-it-' ,, ~ .

...•<$

'* :

. .

-SISTEM INFORMASI MANAJEMENPEMDATINGKAT I IRIAN JAYA

. - (SIMDA - IRJA)

,~" .

"

FINAL REPORT, <.,,. , VOLUME I ..

~GKASAN UNTUK PIMPINAN

PT(PERSERO). ~OSAT. Maret, 1991

DAFTAR·ISI

BAB I. PENGANTAR

BAB II. HASIL SURVEYII.l. Kendala.II.2. Peluang Implementasi

BAB III. REKOMENDASI GLOBALIII.l. Rekomendasi Rancang Bangun.III.2. Rekomendasi Tahapan Pelaksanaan.

Halaman.

1.

3.3.

5.8.

--..oc-------- ...---.- ---- ----------

BAB I

PENGANTAR

Pembangunan yang berkesinambungan dan lestari menuju ke arah tereiptanya masyarakatIndonesia yang adil dan makmur berdasarkan Paneasila dan Undang Undang Dasar 1945merupakan eita-cita nasional bangsa Indonesia.

Cita-eita tersebut selalu diupayakan dan penyelenggaraannya dilakukan diseluruh daerah diIndonesia. Untuk mewujudkan eita-eita tersebut, maka seeara nyata pemerintah telahmelakukan usaha-usaha pembangunan melalui rangkaian program pembangunan yangtereneana, menyeluruh, terarah dan terpadu.

Begitu juga di Propinsi Daerah Tingkat I Irian Jaya yang merupakan bagian integral yangtak terpisahkan dalam meneiptakan eita-eita Nasional tersebut melalui pembangunan didaerahnya.

Semakin disadari bahwa tugas berat untuk meneiptakan masyarakat adil dan makmur selalumemerlukan bentuk masukan-masukan antara lain tentang sumber daya alam, sumber dayamodal, sumber daya teknologi, sumber daya informasi dan yang terpenting adalah sumberdaya manusia yang merupakan subyek dan obyek dari pembangunan itu sendiri.

Dalam kaitan ini Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya telah mengambil keputusanpenting selangkah kedepan yaitu dengan memberikan perhatian terhadap adanya sumberdaya Teknologi dan Informasi serta Sumber Daya Manusia untuk meningkatkan pengem­bangan dan pembangunan daerah.

Peranan teknologi dan informasi bagi pembangunan sangat penting, terutama untuk mema­eu pengembangan wilayah Indonesia Bagian Timur.

Monografi Irian Jaya menunjukkan bahwa Propinsi Irian Jaya merupakan wilayah Propinsiyang terluas namun sangat tipis populasi penduduknya dengan penyebaran yang tidakmerata merupakan suatu kendala dan sekaligus peluang. Kebijaksanaan dan strategipengembangan yang ditempuh adalah pemanfaatan seeara maksimal seluruh peluang danmenekan seminimal mungkin seluruh kendala yang ada.

Salah satu alternatif yang diambil dalam memaksimalkan pemanfaatan peluang sertamenekan kendala yang ada diatas, adalah meningkatkan peranan penggunaan teknologi daninformasi dalam rangka pengelolaan Propinsi Irian Jaya.

Dengan adanya konsep pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pemerintah DaerahTingkat I Irian Jaya (SIMDA-IRJA), diharapkan dapat segera diwujudkan terbentuknyaSistem Informasi Manajemen Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya sebagai salah satubentuk dukungan bagi seluruh upaya peningkatan pengelolaan Wilayah Propinsi DaerahTingkat I Irian Jaya yang mengarah pada tereiptanya masyarakat yang adil dan makmur.

Kenyataan menunjukkan bahwa tugas Pemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya dalampenyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan masyarakat dari tahun ketahun semakin meningkat, baik seeara kuantitas dan kualitasnya.

Dari pengalaman dalam pelaksanaan pembangunan sampai dengan PELITA V yang sedangberjalan, banyak hambatan yang timbul didalam melakukan pereepatan pelaksanaanpembangunan.

1

Hal ini seringkali disebabkan oleh terhambatnya arus informasi, terutama informasi yangmrencerminkan kebutuhan wilayah ini.

Informasi yang cepat, tepat dan akurat sqangat penting dalam memberikan dukungan bagiproses pengambilan keputusan oleh Pimpinan.

Oleh' karena itu pengelolaan informasi yang ditunjang dengan teknologi yang ada sudahsepantasnya mendapat perhatian seluruhjajaran Pemerintah Daerah dalam menunjang arahkebijaksanaan pembangunan.

Aspek tenaga terampil adalah salah satu faktor terpenting. untuk menjamin percepatan dankesinambungan pengembangan dalam menyusun informasi yang diperlukan.

Diharapkan dengan dikembangkannya Sistem Informasi Manajemen Pemerintah DaerahTingkat I Irian Jaya ini, dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaanpembaiJ.gunan demi terwujudkannya masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasiladan Undang-Undang Dasar 1945.

2

,

BAB IT

HASIL SURVEY

IT.I. Kendala.

Melalui serangkaian wawancara, observasi dan pengumpulan data di lingkunganPemerintah Daerah Tingkat I Irian Jaya, PT. Indosat dapat mengidentifikasikanbeberapa kendala untuk penerapan sistem informasi manajemen yang berhasil gunadan berdaya guna sebagai berikut :

1. Belum terciptanya kesatuan sistem, pengertian dan persepsi antar berbagai unitkerja tentang penanganan informasi secara terpadu.

2. Secara umum dijumpai belum adanya pemahaman, pengertian dan komitmen dikalangan eselon atas maupun menengah secara merata untuk mengesploitasisecara efektif dan efisien sistem informasi bagi kepentingan penyelenggaraanpemerintahan wilayah I daerah maupun secara nasional. Hal ini bisa dikenali darikurangnya pengertian tentang keterpaduan dan keterkaitan pemakaian arus datadan informasi dalam konteks sistem informasi yang terpadu.

3. Penanganan arus informasi deparmental hampir-hampir dilakukan secara verti­kal dari lapangan melalui jenjang eselon-eselon pada daerah-daerah, unit-unitkerja maupun eselon-eselon jabatan. Proses seperti ini menyebabkan timbulnyakelambatan penyampaian informasi dan potensial untuk 'human error' dalammensupport pengambilan keputusan oleh pimpinan.

4. Di bidang sumber daya manusia dijumpai kelangkaan tenaga terampil dan terdi­dik dengan baik dalam bidang informatika.

5. Bel~ adanya unit kerja yang berfungsi sebagai wadah dalam pengelolaan infor­masl.

IT.2. Peluang Implementasi.

Sedangkan peluang untuk diimplementasikannya SIMDA-IRJA adalah :

1. Rencana Pemerintah Pusat untuk mempercepat pengembangan dan pembangun­an Indonesia Bagian Timur membutuhkan data-data dan informasi pendukungyang akurat untuk perencanaan dan pelaksanaannya.

2. Dukungan yang kuat dari Pimpinan tertinggi Pemerintah Daerah Tingkat I IrianJaya untuk mewujudkan.adanya SIMDA-IRJA.

3. Partisipasi dari staf-staf pada unit kerja dilingkungan Kantor Pemda Tingka Iyang penuh semangat untuk mewujudkan terbentuknya SIMDA-IRJA.

4. Sistem Informasi Manajemen Nasional (SIMNAS), dimana SIMDA-IRJA akanmerupakan salah satu sub-sistemnya, sedang giat-giatnya dilakukan pengem­bangannya oleh TP2SIMNAS.

3

Dengan melihat pada kendala dan peluang dalam pengembangan SIMDA-IRJA, PT. Indosatmenyarankan dilakukannya hal-hal sebagai berikut agar didapatkan keberhasilan dalampengembangan sistem informasi ;

1. Pendekatan Kesisteman.Dimaksudkan untuk mengidentifikasikan fungsi, data dan informasi kedalam suatukelompok informasi yang terstruktur dengan memanfaatkan pendekatan dan metodologiterstruktur.

2. Pendekatan Teknologi.Dimaksudkan untuk mendapatkan rencana penggunaan teknologi, yang meliputi aspekperangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komunikasi, yang tepat guna berdasarkansituasi dan kondisi yang ada.

3. Pendekatan Organisasi dan Sarana Penunjang.Dimaksudkan untuk mengidentifikasikan bentuk organisasi dan sarana penunjang yangdibutuhkan untuk mengelola dan merencanakan pengembangannya lebih lanjut yangmemenuhi persyaratan-persyaratan pokok.

4. Swnber Daya Manusia.Dimaksudkan untuk mengidentifikasikan jenis-jenis keahlian dan kualifikasi tenagapengelola yang dibutuhkan untuk mengelola sistem informasi sebaik-baiknya.

5. Penetapan Kebijaksanaan dan Strategi Pengembangan.Dimaksudkan agar diperoleh konsistensi dan hasH yang optimal dalam pelaksanaanpengembangan SIMDA-IRJA

6. enetapan Sasaran Pengembangan.Hal ini diperlukan bersama-sama dengan penetapan kebijaksanaan dan strategi pengem­bangan agar pelaksanaan pengembangan tersebut bisa dilaksanakan dengan mantap,terencana dan terarah menuju sasaran tertentu yang telah ditetapkan.

4

a. Sub-sistem Adminstrasi Internalb. Sub-sistem Pemerintahanc. Sub-sistem Pembangunand. Sub-sistem Pelayanan Masyarakat

BABm

REKOMENDASI GLOBAL

m.1. Rekomendasi Rancang Bangun.

Rancang bangun dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan danpembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisab ke dalamsatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

PT.Indosat merekomendasikan sistem pengelolaan informasi manajemen untukPemda Tingkat I Irian Jaya menggunakaD prinsip pengolaban data secara tersebardan penyimpanan data secara terpusat dengan menggunakan konsep sistem manaje­men basis data.

Bentuk rancang bangun yang direkomendasikan terdiri dari hal-hal sebagai berikut :

1.1. Pemodelan Sistem.

Sesuai dengan tugas dan fungsi dari Pemda Tingkat I Irian Jaya, seluruhsistem yang ada dikelompokkan. Pengelompokan yang merupakan pemodelansistem tersebut, didasarkan pada kesamaan tujuan dari setiap fungsi yangdimiliki oleh unit keIja terkait.Berdasarkan pengelompokan tersebut, didapatkan pemodelan sistem yangterdiri dari 4 (empat) sub-sistem sebagai berikut :

/dimaDa keempat sub-sistem tersebut saling terkait dan memerlukan dukung­an data secara bersama yang membentuk suatu sistem basis data.(lihat gambar 3.1.1.1.1)

1.2. Arsitektur Data.

Merupakan rancangan model data yang paling mendasar untuk membentuksistem basis data. Sedangkan model data adalah salah satu cara untuk meng­gambarkan keadaan yang sebenarnya (real word) dimana komponen datanyamemiliki relasi dan saling terkait.

Bentuk arsitektur data dari kelompok informasi berdasarkan pemodelansistein diatas adalah seperti ditunjukkan oleh gambar 3.1.1.2.1.

1.3. Arsitektur Informasi.

Sebagai sarana untuk pembuatan rancangan dasar untuk pengembanganaplikasi yang mendukung kebutuhan informasi dan sub-sistem informasi yangdiperlukan, serta menggambarkan keterkaitan dan kedudukan/posisi dimaDasistem informasi tersebut berada dalam hubungan yang lebih luas

5

MODEL SISTEM INFORMASI MANAJEMENPEllDA TX. I IRIAH JAYA

PELAYAHAH ADMINISlRASI/tASYARAXAl I¢:<==~> .INlERNAL

ADMINISIRASIPMGUNAN I¢:<==~> PFJI1RINlAlWl

,········i······················i······················i········

DEPARIEl1l:J(

DAIJIJ1 HEGER!

r SIMNAS I

GaRbar: 3.1.1.1.1

un

LB;;;S~r DATA I-~:..-- ........;:..:.........

PETADATA SISTEM INFORMASI MANAJEMENPEMDA IRIAN JAYA

PELAYANAN ADMINISTRASIMASYARAXAT INTERNAL

XEPENDUDUlWl&LINGKUNGAN I PERBEKALAN &

HIDUP IlAIERIAL

I

SOSIAL BUDAYA --=- KEUANGAN '-- XEPEGA~AIAN f-. . ,

SARANA & OIOIlAIlSASIPRA-SARANA PERKANIORAN

I II DINAPERENCANMN I PElIERINIAHANPEMBANGUNAN

IPELAKSANAAN IlNGKAIAN

HUM &~ PERUNDANG-- HASIL '---

PEIlBANGUNANPEIlBANGUNAN

llNDANGAN

-

..

PEMBANGUNANGaMbar: 3.1.1.2.1

7

PEMERINTAHAN

Gambar 3.1.1.3.1. menunjukkan cakupan keterkaitan dan keberadaan SIMDA­IRJA dalam hubungan antara Pemda Tingkat I dengan Departemen DalamNegeri dan Pemda Tingkat I dengan Pemda Tingkat II bawahannya.

1.4. Arsitektur Teknologi.

Merupakan konsepsi spesifIkasi teknis yang harus dipenuhi dari teknologiyang akan digunakan untuk mendukung pengembangan sistem informasimanajemen Irian Jaya.

Arsitektur teknologi tersebut meliputi 3 (tiga) aspek pokok yaitu, perangkatkeras, perangkat lunak danjaringan komunikasi.

1.5. Rancangan Standardisasi.

Rancangan standardisasi ini dimaksudkan untuk menetapkan st.andar dasartertentu agar teknologi yang digunakan mempunyai fleksibilitas pemakaianteknologi dalam waktu yang cukup lama serta mempunyai 'compatibility' dan'connectability' dalam berhubungan dengan sistem yang lain, sesuai denganstandard internasional.

1.6. Arsitektur Organisasi dan Sarana Penunjang.

Dimaksudkan untuk menetapkan kebutuhan dasar struktur organisasi dansarana penunjang yang akan digunakan sebagaj sarana dan prasarana pengo­perasian SIMDA-IRJA

m.2. Rekomendasi Tahapan Pelaksanaan.

Strategi pentahapan dalam rangka implementasi SIMDA-IRJA, secara umum dilaku­kan dalam 2 (dua) tahap dengan tetap mengacu pada kebutuhan perangkat keras,perangkat lunak dan jaringan untuk setiap aplikasi yang dikembangkan menurutprioritas. Strategi pentahapan tersebut adalah sebagai berikut ;

m.2.1. Tahap I

Aplikasi

a. Pengembangan Aplikasi Kepegawaian.b. Pengembangan Aplikasi Keuangan.c. Pengembangan Aplikasi Pembangunan.d. Pengembangan Aplikasi Perbekalan dan Material.e. Pemanfaatan aplikasi Surat Elektronis yang sudah dikembangkan di

Microvax 2000 dan saat ini belum dimanfaatkan dengan baik.

Perangkat Keras

a. Instalasi pemroses lokal yang terdiri dari server dan workstation untukditempatkan di Pusat Pengolahan Data.

,

8

ARSITEKTUR INFORMASISISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PElIM TK.I IRIAN JAYA

PUSATI1ENTERI

DALAI! HEGERI

Kebit"aksanaan, UsulanP.r. nr.. d.n Progr•• I

P.rund..g-nnd..g.. Anggor..

GUBERNUR KDHIRIAN JAVA ~=A=P=B=D=~ DPRB TK. I

AP BD

Kebij.ks.....Progr•• IAnggor..

Inror.asiProgr•• IAnggor..

Inror.asi sin~J(o=Ord=i=n'=li=r=~PEl1DA TK. I

IRIAN - JAYA

PEl1DA .----..,TKo I INSTANSI I

DINASDAERAH TK I

Kebij.ks......Progr.. IAnggor..

Usnl..Progr.. I Anggor..Do.r.h Ik II

AP BD IX II

Usnl..Progr.. IAnggor..

X.bij.ks....n.Progr•• IAnggor..

GaMbal: 3.1.1.3.1.

9

INSTA""II Infor.asiru", J(oordin.tir KEPALA

DlNAS DPRD TK. HPEnDA TK. II 1--------l DAERAH TK. 1It-------;

PEnDA'--.....TK.II

\

b. Instalasi pemroses lokal yang terdiri dari server dan workstation untukmendukung aplikasi Kepegawaian dan akan ditempatkan di BiroKepegawaian.

c. Instalasi Pmeroses lokal yang terdiri dari server dan workstation untukmendukung aplikasi Keuangan yang akan ditempatkan di BiroKeuangan dan Dinas Pendapatan Daerah.

d. Instalasi 2 (dua) pemroses lokal yang terdiri dari 2 (dua) server dandilengkapi dengan workstation untuk mendukung aplikasiPerencanaan Pembangunan, aplikasiPelaksanaan Pembangunan danaplikasi Tingkatan Hasil Pembangunan di Bappeda dan BiroPembangunan Daerah.

e. Instalasi pemroses lokal yang terdiri dari server dan workstation untukmendukung aplikasi Perbekalan dan Material di Biro Perlengkapandan Material.

Perangkat Lunak

a. Instalasi perangkat lunak di server Pusat Pengolahan Data dan Serveruntuk aplikasi Kepegawaian, Keuangan, Pembangunan, Perbekalandan Material yang terdiri dari :

Sistem OperasiDatabase untuk serverDatabase toolsPaket-paket standardyang dapat digunakan untuk peningkatanutilisasi peralatan

b. Instalasi application tools pada semua workstation yang ada di PusatPengolahan Data dan pada workstation untuk aplikasi-aplikasiKepegawaian, Keuangan, Pembangunan, Perbekalan dan Material,termasuk workstation untuk jajaran pimpinan Pemda Tingkat I IrianJaya (Gubernur, Wakil Gubernur, Sekwilda, Asisten I, Asisten II danAsistenill).

Jaringan

a. Instalasi Jaringan Utama (backbone).b: Instalasi Jaringan Lokal di Pusat Pengolahan Data.c. Instalasi Jaringan Lokal untuk aplikasi-aplikasi Kepegawaian, Keuang­

an, Pembangunan, Perbekalan dan Material.

m.2.2. Tahap II

Aplikasi

a. Pengembangan aplikasi Sub-sistem Pemerintahan :Aplikasi Bina PemerintahanAplikasi Hukum dan Perundang-undangan

10

-

IIII

i

b. Pengembangan aplikasi Sub-sistem Pelayanan Masyarakat :Aplikasi Kependudukan dan Lingkungan HidupAplikasi Sosial BudayaAplikasi Sarana dan Prasarana

c. Pengembangan aplikasi Otomatisasi Perkantoran

d. Migrasi aplikasi dan data ke Mini Komputer yang ada di PusatPengolahan Data, kbusus untuk aplikasi yang volume data dan bebanprosesnya sudah tidak dapat ditampung lagi oleh pemroses lokal.

Perangkat Keras

a. Instalasi Mini Komputer dan seluruh perangkat pendukung pada PusatPengolahan Data Pemda Tingkat I Irian Jaya sebagai tempatpengembangan aplikasi-aplikasi yang termasuk dalam Sub-sistemPemerintahan dan Sub-sistem Pelayanan Masyarakat.

b. Instalasi workstation untuk Instansi, Dinas-Dinas, Unit Kerja yangberlokasi di Kantor Pemda Tingkat I Irian Jaya dan terkait denganaplikasi-aplikasi yang dikembangkan dalam tahap II.

c. Instalasi workstation dan modem untuk Instansi, Dinas-Dinas, UnitKerja yang berlokasi jauh.

Perangkat Lunak

a. Instalasisistem operasi dan perangkat lunak Basis Data, sertaperangkat lunak pendukung lainnya pada Pusat Pengolahan DataPemda Tingkat I Irian Jaya.

b. Instalasi sistem operasi workstation untuk Instansi, Dinas-Dinas, UnitKeIja yang berlokasi di Kantor Pemda Tingkat I Irian Jaya

c. Instalasi sistem operasi dan data base tools untuk Instansi, Dinas­Dinas, Unit KeIja yang berlokasijauh.

d. Instalasi sistem operasi dan database tools untuk workstation yang adadi Daerah Tingkat II.

Jaringan

a. Instalasi perangkat komunikasi data di Pusat Pengolahan Data sertaperangkat jaringan yang menghubungkan komputer pusat denganjaringan utama (back bone).

b. Instalasi perangkat pengatur komllDikasi data Network ManagementControl (NMC)

Konfigurasijaringan untuk masing-masing tahap implementasi dapat dilihat padagambar 3.2.2.1 dan 3.2.2.2.

11

'"M

TAHAP I.

SIMDAIRIAN JAYA

~I==I"

.'jg

Mlorovax 2000~A

LANPunt Pengolahan Data

EJ

~A ruB.

Modem

A.IWorkstationPlmplnan

r--------------------------------------------------------------PEMDA Tk. IRIAN JAYA (Kantor Gubernurl

Terminator

Ter ml nator

; KON'FIGURA$I PERANGKAT KERAS, DAN JARINGAN

:::ARsrrEKTUR TEKNOLOGI-;::::;),:~< -

Ter ml nator

LANIan/Material

LANPembangunan

~I

JABaokbone III

LAN ILAlli Keuangan. . _'Kepe"!l'l(walan ~ - - - - - - - tl1liilb1lf -: '3:Z.'2.1--------------------------

......

Workstation Modem

Daerah Tk. II

ARSITEKTUR TEKNOLOGI SIMDAIRIAN JAYA

KONFIGURASI PERANGKAT KERAS, DAN JARINGANTAHAP II.

MM

Terminator

·'R

PuntPengolahan

Data

~l I

NetworkManagement

ControlTerminal

d~[U~

E~II,,I,IModern BridgeI

MOdem

Workstation r - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --,

InstarisllDlnll8 I PEMDA Tk. IRIAN JAYA (Kantor Gubernur) II I

~ :.:.. .::..::: 1= tD 1= SSB .. ·········· .. ····f··· SSB Q ~f-----:52-{ ,L Terminelor

LANIan/Material

LANPembangunan...:-:;\{?

III: § J-"., Terminelor

, =

£9 I 'I : Backbone O· lt1J J]J~~l :I cL;;;OJ \). I

Workstation Modem , 'Daerah Tk. II ~ ~e!_e~~~~lan KeuLlh~an :__________________________ I

Giiriiliif: ~~Z:2."2

,,-..,.~i ------ --"_..,