10/27/2011

1

ANALISIS DAN

RANCANG BANGUN

PEKERJAAN

N. Tri Suswanto Saptadi

Teknik Informatika

http://trisaptadi.uajm.ac.id

10/27/2011 1nts/msdm/tiuajmks

Pokok Bahasan

Pentingnya Informasi Analisis Pekerjaan / Jabatan

Teknik Pengumpulan Informasi

Deskripsi Pekerjaan

Aplikasi Informasi Analisis Pekerjaan

Rancang Bangun Pekerjaan

Teknik Rancang Bangun Kembali Pekerjaan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 2

10/27/2011

2

Pentingnya Informasi

Analisis Pekerjaan / Jabatan

Berbagai tindakan dalam MSDM tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.

Kegiatan pengelolaan bersumber dari informasi yang berhasil dikumpulkan dan telah diolah.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 3

Pengertian

Analisis Pekerjaan / Jabatan

Usaha sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi.

Kegiatan menghimpun dan menyusun informasi tentang tugas, jenis pekerjaan dan tanggung jawabnya yang bersifat khusus.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 4

10/27/2011

3

Proses Pencapaian Tujuan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 5

Job Analysis/ analisis pekerjaan / jabatan

Tujuan organisasi

Mengapadikerja kan

Siapayang mengerjakan

Bagaimana

cara mengerjakannya

Apayang harus dikerja

kan

Analisis pekerjaan dilakukan untuk mengetahui pekerjaan apa yang harus dilakukan

Analisis jabatan untuk mengetahui/ menentukan siapa yang bertanggunjawab mengelola suatu pekerjaan dan wilayah

tanggungjawabnya

Tujuan Analisis

Pekerjaan/Jabatan

Menyediakan kepada manajemen suatu pemahaman yang mendalam tentang isi dan

persyaratan dari sebuah posisi atau pekerjaan yang meliputi:

mempelajari organisasi, menentukan pekerjaan yang akan dianalisis, membuat

kuesioner analisis pekerjaan, dan mengumpulkan informasi tentang analisis

pekerjaan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 6

10/27/2011

4

Manfaat Analisis Pekerjaan

Mengacu pada Visi, Misi, Tujuan dan Strategi perusahaan/organisasi, maka analisis pekerjaan dapat menggambarkan apa saja yang harus dilakukan perusahaanuntuk mencapai tujuannya sehingga dapat bermanfaat sebagai pedoman atau patokan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 7

Sebagai Patokan Menyusun(1 dari 2)

Analisis penyusunan pegawai seperti jumlah, kualifikasi, posisi pegawai.

Desain organisasi seperti struktur organisasi yang bersifat statis maupun dinamis.

Telaah dan perencanaan kinerja pegawai

seperti target yang harus dicapai tiap pegawai mengacu pada target organisasi.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 8

10/27/2011

5

Sebagai Patokan Menyusun(2 dari 2)

Suksesi manajemenseperti pengangkatan dan pelepasan manajer dan pegawai

Pelatihan dan pengembanganseperti penugasan mengikuti pelatihan.

Jenjang karirseperti gambaran masa depan karier.

Kriteria seleksiseperti pengumuman dan proses seleksi.

Evaluasi pekerjaanseperti penilaian terhadap kinerja.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 9

Langkah-langkah Analisis

Pekerjaan/Jabatan (1 dari 2)

Menentukan tujuan analisis pekerjaaan

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang calon

Menyeleksi calon pelaksana pekerjaan

Mengumpulkan hasil analisis pekerjaan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 10

10/27/2011

6

Langkah-langkah Analisis

Pekerjaan/Jabatan (2 dari 2)

Meninjau hasil analisis pekerjaan dengan stakeholder

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

Meramalkan atau memperhitungkan perkembangan perusahaan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 11

Faktor Pendukung Sukses

Pelaksanaan Analisis Pekerjaan (1 dari 2)

Komitmen manajemen puncak Keterlibatan serikat pekerja untuk

organisasi Keterlibatan karyawan Komunikasi yang efektif menyangkut

tujuan pelaksanaan Penugasan personalia yang qualified dan

komitmen melaksanakan analisis pekerjaan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 12

10/27/2011

7

Faktor Pendukung Sukses

Pelaksanaan Analisis Pekerjaan (2 dari 2)

Penggunaan pakar manajemen sumber daya manusia sebagai nara sumber

Pengumpulan data selama jam kerja reguler

Penggunaan teknik pengumpulan data yang valid dan dapat diandalkan

Penggunaan komite untuk mengawasi pelaksanaannya.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 13

Teknik Pengumpulan Informasi

Identifikasi Pekerjaan

Penyusunan Kuesioner: status informasi, tugas dan tanggung jawab, karakter insani, kondisi kerja, standar prestasi kerja

Pengumpulan Informasi: wawancara, pandangan pejabat senior, kuesioner melalui teknologi, catatan harian pegawai, observasi, penggabungan berbagai teknik

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 14

10/27/2011

8

Metode Pengumpulan Informasi

Observasi

Wawancara

Kuesioner

Kuesioner disesuaikan

Kuesioner lengkap

Kuesioner analisis posisi

Catatan harian karyawan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 15

Tiga Tahap Informasi

Analisis Pekerjaan

Persiapan untuk analisis pekerjaan

Aplikasi-aplikasi informasi analisis pekerjaan

Sistem informasi sumber daya manusia minimal

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 16

10/27/2011

9

Deskripsi Pekerjaan

(job description)

Deskripsi pekerjaan merupakan produk yang pertama dan langsung dari proses analisis pekerjaan yang berupa pernyataan akurat dan ringkas tentang apa yang diharapkan akan dilakukan oleh karyawan didalam pekerjaannya maupun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh pemangku jabatan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 17

Definisi Deskripsi Pekerjaan

Garry Dessler (1997): suatu daftar tugas, tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, kepedulian atas tanggung jawab suatu jabatan, serta produk dari analisis jabatan.

T. Hani Handoko (1988): suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 18

10/27/2011

10

Manfaat Deskripsi Pekerjaan

Membantu mengindari adanya ketidakpastian dan memberikan pemahaman atau penjelasan tentang apa yang harus dikerjakan

Mengeliminasi gap maupun tumpang tindih tanggung jawab

Memudahkan prosedur rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aktifitas sumber daya manusia lainnya.

Membantu karyawan dalam merencanakan karir mereka.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 19

Job Specification

(spesifikasi pekerjaan)

Spesifikasi pekerjaan menentukan persyaratan keahlian minimal bagi seorang karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 20

10/27/2011

11

Definisi Spesifikasi Pekerjaan

Hanry Simamora (1995): keahlian, pengetahuan, dan kemampuan minimal yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan.

Garry Dessler (1997): suatu daftar tuntutan manusiawi atas suatu jabatan, yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian, dan lain-lain yang sesuai dengan analisis jabatan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 21

Tahapan Aplikasi Informasi

Analisis Pekerjaan

Penyusunan uraian pekerjaan

Merumuskan spesifikasi pekerjaan

Menetapkan standar prestasi kerja

Menciptakan sistem informasi SDM

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 22

10/27/2011

12

Uraian Pekerjaan (1 dari 2)

Nama jabatan pelaksana pekerjaan tertentu

Kode pekerjaan

Tanggal uraian pekerjaan dibuat

Penyusunan uraian pekerjaan

Lokasi pekerjaan dilakukan

Pangkat pekerjaan

Nama penyelia yang merupakan atasan langsung yang bersangkutan

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 23

Uraian Pekerjaan (2 dari 2)

Uraian pekerjaan secara singkat

Tugas yang dikerjakan

Kondisi fisik tempat pekerjaan dilakukan

Persetujuan penyelia guna menjamin ketepatan uraian pada butir-butir yang terdapat dalam lembar uraian pekerjaan tersebut

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 24

10/27/2011

13

Spesifikasi Pekerjaan (1 dari 2)

Literatur orang yang melaksanakan suatu pekerjaan tertentu.

Kode pekerjaan.

Tanggal spesifikasi pekerjaan dibuat.

Nama dan jabatan penyusun spesifikasi pekerjaan.

Lokasi pekerjaan yang bersangkutan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 25

Spesifikasi Pekerjaan (2 dari 2)

Penyelia, yaitu atasan langsung pekerja yang bersangkutan.

Kemampuan yang meliputi pendidikan, pelatihan dan pengalaman.

Persyaratan khusus yang harus dipenuhi baik dalam arti fisik maupun mental.

Kondisi pekerjaan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 26

10/27/2011

14

Sistem Informasi SDM

Menciptakan pangkalan data dalam bentuk database.

Pembentukan satuan kerja.

Terciptanya analisis pekerjaan melalui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standar prestasi kerja.

Pengelompokan berbagai pekerjaan berdasarkan jenis pekerjaan seperti sekretaris, bendahara, pembantu umum.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 27

Rancang Bangun Pekerjaan

Rancang bangun pekerjaan organisasional dan keprilakuan terhadap pekerjaan yang dirancang bangun

Upaya diarahkan pada pekerjaan yang produktif dan memberikan keputusan pada pelakunya

Tingkat produktivitas dan kepuasan para pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 28

10/27/2011

15

Unsur Rancang Bangun

Pekerjaan (1 dari 2)

Unsur Organisasional: gerakan manajemen ilmiah berupa efisiensi, efektivitas dan produktivitas.

Unsur Lingkungan: menentukan terhadap keberadaan organisasi dalam suatu lingkungan.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 29

Unsur Rancang Bangun

Pekerjaan (2 dari 2)

Unsur Keperilakuan: menitik beratkan tidak semata pada efisiensi semata tetapi juga peningkatan mutu kehidupan berkarya meliputi:

• Otonomi dalam pelaksanaan tugas

• Variasi tugas

• Identitas tugas

• Pentingnya pekerjaan sesorang

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 30

10/27/2011

16

Teknik Rancang Bangun

Kembali Pekerjaan (1 dari 2)

Melalui Rotasi Tugas: memindahkan pekerjaan yang lain tanpa berubahnya jenjang kepangkatan atau jabatan yang bersangkutan

Perluasan Tugas: bertambahnya isi suatu tugas yang pada gilirannya membuat aktivitas dalam penyelesaian suatu pekerjaan semakin bervariasi.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 31

Teknik Rancang Bangun

Kembali Pekerjaan (2 dari 2)

Memperkaya Pekerjaan: kepada para pekerja diberikan keleluasaan dan tanggung jawab yang lebih besar dalam merencanakan kegiatannya, otonomi yang lebih besar dalam menyelesaikan pekerjaan dan kesempatan yang lebih luas untuk mengendalikan diri sendiri dalam melakukan berbagai aktivitas berkarya.

10/27/2011 nts/msdm/tiuajmks 32