKM KOP PMK3. ORGANISASI KOPERASI LKM KOP PMK
D. METODA1. Ceramah,2. Diskusi,3. Flipchart,4. RolePlay,
E. ALAT BANTU1. Papan tulis, spidol,2. Infokus, Laptop,3. Kertas HVS & Pensil4. MetaPlan5. Lakban
F. WAKTUManajer dan pemasaran : 4 Jam Pelajaran, 1 JPL @ 45’Pembukuan dan kasir : 4 Jam pelajaran, 1 JPL @ 45’
lkmko
pdki.
com
2
BAB II. JATI DIRI KOPERASI
A. DEFINISI, TUJUAN DAN FUNGSI/PERAN KOPERASI
Berdasarkan Undang-undang R.I. No. 25 tahun 1992 koperasi adalah badan usaha yangberanggotakan orang-seorang atau badan hukum Koperasi dengan melandaskankegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyatyang berdasar atas asas kekeluargaan (Pasal 1 ayat 1)1. Koperasi, berdasarkankeanggotaannya, dibedakan menjadi Koperasi Primer, yaitu Koperasi yang didirikan olehdan beranggotakan orang-seorang (Pasal 1 ayat 3), dibentuk sekurang-kurangnya 20(dua puluh) orang (Pasal 6 ayat 1); dan Koperasi Sekunder yaitu Koperasi yang didirikanoleh dan beranggotakan Koperasi (Pasal 1 ayat 4), dibentuk oleh sekurang-kurangnya 2(tiga) koperasi (Pasal 6 ayat 2).
Koperasi bertujuan memajukan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakatpada umumnya serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangkamewujudkan masyarakat yang maju, adil, dan makmur berlandaskan Pancasila danUndang-Undang Dasar 1945 (Pasal 3).
UU Perkoperasian menyebutkan 4 fungsi dan peran koperasi yaitu:a. membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada
khususnya dan masyarakat pada umumnya, untuk meningkatkan kesejahteraanekonomi dan sosialnya;
b. berperan serta secara aktif dalam mempertinggi kualitas kehidupan manusia danmasyarakat;
c. memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahananperekonomian nasional dengan Koperasi sebagai sokogurunya;
d. berusaha untuk mewujudkan dan mengembangkan perekonomian nasional yangmerupakan usaha bersama berdasar atas asas kekeluargaan dan demokrasiekonomi.
B. NILAI-NILAI DAN PRINSIP
ICA menyebutkan nilai-nilai Koperasi yaitu:1. menolong diri sendiri,2. tanggung jawab sendiri,3. demokratis,4. persamaan,5. keadilan dan6. kesetiakawanan.
1 Bandingkan definisi Koperasi menurut ICA: Koperasi didefinisikan sebagai perkumpulan otonom dariorang-orang yang bersatu secara sukarela untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan dan aspirasi-aspirasi ekonomi, sosial dan budaya bersama melalui perusahaan yang mereka miliki bersamadan kendalikan secara demokratis.
lkmko
pdki.
com
3
Masih menurut ICA, mengikuti tradisi para pendirinya, anggota-anggota koperasi percayapada nilai-nilai etis dari kejujuran, keterbukaan, tanggung jawab sosial kepedulianterhadap orang lain.
Prinsip-prinsip Koperasi adalah garis-garis penuntun yang digunakan oleh koperasi untukmelaksanakan nilai-nilai tersebut dalam praktik. Adapun prinsip-prinsip koperasiberdasarkan UU Perkoperasian dan penjelasannya sebagai berikut (Pasal 5 ayat 1):2
1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka;Sifat kesuraleaan dalam Keanggotaan Koperasi mengandung makna bahwa menjadianggota Koperasi tidak boleh dipaksakan siapapun. Sifat kesukarelaan jugamengandung makna bahwa seorang anggota dapat mengundurkan diri dariKoperasinya sesuai dengan syarat yang ditentukan dalam Anggaran Dasar Koperasi.Sedangkan sifat terbuka memiliki arti bahwa dalam keanggotaan tidak dilakukanpembatasan atau diskriminasi dalam bentuk apapun.
2. Pengelolaan dilakukan secara demokratis;Prinsip demokrasi menunjukkan bahwa pengelolaan Koperasi dilakukan ataskehendak dan keputusan para anggota. Para anggota itulah yang memegang danmelaksanakan tertinggi dalam Koperasi.
3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasausaha masing-masing anggota;Pembagian sisa hasil usaha kepada anggota dilakukan tidak semata-mataberdasarkan modal yang dimiliki seseorang dalam Koperasi tetapi juga berdasarkanperimbangan jasa usaha anggota terhadap Koperasi. Ketentuan yang demikian inimerupakan perwujudan nilai kekeluargaan dan keadilan.
4. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal;Modal dalam Koperasi pada dasarnya dipergunakan untuk kemanfaatan anggota danbukan untuk sekedar mencari keuntungan. Oleh karena itu balas jasa terhadapmodal yang diberikan kepada para anggota juga terbatas, dan tidak didasarkansemata-mata atas besarnya modal yang diberikan. Yang dimaksud dengan terbatasadalah wajar dalam arti tidak melebihi suku bunga yang berlaku dipasar.
5. KemandirianKemandirian mengandung pengertian dapat berdiri sendiri, tanpa tergantung padapihak lain yang dilandasi oleh kepercayaan kepada pertimbangan, keputusan,kemampuan dan usaha sendiri. Dalam kemandirian terkandung pula pengertiankebebasan yang bertanggung jawab, otonomi, swadaya, berani mempertanggung-jawabkan perbuatan sendiri, dan kehendak untuk mengelola diri sendiri.
Dalam mengembangkan koperasi, koperasi melaksanakan pula dua prinsip Koperasilainnya, yaitu (Pasal 5 ayat 1):1. Pendidikan perkoperasian;2. Kerja sama antarkoperasi.
2 Bandingkan rumusan Prinsip Koperasi menurut ICA: (1) Keanggotaan Sukarela dan Terbuka; (2)Pengendalian oleh Anggota Secara Demokratis; (3) Partisipasi Ekonomi Anggota; (4) Otonomi DanKebebasan, (5) Pendidikan, Pelatihan Dan Informasi; (6) Kerjasama Diantara Koperasi; (7)Kepedulian Terhadap Komunitas
lkmko
pdki.
com
4
Kedua prinsip Koperasi ini penting dalam meningkatkan kemampuan, memperluaswawasan anggota, dan memperkuat solidaritas dalam mewujudkan tujuan Koperasi. Kerjasama dimaksud dapat dilakukan antar Koperasi ditingkat lokal, regional, nasional daninternasional.
Selanjutnya Penjelasan UU perkoperasian Pasal 5 menyebutkan pula bahwa ketujuhPrinsip Koperasi di atas merupakan satu kesatuan dan tidak dapat dipisahkan dalamkehidupan berkoperasi. Prinsip koperasi ini merupakan esensi dari dasar kerja Koperasisebagai badan usaha sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berwatak sosialserta merupakan ciri khas dan jati diri Koperasi yang membedakannya dari badan usahalainnya.
Koperasi yang beroperasi berdasarkan prinsip bagi hasil sesuai syariah pada dasarnyamerupakan perwujudan muamalah atau kerjasama bisnis yang melampaui batas-batasras, suku, kelamin dan agama. Karena itu koperasi tunduk pada kaidah bahwa padadasarnya semua bentuk bisnis dan transaksi diperkenankan sepanjang tidak dilarang ataumengandung hal-hal yang dilarang oleh syariah Islam. Hal-hal yang tergolong terlarangadalah bisnis atau transaksi yang tergolong: Maysir (judi), Asusila, Gharar(ketidakjelasan), Haram, Riba, Ihtikar (penimbunan), dan Berbahaya (disingkatMAGHRIB)
lkmko
pdki.
com
5
BAB III. VISI-MISI DAN NILAI-NILAI DASAR LKM KOPERASI PMK
1. Visi
Visi merupakan cita-cita yang dirumuskan untuk membangun semangat organisasiLKM KOPERASI dan Koperasi yang memiliki unit usaha jasa keuangan untukmencapai keunggulan di masa yang akan datang. Pada hakekatnya visimengandung beberapa makna, yaitu:
a. Gambaran target kerja yang gamblang.
b. Keunggulan yang menjadi standar atau ideal.
c. Orientasi atau tujuan yang akan diwujudkan oleh organisasi LKM KOPERASIPMK/Koperasi.
Adapun Visi dari Koperasi PMK adalah : ”Terwujudnya masyarakat Kelurahanyang sejahtera, mandiri, adil dan berdaya”.
2. Misi
a. Mengembangkan dan meningkatkan daya saing perekonomian masyarakat.
b. Memberikan kemudahan kepada anggota dan masyarakat dalammemanfaatkan dana Koperasi pemberdayaan masyarakat kelurahan.
c. Memberdayakan usaha mikro dan kecil melalui perkuatan permodalan.
d. Meningkatkan sumberdaya manusia dalam bidang manajemen usaha danpengelolaan keuangan.
e. Mendukung perluasan kesempatan kerja dan pengentasan kemiskinan.
f. Memberikan bimbingan kepada anggota dan pengusaha mikro melaluipenumbuhan dan pendampingan kelompok.
3. Nilai/norma Dasar
1. Pendidikan merupakan inti dari setiap kegiatan bersama usaha mikro (UMi) danwarga kelurahan.
2. Menegakkan disiplin, amanah, tanggung jawab dan kemandirian.3. Organisasi komunitas merupakan wahana pembelajaran didalam berinteraksi,
bertransaksi dan konsolidasi potensi.4. Memulai dari masyarakat berpendapatan rendah (UMi dan keluarga miskin)
dengan pendekatan kelompok dalam komunitas5. Pada dasarnya basis keanggotaan kelompok adalah keluarga6. Setiap transaksi dilaksanakan dan dikembangkan berdasarkan prinsip keadilan,
lkmko
pdki.
com
6
transparansi dan akuntabilitas.7. Menggalakkan menabung untuk memenuhi kebutuhan finansial di masa
mendatang8. Wujudkan kesetiakawanan dan saling peduli9. Memelihara kehormatan diri serta internalisasi dan pelembagaan akhlaq dan nilai-
nilai yang luhur melalui aksi-refleksi.10. Menghilangkan sebanyak mungkin sebab-sebab kemiskinan, termasuk mehindari
menjual asset ekonomi rumah tangga, memutus hubungan dengan rentenir,mendorong anak-anak bersekolah, mengatasi persoalan kekurangan gizi danmemperbaiki sanitasi lingkungan (dituangkan dalam ikrar pertemuan mingguan).
11. Mendukung pengembangan kelembagaan yang berakar, berkelanjutan danmandiri melalui: kebijakan yang mendukung dan supervisi, penguatan internal(sdm, sistem prosedur, teknologi informasi, dll), dan perkuatan permodalan
4. Kekhususan LKM Koperasi PMK
a. Memiliki keseragaman atau standarisasi, mulai dari nama LKM, SOP, IT dll.
b. Berfungsi sebagai LKM, karena itu usahanya tunggal, yaitu SimpanPinjam/Jasa Keuangan.
c. Mendapatkan modal pinjaman dari Pemda Provinsi DKI Jakarta melalui UPTBLUD Dana Bergulir
d. Pengurus mengangkat pengelola yang bekerja penuh waktu, profesional danbersertifikat.
e. Pengurus menjalankan tugas perencanaan kebijakan strategis, pengawasandan pengendalian terhadap usaha Koperasi, dan tidak merangkap sebagaipengelola.
f. Melayani anggota dan calon anggota yang berpotensi atau memiliki usahaprodukif berskala mikro dan tidak memiliki akses ke perbankan, berdomisili dikelurahan setempat.
g. Memfasilitasi pembentukan dan mendampingi kelompok sebagai bagian daristrategi pemberdayaan.
h. Mendorong keberlanjutan dan kemandirian Koperasi melalui penerapan polabagi hasil.
lkmko
pdki.
com
7
BAB IV. ORGANISASI KOPERASI
A. STRUKTUR ORGANISASI
lkmko
pdki.
com
8
Pada faseawal pertumbuhan organisasi LKM Koperasi PMK, strumturorganosasi LKM Kop PMK dapat dibentuk dengan sekurang-kurangnyasebagai berikut:
Pada tingkat pengelola di fase awal ini, Manajer juga menjalankan fungsi sebagai kepalabagian operasional dan pemasaran, Kasir juga menjalankan fungsi sebagai customerservice, administrasi pembiayaan dan tabungan, Akunting sebagai SDM dan Umum, danPendamping Usaha Mikro (Umi) juga sekaligus pemasaran pembiayaan dan tabungan
lkmko
pdki.
com
9
B. URAIAN TUGAS
Tugas pokok dan pola hubungan kerja setiap fungsi dalam struktur organisasisebagaimana diuraikan dibawah ini
1. Rapat Anggota
a. Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam LKMKoperasi.
b. Rapat anggota LKM Koperasi dilaksanakan untuk menetapkan :
1) Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan perubahan AnggaranDasar/Anggaran Rumah Tangga.
2) Kebijaksanaan umum dibidang organisasi, manajemen usaha danpermodalan LKM Koperasi.
3) Pemilihan, pengangkatan dan pemberhentian Pengurus dan Pengawas.
4) Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja Koperasi, sertapengesahan laporan keuangan.
5) Pengesahan pertanggungjawaban Pengurus dalam pelaksanaan tugasnyadan pelaksanaan tugas Pengawas, tambahan ini bila LKM Koperasimengangkat Pengawas tetap.
6) Pembagian Sisa Hasil Usaha.
7) Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran LKM Koperasi.
c. Rapat Anggota dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam 1 (satu) tahun.
d. Rapat Anggota dapat dilakukan secara langsung atau melalui perwakilan yangpengaturannya ditentukan dalam Anggaran Rumah Tangga.
2. Pengawas
a. Tugas Pokok Pengawas adalah :
1) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan danpengelolaan LKM Koperasi, termasuk konsistensi penerapan prinsip bagihasil.
2) Meneliti catatan dan pembukuan yang ada pada LKM Koperasi.
3) Memberikan koreksi, saran teguran dan peringatan kepada Pengurus.
4) Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga.
5) Membuat laporan tertulis tentang hasil pelaksanaan tugas pengawasankepada Rapat Anggota.
lkmko
pdki.
com
10
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Pengurus
a. Laporan aktivitas lembagab. Memberikan saran atau
nasihatc. Persetujuan, dan saran
produk yang diusulkand. Evaluasi kinerja LKM
Koperasi
Manajer & Staf
a. Menaggapi usulan atasproduk yang dihasilkan
b. Memberikan arahan kepadasemua pihak pengelola LKMKoperasi agar tidak lari darikaidah dan perundanganyang berlaku
Eksternal
Koperasi lainKerjasama program,pengembangan SDM dll
LembagaPengembanganSwadaya Masyarakatlainnya
Kerjasama jaringan
3. Ketua Pengurus
a. Tugas Pokok
1) Bertanggungjawab atas aktivitas LKM Koperasi dan melaporkanperkembangan unit LKM Koperasi kepada seluruh anggota dan pengawasmelalui mekanisme rapat yang disepakati. Adapun kegiatan ini mencakupaktivitas sebagai berikut :
a) Melakukan pengawasan dan pertemuan bulanan, triwulan, semesteruntuk membahas capaian target LKM Koperasi serta kendala-kendalayang dihadapi LKM Koperasi.
b) Memberikan masukan kepada pengelola mengenai strategi-strategiyang dapat dikembangkan LKM KOPERASI dalam mencapai target.
c) Membantu pengelola melakukan evaluasi dan menyusun perencanaanLKM KOPERASI.
d) Mendapatkan data dan mempersiapkan bahan dan agenda rapatanggota untuk melaporkan perkembangan LKM KOPERASI.
lkmko
pdki.
com
11
e) Menyelenggarakan rapat anggota dan melaporkan perkembangan LKMKOPERASI secara periodik (triwulan/semester/tahunan) kepadaanggota LKM KOPERASI.
f) Mengajukan rencana kerja dan anggaran pendapatan/ belanja LKMKOPERASI pada rapat anggota.
2) Terseleksinya calon karyawan sesuai dengan formasi yang dibutuhkan danmengeluarkan Surat Keputusan pengangkatan/pemberhentian karyawan.Adapun kegiatan ini mencakup aktivitas sebagai berikut :
a) Melakukan penilaian terhadap kinerja pengelola dan kebutuhan akanpenambahan SDM.
b) Membuka peluang kesempatan kerja secara tebuka apabila masihdibutuhkan formasi di LKM KOPERASI.
c) Melakukan tahap-tahap rekruitmen hingga seleksi karyawan sesuaidengan aturan yang berlaku.
d) Mengeluarkan Surat Keputusan pengangkatan atau pemberhentianpengelola.
3) Terkendalinya aktivitas jasa keuangan di LKM KOPERASI. Kegiatan inimencakup aktivitas sebagai berikut :
a) Mengawasi secara keseluruhan aktivitas LKM KOPERASI.
b) Melakukan penilaian terhadap aktivitas LKM KOPERASI dalam rangkameningkatkan mutu pelayanan LKM KOPERASI.
c) Mengatur dan melakukan segala tindakan-tindakan dalam rangkamenjaga dan melindungi kekayaan LKM KOPERASI.
2) Terjaganya kondisi kerja yang aman, nyaman di LKM KOPERASI.Kegiatan ini mencakup :
a) Merencanakan dan merancang sistem hubungan kerja yangmemotivasi karyawan untuk bekerjasama dalam mencapai sasaranLKM Koperasi.
b) Memperhatikan keluhan karyawan dalam hal kerjasama tim dalammencapai target kerja
3) Terbukanya kerjasama dengan pihak-pihak luar dalam rangkamengembangkan usaha LKM KOPERASI PMK, diwujudkan dengankegiatan sebagai berikut :
lkmko
pdki.
com
12
a) Mencari peluang dan membuka kerjasama dengan pihak lain(lembaga/perorangan) yang dapat secara langsung ataupun tidaklangsung memenuhi kebutuhan lembaga (seperti pembiayaan untuklikuiditas ataupun kerjasama penyaluran dana).
b) Mempertahankan kerjasama yang telah dijalin dengan lembaga-lembaga sejenis.
c) Melakukan hubungan kelembagaan dengan pihak eksternal baikpemerintah maupun swasta.
4) Menjaga agar dalam aktivitas LKM KOPERASI tidak lari dari visi danmisinya. Aktivitas yang dilakukan adalah :
a) Melakukan pengawasan terhadap aktivitas LKM KOPERASI danmemastikan aktivitas LKM KOPERASI konsisten dengan visi danmisinya.
b) Melakukan evaluasi bersama dengan pengawas atas prinsip-prinsipsyari’ah yang diterapkan dalam aktivitas jasa keuangan.
c) Meningkatkan kualitas SDM LKM KOPERASI.
a) Mengadakan kajian-kajian / diskusi secara internal ataupunmengundang pihak tertentu dengan tema yang relevan yangberdampak secara langsung / tidak langsung bagi peningkatanpengetahuan dan wawasan SDM.
b) Mengirimkan karyawan LKM KOPERASI dalam paket-paket pelatihan /seminar / lokakarya yang diselenggarakan pihak-pihak tertentusehubungan dengan peningkatan skill dan wawasan SDM sesuaidengan bidangnya.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal Pengawas
a. penyediaan informasi perkembanganusaha LKM Koperasi.
b. saran dan pertimbangan untukpengembangan produk.
c. pemberitahuan laporan keuangandan aset LKM Koperasi
lkmko
pdki.
com
13
Manajer
a. Laporan aktivitas & keuanganb. Usulan perekrutan SDM baruc. Persetujuan / tolak pengeluaran kas
(aktiva tetap, gaji/biaya dll)d. Evaluasi kinerja LKM KOPERASI
PMK
Kabag Operasional
a. Laporan keuangan bulananb. Analisis finansial khususnya biaya
operasional, cash flow untukkebutuhan perencanaan
Kabag Pemasaran
a. Perencanaan dan evaluasi aktivitaspembiayaan dan tabungan.
b. Evaluasi strategi dalam pencapaiantarget
Eksternal
Balai Diklat DKIJakarta
Kerjasama program, pengembanganSDM dll
Lembaga/institusisejenis
Pengembangan jaringan kerjasama
Perbankan Kerjasama/kredit programPemerintahProvinsi DKI
Kerjasama penempatan modalpinjaman pada koperasi
4. Sekretaris
a. Tugas Pokok
1) Mengadministrasikan seluruh berkas yang menyangkut keanggotaan LKMKOPERASI PMK, diwujudkan dengan aktivitas sebagai berikut :
a) Melakukan pendataan ulang terhadap anggota baru LKM KOPERASI.
b) Melakukan penghimpunan biodata atau kelengkapan administrasianggota LKM KOPERASI.
c) Melakukan registrasi keanggotaan LKM KOPERASI.
2) Mengadministrasikan semua surat masuk dan keluar yang berkaitandengan aktivitas Pengurus, melalui kegiatan sebagai berikut :
a) Melakukan kegiatan administrasi surat masuk dan keluar.
b) Membuat kebijakan system administrasi pada tingkat Pengurus.
lkmko
pdki.
com
14
c) Mengadministrasikan dokumen lembaga yang sifatnya permanen,seperti akte pendirian, sertifikat asset dll.
d) Membuat Surat Keputusan atas persetujuan Ketua Pengurus untukpengangkatan Karyawan yang ditandatangani Ketua Pengurus.
e) Mengadministrasikan seluruh Surat keputusan yang dikeluarkan olehPengurus.
3) Merencanakan rapat rutin koordinasi dan evaluasi kegiatan Pengurus,dengan cara :
a) Menyusun kalender kerja Pengurus bersama ketua dan bendahara.
b) Mengatur rencana rapat dengan agenda yang disepakati dan evaluasikegiatan Badan Pengurus.
4) Mendistribusikan hasil rapat pengurus kepada pihak-pihak yangberkepentingan misalnya :
a) Membuat notulasi pada setiap rapat.
b) Mendokumentasikan notulasi dan mendistribusikan kepada seluruhpihak yang berkepentingan.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra kerja Tujuan
Internal
Pengurusa. Koordinasi kerja Pengurusb. Evaluasi kinerja LKM Koperasi
BendaharaLaporan mengenai anggota yangbelum melunasi simpanan pokok dansimpanan wajib
5. Bendahara
a. Tugas Pokok
1) Mengeluarkan laporan keuangan LKM Koperasi kepada pihak yangberkepentingan.
a) Membuat laporan keuangan LKM Koperasi.
b) Melakukan analisis bila diperlukan dan memberikan masukan kepadaRapat Pengurus mengenai perkembangan LKM Koperasi dari hasillaporan keuangan yang ada.
lkmko
pdki.
com
15
2) Memberikan laporan mengenai perkembangan simpanan wajib dansimpanan pokok anggota.
a) Melakukan evaluasi terhadap perkembangan simpanan pokok danwajib.
b) Mendata ulang anggota yang masih belum melunasi kewajibannyadalam menyetor simpanan pokok dan simpanan wajib.
c) Melakukan koordinasi dengan sekretaris bila diperlukan mengenaikondisi anggota.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Pengurusa. Koordinasi kerja Pengurus
b. Evaluasi kinerja LKM Koperasi
SekretarisLaporan keuangan bulanan,menyangkut perkembangansimpanan anggota
Kabag. Operasional Data simpanan anggota
6. Manajer Koperasi
a. Tugas Pokok
1) Menjabarkan kebijakan umum KOPERASI PMK yang telah dibuatPengurus dan disetujui Rapat Anggota.
a) Menerima dan mempelajari keputusan /instruksi/memo dari Pengurus.
b) Melaksanakan dan mensosialisasikan keputusan / memo / instruksikepada semua Staf pengelola dan pihak yang berkepentingan.
c) Mengevaluasi hasil realisasi keputusan / memo / instruksi dan biladiperlukan melaporkan kepada Pengurus.
2) Menyusun dan menghasilkan rancangan anggaran KOPERASI PMK danrencana jangka pendek, rencana jangka panjang, serta proyeksi (finansialmaupun non finansial) kepada pengurus yang selanjutnya akan dibawapada Rapat Anggota.
a) Bersama dengan Kabag. Operasional dan Pemasaranmemproyeksikan jumlah anggota yang dapat diraih untuk jangkapanjang dan jangka pendek.
lkmko
pdki.
com
16
b) Menentukan sasaran investasi jangka panjang dan jangka pendek.
c) Merencanakan dan menyusun rencana kerja jangka panjang 3 (tiga)tahun dan jangka pendek 1 (satu) tahun.
d) Mempresentasikan rencana kerja jangka panjang dan jangka pendekkepada pihak yang berhak (Pengurus, anggota KOPERASI PMK).
3) Menyetujui penyaluran dana yang jumlahnya tidak melampaui bataswewenang manajemen.
a) Meninjau jaminan dan usaha pemohon penyaluran dana bersamadengan bagian penyaluran dana.
b) Menandatangani berita acara jaminan.
c) Menyetujui permohonan penyaluran dana sesuai denganwewenangnya pada lembar data analisa penyaluran dana.
d) Menandatangani perjanjian penyaluran dana dengan lampiran-lampirannya dan akte pemasangan hak tanggungan.
e) Memantau perjalanan penyaluran dana setelah pencairan penyalurandana.
4) Mengelola dan mengawasi pengeluaran dan pemasukan biaya-biayaharian dan tercapainya target yang telah ditetapkan secara keseluruhan.Melalui aktivitas sebagai berikut :
a) Memonitor dan memberikan arahan / masukan terhadap upayapencapaian target.
b) Mengevaluasi seluruh aktivitas dalam rangkaian pencapaian target.
c) Menindaklanjuti hasil evaluasi.
d) Menemukan dan menentukan strategi-strategi baru dalam upayamencapai target.
e) Membuka peluang/akses kerja sama dengan jaringan/ lembaga laindalam upaya mencapai target.
5) Mengamankan harta kekayaan KOPERASI PMK agar terlindungi daribahaya kebakaran, pencurian, perampokan dan kerusakan, serta seluruhasset KOPERASI PMK. Diwujudkan dengan kegiatan sebagai berikut :
a) Mengetahui jumlah dan keberadaan asset yang menjadi tanggungjawabnya.
b) Mengatur dan mengawasi penggunaan asset yang ada.
lkmko
pdki.
com
17
c) Memaksimalkan penggunaan asset yang digunakan untuk kepentingankantor.
d) Menyimpan asset pada tempat yang telah disediakan.
e) Mengupayakan terjaganya likuiditas dengan mengatur manajemendana seoptimal mungkin hingga tidak terjadi dana kosong maupundana menganggur.
f) Mengupayakan strategi-strategi khusus dalam penghimpunan danadan penyaluran dana.
g) Mengupayakan strategi-strategi baru dan handal dalam menyelesaikanpenyaluran dana yang bermasalah.
h) Melakukan kontrol terhadap keseluruhan harta KOPERASI PMK.
i) Mengupayakan jaminan asuransi atas kekayaan koperasi.
6) Melakukan penilaian prestasi kerja karyawan dan membuat laporan secaraperiodik.
a) Menetapkan tujuan penilaian prestasi kerja.
b) Melakukan penilaian prestasi kerja karyawan.
c) Merencanakan dan merancang sistem hubungan kerja yangmemotivasi karyawan untuk bekerjasama dalam mencapai sasaranlembaga.
d) Mengevaluasi pola hubungan bila diperlukan.
e) Menetapkan dan mengatur semua kegiatan operasional menurutbagian dan kemampuan masing-masing karyawan.
f) Mendelegasikan semua karyawan kegiatan operasional kepadakaryawan sesuai dengan bagian masing-masing karyawan.
g) Mengkoordinasi tugas operasional yang akan dilaksanakan maupunyang telah dilaksanakan oleh karyawan yang satu dengan karyawanyang lain.
h) Membuat laporan penyaluran dana yang meliputi: Jumlah dan jenispenyaluran dana yang telah direalisasikan, Jumlah tagihan marginpenyaluran dana, menurut jangka waktu dan jenis jaminan.
7) Menandatangani dan menyetujui permohonan penyaluran dana denganbatas wewenang yang ada.
a) Meneliti dan memberi kode surat berharga seperti SimpananBerjangka.
b) Menandatangani Giro Bilyet dan Cheque sesuai dengan kebutuhanuntuk likuiditas dan pembayaran.
lkmko
pdki.
com
18
8) Meningkatkan pendapatan dan menekan biaya serta mengawasioperasional kantor.
a) Mengacu pada rencana anggaran dengan menggali pendapatan daribagi hasil, administrasi penyaluran dana dan kegiatan operasionallainnya (Fee Base Income).
b) Menarik pendapatan sudah diterima ataupun yang belum diterima daripenyaluran dana bermasalah.
c) Melakukan efisiensi dengan cara melakukan skala prioritas biaya.
d) Pengawasan penggunaan biaya.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Pengurus
a. Pemberian laporan bulanan; laporanaktivitas dan keuangan
b. Perekrutan karyawan baruc. Pengajuan pembelian aktiva tetap,
gaji dan lain-laind. Pengembangan SDM
KabagOperasional
a. Laporan keuangan harian/bulananb. Evaluasi finansial ; biaya
operasional, bagi hasil dan lain-lainc. Evaluasi pelayanan terhadap mitra
pembiayaand. Pemeriksaan cash opname
mingguan
KabagPemasaran
a. Perencanaan dan evaluasi aktivitaspembiayaan dan penghimpunandana
b. Evaluasi capaian targetpembiayaan,dan penghimpunandana
Eksternal
Koperasi lainKerjasama program, pengembanganSDM, Likuidasi dan lain-lain
Lembaga /Institusisejenis
Pengembangan jaringan kerja;kerjasama penyaluran dana,likuiditas dan lain-lain
PerbankanKerjasama penyaluran dana,jaringan
lkmko
pdki.
com
19
7. Kepala Bagian Operasional
a. Tugas Pokok
1) Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan (service excellence)kepada mitra/ anggota KOPERASI PMK.
a) Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan Layanan Anggota ataspelayanan yang diberikan kepada mitra KOPERASI PMK
b) Memberikan masukan dan arahan pada hal-hal yang berkenaandengan pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadapmitra.
c) Memperhatikan masukan serta keluhan mitra atas pelayananKOPERASI PMK dan membahasnya pada tingkat rapat operasionaluntuk mendapatkan jalan keluar.
d) Menyelesaikan sesegera mungkin apabila ada kasus yang berkaitandengan mitra.
2) Terevaluasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalambidang operasional KOPERASI PMK.
a) Mengagendakan dan memimpin rapat operasional bulanan untukmembahas rencana kerja operasional, terget kerja dan evaluasi secarakeseluruhan serta permasalahan-permasalahan yang terjadi padabagian operasional.
b) Mendokumentasikan hasil rapat bulanan sebagai bahan rujukan atasaktivitas selanjutnya.
c) Melakukan kontrol terhadap kesepakatan dan keputusan yang diambildalam rapat
3) Terbitnya laporan keuangan, laporan perkembangan penyaluran dana danlaporan mengenai penghimpunan dana secara lengkap, akurat dan sahbaik harian, bulanan maupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan.
a) Memeriksa laporan harian, bulanan dan mengesahkannya (otorisasi).
b) Memeriksa laporan mengenai perkembangan penyaluran dana, tingkatkelancaran penyaluran dana (kolektibilitas) dan laporan mengenaimitra-mitra yang bermasalah.
c) Membuat dan mengirimkan laporan keuangan KOPERASI PMK ataspersetujuan Manajer KOPERASI PMK kepada pihak-pihak yangberkepentingan.
lkmko
pdki.
com
20
d) Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumenlembaga, dokumen penyaluran dana serta dokumen penting lainnya.
e) Mengatur dan mengawasi sistem pengarsipan seluruh bagianoperasional.
f) Menyimpan dokumen lembaga serta menjaga keamanannya seperti:akte pendirian lembaga, laporan-laporan pajak, Surat Keputusan,Memorandum, SE, SK, Berita Acara, Surat-surat perjanjian kerjasamadan lain-lain.
g) Membuat mekanisme/sistem peminjaman untuk dokumen-dokumenberharga bila dibutuhkan.
h) Mengkaji sistem pengarsipan yang telah ada dalam upayapenyempurnaan.
4) Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulasi rapat manajemendan rapat operasional.
a) Memberikan nomor surat keluar serta mengarsipkannya.
b) Menerima surat masuk dan memberikan informasi kepada pihak-pihakyang berkepentingan mengenai perihal surat.
c) Menunjuk salah satu staf operasional untuk menjadi notulen dalamrapat manajemen ataupun operasional.
d) Mendistribusikan hasil rapat kepada pihak-pihak terkait.
e) Mengarsipkan hasil notulen rapat sesuai dengan tempatnya.
5) Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga KOPERASI PMK yangmendukung aktivitas KOPERASI PMK.
a) Melakukan perencanaan anggaran rumah tangga KOPERASI PMK danmengajukan kepada Manajer KOPERASI PMK.
b) Melakukan evaluasi, kontrol dan upaya-upaya penghematan apabilaterjadi hal-hal yang di luar kebiasaan (pembengkakan biayaoperasional).
c) Melakukan pengawasan atas pembayaran kewajiban setiap akhir bulanseperti pembayaran rekening pajak, listrik, telepon dan lain-lain.
6) Terselenggaranya absensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasilpenilaian seluruh karyawan serta pengajuan gaji.
a) Membuat absensi setiap pergantian bulan.
b) Melakukan kontrol (sebagai penyelia) atas absensi karyawan.
lkmko
pdki.
com
21
c) Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan, berkenaan denganpengajuan gaji.
d) Membuat daftar gaji dan mengajukan pada Manajer KOPERASI PMK.
e) Mendokumentasikan seluruh arsip yang berkenaan dengan prestasidan kondisi kerja karyawan ke dalam masing-masing map filekaryawan.
f) Melakukan rekapitulasi kondite karyawan pada setiap akhir semesterdengan arsip pendukung yang ada sebagai bahan evaluasi.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Manajer
a. Pengajuan pengeluaran biayab. Persetujuan laporan , pengajuan
gaji dan lain-lainc. Laporan keuangan,
perkembangan mitra dan danamasyarakat , permasalahanoperasional dan lain-lain
Seluruh StafOperasional
a. Pemeriksaan pekerjaanb. Pemeriksaan laporanc. Mengawasi dan memberikan
masukan untuk peningkatankualitas kerja operasional
Eksternal
Mitra Penabung danPembiayaan
Penjelasan atas produkKOPERASI PMK apabiladibutuhkan
Lembaga sejenis /lembaga lainnya
Koordinasi mengenai simpananlembaga masing-masing ataukerjasama penyaluran dana(khusus yang berkenaan denganadministrasi)
8. Teller
a. Tugas Pokok
1) Mengelola fisik kas dan terjaganya keamanan kas.
a) Melakukan penghitungan kas pada pagi dan sore hari saat akandimulainya hari kerja dan akhirnya hari kerja yang harus disaksikanoleh petugas yang berwenang.
b) Meneliti setiap keaslian uang masuk agar terhindar dari uang palsu.
c) Menjaga ruang dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.
d) Mengarsipkan laporan mutasi brandkas pada tempat yang aman.
lkmko
pdki.
com
22
e) Melakukan cross check antara brandkas dengan neraca danrekapitulasi kas.
2) Terselesaikannya laporan kas harian.
a) Menerima dan mengeluarkan transaksi tunai sesuai dengan bataswewenang.
b) Melakukan pengesahan pada bukti transaksi baik paraf maupunvalidasi.
c) Menyusun bukti-bukti transaksi keluar dan masuk serta memberikannomor bukti.
d) Membuat rekapitulasi transaksi masuk dan keluar serta memintavalidasi dari pihak yang berwenang.
e) Melakukan cross check antara rekapitulasi kas dengan mutasibrandkas dan neraca.
3) Tersedianya laporan arus kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi.
a) Membuat laporan kas masuk dan keluar pada setiap akhir bulan untuksetiap akun-akun yang penting.
b) Meminta pengesahan laporan arus kas dari yang berwenang sebagailaporan yang sah.
4) Menerima setoran dan penarikan tabungan.
a) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian slip setoran (dalamslip setoran harus tertera nilai uang dalam bentuk angka dan hurufdengan nilai yang sama, pengisian slip harus ditulis dengan jelas).
b) Mencocokkan saldo tabungan pada buku tabungan anggota dengankartu tabungan anggota bersangkutan yang ada di komputer, bilaterjadi selisih maka bagian ini harus mencatat tambahan itu terlebihdahulu baru kemudian mencatat ke dalam buku tabungan dan kartutabungan anggota.
c) Membubuhkan stempel pada slip setelah dimasukkan ke dalamkomputer.
d) Menyerahkan copy slip setoran kepada anggota, sebagai buktipenerimaan setoran.
e) Menyerahkan semua slip setoran kepada bagian akunting setelah tutupjam kas.
lkmko
pdki.
com
23
f) Menerima dan memeriksa slip penarikan, kartu dan buku simpanananggota.
g) Memeriksa dan membubuhkan paraf tanda persetujuan di slippenarikan kemudian menyerahkan kembali kepada bagian pembukuan.
h) Untuk pengambilan di atas batas wewenang diminta persetujuanpimpinan (paraf pada slip pengambilan) atas pengambilan tabungantersebut (perhatikan saldo yang tersisa harus memenuhi ketentuanyang ada).
i) Mencatat jumlah pengambilan tabungan pada buku tabungan.
5) Menyediakan pelayanan uang tunai bagi bagian pembiayaan untuk prosespencairan di lapangan sesuai dengan persetujuan pencairan pembiayaan.
6) Menerima pembayaran angsuran pembiayaan dari bagian pembiayaanyang dilakukan di luar kantor koperasi.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Kabag Operasional
a. Saksi pada penghitungan vaultb. Pemeriksa laporanc. Menyetujui laporan rekapitulas
kas
Manajera. Pengesahan laporan brandkasb. Pengesahan pada laporan
cash flow
Staf Pembiayaandan Tabungan
a. Menerima setoran tunai,remedial, dan setorantabungan
b. Koordinasi dropping
Akunting
Menyerahkan laporan harian,minguan dan bulanan setelahdivalidasi oleh pejabat berwenanguntuk diinput dalam aplikasi
Eksternal
Mitra penabunga. Pelayanan penyetoran dan
penarikan tabungan
Mitra pembiayaan
a. Pelayanan droppingpenyaluran dana melalui Stafpembiayaan atau pendamping
b. Penerimaan angsuran tunai
lkmko
pdki.
com
24
9. SDM dan Umum
a. Tugas Pokok
1) Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum, pengelolaaninventaris serta pembelian inventaris kantor.
a) Menyediakan segala kebutuhan rumah tangga KOPERASI PMKdengan berkoordinasi dengan bagian lain
b) Bertanggung jawab pengelolaan inventaris kantor
c) Menyediakan Kebutuhan ATK dan hal-hal lain yang berhubungandengan kebutuhan rumah tangga KOPERASI PMK.
2) Melakukan aktivitas yang berkaitan dengan hubungan eksternalKOPERASI PMK.
a) Pengurusan pembayaran pajak
b) Membuat laporan bulanan dan slip mutasi berkaitan dengan akuntanpublik
3) Melakukan pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan, sertahal-hal yang menyangkut ketenagakerjaan, pendidikan, pelatihan, karir danhubungan antar karyawan.
a) Mempersiapkan absensi, memonitor dan mengadministrasikannyadengan baik.
b) Mengatur kegiatan dan penjadwalan cuti, ketidakhadiran serta hal-hallain yang berhubungan dengan penunjukan tugas karyawan(adminstrasi SPJ, Surat Tugas & Surat Jalan dan lain-lain).
c) Mengatur pelaksanaan pendidikan, pelatihan, training, seminar danlain-lain sehubungan dengan peningkatan dan pengembanganpengetahuan dan kompetensi karyawan.
d) Bersama-sama Manajer KOPERASI PMK melakukan evaluasiterhadap jenjang karir, pengaturan mutasi, penetapan uraianpekerjaan & target kerja serta tindakan penghargaan dan hukumankepada karyawan.
lkmko
pdki.
com
25
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal Manajer
a. Laporan kebutuhan & persetujuanpembelian barang dan lain-lain bidangumum
b. Laporan & rekomendasi atas prestasikerja karyawan & kegiatan SDMlainnya
Kabag. Operasional
a. Usulan tentang kebutuhan &pembelian barang dan lain-lain bidangumum
b. Koordinasi Absensi & pelaksanaan Jobdesc karyawan bidang operasional
Teller
Pencairan dana untuk pengadaanbarang dan lain-lain
EksternalKantor Pajak
Melakukan pembayaran pajak-pajak &pengadministrasiannya
Akuntan PublikMenyiapkan data & laporan bidangUmum & SDM
10.Customer Service (CS)
a. Tugas Pokok
1) Pelayanan terhadap pembukaan dan penutupan rekening tabungan sertamutasinya.
a) Meminta anggota untuk melengkapi persyaratan menjadi anggota,yaitu mengisi formulir pendaftaran anggota, menyerahkan tandapengenal, mengisi aplikasi, mengisi slip simpanan awal.
b) Menerima kelengkapan mitra dan memberikan penjelasan mengenaiproduk tabungan yang ada di KOPERASI PMK.
c) Menandatangani slip pembukaan tabungan, buku tabungan danformulir permohonan menjadi anggota/calon anggota.
d) Menyerahkan kembali berkas persyaratan dan slip-slip pada bagianpembukuan.
e) Membuatkan buku dan memberikan nomor rekening kepada mitra yangbaru.
lkmko
pdki.
com
26
f) Melakukan/membuat registrasi tabungan baik di komputer maupun dibuku registrasi
g) Melakukan pemindahbukuan tabungan apabila diperlukan ataspersetujuan yang berwenang
h) Menyerahkan kepada mitra/anggota buku tabungan.
i) Menyimpan kartu tabungan ke dalam tempat yang telah ditentukan.
2) Pengarsipan tabungan
a) Melakukan pengarsipan untuk permohonan tabungan pada binderkhusus sesuai tanggal.
b) Melakukan pengarsipan untuk kartu tabungan sesuai dengan nomorrekening.
c) Melakukan pengarsipan untuk berkas bagi hasil sesuai dengan bulan.
3) Penghitungan bagi hasil dan pembukuannya
a) Melakukan penghitungan bagi hasil harian atau akhir bulan (tanpasoftware).
b) Melakukan pendistribusian bagi hasil (khusus untuk yang tanpasoftware).
4) Pelaporan tentang perkembangan dana masyarakat
a) Menerbitkan laporan Simpanan Berjangka yang akan jatuh tempo
b) Menerbitkan laporan perkembangan/pertumbuhan penabung/ deposanserta dana yang dihimpun pada akhir bulan
c) Menerbitkan laporan perbandingan rencana dan realisasi targetcapaian pembiayaan pada akhir bulan
5) Dalam hal pelayanan dan informasi program di lapangan, CustomerService bekerja sama dengan Staf pembiayaan atau Staf lapangan
lkmko
pdki.
com
27
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Kabag Operasional
a. Menerbitkan Laporan Perkembanganpenabung dan dana yang dihimpun
b. Menerbitkan Laporan Pencapaiantarget pembiayaan
c. Otorisasi pembukuan Tabungand. Otorisasi limit pencairan Simpanan
atau tabungan
Teller
a. Memberikan contoh specimenb. Membuatkan slip setoran pada
pembukaan Tabungan
Pembukuan
a. Menyerahkan berkas persyaratanpembukaan Tabungan
b. Menyerahkan bukti slip rekap transaksitabungan
Eksternal Mitra Penabung
a. Melayani pembukuan Tabungan(meminta F/C KTP dan lain-lain untukpersyaratan)
b. Memberikan informasi tentang produksimpanan dan penyaluran dana secaragaris besar
c. Distribusi bonus Tabungan
11.Akunting/Pembukuan
a. Tugas Pokok
1) Pembuatan laporan keuangan
a) Membuat laporan keuangan harian meliputi neraca dan laba rugi.
b) Membuat laporan keuangan akhir bulan, arus kas dan buku besar.
c) Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisislembaga.
2) Pengarsipan laporan keuangan dan berkas-berkas yang berkaitan secaralangsung dengan keuangan
a) Mengarsipkan seluruh berkas keuangan sesuai dengan kebijakanpengarsipan yang digunakan.
b) Menjaga keamanan arsip dan memastikan bahwa seluruh arsip terjagakeamanannya dengan baik.
lkmko
pdki.
com
28
3) Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisislembaga
a) Membuat perincian biaya dan pendapatan bulanan
b) Melakukan analisis khususnya untuk biaya operasional menyangkutdengan tingkat efisiensi
4) Pengeluaran dan penyimpanan uang dari dan ke brankas (sebagaipetugas alternatif/petugas pengganti)
a) Serah terima brankas dari Kabag Operasional
b) Pengeluaran uang pagi hari, pada saat jam kerja
c) Penyimpanan uang pada saat jam kerja dan pada saat sore hari.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja TujuanInternal Teller Cross check keseluruhan kas fisik
dengan neracaKabag Operasional a. Pemeriksaan laporan keuangan
b. Pemeriksaan atas bukti non kasdalam wewenang pimpinan
Eksternal Akuntan PublikPelaksanaan audit
Lembaga lain Konfirmasi saldo tabungan
12. Kepala Bagian Pemasaran
a. Tugas Pokok
1) Tercapainya target pemasaran baik pembiayaan maupun Tabungan.
a) Membuat target-target yang ingin dicapai dengan melihat kapasitaspemasaran Staf yang ada.
b) Melakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapai Staf sesuaidengan target yang diberikan.
c) Melakukan evaluasi terhadap hasil yang dicapai Staf atas target yangdiberikan.
d) Memberikan masukan dan perbaikan jika diperlukan.
lkmko
pdki.
com
29
2) Terselenggaranya rapat bagian pembiayaan dan tabungan danterselesaikannya permasalahan di tingkat pembiayaan dan tabungan.
a) Membuat jadwal rutin rapat dan memastikan agenda-agenda yangpenting untuk dibahas.
b) Memastikan seluruh bahan rapat sudah tesedia dan lengkap (data,daftar masalah, dan lain-lain).
c) Memimpin rapat.
d) Memastikan diperoleh jalan keluar dalam membahas masalah padaakhir rapat.
e) Memastikan notulasi rapat dibuat dan terdokumentasi dengan baik.
3) Menilai dan mengevaluasi kinerja Staf bagian pembiayaan dan tabungan.
a) Menciptakan alat kontrol untuk memudahkan penilaian kinerja bagianpemasaran.
b) Melakukan penilaian pada periode tertentu atas kinerja pembiayaanantara lain meliputi capaian target per petugas serta mencatatpelanggaran-perlanggaran dari sisi pemasaran yang dilakukan olehStaf pembiayaan dan tabungan.
c) Bertanggung jawab dalam proses pengajuan & penyaluran dana.
d) Melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembanganpasar.
e) Menerima dari bagian pembiayaan berkas pengajuan penyaluran dana(daftar pengajuan penyaluran dana, analisa penyaluran dana daribagian penyaluran dana dan kelengkapan syarat administrasi yangmungkin diperlukan, seperti: KTA, KK, surat izin suami /istri, surat atasjaminan dan lain-lain)
f) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran berkas pengajuan penyalurandana anggota dan mendiskusikan dengan baik.
g) Secara berkala dan terencana melakukan kunjungan pasar untukmelihat potensi-potensi yang perlu dikembangkan.
h) Bersama dengan Manajer KOPERASI PMK membicarakan peluang-peluang pasar yang ada dan kemungkinan pengembangannya.
i) Menerima daftar penyaluran dana anggota yang bermasalah (kuranglancar, diragukan dan macet) dari bagian pembiayaan dan tabungan.
j) Memeriksa daftar penyaluran dana bermasalah apakah benar telahmemenuhi kriteria penyaluran dana bermasalah dan menandatanganisebagai tanda persetujuan
lkmko
pdki.
com
30
k) Menyerahkannya kembali daftar penyaluran dana bermasalah kepadaStaf Pembiayaan dan tabungan serta melaporkannya pada ManajerKOPERASI PMK
4) Pengarsipan bukti Nota Debet dan Nota Kredit
a) Menerima data dari bagian penyaluran dana (nota debet/nota kredit),pemasangan plafond, perpanjangan plafond, pelunasan plafond, orderdari bagian penyaluran dana untuk perubahan bagi hasil/jatuhtempo/perubahan plafond.
b) Mendata Komputer
c) Menyimpan bukti ND dan NK dan dikeluarkan kembali setelah satubulan.
5) Bersama Manajer, melaksanakan pengesahan kelompok pada saat prosesLatihan Wajib Kumpulan (LWK).
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Staf Pembiayaan dantabungan
a. Koordinasi rencana & pencapaiantarget
b. Evaluasi kinerja pembiayaan dantabungan
c. Koordinasi rencana & pencapaiantarget
d. Evaluasi kinerja penagihan &penyelasaian penyaluran danabermasalah
Manajer
a. Koordinasi rencana & capaiantarget
b. Evaluasi kinerja pembiayaan dantabungan
EksternalLembaga / pihakketiga
Penjajakan peluang pasar danpeluang kerjasama khusus bidangpemasaran dan penyelesaianpenyaluran dana bermasalah
lkmko
pdki.
com
31
13. Pendamping Usaha Mikro
a. Tugas Pokok
1) Melaksanakan sosialisasi dan pertemuan umum dengan calon penerimamanfaat dalam rangka pemasaran program dan produk LKM Koperasi.
2) Melakukan pendataan bagi calon penerima manfaat yang berminat.
3) Melakukan proses pembentukan kelompok sementara.
4) Melaksanakan proses analisa pembiayaan melalui interview dengan calonpenerima manfaat dengan melakukan kunjungan di tempat usahanya dankunjungan ke rumah.
5) Mengisi kertas kerja analisa pembiayaan atas usaha calon penerimamanfaat.
6) Mengajukan dan meminta persetujuan Kabag Pemasaran, Manajer untukpersetujuan pembiayaan calon penerima manfaat.
7) Melaksanakan kegiatan Latihan Wajib Kelompok atas kelompok-kelompokyang dinyatakan disetujui pengajuan pembiayaannya.
8) Latihan Wajib Kelompok dilaksanakan di selama 3 hari berturut-turutselama 1 jam.
9) Melakukan Uji Pengesahan Kelompok bersama Kabag Pemasaran, danatau Manajer.
10) Bersama penerima manfaat yang telah disyahkan kelompoknya,menentukan hari dan waktu pertemuan mingguan.
11) Mengajukan permohonan dana pencairan pembiayaan kepada Tellersetelah mendapatkan persetujuan dari Manajer, Kabag Pembiayaan danatau Komite Kredit.
12) Melakukan proses pencairan pembiayaan kepada anggota dengan sistem2:2:1
13) Melakukan aktivitas dan proses angsuran anggota pembiayaan padasetiap minggu dalam pertemuan mingguan.
14) Melakukan aktivitas proses penghimpunan dana tabungan anggota dalampertemuan mingguan dan atau diluar pertemuan mingguan bagi anggotapenabung.
15) Melakukan pemeriksaan penggunaan dana pembiayaan anggota melaluikunjungan usaha kepada seluruh anggota pembiayaan yang dibinanya.
16) Melaksanakan pendampingan kepada anggota dan kelompok untukproses pemberdayaan anggota dan kelompok.
17) Melaksanakan evaluasi kinerja angsuran dan tabungan anggota kelompokdan penagihan apabila terjadi tunggakan angsuran pembiayaan.
lkmko
pdki.
com
32
18) Menseleksi anggota pembiayaan yang akan mengikuti program kontrakpendidikan dan kontrak usaha.
19) Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sebagaimana tindaklanjut darikontrak pendidikan dan kontrak usaha.
20) Melaksanakan pembinaan dan pendampingan lanjutan atau pendidikansosial sesuai dengan prioritas kebutuhan anggota dan program LKMKoperasi.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja TujuanInternal Manajer & Kabag
Pemasarana. Perencanaan dan evaluasi target
pembiayaan & penghimpunan tabunganb. Rapat komite pembiayaanc. Persetujuan Penyaluran danad. Koordinasi penyaluran dana
bermasalah
Teller a. Perencanaan dan pengajuan pencairandana pembiayaan
b. Pengambilan dana pencairanc. Setoran angsuran anggotad. Setoran & penarikan tabungan anggota
ADM Pembiayaandan Tabungan
a. Dokumentasi seluruh kegiatanpembiayaan dan tabungan darilapangan
b. Penyediaan form-form kertas kerjapembiayaan dan tabungan
Eksternal Anggota Pembiayaandan Tabungan
a. Pelayanan penyaluran danab. Pelayanan tabungan
14. Administrasi Pembiayaan dan Tabungan
a. Tugas Pokok
2) Penyiapan administrasi pencairan pembiayaan dan melakukan prosespencairan melalui AO pembiayaan.
a) Memeriksa kelengkapan administrasi mitra yang akan menerimapencairan.
lkmko
pdki.
com
33
b) Membuat aqad penyaluran dana, tanda terima jaminan, kartuangsuran dan pengawasan, kupon penyaluran dana (untuk yangharian)
c) Mengisikan buku registrasi mitra penyaluran dana secara lengkap
3) Pengarsipan seluruh berkas penyaluran dana
a) Memeriksa kelengkapan administrasi untuk diarsipkan.
b) Mengarsipkan akad penyaluran dana serta berkas pendukung lainnyasesuai dengan nomor rekening.
c) Menyimpan kartu pengawasan sesuai dengan nomor urut/nomorrekening mitra penyaluran dana.
d) Hanya mengeluarkan berkas pada saat dibutuhkan dengan bukticatatan pengeluaran dan memastikan berkas yang telah selesaidigunakan telah dikembalikan pada tempatnya.
4) Pengarsipan jaminan penyaluran dana (jika ada)
a) Memastikan jaminan telah diperiksa dan disetujui pihak yangberwenang (pemasaran dan Manajer KOPERASI PMK) dengan buktitandatangan yang tertera pada lembar penerimaan jaminan
b) Memberikan lembaran Tanda Terima Jaminan asli kepada mitra, danmencatatnya pada buku registrasi jaminan
c) Menyimpan Tanda Terima Jaminan copy dengan surat jaminan kedalam brandkas jaminan
d) Mengeluarkan jaminan apabila diperlukan atas sepengetahuan KabagPemasaran dan Manajer KOPERASI PMK secara tertulis
e) Melakukan kontrol atas jaminan-jaminan yang ada
5) Penerimaan angsuran dan pelunasan penyaluran dana anggota melalui AOpembiayaan.
a) Menerima angsuran dan mencatatnya ke dalam buku/kartupengawasan penyaluran dana
b) Menyesuaikan kartu angsuran mitra dengan kartu pengawasan yangada
c) Meneliti/menghitung kembali sisa hutang mitra, untuk mitra yang akanmelakukan pelunasan
lkmko
pdki.
com
34
d) Menerima setoran dari petugas pembiayaan dari lapangan.
e) Membantu pengisian setoran dari kolektor dan meneliti setoran yangmasuk sesuai dengan jumlah kupon yang dikeluarkan.
6) Penyiapan kupon dan kontrol terhadap kupon
a) Menyiapkan kupon apabila petugas kolektor akan berangkat
b) Membuat daftar kupon yang dikeluarkan dan dikembalikan
c) Melakukan pengecekan apabila terjadi selisih kupon antara yangseharusnya ada (tersisa) dengan yang tersisa
7) Pembuatan laporan penyaluran dana sesuai dengan periode laporan
8) Membuat laporan penyaluran dana bulanan yang terdiri dari :
a) Laporan Dropping per bulan dan total dropping selama per tahun
b) Laporan lengkap PYD dan mutasinya
c) Laporan PYD yang akan jatuh tempo
d) Laporan kolektibilitas (tingkat kelancaran penyaluran dana)
e) Laporan prestasi pemasaran & pembiayaan (capaian targetPEMASARAN/PEMBIAYAAN)
f) Laporan PYD Pekanan
g) Daftar mitra yang harus ditagih
h) Daftar mitra yang akan dan telah jatuh tempo pada pekan tersebut.
9) Membuat surat teguran dan peringatan kepada mitra yang akan dan telahjatuh tempo
a) Membuat dan mengirimkan surat teguran pada mitra yang telah jatuhtempo
b) Membuat dan mengirimkan surat peringatan pada mitra yang akanjatuh tempo
c) Melakukan kontrol atas tindaklanjut surat pemberitahuan danperingatan yang dikirimkan kepada mitra.
10) Membuat surat-surat perjanjian dengan pihak lain.
11) Melakukan kegiatan administrasi Tabungan.
lkmko
pdki.
com
35
12) Mengarsipkan slip-slip transaksi Tabungan anggota.
13) Membuat laporan tabungan dan membuat laporan pembukuan yang meliputi:
a) Jumlah dan jenis tabungan yang berhasil dihimpun.
b) Jumlah pokok dari tabungan.
c) Membuat base financing rate dari jumlah tabungan yang berhasildihimpun.
d) Membuat Neraca Bulanan dan Sisa Hasil Usaha.
e) Perincian pendapatan dan biaya operasional.
f) Pendapatan dan tagihan yang sudah diterima ataupun yang belumditerima.
b. Hubungan Kerja
Pihak Mitra Kerja Tujuan
Internal
Manajer
a. Persetujuan laporan bulananb. Notulasi dalam rapat komitec. Persetujuan pencairan penyaluran
dana
AO Pembiayaan danTabungan
a. Koordinasi pencairan danab. Koordinasi masalah angsuran
mitrac. Koordinasi data penyaluran dana
yg lancar & bermasalahd. koordinasi setoran dan penarikan
tabungan
Tellera. Koordinasi ketersediaan kas untuk
pencairan dana pembiayaanb. Koordinasi pencairan dana
D. Pengelolaan LKM Koperasi PMK
1. Pengurus menjalankan tugas perencanaan kebijakan strategis, pengawasan danpengendalian usaha Koperasi.
2. Pengelolaan Koperasi dilakukan oleh Pengelola yang bertanggung jawab kepadaPengurus.
3. Pengurus tidak boleh merangkap sebagai pengelola.
4. Pengelola harus bekerja penuh dan tidak merupakan pekerjaan sambilan
5. Pengelola pada ayat 2 tersebut diangkat oleh Pengurus melalui perjanjian ataukontrak kerja yang dibuat secara tertulis.
lkmko
pdki.
com
36
6. Pengangkatan seperti tersebut pada ayat (5) diatas dilakukan setelah mendapatpersetujuan Rapat Anggota.
7. Persyaratan untuk diangkat menjadi Pengelola adalah:
a. Memiliki sertifikat pengelola lembaga keuangan mikro berbadan hukumKoperasi yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan Usaha Kecil MenengahProvinsi DKI Jakarta
b. Tidak pernah melakukan tindakan tercela dibidang keuangan dan atau dihukumkarena terbukti melakukan tindak pidana;
c. Memiliki akhlak dan moral yang baik;
d. Tidak mempunyai hubungan keluarga sedarah dan semenda sampai derajatketiga dengan Pengurus ataupun sesama Pengelola;
E. Pengambilan Keputusan
1. Manajer LKM KOPERASI tidak dapat mengambil keputusan di luarkewenangannya, jika terjadi permasalahan dan harus memutuskan sesuatu di luarkewenangannya maka permasalahan tersebut harus disampaikan kepadapengurus untuk dibicarakan dan diputuskan oleh rapat anggota.
2. Dalam mengambil keputusan, pengelola KOPERASI PMK harus mengacu padalandasan kerja KOPERASI PMK sebagai mana tertuang pada butir 3. StandarOperasional Manajemen KOPERASI PMK ini.
3. Keputusan yang merupakan kewenangan manajer KOPERASI PMK:
a. Mengkoordinasikan, Menolak, menangguhkan atau mengabulkan permohonanpenyaluran dana dari anggota sesuai dengan plafon yang telah ditetapkan.
b. Memutuskan pemanfaatan dana menganggur yang bersifat sementara.
4. Keputusan yang harus dibicarakan dan mendapat persetujuan pengurus:
a. Memutuskan penyaluran dana yang lebih besar dari plafon yang telahditetapkan.
b. Memutuskan rencana investasi terhadap dana yang menganggur.
c. Memutuskan syarat dan prosedur penyaluran dana.
5. Bersama dengan pengurus menetapkan penyesuaian tingkat Imbal jasa / marginsecara umum / standar.
6. Bersama dengan pengurus merumuskan syarat dan prosedur penyaluran dana.
7. Bersama dengan pengurus menentukan besarnya plafon penyaluran dana.
8. Bersama dengan pengurus menentukan besarnya biaya penyaluran dana.
9. Keputusan yang harus mendapat persetujuan rapat anggota:
lkmko
pdki.
com
37
10. Menentukan produk baru dalam bentuk simpanan dan penyaluran dana.
11. Menentukan plafon penyaluran dana.
12. Menentukan pembagian SHU.
13. Batasan penentuan nisbah yang dapat ditetapkan oleh pengurus dan pengelola.
14. Menentukan penggunaan dana menganggur untuk investasi.
15. Menentukan sumber dan besarnya dana tambahan.