02 arahan sekretaris daerah

28
ARAHAN SEKRETARIS DAERAH ARAHAN SEKRETARIS DAERAH PADA RAKOR PENGENDALIAN PADA RAKOR PENGENDALIAN OPERASIONAL KEGIATAN (POK) OPERASIONAL KEGIATAN (POK) TRIWULAN I TAHUN 2013 TRIWULAN I TAHUN 2013 SLAWI, 17 APRIL 2013

Upload: hidayat-sb

Post on 27-Nov-2015

44 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

ARAHAN SEKRETARIS DAERAHARAHAN SEKRETARIS DAERAHPADA RAKOR PENGENDALIAN PADA RAKOR PENGENDALIAN

OPERASIONAL KEGIATAN (POK) OPERASIONAL KEGIATAN (POK) TRIWULAN I TAHUN 2013TRIWULAN I TAHUN 2013

SLAWI, 17 APRIL 2013

TAHAPAN PENGENDALIAN

PENGENDALIAN INTERNAL SKPD

TINDAK LANJUT HASIL PENGENDALIAN INTERNAL KOORDINASI

PENGENDALIAN OPERASIONAL KEGIATAN TINGKAT KABUPATEN

PEDOMAN RKO TERLAKSANA SETIAP AKHIR BULANCAPAIAN KINERJA – INVENTARISASI

MASALAH – BUAT RENCANA TINDAK LANJUT

PENYUSUNAN LAPORAN

PENGIRIMAN LAPORAN TEPAT

WAKTU

KOORDINASI DAN KONSULTASI

PENGENDALIAN INTERNALPENGENDALIAN INTERNAL

RENCANA KERJA

OPERASIONAL (RKO)

TERLAKSANA SETIAP AKHIR

BULAN

HASIL PENGENDALIAN

INTERNAL

RKO mutlak harus disusun oleh SKPD

RKO sebagai pedoman dalam melaksanakan pengendalian internal SKPD

SKPD yg tidak memiliki RKO dapat dipastikan tidak pernah melaksanakan pengendalian program /

kegiatan secara internal

Kepala SKPD menjadwalkan secara rutin pengendalian internal dalam bentuk Rakor POK masing-masing SKPD

PPTK melaporkan kepada Kepala SKPD tentang Progres / capaian kinerja, permasalahan dan rencana tindak lanjut

Penyusunan Laporan Perkembangan Kegiatan setiap bulan

Inventarisasi Masalah dan susun Rencana Tindak Lanjut

Penyampaian Laporan kepada Bupati tepat waktu

Konsultasi kepada Pengambil Kebijakan dan Koordinasi dengan SKPD lain terkait permasalahan yang ada

HASIL PENGENDALI

AN INTERNAL

SOLUSI HARUS ADA

ARAHAN PIMPINAN

SOLUSI HARUS

KOORDINASI SKPD LAIN

SOLUSI BISA DI ATASI

INTERNAL

SOLUSI MASALAH DARIHASIL PENGENDALIAN INTERNAL

DAFTAR INVENTARISASI MASALAH DAN RENCANA TINDAK LANJUT

TRIWULAN I TAHUN 2013

PROGRAM PRIORITAS DAERAH

PERMASALAHAN

Lemahnya koordinasi antar SKPD

Belum sinkronnya Hari Kerja Pelayanan Administrasi Kependudukan

Bank Jateng masih kesulitasn dalam penerimaan setoran pajak

MOU dg Bank Jateng belum selesai

Waktu penyelesaian layanan KTP/KK masih terlalu lama

RENCANA TINDAK LANJUT

Penerimaan uang pajak sementara oleh Mantri Pajak

Segera selesaikan MOU dg Bank Jateng dalam waktu yg sesingkat singkatnya

Jika diperlukan ada penambahan petugas administrasi kependudukan

1. PROGRAM RUMAH PATEN

2. PROGRAM ADIPURA2. PROGRAM ADIPURA• Belum sepakatnya Tempat Pengolahan Sampah terpadu

(TPST) karena Desa/Kelurahan menganggap TPST kotor (mau membuang tetapi tidak mau ketempatan sbg lokasi pengolahan sampah)

• Banyak Tong Sampah hilang yg ada di ruang publik

• Penggalian pipa PDAM, PDAB, Telkom mempengaruhi penilaian adipura

• Pemangkasan pohon

MASALAH

• Membuat kesepakatan penggunaan lahan milik negara sebagai demplot percontohan TPST kepada DPU, Bagian Pemerintahan, BLH dan Bappeda menyelesaikan tindak lanjut ini

• Pengawasan dan membuat bentuk tong sampah yg tidak mudah diambil dan tidak memiliki nilai jual (Triwulan II sudah ada pengadaan Tong Sampah dari BLH)

• Koordinasi intensif dg instansi terkait agar pekerjaan tidak dilaksanakan pada masa penialain adipura

• Pemangkasan pohon untuk memperhatikan estetika

RENCANA TINDAK LANJUT

3. TAMAN RAKYAT SLAWI AYU3. TAMAN RAKYAT SLAWI AYU

• Panggung hiburan belum termanfaatkan

• Saluran drainase tidak tertutup bisa membahayakan pengunjung

• Hotspot area belum terpasang

• Belum ada penutup pintu (portal) sebelah utara

• Parkir preman sudah mulai meresahkan

MASALAH

• Disperindag untuk menyusun rencana kegiatan bulanan pemanfaatan TERASA kerjasama dg event organizer / swasta / komunitas masyarakat

• Seluruh SKPD agar mengarahkan tamu-tamu Pemda untuk mengunjungi Gedung Pusat Oleh-oleh di TERASA

• Untuk pemanfaatan Panggung Hiburan, segera dilengkapi sarana prasarana penunjang yg sudah direncanakan pada Triwulan II, seperti pengadaan sound system, genset (Disperindag), background panggung (DPU), ruang ganti dan toilet di panggung (PT Gunung Slamat).

• Waktu penerangan pada malam minggu agar bisa tetap menyala sampai jam 1 malam (DPU)

• Saluran drainase segera ditutup (DPU)

• Disperindag berkoordinasi dg Telkom untuk mendapatkan bantuan melalui CSR Telkom Pemasangan Hotspot Area

• Penutup pintu sebelah utara agar segera dibuat portal (Dinas Koperasi, UKM dan Pasar)

RENCANA TINDAK LANJUT

4. WISATA KESEHATAN JAMU KALIBAKUNG4. WISATA KESEHATAN JAMU KALIBAKUNG

• Gedung klinik tidak cukup memadai

• Kolam renang belum berfungsi

• Kelembagaan pengelola WKJ belum terbentuk

• Pembagian tugas pengelolaan sarana prasarana antara Dinkes dan Disparbud masih perlu kejelasan secara tertulis

MASALAH

• Pengadaan simplisia untuk menunjang pelayanan Klinik Jamu

• Penyempurnaan etalase sampai 100%

• Pembangunan drainase

• Segera ajukan konsep kelembagaan pengelola WKJ termasuk pembagian tugas pengelolaan sarana dan prasarana di Kalibakung pada Triwulan II

RENCANA TINDAK LANJUT

PERMASALAHAN

Jumlah PTT K2 1.103 orang, adapun jumlah Riil termasuk Non K1 dan Non K2 lebih dari 3.000 orang

Adanya kebutuhan tenaga tambahan untuk pelayanan kesehatan, sementara ada larangan pengangkatan THL / PTT

RENCANA TINDAK LANJUT

Pengadaan CPNS hanya dari PTT K1 dan K2

Kepala Dikpora, Dishubkominfo, DisKop UKM Pasar, dan SKPD lain untuk memetakan THL/PTT yg ada

Kepala Dinas Kesehatan dan Direktur RSUD untuk memetakan kebutuhan tenaga pelayanan kesehatan

Segera ditindaklanjuti melalui Rakor membahas secara khusus Pengangkatan Pegawai Non PNS

Segera lakukan seleksi PTT K2

5. PENATAAN PEGAWAI NON PNS (NON PTT)

DAFTAR INVENTARISASI MASALAH DAN RENCANA TINDAK LANJUT

HASIL LAPORAN PELAKSANAAN APBD TRIWULAN I TAHUN 2013

1. PERENCANAAN

PERMASALAHAN

SKPD masih ada yang belum menyusun dokumen

Rencana Kerja Operasional (RKO)

Rendahnya capaian kinerja Triwulan I dilihat dari

deviasi realisasi penyerapan keuangan dan

target, dimungkinkan karena penyusunan RKO

yang tidak merencanakan waktu kegiatan secara

tepat

RENCANA TINDAK LANJUT

Bagi SKPD yang belum memiliki RKO diminta untuk segera menyusun RKO

dan dikirimkan ke Bappeda paling lambat tanggal 30 April 2013, hal ini akan dijadikan salah satu indikator

penilaian kinerja Kepala SKPD

Perubahan terhadap isi RKO terutama rencana jadwal pelaksanaan kegiatan disesuaikan dg penyediaan anggaran kas

DPPKAD untuk memberikan penjelasan kepada SKPD terkait estimasi ketersediaan anggaran kas dalam satu tahun, agar tidak terjadi penumpukan kegiatan di akhir tahun

2. PENGANGGARAN

PERMASALAHAN

Kegiatan sarana prasarana yang anggarannya

bersumber dari Bantuan Provinsi belum ada dana sharing; untuk DPU, BLH,

Disparbud

Beberapa SKPD menyatakan dana sharing

untuk biaya umum kegiatan DAK masih terlalu

kecil

RENCANA TINDAK LANJUT

DPPKAD untuk mengidentifikasi kegiatan yang bisa dengan solusi Penggeseran Anggaran dan yang harus menunggu Perubahan APBD untuk bisa memenuhi dana sharing

Kepada anggota TAPD untuk memperhatikan permasalahan semacam ini agar tidak terulang kembali

Pengalokasian anggaran biaya umum untuk disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan kegiatan, karena ada kebutuhan yang berbeda untuk kegiatan kontraktual dan swakelola

3. GAMBAR DESAIN RAB

PERMASALAHAN

SKPD mengalami kendala dalam pelaksanaan kegiatan fisik

karena lamanya proses penyusunan gambar desain dan RAB di DPU karena jumlah SDM

dan beban kerja yg tidak berimbang

Proses lelang yang mensyaratkan adanya kelengkapan dokumen gambar desain dan RAB

juga mengalami keterlambatan

RENCANA TINDAK LANJUT

DPU untuk menyusun konsep pengaturan secara tertulis tentang prosedur pelayanan gambar desain

dan RAB, antara lain mengenai kejelasan waktu penyelesaian,

keterlibatan pihak ketiga yg kompeten, pembagian tugas

verifikasi gambar desain dan RAB

Konsep pengaturan secara tertulis tentang prosedur pelayanan gambar

desain dan RAB dapat diajukan kepada Bupati paling lambat bulan Mei 2013

4. BANTUAN SOSIAL & HIBAH

PERMASALAHAN

Bantuan Sosial dan Hibah yg sudah dialokasikan

anggarannya di APBD 2013 masih ada yg belum proses

verifikasi

Setelah verifikasi SKPD mengalami kesulitan untuk

memenuhi persyaratan administrasi pemberian

Bantuan Sosial dan Hibah

RENCANA TINDAK LANJUT

Untuk diperhatikan Permendagri tentang Bansos Hibah, terutama

penyelarasan waktu usulan/proposal, verifikasi, penetapan APBD dan

keputusan Bupati penetapan lokasi/alokasi bantuan

Jika setelah verifikasi termasuk kategori bermasalah, maka persyaratan

administratif calon penerima bantuan untuk dipenuhi terlebih dahulu

sesuaikan proses waktunya kemudian dianggarkan ulang dalam perubahan

5. KEWENANGAN

PERMASALAHAN

SKPD masih ada yang melaksanakan kegiatan

yang bukan kewenangan Pemerintah Kabupaten

SKPD belum memenuhi persyaratan administratif

atas pelaksanaan kegiatan yg bukan

kewenangan Kabupaten

RENCANA TINDAK LANJUT

Untuk dijadikan perhatian oleh anggota TAPD agar kedepan memperhatikan asas kewenangan dalam memverifikasi usulan kegiatan dari SKPD

Kepada SKPD juga harus memahami asas kewenangan

Koordinasi dg Pihak yg memiliki kewenangan. Jika kegiatan kewenangan Desa maka harus dilengkapi persyaratan usulan dari Desa sasaran, demikian juga apabila melaksanakan kewenangan Provinsi, pertanyaannya : Apakah Provinsi mau membuat surat usulan ?

6. KOORDINASI

PERMASALAHAN

Koordinasi masih lemah, terutama penanganan masalah

lintas sektoral, seperti GOR, Terminal Dukuhsalam, jalan

407, Taman Rakyat Slawi Ayu, Terminal Dukuhsalam, dll

Rapat Koordinasi seringkali hanya dihadiri oleh utusan/perwakilan SKPD yg tidak memiliki kapasitas untuk membahas permasalahan.

Kurangnya ketersediaan data dan informasi yg relevan

RENCANA TINDAK LANJUT

Asisten Sekretaris Daerah dan Bappeda untuk mengambil peran aktif dalam meningkatkan fungsi koordinasi

untuk mengatasi permasalahan dan menyelesaikannya secara cepat, tepat

dan terukur.

Komitmen Kepala SKPD untuk dapat bersinergi satu sama lain dalam melaksanakan kegiatan lintas sektoral.

Rapat Koordinasi harus selalu menghasilkan kesepakatan dan komitmen untuk menindaklanjuti, siapa berperan apa ? Kapan selesainya ? Dengan strategi /metode bagaimana ?

7. VERIFIKASI SK BUPATI

PERMASALAHAN

SKPD menilai Proses verifikasi konsep SK Bupati di Bagian

Hukum masih membutuhkan waktu lama, sehingga

menghambat pelaksanaan kegiatan.

Bagian Hukum memiliki keterbatasan sumber daya

dalam memberikan pelayanan verifikasi

konsep SK Bupati

RENCANA TINDAK LANJUT

Perlu segera disusun pedoman penyusunan SK Bupati sehingga secara

teknis penyusunan SKPD dapat lebih memahami dan meminimalisir

kesalahan dalam penyusunan konsep SK Bupati

Bagian Hukum perlu membentuk Tim yg bertugas memverifikasi konsep SK Bupati dan menetapkan pelayanan secara periodik dg jadwal waktu tertentu.

Jika perlu dijadikan kegiatan pelayanan verifikasi SK dg penyediaan anggaran

8. PELAPORAN

PERMASALAHAN

Tingkat keterlambatan SKPD dalam mengirimkan laporan

perkembangan kegiatan APBD / Banprov / DAK / TP &

DUB kepada Bupati

Dari hasil Laporan SKPD, pengisian format masih banyak yg kurang sesuai pedoman dan hanya sedikit SKPD yg mampu dalam menemukenali masalah dan menyusun rencana tindak

lanjut

RENCANA TINDAK LANJUT

Untuk diperhatikan batas waktu pengiriman :

Laporan APBD dan Banprov setiap tgl 5 bulan berikutnya

Laporan DAK, TP & DUB setiap tgl 10 bulan berikutnya

Kepala SKPD untuk menyelenggarakan Rakor Pengendalian Internal secara periodik setiap akhir bulan, menerima Laporan masing-masing PPTK, temukenali masalah yg muncul, susun rencana tindak lanjut dan buat laporan sesuai format , kemudian dikirimkan tepat waktu .

PENTINGNYA PELAPORAN

KOORDINASI

PENGENDALIAN

KINERJA

PELAPORAN

ARAHAN

BUPATI JENIS LAPORAN :

LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN BUPATI (LKPJ)

LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA PEMERINTAH (LAKIP)

LAPORAN PELAKSANAAN APBD

LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATAN APBD, BANPROV, DAK, TP / DUB

DLL

PELAPORAN UNTUK EVALUASI KINERJAJENIS LAPORAN SKPD PENGOLAH EVALUATOR

LAPORANOBYEK YG DI

EVALUASI

LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN BUPATI (LKPJ)

BAGIAN PEMERINTAHAN

DPRD BUPATI

LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA PEMERINTAH (LAKIP)

BAGIAN ORGANISASI

PEMERINTAH PUSAT ( KEMENPAN DAN

REFORMASI BIROKRASI)

BUPATI / PEMERINTAH

DAERAH

LAPORAN PELAKSANAAN APBD

DPPKAD DPRD / BPK BUPATI / PEMERINTAH

DAERAH

LAPORAN PERKEMBANGAN KEGIATAN APBD, BANPROV, DAK, TP / DUB

BAPPEDA BUPATI KEPALA SKPD

APRESIASI ATAS HASIL EVALUASI LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA (LAKIP) PEMERINTAH KABUPATEN TEGAL

Hasil evaluasi dalam rangka penilaian implementasi dan pengembangan akuntabilitas kinerja Pemerintah Kabupaten Tegal mendapat penghargaan dari Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi dengan kategori CC dengan nilai 51,62

Komponen yang dinilai meliputi :

NO KOMPONEN YG DINILAI BOBOT NILAI 2012

1 PERENCANAAN KINERJA 35 19,38

2 PENGUKURAN KINERJA 20 11,69

3 PELAPORAN KINERJA 15 8,32

4 EVALUASI KINERJA 10 3,34

5 CAPAIAN KINERJA 20 8,89

NILAI CAPAIAN KINERJA 100 51,62

CATATAN ATAS KOMPONEN YG DINILAI

1. PERENCANAAN KINERJA ; perencanaan kinerja sudah tersusun melalui RPJMD dan RKPD , yang perlu mendapat perhatian adalah belum dimanfaatkan secara nyata Penetapan Kinerja (PK) sebagai media untuk memonitor, mengukur dan menyimpulkan, memberikan rewardmaupun punishment terhadap tercapai atau tidaknya kinerja yang diperjanjikan dalam dokumen Penetapan Kinerja (PK)

2. PENGUKURAN KINERJA; yang perlu mendapat perhatian adalah kualitas indikator kinerjanya sebagian belum berkualitas outcome, belum berdasar baseline data yang akurat serta belum memiliki sistem pengumpulan data kinerja yang baik.

CATATAN ATAS KOMPONEN YG DINILAI

3. PELAPORAN KINERJA; yang perlu mendapat perhatian adalah Laporan belum menginformasikan analisis capaian kinerja yang memadai, informasi keuangan belum dikaitkan dengan pencapaian target kinerja, sehingga belum dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi untuk mengetahui prestasi kinerja dan umpan balik perbaikan perencanaan dan peningkatan kinerja organisasi secara berkelanjutan.

4. EVALUASI KINERJA; kualitas evaluasi kinerja belum dapat menggambarkan akuntabilitas yang di evaluasi karena belum sepenuhnya mengacu pada PERMEN PAN dan RB tentang Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi AKIP

5. CAPAIAN KINERJA; perlu ditingkatkan capaian-capaian indikator outcome yang telah ditetapkan targetnya dalam PK serta kualitas keakuratan dan kehandalan data

ARAHAN TINDAK LANJUT

1. Perlu segera menetapkan mekanisme untuk memonitor dan mengevaluasi kemajuan (progres) kinerja secara periodik (triwulanan) yang harus dimanfaatkan hasilnya sebagai salah satu dasar untuk memberikan penghargaan kepada Kepala SKPD atas pencapaian target-target kinerja yang sudah ditetapkan.

2. Perlu segara mereviu Indikator Kinerja Utama (IKU), mulai dari Kabupaten sampai tingkat SKPD dan kemudian dimanfaatkan dalam perencanaan, penganggaran, pengukuran, pelaporan dan evaluasi kinerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tegal.

ARAHAN TINDAK LANJUT3. Para Asisten Sekretaris Daerah dan Bappeda untuk

melakukan pengawalan yang intensif atas capaian Program-Program Strategis Pemerintah Kabupaten Tegal dengan mengoptimalkan koordinasi, komunikasi dan pengendalian program / kegiatan yang dilaksanakan oleh SKPD pengampu.

4. Kepala SKPD untuk meningkatkan kualitas penyajian informasi data pelaporan dan disiplin dalam penyampaian pelaporan.

5. Perlu peningkatan kapasitas SDM dalam bidang akuntabilitas dan manajemen kerja di seluruh jajaran Pemerintah Kabupaten Tegal untuk mempercepat terwujdunya pemerintahan yang berkinerja dan akuntabel.

SEKIANSEKIANDAN DAN

TERIMA KASIHTERIMA KASIH