1-akuisisi arsip statis -...

21
1 AKUISISI ARSIP STATIS Oleh : Drs. Tato Pujiarto Kepala Sub Direktorat Akuisisi Arsip I ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 PENGERTIAN PENGERTIAN ARSIP ARSIP UU NO. 43 UU NO. 43 Tahun Tahun 2009 2009 tentang tentang KEARSIPAN : KEARSIPAN : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. UU NO. 8 UU NO. 8 Tahun Tahun 1997 1997 tentang tentang DOKUMEN PERUSAHAAN : DOKUMEN PERUSAHAAN : Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar. TEKSTUAL (KERTAS) MEDIA ARSIP MEDIA ARSIP TEKSTUAL (KERTAS) PETA FOTO FILM KASET CD/VCD/DVD CD/VCD/DVD L b N PEN PENCIPTA ARSIP CIPTA ARSIP Lembaga Negara Pemerintah Daerah Perguruan Tinggi Ormas dan Parpol BUMN dan Swasta Perseorangan

Upload: buidieu

Post on 08-Mar-2019

270 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

1

AKUISISI ARSIP STATIS

Oleh :Drs. Tato Pujiarto

Kepala Sub Direktorat Akuisisi Arsip I

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIATAHUN 2015

PENGERTIANPENGERTIAN ARSIPARSIPUU NO. 43 UU NO. 43 TahunTahun 2009 2009 tentangtentang KEARSIPAN :KEARSIPAN :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan mediasesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasisesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasiyang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasikemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupanbermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

UU NO. 8 UU NO. 8 TahunTahun 1997 1997 tentangtentang DOKUMEN PERUSAHAAN :DOKUMEN PERUSAHAAN :

Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keteranganyang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangkapelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau saranalain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapatdilihat, dibaca, atau didengar.

TEKSTUAL (KERTAS)

MEDIA ARSIPMEDIA ARSIPTEKSTUAL (KERTAS)PETAFOTOFILMKASETCD/VCD/DVDCD/VCD/DVD

L b N

PENPENCIPTA ARSIPCIPTA ARSIP

Lembaga NegaraPemerintah DaerahPerguruan TinggiOrmas dan ParpolBUMN dan SwastaPerseorangan

Page 2: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

2

SIFAT ARSIPSIFAT ARSIP

1.1. ASLIASLI, OTENTIK , OTENTIK dandan UNIKUNIK

22.. NETRAL NETRAL dandan ADILADIL

ARSIP ARSIP PTN,PTN, ORMAS,ORMAS, DLLDLL

1. Arsip Fasilitatif

2. Arsip Substantif

ARSIPARSIP((BerdasarkanBerdasarkan UU No 43 Th. 2009)UU No 43 Th. 2009)

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secaralangsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpanselama jangka waktu tertentu;

b. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh penciptakarena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habisretensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yangtelah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsungoleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembagakearsipan.

Arsip Dinamis Arsip yang masih

digunakan oleh Pencipta

Arsip

Arsip Statis Arsip yang sudah tidak

digunakan oleh Penciptadigunakan oleh Pencipta

Arsip, tetapi bermanfaat

bagi masyarakat luas

Page 3: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

3

Kebakaran Kantor Sekretariat Negara RI- Maret 2013

Kebakaran Ruang Kerja Hakim Mahkamah Agung RI

Kebakaran Kantor Walikota Palopo 2013

Kebakaran KOMNAS PASabtu 27 Juni 2015

Page 4: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

4

PENCIPTAANPENCIPTAAN PENGGUNAAN PENGGUNAAN DAN DAN

PEMELIHARAAPEMELIHARAANN

PENYUSUTAPENYUSUTANN

Organisasi KearsipanPasal 16

Organisasi Kearsipan terdiri atas: Unit Kearsipandan Lembaga KearsipanUnit Kearsipan wajib dibentuk oleh LN, pemda, PTN, BUMN, BUMDLembaga Kearsipan terdiri atas: ANRI, arsip daerah provinsi, arsip daerah kab./kota, arsip PTN

Unit KearsipanBerada di

Lembaga KerasipanBerada diBerada di Berada di

1. Lembaga Negara2. SKPD3. Satker PTN4. Perusahaan

1. Nasional (ANRI)2. Pemda Prov (AD Prov.)3. Pemda Kab/Kota (AD

Kab/Kota4. PTN (Arsip PT)

TUGAS UNIT KEARSIPAN Pasal 17

a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

b. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;

c. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;d. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta

arsip kepada lembaga kearsipan;e. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka

penyelenggaraan kerasipan dilingkungannya.

Page 5: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

5

ORGANISASI KEARSIPANORGANISASI KEARSIPAN

PEMERINTAH DAERAH PROVINSIPEMERINTAH DAERAH PROVINSI

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN

Mengelola Arsip Aktif Mengelola Arsip Inaktif

Jangka simpan arsip dibawah 10 tahun

Mengelola arsip inaktif jangka simpan 10 tahun keatas, Melestarikan dan

Memanfaatkan Arsip Statis

Unit Kerja di

Memindahkan Arsip Inaktif

MenyerahkanArsip Statis

Unit Kerja diLingkungan PTM Unit Kearsipan

di lingkungan PTMLKPTM

ORGANISASI KEARSIPANORGANISASI KEARSIPAN

PEMERINTAH DAERAH PROVINSIPEMERINTAH DAERAH PROVINSI

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN

Mengelola Arsip Aktif Mengelola Arsip Inaktif

Jangka simpan arsip dibawah 10 tahun

Mengelola arsip inaktif jangka simpan 10 tahun keatas, Melestarikan dan

Memanfaatkan Arsip Statis

FAKULTAS di

Memindahkan Arsip Inaktif

MenyerahkanArsip Statis

FAKULTAS diLingkungan PTM Unit Kearsipan

di lingkungan PTMLKPTM

ORGANISASI KEARSIPANORGANISASI KEARSIPAN

ARSIP PERGURUAN TINGGIARSIP PERGURUAN TINGGI

UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN

Mengelola Arsip Aktif Mengelola Arsip Inaktif

Jangka simpan arsip dibawah 10 tahun

Mengelola arsip inaktif jangka simpan 10 tahun keatas, Melestarikan dan

Memanfaatkan Arsip Statis

Unit Kerja di

Memindahkan Arsip Inaktif

MenyerahkanArsip Statis

Unit Kerja diLingkungaN Satker

PTNUnit Kearsipan

di lingkungan PTNArsip PTN

PENGELOLAAN ARSIP STATISPENGELOLAAN ARSIP STATIS

Pengelolaan Arsip Statis adalah Proses pengendalianPengelolaan Arsip Statis adalah Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengelolaan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.

Page 6: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

6

PENGELOLAAN ARSIP STATISPENGELOLAAN ARSIP STATIS((BerdasarkanBerdasarkan UU 43 Th. 2009)UU 43 Th. 2009)

Pengelolaan Arsip Statis meliputi:Pengelolaan Arsip Statis meliputi:

a.Akuisisi Arsip Statis

b.Pengolahan Arsip Statis

c Preservasi Arsip Statisc.Preservasi Arsip Statis

d. Akses Arsip Statis

PENATAAN ARSIP STATIS

AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI AKSES

Pengertian Akuisisi

a. Kamus Besar Bahasa IndonesiaAkusisi adalah Perolehan atau masukan.

b. Anne-Marie Schrtlich dan Barbara Reed dalam “Keeping Archives”Akusisi adalah suatu proses menambah khasanah arsip, baik dari sumbangan, transfer, perolehan atau pinjaman.

c. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1999 “P d P l k Ak i i i A i O d B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip Orde Baru”Akuisisi Arsip adalah proses perluasan khasanah arsip ANRI dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah, swasta, dan perorangan sesuai dengan ketentuan-ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Pengertian Akuisisi Arsip StatisUU Nomor 43 Th 2009Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip pada lembaga kearsipan

Page 7: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

7

Pengertian Akuisisi

a. Kamus Besar Bahasa IndonesiaAkusisi adalah Perolehan atau masukan.

b. Anne-Marie Schrtlich dan Barbara Reed dalam “Keeping Archives”Akusisi adalah suatu proses menambah khasanah arsip, baik dari sumbangan, transfer, perolehan atau pinjaman.

c. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1999 “P d P l k Ak i i i A i O d B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip Orde Baru”Akuisisi Arsip adalah proses perluasan khasanah arsip ANRI dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah, swasta, dan perorangan sesuai dengan ketentuan-ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

PENGERTIAN AKUISISI ARSIP STATIS

(UU no 43 Tahun 2009)(UU no 43 Tahun 2009)Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepadadan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan

AKUISISI ARSIP STATISPASAL 60 UU NO 43 TH 2009

Lembaga Kearsipan Melaksanakan Akuisisi Arsip StatisAkuisisi Meliputi Arsip Statis Yang Telah Diverifikasi secara Langsung Maupun Tidak Langsung.Lembaga Kearsipan Wajib Membuat Daftar Pencarian Arsip Dan Mengumumkannya Kepada publikArsip Dan Mengumumkannya Kepada publikSetiap Orang Yang Memiliki Atau Menyimpan Arsip Statis Sebagaimana Poin 3 Wajib Menyerahkan Kepada Lembaga Kearsipan

Unsur yang terkait Akuisisi :

Ada pencipta Arsip pada lembagaKearsipanAda unsur penilaianAda proses serah terimaJadwal Retensi Arsip (JRA)Penyusutan

Page 8: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

8

1945 1966 1998 1999 2004 2014

ALUR AKUISISI ARSIP STATISLEMBAGA NEGARA

Menyerahkan

ANRI

KL, BUMN, ORMAS,

PARPOL, DAN PERORANGAN

Menilai danAkuisisi

ALUR AKUISISI ARSIP STATISPEMERINTAH DAERAH PROPINSI

Menyerahkan

ARSIP PROPINSI

SKPD, BUMD, ORMAS,

PARPOL, DAN PERORANGAN

Menilai danAkuisisi

ALUR AKUISISI ARSIP STATISPEMERINTAH DAERAH KABUPATEN/ KOTA

MenyerahkanARSIP KABUPATEN

KOTA

SKPD, BUMD, ORMAS,

PARPOL, DAN PERORANGAN

Menilai danAkuisisi

Page 9: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

9

ALUR AKUISISI ARSIP STATISPERGURUAN TINGGI NEGERI

MenyerahkanARSIP PERGURUAN

TINGGI

SATKER PERGURUAN TINGGI DAN

CIVITAS AKADEMIKA

Menilai danAkuisisi

Kondisi Penyimpanan Arsip ARSIP (sebelum ditata)

Page 10: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

10

TAHAPAN AKUISISIUNTUK ARSIP KACAU

1. PENDATAAN2. PENATAAN

3. PENILAIAN4. PENYERAHAN5. PEMUSNAHAN

NAMA INSTANSI : UMJALAMAT : ....................

Baik

Baik

Kertas

Kertas

1 ml

3 ml

1996-1999

1996-1998

Biro Kepegawaian

Biro Hukum dan

1

2

KETERANGAN

MEDIAJUMLAHKURUN WAKTU

UNIT KERJANO.

BaikKertas10 ml1996-1997

Organisasi

Biro Anggaran3

PENATAANMemilah arsip dan non arsipM di k i i i K D k i iMendiskripsi arsip Kartu DeskripsiMenyusun Skema ArsipMengelompokan informasi arsip berdasarkan SkemaMembuat Daftar Arsip Sementara ( DAS )

12 Berkas1980 1985HukumPerda1

KETERANGANJUMLAHKURUN WAKTU

JENIS/URAIAN ARSIPNO.

12 Berkas3 Berkas5 Berkas

1 Berkas4 Berkas

1980-19852000-20011982-2000

19801999

PerdaKerjasama antar DaerahKasus-kasus Hukum

KepegawaianFormasi PegawaiPenerimaan Pegawai

K

123

45

1 Berkas1 Berkas

10 berkas

19871996-1997

2000 - 2005

KeuanganArah Kebijakan UmumRenstra, RenjaAnggaran Anggota

DPRDKeputusan Sidang

678

9

Page 11: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

11

Pengertian Penilaian Arsip

Penilaian arsip adalah analisa informasi terhadap sekelompok arsip untuk k il i d j k i i dilih d i k id h h k dmenentukan nilaiguna dan jangka simpan arsip dilihat dari kaidah hukum dan

kepentingan operasional lembaga pencipta serta kepentingan lainnya

Betty R Ricks, Pneilaian arsip adalah suatu pengujian terhadap sekelompok data melalui daftar arsip untuk menetukan nilaiguna setiap jenis arsip bagi organisasi.

F. Gerald Ham, penilaian diartikan sebagai suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis sejauh mana suatu arsip dapat membrik kontribusi terhadap tujuan kebijaksanaan akuisisikebijaksanaan akuisisi.

UNSUR UNSUR PENILAIAN

1. Nilai Informasi2. Biaya Pengelolaan3. Dampak Kebijaksanaan Penilaian

Tujuan Penilaian1. Untuk menyusun JRAy2. Untuk menilai arsip usul musnah3. Untuk menilai arsip usul serah4. Untuk menyusun program arsip vital

Pertimbangan Penilaian Arsip1. Kepentingan pencipta arsipp g p p p2. Peraturan perundang-undangan3. Kepentingan masyarakat4. Kasus Hukum5 P t j b i l5. Pertanggungjwaban nasional6. Volume Arsip

Page 12: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

12

NILAI GUNA ARSIPNILAI GUNA ARSIP

Kegunaan bagi masyarakat luas- Nilai guna evidential- Nilai guna informasional

Kegunaan bagi lembaga pencipta arsip- Nilai guna administrasi- Nilai guna hukum

NILAI GUNA SEKUNDERNILAI GUNA PRIMER

- Nilai guna informasional- Nilai guna hukum- Nilai guna keuangan- Nilai guna ilmiah dan teknologi

NILAI GUNA SEKUNDERNILAI GUNA SEKUNDER

EVIDENTIALKEBUKTIAN/KEBERADAAN

INFORMASIONAL INSTRINSIK

- Pembentukan Lembaga- Perkembangan Lembaga- Fungsi- Kegiatan

PeristiwaFenomenaTempatMasalah

Karakter istik Arsip(Bentuk Fisik)UnikLangka

- Dll. NamaDll.

NILAI GUNA SEKUNDERNILAI GUNA SEKUNDER

EVIDENTIAL INFORMASIONAL INSTRINSIK

- Laporan Tahunan- Pembentukan dan

pengabungan Kementerian

-Demonstrasi- Bencana Alam- Kecelakaan

Konsep NaskahProklamasi tulisan tanganSoekarnoDekrit PresidenDekrit Presiden

Soekarno danAbdurrahman wahid

Penilaian dalam rangka penyusunan JRA

Page 13: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

13

NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETERANGANKETERANGAN

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP (JRA)(JRA)

AKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF

UNSURUNSUR--UNSUR JRAUNSUR JRA

a.a. Jenis Arsip/Series ArsipJenis Arsip/Series ArsipBerkas yang dicipta, diatur/dikelola sebagai suatu unit karena mempunyaihubungan : kesamaan subyek, fungsi, hasil dari kegiatan yang sama atausaling berhubungan dengan cara lainsaling berhubungan dengan cara lain.

b.b. Masa Simpan (Retensi)Masa Simpan (Retensi)Jangka simpan waktu aktif dari jangka simpan waktu inaktif. Dapat menggunakan :- angka tahun : 1 tahun, 2 tahun, dst- kalimat : sampai haknya habis, selama barang masih

dimiliki, sebelum peraturan yang baru terbit- angka dan kalimat : 1 tahun setelah terbitnya SK 2 tahun sesudahangka dan kalimat : 1 tahun setelah terbitnya SK, 2 tahun sesudah

pemeriksaan (audit)c.c. Nasib Akhir (pada kolom keterangan)Nasib Akhir (pada kolom keterangan)

Permanen : arsip bernilai guna abadi, sekunder, historisMusnah : dalam waktu tertentu nilai gunanya habisDinilai kembali : susah menentukan permanen atau musnah

(juga jangan mudah menyebut kata ini)

ContohJRA Substantif KPU

ContohJRA Substantif BAWASLU

Page 14: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

14

ContohJRA Substantif BAWASLU Jenis – jenis JRA

JRA Keuangan(Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun(Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun

2013 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan)

JRA Kepegawaian(Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 8 Tahun 2012 dan Nomor

15 Tahun 2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian)

JRA Fasilitatif Non KeuanganJRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian

(Perka ANRI No. 12/2009)

JRA Substantif

contohcontoh

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIANKEPEGAWAIANNONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETERANGANKETERANGAN

AKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF1.1. Proses penerimaan Proses penerimaan 22 tahuntahun sesettelahelah semua semua 22 tahuntahun MusnahMusnah

2.2.

3.3.

pppegawaipegawai

Berkas Perorangan Berkas Perorangan PNSPNS

BerkasBerkas PerseoranganPerseorangan

diangkatdiangkat

11 tahuntahun sesettelahelahberhenti/pensiunberhenti/pensiun

1 1 tahuntahun setelahsetelah SK SK

22 tahuntahunSetelah hak dan Setelah hak dan kewajiban habis kewajiban habis

11 tahuntahun setelahsetelah

Musnah, kecuali Musnah, kecuali pejabat eselon I pejabat eselon I

dan pedan pegawaigawailain lain ygyg terkaitterkait

peristiwaperistiwanasionalnasional

PermanenPermanen

4.4.

ggPejabatPejabat NegaraNegara

Penyelesaian Penyelesaian pengelolaan pengelolaan keberatan pegwaikeberatan pegwai

ditetapkanditetapkan

11 tahuntahun sesettelahelahmemperoleh keputusan memperoleh keputusan

tetaptetap

1 1 tahuntahun setelahsetelahhakhak & & kewajibankewajiban

habishabis

55 tahuntahun

PermanenPermanen

Dinilai kembali, Dinilai kembali, kecuali SK kecuali SK Penetapan Penetapan

masuk berkas masuk berkas perseoranganperseorangan

RANCANGANRANCANGAN

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP (JRA)(JRA)

NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIPRETENSIRETENSI

KETERANGANKETERANGANAKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF

11

22

33

LaporanLaporan TahunanTahunan Unit Unit KerjaKerja

LaporanLaporan TahunanTahunanGubernurGubernur//BupatiBupati//WalokotaWalokota//RektorRektor

PeraturanPeraturan GubernurGubernur / /

44

55

66

BupatiBupati / / WalikotaWalikota//RektorRektor

KeputusanKeputusan GubernurGubernur / / BupatiBupati / / WalikotaWalikota//RektorRektor

BukuBuku agendaagenda

LembarLembar PengantarPengantar

Page 15: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

15

PEMUSNAHAN ARSIPPEMUSNAHAN ARSIP( PP No. 28 ( PP No. 28 TahunTahun 2012 , 2012 , PasalPasal 65 65 ayatayat 2 )2 )

PemusnahanPemusnahan arsiparsip sebagaimanasebagaimana dmaksuddmaksud , , dilakukandilakukanterhadapterhadap arsiparsip yang:yang:

1. Tidak memiliki nilai guna;2. Telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;3 Tidak ada peraturan perundang-undangan3. Tidak ada peraturan perundang undangan

yang melarang; dan4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian

proses hukum suatu perkara.

1. Pembentukan panitia penilai arsip, yang sekurang-kurangnya memenuhi unsur:a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua

ProsedurProsedur PemusnahanPemusnahan ArsipArsip(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 2012 PasalPasal 6666--67)67)

a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan;

c. arsiparis sebagai anggota.2 Penyeleksian arsip sesuai ketentuan;2. Penyeleksian arsip sesuai ketentuan;3. Pembuatan daftar arsip usul musnah;4. Penilaian oleh panitia penilai arsip;5. Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;

LANGKAHLANGKAH--LANGKAH LANGKAH PEMUSNAHAN ARSIPPEMUSNAHAN ARSIP

Tahapan pemusnahan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI:

1. Penetapan Pimpinan Lembaga

2. Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan

3. Dilaksanakan secara total, baik fisik maupun informasinya

4. Disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan min.

2 orang

Pemusnahan arsip ditetapkan oleh pimpinan l b t l h d t

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 2012 PasalPasal 6969--76)76)

lembaga negara setelah mendapat:- Pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip;- Persetujuan tertulis dari Kepala ANRI

Page 16: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

16

1. Dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat

PelaksanaanPelaksanaan PemusnahanPemusnahan(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 2012 PasalPasal 66)66)

dikenali;2. Disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2

(dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan;

3 Disertai penandatanganan berita acara3. Disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip BUMNBUMN(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 2012 PasalPasal 75)75)

( p ) ppimpinan BUMN atau BUMD setelahmendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan tertulis dari pimpinanBUMN t BUMDBUMN atau BUMD;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan BUMN atau BUMD … menjaditanggung jawab unit kearsipan dilingkungan BUMN atau BUMD;

1. Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensisekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip BUMNBUMN(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 2012 PasalPasal 76)76)

g g y ( p )ditetapkan oleh pimpinan BUMN atauBUMD setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. pertimbangan tertulis dari KepalaANRIANRI;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan BUMN atau BUMD … menjaditanggung jawab unit kearsipan dilingkungan BUMN atau BUMD;

1. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemprovyang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip PemprovPemprov(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 )2012 )

( p ) p p pSKPD setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan tertulis dari Gubernur;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan Pemprov… menjadi tanggungjawab unit kearsipan di SKPD Pemprov;

Page 17: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

17

1. Pemusnahan arsip di lingkungan Pemprovyang memiliki retensi sekurang-kurangnya10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip PemprovPemprov(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012)2012)

( p ) pGubernur setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan dari Kepala ANRI;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan Pemprov … menjadi tanggungjawab Lembaga Kearsipan Provinsi;

1. Pemusnahan arsip di lingkunganPemkab/kota yang memiliki retensi dibawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip PemkabPemkab//kotakota(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 )2012 )

( p ) ppimpinan SKPD setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan tertulis dariBupati/Walikota;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan Pemkab/kota… menjaditanggung jawab unit kearsipan di SKPD Pemkab/kota;

1. Pemusnahan arsip di lingkunganPemkab/kota yang memiliki retensisekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip PemkabPemkab//kotakota(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012)2012)

g g y ( p )ditetapkan oleh Bupati/ Walikota setelahmendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan tertulis Kepala ANRI;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan Pemkab/kota … menjaditanggung jawab Lembaga KearsipanKabupaten/ kota;

1. Pemusnahan arsip di lingkungan PTN yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan Satker

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip PTNPTN(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012 )2012 )

p p pPTN setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan tertulis dari Rektoratau sebutan lain;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan PTN menjadi tanggung jawabunit kearsipan di Satker PTN;

Page 18: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

18

1. Pemusnahan arsip di lingkungan PTN yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh Rektor

PemusnahanPemusnahan ArsipArsip PTNPTN(PP No. 28 (PP No. 28 TahunTahun 2012)2012)

( p ) psetelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitiapenilai arsip;b. persetujuan tertulis Kepala ANRI;

2. Pelaksanaan pemusnahan arsip dilingkungan PTN menjadi tanggung jawabLembaga Kearsipan PTN;

PENILAIAN DALAM RANGKAPENILAIAN DALAM RANGKA USUL MUSNAH ARSIP

DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH

No Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Perkembangan Ket

1

2

3

SPJ

Laporan Triwulan

Buku agenda

1975 -1990

1975 –1990

1975 –1990

200 Bok

400 Bok

15 Bok

Asli

Asli

Asli

4

5

AdministrasiPeminjaman RuangRapat

Rapat Kerja DenganDPRD

99

1975 –1990

1975 –2000

4 Bok

25 Bok

Asli

Asli

1. LN, SKPD, Satker PTN, dan Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada

PENYERAHAN ARSIP STATISPENYERAHAN ARSIP STATISPasal 53Pasal 53

wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan

2. Arsip statis yang diserahkan memiliki nilai guna kesejarahan;

3. Telah habis masa retensinya dan berketerangan permanen sesuai dengan JRA ;

4. Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip Statis yang diserahkan.

Page 19: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

19

PENYERAHAN ARSIP STATISNO Pencipta Arsip Pengaturan

1.2.3.4.5.6.

Kementerian LembagaPerusahaanSKPDSatker dan Civitas Akademika PTNOrmas dan ParpolPerseorangan

Wajib menyerahkanWajib menyerahkanWajib menyerahkanWajib menyerahkanMenyerahkanMenyerahkan

PENILAIAN DALAM RANGKAPENILAIAN DALAM RANGKA USUL SERAH ARSIP STATIS

DAFTAR ARSIP USUL SERAH ARSIP STATIS

No Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Perkembangan Ket

1 Personal File Mantan 1971 – 1 Bok Asli

2

3

Gubernur/ Bupati/ Walikota/Rektor

Laporan TahunanGubernur/ Bupati/ Walikota/Rektor

Laporan Tahunan Unit K j

91977

1975 –1990

1975 –

1 Bok

15 Bok

Asli

Asli

4

5

Kerja

Pembinaan Kearsipan

Peraturan Pimp Lem/ Daerah/Rektor

1990

1975 –1990

2000 -2005

5 Bok

5 Bok

Asli

Asli

Pelaksanaan Akuisisi Arip Statis :Pelaksanaan Akuisisi Arip Statis :1.Harus sesuai asas principal of provenance

dan original order2.Dapat dikembangkan sesuai periodesasi3.Dapat dikembangkan secara tematik

Page 20: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

20

Akuisisi Arsip berdasarkan periodesasi1.Akuisisi arsip Orde Baru dan kabinet

Reformasi PembangunanReformasi Pembangunan2.Akuisisi arsip kabinet Persatuan Nasional3.Akuisisi arsip kabinet Gotong Royong4.Akuisisi arsip kabinet Indonesia Bersatu

Akuisisi arsip berdasarkan tematik1 Akuisisi arsip pemilu1.Akuisisi arsip pemilu2.Akuisisi arsip perbatasan3.Akuisisi Arsip kepresidenan4.Akuisisi Arsip Erupsi Gunung

MerapiMerapi5. dst

PIDATO/PEMBACAAN TEKS PROKLAMASI

Proklamasi

Page 21: 1-AKUISISI ARSIP STATIS - mpi.muhammadiyah.or.idmpi.muhammadiyah.or.id/muhfile/mpi/download/1-AKUISISI ARSIP STATIS... · “Pd Plk AkiiiA i Od B ”“Pedoman Pelaksanaan Akuisisi

21